E-bog: Buyer's Guide til HR Systemer Alt du har brug for at vide om at investere i HR-software. CatalystOne Solutions Buyer's Guide

Transkript

1 E-bog: Buyer's Guide til HR Systemer Alt du har brug for at vide om at investere i HR-software 2016 CatalystOne Solutions Buyer's Guide

2 Indhold Forord Side 3 Hvad er Human Capital Management? Side 4 Hvad er Talent Management? Hvordan implementeres et HR-system? Side 5 Side 6 Hvad betragtes som "best of breed" inden for HR-software? Side 7 Hvordan skal man forholde sig til big data og HR Analytics? Side 7 Hvordan overbeviser man ledelsen om et initiativ til et HR-system? Hvordan laver man en plan for HR-teknologi i virksomheden? Hvad er vigtigt, når man planlægger et nyt HR-system? Side 8 Side 9 Side 10 Udvælgelsesprocessen leverandørvalg Konklusion Side 11 Side 13 Om CatalystOne Side 14 CatalystOne Solutions Buyer's Guide 2

3 Forord Formålet med Buyer's Guide Du har besluttet dig for at investere i et HRsystem, fordi du ved, at det vil gavne virksomheden, men den bedste fremgangsmåde kan være svær at finde. Du ved, at arbejdet med at udvælge den software, der skal understøtte forretningen, fortjener din fulde opmærksomhed. Den skal opfylde virksomhedens behov, løse et reelt problem og føre til et positivt investeringsafkast. Derudover skal den tjene virksomheden i mange år. Det er med andre ord ikke en investering, som man kan overlade til tilfældighederne. Du har mange spørgsmål. I denne guide svarer vi på nogle af dem. Berit Bjerknes HCM Specialist CatalystOne Solutions CatalystOne Solutions Buyer's Guide 3

4 Hvad er Human Capital Management? Begrebet Human Capital Management (HCM) omfatter hele det spektrum af rutiner og processer, der vedrører håndteringen af mennesker i en organisation. Det er ledernes ansvar at skabe en tydelig retning, klarlægge ansvarsforhold, komme med feedback, støtte medarbejdere med kompetenceudvikling og hjælpe dem med at opfylde deres forretningsmæssige mål. En organisation kan ikke fungere uden en eller anden form for HRsystem, der kan understøtte og effektivisere de processer og områder inden for ledelse og HR, som HCM omfatter. Der findes mange oversigter over, hvilke processer der indgår i de forskellige områder, men her kan du se dem i grove træk. Human Capital Management består af: Rekruttering Onboarding og offboarding HR-masterdata Talent Management Kursusadministration Fraværsstyring Medarbejderundersøgelser HR-analyse Compensation Management Andre processer, der kan indgå i dette område, er eksempelvis Workforce Planning, Resource Planning, timeregistrering, rejseberegning, lønhåndtering o.l. CatalystOne Solutions Buyer's Guide 4

5 Hvad er Talent Management? Talent Management (TM) er et sæt integrerede organisatoriske processer med fokus på individet og har til formål at tiltrække, udvikle, motivere og fastholde dygtige medarbejdere. Hensigten med et Talent Management-program er at skabe en dynamisk, bæredygtig og præstationsbaseret medarbejderstab, der kan hjælpe virksomheden med at nå sine mål. Hvordan tiltrækker, udvikler og fastholder man de rigtige medarbejdere? Alle har talent, og Talent Management handler om alle de processer og tiltag, der har til formål at sikre, at man har den rigtige person på det rigtige tidspunkt i forhold til virksomhedens mål. Talent er i denne sammenhæng et andet ord for den "rigtige medarbejder". En organisation vil først fungere optimalt, når processerne understøttes af Talent Management-software. Talent Management består af: Performance Management Medarbejdersamtaler 360-graders feedback Kompetenceudvikling Læring og kurs Efterfølgerplanlægning Lønjustering Talent Management virkemidler, der tiltrækker, udvikler og fastholder de rigtige medarbejdere. CatalystOne Solutions Buyer's Guide 5

