Forsøgsprojekt Sådan får vi Energi og ESCO finansiering på dagsordenen i almene boliger

Transkript

1 Forsøgsprojekt Sådan får vi Energi og ESCO finansiering på dagsordenen i almene boliger 1

2 Indhold 1 Forord Sammenfatning Formål og projektmål Metode til løsning af projektet Udfordringer Hvad er ESCO og er det anvendeligt for alment boligbyggeri? ESCO i den kommunale sektor Faser i et ESCO-projekt Erfaringer fra ESCommune projektet Erfaringer fra Middelfart kommune ESCO i den almene sektor ESCO erfaringer fra tidligere projekter Erfaringer med ESCO i den almene sektor set fra ESCO-leverandør Erfaringer med ESCO set fra boligselskaberne BOVIA boligselskab i Kolding Delkonklusion - vurdering af hvilke ESCO erfaringer fra det offentlige, der kan overføres til almene boliger 23 6 Cases Udvælgelseskriterier Schneider Electrics arbejde med CIVICA Fakta om Solbakken - afdeling Fakta ark for afdeling 3 (303): Hvad betyder energirenovering for CIVICA og beboerne Delkonklusion fra cases Beboerdemokrati og inddragelse Hvorfor beboerinddragelse? Beslutningsgrundlaget Delkonklusion Eksempler på udførte energirenoveringer i den almene sektor Renovering af almene bebyggelser, , SBi 2014: AL2Bolig Langkærparken, Tilst, Domea, Rosenvænget, Heimdalsvej, Frederikssund,

3 8.4 Albertslund Syd, Virkemiddelkataloget Virkemiddelkatalog for IKKE støttet renovering af alment byggeri f.eks. ESCO Planlægningsfasen Projekteringsfasen Byggefasen Driftsfasen Delkonklusion - hvordan kan ESCO tilpasses IKKE støttet alment byggeri Virkemiddelkatalog for støttet renovering af alment byggeri PLANLÆGNINGSFASEN PLANLÆGNINGSFASEN PROJEKTERINGSFASEN BYGGEFASEN Delkonklusion - Hvordan kan ESCO tilpasses støttet alment byggeri ESCO-modellen i den almene sektor Finansiering af det almene byggeri Finansiering af renoveringsprojekter i det almene byggeri Lånetyper Model for totaløkonomi Delkonklusion Konklusion, perspektivering og selvkritik Projektmål Perspektivering Litteraturliste Bilag 1 Tids- og aktivitetsplan Bilag 2 - Udbud/kontrakt - generelt Udbudsformer Rådgiverudbud Udbud efter EU-direktivet Udbud efter tilbudsloven Alternative udbudsformer til energirenoveringer Bilag 3 - Udbudsbekendtgørelsen Bilag 4 Udbudsmateriale efter tilbudsloven

4 17 Bilag 5 - Udbudsmaterialet efter EU-direktivet Eksempel på AL2Bolig Langkærparkens rammeaftaler Rammeudbudskoncept i 3 dele Byggeprogram Udbudsproces Offentliggørelse Kontrakt Bilag 6 - Prækvalifikation Bilag 7 - Vejledning til udfyldelse af udbudsskabelon Involverede internetsider Vejledning til tilmelding vejledning til åbning af skabelon for udbudsbekendtgørelse Slutnuter

5 1 Forord Udarbejdelsen af denne rapport er støttet af Ministereit for by- bolig og landdistrikter og er udarbejdet i perioden 1. januar okt Der er midtvejs i projektet indleveret midvejsrapportering samt holdt et opfølgnede møde med ministeriet. Projektet har haft udfordringer med at finde egnede cases til projektet, som kunne danne udgangspunkt for vurdering af om ESCO-modellen var egnet samt hvilket præsentationsmateriale der skal til for at få renoveringsopgaver igennem i beboerdemokratiet. Indledningsvist blev der fundet 2 cases fra Bovia, Kolding og 2 cases fra Nordvestfyns boligforening. Førstnævnte trak sig, da de havde fået den opfattelse, at de ved at medvirke i projektet var nødsaget til at bruge ESCO-leverandøren i dette projekt til den efterfølgende implementering. Denne misforståelse blev efterfølgende rettet. Sidstnævnte trak sig, da de ikke mente, at esco med garanti for huslejeforhøjelser var en brugbar model i de udvalgte cases. Boligorganiationen Civica i Odense trådte midtvejs i projektet ind med 2 relevante afdelinger til brug for ESCO-leverandøren energigennemgang. Bovia fik i stedet en rolle som kvalitetssikrende boligorganisation i forhold til det materiale, som blev udarbejdet i projektet rettet mod Civica. Ud fra den viden og de udfordringer vi har haft med at finde egnede cases og engagere boligorganisationer til at gå aktivt ind i projektet i travl hverdag, har vi sat fokus ind på at få lavet et virkemiddelkatalog, der gennemgår de opgaver en boligorganisation skal igennem for at komme mere eller mindre rigtig i gang med at arbejde med organisationen og beboerdemokratiet til vælge den helt store gennemgribende renovering. Igennem processen er vurderet, hvor ESCO kan passes ind, hvor langt ESCO kan gå med efter garantikonceptet i dag, og hvor der er mulighed for udvikling af ESCO-konceptet til at passe ind til den almen boligsektor. Virkemiddelkataloget belyser dels den simple byggeproces uden støtte, som kunne være et ESCO-projekt dels den udvidede byggeproces med støtte fra Landsbyggefonden. I begge tilfælde gives gode råd til, hvordan beboere skal inddrages og gøres trygge ved beslutningsprocessen Det var ønsket, at virkemiddelkataloget skulle være konkret og enkelt, og kunne bruges på tværs af alle boligforeninger. Det er derfor undervejs i virkemiddelkataloget reflekteret over, om modellen er brugbar i relation til ESCO og om der kan bygges oven på konklusioner i Energirenovering og ESCO i den almene sektor af AlmenNet 2011 som er en rapport hvor det afdækkes det, hvad ESCO kan tilbyde den almene sektor, som den almene sektor ikke allerede selv har tilstrækkelige ressourcer og viden til, eller ikke selv ønsker at gennemføre i eget regi. Virkemiddelkataloget vil efter aflevering af rapporten blive testet af i boligforeningerne da en af de deltagende boligforeninger har valgt at gå videre med, at gennemføre en energirenovering af et boligkompleks. Endelig findes der i rapporten en beskrivelse af reglerne omkring udbud af byggeprojektet (esco-projekter) og en enkelt udbudsparadigma for et rammeudbud. Rapporten er udarbejdet i samarbejde med ESCO-firmaet Schneider Electric, Boligforeningerne Civica og Bovia samt Middelfart, Kolding og Odense Kommune. Oprindelig var der også aftalt et samarbejde med MT Højgaard og Nordfyns Boligforening, men disse valgte undervejs i projektet at udtræde af samarbejdet. 5

6 2 Sammenfatning Tanken med projektet var at se om ESCO kan indarbejdes i renoveringsopgaver i den almene sektor. Dette var med udgangspunkt i, at ESCO netop har været med til at igangsætte mange flere energiprojekter i den kommunale sektor, end kommunerne selv ville være i stand til, fordi det kan gøres uden for kommunens almindelige budgetter. Med disse erfaringer kunne en ESCO-ordning netop være med til at sætte gang i energirenoveringen i den almene sektor, der netop har behov for at kunne mønstre projekter, hvor beboerne ikke skal have penge op af pungen i form af huslejestigninger. Ud fra den viden har vi sat fokus ind på at få lavet et virkemiddelkatalog der gennemgår de opgaver en boligorganisation skal igennem for at komme mere eller mindre rigtig i gang med at arbejde med organisationen og beboerdemokratiet til, at vælge den helt store gennemgribende renovering. Igennem processen er vurderet hvor ESCO kan passes ind, hvor langt der kan gåes med ESCO efter garantikonceptet i dag, og hvor der er mulighed for udvikling af ESCO-konceptet til at passe ind til den almen boligsektor, eller hvor den almene sektor kan tilpasse sig ESCO De største ønsker i boligorganisationerne er at genoprette bygningerne for byggeskader, modernisere boligerne til nutidens standard, ændre beboersammensætningen (evt. med ændrede boligstørrelser/- indretning), tilgængelighed osv. Erfaringer viser, at renoveringer ikke kan betale sig uden at der anlægges en bredspektret vurdering af boligområdets udvikling og uden fuldt gennembearbejdede helhedsorienterede løsninger. At en ufuldstændig renoveringsindsats ikke giver de ønskede virkninger og det inden for en kort årrække bliver nødvendig med en supplerende indsats. Det er dyrt og besværlig, derfor er vurderingen at den store renovering er nødvendig. Det vurderes ikke at beboersammensætningen eller fraflytningsgraden har afgørende betydning for at der gennemføres enerigrenoveringer, til gengæld kan renoveringen have stor betydning for beboersammensætningen, modernisering og sammenlægning af boliger tiltrækker børnefamilier mens tilgængelighed får de ældre til at flytte til bebyggelsen. Konklusionen på om ESCO kan bruges i det almene boligbyggeri er således et både og. Boligforeningerne har ligesom kommunerne adgang til billigere finansieringskilder end ved at få ESCO-leverandørerne til at finansiere projekterne. Det vigtigste i ESCO er således garantielementet og at boligoganisationerne, som ikke har de fornødne personalemæssige ressourcer og kompetencer, hjælpes med gennemførelse af energirenoveringer. En ulempe for modellen er, at den primært er målrettet de lavt hængende frugter, altså de hurtige og billige forbedringer, som lever op til typisk høje rentabilitetskrav på f.eks. 6-8 år, som også angivet i Almennet 2011, ESCO og energirenovering i den almene sektor. Dermed mangler det langsigtede perspektiv i energirenoveringerne. Principperne bag ESCO kan dog til dels anvendes, da ESCO er med til, at give boligforeningen et overblik over potentielle besparelser ved at energirenovere en boligblok, samt gøre besparelserne mere håndgribelige ved, at få sat tal på hvor meget den enkelte lejer kan forvente at spare ved at tiltagene bliver gennemført. Dette er med til at øge sandsynligheden for, at forslagene går igennem beboerdemokratiet. 6

7 ESCO-firmaet konkluderer, at ESCO er en proces der flytter bygningens energital i den rigtige retning og uddanner driftspersonalet. ESCO-leverandøren udfordringen ved at arbejde med ESCO modellen i almene boliger er, at man ikke kan kontrollere energiforbruget i de enkelte lejligheder. På fællesområderne er der derimod andre muligheder for at arbejde med en reel garanti for opnåede besparelser. En forventning afstemning omkring maksimal %-huslejestigning, en garanteret minimums besparelse, en maksimal investeringssum, er et vigtigt udgangspunkt for ESCO-leverandøren. Hvis der skal gennemføres dybere renovering kræver det, at der findes metoder til at holde den enkelte beboer op på sit energiforbrug og adfærd. Boligforeningerne finder, at ESCO kan være attraktivt i de afdelinger, hvor der ikke er foretaget nogen nævneværdig renovering eller til at høste de lavt hængende frugter. Da der primært er fokus på fællesarealerne er det dog afgørende, at ESCO-firmaet bestræber sig på at tydeliggøre, hvad den kortsigtede fordel er for lejeren i forhold til økonomi og komfort. Kolding kommune finder ikke at finansierings delen af ESCO er attraktiv da kommunen har mulighed for, at låne pengene til investeringerne til en lavere rente end gennem finansiering gennem en ESCO leverandør. Hertil sparer kommunen også mange opstartsomkostninger i forhold til juridisk administration hvilket igen påvirker ESCO finansieringen i negativ retning. Hertil kommer også de juridiske omkostninger ved selv at lave udbudsmateriale mv. Finansierings-delen i ESCO er ikke den bærende del i at få flere til at renovere. Ingen ESCO-leverandøren kan konkurrere med realkreditlån, og derfor vurderes denne del at være irrelevant i forhold til hvor langt ESCO kan bidrage inden for finansiering. Erfaringer fra projektet viser også en anden udfordring med, at arbejde med energi i det almene boligbyggeri, nemlig at fokusen på netop energi i bestyrelserne nemt kan glemmes og den manglende fokus på energi i det almene boligbyggeri ikke blot skyldes beboerdemokratiet og frygten for huslejestigninger, men i lige så høj grad at energi ikke er på dagsordnen i hverdagen i boligselskabernes administrationer. Skal energi for alvor på dagsordnen i det almene boligbyggeri betyder det, at det også skal ydes en indsats over for administrationerne rundt om i landet for, at få deres fulde opmærksomhed på emnet. Manglede ressourcer i boligorganisationerne sammen med udfordring omkring kommunikation og forventningsafstemning har gjort det vanskeligt at engagere boligorganisationer. 7

8 3 Formål og projektmål Formålet med dette projekt er at skubbe energirenoveringen i gang i de almennyttige boligforeninger gennem et fokus på, hvad der skal til for at lette beslutning og igangsætning i beboerdemokrati og boligorganisation. Målet er således at undersøge: Hvordan kan energi komme på dagsordnen i det almene boligbyggeri? Kan kommunal erfaringer med ESCO overføres til almene boliger, og kan der garanteres besparelser? Midlerne til at opnå formålet kan formuleres i følgende projektmål: En hjemmeside om projektet (se hjemmesiden: Fremgår som selvstændig produkt. En vurdering af betydning af fraflytningsgrad og beboersammensætning i forhold til vurdering af mulighed for gennemførelse af energiprojekter. Indgår i denne rapport En vurdering af hvilke ESCO erfaringer fra det offentlige, der kan overføres til almene boliger. Indgår i denne rapport. 2-3 forprojekter på udvalgte cases i de tilknyttede boligforenigner, som har potentiale som fremtidige fyrtårsprojekter. Indgår som bilag til denne rapport. Et letanvendeligt virkemiddelkatalog for igangsæsttelse af energiprojekter indeholdende hjælpeværktøjer til beslutningsprocessen herunder best-practice råd om økonomi, præsentationsmateriale, motivationsmetoder for bestyrelse og aktiv beboerinvolvering. Indgår i denne rapport. En konkret skabelon til udbudsmateriale/kontrakt med beboergaranti til brug for nemmere igangsætning af energirenoveringer. Indgår som selvstændigt materiale. 8

9 4 Metode til løsning af projektet Dette afsnit beskriver metoden der er anvendt til løsning af projektet samt projektets interne og eksterne udfordringer. De mest centralt udfordringer projektet har stået over for er manglende ressourcer hos boligforeningerne, meget selektive udvælgelses kriteriet fra ESCO-leverandørerne samt intern personalemæssig udfordringer sidst i projektets fase. I rapporten Energirenovering og ESCO i den almene sektor er de regler, krav og processer der styrer en renoveringsopgave i det almene byggeri gennemgået, der er kigget på de erfaringer der allerede er høstet i allerede gennemførte renoveringsprojekter, samt på ESCO og de erfaringerne kommunerne har med ESCO. Disse erfaringer er holdt op mod ESCO og muligheden for at indføre ESCO til den almene sektor. Som resultat af dette er der udarbejdet et virkemiddelkatalog (se afsnit 10 i denne rapport). I den beskrevne del af virkemiddelkataloget er opgaverne uddybet og suppleret med gode råd fra allerede udførte renoveringsprojekter samt fra de parter der deltager i dette projekt. Det giver kommende afdelingsbestyrelser, der står foran en renoveringsopgave, råd om, hvordan de kan angribe opgaven eller vejledning i, hvor de skal prioritere indsatsen. Endvidere er inddraget erfaringer med 2 cases fra boligforeninger og perspektiveret mellem de aktuelle cases og erfaringer fra andre projekter. Der er desuden i bilagene beskrevet den fulde proces omkring udbud ved et støttet projekt efter landsbyggefonden samt et mindre udbud ved et ikke støttet projekt. Som et eksempel på et fuldt udbudsmateriale kan anbefales anvendt Al2bolig, Langkærparkens udbudsmateriale. 4.1 Udfordringer Projektet har været ramt af en række udfordringer dels i forhold til engagering og levering af egnede cases fra 3 boligforeninger. Det har desuden grundet manglende ressourcer i boligorganisationerne været vanskeligt at få casene beskrevet og få de aftalte ydelser omkring betydning af fraflytningsprocenten, undersøgelse af beboersammensætning samt spørgeskema og fokusgruppe interviews med borgerne i deres afdelinger. En anden udfordring i projektet har også været, at ESCO-leverandøren var selektiv i deres udvælgelseskriterier for valg af cases i projektet, da de mente, at afdelingerne skulle have en størrelse på minimum 80 boenheder, for at energigennemgangen/forprojektet efterfølgende kunne føre til en egentlig igangssætning af et ESCO-projekt. Dette udvælgelseskriterium blev efterfølgende nedjusteret for at finde et tilstrækkeligt antal cases. En anden udfordring har været, at MT Højgaard, som skulle yde kvalitetstjek på økonomi og teknik samt udarbejde skabelonen for udbudsmateriale, valgte at trække sig fra projektet. Interne udfordringer De manglede leverancer har gjort, at CLEAN Grøn Erhvervsvækst i højere grad end påregnet har været nødsaget til at løse opgaverne selv. Her har vi været udfordret på, at CLEAN centrale specialist indenfor bygninger valgte at sige sin stilling op sidst i projektforløbet, og vi derfor var nødsaget til at hyre en konsulent ind til opgaven. Rapportens konklusioner er derfor baseret dels på de aktuelle cases, men ogsåandre cases i boligforeninger rundt om i landet og litteraturstudier. Projektet retter også selvkritik for projektledelsen. Set i bakspejlet burde projektledelsen have været mere opfølgende og kommunikerende over for boligforeningerne samt projektdeltagerne, og en forpligtende samarbejdsaftale have været udarbejdet. En læring af projektet er, at det kan være vanskeligt at udføre et 9

10 forsøgsprojekt, hvor der deltager både boligforeninger og kommiercielle ESCO-virksomheder som Schneider. Schneider og boligforeningernes agenda er simpelthen så forskellige, at det kræver en balancegang fra projektledelsen for, at få projektet til at lykkedes Erfaringer fra projektet viser også en anden udfordring med, at arbejde med energi i det almene boligbyggeri, nemlig at fokusen på netop energi i bestyrelserne nemt kan glemmes og den manglende fokus på energi i det almene boligbyggeri ikke blot skyldes beboerdemokratiet og frygten for huslejestigninger, men i lige så høj grad at energi ikke er på dagsordnen i hverdagen i boligselskabernes administrationer. Skal energi for alvor på dagsordnen i det almene boligbyggeri betyder det, at det også skal ydes en indsats over for administrationerne rundt om i landet for, at få deres fulde opmærksomhed på emnet. Det er vigtigt at få belyst disse interne udfordringer da de er en god illustration af udfordringer som andre boligselskaber risikerer, at møde når de planlægger at igangsætte et energirenoveringsprojekt i en afdeling. 10

11 5 Hvad er ESCO og er det anvendeligt for alment boligbyggeri? Afsnit 6 forklarer på et beskrivende niveau hvad ESCO er, hvordan det anvendes i kommunerne samt hvordan ESCO er anvendeligt i den almene boligsektor. Afsnittet vil også dykke ned erfaringerne fra ESCkommunerne, erfarlinger fra Middelfart og Kolding kommuner samt fra den almene sektor for tidligere ESCO projekter. Læseren vil efter at have læst dette afsnit have en dybere forståelse for mekanismerne bag ESCO-takegangen. ESCO er forkortelsen for Energy Service Company, energitjenesteselskab, og konceptet består grundlæggende i et samarbejde mellem en kunde, som skal have udført energirenovering, og en leverandør. Leverandøren stiller en garanti for energibesparelserne, hvormed de opnåede energibesparelser kan benyttes til at betale for energirenoveringen. ESCO leverandøren underskriver en garanti for energibesparelser. Hvis disse ikke opnås skal leverandøren kompensere økonomisk. I andre tilfælde giver ESCO firmaet en besparelses garanti til kunden - også kaldet energy performance contracting (epc). Kunden kan være et privat ejendomsselskab, en almen boligorganisation eller en offentlig bygningsejer. Men det er især offentlige bygningsejere (i form af kommuner og hospitaler), som indtil videre har benyttet sig af ESCO-konceptet herhjemme. 5.1 ESCO i den kommunale sektor Faser i et ESCO-projekt Der findes fire typer af samarbejdsaftaler for ESCO-projekterne. Disse samarbejdsaftaler fastsætter leverandørens rolle, som kan spænde fra udelukkende at fungere som rådgiver for kommunen til at varetage både ejerskab, finansiering, drift og gennemførelse af energiforbedringerne. De fire typer af samarbejdsaftaler er beskrevet i nedenstående figur. 11

12 Figur 1. I forbindelse med overvejensen om samt indgåelse i et ESCO-projekt gennemgår kommunen en række faser. Faserne er et udtryk for hvor langt i projektudviklingen projektet befinder sig. Hver fase har en række udfordringer og der skal ske en række afklar Fase 0: I denne fase skal kommunen gøre sig overvejelser omkring ambitionerne med og succeskriterierne for det potentielle projekt. Derudover dannes typisk et overordnet billede af besparelsespotentialet og investeringsomfanget i kommunens bygningsmasse. Ud fra potentialet og kommunens egne kompetencer og ressourcer skal det også overvejes, om det måske er bedre, at kommunen selv gennemfører energirenoveringen. Ydermere skal kommunen afstemme projektet med dens politikker og målsætninger på området og endelig gøre overvejelser omkring udvælgelse af ejendomme til projektet. Arbejdet i fase 0 gennemføres med en rådgivende ingeniør med kendskab til ESCO samarbejdsmodellen eller en ESCO leverandør. Fase 1 (typisk ½ år): Såfremt kommunen vælger at gå videre med projektet skal projektet sendes i udbud. Denne fase indeholder først og fremmest det forudgående arbejde med valg af udbudsform og udarbejdelse af udbudsmateriale m.m. Derudover omfatter denne fase også tilbudsgiveres udarbejdelse af tilbudsanalyser, som typisk består af en detaljeret kortlægning og afklaring af energiforbrug og besparelsespotentiale for enten et repræsentativt udsnit af den til projektet udvalgte bygningsmasse eller hele den udvalgte bygningsmasse. På baggrund af det afholdte udbud, udvælges en ESCO leverandør til at varetage de næste 3 faser. Efter første fase vurderes det om projektet skal fortsætte. Illustrret i figur 2 som Stop/go. 12

13 Fase 2 (typisk ½ - 1 år): I denne fase foretager den valgte leverandør en detaljeret analyse af investeringsbehovet for hele den udvalgte bygningsmasse og energiforbedringerne igangsættes. Efter denne fase vurderes det om projektet skal fortsætte. Potentialet i projektet vurders på analysen af den. Illustrret i figur 2 som Stop/go. Fase 3 (typisk 1 2 år): I denne fase udføres energiforbedringerne. I de fleste tilfælde foretages energiforbedringerne som en bygge- og anlægskontrakt, hvor leverandøren er hovedentreprenør og udfører dele af forbedringerne selv og udliciterer resten til underleverandører. Fase 4: Den sidste fase er perioden efter gennemførelsen af energiforbedringerne, hvor det monitoreres hvorvidt, at de realiserede effekter af energiforbedringerne lever op til leverandørens garanti. Såfremt de realiserede besparelser ikke lever op til garantien, vil leverandøren skulle tilbagebetale den manglende del til kommunen. Omvendt hvis de realiserede besparelser overstiger garantien, vil der typisk være aftalt en fordeling af overskuddet mellem kommunen og leverandøren. Figur Erfaringer fra ESCommune projektet ESCommune projektet er et projekt i Middelfart kommune som havde til formål, at gennemgå mulighederne for, at udskifte gadebeslysningen i kommunen ved hjælp af ESCO-finansiering. Erfaringerne med ESCO i danske kommuner i viser, at kommunerne typisk vælger modellen, hvor ESCO leverandøren varetager projektledelse, rådgivning og drift, og kommunen dermed selv står for finansiering. Dette skyldes hovedsageligt, at kommunerne kan optage yderst fordelagtige lån og dermed spare penge sammenlignet med en løsning, hvor ESCO-leverandøren står for finansieringen, da denne typisk kun vil have adgang til lån med en væsentlig højere rente. Udbredelsen af ESCO blandt kommunerne skyldes, at ESCO-konceptet på mange måder fungerer rigtigt godt i det offentlige system. ESCO muliggør blandt andet tilførelse af kapital til kommunerne udenom deres budgetter, da lånebekendtgørelsen til energibesparende foranstaltninger ii gør, at der ikke skal deponeres. Derudover opnår kommunerne en masse viden og kompetencer inden for energiforbedringer. Endelig er kommunerne garanteret en del af energibesparelsen Erfaringer fra Middelfart kommune Middelfart Kommune har haft gode erfaringer med ESCO-modellen. De gennemførte i perioden et ESCO projekt for 97 kommunale bygninger, hvilket har ført til en besparelse på energiforbruget på over det fastsatte mål. Årsagen til at ESCO fungerede godt i Middelfart Kommune var, at kommunen, da ESCO projektet startede, var langt bagefter med bygningsrenovering, hvorfor der var meget at hente på energibesparelser på de såkaldte lavthængende frugter som installationer og energistyring. Investeringen var særdeles rentabel, idet besparelsen betalte investeringen. Middelfart Kommune har samlet investeret 13

14 44 millioner kr. i langsigtede energibesparende tiltag, og har fra og med 2010 reducere kommunens samlede energiforbrug i bygningsmassen med over det fastsatte mål på 21 %. Det udløser en anslået besparelse på minimum 4 millioner kr., som gør at investeringen er tilbagebetalt inden for år. Middelfart Kommune vurderede ikke på egen hånd at have ressoucer til at løfte opgaven og valgte derfor at indgå et formaliseret ESCO partnerskab med Schneider Electric. Formålet var at fjerne det stigende efterslæb i vedligeholdelse af kommunens ejendomme, forbedre indeklima, hvor det er muligt, opnå varige driftsfordele gennem central styring af ejendomsmassen og gennemføre et større energi- og ejendomsprojekt uden at belaste kommunens drift. Bygningernes tekniske anlæg, blev moderniseret med f.eks. med it-baseret styring af varme, ventilation og belysning. Det sikrede et bedre indeklima og et reduceret energiforbrug. Herudover blev der udskiftet og renoveret ældre ventilationsanlæg, klimaskærme, varmekedler og lyskilder samt installeret vandsparende foranstaltninger og renoveret toiletforhold mv. Og sidst men ikke mindst gennemføres der uddannelse for driftsansvarlige og involvering af relevante personalegrupper i forbindelse med projektopfølgning og adfærdsprogram, som varigt nedbringer energiforbruget og effektiviserer bygningsdriften. Når sidste afdrag på lånet er betalt, går besparelsen direkte i kommunekassen. Såfremt den garanterede besparelse på 4 mio. kr. ikke nås, går ESCO partneren Schneider Electric ind og betaler differencen. Fra efteråret 2008 til april 2010 er alle anlægsinvesteringerne ført ud i livet, og de to parter i samarbejdet forventer, at garanti- og opfølgningsperioden vil løbe indtil I løbet af halvandet år har vi fået investeret i så mange energitiltag, som det ellers ville have taget måske 10 år at få ført ud i livet med isolerede løsninger. På denne måde opnår vi godt 20 % i energibesparelser allerede i 2010 i stedet for i 2020, siger Jørgen Knudsen, Plan- og byggechef i Middelfart Kommune. Det er vel at mærke vedvarende besparelser år for år, hvilket jo netop er forudsætningen for at Schneider Electric som ESCO- partner vil binde an med en økonomisk garanti, understreger plan - og byggechefen, der er meget tilfreds med forløbet Erfaringer fra Kolding Kommune Kolding Kommune iii har ikke selv gennemført ESCO-projekter, i lighed med den almene sektor, da de kun har nogle få udlejningsboliger. Kolding Kommune har dog gennemført et forprojekt for at se, om der på nogle af ejendommene er belæg for at gennemføre et ESCO-projekt. Forprojektet blev udført af et ESCO-firma, der kom frem til, at der med tilbagebetalingstider på enten 12.5, 15, eller 19 år kunne gennemføres ESCO-projekter. Kolding Kommune regnede på det og umiddelbart så det fint ud for ESCO-modellen, fordi mange projekter ville blive gennemført på meget kort tid (2 år) modsat kommunens egen proces der tager ca. 8 år om samme sum penge. 14

