Indstilling. Ophør af aftaler med Århus MiljøCenter. 1. Resume. Til Aarhus Byråd via Magistraten Sundhed og Omsorg. Den 16.

Transkript

1 Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Sundhed og Omsorg Den 16. december 2013 Ophør af aftaler med Århus MiljøCenter Ophør af aftaler mellem Århus MiljøCenter og Aarhus Kommune om pligtlejemål og BrugerCenter hos Århus MiljøCenter. Aarhus Kommune Teknik og Miljø 1. Resume Aarhus Kommune og Århus Renholdningsselskab (senere Århus MiljøCenter) indgik i 1999 en aftale om udbud af affaldsindsamlingen i Aarhus Kommune samt om Renholdningsselskabets fremtid. I 2006 godkendte byrådet aftaler mellem Aarhus Kommune og Århus MiljøCenter om pligtlejemål og BrugerCentret. Kontrakterne udløber den 1. juli 2014, subsidiært 6 måneder efter opsigelse. Aftalen om pligtlejemål blev indgået under forudsætning af Konkurrencestyrelsens godkendelse. Konkurrencestyrelsen godkendte en fritagelse for aftalen. Det forventes ikke, at der kan opnås en ny fritagelse. Aftalen med BrugerCentret ophører uden opsigelse. Det skal derfor besluttes, om opgaverne skal hjemtages, udbydes i offentligt udbud eller en kombination heraf. MTM-AffaldVarme Aarhus Bautavej Aarhus V Sagsnr. 13/ Journalnr. Sagsbeh. Louise Åstrøm-Andersen Telefon Direkte telefon la@aarhus.dk Lixtal: 42 Opsigelse af pligtlejemål og hjemtagning af opgaverne fra BrugerCentret vil samlet betyde en økonomisk gevinst for affaldskunderne i Aarhus Kommune på årligt 5-8 mio. kr., som vil kunne anvendes til nedsættelse af renovationstaksterne eller øget/ændret service for kunderne. En takstnedsættelse vil være på mellem 65 kr. og 100 kr. inkl. moms for en standardkunde. De Bynære Havnearealers Affaldsværk A/S (DBHA A/S) har eneret på at indsamle husaffald på de bynære havnearealer. DBHA A/S er 100 % ejet af Fonden Århus MiljøCenter (ÅMC), der har tilbudt kommunen en plads i aktieselskabets bestyrelse.

2 2. Beslutningspunkter At 1) aftalen om pligtlejemål meddeles opsagt pr. 31. december 2013 til ophør den 1. juli 2014, subsidiært 6 måneder efter opsigelse. At 2) AffaldVarme Aarhus arbejder på at indgå aftale med Århus MiljøCenter om lejeaftale af lokaler og areal til Beholderværkstedet på Bautavej 1 A. At 3) BrugerCentrets opgaver hjemtages til Aarhus Kommune som en del af den eksisterende kundeservicefunktion hos AffaldVarme Aarhus. At 4) det meddeles De Bynære Havnearealers Affalds Affaldsværk A/S, at Aarhus Kommune alene ønsker at deltage i bestyrelsen i DBHA A/S som observatør. 3. Baggrund Aarhus Kommune og Århus Renholdningsselskab indgik den 24. august 1999 en aftale om udbud af affaldsindsamlingen i Aarhus Kommune samt om Renholdningsselskabet fremtid. Navnet på Fonden Århus Renholdningsselskab er senere ændret til Århus MiljøCenter. I 2006 godkendte byrådet aftaler mellem Aarhus Kommune og Århus MiljøCenter om pligtlejemål og BrugerCentret. Kontrakterne udløber den 1. juli I bilag 1 beskrives historikken mellem Aarhus Kommune og Århus MiljøCenter i tiden frem til Da aftalen om pligtlejemålet blev indgået, var det under forudsætning af Konkurrencestyrelsens godkendelse. Aftalen ville ellers være omfattet af forbuddet mod konkurrencebegrænsende aftaler. Konkurrencestyrelsen godkendte en fritagelse for aftalen. At forlænge nuværende aftale eller indgå en tilsvarende ny aftale vil kræve en fornyet godkendelse hos Konkurrencestyrelsen, hvilket ikke forventes at kunne opnås. Aftalen med BrugerCentret ophører uden opsigelse. Aarhus Kommune skal dog senest seks måneder inden ophørstidspunktet beslutte, hvorledes BrugerCentrets opgaver fremover skal løses. Opgaverne kan enten hjemtages til AffaldVarme Aarhus, udbydes i offentligt udbud eller en kombination heraf. Det vil ikke være muligt efter udbudsreglerne blot at indgå en ny aftale om BrugerCentret med Århus MiljøCenter, da opgavens omfang overstiger EU's tærskelværdier for krav om udbud. Side 2 af 9