6 Hvordan implementeres et HR-system? Formuler først mål og hensigt og hvad behovet er. Et HR-system giver virksomheder mulighed for at træffe smarte, dataunderstøttede beslutninger i alle faser af den ansattes livscyklus. Det kan hjælpe små og mellemstore virksomheder med at blive mere konkurrencedygtige og støtte større virksomheder i deres jagt på det bedste af det bedste uanset om det er professionel onboarding, efterfølgerplanlægning, oplæring eller kompetenceudvikling. Hensigten med et moderne HR-system kan også være at øge den generelle effektivitet, at udvikle en præstationskultur eller at skabe fælles rutiner og processer. Et HR-system bidrager til at skabe engagement og hjælper medarbejderen med at præstere maksimalt og er dermed en katalysator for vækst på bundlinjen. Har du brug for hjælp? Ring CatalystOne Solutions Buyer's Guide 6

7 Hvad betragtes som best of breed inden for HR-software? For få år siden blev it-systemer købt på licens og installeret på en server, enten hos kunden eller hos leverandøren. Systemerne blev kaldt "on-premise" og kunne i høj grad tilpasses virksomhedens behov, så længe man var villig til at betale prisen for tilpasning. Opgraderinger skete hver år, kunne tage flere måneder og koste betydelige beløb. Moderne cloud-baserede systemer er en tjeneste af typen "Software as a Service" (SaaS) og leveres og drives fra "skyen", dvs. en separat datacentral. Leverandørerne udgiver 3-4 nye versioner hvert år, opdateringen tager få minutter, og kunden kan være sikker på altid at have den seneste version af softwaren. Hvordan skal man forholde sig til big data og HR Analytics? En relativt ny trend er udnyttelsen af HR-data og et øget fokus på rapportering. Teknologileverandører integrerer denne funktionalitet for at hjælpe HR og ledere med at tage beslutninger baseret på rigtige data. Mange HR-afdelinger bruger meget tid på at udarbejde rapporter. HR-analyser og rapporteringsfunktionen gør det nemmere at få ledelsesgruppen til at indse den økonomiske gevinst ved at indføre et HR-system. CatalystOne Solutions Buyer's Guide 7

8 Hvordan overbeviser man ledelsen om et initiativ til et HR-system? Lav en business case: Der er otte hovedområder, som man er nødt til at have styr på for at få støtte fra ledelsen. Uanset hvad investeringsforslaget går ud på, vil professionelle ledere koble forslaget sammen med disse aspekter. Jo tydeligere det fremgår, hvilken effekt forslaget vil have i forhold til disse aspekter, desto større sandsynlighed har du for at vinde deres støtte. 8 områder, som du skal have styr på for at kunne overbevise ledelsesgruppen Uanset hvad investeringsforslaget går ud på, vil professionelle ledere koble forslaget sammen med disse aspekter. Ved at fremlægge disse så tydeligt som muligt har du større chance for at få deres opbakning: 1. Toplinje De fleste ledere er optaget af at sikre eller øge salget af virksomhedens produkter og tjenester. Din opgave: At vise, hvordan de procesforbedringer og det HR-system, du foreslår, vil medføre vækst på toplinjen. 2. Bundlinje Ledere er selvfølgelig også optaget af virksomhedens bundlinje, som er indtægter minus udgifter. Din opgave: At vise, hvordan dit foreslåede initiativ vil reducere diverse udgiftsposter. 3. Markedsandel Hvis du arbejder i en ung virksomhed med vækstambitioner, er det mere sandsynligt, at lederne prioriterer at erobre markedsandele end at sænke udgifterne. Din opgave: At vise, hvordan din foreslåede løsning vil gøre det enklere at skaffe nye kunder og øge omsætningen. 4. Kontanter I usikre tider vælger nogle virksomheder at opbygge en kontantreserve. Din opgave: At vise, hvordan dit foreslåede initiativ vil få en ellers inaktiv kontantreserve til at vokse. 6. Leveringsevne I mange tilfælde bruges der alt for mange ressourcer på at levere det aftalte til den aftalte tid. Din opgave: At synliggøre, hvordan din foreslåede løsning kan reducere problemer og omkostninger i forbindelse med brandslukning, omprioriteringer og krisemøder med kunder. 7. Risiko Ledere går meget op i virksomhedens omdømme, som for eksempel påvirkes af negativ PR eller retsforfølgelse. Din opgave: At vise, hvordan virksomheden kan blive bedre til at overholde love og regler og undgå strafferetslige tiltag. 8. Karriere Ledelsesgruppen består af enkeltindivider. Hvert medlem vil naturligvis tænke på, hvordan et investeringsforslag vil påvirke deres egen situation. Din opgave: At synliggøre, hvordan dit forslag vil være karrieresikrende eller karrierefremmende. 5. Kvalitet Produkter og tjenester af ringe kvalitet medfører store omkostninger i form af nye leverancer, overtidsarbejde, håndtering af afvigelser m.m. Derudover risikerer man at miste kunder og få dårlig omtale. Din opgave: At vise, hvordan dit foreslåede initiativ kan reducere kvalitetsmangler. CatalystOne Solutions Buyer's Guide 8

