Kontakt Anne Kjær Skovgaard Projektchef Mandag Morgen

Transkript

1 Kontakt Anne Kjær Skovgaard Projektchef Mandag Morgen

2 Oversigt over vigtige deadlines 3 Om logospecifikationer 4 Om tekst om temasession til web 5 Om tekst om temasession til trykt program 6 Om tekst om udstilling til trykt program 7 Om logistik og indretning af udstillingsstand 8 Om annonce i trykt program 9 Om indretning og teknik i lokalet til temasession 10 Om registrering af deltagere 11 Gode råd og guide til sessionsværter 12 Velfærdens Innovationsdag er en arbejdende konference 13 Generelt om formater 14 Forslag til sessionsformater 15 Jeres session beskrives i konferenceprogrammet 17 Mandag Morgens team bag Velfærdens Innovationsdag

3 OKTOBER 25. oktober 2013: Logo til program, web mv. er klar. (se side 4) NOVEMBER 1. november 2013: Tekst, der beskriver temasession til website, er klar. (se side 5) DECEMBER 4. december 2013: Tekst, der beskriver temasession, er klar (se side 6) 4. december 2013: Tekst, der beskriver udstilling, er klar (se side 7) 4. december 2012: Jeres deltagere er registreret (se side 8) 4. december 2013: Aftale om indretning og teknik i lokalet til temasession (se side 9). 9. december 2013: Annonce til det trykte konferenceprogram er klar (se side 10) JANUAR 10. januar 2014: Deadline for bestilling af tekniske ydelser hos Øksnehallen (se side 11) 17. januar 2014: One-pager til konferencemappe (1100 stk.) er leveret til Mandag Morgen. 22. januar 2014, kl. 18: Udstilling er sat op og klar. (se side 11) 23. januar 2014, kl. 20: Udstilling er pakket ned. (se side 11) Velfærdens Innovationsdag 2014 Information til sessionsværter side 3

4 Vi behøver jeres logo i BÅDE positiv og negativ, i høj opløsning og i vektorformat (.eps). - DEADLINE: 25. oktober Send logo til Rikke Liv Holst på rho@mm.dk Velfærdens Innovationsdag 2014 Information til sessionsværter side 4

5 Eksempel på beskrivelser af temasessioner på Vi behøver allerede 1. november en kort beskrivelse af jeres temasession til brug på web og andre steder, hvor vi fortæller om konferencens foreløbige indhold. - DEADLINE: 1. november Ca. 100 ord. - Send tekst til Rikke Liv Holst på rho@mm.dk 5A: Der er guld gemt i data Mange velfærdsorganisationer ligger inde med store datamængder om borgerne og effekterne af de ydelser, som borgerne tilbydes. Men det er en udfordring at omsætte datamængderne til brugbar viden. På temasessionen diskuterer vi, hvordan det kan lade sig gøre. SAS Institute er vært ved temasessionen. 6A: En god start som familie - store effekter med små investeringer Familieiværksætterne er en model for social forebyggelse, hvor nye forældre uanset indkomst og social baggrund tilbydes et netværk og kurser i alt fra børneopdragelse til privatøkonomi. På temasessionen hører vi om projektet, der foreløbigt er rullet ud Holstebro som den første danske kommune. FamilieIværksætterne er værter ved temasessionen. Velfærdens Innovationsdag 2014 Information til sessionsværter side 5

6 Eksempel på beskrivelse af temasession i det trykte konferenceprogram. Programmet skal i trykken lige omkring jul, og vi behøver den færdige beskrivelse af jeres temasession, inkl. navne på bekræftede oplægsholdere, format, output og målgruppe. - DEADLINE: 4. december Max. 200 ord fordelt på: - Generel beskrivelse af indhold (se højre spalte i eksemplet til højre) - Kort om format, output og målgruppe. (se venstre spalte i eksemplet) - Send tekst til Rikke Liv Holst på rho@mm.dk - Mandag Morgen anfører lokalenavn. - På side 12 og frem finder du gode råd til, hvordan I kan tilrettelægge jeres temasession. Velfærdens Innovationsdag 2014 Information til sessionsværter side 6