3 Opsigelse af pligtlejemål og hjemtagning af opgaverne fra BrugerCentret vil samlet betyde en økonomisk gevinst for affaldskunderne i Aarhus Kommune på årligt 5-8 mio. kr., som kan anvendes til nedsættelse af renovationstaksterne eller øget/ændret service for kunderne. Pligtlejemålene Som udgangspunkt kan pligtlejemålene ikke lovligt fortsætte efter den 1. juli 2014, da dette vil stride mod konkurrencelovgivningen. Aftalen omfatter leje af garagespor til transportørens skraldebiler og faciliteter til skraldemændene i form af omklædning og kantine. Det er i dag kun transportøren, der tømmer de traditionelle affaldsbeholdere til dagrenovation og papir, som anvender pligtlejemålet hos Århus MiljøCenter. I lejemålene indgår omkostninger til ejendomsservice, som f.eks. er viceværtfunktion, rengøring, omkostninger til miljøledelsessystem mv. Som en del af pligtlejemålet indgår også leje af værksted og vaskehal til beholderværkstedet. De samlede omkostninger til pligtlejemålene var i 2012 ca. 5,1 mio. kr. Ved ophør af aftalen skal transportøren, som AffaldVarme Aarhus har kontrakt med, fremover selv stille mandskabsfaciliteter til rådighed for skraldemændene. Det er firmaet i øvrigt forpligtet til efter arbejdsmiljølovgivningen. Det forhold vurderes ikke at få en væsentlig indvirkning på prisen for indsamling af dagrenovation. Det vurderes, at der hverken er et økonomisk eller et organisatorisk incitament til at søge om endnu en fritagelse til pligtlejemålet hos konkurrencemyndighederne. Der kan således forventes en besparelse på op til 4,7 mio. kr. årligt fra 2015 og frem ved opsigelse af pligtlejemålet. Rent organisatorisk synes der ikke at være en fordel i at fastholde skraldemændene tæt på BrugerCentret. Mange af opgaverne med at servicere skraldemændene vil fremover bortfalde eller blive løst af transportørens egen driftsledelse. AffaldVarme Aarhus har en interesse i, at det er klart defineret, hvilke opgaver transportøren er ansvarlig for at løse. BrugerCentret BrugerCentret løser en række opgaver for AffaldVarme Aarhus. Det omfatter bl.a. betjening af kundehenvendelser, vedligeholdelse af data Side 3 af 9