15 Ved videre beregning med nutidsværdiberegning 1 inkl. renter og afdrag (ikke udgiftsstigning på energi eller scrapværdi 2 ) kom dog et andet billede frem. Den lange tilbagebetalingstid, betød, at der først i årene ville være overskud for 19 års tilbagebetalingstiden, og ca. 4 år for de 2 øvrige, men overskuddet var meget lille pr. år (næsten 0). Ved at udregne nutidsværdien af investeringen medregnes renteomkostningerne som ESCO-leverandøren skal have. Hermed gives et mere retvisende billede af om investeringen er rentabel eller ej end ved at anvende simpel tilbagebetalingstid. Kommunens egne projekter med 8 års tilbagebetalingstid, har overskud allerede fra år 1, se skema nedenfor. Det er tilbagebetalingstiden der afgør hvor lang tid det tager, før der er overskud. Hvis kommunen laver projekter med 12,5 års tilbagebetalingstid, får de samme årsmængde, som ESCO en. Figur 3. ESCO-projektet kræver samtidig ekstern advokatbistand til opsætning af udbud og aftaler. Udbuddet er meget tungt, juridisk, og administrativt krævende og koster ca kr. ekskl. moms (kan ses ved knæk på kurverne på nedenstående skema). Hertil ca. 0,5-1 intern medarbejder pr. år. 1 Nutidsværdi= af en investering er den nutidige værdi af en række fremtidige indtægter og/eller udgifter, når man tager hensyn til renten.beregningen bruges til at bedømme, om en investering kan betale sig, samt sammenligning af alternative investeringer eller forskellige finansieringsformer. Nutidsværdien er således en mere præcis metode til at udregne en investering frem for simpel tilbagebetalingstid da simpel tilbagebetalingstid ikke tager høje for renten. 2 Scrapværdi= er den værdi som et anlæg har på et givet tidspunkt af en investering. Det kan være salgsværdien af bygninger, maskiner, biler eller andre aktiver. Scrapværdien er med ord den værdi virksomheden kan sælge deres aktiver for efter endt brug. 15

16 Har man ikke selv ekspertisen, foreslår Kolding Kommune en energiscreening med henblik på afdækning af sparemuligheder og deres tilbagebetalingstider. Ud fra dette udføres projekter med rådgiver(e). Beboerorientering og -medinddragelse er afgørende. Ingeniør/arkitektfirmaer bør inddrages. ESCO III (som det kaldes nu) drejer sig mere om længerevarende tilbagebetalingstider (Kolding kommune har allerede høstet de lavthængende frugter) og meget mere om adfærd. Et projekt i Kolding (Kvarterløftprojektet i ) viste store effekter af brugeroplysning. Ulempen er ligesom på skolerne når den direkte indsats er overstået, falder forbruget tilbage igen til samme niveau som før. Men det forventes, at der hænger en smule ved efter hver proces (skoler/børnehaver). Konklusionen fra Kolding kommune er således, at finansierings delen af ESCO ikke er attraktiv da kommunen har mulighed for, at låne pengene til investeringerne til en lavere rente end gennem finansiering gennem en ESCO leverandør. Hertil sparer kommunen også mange opstart omkostninger i forhold til juridisk administration hvilket igen påvirker ESCO finansieringen i negativ retning. Det kan dermed konkluderes at de to kommuner har vidt forskellige og erfaringer med at anvende ESCO energirenoveringen af de kommunale bygninger. Den primære årsag er udgangspunktet for renovering, nemlig hvor langt er kommunen allerde med enerirenoveringen. Middelfart kommune var ikke langt med renoveringen inden de indgik et samarbejde med en ESCO-leverandør hvilket havde den betydning at de fik stor udbytte af samarbjedet, mens Kolding kommune på den anden hånd allerede var godt i gang, havde erfaringerne og ekspertisen opbygget, og derfor ikke kunne se udbyttet af et ESCO-samarbejde. 5.2 ESCO i den almene sektor ESCO erfaringer fra tidligere projekter ESCO processen er en gennemprøvet model, som har fundet indpas blandt offentlige kunder i Danmark. Iblandt almene boliger er modellen mere ukendt, da der kun findes ganske få eksempler på almene boligselskaber, som har gjort sig erfaringer med modellen frem til nu. I rapporten Energirenovering og ESCO i den almene sektor konkluderes det, at en ESCO aftale er et godt alternativ for den travle og ressourceknappe boligorganisation til at få gennemført budgetsikre energibesparelser i ene hurtigere takt end de slev ville kunne gennemføre dem. Ydermere giver det beboerne en tryghed med en besparelsesgaranti. Et af de væsentligste elementer i en ESCO-aftale er besparelsesgarantien. Det anbefales dog, at boligorganisationen anlægger en helhedsorienteret synsvinkel på en renovering og ikke tænker for kortsigtet og gennemfører renoveringer, som skal ændres i forbindelse med større renoveringsarbejder senere. Samlet vurderes det at ESCO er egnet til varmetekniske forbedringer og installationer med en tilbagebetalingstid på under 6-8 år, men bygningstungeklimaskærmsrenoveringer med lang levertid og lange tilbagebetalingstider ikke vurderes at være velegnede til en ESCO-aftale. 16

17 ESCO-modellen indeholder ikke nogen elementer ud over garantielementet, som den almene boligorganisation ikke selv kan løse, men fordelen ved ESCO-konceptet er, at boligoganisationerne, som ikke har de fornødne personalemæssige ressourcer og kompetencer, hjælpes med gennemførelse af energirenoveringer. ESCO firmaerne opererer med en garanti over for den kommunale sektor, er af mange tænkt som en mulig løsning, men også her viser erfaringer, at der er visse begrænsninger for at overføre erfaringerne fra kommunale ESCO projekter til det almene byggeri, bl.a. mht. til den gennemsnitlige tid beboerne er tilknyttet boligforeningen, beboernes sociale status, beboerdemokratiet (huslejen) og garantien for energibesparelserne. I figuren nedenfor er angivet en model for ESCO-interesse fra i : Fordele Opnår lovkrævede besparelser Ulemper Lavere omsætning Forsyningsselskabet Beboerne Fordele Garanti giver økonomisk tryghed Boligstøtte til højere leje Besparelse efter kontraktudløb Bedre indeklima Ulemper Mulige byggegner/genhusning Fordele Udvidelse af forrretningsgrundlag et Højere indtjening Ulemper Hænger på afgivne garantier ESCO-firmaet Boligorganisation Fordele Garanti giver sikkerhed Får tilført ekstra kapacitet og know-how opnår energibesparelser moderinisering af ejendom Ulemper Flere ressourcer til udbud og opfølgning Figur 4. Ved ikke støttede projekter er det boligforeningen selv, der skal finde finansieringen, gennem henlæggelser eller huslejestigninger. Ved at bruge ESCO-modellen i de mindre renoveringsprojekter, entrerer boligforeningen med et kendt koncept og en meget erfaren partner, som kan hjælpe boligforeningen igennem hele energirenoveringen. De entrerer med en partner, som kender til energirenoveringer, de nyeste produkter, kan udføre energianalyser og komme med anbefalinger, har erfaringstal og de fleste vil have erfaring med at informere beboerne om betydningen af tiltagene. ESCO-firmaet kan også stå for hele udførelsen, enten ved eget arbejde eller ved at de hyrer underleverandører ind. Ligesom finansieringen undertiden kan varetages af ESCO. ESCO-modellen byder ind med processer og erfaring de færreste boligforeninger har. Endelig giver ESCO leverandøren som det væsentligste en garanti for besparelse. Boligforeningen kan med fordel tage en ESCO-leverandør med i opstarten af projektet og betale denne som en rådgiver, mens de samtidig ikke er bundet af at tage den pågældende leverandør ind i udførelsen, da 17

18 opgaven oftest skal i udbud. I selve udbudsfasen kan det anbefales at være omhyggelig i valget af tildelingskriterier, størrelsen af besparelsespotentialet og hvilken tilbagebetalingstid det er rimeligt at kræve. Der er behov for en uvildig rådgiver, der kan bistå med udbudsmaterialet Erfaringer med ESCO i den almene sektor set fra ESCO-leverandør Resultaterne nedenfor er baseret på Schneider Electrics tidligere erfaringer fra forundersøgelser lavet i samarbejde med en boligafdeling i Nørre Åby, samt et felt studie udført på 2 boligafdelinger tilhørende Boligorganisationen Civica i Odense. ESCO projekt i almene boliger garantien I et ESCO projekt arbejdes der med en garanti for opnåede energibesparelser. Historisk set er tilgangen blevet benyttet af kommuner samt hospitaler, hvor det er muligt at fastsætte parametre i forhold til brugstider og temperaturer. Disse parametre er vigtige at fastsætte, for at kunne påvise energibesparelsen. Udfordringen ved at arbejde med ESCO modellen i almene boliger er, at man ikke kan kontrollere energiforbruget i de enkelte lejligheder. På fællesområderne er der derimod andre muligheder for at arbejde med en reel garanti for opnåede besparelser. Erfaringer skabt fra tidligere og nærværende projekt Erfaringer fra tidligere projekter viser, at kommunikationselementet i forhold til beboerdemokratiet er utroligt vigtigt, da investeringen skal finansieres via en huslejestigning svarende til ydelsen på et banklån. De langsigtede effekter skal nedtones, og så er erfaringen, at der skal lægges vægt på her og nu gevinster ved at gennemføre projektet. Dette kan være et positivt cashflow fra dag 1, til afledte effekter såsom bedre varmeudnyttelse, bedre komfort og udskiftning af nedslidt udstyr. Da energibesparende foranstaltninger ofte handler om tekniske installationer og dermed kan være svært at forstå for ikke-faglige personer, kan nye projekter hurtigt blive mødt med skepsis i en større forsamling. I evalueringen af projektet i boligafdeling i Nørre Aaby kom ESCO-leverandøren frem til, at der er meget at vinde ved at informere fra bolig til bolig, for dermed nemmere at kunne svare på de spørgsmål den enkelte beboer måtte have omkring projektet, herunder betydningen for den enkeltes økonomi. Garantien skal udspecificeres således, at det er klart for den enkelte beboer, at garantien er med til at sikre at projektet mere eller mindre er udgiftsneutralt i den forstand, at energibesparelserne er større eller lig med stigningen i huslejen. Samarbejdet Det er op til boligforeningen at beslutte, om ESCO er en proces man ønsker at følge i foreningens afdelinger. Det anbefales at man booker et uforpligtende møde med en ESCO leverandør for at høre om mulighederne for at komme i gang med et ESCO projekt, og hvilke forpligtelser man kan forvente i forhold til at starte ud med en forundersøgelse af ESCO mulighederne. Beslutningsgangen, overlevering og argumenter Nedenstående figur viser beslutningsgangen frem mod et ESCO-projekt, som er blevet brugt i forbindelse med CIVICA, Odense. 18

19 Foreningen Afdelingsbesty relse Foreningen / driftspersonal e Afdelingsbesty relsen/forenin gen Beboer demokratiet Forventnings afstemning samt inddragelse af relevante personer Sælg ESCO ideen til afdelingsbestyrel sen for at skabe en tidlig forankring i afdelingen Sætte rammerne for feltstudiet. Ønsker og udfordringer diskuteres Præsentation af resultaterne for afdelingsbestyrelsen samt foreningen I samarbejde med afdelingsbesty relsen, præsenteres resulutaterne for beboerne Figur Forundersøgelsen i dette projekt, er startet med en indledende dialog med ledelsen i boligforeningen CIVICA. Erfaringer fortæller os, at et projekt bliver nødt til at være forankret på et så højt niveau som muligt, for at sikre fremdrift og engagement. I samarbejde udvalgte CIVICA og Schneider Electric 2 afdelinger, hvor man vurderede, at størrelsen på de enkelte afdelinger (over 80 boenheder) samt et behov for en generel energigennemgang, gjorde, at disse afdelinger kunne indgå i forstudiet. 2. I forhold til en senere afstemning i beboerdemokratiet, er det vigtigt at have afdelingsbestyrelsen på sin side. Dem der sælger ideen bedst er bestyrelsen selv. Med udgangspunkt i de 2 udvalgte afdelinger, afholdte Schneider Electric, i samråd med CIVICA, møder med de respektive afdelingsbestyrelser for at forankre ideen omkring forstudiet og projekts rammer. 3. Inden Schneider Electric laver den praktiske gennemgang, diskuteres udfordringer og ønsker for de enkelte afdelinger. Det kan være en gennemgang af efterslæb, som man ønsker at få udbedret, til generelle komfortudfordringer, som beboerne må have. Derudover ligger der også en opgave for CIVICA i at fremskaffe så meget energidata som muligt, for de respektive afdelinger. 4. Efter udført forstudie, præsenteres resultaterne i første omgang for afdelingsbestyrelsen og direktionen i foreningen. Her sikres i første omgang at alle forventninger er blevet indfriet. Dernæst tages en beslutning om, hvorvidt man ønsker at gå videre med projektscenariet og præsentere det for beboerne. Præsentation af materialet for beboerne diskuteres yderligere. 5. Projektet præsenteres for beboerne. Dette kan eventuelt ske over flere omgange, for at sikre en god forankring af beslutningen hos beboerne. Der tages endelig beslutning ved afstemning, om man vil implementere projektet. Økonomi Det er vigtigt at få afklaret tidligt i processen hvilke økonomiske præmisser der skal ligge til grund for business casen, da det til dels danner grundlag for hvad der kigges på i business casen. Dette gælder finansieringen, henlæggelse af løbende vedligeholdelsesmidler der kan inkluderes i projektet, samt forventet prisfremskrivning på energi. 19

20 Energidata En af grundpræmisserne for at arbejde med ESCO modellen er, at der kan etableres en baseline ud fra en bygning/ejendoms nuværende og historiske energiforbrug. Dermed bliver en af de indledende opgaver fra boligforeningens side, at indsamle og sætte en boligafdelings historiske energiforbrug i system, og dermed skabe et klart overblik som ESCO leverandøren kan arbejde videre med. Såfremt det er muligt, ønskes også en opdeling af fællesforbruget og lejlighedsforbruget. Allerede udførte energimærker kan supplere fremsendte data, så ESCO leverandøren har noget at tage udgangspunkt i. ESCO-processen til den almene sektor Processen tager udgangspunkt i en gennemprøvet model, som er alment anerkendt i arbejdet med ESCO modellen. Forstudiet Formålet med forstudiet er at se, hvorvidt ESCO modellen kan bruges på den respektive beboerafdeling. Outputtet præsenteres til beboerdemokratiet, efter at have fulgt ovenstående beslutningsgang. Forstudiet er baseret på erfaringspriser. Der er dog en klar forventning til, at de erfaringer der skabes i forbindelse med forstudiet også skal kunne efterleves i et reelt projekt. Det er Schneider Electrics anbefaling, at man bruger forstudieresultaterne til at afstemme med beboerne om hvilke kriterier, boligorganisationen kan arbejde videre med. Dette kan være: Maksimal %-huslejestigning En garanteret minimums besparelse Maksimal investeringssum Hvis beboerne stemmer projektrammerne igennem er det efterfølgende ESCO-leverandøren samt boligforeningen, der står for at skabe projektet inden for disse rammer. Fase 1 Endelig Analyse Såfremt beboerne vælger at gå videre med projektet, vil man opstarte en supplerende gennemgang af afdelingens ejendomme. Projektplanen bliver udført, og man beslutter sig for det endelige projektkatalog med de tiltag der skal gennemføres. Der laves en endelig kontrakt, som stemmer overens med de kriterier som er stemt igennem af beboerne. Det vil her være boligorganisationen, der underskriver den endelige kontrakt. Fase 2 Installation ESCO leverandøren sørger for, at projektet bliver implementeret inden for en kort tidshorisont. Det vil i dette tilfælde være ESCO leverandørens projekt- og entrepriseledere, der vi stå for alt kontakt til relevante underleverandører. 20

21 Fase 3 Garanti Når hele projektet er implementeret, går projektet i garanti. Dvs. at der løbende vil blive fulgt op på om projektet generere de besparelser som er blevet garanteret. Skulle ESCO-projektet ikke præstere som ventet, er det i denne periode op til ESCO leverandøren at kompensere boligafdelingen økonomisk for manglende energibesparelser. ESCO processen er illustreret på nedenstående figur: Firur Konklusion fra ESCO-leverandør Udfordringen ved at arbejde med ESCO modellen i almene boliger er, at man ikke kan kontrollere energiforbruget i de enkelte lejligheder. På fællesområderne er der derimod andre muligheder for at arbejde med en reel garanti for opnåede besparelser. En ulempe for modellen er, at den primært er målrettet de lavt hængende frugter, altså de hurtige og billige forbedringer som lever op til kommunernes typisk høje rentabilitetskrav. Dermed mangler det langsigtede perspektiv i energirenoveringerne. Overføres dette til boligforeningerne er problematikkerne de samme, det er kun investeringer omkring 5-10 mio. kr. der kan regnes hjem med energibesparelsen. Schneider Electric har til dato primært beskæftiget sig med energiprojekter indenfor 5-10 mio. kr., tilbagebetalingstiden har gennem årene ændret sig til at blive længere og længere, men generelt er det kun projekter, der har med tekniske installationer, som kan betales tilbage med energibesparelsen, der er gennemført. ESCO-firmaet har ved forespørgsel på, hvorfor de ikke i højere grad agerer rådgiver med den store erfaring de har. Hertil svarer de, at det er et bevidst valg, da de ikke jf. udbudsreglerne ønsker at udelukker sig fra at vinde selve udførselsdelen og levering af de tekniske komponenter. For ESCO leverandøren kan det undertiden være en fordel at gå efter små projekter med ændringer i energistyring og 21

22 installationer på fællesarealer, under 3 mio. kr, som ikke behøver komme i udbud. Dette kan administrativt og ressourcemæssigt også være en fordel for boligorganisationen. Et andet element er finansieringsaspektet hvor boligforeningerne ofte har mulighed for, at låne pengene billigere end ved at finansiere gennem en ESCO-leverandør. Dette betyder, at større og dybdegående renoveringer kan være vanskelige at gennemføre ved hjælp af ESCO finansiering, da den højere rente hos ESCO-leverandøren betyder en dårligere aftale for boligforeningen. Muligheden er, hvis den dybere renovering skal gennemføres kræver det, at der findes metoder til at holde den enkelte beboer op på sit energiforbrug og adfærd. Fordele og ulemper ved ESCO: Ulempen er, at når ESCO-leverandøren overtager garantien overtager de i princippet driften, hvormed der nemt mangle forankring hos driftspersonalet. Garantielementet giver principielt ESCO-firmaet magt over valg af løsning og produktvalg. Sikre at energitiltagene går i den rigtige retning. Fordelen ved ESCO er, at det er en proces der flytter bygningen energital i den rigtige retning. Driftspersonalet efteruddannes af ESCO-leverandøren Erfaringer med ESCO set fra boligselskaberne CIVICA Boligselskab i Odense De største udfordringer vi har i forbindelse med ESCO- og andre energiprojekter er, at få beboerne til, at interessere sig for energi. Energibesparelser i sig selv kan ikke sælge et projekt, idet det kun vil være et fåtal af beboerne, der vil være ildsjæle i forhold til nedbringelse af CO 2 udledning m.m. Det er meget vigtigt i et projekt af denne art, at man har fokus på hvad er det i det for mig herunder forståelse for den enkelte beboer. En stor del af beboerne fokusere kun på dette punkt, og da der skal et flertal til, at stemme for en plan, er det vigtigt, at vi adresserer dette. Vi skal derfor have stor fokus på begrebet totaløkonomi, når vi taler med beboerne. Dette er særlig vigtigt i ESCO projekter, da mange af de tiltag vi laver ikke er direkte synlige for beboerne. Det være sig optimering af varmeanlæg, cirkulation af varmt vand, forbedret ventilation m.m. Afhængigt af hvilken afdeling man er i, kan det forekomme, at mange af beboerne står uden for arbejdsmarkedet, hvilket igen betyder, at selv små huslejestigninger kan vælte familiernes økonomi. De tiltag, vi så udfører og de besparelser vi kan opnå, skulle gerne medføre, at vi derigennem vil kunne igangsætte/medfinansiere tiltag, der er direkte synlige for beboerne såsom udskiftning af vinduer, renovering af badeværelser m.m. Man skal derfor på en simpel og overskueligt få forklaret totaløkonomien for et projekt over for beboerne. Hvad koster anskaffelsen, hvad vil driften kosten, hvilke besparelser vil der være i driften og for den enkelte beboer. Herudover er det vigtigt også at slå på komforten, da det oftest er denne, som vil medføre en merudgift. Dernæst skal vi have forklaret beboerne, at det trods alt er bedre at betale af på et lån end blot at betale pengene til et forsyningsselskab. 22

23 Problemet er blot, at vi ikke kan regulere beboernes brug af varme, vand og el ligesom der kan være udskiftning i beboermassen og hvis ikke man igangsætter tiltag ud over renoveringen risikerer vi en forkert brug af alle de tiltag, der er igangsat og man opnår derved ikke den ønskede effekt og besparelser for såvel beboeren som miljøet. En af måderne, hvorved man kan forsøge at gøre noget, er ved at uddanne beboerambassadører blandt beboerne, som besøger og fortæller nye tilflyttere og for den sags skyld også de eksisterende om, hvordan lejligheden de bor i skal bruges, i forhold til at opnå størst mulig besparelser på energiudgifterne, og hvordan de sikrer et godt indeklima. Der er gode eksempler på uddannelse af energi- og miljøambassadører i Civicas afdelinger i Korsløkkeparken og Vollsmose i Odense. En anden måde hvorpå, vi kan gøre noget for, at ændre på beboernes forbrugsvaner, er at gøre det synligt for dem. Der findes i dag forskellige elektroniske muligheder, og der kommer løbende flere til. Hvis man vælger at gøre brug af sådanne tiltag skal man sikre sig, at der vælges et system, der nemt at bruge for de fleste. Oftest gør disse systemer brug af en elektronisk tavle, som er placeret således at beboeren ser dem. ESCO er en vanskelig størrelse at have med at gøre i almene boliger, hvilket der er flere årsager til, herunder blandt andet: Der er mange beboere som skal inddrages og som i sidste ende er dem som skal stemme om projektet. Energi og miljø er svært at få på dagsordenen. I de fleste afdelinger er der foretaget tiltag som ellers skulle have finansieret ESCO-arbejderne. Det er vanskeligt at give garantier på beboerens individuelle forbrug og der er derfor kun afdelingernes fælles forbrug at gøre godt med. Beboeradfærd kan gøre at besparelserne ikke kan opnås og dermed ikke er med til at finansiere husleje stigningen. Der vil ofte være brug for tilskud til at finansiere ønskerne enten via af egen trækningsret eller ved direkte tilskud fra boligorganisationen. Konklusionen må derfor være, at ESCO generelt ikke er løsningen, men at det vil kunne anvendes i enkelte afdelinger hvor der ikke i forvejen er foretaget nogen nævneværdig renovering eller til at høste de lavt hængende frugter, hvor dette ikke allerede er gjort BOVIA boligselskab i Kolding Processen med at finde relevante cases blev sat i gang, men blev i forløbet mødt af, at BOVIA mente, at boligselskaberne ikke må bruge energibesparelserne til at fastholde huslejen på nuværende niveau, da energibesparelsen tilhører de enkelte lejeres økonomi. Men i stedet medfører det en huslejestigning for at finansiere projektet, og en mindre energiregning eks. mindre varmeregning til de enkelte lejere. Dette medførte, at casene ikke kunne bruges i dette projekt som tiltænkt. 5.3 Delkonklusion - vurdering af hvilke ESCO erfaringer fra det offentlige, der kan overføres til almene boliger I forbindelse med, at der er blevet gennemført ESCO projekter i samarbejde med offentlige kunder siden 2005 i Danmark, så er der naturligvis skabt en masse erfaringer undervejs. Mange af børnesygdommene er væk, og man oplever nu, at ESCO garantien virker efter hensigten i de projekter, der løbende bliver startet op. 23

24 Opgørelse over baseline er et vigtigt skridt i forhold til at levere en garanti. Dette gælder også i forbindelse med et ESCO projekt på almene boliger. Her er det vigtigt for boligafdelingen at have et klart overblik over energiforbruget på fællesområderne, da man ikke kan levere en garanti på lejlighedsniveau. I de kommunale projekter, hvor der laves gennemgange på eksempelvis plejehjem, kigges der ligeledes kun på fællesområderne. Beboerne ejer retten til energibesparelserne, hvorved boligselskaberne har udgifterne til at gennemføre energirenoveringerne. Hermed kan bolig selskaberne ikke anvende den sparede energiomkostning til at finansiere renoveringerne, da de netop ikke har rådigheden over besparelsen. Dette er en væsentlig forhindring, der skal findes en løsning på for, at ESCO kan inddrages på lejlighedsniveau. Gennemgangen af CIVICA s boligafdelinger, har taget udgangspunkt i den velkendte proces, der arbejdes med i kommune regi. Rammerne og strukturen er dermed velkendt, og kan dermed være med til at skabe en rød tråd for de boligafdelinger, der ønsker at starte et ESCO projekt. Konklusionen på om ESCO kan bruges i det almene boligbyggeri er således et både og. Boligforeningerne har ligesom kommunerne adgang til billigere finansieringskilder en ved at få ESCO-leverandørerne til at finansiere projekterne. Det vigtigste i ESCO er således garantielementet og at boligoganisationerne, som ikke har de fornødne personalemæssige ressourcer og kompetencer, hjælpes med gennemførelse af energirenoveringer. En ulempe for modellen er, at den primært er målrettet de lavt hængende frugter, altså de hurtige og billige forbedringer, som lever op til typisk høje rentabilitetskrav på f.eks. 6-8 år, som også angivet i Almennet 2011, ESCO og energirenovering i den almene sektor. Dermed mangler det langsigtede perspektiv i energirenoveringerne. Principperne bag ESCO kan dog til dels anvendes, da ESCO er med til, at give boligforeningen et overblik over potentielle besparelser ved at energirenovere en boligblok, samt gøre besparelserne mere håndgribelige ved, at få sat tal på hvor meget den enkelte lejer kan forvente at spare ved at tiltagene bliver gennemført. Dette er med til at øge sandsynligheden for, at forslagene går igennem beboerdemokratiet. ESCO-firmaet konkluderer, at ESCO er en proces der flytter bygningen energital i den rigtige retning og uddanner driftspersonalet. ESCO-leverandøren udfordringen ved at arbejde med ESCO modellen i almene boliger er, at man ikke kan kontrollere energiforbruget i de enkelte lejligheder. På fællesområderne er der derimod andre muligheder for at arbejde med en reel garanti for opnåede besparelser. En forventning afstemning omkring maksimal %-huslejestigning, en garanteret minimums besparelse, en maksimal besparelse, investeringssum, er et vigtigt udgangspunkt for ESCO-leverandøren. Hvis der skal gennemføres dybere renovering kræver det, at der findes metoder til at holde den enkelte beboer op på sit energiforbrug og adfærd. Boligforeningerne finder, at ESCO kan være attraktivt i de afdelinger, hvor der ikke er foretaget nogen nævneværdig renovering eller til at høste de lavt hængende frugter. Da der primært er fokus på fællesarealerne er det dog afgørende, at ESCO-firmaet bestræber sig på at tydeliggøre, hvad den kortsigtede fordel er for lejeren i forhold til økonomi og komfort. 24