7 To eksempler på beskrivelser af udstillinger i det trykte konferenceprogram. Udstillingsstandene skal også beskrives. Har I konkrete aktiviteter på jeres stand i løbet af dagen, så er det her, I skal fortælle deltagerne det. Tænk over, hvorfor deltagerne skal aflægge netop jeres stand et besøg i løbet af konferencen. - DEADLINE: 4. december Max. 70 ord fordelt på: - Generel beskrivelse af indhold - Evt. program: (se nederste eksempel) - Kontaktoplysninger (der er plads til én kontaktperson pr. stand). - Send tekst til Rikke Liv Holst på rho@mm.dk - Mandag Morgen anfører standnummer. - Vi har udarbejdet en guide til gode udstillingsstande. Den kan hentes her. Velfærdens Innovationsdag 2014 Information til sessionsværter side 7

8 Som programpartnere disponerer I over 5 partnerbilletter, som I kan fordele, som I vil blandt dem, I vil have med på jeres stand, jeres temasession eller invitere med som gæster på dagen. Det er op til jer at fordele billetterne, men det er vigtigt, at I registrerer deltagerne til tiden, så vi kan lave navneskilte til dem og skrive dem på deltagerlisten. - DEADLINE FOR REGISTRERING: 4. december SÅDAN REGISTRERER I JERES DELTAGERE: - Gå til - Vælg Partnerbillet og registrer den første deltager. Klik herefter på Tilføj flere deltagere. - Herefter udfyldes oplysninger på den næste deltager. Husk at skrive navn, adresse, titel og organisation. - Tilføj det antal deltagere I vil, og husk, at I har 5 partnerbilletter. - I feltet Eventuelt kodeord til partnerbillet anføres [organisationsnavn]_programpartner - Klik Fortsæt og angiv navnet på den af deltagerne, der skal modtage en faktura (den ordreansvarlige). Har I kun tilmeldt deltagere på partnerbilletter, sender vi selvfølgelig ikke en faktura. Har I brug for hjælp til registrering af billetter, kan I kontakte projektkoordinator Anne Sofie Hartvig Pedersen på asp@mm.dk eller Velfærdens Innovationsdag 2014 Information til sessionsværter side 8

9 Opsætningen af borde, stole etc. samt antal af mikrofoner skal afspejle det program, som I har besluttet for jeres temasession. Der er mange muligheder, men vi skal tale sammen om, hvilken opsætning og indretning af lokalet, der vil være optimal for jeres temasession. Der er mange hensyn at tage. Lokalestørrelse, ønsker til deltagerantal, stole/bordeopsætning, scene? Kontakt os derfor i god tid, så vi sammen kan tage en snak om muligheder og få bestilt det grej eller den opsætning, som er nødvendig. - DEADLINE: 4. december Her skal vi kende den endelig opsætning mv., så kontakt os inden deadline udløber, så vi har mulighed og tid til at finde den bedste løsning sammen. - KONTAKT: Rikke Liv Holst på rho@mm.dk eller Velfærdens Innovationsdag 2014 Information til sessionsværter side 9

10 Jeres annonce vil være at finde i det trykte konferenceprogram. Her følger de oplysninger, som jeres designere/grafikere skal bruge, når de skal lave annoncen: - DEADLINE: 9. december STØRRELSE: Annoncen skal have følgende mål: - Bredde: 170 mm. - Højde: 120 mm. - FORMAT: Annoncen leveres i CMYK og i vektorformat (.pdf,.eps eller.ai). - BILLEDER: Er der billeder i annoncen, skal de være i en opløsning på minimum 300 dpi med skæremærker, når de indlejres i annoncen. - Send den trykklare fil Anne Sofie Bendtson asb@mm.dk Velfærdens Innovationsdag 2014 Information til sessionsværter side 10

11 Jeres udstillingsstand er i udgangspunktet helt umøbleret. Der er strømstik, men alt andet skal I enten selv medbringe eller bestille direkte hos (samt afregne med) Øksnehallen. Se messehåndbogen for yderligere information. Ved spørgsmål om bestilling, logistik og opsætning i Øksnehallen: Kontakt projektassistent, Dorte Jørgensen på eller Innovationsdag@dgi-byen.dk. - DEADLINE FOR BESTILLING AF TEKNISKE YDELSER HOS ØKSNEHALLEN: 10. januar 2014, kl (Se side 6 i messehåndbogen for mere info om bestilling af tekniske ydelser) - OPSÆTNING AF STAND: Skal ske 22. januar 2014 mellem kl NEDTAGNING AF STAND: Skal ske 23. januar 2014 mellem kl Velfærdens Innovationsdag 2014 Information til sessionsværter side 11