4 samt varetagelse af daglig kontakt til skraldemændene. Omkostningerne til BrugerCentret var i 2012 ca. 4,1 mio. kr. Aftalen med BrugerCentret ophører uden opsigelse. Det er aftalt, at ophøret sker 6 måneder efter byrådets beslutning om, hvorledes BrugerCentrets opgaver fremover skal løses. Opgaverne kan enten: hjemtages til AffaldVarme Aarhus udbydes i offentligt udbud eller en kombination heraf, hvor dele af opgaven udbydes, mens den resterende del hjemtages. I aftalen forudsættes der gennemført en brugerundersøgelse i 2013, som også skal lægges til grund for den endelige beslutning om opgavernes fremtid. Brugerundersøgelsen er gennemført i fællesskab med Århus MiljøCenter i foråret 2013 og omfatter de aktuelle brugere af centeret. De er repræsenteret ved affaldskunderne, transportøren, som indsamler affald, brugerrepræsentanterne og endelig AffaldVarme Aarhus, som er opdraggiver og lejer. Overordnet set viser undersøgelsen, at parterne er tilfredse med BrugerCentrets varetagelse af opgaverne. Der er dog også forskel på, hvorvidt BrugerCentret anses som en funktion, der fungerer i dagligdagen eller ej. Generelt mener Teknik og Miljø, at det drifts- og ledelsesmæssigt ikke er hensigtsmæssigt, at kundeservice er placeret to forskellige steder, under delt ledelse, og at BrugerCentret servicerer transportørerne i et større omfang, end det er beskrevet i aftalen med BrugerCentret. Det vurderes, at det ikke vil være hensigtsmæssigt at gennemføre et helt eller delvis udbud af BrugerCentrets opgaver. Det vurderes at blive dyrere end at integrere fem medarbejdere i AffaldVarme Aarhus eksisterende kundeservicefunktion. Desuden vil en kundeservicefunktion med én ledelse og samlet et sted være mere fleksibel og i højere grad kunne indgå i det nødvendige samspil med medarbejdere i driften, så affaldskunderne serviceres bedst muligt. I Københavns Kommune er der valgt en lignende model, hvor kundeservice nu er en del af forvaltningen. Førhen var affaldsindsamlingen i København organiseret via R98, som kan sammenlignes med det tidligere Århus Renholdningsselskab. Da opgaverne med Side 4 af 9

5 affaldsindsamlingen i Københavns Kommune blev udbudt, opgav man konstellationen med R98. Derved overgik skraldemændene til transportøren, mens kundeservice og driften blev integreret i den kommunale forvaltning. Der kan således forventes en besparelse på op til 3,8 mio. kr. årligt fra 2015 og frem vedrørende de samlede udgifter til kundeservice. Økonomisk forslag fra Århus Miljøcenter I dialogen med Århus MiljøCenter har de samlede omkostninger til lejemål og ejendomsservice været drøftet. Århus MiljøCenter har på baggrund af kritikken af det høje omkostningsniveau fremsendt oplæg til reducerede leje- og serviceomkostninger. I oplægget reduceres de samlede udgifter til lejemål og BrugerCenter til ca. 6. mio. kr. pr. år sammenholdt med det nuværende udgiftsniveau på i alt 9,2 mio. kr. Oplægget er baseret på, at der fastholdes aftaler med Miljøcenteret om sammenkobling af lejemål og BrugerCenter, og at finansieringen af rabatten findes i Fondens midler. Oplægget rummer to principielt betænkelige forhold. For det første, at forlængelse af aftalen næppe vil være lovlig. Og for det andet, at Fonden tilbyder at dække omkostninger, som affaldskunderne hidtil har afholdt over renovationstaksterne. Samlet oversigt over nuværende og forventede omkostninger kr (ekskl. driftsomkostninger) 2015 jf. ÅMC oplæg 2015 (ekskl. driftsomkostninge r) Århus MiljøCenter Pligtlejemål Ca. 425* Ejendomsservice minimum Brugercenter AffaldVarme Aarhus - Kundeservice ** I alt Minimum ca Ca * Afhænger dels af lejepris til beholderværkstedet og evt. stigning i transportørens priser ved udbud Side 5 af 9