25 6 Cases Dette afsnit præsenterer de udvælgelseskriterier, som er blevet anvendt i projektet til at udvælge egnede cases. Videre præsenteres de to cases fra CIVICA, Odense, som har været inddraget i projektet. BOVIA, Kolding har desværre ikke kunnet levere egnede cases. 6.1 Udvælgelseskriterier CIVICA fik til opgave at udvælge to boligafdelinger, som kunne indgå i dette projekt. Boligerne blev udvalgt på baggrund af deres størrelse. Udvælgelseskriteriet var at afdelingen skulle indeholde minimum 60 lejligheder, for at sikre at der kunne skabes økonomi i projektet, samtidigt med at investeringen kunne bæres via en huslejestigning. Dernæst var det internt afstemt i CIVICA at de to udvalgte ejendomme havde behov for at få gennemført nogle udbedringer. Det valgte ejendomme er Bergsvej afd. 3 (303) og Solbakken afd. 11 (311). Dette giver god mening, idet en af succeskriterierne i dette projekt, var at udvælge cases, hvor der også var en god sandsynlighed for gennemførelse efterfølgende. I de to afdelinger er der en fraflytningsprocent på % (Solbakken) og % (Bergsvej) i henholdsvis 2012 og Der bemærkes således en markant fordobling af fraflytningsprocenten på Bergsvej fra 2012 til 2013, hvilket ikke er i boligorganisationens interesse. En høj fraflytningsprocent er en indikation på, at der er behov for at forbedre boligkvaliteten i afdelingen for at fastholde lejerne. Erfaringen fra CIVICA er at man har valgt at inddrage afdelingsbestyrelserne tidligt i processen, for at høre om deres daglige udfordringer og ønsker om udbedringer. CIVICA har bevidst valgt at lave evt. energiforbedringer uden støtte fra LBF. De benytter trækningsretten Schneider Electrics arbejde med CIVICA Nedenfor er angivet en oversigt over det arbejde som ESCO-firmaet Schneider Electric har haft med CIVICA. Energianalytikere - Indledende gennemgang af energimærker - Opsætning af nøgletal - Indsamling af nøgletal i samarbejde med CIVICA - Interne overleveringsmøder - Afstemning med bygningsansvarlige omkring adgang til ejendommene - Praktisk felt analyse af afdeling 3 og 11 - Bearbejdning af feltanalysen i interne beregningsark - Indhentning af erfaringspriser Forretningsudvikler - Indledende møder med CIVICA omkring projektets omfang - Møder med CIVICA omkring rammebetingelser for projektet, og forventet ønsker til resultater - Møde med afdelingsbestyrelsen i hhv. afdeling 3 og 11 - Løbende statusmøder med CIVICA - Interne arbejdsmøder med hhv. BB og JFH omkring overlevering af deres arbejdsindsats - Beregning af økonomi i de 2 forstudier - Afrapportering til CIVICA og beboerdemokratiet 25

26 6.2 Fakta om Solbakken - afdeling 311 For afdeling 311 Solbakken (hedder nu afd. 311) er der fra Ministeriets side lavet en liste over udsatte boligområder som blandt andet beskæftiger sig lidt med beboersammensætning. Beboere Uden arb/udd Indvandere ikke-vestlig Dømt Kun grundskole Gens.indk. Solbakken, % 47,3% 2,95% 52,5% 57,4% Ovenstående beboer sammensætning er kun gældende for denne afdeling. Navn og adresse på afdeling: KWh/m 2 EL: KWh/m 2 Varme: Energikilde: Solbakken Mølleløkkevej og Asserigsvej 2-12 Sune Ebbesøns Vænge 1-37 og Esbern Snares Vænge og ,5 80 Fjernvarme Bolig areal i m 2 : Antal beboere: Ukendt Antal lejemål:

27 Beboersammensætning (alder, uddannelsesniveau, mm): Hvad angår afd. 11, Solbakken (hedder nu afd. 311) er der fra Ministeriets side lavet en liste over udsatte boligområder som blandt andet beskæftiger sig lidt med beboersammensætning. Listen kan findes via nedenstående link. Fraflytnings procent: Solbakken Bygningstype (fx antal etager, tætlav, etc.): Hvorfor er casen udvalgt til dette projekt: Eventuelt energimærke: Kan ESCO bruges her? i hvilken grad? samt begrundelse: Blandet etage og tætlav. De højeste etageblokke er 4 etagers Afdelingen er udvalgt, da denne er opført i slutningen af 60 erne. Der har ikke siden opførelsen været foretaget nogen gennemgribende renovering, hvorfor vi formoder at der må være et potentiale. D vedlagt i bilagene er energimærket for bygningen Med 25 % støtte fra trækningsretten, vil der kunne laves en business case omkring et positivt cash flow for den enkelte beboer. Projektet vil blive finansieret ved et 30 års fastforrentet lån, hvor der betales 3 % i rente. Hovedstolen vil lyde på 7-9 mio. kr., efter støtte fra trækningsretten. Hertil er der ikke taget højde for at CIVICA kan vælge at lade løbende vedligeholdelsesmidler indgå i projektet. Projektet vil generere en besparelse på varme + el på % af deres nuværende energiomkostninger. Da projektet inkludere tiltag der har en effekt på energiforbruget i de enkelte lejligheder, vil hele projektets energibesparelse ikke kunne garanteres. Det er Schneider Electrics anbefaling at man præsentere forstudieresultaterne for beboer demokratiet, og følger den proces som er beskrevet i afsnittet vedr. beslutningsprocessen v/esco i almene boliger. Eksempler på påtænkte tiltag Isolering af massive facadevægge Bedre styring i teknikrum Udskiftning af cirkulationspumper Solceller By belysning og styring i gange, trapper og sekundære rum Nye vaskemaskiner Tætning af døre og vinduer Teknisk isolering af rør og komponenter 27

28 Ønsker og udfordringer Afd. 11- Solbakken Etageejendommene Gang og kælder belysning er tændt 24/7 Brug for nyt tag, tagrende renovering, isolering og afhjælpning mod asbest Vaskemaskiner er ca. 6 år gamle o Det ene vaskeri henhører under elmåleren for Mølleløkkevej 39 o Derudover er der et vaskeri ved Mølleløkkevej 29 Indgangsdørene er uden tætningslister o Ny døre vil forbedre brandsikkerheden, støjgener fra gangen og træk Indgangsdøre til opgangene er meget gamle og står tit åbne, med træk og kulde til følge i lejlighederne Vinduer o Der bruges ca hver 4 år på at male de nuværende vinduer Der opereres med 7-10 vandmålere per boligblok. Der bruges væsentlige midler til vedligeholdelse og batteriskifte på disse. Se på muligheden for at udskifte dem til en hovedenhed per lejlighed Hulmursisoleringen bør tjekkes, der er muligvis ingen isolering i. Afstanden mellem for og bagmur er muligvis også meget begrænset. Der er flere der klager over meget kolde køkkener og køkkenskabe der vender ud mod ydermuren, er tit meget fugtige og kolde Gårdhusene Se på muligheden for facaderenovering Solceller Fælles anlæg / Andet Fælles belysning på vej og stisystemer Der er et ønske om at finde midler til en ny legeplads ca kr. Er på ghettolisten primært repræsenteret af gårdhusene ved beboermøderne Fælles fokus Der var enighed om at det kunne være interessant at se på muligheden for at inddrage vedligeholdelsesmidler i projektet 28

29 o Der er afsat kr. hver 5 år, til udvendig malerarbejde på Mølleløkke Vej Fakta ark for afdeling 3 (303): Navn og adresse på afdeling: KWh/m2 EL: KW/m2 Varme: Energikilde: VE-anlæg: Bergsvej Bergsvej 1-9 Munkerisvej 24 og Cederfeldsvej Fjernvarme Intet Bolig areal i m2: Antal beboere: Ukendt Antal lejemål: 60 Beboersammensætning (alder, uddannelsesniveau, mm): Det er ikke muligt at sige noget om beboersammensætningen i afd. 3 Bergsvej (hedder nu afd. 303), da vi ikke har udarbejdet nogen procedure, formel, kriterier for hvordan en sådan skal opgøres. Fraflytnings procent: Bergsvej

30 Bygningstype (fx antal etager, tætlav, etc.): Hvorfor er casen udvalgt til dette projekt: Eventuelt energimærke: Etagebyggeri i 3 etager Bygningerne er opført i starten af 50 erne og der er ikke foretaget nogen gennemgribende renovering. Herudover er der mange klager over kulde og træk gener.vi ønskede samtidig belyst om afdelingens lille størrelse udgør et problem i forhold til finansiering af tiltagene E-vedlagt i bilag er energimærket for bygningen Ønsker og udfordringer Bergsvej - Afdeling 303: Let facade isolering o Facaden er utæt o Problemer med skimmelsvamp indenfor Kolde gulve i stueetagen o Efterisolering af kældergulve o Suppler det med efterisolering af loft så det kommer hele ejendommen til gode Mulighed for varmegenvinding v/ventilation. Badeværelses udluftning + emhætte 20 vaskemaskiner o Ved udskiftning, kig da totaløkonomi, ift. til at sænke prisen fra de nuværende 18 kr. per vask, så det skaber værdi for den enkelte beboer 1 lags ruder i kælderen Gennemgå ældre pumper Mulighed for solceller? Indgangsdørene er uden tætningslister o Ny døre vil forbedre brandsikkerheden, støjgener fra gangen og træk Varmefordelingen er fin varmt vand er lang tid om at nå frem i visse lejligheder Der er ikke separate vandmålere i lejlighederne Kan ESCO bruges her? i hvilken grad? samt begrundelse: Projektet vil blive finansieret ved et 30 års fastforrentet lån, hvor der betales 3 % i rente. Hovedstolen vi være på 3-4 mio. kr., alt efter om der opnås støtte fra trækningsretten. Projektet vil generere en besparelse på varme + el på % af deres nuværende energiomkostninger. Der vil være enkelttiltag som har en betydning for energiforbruget i den enkelte lejlighed. Dette gælder eksempelvis isolering af 30

31 kælderloft samt loftrum. Denne genererede energibesparelse i de enkelte lejligheder, vil ikke kunne garanteres, men prioriteres stadig, da den øger komforten i lejlighederne, ved nedsænket kulde fra gulv og loft. Det har været et direkte ønske fra beboerne i afdeling 303 at kigge på muligheden for at udbedre isoleringen. Det er Schneider Electrics anbefaling at man præsentere forstudieresultaterne for beboer demokratiet, og følger den proces som er beskrevet i afsnittet vedr. beslutningsprocessen v/esco i almene boliger. Eksempler på påtænkte tiltag Styring af belysning i gange, trapper og sekundære rum Udskiftning af interne fjernvarmerør i jord Isolering af lofter mod uopvarmet tagrum Isolering af skrå lofter, skunke mod uopvarmede tagrum/tag. Nye vaskemaskiner Tætning af døre og vinduer Etablering af blandesløjfer i teknikrum 6.4 Hvad betyder energirenovering for CIVICA og beboerne Driftschef Claus Jakobsen fra CIVICA har nedenfor redegjort for hvad energirenovering betyder for CIVICA og beboerne. Da driften af de eksisterende bygninger udgør en stor andel af det samlede energiforbrug i Danmark, er det vigtigt for CIVICA at kunne være med til, at nedsætte energiforbruget. Energirenoveringer kan foretages på mange niveauer fra indregulering af varmeanlæg til efterisolering af facader. Ved at foretage en mere gennemgribende energirenovering kan vi fremtidssikre den gamle boligmasse og sikre boliger med et lavt energiforbrug, et bedre indeklima og mindre vedligehold til gavn for såvel miljøet som beboerne. Ved en gennemgribende energirenovering af boligerne er det vigtigt at have beboerinddragelse. Beboerinddragelsen skal være med til, at give et ejerskab, som gør, at vi sammen kan finde materialer, løsninger m.m. der også efterfølgende kan motivere beboerne til at mindske miljøpåvirkningerne gennem deres adfærd mens de bor i bygningerne. Det handler derfor om at skabe fremtidssikrede sunde boliger med et lavt energiforbrug der samtidig kan regulere beboernes adfærd. 6.5 Delkonklusion fra cases For boligorganisationen handler det om at skabe fremtidssikrede sunde boliger med et lavt energiforbrug der samtidig kan regulere beboernes adfærd. Boligorganisationen CIVICA mener, at ESCO kun er anvendeligt, hvis der fokuseres på lavthængende frugter, som installationer og energistyring. 31

32 For den første case, Solbakken vil projektet generere en besparelse på varme og el på % af deres nuværende energiomkostninger. Da projektet inkluderer tiltag der har en effekt på energiforbruget i de enkelte lejligheder, vil hele projektets energibesparelse ikke kunne garanteres. Projektet kan finansieres ved et 30 års fastforrentet lån, hvor der betales 3 % i rente. Hovedstolen vil lyde på 7-9 mio. kr., efter støtte fra trækningsretten. Hertil er der ikke taget højde for at CIVICA kan vælge at lade løbende vedligeholdelsesmidler indgå i projektet. For den anden case, Bergsvej, vil projektet generere en besparelse på varme og el på % af deres nuværende energiomkostninger. Projektet vil blive finansieret ved et 30 års fastforrentet lån, hvor der betales 3 % i rente. Hovedstolen vi være på 3-4 mio. kr., alt efter om der opnås støtte fra trækningsretten. Det er ESCO firmaet anbefaling, at man præsenterer forstudieresultaterne for beboerdemokratiet, og følger den proces, som er beskrevet i afsnittet vedr. beslutningsprocessen v/esco i almene boliger. 32

33 7 Beboerdemokrati og inddragelse 7.1 Hvorfor beboerinddragelse? Loven for almene boliger definerer regler for beboerdemokratiet. Beboerdemokratiet er i særdeleshed en meget betydningsfuld styrke i en boligforening, når afdelingsbestyrelse og grupper af beboere tager medansvar for problemformuleringer og formulering af visioner, mål og handlingsplaner. Det er svært at opnå godkendelse på et afdelingsmøde, uden i procesforløbet at have gjort sig indgående overvejelser om, hvorledes projektet skal formidles og fremlægges til beslutning, herunder indgående har overvejet fordele og ulemper set fra beboersynspunkter. Helhedsplaner, som indeholder beslutninger om gennemførelse af renovering, fornyelses- og moderniseringsprojekter, skal godkendes på et ordinært eller ekstraordinært afdelingsmøde, og dermed er den formelle legitimitet altid tilstede, inden projekterne kan gennemføres Det har også en anden værdi at inddrage beboere. Det giver: Opbakning til projekt Bedre kvalitet Forbedre lokaldemokrati iv Opbakning er nødvendig for at gennemføre renovering, og for at sikre dette kan boligorganisationen med fordel aktivt orientere beboere om fordele og muligheder, samt finde ildsjæle for projektet. Bedre kvalitet i beslutningen kan opnås ved at alle spørgsmål og usikkerheder besvares, samt ved at besøge demoprojekter og læse materiale herom. Samtidigt opnår beboer en intellektuel kapital (viden) om energibesparelser med de fordele, nytte værdi, fremtidssikring, tekniske løsninger og økonomi, der er forbundet hermed. Endvidere opnås en social kapital (sammenhold og stolthed) mellem beboere ved at være sammen om en beslutning om at bruge mindre energi i bygningen og bidrage positivt til klimadagsordenen. Forbedring af lokaldemokrati kan opnås gennem en styret bottom up tilgang på beboermøder, hvor hensyntagen til beboerønsker i implementeringen og en økonomisk garanti for at det lovede resultat opnås, får oplevelsen af at blive hørt. Dette giver en stolthed og tilfredshed med at bo i afdelingen og forventelig en mindre fraflytning. 7.2 Beslutningsgrundlaget Afgørende for et godt beslutningsgrundlag er at beboernes rettigheder beskrives godt, der er et højt informationsniveau og der er gode kontakter til boligorganisationens administration. Det er vigtigt at kende de faktorer, der har betydning for bestyrelsen og beboersammensætningen, herunder udsatte boligområder, kvarterløft, variation i beboelsen mv. som evt. kan løses af en energirenovering eller i samme ombæring med et kvarterløft. v Boligorganisationer har på egne, beboernes og samfundets vegne en pligt til at sikre bygningernes værdi. Samtidig er de boligsøgendes krav er også ændret siden opførelsen af bygningerne. 33

34 Vigtige forhold for boligorganisationen Ved at undlade nødvendig renovering og modernisering vil det langsomt betyde nedslidning og forslumring af kvarteret. Lidt mere ressourcestærke beboere vil flytte og genudlejning blive problematisk. For en bedre beboersammensætningen, undgåelse af ghettodannelse, modernisere boligerne, attraktivt kvarter, sikre bygningsmassen, indgå aftale med fjernvarmeværket om afgiftsnedsættelse. Der er ingen tvivl om, at der sagtens kan laves store energirenoveringer, også dem der giver store huslejestigninger. Der er heller ingen tvivl om at de fleste beboere er glade for renoveringerne, og at forbedringer af boligerne og/eller friarealerne er i stand til at ændre beboersammensætningen. Dette underbygges af Landbyggefonden. Ved et støttet LBF-projekter medsendes ansøgningen en beskrivelse af beboersammensætningen og fraflytningsgraden. Disse tal bruges til at evaluere på tiltagenes succes. Tallene viser generelt, at når der lægges boliger sammen, tilgængeligheden hæves og der opgraderes betydeligt på friarealerne, kan det ses på beboersammensætningen, det er med til at lokke børnefamilier og ældre til bebyggelsen. Hvorimod en renovering af klimaskærmen ikke flytter beboersammensætningen. Omvendt bruger LBF ikke tallene officielt til at se om nogle beboersammensætninger fremmer energirenovering, eller om fraflytningsgraden er lav, hvor der renoveres. Der udfærdiges en evalueringsrapport hver 4-5 år. De fleste ansøgninger til LBF kommer, jf. Sune Skovgaard, med baggrund i tomgang eller renovering af nedbrudte facader. LBF støtter ikke rene energiprojekter, og de arbejder ikke med garantier, men de energibesparelser der kan opnås ved renoveringerne må gerne bruges til andre tiltag. Energi skal først og fremmest skal på dagsordenen i boligorganisationens organisation, - og de gode argumenter skal frem her, for at administrationen kan sælge ideen videre til beboerdemokratiet. Det kan være vanskeligt at overskue, hvorfor det kan være hensigtsmæssigt at få en bygherrerådgiver eller en ESCO-leverandør på banen til at assistere med at fremlægge de tekniske forhold. Der kan ved et støttet projekt også være behov for assistance til boligorganisationerne, f.eks. i form af et rejsehold fra landsbyggefonden. Vigtige forhold for lejer Samtidig må det også konstateres at de gennemførte projekter i de fleste tilfælde har været i gang over en meget lang tidsperiode, og der har været en meget lang tilvænning for beboerne. Når det så er sagt, er der meget litteratur og mange erfaringer, som kan bruges før en boligforening selv går i gang med et stort renoveringsprojekt, men det kræver mange ressourcer fra organisationen. Emner der kan behandles: enten som mulighed eller hvad som det giver beboeren af fordele: Eksempler på andre projekter? Genhusning? Hvordan? Klimaskærm, lufttæthed og kuldebroer illustration af hvad det er? Vinduer? Ingen træk ingen kuldenedfald nye? Større vinduer mere lys. Systemer? Hvad er det fordele? Husholdningsudstyr? Energiforsyning? 34

35 Individuelle valg i facaden, såsom større vinduer, karnapper el.lign. kan man det? Eksempler på andre projekter ex. på huslejestigning Indeklima? Hvad er det, hvad er træk, fodkulde, CO2, sundt indeklima? Boligindretning? Individuelle valg i facaden, såsom større vinduer, karnapper el.lign.? Øvrige? Økonomi? Huslejestigning? Betydning for fraflytning/beboersammensætning? Byggeprocessen er den vigtig? Beslutningstagere organisation hvem er det? Rettigheder? 7.3 Delkonklusion En god formidling i øjenhøjde med belysning af, hvad energirenoveringsprojeket tilfører af værdi for boligorganisationen og beboere er afgørende for at opnå beboerdemokratiets godkendelse. Boligorganisationerne har en fordel ved at aktivt at inddrage beboerønsker og belyse fordele og ulemper, da det giver opbakning til projekt, bedre kvalitet og forbedrer lokaldemokratiet og tilfredsheden. Boligorganisationen kan med et renoveringsprojekt opnå, at boligerne bliver mere attraktive, nemmere at udleje, fraflytningsgraden bliver mindre og beboersammensætningen ændres, således at der flytter flere ressourcestærke personer, børnefamilier og ældre til bebyggelsen. 35

36 8 Eksempler på udførte energirenoveringer i den almene sektor Flere boligforeninger har udført renoveringsopgaver i det almene boligbyggeri, nogle endda i meget omfattende grad. I dette afsnit gennemgår disse projekter, og projekternes konklusioner sammenfattes så vidt det er muligt, mht. tekniske løsninger, resultater, beboerdemokratiets involvering, argumenter og finansieringsform. 8.1 Renovering af almene bebyggelser, , SBi 2014:12 Rapporten vi evaluerer 10 renoveringer, der er støttet af Landsbyggefonden og gennemført i perioden Formålet med evalueringen er at indhente erfaringer, der kan være med til at sikre et solidt beslutningsgrundlag for kommende renoveringer. Nedenfor er oplistet nogle af konklusionerne. Betydningen af god kommunikation og grundig forventningsafstemning ikke kan overvurderes. Der er mange positive reaktioner på de renoverede lejligheder, der beskrives som lysere, mere komfortable og lettere at varme op. Med hensyn til planlægning og udførelse af byggeprocessen konstateres en voksende interesse for at udvikle processen løbende, og den generelle anbefaling er, at man starter med at renovere en enkelt boligblok for derefter at overføre de indhøstede erfaringer til renoveringen af de øvrige blokke Flere boligforeninger har endvidere høstet erfaringer med brug af totalentreprise versus mindre håndværkerfirmaer, ofte til den lilles fordel. For at opretholde en kontinuerlig udlejning og for at gøre boligområdet attraktivt for nye beboersegmenter søger boligforeningerne at opgradere boligerne og skabe tidssvarende og veludstyrede boliger. Til trods for at genhusning er kostbar, foretrækkes denne løsning som regel frem for at lade beboerne blive boende i deres lejligheder. I nogle boligforeninger vender de fleste beboere tilbage til deres boligafdeling, i andre under halvdelen. Her kan huslejestigningen spille en væsentlig rolle. Når boligforeningerne ser tilbage på denne del af processen, understreger de igen og igen, at god og fyldestgørende kommunikation med beboerne er aldeles afgørende for en god proces. Der skal informeres udførligt og løbende, også i en periode, hvor der ikke sker så meget. Det kan eksempelvis være vigtigt at fortælle beboerne, at vi venter stadig på skema-a-godkendelse, så der ikke opstår irritation og usikkerhed over, at tingene tilsyneladende ligger stille. Ligeledes er det afgørende at få kommunikeret meget klart, hvad der kan forventes af det færdige resultat. Ansættelse af en beboer som beboerkoordinator i 30 timer om ugen fremhæves som meget værdifuldt for processen. Beboerkoordinatoren fungerede som formidler og mellemled mellem byggeledelse og beboere. Sammenfattende kan man sige, at til trods for at boligforeningerne i forvejen var opmærksomme på betydningen af god kommunikation, så havde der i en lang række tilfælde været behov for en bedre forventningsafstemning, og der kunne med fordel have været informeret bedre, tydeligere og tidligere. 36

37 8.2 AL2Bolig Langkærparken, Tilst, AL2Boligs afdeling 111 Langkærparken blev i renoveret til Energiklasse Boligblokken består af 22 lejligheder, og projektet skulle bidrage til at kvalificere beslutningsprocessen på foreningens resterende 34 blokke, der også står for en renovering. Derfor er der også valgt at gå efter den bedste mulige energiløsning frem for den økonomisk mest fornuftige, for på den måde at samle mest muligt nyttig viden til den efterfølgende proces. Renoveringen kostede 30 mio.kr. (plus 8 mio.kr. til tekniske rådgivere) og var støttet af AL2Boligs dispositionsfond og Landsbyggefondens Innovationspulje. RealDania har støttet formidling af projektet. Omkostningerne til renoveringen er finasieret ved realkreditbelåning og boligblokkens andel i afdelingens hensatte midler til planlagt vedligeholdelse i de kommende 20 år. I renoveringen er også indeholdt nye køkkener, bad og ændring af boligindretningen, ligesom der efterfølgende blev foretaget målinger på indeklima og energiforbrug. Konklusionerne fra projektet er: 1. Det er teknisk muligt med kendt viden at renovere en standard boligblok fra ca til lavenergiklasse Merudgifterne til energirenovering fra energiklasse 2010 til energiklasse 2020 kan slet ikke forrentes af de opnåede energibesparelser. Det anbefales derfor, at man holder sig til den aktuelt gældende energiklasse ved omfattende renoveringer. 3. Der anbefales installation af solceller til produktion af el til fællesforbrug til belysning i opgange, kældre, elforbrug i beboervaskerier, varmecirkulation og drift af ventilationsanlæg. 4. Der kan ikke anbefales etablering af solfangeranlæg til varmtvandsproduktion sammenbygget med fjernvarmeforsyningen. 5. Det anbefales at angribe problemerne med støj og lugtspredning i boligerne i forbindelse med omfattende renoveringsarbejder. 6. Beboernes positive medvirken i beslutningsprocesserne og selve renoveringsforløbet opnås fint ved at afsætte de fornødne ressourcer til information og individuelle løsninger på genhusningsproblemer mv.. AL2Bolig vurderer at en renovering til 2010 kan tåle et lejeniveau på 680 kr./m2 ekskl. forbrug og en renovering til EK2020 kan tåle 10% mere 750 kr./m2 ekskl. forbrug. (2012 priser). 37

38 Beboerdemokratiet har været lettet af at der kun var tale om én ud af 35 blokke. Man har fået en demonstrationsmodel i 1:1, og det er både før projektets realisering og ikke mindst efter blevet godt modtaget i beboerdemokratiet og generelt blandt afdelingens beboere. Afgørende for et godt beslutningsforløb har været, at beboernes rettigheder har været godt beskrevet, og at beboerne i klimablokken har oplevet et højt informationsniveau og gode kontakter til boligorganisationens administration. Mere udførlig beskrivelse af projektet og beboerprocessen kan læses på De sidste 34 blokke har siden været i udbud til 320 mio.kr., og renoveres over de næste 3 år for 385 mio. kr. (efter udbudsrunden). Samme pris som nybyggeri. Blokken er gået fra at forbruge 140 kwh/m2 til ned under 20. Dermed opfylder Klimablokken energikravene for lavenergiklasse Men det har ikke været nogen billig fornøjelse. Energirenoveringen af klimablokkens 22 lejemål har kostet 30 millioner kroner, hvilket omtrent svarer til rammebeløbet for nybyggeri. Var Klimablokken blot blevet renoveret til energistandarden for nybyggeri, havde renoveringen været fem millioner kroner billigere. 8.3 Domea, Rosenvænget, Heimdalsvej, Frederikssund, 2012 Boligselskabet Rosenvængets fire boligblokke på Heimdalsvej i Frederikssund blev i 2012 renoveret fra inderst til yderst. Bygningsfacaderne er udskiftet med nye højisolerede facader, og der er foretaget efterisolering af tag, vægge og fundament. De 112 lejligheder har med deres nye indpakning opnået en energibesparelse på hele 80 %, og med varmegenvinding og udskiftede installationer er indeklima og komfort øget betragteligt. Energiforbruget til opvarmning er endt på kun 28 kwh om året, hvilket fremtidssikrer boligerne i henhold til de krav, der gælder fra De fire boligblokke fra 60 erne gennemgik en energirenovering, der bragte husene frem til lavenergi kl. 1 efter BR08. De eksisterende facader blev nedtaget og nye monteret samme dag, hvorved genhusning og øvrige gener for beboerne blev undgået, møblerne blev rykket en halv meter ind i boligen om morgenen og kunne rykkes tilbage når genetablering af gulve og vægge var færdiggjort. De tidligere altaner er omdannet til vinterhaver, der fremhæves i facaden som vertikale karnapper. Heimdalsvej stod foran en almindelig renovering. Merudgifterne til energirenovering og mere betales af varmebesparelsen. Målet er et energibehov til opvarmning på maks. 35 kwh om året mod de nuværende 112 kwh pr år. 38