9 Hvordan laver man en plan for HR-teknologi i virksomheden? Et vellykket valg af HR-system kræver god planlægning. Forretningen, implikationerne og konsekvenserne er mindst lige så vigtige som valget af selve teknologien. I tabellen herunder kan du se en række udsagn, der kan hjælpe dig godt i gang med udvælgelsesprocessen. Strategiske spørgsmål Hvad er virksomhedens forretningsmål? Hvordan skal HR agere nu og i fremtiden for at opfylde forretningsmålene? Hvilke nye data- og teknologitiltag skal implementeres, for at HR kan medvirke til, at forretningsmålene nås? Hvilken rolle ønsker vi, at ledere og medarbejdere skal spille i forhold til at fremme deres dele af HR-processerne? Taktiske spørgsmål Giver den måde, som processen drives på i dag, mening? Hvordan kan processen strømlines yderligere? Hvilke skridt som eventuelt foretages manuelt i dag kan elimineres, og hvilken effekt vil det have? Hvilke integrationer har vi i dag? Hvilken vej flyder dataene og hvorfor? HRIS- eller ERPsystem? Hvem skal vi involvere på et tidligt stadie for at forstå de vigtigste prioriteringer? (interessenter) Hvilke succeskriterier skal programmet og slutresultatet være omfattet af? Hvor bør stamdata opbevares for at sikre, at man har en hovedkilde til informationer? Hvem bruger rapporter og data i dag, og hvor kommer dataene fra? Kilde: Bersin by Deloitte, 2014 CatalystOne Solutions Buyer's Guide 9