6 ** Er inkl. forventet effektivisering og digitalisering i forbindelse med en sammenlægning De Bynære Havnearealers Affaldsværk A/S De Bynære Havnearealers Affaldsværk A/S (DBHA A/S) har eneret på at indsamle husholdningsaffald på de bynære havnearealer (DBH) via et nedgravet ledningsbaseret sugesystem. Ved salg af grunde til boligbebyggelse forpligtes ejendommene til at tilslutte sig systemet. DBHA A/S er 100 % ejet af Fonden Århus MiljøCenter (ÅMC) og er etableret inden for fondens vedtægtsmæssige rammer, hvor der er forudset anvendt ressourcer bl.a. til sådanne aktiviteter. Selskabet varetager etablering og drift af det fælles sugeanlæg, der blev sat i drift i 2012, og som skal betjene områdets boliger, der får bortskaffet såvel restaffald som papir via anlægget. Anlæggets fælles affaldsterminal er midlertidigt placeret på en af kommunen udpeget plads. I takt med udviklingen af arealerne skal der findes en permanent placering af terminalen evt. helt eller delvis nedgravet. Anlægget rummer - udover restaffald og papir fra boliger mulighed for at bortskaffe emballage, dagrenovationslignende affald og papir fra erhvervsvirksomheder, der frivilligt indgår aftale herom. DBHA A/S drives efter et hvile i sig selv-princip og ledes af en bestyrelse, der består af Fondens forretningsudvalg (4 medlemmer) samt en repræsentant for grundejerne på DBH. Selskabet har tilbudt Aarhus Kommune at udpege et bestyrelsesmedlem (honoreret). Det oprindelige Århus Renholdningsselskab havde eneret på al indsamling af husholdningsaffald i Aarhus Kommune. Århus Kommune var en del af selskabets ledelse. Som led i afviklingen af eneretten udtrådte kommunen af selskabets ledelse og selskabet ændrede navn til Fonden Århus MiljøCenter. Siden da har al indsamling af affald været udbudt. DBHA A/S, der kan betegnes som et brugerdrevet selskab, har etableret indsamlingssystemet (rør, ventiler, terminal mv.) og beskæftiger sig således med indsamling af affald. Side 6 af 9

7 Det ville være et principielt skridt tilbage til en tid, hvor kommunen var en del af Renholdningsselskabet, hvis Kommunen på ny involverer sig ledelsesmæssigt i et affaldsindsamlingsselskab. Det anbefales derfor, at byrådet ikke tager imod tilbuddet om, at udpege et bestyrelsesmedlem i DBHA A/S, men derimod gerne vil stille med en observatør (uhonoreret) i det tidsrum, hvor De Bynære Havnearealer og dermed virkefeltet for DBHA A/S er under udvikling. Som observatør foreslås at udpege chefen for Affaldskontoret. 4. Den forventede effekt Når aftalerne med Aarhus MiljøCenter ophører, kan kundeservicefunktionen samles under ét tag og under én ledelse og integreres i den eksisterende kundeservicefunktion hos AffaldVarme Aarhus. I afviklingen af de daglige opgaver vil der være større sammenhæng mellem kundeservice og driftsopfølgning hos AffaldVarme Aarhus samt en klar rollefordeling over mod transportøren, som varetager indsamlingen af dagrenovation. 5. De planlagte ydelser Ifølge aftalerne skal Århus MiljøCenter senest 31. december 2013 modtage opsigelsen af pligtlejemålene. Ved hjemtagning af opgaverne fra BrugerCenter er det fastlagt i aftalen, at Aarhus Kommune skal tilbyde BrugerCentrets medarbejdere virksomhedsoverdraget. 6. Organisering af indsatsen Via tidligere udbud har transportøren kendskab til, at aftalen om pligtlejemål ophører pr. 1. juli Den endelig beslutning om udløbet af lejemålene vil blive formidlet af AffaldVarme Aarhus til MiljøTeam A/S, som er eneste transportør, der i dag benytter pligtlejemålet hos Århus MiljøCenter. Hjemtages opgaverne fra BrugerCenter, vil processen blive varetaget af Teknik og Miljøs HR-funktion og igangsat umiddelbart efter, at byrådets beslutning er truffet. For de medarbejdere, som måtte vælge at blive virksomhedsoverdraget, vil der være tilrettelagt et forløb. 7. Konsekvenser for ressourcer Århus MiljøCenter stiller garage- og mandskabsfaciliteter til rådighed for skraldemændene. Mandskabsfaciliteterne består af adgang til Side 7 af 9