39 Huslejestigning inddragelse af altanen til boligareal medfører huslejestigning, men også mindre boligstøtte. Energiklasse Ved at konvertere varmeudgifter til afdrag på renoveringslånet blev der et større økonomisk råderum i projektet. Renoveringen har kostet 64 millioner kroner og er finansieret med to tredjedele fra sparet varme og en tredjedel fra huslejestigning. 216 kvadratmeter solcelle-paneler forsyner årligt huset med kwh. Det svarer cirka til halvdelen af blokkens strømforbrug. 8.4 Albertslund Syd, Albertslund Syd er et almennyttigt boligbebyggelsesområde i Albertslund opført i 1960 erne og tegnet af Fællestegnestuen. Bebyggelsen består af etagehuse langs med en centralt placeret kanalgade. På hver side af dette hovedstrøg ligger der enetages gårdhuse og toetages rækkehuse. Renoveringsprojektet omfatter 552 rækkehuse i Albertslund Syd med renovering af terrændæk, facader, tilføjelse af karnap (tilføjelser på 8 m2 til boligarealet), vinduer og yderdøre, køkken, bad/toilet, installationer tag og udearealer. Den samlede anlægssum bliver på omkring 768 mio. kr. ca. 1,4 mio. kr. per rækkehus. Derudover har beboerne mulighed for tilvalg, som enten er budgetneutrale eller finansieret af beboerne selv. Renoveringsprojektets indledende faser startede tilbage i 2004 og helt frem til 2010, hvor der endeligt blev vedtaget en lokalplan for rækkehusområdet. Der er blevet udarbejdet en partnerskabsaftale indeholdende målsætninger for samarbejdet, og forundersøgelser af demografiske forhold samt den byggetekniske tilstand af rækkehusbebyggelsen. Til denne rapport er det valgt at udtrække de væsentligste erfaringer fra processen omkring beboerdemokratiet ved renoveringen af boligblokkene i 3 etager. Arbejdet omfattede bl.a. etablering af nye altaner og svalegange, efterisolering af facader inkl. ny beklædning, udskiftning af vinduer, renovering af tagbelægning, udskiftning af brugsvandsrør, etablering af elevatorer, indretning af nye ældreboliger med fokus på tilgængeligheden. 39

40 Under renoveringen kunne beboerne blive boende, dog undtaget de tilfælde, hvor der var tale om sammenlægning af boliger. Processen I 2005 blev partnerskabsaftalen lavet. Aftalen beskriver projektets organisation med de samarbejdsudvalg og -grupper, som skulle sikre og smidiggøre samarbejdet og kommunikationen i gennem hele renoveringsprocessen. I processen er denne aftale blevet brugt som et navigationsværktøj. Endvidere blev der udarbejdet en lokalplan, en økonomiplan og tiltag blev revurderet ud fra de data analyser med mock-up i 1:1 havde genereret, dertil kom at en række møder blev afholdt, og en kommunikationsplan blev udarbejdet. Der blev udarbejdet en kommunikationsplan både for kommunikationen mellem de implicerede parter i planlægningsprocessen og for kommunikationen til beboerne i bebyggelserne og andre interessenter. Følgende værktøjer har været brugt: følgegruppemøder, fokusgruppemøde, prøvehuse 1:1 ( i 6 forskellige energiklasser), gæstebøger (skriv ros og ris), konsensusmøder, beboerinformationsmøder, brainstorm, prioriteringsplan, økonomiplan, tilstandsrapport, basisbudget skema A, tidsplan, kommunikationsplan, energiteknologisk udviklings- og demonstrationsprogram (EUDP), hjemmeside med nyheder og beslutninger. 40

41 9 Virkemiddelkataloget Dette afsnit præsenterer virkemiddelkataloget. Kataloget er tænkt som et kortfattet og let tilgængeligt katalog, hvor en procescyklus illustrerer de forskellige trin i en byggesag og fremhæver de vigtigste ting for forløbet og beslutningsprocessen; specielt i relation til inddragelse af beboere. Emnerne der er fremhævet i kataloget, er valgt ud fra de erfaringer vi selv har, har fået fra de deltagende partnere. Der er lavet mange virkemiddelkataloger gennem tiden af både informativ, normativ eller økonomisk art, og mange af disse virkemiddelkataloger er også i brug i dag, og er med til at hjælpe boligorganisationerne, men stadig er mange boligorganisationer på bar bund når de står foran en energirenovering, og specielt mangler de redskaber til hvad de skal gøre og hvordan. Dette gælder både med hensyn til hvad de selv har af opgaver og til hvordan de skal få ideerne solgt til beboerdemokratiet. Desværre er et virkemiddelkatalog ikke den fulde løsning, da ingen projekter er ens, men ved at samle gode ideer og identificere de opgaver bolig- og afdelingsbestyrelsen har, kan man forhåbentlig sikre at de mest relevante problemstillinger/opgaver synliggøres, så er det op til den enkelte boligforening at tilpasse opgaverne til deres projekt. Beboerdemokratiet vurderes til at være den største udfordring i processen, hvorimod mange af de andre såsom ekspertise til udbud, udførelse og finansiering kan tilkøbes. Vi har dog i dette projekt også noteret at der kan være mangel på ressourcer og indsigt i boligbestyrelsen, og det måske er en lidt større opgave at få løst renoveringsopgaverne rundt i de mange boligforeninger. Det virkemiddelkatalog vi har sat op i denne rapport, omhandler både renoveringer der er støttet og som IKKE er støttet. Kataloget skulle gerne synliggøre de væsentligste opgaver der er for boligorganisationen og afdelingsbestyrelsen, primært med fokus på beboerdemokratiet og dennes betydning for godkendelse af energirenoveringen. Kataloget er tænkt som et kortfattet og let tilgængeligt katalog, hvor en procescyklus illustrerer de forskellige trin i en byggesag og fremhæver de vigtigste ting for forløbet og beslutningsprocessen; specielt i relation til inddragelse af beboere. I kataloget er der valgt kun at give plads til det vigtigste i en informativ og simpel form. Hvert enkelt punkt er lidt mere uddybet i materialet i rapporten, mens nogle af emnerne findes helt uddybet i bilagene til denne rapport. Emnerne der er fremhævet i kataloget, er valgt ud fra de erfaringer vi selv har, har fået fra de deltagende partnere, har fundet i de dokumenter der er oplistet i litteraturlisten viiviiiixxxixii og fra de erfaringer andre gennemførte projekter har oplevet som værende vigtige. Det er afprøvede gode eksempler, gode råd, gode indgangsvinkler til at få beboerdemokratiet til at forstå, hvorfor boligorganisationen ønsker at foretage en energirenovering. Årsagen til at boligorganisationen ønsker en energirenovering kan f.eks. være ønsket om at løfte kvaliteten af bygningen, mindske energiforbrug, fastholdelse og tiltrækning af ressourcestærke lejere samt forbedre grønt image for boligorganisationen. Modsat skal boligorganisationen også forstå barrierer og de motivationsfaktorer, der er afgørende for beboerne for at sige ja til en renovering. 41

42 Emnerne som kan være mulige faktorer der vil kunne have en positive indflydelse på beboerdemokratiet er listet op nedenfor. Bestyrelserne har mulighed for, at få adgang til en skabelon for et udbudsparadigme på nedenstående web site. En vejledning til udfydelse af skabelonen fines i bilag Virkemiddelkatalog for IKKE støttet renovering af alment byggeri f.eks. ESCO Byggeprocessen for et IKKE støttet renoveringsprojekt er enkel at gå til og finansieringen er enkel. Ikke støttede renoveringsprojekterne er ofte også mindre, simplere og billigere projekter, såsom udskiftning af vinduer, optimering af varmecentralen, styrring af lys, udskiftning af pumper. De ikke støttede projekter kan være ESCO-projekter med kortere tilbagebetalingstid. Da de ikke støttede projekter, f.eks. ESCO, typisk er begrænset til 5-10 mio. kr jf. ESCO-leverandør xiii, og primært vedrører fællesarealer, og derfor har mindre betydning for beboerne i relation til huslejeforhøjelser, er det naturligt, at behovet for inddragelse af beboere er langt mindre end i støttet byggeri. Der vil for ikke støttet byggeri primært være behov for inddragelse af beboerrepræsentanter i planlægningsfasen og ikke under projekterings- og gennemførelsesfasen PLANLÆGNINGSFASEN Opstart o Behovet for renovering og fordele for beboere beskrives af boligorganisationens bestyrelse o Ildsjæle identificeres og orienteres om fordele og muligheder, demoprojekter besøges o Nedsæt byggeudvalg med org.best., afd.best., beboerrepræsentanter og rådgiver Rådgiver kontaktes - rådgiver laver forundersøgelser Byggeprogram udarbejdes af rådgiver med prisoverslag o Boligadministrationen udarbejder anlægsbudget inkl. besparelser o Boligadministration fastsætter finansiering og huslejeforhøjelse o Afdelingsmødet indkaldes til afstemning om projektet og evt. huslejeforhøjelser, opmærksomhed på synliggørelse af beboerønsker og økonomisk garanti Kommunikationsniveauet afstemmes til projektets størrelse PROJEKTERINGSFASEN Detailprojekt udarbejdes af rådgiver og der søges byggetilladelse Finansiering o Indhent lånetilbud fra realkreditinstitut o Sendes til kommunen for godkendelse Udbudsmateriale udarbejdes af rådgiver 42

43 o Udbudsform vælges, f.eks. begrænset udbud som ved ESCO Kontrakt udfærdiges med valgt entreprenør BYGGEFASEN Byggeriet igangsættes o Der deltages ikke i byggemøder Finansiering o Indhent byggelånstilbud og endelig Realkreditlån når projektet er slut Varsling af huslejestigning Aflevering foretages af rådgiver o Byggeudvalg kan give input til mangler og fejl o Udsend mangellister til alle beboere DRIFTSFASEN 1 års og 5 års-gennemgang Planlægningsfasen Opstart på en renoveringsopgave, der ikke er støttet, sker ofte med et behov for forbedringer eller modernisering. Denne proces foregår oftest i den almene boligorganisations bestyrelse. Bestyrelsen vil igangsætte en forundersøgelse, hvor en evt. rådgiver købes til at støtte boligforeningen i det opstartende arbejde. Der oprettes et byggeudvalg hvor både afdelings- og organisationsbestyrelse er repræsenteret, teknisk rådgiver mv. Afdelingsbestyrelsen bør vedkende sig udgiften til teknisk rådgivning og administration, også selvom projektet ikke bliver til noget. Den kommende renovering og arbejdets omfang fastlægges i et byggeprogram, og der udarbejdes et overslag på sagens samlede omkostninger. Beslutningerne tages i byggeudvalget. Administrationen udarbejder nu et anlægsbudget som indeholder alle byggesagens omkostninger. Budgettet kan også indeholde oplysninger om evt. besparelser på varme, el, vand mv. Administration og byggeudvalg sammensætter en finansiering af udgifterne og evt. huslejeforhøjelser. Der indkaldes til et afdelingsmøde hvor byggeprogrammet er til afstemning. Oplægget skal indeholde information om projektet, anlægsbudgettet og huslejeændringer. Godkender afdelingsmødet forslaget, kan projektet gå videre til projekteringsfasen. Kommunikation til beboerne er vigtig, men mængden af kommunikation afhænger af hvor stor og omfangsrig projektet er. Små og nødvendige renoveringer kræver måske kun information i form af referater fra bestyrelsesmøder og opslag i opgangen, men griber renoveringen voldsomt ind i den enkelte families liv, hvis f.eks. renoveringen foregår inde i hver enkelt lejlighed, vil der her være behov for kommunikation på lejlighedsniveau, hvor der redegøres for fordele, gener og økonomi. Det skal vurderes, om der er behov for arbejdsgrupper, der kan bidrage med ideer eller ønsker til renoveringen, eller noget det ligger tæt op ad renoveringen, som kan gøres i samme ombæring og som kan løfte lejlighederne, f.eks. mere lys. Ligesom arbejdsgruppen kan hjælpe med at udfærdige materiale der beskriver byggeprocessen, generne, tidsplanen el. lign., så det er forståeligt for de øvrige beboere. Det vil være hensigtsmæssigt, at arbejdsgruppen sammensættes så repræsentativt xiv med unge og gamle som muligt i forhold til 43

44 beboersammensætning. Det kan også være en fordel at ildsjæle og beboere, som der er respekt omkring, og som der bliver lyttet til, inddrages Projekteringsfasen Projektet bearbejdes færdigt og der indhentes lånetilsagn fra realkreditinstitut og sagen godkendes af kommunen. Der udarbejdes et udbudsmateriale og der indhentes byggetilladelse. Der vælges entreprenør enten gennem en prækvalifikation eller direkte i licitation. Ved valg af entreprenør vurderes det, om det skal ske ud fra det laveste bud eller det økonomisk mest fordelagtige bud. Se bilag 3-6. De indkomne tilbud vurderes og sammenlignes af rådgiveren, som fremsender en indstilling til byggeudvalget. Når alle tilladelser, godkendelser og økonomi er på plads skrives der kontrakt med entreprenøren. En beboerfølge gruppe kan med fordel holdes orienteres og gives til opgave at orientere de øvrige beboere om projektets stade Byggefasen Byggeudvalget deltager ikke i byggemøder men afholder egne interne møder om byggeriets fremdrift og tager stilling til væsentligste ekstraarbejder. Kommunikation med entreprenør sker igennem rådgiver.før aflevering gennemgås renoveringen for mangler, og der udsendes mangellister til beboerne. Selve afleveringen styres af rådgiveren, men byggeudvalget kan være til stede. Beboerne holdes orienteres via en beboer følgegruppe. Ved rejsegilde og aflevering af renoveringen kan et social arrangement, hvor beboerne indvolveres, anbefales for at holde engagementet og stoltheden omkring det fælles projekt Driftsfasen 1-årsgennemgang foretages af rådgiveren med input fra bestyrelsen og evt. beboerne. 5-årsgennemgang foretages på samme vis, udover at rådgivers honorar ikke er indeholdt i det oprindelige aftale og skal afregnes efter særlig aftale Delkonklusion - hvordan kan ESCO tilpasses IKKE støttet alment byggeri ESCO-modellerne passer fint ind i processen for renoveringer, der ikke er støttede, og ESCO-leverandøren vil være en rigtig god partner for de boligselskaber, der ønsker at lave tiltag på fællesarealerne eller i systemdelen, mens der stadig er udfordringer, hvis renoveringen gælder klimaskærmen og besparelserne skal opnås i de enkelte lejligheder. ESCO-konceptet er meget anvendeligt til at garantere besparelsen for de energibesparelser, der findes på de fælles anlæg. Her vil ESCO-leverandøren angiveligt også kunne bidrage med de gode argumenter til beboerdemokratiet og dermed hjælpe boligforeningen i processen. Når det drejer sig om tiltag der har indflydelse på den enkelte boligenhed, såsom isolering af klimaskærmen eller vinduesudskiftning, kan der i dag ikke laves enkeltmålinger, som kan være med til at synliggøre, at de ønskede besparelser opnås, og dermed mangler der tal, der kan bruges til en garantiordning. Her er der 44

45 behov for, at der udvikles nye målemetoder, koncepter eller lignende for at gøre det muligt. Desuden er det vanskeligt at styre beboernes adfærd, og dermed også vanskeligt for ESCO-firmaet at give garanti for energibesparelser i den enkelte lejlighed. Situationen er en ganske anden for offentligt byggeri, hvor der entreres med en bygherre, som er ansvarlig for den samlede drift. ESCO-firmaet kan være begrænset i deres rådgivning, ved at tilbudsloven kan gøre dem inhabile i en udbudsrunde. 9.2 Virkemiddelkatalog for støttet renovering af alment byggeri Byggeprocessen for støttet renovering alment byggeri er styret af reglerne for støtte fra Landsbyggefonden (LBF) xv, og er langt mere krævende end ved ikke støttede renoveringsprojekter. I processen er der mange opgaver pålagt den enkelte boligorganisation og afdelingsbestyrelse. De er fremhævet og eksemplificeret i den efterfølgende tekst. Det bemærkes, at byggeprocessen for støttede renoveringer er langt mere omfattede og kan have flere gener/konsekvenser for beboerne i form af f.eks. genhusning og huslejeforhøjelse, hvorfor der også er behov for en langt højere beboerindvolvering. PLANLÆGNINGSFASEN Opstart o Behovet for renovering beskrives inddrag evt. driftspersonale, bestyrelsen og beboere o Organisationsbestyrelsen godkender projektet o Organiser arbejdet, nedsæt styregruppe, og evt. et byggeudvalg o Opstart procesplan for projektet Rådgiveraftale indgås rådgiver laver forundersøgelser og projektforslag, inkl. tilstandsrapporter/energimærke og prisoverslag o Tjek forsikring o Udbud for rådgiver Inddragelsesproces - kommunikation o Lav procesplan for beboerinddragelse for hele forløbet Beboerprocesudgifter indgår i byggesagens udgifter Projektudvikling o Visioner og mål med projektet afstemmes med beboerne Byggeprogram udarbejdes af rådgiver og evt. styregruppe, tekniske konsulenter og beboere o Afd.best. justerer byggeprogrammet med styregruppe og rådgiver o Kontroller støttemuligheder ved Kommunen og LBF Helhedsplan o Byggeprogrammet er en del af helhedsplanen o Boligorganisationens administration tilføjer fakta om boligen o Huslejeforhøjelser skal indgå o Afd.best. fremlægger helhedsplanen for afdelingsmødet Det er vigtigt utvetydigt at beskrive hvad der stemmes om Afd.mødet godkender helhedsplanen Skema A o Udfyldes digitalt 45

46 o o o Sendes til kommunen for godkendelse, som videresender til LBF LBF godkender støtten til projektet Godkendelsen kan tage ½ - 1 år PROJEKTERINGSFASEN Projektforslag udarbejdes af rådgivere o Godkendes af boligorganisationen Forprojekt udarbejdes og byggetilladelse søges af rådgivere Detailprojekt udarbejdes af rådgivere Udbud vælges og udarbejdes i samarbejde med rådgivere o Udbudsform vælges og skal godkendes af kommunen o Udbudsmateriale udarbejdes af rådgivere Skema B o Udfyldes digitalt o Sendes til kommunen for godkendelse Kontrakt udfærdiges med valgt entreprenør(-er) BYGGEFASEN Byggeriet igangsættes o Bygherremøder evt. med afd.best., boligorg.adm., byggeudvalget o Bygherretilsyn udføres af rådgiver o Kommunikation til beboerne er nu rigtig vigtig Finansiering o Indhent byggelånstilbud og endelig Realkreditlån når projektet er slut o Forsikringsselskab kontaktes for justering samt all-risk forsikring Aflevering - evt. med afd.best., boligorg.adm., byggeudvalget o Udfærdige mangellister o Informer beboere om mangellister DRIFTSFASEN Skema C 1 års og 5 års-gennemgang 46

47 Planlægningsfasen Organisaiton Forundersøgelse Rådgiveraftale Rådgiverforsikring Udbud Aftale fase for fase Tilstandsrapporter Prisoverslag Inddragelsesforløb (Kommunikation) Byggeprogram PROJEKTFORSLAG Visioner og mål Undersøgelse af bygning Helhedsplan Renoveringsbehovet Økonomi Drift og udlejningssituation Støttemuligheder Skema A ren. Anlægsbudget Ansvarsplacering Kommunal garanti Huslejeniveau vurderes Figur PLANLÆGNINGSFASEN Opstart af en renoveringsopgave vil ofte starte med et behov for vedligeholdelse, et ønske om modernisering eller energioptimering xvi / xvii / xviii. Renoveringsopgaverne kan også afstedkommes af et ønske om at sikre bebyggelsen en jævn udlejning, undgå tomgang, forskønne området, ændre beboersammensætningen eller følge tidens udvikling indenfor almene boliger. Denne proces foregår ofte i den almene boligorganisations bestyrelse eller i en afdelingsbestyrelse. Organisationen omkring en renoveringsopgave bør grundlæggende være lig den traditionelle organisation i boligforeningen, suppleret med en styregruppe, byggeudvalg og evt. få andre poster. Bygherren er den afdeling, der skal udføre en energirenovering, hvis besluttende organer er afdelingsmødet/beboermødet, og som repræsenteres af afdelingsbestyrelsen. Det er vigtig at beslutte, hvordan det daglige bygherreansvar skal forankres i organisationen. Dette kan med fordel gøres i en styregruppe bestående af: repræsentanter fra afdelingsbestyrelsen, en repræsentant fra hovedbestyrelsen, forretningsfører, teknisk chef (driftschef), bygherrerådgiver og projekteringsleder (totalrådgiver). Bestyrelsen vil igangsætte en forundersøgelse, hvor der entreres med en rådgiver til at støtte boligforeningen i det opstartende arbejde. Dette kan gøres med en rådgiveraftale. Afdelingsbestyrelsen bør vedkende sig udgiften til rådgiver og administration, også selvom projektet ikke bliver til noget. 47

48 Rådgiveraftale Ved at fastlægge rådgivernes arbejde i en rådgivningsaftale, som beskriver ydelsernes omfang og arbejdets honorering, kan rådgivere engageres fase for fase, således at man har mulighed for at udvide aftalen i takt med, at projektets faser godkendes. Der anvendes typisk flere rådgivere til en renoveringssag. Først til alle de indledende tilstandsrapporter med tilhørende overslag samt til udarbejdelse af det tekniske indhold i helhedsplanen. Herefter til den konkrete projektering og gennemførelse, altså i faserne projektudvikling, projektforslag, forprojekt, detailprojekt og tilsyn/byggeledelse. Bygherren skal sikre sig dokumentation for, at rådgiverne har en forsvarlig forsikringsdækning. Teknisk rådgivning skal i udbud såfremt værdien af ydelsen overstiger kr Rådgiveren udarbejder et projektforslag med prisoverslag. Inddragelsesforløb - kommunikation Bestyrelsen bør nu vurdere, hvordan inddragelsen af beboerne skal foregå. De kan med fordel lave en procesplan for hele renoveringsprojektet xix som kan udvides samtidig med at projektet udvikler sig. I princippet er det nu boligorganisationen skal vurdere, hvordan den ønskede renovering skal kunne stemmes igennem på et afdelingsmøde. Afgørende for et godt beslutningsgrundlag er, at beboernes rettigheder beskrives godt, der er et højt informationsniveau og der er gode kontakter til boligorganisationens administration. Jo bedre projektet kan beskrives og de fordele og konsekvenser, der er ved projektet kan belyses, jo nemmere er det at få stemt projektet igennem. Tidligere renoveringsprojekter har fundet det var svært at få stemt et rent energirenoveringsprojekt igennem. Som en slags kompensation for besværet med energirenoveringen forventer beboerne ofte, at boligen også forbedres med f.eks. nyt bad, nyt køkken el.lign.. At energiregningen nedsættes er ikke nok. I nogle projekter har det været muligt at tilvælge forskellige boligindretninger, forskelligt udformede altaner eller større vinduespartier med mere lysindfald, alt styret af projektets arkitekt, så helheden er blevet bevaret. Det er vigtigt at bemærke, at efterisolering af ydervæggen kan afstedkomme større areal til den enkelte lejlighed, uden lejligheden reelt øges i beboelsesstørrelse. Det vil for nogle beboere betyde, at boligstøtten reduceres. At gennemføre projektet som en læringsproces med opbygning af intellektuel kapital (viden) blandt beboere har i flere projekter vist sig at være en fordel. Dermed er det muligt at justere processen og byggeriet, så beboerne generes mindst muligt. Her er en tæt dialog med beboerne og byggeledelsen vigtig, så begge parter forstår hinandens ønsker og behov.(social kapital) Udgifterne til beboerprocessen skal indgå i byggesagens udgifter. 48

49 Højt informationsniveau I allerede udførte renoveringsprojekter er det erfaret, at jo bedre og tydeligere kommunikationen er, og jo tidligere den starter, jo færre konflikter opstår der i processen senere. Nogle anbefaler at ansætte en beboerkoordinator, der er bestyrelsens formidler og mellemled. Bestyrelsen kender beboernes stemning, forbehold og opbakning til evt. tidligere projekter og ved, hvordan en god dialog skabes i afdelingen. Er projektet stort kan der være behov for at komme længere og bredere ud end gennem de almindelige afdelingsmøder, f.eks. via workshops, arbejdsgrupper eller en projektavis til beboerne. I nogle af byggefaserne er processen langsom. Her er det vigtig at informere om status på projektet, selvom der ikke sker noget, som f.eks. at I venter på en godkendelse. Der vil også være steder i projektet hvor der aktivt skal vælges løsning, som farver, materialer og inventar, det skal beboerne også informeres grundigt om, samt hvornår det er. Det kan ligefrem være behov for en udstillingslejlighed eller en mock-up, hjemmeside, faste opslagssteder osv. Det er vigtigt, at forventningerne afstemmes, så alle er klar over resultatet. Det er f.eks. en rigtig dårlig idé at udstillingslejligheden er nymalet, hvis det ikke bliver tilfældet for de renoverede lejligheder. Informationen skal fortsætte gennem hele processen. Under byggeriet er det vigtigt at vide noget om gener, tidsplaner der ændres, genhusningsplaner, hvordan genhusningen rent faktisk skal forløbe og hvem der er entreprenører og hvornår skal de ind i lejlighederne. F.eks. kan et typisk genhusningsforløb foregå ved, at beboerne bliver informeret et stykke tid inden, og at der tages individuelle møder med hvert enkelt lejemål. Der stilles flyttekasser til disposition, og beboere, der ikke selv er i stand til at pakke, bliver tilbudt hjælp til det. Boligforeningen står for selve flytningen, og beboerne for udpakningen. Hvis det er nødvendigt skal der også tilbydes hjælp her. Genhusning er kostbar, så der bør gøres så meget som muligt for at det bliver en god oplevelse for beboerne. I nogle tilfælde er facaderenoveringen gennemført uden genhusning, ved at beboerne f.eks. har flyttet møblerne en halv meter ind i lejligheden. Det betyder selvfølgelig at håndværkerne skal have adgang til lejligheden i de få dage der arbejdes, mens lejligheden bebos. Her er det vigtigt, at de aftalte tidspunkter er til at stole på. Tidsplanerne skal være præcise. Det er generelt ikke vigtigt, hvor langt tid ting tager, det vigtigste er, at beboerne kan stole på de udmeldinger der kommer. Beboernes rettigheder Det er vigtigt at have beboernes rettigheder godt beskrevet. Beboerenes rettigheder kan være emner som: Hvor længe ønsker/skal de være fraflyttet lejligheden, hvem betaler flytningen, kan man stole på den aftalte indflytningsdato, flytning omkring jul, specielle behov for handicappede, hvilke gener må man forvente osv.. 49

50 Kontakt til boligadministrationen Det er vigtigt, at boligadministrationen er synlig og tilstede for beboerne i renoveringsprocessen. Til at følge renoverings- og kommunikationsprocessen bør der nedsættes en styregruppe og et byggeudvalg. Her kan bestyrelsen vælge at indsætte organisationens administration, bestyrelsen selv, beboere (det er en fordel hvis der er nogle beboere som har kompetencer inden for feltet eller ildsjæle, som er meget interesseret i emnet) og evt. driftspersonale. Styregruppens opgave er at håndtere de typiske bekymringer om genhusning, huslejestigning, gener under byggeriet, forebygge konflikter med alt fra skepsis, forskellige dagsordener, uenigheder om prioriteter, uklare udmeldinger, økonomiske forudsætninger, misforståelser, manglende info osv. Det kan hurtigt blive tidskrævene at deltage aktivt i hele byggeprocessen, hvor der både er møder, forberedelse, planlægning mv., så det er vigtigt at få en dialog med projektlederen om ambitioner og muligheder. Det er derfor også vigtigt at få afklaret internt i gruppen, hvordan det praktiske med møder, ordstyrer, referent, mødehyppighed og kommunikation skal foregå, hvad gruppemedlemmernes personlige forventninger er, hvilken indsats der vil ydes og hvilken erfaring der er i gruppen, samt reglerne for samarbejdet i gruppen. Gode argumenter for renoveringen Kvarterløft Fritlægning og omlægning af friarealerne giver kvarteret et løft, ligesom området kan åbnes op ved at fjerne en blok. Attraktivitet En modernisering og fritlægning af friarealerne, evt. nedrivning af en blok for at give luft i kvarteret kan være med til at ændre beboersammensætningen. Beboersammensætning Sammenlægning af boliger, modernisering af lejligheder og fritlægning af udearealerne tiltrækker flere børnefamilier. Tilgænglighed tiltrækker flere ældre. Renovering de fleste ældre boligblokke står foran en større renovering af klimaskærmen pga. nedbrydning. Tomgang modernisering af lejlighederne, renovering af blokken og kvarterløft kan være med til at undgå tomgang. Økonomi gennemsnitlige huslejestigninger 2 ligger oftest mellem 60 og 226 kr./m2, med få store afvigelser, og den efterfølgende husleje for lejlighederne mellem 600 og 847 kr/m2, her har boligens placering i Danmark selvfølgelig indflydelse på prisen. Nedenfor er sammenhængen oplistet. Huslejestigning kr./m2 Efterfølgende husleje kr./m2 Antal beboere 50

