It og data i Miljø rammer, målsætninger og sigtemærker

Transkript

1 It og data i Miljø rammer, målsætninger og sigtemærker Indledning Det daglige arbejde i Miljø er præget af at det foregår på utrolig mange niveauer og medfører brugen af mange it løsninger. Det er derfor essentielt for os i it og datagruppen at vores fælles Miljø it-strategi får et godt ophæng ude hos vores kollegaer i Miljø. Vi vil gerne have kollegaer som fornemmer de har medindflydelse på deres it-værktøjer og dermed motiveres en lille smule mere i dagligdagen. Forslag til det indholdet i it-strategien er udarbejdet i it- og datagruppen, hvor vi opstiller rammer, mål og sigtemærker for det arbejde it og datagruppen mener, kan understøtte alle medarbejder i vores afdeling. I overensstemmelse med regionens overordnede Ledelses- og styringsgrundlag, It-strategi for Region Midtjylland, Miljøområdets ledelses- og styringsgrundlag og med respekt for Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi har vi opstillet nogle mål som andre kan forvente af It og datagruppen. Vi forholder os samtidigt med Miljøs snitflader med den interne organisation i regionen og med vores eksterne samarbejdsparter. Mission for It- og datagruppen Vi skal: Understøtte det daglige arbejde i Miljø Stille vores data til rådighed for det omkringliggende samfund Vision i It- og datagruppen Vi vil: Sikre, at alle medarbejdere i Miljø har velfungerende og tidssvarende arbejdspladser og it-værktøjer til rådighed i det daglige arbejde Være et fundament for en effektiv og omkostningsbevidst opgaveløsning i Miljø Sikre, at data strømmer nemt og ubesværet mellem deres producenter, brugere, formidlere og konservatorer Sikre, at analoge data digitaliseres med henblik på at komme i brug Sikre, at dobbeltarbejde undgås gennem videndeling og dokumentation, sådan vi opbygger en robust struktur i It og data. For at nå vores vision, som vi anser for vores realistiske drøm, har vi beskrevet fire strategiske fokusområder: 1. Brugere og kerneopgaver 2. Udvikling og rationalisering 3. Data og digitalisering 4. Snitflader og samarbejder Mission 4 strategiske fokusområder Vision It- og datagruppens arbejdsprogrammer 2014, 2015, 2016 og 2017

2 Succeskriterier for vores arbejde Nedenfor er opstillet målbare succeskriterier for it-arbejdet. De er inddelt i 4 strategiske fokusområder. 1. Fokusområde Brugere og kerneopgaver Det er essentielt for arbejdets kvalitet, at brugerne er stolte af og glade for at udføre og løse deres kerneopgaver. Vi stræber efter, at de it-værktøjer, som benyttes i dagligdagen, vedligeholdes og opdateres løbende. Vores mål er, at itværktøjet skal skabe værdi ved at medvirke til at løse komplicerede opgaver på en let og effektiv måde. It skal understøtte brugernes faglige udvikling og bane vej for de bedste løsninger. Vi tænker også vores eksterne brugere ind i vores it-løsninger. Understøtte Miljøs opgaver It-værktøjet skal være smidigt, hurtigt og en naturlig del af opgaveløsningen. Ét værktøj til én opgave It-systemer skal kunne hente data på tværs af systemernes opbevaringssteder og benyttes af flere programmer. Vi bestræber os på at arbejdsgange samles og undgå at samme oplysning findes flere steder. Brugervenlige løsninger Vi udvikler og anskaffer brugervenlige løsninger, der motiverer os som brugerne og sætter os i stand til at levere den ydelse der er brug for. Moderne arbejdspladser Det er vores hensigt at udskifte vores hardware løbende, så den aldrig bliveren hæmsko for udvikling af ny software. En løbende udskiftning er desuden hensigtsmæssig i forhold til den budgetmæssige fordeling mellem hardware og software. Endelig er en opdateret it-platform med til at gøre Miljø til en attraktiv arbejdsplads. Ingen primær pc er må være mere end tre år gammel. Brugertyper: Superbrugere, udviklere og føl Det er vigtigt, at vi uddanner brugere til superbrugere og har flere af disse på de enkelte områder. Det skal sikre en kontinuerlig kompetenceudvikling af dygtige medarbejdere og gøre os mindre sårbare, når en superbruger skal erstattes. Det er tilsvarende vigtigt for robustheden i organisationen, at vi øger antallet af føl på udviklingsopgaver. Vi vil afvikle interne undervisninger og kurser. Det betyder, at vi selv uddanner og oplærer kolleger i de systemer, som vi har stor viden om. have superbrugere på alle tre fysiske lokationer, på vores primære systemer. der på specialprogrammer, herunder de egenudviklede, er mindst to medarbejdere med indgående kendskab til dem. afholde korte introduktionskurser, når der kommer nye funktionaliteter i vores systemer. Mobilitet Vi skal fortsat udvikle og vedligeholde mulighederne for at kunne arbejde, mens man er på vej, i felten eller hjemme. Det vil vi gøre ved løbende at tilbyde de nyeste løsninger. vores værktøjer gøres platformsuafhængige stille tidssvarende pc ere til rådighed med henblik på at arbejde hjemmefra.