8 kantine, omklædningsfaciliteter samt et sted, hvor skraldmændene kan mødes før og efter arbejdet med indsamling af dagrenovation. Garagefaciliteterne giver mulighed for, at skraldebilerne kan holde inden døre hele året. Specielt i vinterhalvåret er det en fordel, at skraldebilerne holder i et opvarmet garageanlæg. Der er således ikke tvivl om, at de faciliteter, der stilles til rådighed for skraldemændene, er rigtig gode og også bedre end, hvad en transportør er forpligtet til at stille til rådighed efter arbejdsmiljølovgivningen. Det fremgår af brugerundersøgelsen, at skraldemændene er meget glade for de faciliteter, der tilbydes hos Århus MiljøCenter. Der vurderes ikke at være risiko for, at skraldebiler kommer til at holde rundt omkring på villaveje o.l., da det er sikret gennem udbuddet af indsamlingsopgaven. Beholderværkstedet er i dag omfattet af pligtlejemålet. Beliggenheden på Bautavej 1A er formålstjenlig, og AffaldVarme Aarhus vil derfor forsøge at indgå en ny lejeaftale med Århus MiljøCenter, så faciliteterne fastholdes på stedet. Ellers vil det være nødvendigt at finde et nyt areal til det. Uanset om BrugerCenter funktionerne hjemtages eller udbydes, skal medarbejderne hos Århus MiljøCenter tilbydes virksomhedsoverdragelse efter reglerne i virksomhedsoverdragelsesloven. AffaldVarme Aarhus arbejde med effektivisering og digitalisering af opgaveløsningen er i fuld proces og indebærer, at nogle af de opgaver, som BrugerCentret løser i dag, vil bortfalde. Det er derfor forventet, at en eller flere medarbejdere vil blive overtallig i forbindelse med overdragelse afhængigt af, hvor mange medarbejdere, der virksomhedsoverdrages. Overtallige medarbejdere vil være omfattet af udviklingspolitikken i Aarhus Kommune. Økonomisk effekt Ved ophør af pligtlejemål og hjemtagning af BrugerCenter funktionen vil der samlet være en økonomisk gevinst for affaldskunderne i Aarhus Kommune årligt på ca. 5 mio. kr. i 2014 og ca. 8 mio. kr. årligt fra 2015 og fremover. Denne besparelse vil enten kunne tilfalde affaldskunderne via takstnedsættelse fra 2015 eller i form af øget serviceudbud. Der vil blive redegjort for omsætningen af disse midler via budgetlægning/takstfastsættelse for 2015 eller gennem forventet regnskab for En eventuel takstnedsættelse vil svare til mellem 65 kr. og 100 kr. inkl. moms for en standardkunde. Side 8 af 9

9 Når transportøren fremover selv skal stå for plads til skraldebilerne og mandskabsfaciliteter til skraldemændene, vil der evt. komme en mindre forøgelse af prisen for renovationsydelserne. Den vil dog ikke være på niveau med prisen på 5,1 mio. kr., som i dag betales af affaldskunderne for leje af garage- og mandskabsfaciliteter samt ejendomsservice. Ved tidligere udbud af opgaven med indsamling af dagrenovation har transportøren angivet en pris på 0 kr., såfremt pligtlejemålet ikke længere var en mulighed. Bünyamin Simsek / Bjarne Munk Jensen Bilag Bilag 1: Historikken mellem Aarhus Kommune og Århus MiljøCenter Bilag 2: Brugerundersøgelse Tidligere beslutninger Aftale mellem Aarhus Kommune og Århus MiljøCenter, vedtaget på byrådsmødet den 22. november Side 9 af 9