51 Finlandsparken, Vejle Lilletoften, Skovlunde Thindelvej, Skagen Møllevangen, Nyborg Ådalen, Struer 0, men bruttoarealet er øget Parkvejen, Skælskør Ringgården, Aarhus Sallingsundvej, Aalborg Øst Slotsvænget, Slagelse Thrigesvej, Haderslev Langkærparken, Tilst, Aarhus boliger 750 En vurdering af potentielle renoveringer 6 viser at den gennemsnitlige pris per lejlighed for en gennemgribende renovering ligger på kr. per lejlighed, svingende fra til kr. per lejlighed. Projektudvikling Styregruppe, byggeudvalg, teknisk rådgiver og evt. beboere bør i denne fase mødes for at afstemme visioner og mål for renoveringsprojektet, og for hvordan beboerinddragelsen kan foregå i denne tidlige fase hvor projektet stadig er under udvikling. Byggeprogram 51

52 Nu skal den ønskede renovering klarlægges i et byggeprogram. Den tekniske rådgiver gennemfører en række undersøgelser af bebyggelsens klimaskærm, (dvs. facader, gavle, tag) og af bygningens byggetekniske tilstand, som holdes op mod det projektforslag, der blev lavet i første omgang. Bemærk at dårlige ydervægge, som er skadet af fugt eller lign. og dermed ikke har den styrke, det kan forventes, kan være årsag til at det første udkast til renoveringsmetode eller arkitektur ikke kan lade sig gøre. Forundersøgelserne og byggeprogrammet samles i en rapport, der udgør den tekniske del af helhedsplanen. Byggeprogrammet udgør det materiale, der danner grundlag for en dialog med kommunen og LBF om de forventede støttemuligheder. Helhedsplan Samtidig med udarbejdelsen af byggeprogrammet skal der i boligorganisationens administration indsamles en række oplysninger om afdelingens generelle og økonomiske forhold såsom antal af boliger og beliggenhed, beboersammensætning, udlejningssituation, seneste års regnskaber, huslejeudvikling, oplysning om evt. kriminalpræventive tiltag, tilgængelighedsforhold og lign. Den tekniske del (byggeprogrammet) og afdelingens generelle og økonomiske forhold udgør den samlede helhedsplan, der er grundlaget i ansøgningen om støtte. Helhedsplanen og huslejeforhøjelsen skal godkendes på et afdelingsmøde og er omfattet af reglerne om beboerdemokrati. Afdelingsbestyrelsen er med til at fremlægge den samlede helhedsplan for afdelingsmødet inden den evt. justeres og godkendes, og i endelig udgave sendes helhedsplanen til behandling i kommunen og LBF. Det er til dette møde meget vigtigt klart og tydeligt at have forklaret hvad det er der skal stemmes om. Godkender afdelingsmødet helhedsplanen, kan renoveringsprojektet gå til næste step - Skema A. Hele ansøgningsproceduren omkring helhedsplaner er digitaliseret. Skema A for renoveringssager Ved ansøgning om støtte anvendes skema A til renovering Heri indgår oplysninger om bygherre, ejendommen samt et anlægsbudget. Med ansøgningen skal følge en række oplysninger om boligafdelingens eksisterende forhold som fremgår af helhedsplanen. I lighed med indberetning af helhedsplaner sker dette digitalt. Der benyttes det specielt udarbejdede skema ABC til renoveringssager, det såkaldte BOSSINF renovering som kan hentes på Landsbyggefondens hjemmeside Samtidig skal især ansvarsplacering dokumenteres, og der skal være oplysning om den nødvendige kommunale garanti for optagelsen af realkreditlånet. Derfor bør der allerede på dette tidspunkt rettes 52

53 henvendelse til realkreditinstituttet for at få beregnet garantiens størrelse. Hermed vil det også være muligt at fastlægge huslejeniveauet med udgangspunkt i anskaffelsessummen. Dokumentation og teknisk redegørelse for renoveringens art og omfang indsendes sammen med skema A til kommunen. Efter kommunal behandling, herunder godkendelse af den kommunale garanti, videresendes skema A- ansøgningen med kommunens indstilling (påtegning) til LBF. Det er en betingelse for støtte xx, at boligorganisationen, efter aftale med fonden, finansierer arbejder med midler fra organisationens egenkapital og/eller trækningsret i det omfang det er økonomisk muligt og forsvarligt. Det er LBF, der giver tilsagn til at yde finansieringsstøtte til de nødvendige arbejder, og de regaranterer samtidigt for halvdelen af eventuelle tab på kommunens garantiforpligtelser. Projektforslag Forprojekt Skema B ren. Projekteringsfasen Alternative forslag Evt. mock-up Byggetilladelse DETAILPROJEKT Udbudsmateriale Licitation Anlæg endelig Prisindhentning Skema U Landsbyggefonden orienteres Figur PROJEKTERINGSFASEN Projektforslag Når støttetilsagnet modtages fra LBF, udarbejder de tekniske rådgivere et projektforslag. Her skal det sikres, at arbejdet kan holdes indenfor rammerne beskrevet i Skema A. I denne fase tages de overordnede beslutninger til arkitektoniske valg af løsninger. Det kan anbefales at lave en mock-up af renoveringen, på en mindre del af bygningen eller i en lejlighed, så beboerne visuelt kan se hvad projektet går ud på og resultatet heraf. Det er vigtigt at denne fremvisning afspejler det resultat som beboeren kan forvente at flytte tilbage til. 53

54 Her skal der også tages stilling til evt. alternative forslag som kan holdes inden for de allerede fastsatte rammer. Forprojekt Når boligorganisationen har godkendt projektforslaget, udarbejder teknikerne et forprojekt der danner grundlag for ansøgning om eventuel byggetilladelse. Detailprojekt Der udarbejdes et detailprojekt til brug ved indhentning af entreprenørtilbud. Udbud dette er uddybet i bilag 2-6 Hvilken konkurrence-, udbuds- og entrepriseform der vælges afhænger bl.a. af: Den aktuelle opgaves karakter og størrelse Opgavens organisation Bygherrens krav til hovedtidsplan Bygherrens budget og krav til rådgivernes økonomiske ansvar i opgaven Almene boligorganisationer, der opfører nybyggeri eller renoverer eksisterende bebyggelser, er ved indhentning af tilbud underlagt både nationale og EU-retlige regler, idet almene boligorganisationer i henhold til disse regler er offentligretlige organer. Udbudsreglerne for renovering, er de samme som ved opførelse af nyt alment boligbyggeri. Udbud xxi er underlagt reglerne i EU-direktivet og Tilbudsloven, se bilag 3-5. Udbudsdirektivets procedureregler xxii omfatter de udbudsformer, som ordregivere skal følge, når de indhenter tilbud og tildeler ordren til en tilbudsgiver. Der er flere forskellige udbudsformer. Nogle tager længere tid at gennemføre end andre, fordi der gælder forskellige tidsfrister. De mest almindelige udbudsformer er offentligt udbud og begrænset udbud. Se bilag 2-6. Opgavens størrelse afgør om opgaven skal følge udbudsreglerne efter EU-udbudsdirektivet eller Tilbudsloven. Selvom opgaven hører ind under tilbudsloven, kan man altid bruger EU-direktivets regler. Der vælges udbuds- og entrepriseform efter hvilken type renoveringsopgave, der er tale om. Er der tale om en velkendt renovering/udskiftning (eks. vinduesudskiftning) kan der vælges den entrepriseform som boligforeningen kender og har brugt før, antagelig en totalentreprise. Er der derimod tale om en større og gennemgribende renoveringsopgave, hvor det ønskes at få vurderet og kvalificeret det endelige projekt, er et udbud i hovedentreprise på baggrund af et færdigt projekt udarbejdet af en totalrådgiver at foretrække. Det giver mulighed for omhyggeligt at forarbejde projektet, med program, drøftelse af varianter, udbudsstrategi mv. forud for entrepriseudbuddet. Se yderligere om udbudsformer i bilag 2. Til valg af totalrådgiver kan en prækvalifikation og konkurrence være en fordel. 54

55 I forbindelse med udbud af færdigbearbejdede eller afprøvede projekter, hvor der ønskes en udviklingsproces eller hvor der ønskes at drage fordel af den læringsproces, der uvilkårlig vil være i det industrialiserede almene byggeri, kan der med fordel vælges imellem forskellige former for rammeaftaler. Valg af rammeaftaleform afhænger af hvor mange aktører der ønskes i en evt. udviklingsproces, eller hvor mange bygherrer der ønsker at gå sammen. Med fokus på energirenovering i det almennyttige byggeri, og den type byggeriet repræsenterer i form af elementbyggeri, og de deraf afledte muligheder for effektivisering, industrialisering og optimering af renoveringsprocessen vil anbefalingen være at vurdere udbudskonceptet udviklet i AL2Bolig-projektet, se vedlagte udbudsskabelon, inden der vælges et traditionelt koncept, dels fordi det giver flere muligheder for på forhånd at trække kyndige rådgivere/leverandører ind i projektet, dels giver det mulighed for at optimere rammeaftalen med andre boligforeninger så ekspertisen kan optimeres i de enkelte boligforeninger, og til sidst at udbudsprocessen opdeler projektet i faser, der passer ind i beslutningsprocessen til det almene byggeri. Kommunen skal godkende den valgte udbudsform. EU-direktivets seks udbudsformer, se bilag 5: 1. Et offentligt udbud, hvor alle interesserede aktører kan afgive tilbud. Det giver den bredeste konkurrence, men kan også kræve mange ressourcer. 2. Et begrænset udbud, hvor man kan opfordre et begrænset antal leverandører til at byde på opgaven. Det giver udbyderen færre tilbud at vurdere, men kan forlænge udbudsprocessen. Et begrænset udbud gennemføres i to faser: 1) prækvalifikationsfasen og 2) tilbudsfasen. 3. Udbud efter forhandling, giver udbyder ret til at forhandle med leverandørerne. Det er en udbudsform, der kun må bruges under særlige omstændigheder. Proceduren kan gennemføres både med og uden offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse. 4. Projektkonkurrencer, anvendes især ved arkitektkonkurrencer. Den giver tilbudsgiverne et stort spillerum, men kan til gengæld begrænse udbyders kontrol med resultatet. Bruges ofte i forbindelse med udførelse af planlægnings- eller projekteringsarbejde. Kræver, at der nedsættes en bedømmelseskomité. Udbyder er ikke forpligtet til at indgå kontrakt efter en projektkonkurrence. 5. Den konkurrenceprægede dialog, anvendes kun ved særligt komplekse kontrakter. Udbudsformen sondrer mellem en dialogfase, med udvalgte ansøgere og en fase, der indeholder den egentlige tilbudsgivning. Udbyder skal som minimum prækvalificere tre leverandører. 6. Et dynamisk indkøbssystem er en fuldt elektronisk indkøbsproces. Den kan anvendes til sædvanlige indkøb, det vil sige indkøb af samme varer som foretages jævnlig. Tilbudslovens udbudsformer, se bilag 4: 1. Offentlig licitation. Ved en offentlig licitation er det åbent for alle virksomheder at byde på opgaven. 2. Begrænset licitation. En begrænset licitation kan gennemføres med eller uden en forudgående prækvalifikationsrunde. Licitationen gennemføres i to faser: 1) Prækvalifikationsfasen og 2) Tilbudsfasen. 55

56 3. Underhåndsbud. Hvis det samlede byggeri har en værdi på mindre end 3 mio. kr. eksklusiv moms kan ordregiver indhente underhåndsbud og indbyde tilbudsgivere direkte til at afgive tilbud Der kan indhentes op til 3 bud. 4. Rammeaftaler. Kontrakter om bygge- og anlægsarbejder omfattet af tilbudsloven kan indgås på grundlag af rammeaftaler, uden at den enkelte kontrakt skal konkurrenceudsættes. Rammeaftaler anvendes, når der er tale om regelmæssige anskaffelser af ydelser af samme karakter. Rammeaftaler er især velegnede i situationer, hvor udbyderen skal have udført en række ensartede ydelser i aftaleperioden, eksempelvis istandsættelse af lejligheder ved fraflytning, løbende vedligeholdsarbejder m.v. Ved udbud skal tildelingskriteriet det laveste bud eller det økonomisk mest fordelagtige bud anvendes. Sidstnævnte kan anvendes under hensyntagen til forskellige kriterier, som kan varieres, eksempelvis pris, byggetid, driftsomkostninger, rentabilitet, teknisk værdi, miljøpåvirkninger m.v. Der kan således - udover pris - konkurreres på kvalitative og/eller æstetiske forhold. Tilbud kan forkastes hvis den bydende er umyndig, i betalingsstandsning/under konkurs eller dømt for strafbart forhold og ikke kan gennemføre arbejdet på forsvarlig måde. Er tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige bud har udbyder forhandlingsret overfor hver enkelt af de bydende. Her er det udbyders forpligtelse, at der i forhandlingerne med de bydende sikres, at alle tilbudsgivere behandles ens. Der må ikke gives oplysninger, der kan stille nogle tilbudsgivere bedre end andre og opgavens karakter må ikke ændres væsentligt. Boligorganisationen skal sørge for, at tilbudsgivere bliver udvalgt på grundlag af objektive, saglige og ikkediskriminerende kriterier, og at tilbudsgiverne ikke bliver forskelsbehandlede. Udbudsmaterialet, hvori også indgår byggesagens fællesbetingelser, særlige betingelser m.v., danner det juridiske og tekniske grundlag for tilbudsindhentningen. Se bilag 4 og 5. Udbudsmaterialet skal være fyldestgørende, det er afgørende for en god udbudsproces og for et efterfølgende velfungerende samarbejde. Et fyldestgørende udbudsmateriale er det materiale, der klart beskriver betingelserne for at deltage i konkurrencen, og som fortæller, hvilken opgave der skal løses. Udbudsmaterialet bør strukturers så det er muligt både at bevare overblikket og at sætte tilstrækkeligt med fokus på de enkelte aspekter i udbudsmaterialet. Et udbudsmateriale kan bygges op efter en simpel struktur som vist nedenfor. Udbudsmaterialet kan overordnet set opdeles i tre emner, der beskriver: 1. Konkurrencen, herunder udvælgelses- og tildelingskriterierne. 2. Opgaven, herunder kravspecifikation 3. Driften, herunder kontrakten I udbudsmaterialet skal det specificeres, hvilke krav der er til tilbudsgiveren, hvordan tilbudsgiverne bliver vurderet og hvilke spilleregler der gælder for konkurrencen. 1. Udvælgelseskriterier til at vurdere, om tilbudsgivere er egnede til at udføre opgaven. 56

57 2. Tildelingskriterier til at vurdere de tilbudte opgaveløsninger, og vælge den tilbudsgiver der er bedst egnet til at udføre opgaven. 3. Evalueringsmodel for at kunne evaluere tilbuddene 4. Alternative tilbud det skal angives hvorvidt tilbudsgiver må komme med alternative tilbud Udvælgelseskriterier: 1. Obligatorisk/frivillig udelukkelse 2. Økonomisk/finansiel formåen 3. Teknisk/faglig formåen Udvælgelseskriterierne bruges forskelligt afhængig af, om der er tale om et offentligt eller et begrænset udbud. Ved et begrænset udbud bruger man udvælgelseskriterierne til dels at vurdere, hvilke ansøgere, der er egnet til at løse opgaven, og dels til at udvælge, hvilke leverandører der skal have mulighed for at afgive tilbud på opgaven den såkaldte prækvalifikation. Ved et offentligt udbud gennemgår udbyder alle de indkomne tilbud i forhold til udvælgelseskriterierne, for at vurdere, om nogle af tilbudsgiverne på forhånd skal udelukkes fra konkurrencen. Alle tilbud, der opfylder udvælgelseskriterierne, skal indgå i evalueringen. Skema B for renoveringssager Efter gennemgang af tilbuddene kan skema B ansøgningen (med det endelige anlægsbudget) udarbejdes og sendes til kommunen. Skema B indeholder tillige oplysning om, hvorledes prisindhentningen har fundet sted. Disse oplysninger indsendes på skema U formularen. Se oversigt i bilag 2.5 og 2.6. Såfremt kommunalbestyrelsen skønner, at det fremsendte materiale ikke eller kun på uvæsentlige punkter afviger fra det materiale, der har dannet grundlag for støttetilsagnet, kan kommunalbestyrelsen godkende det fremsendte projekt med bindende virkning for LBF. Væsentlige ændringer eller overskridelser af skema A budgettet skal forelægges LBF til endelig afgørelse. LBF underrettes om kommunalbestyrelsens skema B- behandling gennem BOSSINF-STB. Kommunalbestyrelsen påser, at arbejdet igangsættes og færdiggøres til de forudsatte tidspunkter samt at vilkårene for støtte overholdes. 57

58 Byggefasen Bygherremøder Finansiering Byggelån Realkreditlån Forsikring Orientering Supplering Entreprenører Entreprisekontrakt Sikkerhedsstillelse TILSYN/BYGGELEDELSE Bygherrermøder Aflevering Nedskrivning Firgur BYGGEFASEN Godkendelse af skema B er grundlag for den endelige indgåelse af entreprisekontrakter. Boligorganisationen sørger for udarbejdelse af kontrakter, som underskrives, og entreprenøren stiller den krævede sikkerhed herefter kan byggeriet påbegyndes. I byggeperioden afholdes i mange tilfælde løbende bygherremøder, hvor de tekniske rådgivere orienterer afdelingsbestyrelsen og boligorganisationens administration om byggearbejdernes fremdrift og byggesagens økonomi. Finansiering Når det endelige anlægsbudget er godkendt af kommunen, er finansieringsbehovet kendt og der kan søges om midlertidig og endelig finansiering. Der indhentes flere byggelånstilbud og det bedste danner grundlag for byggelånets oprettelse. Udbud af byggelån skal finde sted såfremt værdien af ydelsen overstiger kr Dokumenter og sikkerhedsstillelse udarbejdes, underskrives og tinglyses. Realkreditlånet hjemtages i forbindelse med byggeriets færdiggørelse og anvendes til indfrielse af byggelånet. Ved større sager kan realkreditlånet hjemtages i etaper. Pantebrevet til realkreditinstituttet skal placeres efter eksisterende pantehæftelser. 58

59 Forsikringsselskab Inden renoveringsarbejdet påbegyndes orienteres forsikringsselskabet og den nødvendige supplerende forsikringsdækning etableres. Der skal tegnes storm- og brandskadeforsikring, men oftest bør bygherren også tegne en all-risk forsikring. Herved opnår bygherren sikkerhed over for tredje part. Entreprenøren og underentreprenøren skal efter anmodning kunne medtages på forsikringspolicen, jf. AB92. AB92 er et frivillige standardaftalesæt, der er vedtaget efter forhandlinger mellem en række offentlige myndigheder og organisationer, og er altså ikke lovregler vedtaget af Folketinget, men derimod standardaftaledokumenter, som regulerer retsforholdet mellem de parter, der vælger at bruge et af dem som grundlag for en aftale om eksempelvis et byggeprojekt. Formålet med aftalesættet er, at de skal være med til at dække aftaleforholdet mellem en bygherre og en entreprenør eller rådgiver Entreprenør(er) Kommunalbestyrelsens godkendelse af skema B er grundlag for endelig indgåelse af entreprisekontrakter. Bygherren udarbejder kontrakter og entreprenøren stiller den krævede sikkerhed på 15 % af entrepriserne ekskl. moms. Herefter kan byggeriet påbegyndes. I udførelsesfasen fører bygherrens rådgivere tilsyn med at arbejdet udføres som beskrevet og at der løbende udarbejdes kvalitetssikringsdokumentation. Derfor holdes der regelmæssige byggemøder med deltagelse af tekniske rådgivere og entreprenører. I byggeperioden afholdes i mange tilfælde løbende bygherremøder, hvor de tekniske rådgivere orienterer afdelingsbestyrelsen og administrationen om byggearbejdernes fremdrift og byggesagens økonomi. Ved færdiggørelsen af byggeriet afholdes en afleveringsforretning, hvor det udførte arbejde gennemgås og evt. mindre mangler oplistes og udbedres. Herefter overtager bygherren byggeriet. Hvis der er betydelige fejl og mangler, kasseres arbejdet og en ny afleveringsforretning afholdes, når forholdene er udbedret. Mangellister laves med fordel sammen med beboerne, så disse har mulighed for selv hver især at komme med deres liste. Evt. mangellister udsendes til alle beboerne. Spørger man juristerne, har kommunen ingen pligt til at gennemgå alt og heller ikke noget ansvar for eventuelle fejl. Det er ejeren af bygningen, her boligforeningen som først hænger på at rette fejl, og hvis disse anmeldes til kommunen, skal de rettes af boligforeningen også længe efter færdiggørelsen. Derfor anbefales det stærkt, at der indgås klare aftaler om hvem, der tjekker overholdelsen, og at beslutninger om afvigelser på f.eks. byggemøder dokumenteres tilstrækkeligt. Endelig bør kommunen søges om nødvendige lempelser fra bygningsreglementet, så boligforeningen ikke kommer til at hænge på ekstraudgifter senere. Når afleveringsforretningen er godkendt, nedskriver bygherren entreprenørens sikkerhedsstillelse til 10 %. 59

60 Driftsfasen Skema C ren. Byggeregnskab Huslejeoplysninger Landbyggefondens godkendelse Støttesagsbehandling Byggeregnskab Årsgennemgang Fejl og mangler 5 års gennemgang Nedskrvívning Figur 10. Skema C Senest 6 måneder efter byggeriets aflevering skal bygherren indsende byggeregnskab til kommunen til godkendelse. Byggeregnskabet indsendes på skema C, som tillige indeholder huslejeoplysninger. Regnskabet sendes til kommunen, hvorefter finansieringen endeligt kan fastlægges. Det er Landsbyggefonden der godkender byggesagernes afslutning. Når finansieringen sker med rentetilpasningslån er der ingen sikkerhed for den langsigtede udvikling i ydelsen. For at beboerne ikke påføres risikoen for en højere ydelse, er beboerbetalingen frigjort fra den bagvedliggende belåning. Hvis beboerbetalingen overstiger ydelsen på lånet, indbetales likvide midler, der fremkommer herved, til boligorganisationens dispositionsfond. Midlerne overføres efter loven til Landsbyggefonden og indgår i landsdispositionsfonden. Årsgennemgang Knap et år efter byggearbejdernes afslutning og aflevering skal boligorganisationen sørge for at der foretages årsgennemgang for bygningsmæssige fejl og mangler. Er bygningerne fri for fejl og mangler nedsættes entreprenørens sikkerhedsstillelse til 2 %. Renoveringsarbejder gennemført efter Landsbyggefondens regulativ er omfattet af dækning fra Byggeskadefonden. Der skai således indbetales 1 % af den støtteberettigede anskaffelsessum tii denne Fond i forbindelse med sagens gennemførelse. 60

61 Tilbage er derefter 5-års eftersynet, -som boligorganisationen skal sørge for- der er knyttet til entreprenørernes ansvarsperiode, kvalitetssikringsbestemmelser, byggeskadefondsbestemmelser samt frigivelse af resterende sikkerhed Delkonklusion - Hvordan kan ESCO tilpasses støttet alment byggeri Ved støttede projekter er der oftest tale om større projekter, som har med klimaskærmen og boligindretningen at gøre. Der er tale om energibesparelsespotentialer, som hver enkelt boligenhed har indflydelse på, og dermed bliver det sværere at se hvordan ESCO-modellen og dennes garanti passer ind som styrende model xxiii. ESCO som totalentreprenør ser svær ud, da der er tale om store investeringer, selve modellen og garantien bør nok udvikles yderligere hvis det skal kunne tages hele vejen, men som underentreprenør på fællesdelene (gadelys, pumper mv), bør modellen kunne fungere som en selvfinansierende del. ESCO-leverandøren vil også kunne tages ind som rådgiver i den indledende fase, som betalt ydelse. Hvis ESCO indtænkes som en garanti sammen med en huslejestigning og henlæggelser, dvs. at al investeringen ikke skal klares alene af energibesparelser, er der måske en mulighed. 9.3 ESCO-modellen i den almene sektor ESCO-modellen vurderes ikke til at være den frelsende engel der kan overtage hele processen, men modellen vil kunne hjælpe i nogle af faserne, det kan så diskuteres hvordan ESCO kan bruges i sammenhæng med kommunikation til beboerdemokratiet og hvor meget boligforeningen selv skal stå med. Dybest set kan det diskuteres hvad en boligforenings rolle er i forbindelse med en energirenovering. Skal boligforningins rolle begrænses til kommunikation med beboerne eller skal boligforeningen også stille ekspertviden til rådighed eller skal denne inddrages eksternt? I rapporten Energirenovering og ESCO i den almene sektor af AlmenNet 2011 afdækkes det, hvad ESCO kan tilbyde den almene sektor, som den almene sektor ikke allerede selv har tilstrækkelige ressourcer og viden til, eller ikke selv ønsker at gennemføre i eget regi. En af konklusionerne er, at ESCO-modellen kan bruges i den almene sektor, som garanti for besparelsen, som tilførsel af ekspertise og som kapacitet til at fremskynde energirenoveringen. Generelt indeholder ESCO-modellen dog kun garantidelen, som boligforeningen ikke selv kan løse. De konkluderer også, at større renoveringer der indbefatter klimaskærmen ikke uden videre kan bruge ESCO-modellen, men at elementer fra modellen kan anvendes til delopgaver/underentrepriser. Ligeledes vurderes det svært at yde en konkurrencedygtig finansiering, som skal konkurrere mod realkreditlån. Derimod vurderes modellen meget anvendelig for varmetekniske forbedringer og installationer med tilbagebetalingstider under 6-8 år, mens bygningstunge klimaskærmrenoveringer med lang levetid og lange tilbagebetalingstider vurderes til ikke at være velegnede for en ESCO-aftale. 61