3 2. Fokusområde Udvikling og rationalisering Udviklingen af vores systemer skal ske i en retning og takt, der forbedrer udnyttelsen af it i forhold til en rationel opgaveløsning. Vi arbejder for, at alle brugere af vores it-systemer har værktøjer og data til rådighed svarende til det aktuelle behov. Styring af it-udviklingen Det er nødvendigt med styring for at få mest mulig udvikling for vores ressourcer, undgå parallel udvikling internt i huset og forhindre, at vi udvikler løsninger, der allerede eksisterer. Som overordnet styringsværktøj har vi It- og datagruppens årsprogram, hvor vi beskriver, hvilke udviklingsprojekter der forventes iværksat inden for det næste år. Hvis det er nødvendigt at fravige arbejdsprogrammet i væsentlig grad, skal dette forelægges ledelsen i Miljø. Beslutningsprocesser og organisering Før der tages beslutninger vedrørende ændringer på Miljøs it-systemer, skal konsekvenser og muligheder være undersøgt på en niveau, der passer til opgaven og omkostningerne. Disse overvejelser skal som hovedregel være skriftligt dokumenteret og journaliseret. Hvis det besluttes at igangsætte udvikling, skal det ske efter de retningslinjer, der er beskrevet i Miljø s udviklingsstrategi. Egenudvikling vs. hyldevarer Vi vil afveje nyudvikling kontra indkøb af hyldevarer, så vi tilgodeser opgaveløsningen bedst muligt. Samtidig skal vi tage hensyn til, at udviklingen eller indkøbet kan ske inden for rammerne for tid, økonomi, personlige ressourcer og behovet for kontinuitet. I denne proces er det meget vigtigt at der er de nødvendige ressourcer til rådighed. Vi skal derfor afveje, om vi har kompetencer og tid til at udføre egenudvikling over for udgiften til at købe et færdigt produkt. Brugerne af systemerne skal så tidligt som muligt inddrages i afklaring af behov og krav til systemerne. Vi vil, hvor det giver mening, gøre brug af viden og værktøjer, som allerede er tilgængelige i regionen eller hos vore samarbejdspartnere. Vi vil indgå i fælles udviklingsprojekter med interne og eksterne samarbejdspartnere, hvor det er hensigtsmæssigt. Rationalisering spare tid via anvendelse af it Det er centralt, at udvikling og anvendelse af it skal føre til en mere rationel opgaveløsning, altså hurtigere, bedre eller billigere. For at sikre dette skal det tilstræbes, at nyindkøb og ændringer bygger på solide overvejelser. Ved større ændringer, f.eks. skift til anden platform, skal der som udgangspunkt foretages en cost-benefit analyse. Kvalitetssikring og dokumentation Administrationen af systemerne, f.eks. rettelse af fejl eller opgradering til nye versioner, varetages af administratorer, både fra regionen og hos eksterne konsulenter. Hvis kun er en enkelt person har kendskab til passwords m.m., er der en risiko for, at vi ikke kan administrere systemet, hvis personen ikke længere er ansat i regionen. For at undgå denne situation vil vi lave en lukket sag i SBSYS, hvor vi kan finde disse oplysninger. Det er vores mål, at systemerne skal være så vel dokumenterede, at et skifte af leverandør og administratorer til stadighed er en reel mulighed. Dette kræver en systematisk og ensartet måde at lave dokumentation på. der inden sommeren 2014 er oprettet en lukket sag i SBSYS til håndtering af passwords og andre systemessentielle oplysninger. der i 2014 er taget beslutning om, hvilken skabelon der skal bruges til systemdokumentationen.