12 De følgende sider har til formål at give gode råd og inspiration til, hvordan din organisation får størst mulig udbytte af rollen som vært ved en session på Velfærdens Innovationsdag Det er et mål at I tager hjem med flest mulige relevante kontakter Kvaliteten af nye kontakter er vigtig, og derfor er det en afgørende succesparameter, at I kommer i dialog med de rigtige mennesker. Velfærdens Innovationsdag er dagen, hvor I kan begynde en dialog med nye kontakter, som fremadrettet kan blive vigtige samarbejdspartnere. Deltagerne tager hjem med jeres budskab klart i hukommelsen Deltagerne på Velfærdens Innovationsdag kommer fra alle dele af velfærdsdanmark. Klare og entydige budskaber er nøglen til at nå lederne og de udviklingsansvarlige fra både de private virksomheder og de offentlige og frivillige organisationer. I bidrager med ny viden, men også selv tager hjem med nye input Når deltagerne forlader Velfærdens Innovationsdag håber vi, at de hjemtager en masse relevant viden og nye input til det arbejde, som de udfører til daglig. Nye input skal ikke alene komme fra scenen, men også fra de udstillere og workshopholdere, som deltagerne møder. Det er værdifuldt og udfordrende både for workshopholdere, udstillere og deltagere. God energi fra oplægsholderne, som smittede af på tilhørerne. Aktuelt tema med god inspiration. Kommunaldirektør Relevant, interessant oplæg; og to særdeles veloplagte oplægsholdere (et af dagens store højdepunkter) Medarbejder i en interesseorganisation Fantastiske oplægsholdere som kom ud over rampen med budskabet. Der var meget at tage med hjem. Konsulent i en kommune Velfærdens Innovationsdag 2014 Information til sessionsværter side 12

13 Med det mener vi to ting. For det første, er det en ambition, at deltagerne taler mindst lige så meget, som de lytter. For det andet, så anser vi alle deltagerne for at være eksperter på deres respektive fagområder. Deres viden vil vi gerne bringe i spil på de bedst tænkelige måder. Det sker blandt andet på sessionerne. Sessionerne placeres i to bånd. Et om formiddagen og et om eftermiddagen. Fælles hovedspor Sessionsspor 1 - formiddag Sessionsspor 2 - eftermiddag Velfærdens Innovationsdag 2014 Information til sessionsværter side 13

14 Følgende formater var i spil på de 15 temasessioner, der blev afholdt på Velfærdens Innovationsdag 2013 Oplæg Højlunds Forsamlingshus Gruppearbejde Paneldebat Rundbordssamtale Casearbejde SMS-afstemning Det kan være en god idé at kombinere flere formater inden for samme session. Ved at skifte mellem passiv og aktiv deltagelse, sikrer man som sessionsvært, at deltagerne ikke tabes i løbet af sessionen. Selvom man skulle tro, at konferencedeltagere foretrækker aktiv involvering i sessionerne, så er det faktisk ikke altid tilfældet. Nogle finder sig bedst tilrette i situationer, hvor de lytter og iagttager. Derfor: ved at skifte mellem formater i løbet af én session, kan I tilfredsstille forskellige præferencer hos forskellige konferencedeltagere, afhængig af målgruppen for jeres session. Velfærdens Innovationsdag 2014 Information til sessionsværter side 14