62 I processen med ESCO-leverandøren skal boligforeningen dog også have for øje, at de ved at opstarte energirenoveringer i mindre dele, ikke bør foretage tiltag der ikke passer ind i en langsigtet plan, så de undgår at foretage tiltag, der skal laves om igen efter få år. Disse konklusioner passer meget godt ind til de erfaringer og udfordringer vi har mødt i dette projekt. Dertil kan lægges at mange boligforeninger ikke kender til de enkelte processer i en renovering, og derfor ikke altid får startet rigtigt, bl.a. var BOVIA i Kolding længe af den overbevisning, at havde de taget Schneider Electric ind til de indledende øvelser i forprojektet i dette pilotprojekt, så var de også tvunget til at bruge dem i udførelsen, det varede desværre for længe i projektet inden Schneider Electric fandt ud af, at det var derfor der ikke var fremdrift i dialogen. Projektets ESCO-leverandør beskriver deres indsatser i dag som: I et almindeligt større ESCO projekt, er der som sådan ikke noget vi afholder os fra at lave, da vi entrerer med underleverandører. Når det er sagt, så kan vi godt varetage en større renoveringssag. Vi har dog afholdt os fra at gå til sådanne opgaver, da vi gerne ser at opgaven skal kunne løftes af en huslejestigning. Derfor kigger vi kun på fællesområderne, og især der hvor vi kan tilbyde en garanti. Dette stiller os i den situation, at vi er nødt til at vurdere om ESCO skal betragtes som den model der fremmer renoveringsprocessen, og i så fald hvad er det for mekanismer der ligger bag. Her finder vi garantidelen som den bærende del af modellen, samtidig med at den åbenbart er med til at projekterne sættes hurtigere i gang og dermed gennemføres hurtigere. Det kan også vurderes om ESCO-leverandøren er klar til at lægge 30 mio. kr. i en investering til et stort gennemgribende renoveringsprojekt, hvor garantidelen vurderes til at kunne være en styrende faktor i valg af løsninger og produkter, får boligforeningen dermed sine ønsker igennem, og vil ESCO-leverandøren være med fra start, for at skulle have sine forslag i offentlig udbud? Dernæst kan der sættes spørgsmål ved om beboerne føler sig tryggere ved at der gives en garanti eller en overskuelig huslejestigning som selvfølgelig skal låses fast er godt nok? Ligemeget hvordan vi vender det økonomiske aspekt, skal der findes på løsninger til at måle energibesparelserne i de enkelte lejligheder, hvis ESCO skal have sin gang i de store og gennemgribende renoveringer. At det er ESCO-leverandøren, der er eksperten i projektet, mener vi ikke holder i det store gennemgribende renoveringsprojekt, som det ser ud i dag. Her skal der kobles flere eksperter på fra start, og de skal betales for deres ydelse, det vil ESCO-leverandøren også blive, hvis de byder ind med teknsik rådgivning. Vælges de ind som underleverandør til mindre dele af projektet, vil det kunne køre som kendt i dag, men det vil dog kræve et tæt samarbejde så den endelige løsning hænger sammen. Ved at pinde ESCO ud i bidder, kunne man fra organisationerne omkring det almene byggeri vurdere, om der skal samarbejdes med et par ESCO-leverandøre om et koncept, der passer ind i denne sektor, eller om organisationerne (evt. i samarbejde med Landbyggefonden) selv skal lave deres eget rejsehold, som samler erfaringen, sikre at processen forløber godt og yder hjælp til den økonomiske del af processen også. 62

63 10 Finansiering af det almene byggeri Det almene byggeri etableres med offentlig støtte, og har over årene være finansieret på flere forskellige måder og med forskellig fordeling mellem stat, kommune og beboere. Fællestrækket har været, at det offentlige dels har ydet en kontant éngangsstøtte, dels støtte til delvis betaling af ydelserne på de optagne lån. Hertil kommer, at finansieringen af og støtten til de enkelte boligtyper har været forskellig. Inden for de senere år er den offentlig støtte givet dels i form af grundkapital fra kommunen eller regionen og dels fra staten som en løbende ydelsesstøtte til optaget realkreditlån til byggeriet. Finansieringen af de tre boligtyper er ens og udgør for nybyggeri med tilsagn efter 1. juli 2012: pct. af anskaffelsessummen finansieres med kommunal grundkapital, 2. 2 pct. finansieres ved beboerindskud, og pct. finansieres ved optagelse af realkreditlån, hvortil staten løbende yder ydelsesstøtte. Optagne lån kan maksimalt afdrages over 40 år. Med henblik på at fremtidssikre byggeriet har bygherren mulighed for at foretage totaløkonomiske merinvesteringer. Merinvesteringen finansieres med 98 pct. lån og 2 pct. beboerindskud Finansiering af renoveringsprojekter i det almene byggeri Erfaringen fra de fleste energirenoveringer i den almene sektor viser, at det ikke er muligt at forsvare en energirenovering alene på baggrund af huslejestigninger, samtidig viser det sig heller ikke attraktivt alene at energirenovere, beboerne ønsker noget for besværet og huslejestigningen, såsom nyt køkken/bad. Fra rapporten Almene boliger med fremtid, - fremtidssikring af almen boliger - Landbyggefonden, 8/2006 belyses hvilke renoveringsmæssige tiltag mv. der skal foretages i løbet af de næste 20 år i den almen sektor for at sikre den fornødne konkurrenceevne og afhjælpe og forebygge, at boligområder fanges i en negativ udvikling med fysisk forfald og stigende segregering og ghettoisering. Kommunerne har en central rolle i denne proces. I denne rapport findes gode erfaringstal for de fleste typer renoveringsopgaver, samt et vurderet investeringsbehov for etageboliger. Boliger fra Antal boliger Gennemsnitlig investering per lejlighed før alle beløb er håndværkerudgifter inkl. moms og øvrige omkostninger. 63

64 Gennemsnitlige huslejestigninger 2 ligger oftest mellem 60 og 226 kr./m2, med få store afvigelser, og den efterfølgende husleje for lejlighederne mellem 600 og 847 kr/m2, her har boligens placering i Danmark selvfølgelig indflydelse på prisen. Nedenfor er sammenhængen oplistet. Huslejestigning kr./m2 Efterfølgende husleje kr./m2 Antal beboere Finlandsparken, Vejle Lilletoften, Skovlunde Thindelvej, Skagen Møllevangen, Nyborg Ådalen, Struer 0, men bruttoarealet er øget Parkvejen, Skælskør Ringgården, Aarhus Sallingsundvej, Aalborg Øst Slotsvænget, Slagelse Thrigesvej, Haderslev Langkærparken, Tilst, Aarhus boliger 750 En vurdering af potentielle renoveringer 6 viser at den gennemsnitlige pris per lejlighed for en gennemgribende renovering ligger på kr. per lejlighed, svingende fra til kr. per lejlighed. 64

65 Omfattende energirenoveringer koster omtrent det samme som at rive ned og bygge nyt. I Tilst og Frederikssund er det derudover lykkes at komme igennem med en aftale om lavere faste afgifter til fjernvarmeværket, svarende til den procentuelle reduktion af effektbehovet i forhold til byggeri efter BR08 standard. ESCO s finansiering består typisk af besparelsen, henlæggelser og realkreditlån, men ingen yderligere huslejstigning. Huslejestigningen afspejler energibesparelsen. ESCO garantere besparelsen og sikre at huslejen ikke efterfølgende stiger pga. manglende besparelser. Et LBF s støttet projekt finansieres oftest af besparelsen, huslejestigning, henlæggelser, støttekroner og realkreditlån. Her er huslejestigningen oftest højere end selve enerigbesparelsen. Her garanterer kommune og LBF for renten og boligforeningen må selv stå for energibesparelsen. Vælger boligforeningen selv at finansiere renoveringen sker det oftest af besparelsen, huslejestigning, henlæggelser og realkreditlån. Her er huslejestigningen oftest højere end selve enerigbesparelsen. Her står boligforeningen selv med garantien for energibesparelser og rente Lånetyper I henhold til 91, stk. 5, 98a, stk. 4, og 118, stk. 4, i lov om almene boliger m.v. (almenboligloven) fastsætter ministeren for by- bolig- og landdistrikter nærmere regler om, hvilke lån der kan anvendes til finansiering af en række nærmere bestemte støtteberettigede aktiviteter i henhold til loven. Det er samtidig fastsat, at lånetypen og den kommunale andel af ydelsesstøtten offentliggøres i Statstidende. Støtteberettigede aktiviteter: 1. Tilsagn om støtte til etablering af alment byggeri i henhold til almenboligloven 2. Tilsagn om støtte til renovering m.v. i henhold til almenboligloven meddelt af Landsbyggefonden. 3. Lån til finansiering af frikøbssummer i henhold til 98 a, stk. 4 i almenboligloven. 4. Tilsagn om støtte til etablering af friplejeboliger efter 10, stk. 1, i lov om friplejeboliger. Lån til finansiering af ovenstående tilsagn ydes af kreditinstitutter eller KommuneKredit som et nominallån med en løbetid på 30 år, idet KommuneKredit alene kan yde lån til kommunalt eller regionalt ejede ældreboliger. Lånet ydes som et kontantlån med rentetilpasning. Lånets kontantrestgæld refinansieres fuldt ud hvert 5. år. Lånet afdrages som et annuitetslån med kvartårlige terminer. Lånets ydelse fastsættes første gang ved lånets udbetaling og derefter i forbindelse med hver refinansiering. Lånet skal være baseret på inkonverterbare, stående obligationer, som kan være realkreditobligationer, særligt dækkede realkreditobligationer eller særligt dækkede obligationer efter kreditinstitutternes valg. Eventuelle omkostningselementer, f.eks. løbende bidrag, kan ikke indgå i den fastsatte kontantlånsrente. 65

66 10.3 Model for totaløkonomi Med baggrund i initiativ om Fremme af energibesparelser i almene lejeboliger fra Strategi for reduktion af energiforbruget i bygninger (Regeringen, april 2009) har Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter fået udarbejdet et værktøj til beregning af totaløkonomi i forbindelse med energimæssige renoveringer af almene boliger. Modellen skal bl.a. hjælpe de almene boligorganisationer med at dokumentere, hvordan huslejeændringer ledsages af ændrede energiudgifter og komfort samt hvordan ejendommens økonomi vil se ud, hvis de ikke gennemfører energirenoveringen. Herved kan beboerne på et robust og oplyst grundlag beslutte, om de ønsker at igangsætte projektet. I udviklingen af modellen er der lagt vægt påå, at resultaterne formidles i et format, der er tilpasset såvel beboerne som boligorganisationen. Formidling af totaløkonomimodellens resultater kan ske i en dertil udarbejdet skabelon, eller de kan præsenteres i et format efter eget ønske. Der er ligeledes udarbejdet en illustration af det indledende forløb, hvori totaløkonomimodellen tænkes benyttet, der kan bruges som inspiration til, hvordan modellen kan anvendes. Skabelonen til formidling af resultaterne og illustrationen af forløbet findes påå Totaløkonomien for en boligafdelings ejendom er i modellen alle pengestrømme forbundet med investeringer, reinvesteringer, finansiering, vedligehold samt drift af ejendommen over en fastlagt periode. Vurdering af totaløkonomisk rentabilitet skal ske i forhold til en fastlagt økonomisk ramme. I eksisterende ejendomme er den økonomiske ramme fastlagt ved den vedligeholdelse, der nødvendigvis altid skal foregå af ejendommen, og som almindeligvis er udmøntet i en vedligeholdelsesplan. Vedligeholdelsesplanen samt evt. medfølgende driftsbesparelser omsættes til totaløkonomi og anvendes som sammenligningsgrundlag for et alternativt løsningsforslag. Denne totaløkonomiberegning kaldes referencen. Herefter beregnes totaløkonomien for et alternativt løsningsforslag. Denne totaløkonomiberegning kaldes renoveringen. Når pengestrømmene korrigeres for inflation, energiprisstigninger og omregnes til nutidskroner, er det muligt at sammenligne totaløkonomien for flere løsningsforslag. Sammenligning af de to totaløkonomiberegninger påå bl.a. huslejeændringen og nutidsværdien efter 30 år viser, om det er mest rentabelt af fortsætte driften af ejendommen som planlagt, eller om en alternativ plan med energirenovering af ejendommen vil være mere rentabelt. Det kan være meget omfattende at opstille den fulde totaløkonomi for en ejendom, hvis det kun påtænkes at renovere nogle udvalgte bygningsdele. Modellen kan derfor anvendes til at beregne den totaløkonomiske rentabilitet ved energirenovering af hele ejendommen eller ved energirenovering af udvalgte bygningselementer. I alle tilfælde gælder, at referencen sammenlignes med renoveringen. Modellen er 100 % åben for at give brugeren den størst mulige fleksibilitet. Det er som udgangspunkt alene de lyseblå felter som brugeren skal ændre påå. I modellen er desuden flere grafer, der kan illustrere de forskellige aspekter af totaløkonomien. 66

67 Gevinster ved brug af totaløkonomimodellen Baseret på input om investeringer, reinvesteringer, drifts- & vedligeholdelsesudgifter, prisfremskrivninger, eventuelle Non Energy Benefits samt finansiering af energirenoveringen får beboere og boligorganisation dokumentation for: 1. Totaløkonomien hvis ejendommen energirenoveres kontra hvis den ikke renoveres. 2. Den huslejeændring der er nødvendig for at energirenoveringsprojektet kan gennemføres. 3. Energirenoveringsprojektets nutidsværdier for en periode på 30 år. Modellen kan anvendes til at beregne den totaløkonomiske rentabilitet ved energirenovering af hele ejendommen eller ved energirenovering af udvalgte bygningselementer. Der er dog ingen begrænsninger som udelukker anvendelsen af modellen til beregning af totaløkonomisk rentabilitet i andre bygningstyper end almene boliger såvel som i nybyggeri. Processen Nedenfor illustreres den proces hvori den nye totaløkonomimodel kan indgå som beslutningsgrundlag for at gennemføre energirenoveringsprojekter. Illustrationen kan bruges som præsentationsmateriale af modellen overfor almene boligorganisationer og boligafdelinger med behov for energirenovering. Firgur Delkonklusion Finansieringen er ikke den bærende del i at få flere til at renovere. Ingen ESCO-leverandøren kan konkurrere med realkreditlån, og derfor vurderes denne del at være irrelevant i forhold til hvor langt ESCO kan bidrage her. Til gengæld har finansieringen stor betydning for den enkelte renovering, men med de renter der findes i dag, skulle der jo renoveres på livet løs, hvis det er renten der er barriere for energirenoveringer. 67

68 Reelt er der jo ikke noget til hinder for, at boligforeningen selv tager fat i den del, pengene skal jo betales af samme kasse. Ved at lægge pengene på bordet selv, vil vi vurdere at boligforeningen skaber en forrentning til dem selv på 6-8 % fra dag et, der skal holdes op mod et realkreditlån på et par procent. Her vil totaløkonomi-modellen kunne hjælpe boligforeningen med beregningen og overblikket. 11 Konklusion, perspektivering og selvkritik I dette afsnit besvares de to hovedspørgsmål i projektet. Herefter følger en besvarelse af de opsatte projektmål. 1. Hvordan kan energi komme på dagsordenen i det almene boligbyggeri? For boligorganisationen handler det om at skabe fremtidssikrede sunde boliger med et lavt energiforbrug der samtidig kan regulere beboernes adfærd. Energi har behov for først og fremmest komme på dagsordenen i boligorganisationen før end fokus rettes mod en præsentation i beboerdemokratiet. Det er i projektet erfaret, at boligorganisationernes ressourcer er begrænsede, hvorfor det kan være nyttigt at inddrage bygherrerådgiver eller ESCO leverandør. Det er vigtigt, at boligorganisationen klædes på med de gode argumenter og belysning af fordele og ulemper dels for boligorganisationen dels for lejeren. I erkendelse heraf er der i projektet udarbejdet en lettilgængelig guide, som henvender sig til boligorganisationen og som beskriver processen omkring igangsætning af energirenovering i almene boliger. Guiden er udarbejdet, så den beskriver de opgaver, som boligorganisationen skal igennem i et byggeprojekt. Hvis boligorganisationen ønsker gennemførelse af et mindre energispare projekt, uden støtte fra Landsbyggefonden, kan et ESCO-projekt med fokus på installationer og energistyring være en mulighed. Hvis der derimod ønskes at modernisere boligerne til nutidens energistandard, ændre beboersammensætningen (evt. med ændrede boligstørrelser/-indretning), tilgængelighed osv, er der behov for en mere dybdegående energirenovering med støtte fra Landsbyggefonden. Denne proces er langt mere omfattende og kræver en stor involvering af beboere lige fra planlægningsfasen, projektering og gennemførelse. En god formidling i øjenhøjde med belysning af, hvad energirenoveringsprojeket tilfører af værdi for boligorganisationen og beboere, er afgørende for, at opnå beboerdemokratiets godkendelse. Boligorganisationerne har en fordel ved at aktivt at inddrage beboerønsker og belyse fordele og ulemper, da det giver opbakning til projekt, bedre kvalitet og forbedrer lokaldemokratiet og tilfredsheden. Boligorganisationen kan med et renoveringsprojekt opnå, at boligerne bliver mere attraktive og nemmere at udleje. 2. Kan kommunale erfaringer med ESCO overføres til almene boliger, og kan der garanteres besparelser? 68

69 Konklusionen på om ESCO kan bruges i det almene boligbyggeri er et både og. Principperne bag ESCO kan anvendes, da ESCO er med til, at give boligforeningen et overblik over potentielle besparelser ved at energirenovere en boligblok, samt gøre besparelserne mere håndgribelige ved, at få sat tal på hvor meget den enkelte lejer kan forvente at spare ved at tiltagene bliver gennemført. Dette er med til at øge sandsynligheden for, at forslagene går igennem beboerdemokratiet. ESCO er en proces der flytter bygningen energital i den rigtige retning og uddanner driftspersonalet, men det må også erkendes, at ESCO-leverandøren har en udfordring, da den ikke kan kontrollere energiforbruget i de enkelte lejligheder og dermed må nøjes med at garantere energibesparelse på fællesarealerne. En forventning afstemning omkring maksimal %-huslejestigning, en garanteret minimums besparelse og en maksimal investeringssum er et vigtigt udgangspunkt for ESCO-leverandøren. Hvis der skal gennemføres dybere renovering kræver det, at der findes metoder til at holde den enkelte beboer op på sit energiforbrug og adfærd. Boligforeningerne finder, at ESCO kan være attraktivt i de afdelinger, hvor der ikke er foretaget nogen nævneværdig renovering eller til at høste de lavt hængende frugter. Da der primært er fokus på fællesarealerne er det dog afgørende, at ESCO-firmaet bestræber sig på at tydeliggøre, hvad den kortsigtede fordel er for lejeren i forhold til økonomi og komfort. ESCO-modellerne passer fint ind i processen for renoveringer, der ikke er støttede, og ESCO-leverandøren vil være en rigtig god partner for de boligselskaber, der ønsker at lave tiltag på fællesarealerne eller i systemdelen, mens der stadig er udfordringer, hvis renoveringen gælder klimaskærmen og besparelserne skal opnås i de enkelte lejligheder. ESCO-konceptet er meget anvendeligt til at garantere besparelsen for de energibesparelser, der findes på de fælles anlæg. Her vil ESCO-leverandøren angiveligt også kunne bidrage med de gode argumenter til beboerdemokratiet og dermed hjælpe boligforeningen i processen. Når det drejer sig om tiltag der har indflydelse på den enkelte boligenhed, såsom isolering af klimaskærmen eller vinduesudskiftning, kan der i dag ikke laves enkeltmålinger som kan være med til at synliggøre, at de ønskede besparelser opnås, og dermed mangler der tal, der kan bruges til en garantiordning. Her er der behov for, at der udvikles nye målemetoder, koncepter eller lignende for at gøre det muligt. Desuden er det vanskeligt at styre beboernes adfærd, og dermed også vanskeligt for ESCO-firmaet at give garanti for energibesparelser i den enkelte lejlighed. Situationen er en ganske anden for offentligt byggeri, hvor der entreres med en bygherre, som er ansvarlig for den samlede drift. Ved støttede projekter er der oftest tale om større projekter, som har med klimaskærmen og boligindretningen at gøre. Der er tale om energibesparelsespotentialer, som hver enkelt boligenhed har indflydelse på, og dermed bliver det sværere at se hvordan ESCO-modellen og dennes garanti passer ind som styrende model. ESCO som totalentreprenør ser svær ud, da der er tale om store investeringer. Selve modellen og garantien bør nok udvikles yderligere, hvis det skal kunne tages hele vejen, men som underentreprenør på fællesdelene (gadelys, pumper mv), bør modellen kunne fungere som en selvfinansierende del. ESCO-leverandøren vil også kunne tages ind som rådgiver i den indledende fase, som betalt ydelse. 69

70 Hvis ESCO indtænkes som en garanti sammen med en huslejestigning og henlæggelser, dvs. at al investeringen ikke skal klares alene af energibesparelser, er der måske en mulighed. Boligforeningerne har ligesom kommunerne adgang til billigere finansieringskilder end ved at få ESCOleverandørerne til at finansiere projekterne. Det vigtigste i ESCO er således garantielementet og at boligorganisationerne, som ikke har de fornødne personalemæssige ressourcer og kompetencer, hjælpes med gennemførelse af energirenoveringer. En ulempe for modellen er, at den primært er målrettet de lavt hængende frugter, altså de hurtige og billige forbedringer, som lever op til typisk høje rentabilitetskrav på f.eks. 6-8 år, som også angivet i Almennet 2011, ESCO og energirenovering i den almene sektor. Dermed mangler det langsigtede perspektiv i energirenoveringerne. Finansieringen er ikke den bærende del i at få flere til at renovere, da ingen ESCO-leverandøren kan konkurrere med realkreditlån, og derfor vurderes denne del at være irrelevant i forhold til hvor langt ESCO kan bidrage her. Til gengæld har finansieringen stor betydning for den enkelte renovering, men med de renter der findes i dag, skulle der jo renoveres på livet løs, hvis det er renten der er barriere for energirenoveringer. Reelt er der jo ikke noget til hindre for at boligforeningen selv tager fat i den del, da pengene jo skal betales af samme kasse. Ved at lægge pengene på bordet selv, vil vi vurdere at boligforeningen skaber en forrentning til dem selv på 6-8% fra dag et, der skal holdes op mod et realkreditlån på et par procent. Her vil en totaløkonomi-vurdering kunne hjælpe boligforeningen med beregningen og overblikket Projektmål Nedenfor er gennemgået de opsatte projektmål og kommenteret på, hvorvidt disse er opnået i projektet. En hjemmeside om projektet er løst på den måde, at der efter aflevering af projektet oprettes en projektside på CLEAN s hjemmeside om dette projekt, hvor rapporten kan downloades, og der kan følges med omkring den efterfølgende præsentation i boligorganisationerne. På web side vil virkemiddelkataloget ligeledes blive offentliggjort som et intereaktivt katalog hvor den besøgende kan klikke på punkterne for, at læse mere i dybden om det enkelte punkt. En vurdering af betydning af fraflytningsgrad og beboersammensætning i forhold til vurdering af mulighed for gennemførelse af energiprojekter er vurderet i forbindelse med casene og generelt. Man kan ikke ud fra projektet konkludere, at fraflytningsgrad og beboersammensætning er afgørende for gennemførelse af et energiprojekt, men det kan derimod konkluderes at fraflytningsgraden kan ændres til det bedre, hvis der igangsættes renoveringsprojekter med større lejligheder og mere opdaterede boliger, som kan tiltrække og fastholde ressourcestærke personer og familier. En vurdering af hvilke ESCO erfaringer fra det offentlige, der kan overføres til almene boliger Dette spørgsmål er besvaret indledningsvist, og det konkluderes, at ESCO kan være med til at igangsætte energiprojekter i den almene sektor, hvis fokus er på den hurtigt tilbagebetalte energibesparelse, som findes på installationer og energistyring. Et sådant projekt kræver ikke offentlig støtte. Større 70

71 renoveringsprojekter, hvor der er fokus på både klimaskærm og generel bygningsforbedring kræver en støtte fra Landsbyggefonden for gennemførelse. 2-3 forprojekter på udvalgte cases i de tilknyttede boligforeninger, som har potentiale som fremtidige fyrtårsprojekter. De aktuelle cases er netop udvalgt ud fra ønsket om at ændre fraflytningsprocenten og at der efter forprojektet skal igangsætning af en bygningsforbedring. For den første case, Solbakken, vil projektet generere en besparelse på varme + el på % af deres nuværende energiomkostninger med en investering på 7-9 mio. kr. For den anden case, Bergsvej, vil projektet generere en besparelse på varme + el på % af deres nuværende energiomkostninger med en investering på 3-4 mio. kr. Der kan ikke gives garanti på energibesparelse i lejlighederne, - kun på fællesarealerne. Et letanvendeligt virkemiddelkatalog for igangsættelse af energiprojekter indeholdende hjælpeværktøjer til beslutningsprocessen herunder best-practice råd om økonomi, præsentationsmateriale, motivationsmetoder for bestyrelse og aktiv beboerinvolvering. Virkemiddelkataloget er gjort lettilgængelig gennem udarbejdelse af en 4 siders pjece henvendt til boligorganisationen og som beskriver processen omkring igangsætning af energirenovering i almene boliger dels som støttet dels som ikke støttet projekt. Denne pjece vil indgå i præsentationsmateriale til boligorganisationen umiddelbart efter projektets aflevering. Der er i rapporten givet en lang række best-practice råd om økonomi under afsnit omkring finansiering. En konkret skabelon til udbudsmateriale/kontrakt med beboergaranti til brug for nemmere igangsætning af energirenoveringer er ikke medtaget i hovedrapporten, men er valgt at blive lagt i bilag, da det har vist sig ikke at være et centralt element i projektet, og da der i forvejen findes mange lettilgængelige paradigmaer allerede og et paradigma i høj grad afhænger af projektet størrelse og om der er tale om støttet eller ikke støttet byggeri. I bilag er vedlagt et eksempel på et prækvalifikations udbud på et ESCOprojekt. I forhold til støttet byggeri. Der henvises endvidere til www. Landsbyggefonden.dk og AL2.bolig. Som en del af dette projekts leverancer erogså en udbudsskabelon som findes vedlagt rapporten. 71

72 11.2 Perspektivering Virkemiddelkataloget vil i efteråret 2014 blive testet hos boligforeningerne, der deltager i projektet. Hermed sikres det, at kataloget kommer til sit virke og bliver brugt i praksis. Inden for projektet CLEAN Grøn erhvervsvækst vil virkemiddelkataloget blive brugt og der vil blive afsat ressourcer til at lave eventuelle tilretninger af virkemiddelkataloget, såfremt boligforeningerne finder det nødvendigt. Next step er at sikre, at energirenoveringerne rent faktisk bliver i gangsat og ikke blot ender som skrivebordsprojekter. Dette vil ligeledes ske gennem projektet CLEAN Grøn erhvervsvækst, der i 2015 har fokus på bl.a. etagebyggeri. En af erfaringerne fra projektet er, at det ikke blot er beboerne, der skal arbejdes med for, at sikre at der kommer til at ske en indsats i det almene boligbyggeri, men også hos bestyrelserne som ikke altid er klædt på til at tænke på energi og energirenovering. Hermed vil der i projekt CLEAN Grøn erhvervsvækst blive arbejdet videre på et tilrettet præsentationsmatariale med udarbejdspunkt i det udarbejdede virkmiddelkatalog målrettet bestyrelserne ude i boligforeningerne. CLEAN vil endvidere på Energiforum Danmark årlige arrangement for folk med interesse for energibesparelser i den almene boligsektor den 19. nov præsentere erfaringerne fra jeres ESCO i den almene sektor projekt. Der påtænkes i denne forbindelse en perspektivering om hvor langt ESCO kan gå, hvilke udfordringer der er ved at komme længere med ESCO, om der skal udvikles andre systemer i stedet for, eller almene boliger bare må klare sig selv med Landsbyggefonden. Dertil har vi så problematikkerne med casene. Projektet kunne med fordel have arbejdet endnu tættere sammen med boligforeningerne og deres bestyrelser, da der en stor forskel på at arbejde med projekter på et projektkontor og på at arbejde med projektet i marken. Der har ved flere lejligheder været for langt i mellem projektet og medarbejderne i boligforeningerne. Hermed har projektet ikke sikret sig den rette forankring ude hos boligforeningerne og hos deres medarbejdere, som arbejder med renovering af boligforeningerne til dagligt. En læring er derfor, at fremtidige projekter skal arbejde endnu tættere sammen med boligforeningernes bestyrelser for, at sikre forankringen og gennemførelsen ude hos bestyrelserne. 72