10 Hvad er vigtigt, når man planlægger et nyt HR-system? Hvis du har svaret på spørgsmålene på forrige side, bør du nu have en beskrivelse af målet, formålet og visionen, hvad du ønsker at opnå for din organisation, og hvilke problemer der skal løses. Sørg for, at leverandøren kan støtte dig i din vision. Der kan gå 3-6 måneder, fra en virksomhed indleder sin udvælgelse af et HR-system, til kontrakten er underskrevet. Årsagen er, at det tager tid at definere udvælgelseskriterier, behov og krav. Tidsforbruget varierer meget fra virksomhed til virksomhed: Nogle vælger en hurtig og enkel proces, mens andre går mere grundigt til værks, for eksempel det offentlige, som skal følge EUs regler for offentlige indkøb. Man ser også virksomheder i det private erhvervsliv, der går grundigt til værks og bruger store ressourcer gennem 1-2 år, uden at det skaber merværdi. Den anbefalede fremgangsmåde er, at virksomheden kun gør det absolut nødvendige for at nå frem til et formålstjenligt beslutningsgrundlag inden for en rimelig tidshorisont. Udarbejd en liste over behovene og en beskrivelse af fremtidige HR-processer, og dokumentér dem på et overordnet niveau. Udvælg maksimalt 2-4 leverandører, og skaf referencer. Alt dette kan gøres i løbet af tre måneder. Tænk langsigtet og overordnet, men start gerne i det små, og tag det næste skridt, når organisationen er klar til det. En enkel start kan for eksempel være et modul, der støtter én af HR-processerne, eller det kan være et begrænset antal brugere (eller begge dele). Definer et HR-årshjul for at foretage en vurdering af, hvornår det vil være naturligt at starte Hvis det for eksempel er ved at være tid til medarbejderundersøgelser, kan man komme godt i gang ved at vælge software fra en leverandør, der har medarbejderundersøgelser som en del af en større HR-softwarepakke. Andre starter med 360-graders feedback og medarbejdersamtaler. Hvis du ikke har et system til HR Masterdata, kan det også være et godt sted at starte. Der kan nemt tilføjes flere moduler senere. Kontrollér, at leverandøren har samme brugergrænseflade i alle moduler, så brugeren genkender systemet og oplever det som ensartet. CatalystOne Solutions Buyer's Guide 10

11 Udvælgelsesprocessen valg af leverandør (1. del) Foretag en nøje evaluering, og sammenlign priserne, når du vælger din leverandør af On-premise eller SaaS. Hvor store er opstartsudgifterne og hvad koster implementering, tilpasning, drift af it, vedligeholdelse og support? I tabellen herunder kan du se en sammenligning. Software-as-a Service bliver en mere og mere udbredt løsning, eftersom den koster mindre og indebærer en lavere risiko. Den sænker drifts- og investeringsomkostningerne, gør virksomheden mere effektiv og frigør ressourcer til virksomhedens kerneforretning. Moderne cloud-baserede HR-systemer erhverves som en tjeneste, som altid er tilgængelig. Du kan logge ind hvor som helst og når som helst, så længe du har internetadgang. Du har adgang 24/7, 365 dage om året uanset hvor du befinder dig. Systemerne har en høj sikkerhed, fungerer godt på alle enheder, er nemme at integrere og kan implementeres på kort tid. On-Premise Høj initial investeringsudgift og udgifter til årlig vedligeholdelse. Høj pris for applikationer, vedligeholdelse, infrastruktur og it-ressourcer. Tidskrævende at installere og konfigurere softwaren. Begrænset kontrol og styring af leverandør efter køb. Højere risiko: Kunden er selv ansvarlig for driften af softwaren. Forskellige kunder kan bruge mange forskellige versioner af softwaren. SaaS Lav initial udgift abonnement. Abonnementsprisen afhænger af brugerantallet. Lav årlig abonnementspris og minimalt behov for it/ressourcer. Hurtig implementering og kort tid, til man oplever en effekt. God kontrol over relationen med leverandøren (årsag: Leverandøren ønsker, at kunden skal forlænge sit abonnement, når det udløber). Lav risiko: Leverandøren er ansvarlig for opgraderinger og drift. Alle kunder har den samme version og er altid opdateret til den seneste version. CatalystOne Solutions Buyer's Guide 11