15 På de næste to sider har vi samlet 6 forskellige formater, og vi beskriver de fordele og udfordringer, der knytter sig til at anvende dem. Beskrivelsen bygger både på vores egen erfaring med at designe og afholde workshops samt på den feedback, som vi har fået fra sessionsværter fra tidligere år. format 1 OPLÆG Klassisk format, hvor én eller flere oplægsholdere præsenterer publikum for et afgrænset stofområde. Fordele Når temaet for præsentationen enten er meget komplekst eller noget, som publikum ikke umiddelbart kan forventes at have stor indsigt i, er oplæg et egnet format. Udfordringer Oplæg aktiverer i udgangspunkt ikke publikum, hvorfor formatet stiller store krav til oplægsholders evne til at fange publikum. format 2 HØJLUNDS FORSAMLINGSHUS Indledes ofte med et eller flere oplæg, hvorefter moderator styrer diskussionen blandt publikum fra gulvet. Fordele Uhøjtideligt og folkeligt. Formatet fremmer diskussionen og deltagerne inddrages. Udfordringer Kræver et diskussionslystent publikum, samt et tema, der ligger tæt på deltagernes hverdag og/eller faglighed, foruden en dygtig moderator. format 3 X-FAKTOR Formatet afprøvede vi i 2011 i forbindelse med en temasession om velfærdsteknologi. Fordele Publikum introduceres (kort) for en række cases/eksempler, men formålet er at kåre vinderen, dvs. den bedste case. Derved er både vinder-dna og god underholdning i fokus. Udfordringer Formatet behøver en stram tidsstyring både med casepræsentationer, dommervotering og kåring. Velfærdens Innovationsdag 2014 Information til sessionsværter side 15

16 format 4 GRUPPEARBEJDE Klassisk format, hvor deltagerne selv skaber indholdet, og hvor værten faciliterer. Fordele Maksimal deltagerinddragelse. Stærkt format, når emner rummer få givne svar, og hvor fokus er på arbejdsmetoder og processer, samt på at give deltagerne mulighed for at føle på egen krop. Udfordringer Behov for stram processtyring, der sikrer 1) at tiden ikke skrider, og 2) at deltagerne har en klar idé om, hvad de tager med sig hjem. format 5 PANELDEBAT Panel med forskellige eksperter og/eller praktikere på et givent område. Debatten styres af moderator, og publikum stiller typisk spørgsmål fra salen. Fordele Mulighed for at give deltagerne indsigt i forskellige perspektiver på et givent område på en dynamisk/levende måde. Udfordringer Vigtigt med stram styring fra moderator, men også at publikum er engageret/lader sig engagere af både moderator og paneldeltagere. format 6 RUNDBORDS- SAMTALE Intimt format hvor samtlige deltagere sidder om bordet for at diskutere (og løse) et givent problem. Fordele Få deltagere kan mødes om et meget specifikt problem/ en specifik udfordring, med muligheden for at forlade bordet med konkrete aftaler og/eller løsningsforslag. Udfordringer Få deltagere gør formatet lukket. Og så er det afgørende, at det er de rigtige personer, der sidder med om bordet. Velfærdens Innovationsdag 2014 Information til sessionsværter side 16

17 Udsnit af programmet fra Velfærdens Innovationsdag 2013, beskrivelse af temasession 7a. Hver enkelt session på Velfærdens Innovationsdag (i programmet omtalt som temasession ) beskrives detaljeret i konferenceprogrammet. Af beskrivelsen fremgår det blandt andet, hvilke output deltagerne kan forvente af få med sig fra sessionen, og vi skriver også hvilket format(er), den indeholder, samt hvilke organisationer, der er værter. I mange tilfælde kombineres forskellige formater i samme session. Fx oplæg og paneldebat, eller gruppearbejde efterfulgt af opsamling i plenum. Udover en kort introduktion til temaet, indeholder beskrivelsen også et udførligt program, hvor talere, oplægsholdere, paneldeltagere etc. fremgår. Se også side 6. Velfærdens Innovationsdag 2014 Information til sessionsværter side 17

18 Har du spørgsmål om: Programmet for dagen Kontakt Anne Kjær Skovgaard, eller Kontakt Rikke Liv Holst, eller Registrering af deltagere eller Løsningsgalleri Kontakt Anne Sofie Hartvig Pedersen, eller Grafik og design af annoncer mv. Kontakt Anne Sofie Bendtson, eller Beskrivelse af udstilling og øvrige deadlines Kontakt Heidi Rasmussen, eller Har du spørgsmål om: Bestilling af teknik, logistik og opsætning af stand Kontakt Dorte Jørgensen, eller Velfærdens Innovationsdag 2014 Information til sessionsværter side 18