73 12 Litteraturliste Almen Nyttig TM håndbogen BRFkredit, dec Regulativ om støtte fra Landsbyggefonden - til opretning, udbedring, vedligeholdelse, forbedring, ombygning, sammenlægning af lejligheder og miljøforbedring I alment byggeri samt infrastrukturændringer I ghettoområder Landsbyggefonden, 18.mar Vejledning om renoveringsstøtte Landsbyggefonden, 22.mar Renovering af almene bebyggelser - evaluering af fysiske indsatser gennemført i perioden , SBi 2014:12 Almene boliger med fremtid fremtidssikring af almene boliger Landbyggefonden, aug Innovationsprojekt - AL2Boligs klimablok i Langkærparken AL2Bolig, dec Case Albertslund Syd, Bo-Vest. At fremtidssikre almene boliger fra 50 erne idékatalog på baggrund af 20 demonstrationsprojekter Landsbyggefonden, mar Regulativ om indbetaling til landsdispositionsfonden og nybyggerifonden Landsbyggefonden, 11.okt Regulativ om tilskud fra landsbyggefonden til forbedrings- og opretningsarbejder mv. ( egen trækningsret ) Landsbyggefonden, 3.dec Guide til brug af beregningsmodel for totaløkonomi - Vurdering af energirenoveringsprojekters totaløkonomiske rentabilitet i almene boligafdelinger Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter, 5.jun Udbudsdirektiverne Vejledning Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, AlmenVejledning I beboerdemokratisk proces AlmenNet, AlmenVejledning I fremtidsanalyse AlmenNet, Hvidbog om renovering Bygherreforeningen og grundejernes investeringsfond, aug Energirenovering og ESCO i den almene sektor AlmenNet, AlmenVejledning i helhedsplanlægning og myndighedssamarbejde AlmenNet AlmenVejledning i projektledelse af almene bebyggelsers renovering og fremtidssikring AlmenNet Nye udfordringer for det almene boligbyggeri Landsbyggefonden, aug En typisk renoveringssag Drejebog for afdelingsbestyrelser - Lejerbo 73

74 ESCO i danske kommuner - En opsamling af motiver, overvejelser og foreløbige erfaringer med ESCO i kommunale bygninger SBi 2013:10 Energirenovering og ESCO Almen Vejledning, AlmenNet

75 Bilagsfortegnelse Bilag 1: Tids- og aktivitetsplan Bilag 2: Udbudsformer/kontrakt generelt Bilag 3: Udbudsbekendtgørelse Bilag 4: Udbudsmateriale efter tilbudsloven Bilag 5: Udbudsmateriale efter EU-direktivet Bilag 6: Prækvalifikation Bilag 7: Vejledning til udfyldelse af udbudsskabelon 13 Bilag 1 Tids- og aktivitetsplan Aktivitet Aktør Fase Fordeling af arbejdsopgaver og koordinering Kommunikationsplan, og aftaler om formidling, pressemeddelelse Grøn Erhvervsvækst (GE) GE Januar OK Februar OK Etablering af hjemmeside GE Marts OK Udvælge 2-3 cases i de tilknyttede almene boligforeninger AAB / Nordvestfyns boligforening Marts Cases leveret, men Nordvestfyn s boligforening er trukket sig fra projektet. 75

76 Indsamling af kontaktoplysninger til bestyrelser, beboerrepræsentanter og driftsansvarlige i de udvalgte cases Fase 2 GE CIVICA med i stedet Marts Kontakt info indsamlet i cases. Cases forsinket grundet boligforening er. Leveret juni Gennemførelse af forstudier af de udvalgte cases efter forudgående møder med de driftsansvarlige i de udvalgte cases. Schneider April September Arbejdet forsinket 6 måneder grundet Schneider har været for restriktive i forbindelse med udvælgelse af cases Undersøgelse af best-practice i kommunale ESCO projekter ved interview af Middelfart Kommune og gennemgang af drejebog for ESCommune GE Juli Gennemført Opsummering af konklusioner fra rapporter vedr. energirenovering og ESCO i den almene sektor. Hvad mangler der hvor er udfordringerne? GE September Gennemført Undersøgelse af beboersammensætningen og fraflytningsgraden i de udvalgte cases og betydningen for mulighederne for energirenovering AAB / Nordvestfyns boligforening September Ej gennemført af boligforening erne. Gennemført som desktop undersøgels e af GE. Dog inddragelse af relevante tal for boligforening erne i projektet da de leverede tallene i 76

77 Betydning af beboerdemokratiet vurderes gennem spørgeskemaer og fokusgruppeinterviews i de udvalgte cases Vurdering af mulighed for benchmarking og best-practice udveksling mellem kommunale ESCO projekter og ESCO projekter i det almene boligbyggeri Fase 3 AAB / Nordvestfyns boligforening GE / Middelfart kommune slutningen af projekt perioden Oktober Gennemført af GE se ovenstående Oktober Gennemført med konklusione n, at det er meget vanskeligt at udveksle best-practice erfaringer mellem kommunale projektet og det almene boligbyggeri da projekttyper ne er så forskellige Udarbejdelse af let anvendeligt virkemiddelkatalog for igangsættelse af energiprojekter indeholdende hjælpeværktøjer til beslutningsprocessen herunder best-practice råd om økonomi, præsentationsmateriale, motivationsmetoder for bestyrelse og beboerinvolvering Schneider udarbejder MTHøjgaard kvalitetstjek på økonomi og teknik Gennemført af GE med Schneider som kvalitetstjek på økonomi og teknik. Februar Kolding/Odense kommuner kvalitetstjek af præsentations materiale/motivation GE som koordinator Virkemiddelk ataloget er desuden kvalitetssikre t af boligforening erne i projektet. Præsentatio nsmateriale kvalitetssikre t af Kolding, Middelfart og Odense kommuner. 77

78 Afprøvning af præstationsmateriale til bestyrelse og beboerrepræsentanter, tilretning efter feedback fra disse. AAB / Nordvestfyns boligforening Præsentatio nsmateriale afprøvet af CIVICA. Aftale om præsentatio n af materialet for BOVIA senere Marts Udarbejdelse af skabelon for udbudsmateriale og kontrakter for energirenoverings projekt i alment boligbyggeri ved hjælp af ESCO garanterede energibesparelser MTHøjgaard Schneider/Middelfart Kommune som kvalitetstjek GE som koordinator Udarbejdet af GE. Kvalitetssikr et af Schneider. Udbudsmate rialet er udarbejdet i samarbejde med boligforening erne for at sikre brugbarhede n af materialet. April Review af skabelon for udbud/kontrakt ved kommentering fra boligforeninger AAB / Nordvestfyns boligforening Gennemført af BOVIA og CIVICA Maj Sikring af overførbarheden til alment boligbyggeri gennem 1-2 præsentationer på konferencer/temadage samt formidling af projektet ved offentliggørelse af rapport og resumé på hjemmeside GE + kommuner Gennemføre s efterfølgend e. Aftaler med BOVIA. Juni Udarbejdelse af afsluttende rapport GE Igangsat Juli 78

79 14 Bilag 2 - Udbud/kontrakt - generelt Almene boligorganisationer der opfører nybyggeri eller renoverer eksisterende bebyggelser, er ved indhentning af tilbud underlagt både nationale og EU-retlige regler, idet almene boligorganisationer i henhold til disse regler er offentligretlige organer. Udbudsreglerne for renovering, er de samme som ved opførelse af nyt alment boligbyggeri. Udbud er underlagt reglerne i EU-direktivet (Udbudsdirektivet 2004/18/EF) og Tilbudsloven (LBK nr af 7/12/2007). Udbudsdirektivets procedureregler omfatter de udbudsformer, som ordregivere skal følge, når de indhenter tilbud og tildeler ordren til en tilbudsgiver. Der er flere forskellige udbudsformer. Nogle tager længere tid at gennemføre end andre, fordi der gælder forskellige tidsfrister. De mest almindelige udbudsformer er offentligt udbud og begrænset udbud. Ordregiver kan frit vælge mellem disse to udbudsformer. Kommunen skal godkende den valgte udbudsform. Udbudsdirektivet gælder kun for opgaver over en vis størrelse (tærskelværdierne). Kontrakten skal derfor have en værdi, der ligger over tærskelværdien, for at udbudsdirektivets procedureregler finder anvendelse. Tærskelværdierne justeres hvert andet år. Er udbuddets størrelse under tærskelværdierne benyttes Tilbudsloven. Tærskelværdier EU s Udbudsdirektiv indeholder tærskelværdier for bl.a. udbud af rådgivning (tjenesteydelser) og udbud af bygge- og anlægsarbejder. Disse regler forvaltes i Danmark af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Tærskelværdier for offentligretlige organer såsom almene boligforeninger er for 2012/2013: Varer kr. Tjenesteydelser kr. Bygge- og anlæg kr. Det er ikke muligt at komme udenom udbudsdirektivet ved at opdele en kontrakt, der overstiger tærskelværdien, i en række delkontrakter, der hver er under tærskelværdien. Reglerne for beregning af den samlede kontraktværdi er ikke til hinder for, at ordregiver kan tildele ordren i mindre delkontrakter, så også små virksomheder får mulighed for at byde ind på en opgave. Konkurrencen skal bare følge reglerne i udbudsdirektivet, hvis delkontrakterne tilsammen overstiger tærskelværdierne. Ifølge udbudsdirektivet skal delkontrakter ikke nødvendigvis udbydes, når de i alt kun udgør 20 procent af hele kontrakten og samtidig kun har en værdi af kr. (varer og tjenester), henholdsvis kr. (bygge- og anlægsarbejder). Disse delkontrakter tæller dog stadig med i beregningen af, om den resterende del af kontrakten skal i EU-udbud, fordi den samlede kontraktværdi er over tærskelværdien. 79

80 Nyt direktiv på vej I december 2011 fremlagde EU-Kommissionen et direktivforslag til ændring af udbudsdirektivet. Hensigten med direktivet er at modernisere reglerne, så de offentlige midler bliver udnyttet mere effektivt. Næste skridt er at udarbejde en dansk udbudslov. Udbudslovsudvalget blev nedsat sommeren 2013 og skal medio 2014 aflevere forslag til et samlet og overskueligt regelsæt, der implementerer det nye udbudsdirektiv i dansk ret. Nedenfor er nævnt de relevante ændringer der kan have betydning for udbud af renoveringsopgaver i fremtiden: Med direktivet bliver det nemmere for ordregiver at bruge de fleksible udbudsformer udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog. Samtidig bliver der indført en ny udbudsprocedure innovations-partnerskab, som giver mulighed for at indgå en længerevarende partnerskabskontrakt med henblik på at udvikle et produkt eller en ydelse. Direktivet giver desuden mulighed for at fastsætte tidsfrister, der er betydelig kortere end i det gældende direktiv. Direktivet reducerer minimumsfristerne for at modtage prækvalifikation og tilbud betydeligt i forhold til de gældende regler. En række uklarheder omkring brugen af rammeaftaler er reduceret med det nye direktiv. Eksempelvis giver direktivet mulighed for at bruge miniudbud og direkte tildeling i samme rammeaftale. Listen over frivillige og obligatoriske udelukkelsesgrunde er blevet udvidet Udbudsformer Ved valg af udbudsform er det vigtig at vælge den form der sikrer den bedst mulige konkurrence i forhold til det relevante marked og den form der minimerer den administrative byrde både for udbyder og tilbudsgiver. Hvilken konkurrence-, udbuds- og entrepriseform der vælges afhænger bl.a. af: Den aktuelle opgaves karakter og størrelse Opgavens organisation Bygherrens krav til hovedtidsplan Bygherrens budget og krav til rådgivernes økonomiske ansvar i opgaven Først og fremmest afgør opgavens størrelse om opgaven skal følge udbudsreglerne efter EUudbudsdirektivet eller Tilbudsloven. Selvom opgaven hører ind under tilbudsloven, kan man altid bruger EU-direktivets regler. Derefter vælges udbuds- og entrepriseform efter hvilke type renoveringsopgave der er tale om. Er der tale om en velkendt renovering/udskiftning (eks. vinduesudskiftning) kan der vælges den entrepriseform som boligforeningen kender og har brugt før, antagelig en totalentreprise. Er der derimod tale om en større og gennemgribende renoveringsopgave, hvor det ønskes at få vurderet og kvalificeret det endelige projekt, er et udbud i hovedentreprise på baggrund af et færdigt projekt udarbejdet af en totalrådgiver at foretrække. 80

81 Det giver mulighed for omhyggeligt at forarbejde projektet, med program, drøftelse af varianter, udbudsstrategi mv. forud for entrepriseudbuddet. Til valg af totalrådgiver kan en prækvalifikation og konkurrence være en fordel. I forbindelse med udbud af færdigbearbejdede eller afprøvede projekter, hvor der ønskes en udviklingsproces eller hvor der ønskes at drage fordel af den læringsproces, der uvilkårlig vil være i det industrialiserede almene byggeri, kan der med fordel vælges imellem forskellige former for rammeaftaler. Valg af rammeaftaleform afhænger af hvor mange aktører der ønskes i en evt. udviklingsproces, eller hvor mange bygherrer der ønsker at gå sammen. Med fokus på energirenovering i det almennyttige byggeri, og den type byggeriet repræsenterer i form af elementbyggeri, og de deraf afledte muligheder for effektivisering, industrialisering og optimering af renoveringsprocessen vil anbefalingen være at vurdere udbudskonceptet udviklet i AL2Bolig-projektet inden der vælges et traditionelt koncept, dels fordi det giver flere muligheder for på forhånd at trække kyndige rådgivere/leverandører ind i projektet, giver mulighed for at optimere rammeaftalen med andre boligforeninger så ekspertisen kan optimeres i de enkelte boligforeninger, og til sidst at udbudsprocessen opdeler projektet i faser der passer ind i beslutningsprocessen til det almene byggeri. Her gennemgås de gældende regler og mulige udbudsformer for både rådgiver og bygge- og anlægskontrakter efter hhv. EU-direktivet og Tilbudsloven. Afsnittet afsluttes med Langkærparkens udviklede rammeaftaler og procedurer Rådgiverudbud Når rådgiverydelsen sættes i udbud er nedenstående metoder at foretrække. Eksempler på konkurrenceformer ved hovedentreprise 1. Offentlig idékonkurrence (typisk kun ved store komplekse offentlige opgaver, hvor der ønskes en bred belysning af opgavens problematik) 2. Offentlig projektkonkurrence (typisk med arkitekten eller ingeniøren som projekteringsleder eller totalrådgiver) 3. Indbudt arkitektkonkurrence, typisk med enten arkitekt eller ingeniør som totalrådgiver efter prækvalifikation, udvælgelse af 3 5 deltagere og vurdering af tilbudte forslag, økonomi, ressourcer, referencer m.m. 4. Indbudt totalrådgiverkonkurrence, typisk med enten arkitekt eller ingeniør som totalrådgiver efter prækvalifikation, udvælgelse af 3 5 deltagere og vurdering af tilbudte forslag, økonomi, ressourcer, referencer m.m. Valg af totalrådgiver sker typisk med prækvalifikation med udvælgelse af 3 5 totalrådgivere og vurdering af tilbudte honorar, ressourcer, referencer m.m. Eksempler på konkurrenceformer ved totalrådgiverentreprise 1. Indbudt totalentreprisekonkurrence om kvalitet og pris 2. Totalentreprisekonkurrence efter prækvalifikation hvor der vælges typisk 3 5 deltagere 81

82 3. Omvendt totalentreprisekonkurrence, hvor der efter en oplyst fast totalentreprisesum konkurreres om det bedste projekt Udbud efter EU-direktivet Iflg. EU-direktivet er der seks udbudsformer: 7. Et offentligt udbud, der er kendetegnet ved, at alle interesserede aktører kan afgive tilbud. Det giver den bredeste konkurrence, men kan også kræve mange ressourcer. Derfor bør udbyder først og fremmest anvende offentlige udbud i de situationer, hvor man på forhånd vurderer, at der ikke vil være et stort antal tilbudsgivere. Hvis man anvender offentligt udbud, er udbyder helt udelukket fra enhver forhandling med tilbudsgiverne om de grundlæggende forhold i tilbuddene. 8. Et begrænset udbud, der giver mulighed for at opfordre et begrænset antal leverandører til at byde på opgaven. Sammenlignet med et offentligt udbud kan det give udbyderen færre tilbud at vurdere, men kan til gengæld også forlænge udbudsprocessen. Et begrænset udbud gennemføres i to faser: 1) prækvalifikationsfasen og 2) tilbudsfasen. I udbudsbekendtgørelsen skal udbyder på forhånd angive det antal leverandører, den som minimum ønsker at prækvalificere, og kan også vælge at angive et maksimum. Udbyder skal som minimum prækvalificere fem leverandører for, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en reel konkurrence. Også ved denne udbudsform er udbyder helt udelukket fra enhver forhandling med tilbudsgiverne om de grundlæggende forhold som priser, prisniveauer og rabatstørrelser i tilbuddene. 9. Udbud efter forhandling, der giver udbyder ret til at forhandle med leverandørerne. Det er en udbudsform, der dog kun må bruges under særlige omstændigheder. Proceduren kan gennemføres både med og uden offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse. Udbudsformen kan kun bruges i begrænset omfang, for eksempel, hvis man i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud kun har opnået såkaldte uantagelige tilbud, eller hvis man som udbyder ikke har modtaget nogle bud overhovedet. Udbyder skal som minimum prækvalificere tre leverandører. Udbud efter forhandling med forudgående udbudsbekendtgørelse. Udbudsformen anvendes: Hvis udbyder udelukkende har modtaget ikke konditionsmæssige bud. Hvis det ikke er muligt at budgettere opgaven. Hvis aftalen ikke kan specificeres på forhånd. Og ved særlige bygge- og anlægskontrakter. Udbud efter forhandling uden forudgående udbudsbekendtgørelse. Udbudsformen anvendes: Hvis der til et offentligt eller begrænset udbud ikke kom nogen tilbud. Hvis man på forhånd ved, at der kun findes en leverandør. Hvis der er tvingende årsager til straks at gå i direkte forhandlinger årsager som udbyder ikke er været skyld i. 82

83 Bygherrerådgiveren bistår klienten i forhandlingerne. Ved udbud af bygge- og anlægsarbejder kan forhandlingerne enten udføres af bygherrerådgiveren eller oftest af de tekniske rådgivere som del af afslutningen af hovedprojekt. Udbuddet gennemføres indenfor Udbudsdirektivets fastlagte tidsperioder. 10. Projektkonkurrencer er en form, der især anvendes ved arkitektkonkurrencer, byplanlægning mv. Den giver tilbudsgiverne et stort spillerum, men kan til gengæld begrænse udbyders kontrol med resultatet. Bruges ofte i forbindelse med udførelse af planlægnings- eller projekteringsarbejde. Der findes flere særlige forhold ved projektkonkurrencer. Blandt andet, at der skal nedsættes en bedømmelseskomité, at udbyder ikke som udgangspunkt har pligt til at indgå kontrakt, og at udbyder derudover har ret til at forhandle med konkurrencedeltagerne. En af fordelene ved projektkonkurrencer er, at det giver tilbudsgiverne stor frihed til at komme med egne løsningsforslag, men udbyder har som ordregiver kun begrænset kontrol med indholdet i det endelige projekt. Udbyder er ikke forpligtet til at indgå kontrakt efter en projektkonkurrence. 11. Den konkurrenceprægede dialog er en udbudsform, der kun kan anvendes ved særligt komplekse kontrakter. Udbudsformen sondrer mellem en dialogfase, hvor man indleder med at drøfte og/eller forhandle med udvalgte ansøgere og en fase, der indeholder den egentlige tilbudsgivning. Udbyder skal som minimum prækvalificere tre leverandører. Udbyder skal anvende tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 12. Et dynamisk indkøbssystem er en fuldt elektronisk indkøbsproces. Den kan anvendes til sædvanlige indkøb, det vil sige indkøb af samme varer som foretages jævnlig Tidsfrister for EU-udbud er: 37 dage for anmeldelse af interesse ved traditionelt EU-udbud (30 dage for digitalt udbud) De bydende skal have mindst 40 kalenderdage til at beregne og udføre tilbud (mindst 35 kalenderdage ved digitalt udbud) Udbyderen gennemgår, forhandler og træffer beslutning, der meddeles samtidigt til alle bydende. Tidligst 10 kalenderdage efter meddelelse indgår udbyderen aftale med den valgte bydende Udbud efter tilbudsloven Tilbudsloven indeholder regler om, hvordan der skal indgås kontrakt om køb af bygge- og anlægsopgaver og bilag A-tjenesteydelser (lovens afsnit II), som er arkitekt- og ingeniørydelser. Reglerne gælder for udførelse eller projektering og udførelse af et bygge- og anlægsarbejde. Alle entrepriseformer er omfattet af tilbudsloven, det vil sige bade fagentreprise/storentreprise, hovedentreprise, totalentreprise (hvor kontrakten med entreprenøren også omfatter rådgiverydelsen om projektering) og partneringaftaler. Det samme gælder for en kontrakt, der udelukkende omfatter indkøb af en tjenesteydelse. Det kan for eksempel være en kontrakt, som ordregiver indgår med sine rådgivere. Sådanne kontrakter kan være 83

84 omfattet af tilbudslovens afsnit II eller udbudsdirektivets regler. Det er vigtigt at sondre mellem de forskellige typer af opgaver, da udbudsreglerne for henholdsvis byggeog anlægsarbejder og tjenesteydelser er forskellige. Sondringen er for eksempel relevant i tilfælde af blandede kontrakter, der bade omfatter aftale om en tjenesteydelse og et bygge- og anlægsarbejde. Boligorganisationen (ordregiver) kan efter tilbudsloven frit vælge mellem offentlig licitation og begrænset licitation. Underhåndsbud kan normalt kun ske, hvis håndværkerudgifterne anslås til en værdi på maksimum 3 mio. kr. ekskl. moms. 5. Offentlig licitation. Ved en offentlig licitation er det åbent for alle virksomheder at byde på opgaven. 6. Begrænset licitation. En begrænset licitation kan gennemføres med eller uden en forudgående prækvalifikationsrunde. Ved en begrænset licitation med prækvalifikationsrunde gennemføres licitationen i to faser: 1. Prækvalifikationsfasen, hvor ordregiver afsøger markedet for virksomheder, der gerne vil prækvalificeres. 2. Tilbudsfasen, hvor de prækvalificerede virksomheder får tilsendt det egentlige udbudsmateriale, hvis det ikke kan hentes på internettet. Ved en begrænset licitation uden prækvalifikation kan ordregiver henvende sig direkte til et antal mulige tilbudsgivere. I så fald skal der oplyses, hvor mange virksomheder der maksimalt vil blive opfordret til at afgive tilbud. 7. Underhåndsbud. Hvis det samlede byggeri har en værdi på mindre end 3 mio. kr. eksklusiv moms kan ordregiver indhente underhåndsbud og indbyde tilbudsgivere direkte til at afgive tilbud Der kan indhentes op til 3 bud. Rammerne for proceduren er fleksible. For eksempel behøver tidspunktet for afgivelse af tilbud ikke at være det samme for alle tilbudsgivere. Desuden har ordregiver ret til frit at forhandle med de potentielle leverandører. 8. Rammeaftaler. Kontrakter om bygge- og anlægsarbejder omfattet af tilbudsloven kan indgås på grundlag af rammeaftaler, uden at den enkelte kontrakt skal konkurrenceudsættes. Rammeaftaler anvendes, når der er tale om regelmæssige anskaffelser af ydelser af samme karakter. Tidsfrister Rammeaftaler er især velegnede i situationer, hvor udbyderen skal have udført en række ensartede ydelser i aftaleperioden, eksempelvis istandsættelse af lejligheder ved fraflytning, løbende vedligeholdsarbejder m.v. Tilbudsloven indeholder ikke regler om minimumsfrister. Ordregiver kan derfor som hovedregel frit fastsætte en frist for, hvornår anmodninger om deltagelse og tilbud senest skal være indleveret. Ordregiver 84

85 skal dog ved fristfastsættelsen sikre, at ansøgere og tilbudsgivere behandles lige Alternative udbudsformer til energirenoveringer ESCO Udbud Efter identificering af energibesparelsespotentiale udfører bygherrerådgiveren udbud af totalløsninger indenfor energirenoveringer til ESCO virksomheder - Energy Service Companies. Udbud foretages typisk som et begrænset udbud med ydelserne: Energianalyse, projektering, udskiftning af energiforbrugende anlæg med tilhørende renoveringsarbejder på bygning og efterfølgende dokumentation af gevinst og effekt. Investering i energirenoveringen kan være egenfinansieret eller finansieret af ESCO-partneren. I begge tilfælde langtidsfinansieres energirenoveringen af den opnåede effekt og de derved opnåede besparelser Samlet udbud Samlet udbud er en udbudsform, hvor alle udgifter til projektering, opførelse og efterfølgende vedligeholdelse af byggeriet over en årrække kan indgå i udbuddet. Der sigtes med samlet udbud på at opnå bedre totaløkonomiske løsninger i byggeriet, idet vedligeholdelsen allerede medtænkes fra starten af byggeprojektet. Samlet udbud vedrører opførelse af boliger, bygningsdrift og bygningsvedligehold. Samlet udbud er betegnelsen for et alternativ til de traditionelle udbudsformer som fag-, hoved- eller totalentreprise, og ligeledes et alternativ til OPP og OPS-modellerne. Samlet udbud kan defineres som en udbudsform, hvor alle udgifter til projektering, opførelse og efterfølgende vedligeholdelse af byggeriet over en årrække kan indgå i udbuddet. Grundtanken bag det samlede udbud er, at hvis den tilbudsgiver, der opfører bebyggelsen, også har ansvaret for vedligeholdelsen i en årrække, vil der blive anlagt langsigtede totaløkonomiske betragtninger, hvori der indgår både anlægs- og vedligeholdelsesudgifter, for at de bydende kan opstille et konkurrencedygtigt tilbud. Inden en almen boligorganisation eller en kommune beslutter sig for at udbyde et nybyggeri eller en renovering i samlet udbud er der en række problemstillinger, der skal tænkes igennem. Udarbejdelsen af udbudsmaterialet vil kræve nytænkning og en ekstra arbejdsindsats. Det samme gælder tilbudsevalueringen og samarbejdet med den vindende entreprenør i projekteringsfasen. Udarbejdelse af udbudsmaterialet adskiller sig fra det traditionelle udbud ved at være et byggeprogram med funktionsbeskrivelser og outputkrav frem for præcise specifikationer og beskrivelser af udførelsesmetoder Rammeaftaler Kontrakter om bygge- og anlægsarbejder omfattet af tilbudsloven kan indgås på grundlag af rammeaftaler, uden at den enkelte kontrakt skal konkurrenceudsættes. Rammeaftaler anvendes, når der er tale om regelmæssige anskaffelser af ydelser af samme karakter. 85

86 Rammeaftaler er især velegnede i situationer, hvor udbyderen skal have udført en række ensartede ydelser i aftaleperioden, eksempelvis istandsættelse af lejligheder ved fraflytning, løbende vedligeholdsarbejder m.v. Langkærparken I projektet Langkærparken blev den traditionelle rammeaftale udfordret og beskrevet til at kunne håndtere én eller flere bygherrer eller leverandører, for dermed at kunne håndtere renoveringssager, hvor flere boligorganisationer vil gå sammen om det kæmpe arbejde der ligger i at iværksætte en gennemgribende renoveringssag (ikke alle foreninger har mange blokke), og for at alle opnår de synergier der er ved at gentage en proces, også i selve udførelsen af renoveringen. Nedenfor er beskrevet essensen af arbejdet. En rammeaftale er en løbende aftale indgået mellem én eller flere bygherrer og én eller flere leverandører med det formål at fastsætte vilkårene for de kontrakter, som på baggrund af rammeaftalen skal udføres i løbet af aftalens løbetid. Rammeaftalens løbetid kan, medmindre det konkret kan begrundes i bygherrens økonomi og rammeaftalens formål, ikke overstige 4 år. Et projekt vil dog være omfattet af rammeaftalen selvom et projekt afsluttes efter rammeaftalens ophør. Det afgørende er således, at aftalen om udførelse af det konkrete projekt er indgået inden rammeaftalens ophør. Rammeaftale med én leverandør: Ved indgåelse af en rammeaftale med 1 leverandør har bygherren mulighed for uden udbud, at tildele den pågældende leverandør alle projekter i rammeaftalens løbetid. Det er dog en forudsætning, at der ikke i forbindelse med indgåelse af aftaler om de konkrete projekter sker væsentlige ændringer i rammeaftalens løbetid. Rammaftale med flere leverandører: Ved rammeaftaler med flere leverandører kan bygherren i forbindelse med indgåelse af konkrete kontrakter vælge mellem direkte tildeling og afholdelse af et miniudbud, dog således at det skal fremgå af rammeaftalen, hvordan tildeling af de enkelte kontrakter finder sted. Ved afholdelse af miniudbud genåbnes konkurrencen mellem leverandøren på rammeaftalen. De tildelingskriterier, der dannede grundlag for tildeling af rammeaftalen, behøver ikke samtidig at være tildelingskriterier i forbindelse med tildeling af de enkelte kontrakter under rammeaftalen. Rammeaftalen vil således kunne tildeles efter ét sæt tildelingskriterier, mens kontrakter under rammeaftalen tildeles efter et andet sæt tildelingskriterier. Ved direkte tildeling skal det udelukkende på baggrund af rammeaftalen og de bagvedliggende tilbud kunne vurderes, hvilken leverandør der skal have tildelt kontrakten. Miniudbuddet åbner mulighed for genforhandling/tilpasning af prisen i forhold til det enkelte projekt. 86