4 3. Fokusområde. Data og digitalisering Vi anser det for en af vores fornemste opgaver at opsamle, bevare og udveksle data med det omgivende samfund. Vi vil løbende udveksle data med centrale databaser, hvor alle kan se og benytte data. Det skal ske, for at samfundet kan få mest mulig nytte og viden af de data, vi indsamler. Det er essentielt for vores planlægning og prioritering af indsatsen på kortlagte lokaliteter, at datagrundlaget er af højeste kvalitet og tilgængeligt i elektronisk form. Et betydeligt dataefterslæb fra amternes tid indebærer, at der ligger mange værdifulde undersøgelsesdata gemt i papirrapporter. Disse skal digitaliseres for at kunne anvendes på miljøområdet - af os, men også af andre myndigheder og interessenter. Samtidig skal vi sikre de data, vi genererer i vores daglige arbejde. Det spænder fra rå analysedata over tolkede boreprofiler til administrative og styringsmæssige data. Vi betragter data, som vi selv producerer, og data, som rådgivere producerer for os, som ligeværdige. Styr på datastrømme Der skal være styr på datastrømme. De data, vi producerer i JAR, GeoGIS mm, skal flyde frit og udveksles, uden at vi egentlig lægger mærke til det. Data, vi sender ud af huset, skal kun sendes ét sted hen. Vi arbejder for at der ikke ligger kopier af data flere steder, men at der i stedet er et centralt opbevaringssted, f.eks. miljøportalen, hvor brugerne så kan trække data som services. Vi skal stræbe efter, at systemerne som opbevarer og flytter data, hænger logisk sammen. For at sikre det søger vi indflydelse i de fælles offentlige fora, der arbejder med datastrømme. Her er rådgivere, regioner, stat og kommuner vigtige samarbejdspartnere for at samle ideerne omkring datastrømme. Vi oplever for øjeblikket udfordringer omkring udveksling af bore- og analysedata. Vi bruger en stor grad af manuelt arbejde på at sikre, at data kommer rigtigt ind. Det skal der arbejdes målrettet på at rette op på. Arbejdet opdeles i to spor: Vores egne undersøgelser og undersøgelser udført af rådgivere. Vores egne undersøgelser Problemet opstår, når data skal afleveres fra analyselaboratoriet til den centrale database hos GEUS eller til vores lokale database. Vi skal sammen med de involverede parter arbejde på at udvikle løsninger, hvorved der kan foretages en reel, smidig og nem kvalitetssikring af data. Det kan ske enten ved den direkte overførsel til GEUS, eller hvor data skal omkring den lokale database, inden de kvalitetssikrede data sendes til GEUS. Der ved udgangen af 2015 sker overførsel af data, der produceres i vores egne undersøgelser, smidigt og med et minimum af manuel kvalitetssikring fra vores side Undersøgelser udført af rådgivere I forbindelse med næste udbudsrunde for undersøgelser skal der laves en detaljeret specifikkation, der beskriver, hvad rådgiverne skal levere af ydelser. Vi skal levere en stor del af denne specifikation. Specifikationen skal indeholde udførlige angivelser af, hvad der skal leveres digitalt, hvordan og i hvilket format data skal leveres, hvornår det skal ske, hvilken grad af kvalitetssikring rådgiverne forventes at levere, samt hvordan ydelsen skal dokumenteres. Inden næste udbudsrunde skal vi i samarbejde med 4U-grupperne gøres vores bedste for at lette importen af analysedata. der efter næste udbudsrunde for undersøgelser sker en smidig overførsel af data fra rådgivere og analyselaboratorier til de centrale/lokale databaser, og at det kun kræver et minimum af manuelt arbejde fra vores side. der indtil næste udbudsrunde, sker en forenkling af vores procedurer for dataoverførsel. En større del af arbejdet skal være lagt ud til rådgiverne.