12 Udvælgelsesprocessen valg af leverandør (2. del) Hvilke spørgsmål bør man stille til en leverandør af HR-software? Er systemet tilgængeligt som SaaS (Software as a Service)? Kan du beskrive implementerings- og udrulningsplanen? Er systemet cloud-baseret, tilgængeligt 24/7 og til hvilken pris? Hvordan er skalerbarheden for brugerantal, datakapaciteten og udvidelsesmulighederne? Hvordan understøtter systemet din(e) HRprocess(er)? Er det brugervenligt? Bed om at få lov til at teste selv, eller spørg referencerne Hvor fleksibelt er systemet? Kan det konfigureres og tilpasses til din virksomhed? Beskriv mulighederne for adgangsstyring, transparens og rettigheder Hvor fleksibelt er systemet i forhold til sprog og lokale forhold? Bed om et "road map", dvs. de fremtidige planer for produktudvikling Hvor ofte kommer der nye softwareversioner, hvordan foregår opgraderingerne? Kan du selv foretage systemændringer uafhængigt at leverandøren? Hvordan håndteres datasikkerhed og sikring af personlige oplysninger? Hvordan er systemet opbygget i forhold til integration med andre systemer? Pris, driftsomkostninger Hvad er licensprisen, og hvad er inkluderet? (drift, nye versioner, support) Leverandøren Bed om en kompetenceprofil på den/de konsulenter, der har ansvaret for implementeringen Hvad siger referencerne? Om det at være kunde, om produkt, support og service? Passer leverandørens kultur godt sammen med din egen virksomhedskultur? Er der en god kemi mellem dig og leverandøren? Er det en leverandør, som du har tillid til og kan samarbejde med i mange år? Bed om en oversigt over produktbredden, så du slipper for at forholde dig til flere forskellige leverandører for at få dækket dit samlede behov. CatalystOne Solutions Buyer's Guide 12

13 Konklusion Tag altid udgangspunkt i de udfordringer, som HRsystemet skal løse. Det er vigtigt at huske på, at software kun er et middel til at nå et overordnet mål og ikke et mål i sig selv. Udarbejd en business case, hvor du løser en udfordring eller et problem, der er vigtigt for ledelsen at få løst. Vælg leverandør med omhu. Det vil sandsynligvis vare mange år, før du skal skifte HR-system igen. Vælg en leverandør, som er fleksibel og passer godt ind i din egen kultur. Tænk på din leverandør som en partner og en del af et langsigtet forhold. Relevante artikler Hvad er Human Capital Management? Hvad er Performance Management? Udarbejd en business case med 7 punkter, og få gennemslagskraft! Hvorfor tale om 'Big Data', hvis du ikke har styr på 'Small Data'? 10 tips, når du skal vælge leverandør af HR-systemer Alle rettigheder forbeholdes CatalystOne Solutions 2016 Det er strengt forbudt at kopiere hele eller dele af denne e-bogs indhold, logoer og billeder. CatalystOne Solutions Buyer's Guide 13

14 CatalystOne Nordiske ledere inden for HCM-software. CatalystOne Solutions leverer cloud-baserede løsninger inden for Human Capital Management, som inkluderer Core HR, kompetenceudvikling, Performance Management, Talent Management, rekruttering og kompensation. Vi er markedets førende leverandør til mellemstore virksomheder og driver virksomhed i Danmark, Sverige, Norge og Indien. Vi sætter en ære i at hjælpe vores kunder med at opnå målbare resultater ved at bruge vores software. Vores særlige kendetegn er vores evne til at opfylde og overgå kundernes behov takket være software, som er nem at bruge og implementere. Den familiære stemning blandt vores medarbejdere og i vores relation til vores kunder er et udtryk for de stærke værdier, som CatalystOne er bygget op omkring. Performance Management Opnå konkrete forretningsmæssige resultater takket være involvering og udvikling, og opstil individuelle mål, som er knyttet direkte til virksomhedens mål. Competence & Learning Påvirk vækst og konkurrenceevne ved at udvikle dine medarbejdere. Det er afgørende, at virksomheden råder over de rigtige kompetencer, hvis man vil nå sine overordnede mål. Core HR Management Udøv fremragende ledelse ved hjælp af et system, som effektiviserer dine HRprocesser. Alle oplysninger samles på ét sted, og alle beslutninger understøttes af HR-analyser. Tlf info@catalystone.com CatalystOne Solutions Buyer's Guide 14