5 Digitalisering af gamle data Der ligger for mange millioner kroner analoge data i gamle analoge rapporter. Det drejer sig boredata og analysedata fra vand-, jord- og luftprøver. Disse skal digitaliseres, så de kan bruges i vores daglige arbejde samt af alle, der ønske det. Det er også vigtigt, at de bevares som andet en døde pdf dokumenter, som ingen om nogle år kan finde. Rækkefølgen for digitaliseringen skal ske ud fra den prioritering af grundvandsindsatsen, der beskrives i Miljø s grundvandsstrategi. alle analoge data fra gamle amtslige undersøgelsesrapporter skal digitalisere inden udgangen af Det samme gælder for analoge data, der stammer fra frivillige undersøgelser alle data og ikke kun boredata og vandanalyser medtages, når data fra en lokalitet digitaliseres 4. Fokusområde Snitflader og samarbejder Miljø har mange berøringsflader og samarbejder med eksterne parter. Vi ser samarbejde og dialog som grundlaget for vores daglige virke. Vores samarbejder spænder fra borgere, der er berørt af vores indsats efter jordforureningsloven, over rådgivende firmaer, som vi har til at lave opgaver efter samme lov, og til undervisningsinstitutioner og andre officielle og offentlige aktører, som vi har opgaver sammen med. It og data skal medvirke til, at samarbejdet foregår gnidningsfrit med hensyn til dataudveksling og kommunikation. Vi skal samtidig arbejde på at stille vores data til rådighed for omverdenen, så data kan komme i arbejde og give samfundet maksimal valuta for pengene. Samarbejder med eksterne professionelle aktører For at udveksle data og dokumenter gnidningsfrit med vores eksterne samarbejdsparter skal de nødvendige værktøjer sikres være til rådighed. Som en strategisk platform til denne type af kommunikation satser vi på Microsoft SharePoint (SP). SP bliver i løbet af 2014 sat i drift som en strategisk videndelingsplatform i Miljø. SP skal løfte opgaven med dokumentdeling mellem Miljø og de eksterne. For at optimere samarbejdet, skal det være nemt at oprette eksterne brugere og tildele dem de nødvendige rettigheder (gerne gennem servicegruppen). Vi stiller redskaber til rådighed for vores eksterne professionelle brugere, såsom JAR, Rapportserver med flere. Vi er aktive inden for den it-udvikling vi er en del af og vi indgår gerne i nye samarbejder og udviklinger, hvis de giver mening for Miljø og eller for samfundet. SharePoint er en samarbejdsplatform med eksterne parter - drift ved udgangen af 2014 Oprettelse af eksterne brugere i SP (maks. 5 arbejdsdage) Imødekomme ønsker om brugerdefinerede rapporter i Rapportserveren (maks. 3 uger) Sikre samarbejde med Danmarks Miljøportal, GeoGIS og JAR (regioner) (afsætning af årsværk) Generel beskrivelse af import af andre typer af data. Hvorledes håndteres det? Gerne en generel retningslinje for hvordan vi forholder os Best practice. Interne samarbejder It-værktøj udviklet i Miljø, stilles til rådighed for hele Regional Udvikling og Region Midtjylland. Vi skal altid søge en konstruktiv dialog med RmIt. Det vil forbedre driften af vores systemer. Alle it-systemer skal have udarbejdet en Service Level Agreements (SLA). Kopi i MIKI. Der afholdes regelmæssige møder med RU s kundeansvarlige i RmIt. For at fremme kendskab til hinanden inviteres kundeansvarlige med til vores It- og datagruppemøder.

6 Vi har som mål at der: Ultimo 2014 er der skrevet SLA på Miki, JAR og SharePoint Medio 2015 er skrevet SLA er for resten af vores systemer, der drives af RmIt. Arbejdet igangsat inden udgangen af Borgerdialog og åbenhed Det er vigtigt, at Miljø er synlig i den brede offentlighed. Vi skal fremstå som en værdifuld og troværdig samarbejdspartner. Synlighed skaber fokus på vores område og giver os de bedste betingelser for at løse vores arbejdsopgaver. Vi er bevidste om, at vi ikke arbejder i en 0-fejlskultur. Vi stiller data til rådighed for borgere og myndigheder samt andre samarbejdspartnere vel vidende, at vore data ikke altid er fejlfri. Det giver anledning til en dialog, der er med til at forbedre datakvaliteten. Der inden udgang af 2015 er webservices til rådighed til eksterne samarbejdsparter, som muliggøre at benytte data fra JAR i deres interne arbejdsredskaber Data stilles til rådighed for omverdenen Strategi - enkelte systemer For hvert system er kortfattet en beskrivelse af, hvorhen vi vil. Det gælder både hvor vi har råderet over dem og der hvor vi kun øve indflydelse gennem andre systemejer. JAR Vi samarbejder med de andre regioner om at gøre JAR platformsuafhængig. Skal kunne tilgås fra alle browsere. Upgradering af GIS kort delen til mere moderne og brugervenlig version og uafhængig af installation af klientprogram. Tidsreg Skal fremad kunne tilgås mobile enheder. Eksport af Tidsreg-data til Silkeborg løn (fordel: vi slipper for at registrere samme data i fraværsregistrering). GeoGIS Udskiftning af eksisterende databasemodel til en identisk XL-Jupitermodellen (afventer). Råstofdatabase Samarbejde mellem regionerne. Udvikling af løsning, der håndterer råstofdata og arbejdet i forbindelse med råstofplanlægning. JoRØS Fortsat udvikling så længe regionens centrale økonomisystem ikke kan opfylder vores krav. Rapportserver Vi vil fortsat udvikle på systemet og stille skræddersyede udtræk til rådighed for interne og eksterne brugere. SharePoint Implementeres som centrale videndelingsplatform i Miljø. Tilbyde løsningen til resten af RU. Miki Integreres ind i SharePoint. Snitfladerne mellem de to produkter skal defineres primo ESDH Skal integreres med SharePoint. I forbindelse med skift til ny platform sker en opgradering af SBSYS. Fortsat fokus på ny funktionalitet i ny udgave. Office pakke Skal altid være en tidssvarende udgave af Office pakke. GeoScene3D I Geoclouden skal vores data løbende opdateres automatisk.

7 GIS (Geografisk Informations System) Via webservices stilles Miljøs data til rådighed. Løbende udvikling skal ske. Databaseplatform Data skal altid være at finde på tidssvarende MS sql version. I dag findes data på MS sql 2008R2. Ultimo 2014 skiftes til MS sql 2012.