87 Rammeaftalen fungerer IKKE hvis udbuddet er omfattet af Tilbudsloven. Separate aftaler Adskiller sig fra rammeaftaler ved, at den separate aftale kun omfatter de konkrete projekter, som er beskrevet i forbindelse med udbuddet. Giver ikke muligheder for at produktudvikle og samarbejde på tværs af de enkelte projekter i modsætning til rammeaftaler. Fælles udbud En bygherrekreds udbyder i fællesskab nærmere afgrænsede, konkrete projekter. Separate udbud Ved separate udbud udbyder den enkelte bygherre selv sine projekter, eventuelt på grundlag af udbudsmateriale udarbejdet af et bygherrenetværk - i fællesskab OPP-standardmodel for renovering OPP-leverandøren i et OPP-projekt findes ved, at den offentlige myndighed gennemfører et udbud af projektet. Udbuddet skal følge EU s udbudsdirektiv. Det er altså de samme regler, der gælder, som for udbud af alle andre bygge- og anlægsprojekter. Udbud af offentlig-private partnerskaber (OPP) gennemføres typisk som begrænset udbud eller hvis der er tale om en særligt kompleks opgave - som konkurrencepræget dialog. I forbindelse med udbuddet skal der udarbejdes en kontrakt. Til standardmodellen er der knyttet to standardkontrakter, der kan anvendes i to modeller: OPP med privat finansiering og OPP med offentlig finansiering. Tilbudsgiver Tilbudsgiver i et OPP er typisk enten et konsortium af virksomheder eller en enkelt privat virksomhed. Som regel opretter den private leverandør et særligt OPP-selskab - et såkaldt SPV - til projektet. Udbudsformer De regler, der regulerer udbud af OPP-projekter, er de samme som ved andre udbud på bygge- og anlægsområdet. Når man skal udbyde et OPP-projekt skal man således følge EU's udbudsdirektiv. Det indebærer, at der skal benyttes en af de udbudsformer, som reglerne skitserer. Hvilken udbudsform der kan benyttes afhænger af det konkrete projekt. Et begrænset udbud af et OPP-projekt følger den samme procedure som andre begrænsede udbud af bygge- og anlægsopgaver. Den offentlige myndighed prækvalificerer først et antal potentielle tilbudsgivere, som herefter afgiver tilbud på OPP-projektet. Visse OPP-projekter kan udbydes i konkurrencepræget dialog. En konkurrencepræget dialog har til formål at få skabt klarhed over, hvilke løsninger markedet kan levere, og på hvilke vilkår de private virksomheder er villige til at levere det ønskede. Denne drejebog til konkurrencepræget dialog angiver et forslag til, hvordan man kan gennemføre denne slags proces i forbindelse med et OPP. 87

88 Udbudsmateriale I OPP-projekter kan udbudsmaterialet være mere omfattede end i et traditionelt udbud på grund af projektets omfang. I OPP-projekter anvendes der typisk funktionskrav i udbudsmaterialet. OPP-kontrakten tildeles en privat leverandør på baggrund af en evaluering af de indkomne tilbud. Afdækning af den eksisterende bygningstilstand I et renoverings-opp overtager den private leverandør ansvaret for den bygning, der skal renoveres. Derfor er det vigtigt, at bygningen er grundigt analyseret forud for udbuddet, så de private leverandører har den fornødne viden til at give tilbud. Paradigmet for bygningsanalyse, der hører til standardmodellen for OPP, hjælper offentlige myndigheder med at gennemføre bygningsanalysen. Standardkontrakt Standardmodellen for OPP til renovering indeholder to standardkontrakter, der kan anvendes ved henholdsvis OPP med privat finansiering og OPP med offentlig finansiering. De to kontrakter ligner hinanden, da det kun er på enkelte punkter, de to scenarier er forskellige. Til kontrakterne hører en række bilag, fx vedrørende trepartsaftale og samarbejdsorganisation. Der er tilknyttet en vejledning til OPP-kontrakterne i standardmodellen. Det beskrives blandt andet hvilke valg, der skal træffes, når standardkontrakterne skal tilpasses et konkret projekt, og der beskrives alternative løsninger til forskellige dele af kontrakten. 88

89 15 Bilag 3 - Udbudsbekendtgørelsen Udbudsbekendtgørelsen er ordregivers meddelelse om, at ordregiver har til hensigt at foretage et indkøb. Udbudsbekendtgørelsen markerer den formelle begyndelse på den enkelte udbudsprocedure. Der er på EU-plan fastsat standardformularer for de respektive udbudsprocedurer. Standardformularerne skal anvendes ved EU-udbud. Standarderne findes både i en online-version og i pdf-format. Udbudsbekendtgørelsen skal blandt andet indeholde oplysninger om: Hvem ordregiver er. Hvilken type af udbudsprocedure, der er tale om. En beskrivelse af kontrakten, herunder hvilken kontrakttype der er tale om samt en angivelse af CPV-kode. Hvis ordregiver har fastsat ufravigelige krav til virksomhedernes kvalifikationer, skal kravene angives i udbudsbekendtgørelsen. Hvis betingelserne for udbuddet er for omfattende til, at de kan stå i udbudsbekendtgørelsen, er det nødvendigt at udarbejde et supplerende udbudsmateriale. Det supplerende udbudsmateriale kan for eksempel indeholde: Nærmere detaljer om den udbudte opgave ( udbudsbetingelserne ). Et udkast til den kontrakt, der skal gælde for opgaven. Det supplerende udbudsmateriale giver virksomhederne alle nødvendige informationer om, hvad opgaven går ud på, og hvilke betingelser der skal gælde for gennemførelsen af udbuddet. Ved et offentligt udbud skal det supplerende udbudsmateriale være klart lige efter offentliggørelsen, så det straks kan sendes til virksomheder, der overvejer at byde på opgaven. Ved for eksempel et begrænset udbud, konkurrencepræget dialog og udbud med forhandling kan ordregiver afvente med at sende det supplerende udbudsmaterialet, indtil ordregiver har fundet ud af, hvilke virksomheder der opfordres til at afgive tilbud. Hvordan kan opgaven beskrives ved et EU-udbud? Udbudsmaterialet skal være beskrevet på en entydig måde, da konkurrencen mellem tilbudsgiverne skal foregå på lige vilkår. Hvis tilbudsgiverne skal have vide rammer for, hvordan opgaven skal løses, specificeres kun behov og ønsker (funktionsudbud). Hvis priserne skal være lette at sammenligne, for eksempel fordi der kun konkurreres på prisen, skal beskrivelsen af opgaven typisk være meget detaljeret. I modsat fald risikerer ordregiver, at tilbuddet med den laveste pris indeholder en løsning, som ikke er optimal for ordregiver. Et sådant tilbud kan kun afvises, hvis det er i strid med kravene i udbudsmaterialet. Hvis der findes europæiske standarder, tekniske specifikationer eller lignende for den ønskede løsning, skal de bruges. 89

90 Udbudsmaterialet må som altovervejende udgangspunkt ikke indeholde krav om eller henvisninger til bestemte varemærker, fabrikater og lignende, da det kan give bestemte til- budsgivere en fordel. Udbudsmaterialet kan indeholde krav om, at arbejdsmiljøkrav, nationale overenskomster og lignende skal overholdes. Tidsfrister Udbudsdirektivet opstiller minimumsfrister. Fristerne kan variere afhængig af, hvilken udbudsform ordregiver har valgt. Hovedreglerne om tidsfrister for offentlig og begrænset udbud er: Ved offentligt udbud er tilbudsfristen normalt minimum på 52 dage. Ved begrænset udbud er udgangspunktet: I den 1. fase (prækvalifikationsfasen) skal virksomhederne have mindst 37 dage til at ansøge om prækvalifikation (ansøgningsfrist). I den 2. fase (tilbudsfasen) gælder en ny frist (tilbudsfrist), der angiver, hvornår selve tilbuddet skal være modtaget. Fristen er på mindst 40 dage og regnes fra den dato, hvor ordregiver har afsendt opfordringen til at afgive tilbud. I særligt hastende tilfælde kan disse frister nedsættes (hasteprocedure). I udbudsdirektivet er der muligheder for at forkorte ovennævnte frister i følgende tilfælde: Hvis der er udstedt en forhåndsmeddelelse, der forbereder tilbudsgivere på det kommende udbud, kan tilbudsfristen reduceres med op til flere uger. Hvis selve udbudsbekendtgørelsen er fremsendt elektronisk til Publikationskontoret, kan tilbudsfristen reduceres med flere dage. Hvis alt udbudsmateriale er lagt på internettet samtidig med afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen, kan tilbudsfristen reduceres med flere dage. Der er en række forhold, som ordregiver skal iagttage, når udbudsbekendtgørelsen er offentliggjort, og fristen for at indgive en ansøgning eller et tilbud er udløbet: Ordregiver skal udvælge ansøgere/tilbudsgivere. Ordregiver skal gennemgå tilbud. Ordregiver skal tildele kontrakten til den vindende tilbudsgiver. Ordregiver skal underrette forbigåede ansøgere og tilbudsgivere og afholde en standstill-periode. Ordregiver skal afslutte udbuddet. Benytter ordregiver en udbudsform, hvor der gennemføres en prækvalifikation, for eksempel begrænset udbud, konkurrencepræget dialog eller udbud med forhandling, vil ordregiver skulle udvælge ansøgere, inden tilbuddene indgives. Benytter ordregiver sig af offentligt udbud, skal udvælgelse og tildeling imidlertid ske i umiddelbar forlængelse af, at tilbuddene indgives. Udvælgelse af ansøgere/tilbudsgivere 90

91 Udvælgelseskriterierne er de krav, som ordregiver har opstillet til virksomhedernes egnethed. I udvælgelsesfasen skal ordregiver vurdere virksomhedernes generelle egnethed til at afgive tilbud. Ordregiver afgør ud fra udvælgelseskriterierne, om virksomheden skal være med i konkurrencen om opgaven. Udvælgelseskriterierne kan bruges til at teste flere forhold ved virksomheden: Har virksomheden været i diskvalificerende situationer? (fx konkurs, strafbare forhold og gæld til det offentlige) Har virksomheden de krævede faglige/tekniske kvalifikationer? Råder virksomheden over de krævede finansielle/økonomiske ressourcer? Hører virksomheden til den kreds af virksomheder, der vil blive opfordret til at afgive bud ved en prækvalifikation? Kun virksomheder, der klarer denne test, kan få deres tilbud taget i betragtning. Udvælgelseskriterierne kan fungere som ufravigelige mindstekrav (alle udbudsformer) eller som grundlag for en sammenligning, der bruges til at udvælge de bedste ansøgere (ved en prækvalifikation). Et kriterium, der har været brugt til at udvælge en virksomhed, kan ikke genbruges til at finde det bedste tilbud i den efterfølgende tildelingsfase. Når en virksomhed først er fundet egnet, for eksempel er prækvalificeret, er det alene det konkrete tilbud, der tæller, og ikke virksomhedens generelle forhold. Gennemgang af tilbud Selv om en ansøger eller tilbudsgiver har passeret nåleøjet, som udvælgelseskriterierne kan udgøre, er det ikke sikkert, at tilbuddet kan tages i betragtning. Reglerne om, at et tilbud skal være konditionsmæssigt, kan nemlig føre til, at et tilbud må afvises. Et tilbud enten kan eller skal afvises som ukonditionsmæssigt, hvis det afviger fra kravene i udbudsmaterialet. Tilbuddet kan for eksempel afvige fra udbudsmaterialet, hvis det ikke overholder ordregivers formkrav, eller hvis tilbuddet har indholdsmæssige afvigelser i forhold til det, som er udbudt. Tilbud, der enten er fremsendt for sent eller ikke opfylder forskrifterne i udbudsmaterialet, må ikke tages i betragtning. Hvis formkravene overtrædes, har ordregiver ikke alene ret, men også pligt til at se bort fra tilbuddet. Det kan være tilfældet, når tilbuddet ikke er indleveret rettidigt eller på forkert adresse. Ved udbud efter udbudsdirektivet kan ordregiver i visse begrænsede situationer afhjælpe ansøgninger eller tilbud, som ikke opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet. Det kan for eksempel være i tilfælde, hvor et tilbud ikke er fremsendt i det rette antal eksemplarer, eller hvor tilbuddet for eksempel mangler underskrift eller stempling. Ordregiver kan alene afhjælpe forhold, der ikke har betydning for ordregivers vurdering af ansøgningen eller tilbuddet. Ordregiver har ret, men ikke pligt til at tage en ansøgning eller et tilbud i betragtning, selv om det indeholder formelle fejl eller mangler. Ordregiver er dog forpligtet til at afvise en ansøgning eller et 91

92 tilbud, der indeholder en fejl eller mangel, hvis det fremgår af ordregivers udbudsbetingelser, at netop en sådan konkret fejl eller mangel vil føre til, at ansøgningen eller tilbuddet bliver afvist. Indholdsmæssige afvigelser i et tilbud kan for eksempel foreligge, hvis tilbuddet indeholder en anden løsning end den, som ordregiver har beskrevet i udbudsmaterialet. Normalt kalder man sådanne tilbud, der afviger fra den udbudte løsning, for alternative tilbud. Ordregiver er bundet af beskrivelsen i udbudsmaterialet. Hvis et tilbud indeholder en anden løsning end den, som ordregiver har beskrevet i udbudsmaterialet, kan ordregiver som udgangspunkt ikke vælge dette tilbud. Det gælder, selv om den anden tilbudte løsning viser sig at være mere attraktiv. Ordregiver skal som udgangspunkt afvise det pågældende tilbud om en anden løsning, medmindre udbudsmaterialet tillader alternative tilbud. Det skal være udtrykkeligt angivet i udbudsbekendtgørelsen, hvis ordregiver tillader alternative tilbud. For at sikre gennemsigtighed og lige konkurrence skal ordregiveren endvidere angive i bekendtgørelsen eller det supplerende udbudsmateriale, hvor stort råderum der er for alternative tilbud. Der skal stå, hvilke minimumskrav et alternativt tilbud i givet fald skal opfylde. Indholdsmæssige afvigelser kan for eksempel også foreligge, hvis tilbuddet afviger fra grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne. Normalt kalder man afvigelser fra de juridiske bestemmelser, der fastlægger betingelserne for levering af ydelsen, for forbehold. De mest kendte forbehold er organisationernes standardforbehold. Ordregiver skal afvise et tilbud, hvis det afviger fra eller indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne. Det beror på en konkret vurdering, om der er tale om et forbehold for eller afvigelse fra grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne. Hvis afvigelsen alene vedrører uvæsentlige forhold, har ordregiver dog ikke pligt til at afvise tilbuddet. Det gælder uanset, om afvigelsen har karakter af et alternativt tilbud eller et forbehold. Forbehold eller afvigelser om uvæsentlige forhold kan tages i betragtning, hvis ordregiveren kan prissætte forbeholdet. Dette indebærer, at ordregiver skal justere tilbudsprisen i forhold til, hvilken værdi/hvilke omkostninger forbeholdet har for ordregiveren. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel 10, indeholder yderligere oplysninger om ordregivers krav til tilbud. På Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside kan der findes styrelsens spørgsmål og svar til 12 i udbudsbekendtgørelsen om ordregivers adgang til at afhjælpe formelle fejl i en ansøgning eller et tilbud. Tildeling af kontrakten til den vindende tilbudsgiver Tildelingskriterierne er de kriterier, som tilbudsgiverne konkurrerer på. Ordregiver bruger kriterierne til at sammenligne de indkomne tilbud og til at vælge det bedste tilbud. Ordregiver skal i udbudsbekendtgørelsen angive, hvilket tildelingskriterium som ordregiver vil anvende ved valget mellem de indkomne tilbud. Ordregiver kan vælge mellem to mulige tildelingskriterier: 92

93 Det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Laveste pris. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud indebærer, at der konkurreres på flere kriterier end blot prisen. Ordregiver har ikke på forhånd lagt sig fast på det kvalitetsniveau, som leverancen skal leve op til, men lader i stedet tilbudsgiverne konkurrere på at levere den bedste kvalitet i forhold til den tilbudte pris. Ordregiver skal i så tilfælde angive, hvilke øvrige kriterier ordregiver vil lægge vægt på i konkurrencen om at være det økonomisk mest fordelagtige bud. Disse kriterier kaldes underkriterier. Udbudsdirektivet nævner en række ikke-udtømmende eksempler på kvalitative underkriterier. Det kan for eksempel være teknisk værdi, æstetik, funktionsmæssig karakter, miljøegenskaber, kundeservice samt teknisk bistand. Ordregiver skal som altovervejende udgangspunkt på forhånd fastlægge, hvilken vægt de enkelte underkriterier skal tillægges. Ud for underkriteriet anføres en procentsats, for eksempel: Pris: %. Slidstyrke: %. Funktionalitet: %. Er tildelingskriteriet laveste pris, skal ordregiveren vælge det indkomne tilbud med den laveste pris. Ved en priskonkurrence skal ordregiveren alene se på, om leverancen opfylder de krav, der er stillet i udbudsmaterialet, og herefter sammenligne prisen. Andre forhold end prisen kan ikke indgå i vurderingen af tilbuddene. Der må således ikke gives point for, at tilbudsgiveren har tilbudt materialer af en særlig god kvalitet. Ved priskonkurrence vinder det laveste tilbud altid. Udvælgelse af tilbud Valget mellem de indkomne tilbud skal foregå efter det tildelingskriterium, der er opstillet i udbudsbekendtgørelsen og udbudsbetingelserne. Andre kriterier kan ikke indgå i vurderingen. Valget af tilbud må kun stå mellem de skriftlige tilbud, der opfylder udbudskriterierne. Ordregiver kan i visse særlige situationer vælge at afhjælpe et tilbud, som indeholder formelle fejl eller mangler. Det kan for eksempel være tilfældet: Hvis tilbuddet mangler underskrift eller datering Hvis det ikke er fremsendt i det krævede antal eksemplarer Hvis det ikke opfylder ordregivers krav til tilbuddets udformning, for eksempel antal sider I sådanne tilfælde kan ordregiver for eksempel vælge at anmode tilbudsgiver om at rette den formelle fejl eller mangel inden for en nærmere angivet frist. Ordregiver kan også vælge at se bort fra fejlen, hvis ordregiver i forvejen er i besiddelse af de krævede oplysninger eller dokumentationer. Hvis der er uklarheder i de indkomne tilbud, kan ordregiveren stille afklarende spørgsmål, forudsat det ikke giver anledning til forskelsbehandling af tilbudsgiverne. Ordregiveren kan for eksempel give tilbudsgiveren mulighed for at afgive supplerende eller præciserende oplysninger. Ordregiverens spørgsmål må ikke give tilbudsgiveren anledning til at revidere tilbuddet. Et tilbud skal principielt vurderes på grundlag af sit indhold, og ordregiveren må kun i begrænset omfang spørge en tilbudsgiver om, hvordan tilbuddet skal forstås. Ordregiverens spørgsmål må ikke vedrøre væsentlige punkter. 93

94 Forhandlinger om grundlæggende elementer i tilbuddet, for eksempel priser, er forbudt ved offentligt eller begrænset udbud. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel 11, indeholder yderligere oplysninger om reglerne om ordregivers kontrakttildeling. Udbudsrådets publikation, Dialog ved udbud hvad er muligt? indeholder en nærmere beskrivelse af adgangen til dialog i forbindelse med udbud. På Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside kan der findes styrelsens spørgsmål og svar til 12 i udbudsbekendtgørelsen om ordregivers adgang til at afhjælpe formelle fejl i en ansøgning eller et tilbud. Forbigåede ansøgere og tilbudsgivere og afholde en standstill-periode Ifølge håndhævelsesloven skal ordregiver hurtigst muligt og uopfordret meddele berørte ansøgere og tilbudsgivere, hvilken beslutning ordregiver har truffet, herunder for eksempel ordregivers prækvalifikation af virksomheder og tildeling af en kontrakt. En sådan meddelelse skal indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Ved tildelingsbeslutninger indebærer underretningspligten, at ordregiver skal oplyse om det antagne tilbuds karakteristika og relative fordele samt navnet på den tilbudsgiver, hvis bud er antaget. Derudover skal ordregiver meddele, hvornår standstill-perioden udløber. Omfanget af ordregivers oplysninger i meddelelsen beror på en konkret vurdering. Ordregivers meddelelsespligt skal sikre, at ansøgere og tilbudsgivere er i stand til at vurdere, om der er anledning til at klage. Standstill-periode Standstill-perioden er en periode efter ordregivers tildelingsbeslutning, og inden ordregiver underskriver kontrakten med den vindende tilbudsgiver. Standstill-perioden indebærer, at kontrakten ikke må underskrives, før der er gået henholdsvis 10 kalenderdage (når meddelelsen er sendt elektronisk) eller 15 kalenderdage (når meddelelsen er sendt pr. brev) regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt meddelelsen. Standstill-perioden har til formål at give de forbigåede tilbudsgivere mulighed for at klage, inden kontrakten underskrives. Indgiver en virksomhed klage til Klagenævnet for Udbud i standstill-perioden, har klagen automatisk midlertidig opsættende virkning. Det betyder, at ordregiver ikke må underskrive kontrakten, indtil klagenævnet har truffet afgørelse om, hvorvidt klagen skal tillægges opsættende virkning. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel 11.4, indeholder en nærmere beskrivelse af reglerne om ordregivers samtidige underretning og afholdelse af standstill. Afslutning af udbuddet Ordregiver er også underlagt forpligtelser, efter at selve kontrakten er indgået. Forpligtelserne består i, at ordregiver skal offentliggøre, at kontrakten er indgået samt efter EU- Kommissionens anmodning afgive rapport over udbudssagens forløb. 94

95 Ifølge udbudsdirektivet skal ordregiver senest 48 dage efter, at ordregiver har indgået kontrakten, meddele dette til Publikationskontoret. Ordregiver skal anvende standardformularen Bekendtgørelse om indgåede kontrakter. Ordregiver skal blandt andet give oplysninger om kontraktens genstand og samlede værdi, antal modtagne tilbud og give visse nærmere oplysninger om den leverandør, der er indgået kontrakt med. Hvad indebærer udarbejdelsen af en rapport over udbudssagens forløb? Ordregiver skal for hver indgået kontrakt udarbejde en rapport over udbudssagens forløb. I rapporten skal ordregiver som minimum give oplysninger om ordregiveren, navne på de valgte og forbigåede tilbudsgivere og begrundelser for henholdsvis valget og tilsidesættelsen af tilbudsgiverne samt eventuelle oplysninger om underentrepriser med videre. Denne rapport eller dens hovedpunkter skal, hvis Kommissionen anmoder om det, afgives til Kommissionen. Desuden kan Klagenævnet for Udbud i forbindelse med behandlingen af en klage ligeledes kræve at få rapporten udleveret. 95

96 16 Bilag 4 Udbudsmateriale efter tilbudsloven Annoncering Ved licitationer skal der altid foreligge et skriftligt materiale, der beskriver grundlaget for konkurrencen. Det skriftlige materiale kan bestå af en annonce om licitationen og supplerende licitationsmateriale. En boligorganisation skal annoncere deres indkøb af varer og bilag A-tjenesteydelser, før de indgår en kontrakt med en værdi, som overstiger kr. eksklusiv moms, men som er under tærskelværdien i udbudsdirektivet. De kontrakter, der er undtaget fra udbudsdirektivets regler, er også undtaget fra annonceringspligten, selvom kontraktværdien overstiger kr. eksklusiv moms. Boligorganisationen er frit stillet til at tilrettelægge og gennemføre proceduren, som den finder det hensigtsmæssigt. Den skal dog sørge for, at tilbudsgivere bliver udvalgt på grundlag af objektive, saglige og ikke-diskriminerende kriterier, og at tilbudsgiverne ikke bliver forskelsbehandlede. Selvom udbudsdirektivets regler ikke gælder, kan procedurerne i direktivet følges helt eller delvist. For at sikre gennemsigtigheden og en ensartet annoncering, er der dog visse krav til annoncens udformning. Annoncen skal som minimum indeholde: En beskrivelse af opgaven (- en kravspecifikation) Kontaktoplysninger Fristen for, hvornår tilbud eller anmodninger om deltagelse senest skal være modtaget Adressen, hvortil tilbud eller anmodninger om deltagelse skal sendes Kriterier for tildeling af kontrakten ( laveste pris eller det økonomiske mest fordelagtige tilbud og hertil eventuelle underkriterier) Kontraktvilkår (betingelser vedrørende kontraktens udførelse) Licitationsmaterialet kan derudover med fordel indeholde: Oplysninger om mindstekrav til tilbudsgivere og udvælgelseskriterier Regler vedrørende tilbuddet, f.eks. formkrav Tid og sted for tilbuddets indlevering Tilbudsgivers adgang til alternative bud og til at tage forbehold for vilkår Eventuelt krav om oplysninger om eventuelle underentrepriser Formalet med kravene er, at potentielle tilbudsgivere får tilstrækkelige informationer til at vurdere, om de vil byde på opgaven. Boligorganisationen skal vurdere hvor omfattende beskrivelsen af opgaven skal være. Det skriftlige materiale kan bestå af en annonce om licitationen og supplerende licitationsmateriale, der beskriver opgaven mere uddybende og indeholder yderligere oplysninger om for eksempel krav til tilbudsgivere og processen for tildeling. Tilbudsloven indeholder ikke regler om, hvilke krav der kan stilles til tilbudsgiverne eller hvilken dokumentation det kan kræves, at tilbudsgiverne leverer. 96

97 De nærmere krav til annoncens indhold afhænger af, om ordregiver gennemfører en offentlig eller begrænset licitation. Ved begrænset licitation uden prækvalifikation og ved underhåndsbud offentliggør ordregiver ikke en annonce. Her kan ordregiver rette direkte henvendelse til potentielle tilbudsgivere. Ordregiver skal dog ved sin indhentning af underhåndsbud meddele, hvorvidt kontrakten bliver tildelt på grundlag af kriteriet laveste pris eller kriteriet det økonomiske mest fordelagtige tilbud. Tildelingskriterier Ordregiver kan som udgangspunkt frit bruge de kriterier for tildeling af opgaven, der findes nødvendige og relevante. Ordregiveren kan vælge at bruge de tildelingskriterier, der kendes fra udbudsdirektivet ( laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud ). Ordregiver er dog ikke forpligtet hertil. Kriterierne skal blot være saglige og objektive og dermed egnede til at identificere det bedste tilbud. Hvis kriteriet for tildeling af ordren alene er laveste pris, kan udbyderen kun forhandle med lavestbydende. Hvor kriteriet er det økonomisk mest fordelagtige bud tilkendegives overfor de bydende hvilken procedure der vil blive fulgt i forhandlingerne. De bydende skal behandles ens og forhandlingerne må ikke føre til, at opgavens karakter og omfang ændres væsentligt. Bygherrerådgiveren gennemfører forhandlingerne med de(n) bydende og der afsluttes med en indstilling til boligorganisationen. Kravspecifikation - Udbudsmateriale Ved udformningen af udbudsmaterialet skal udbudsgiver generelt respektere ligebehandlingsprincippet. Ordregiver skal således sikre, at alle tilbudsgivere så vidt muligt har de samme oplysninger, og må ikke antage tilbud fra en tilbudsgiver, der har fået fordele ved at deltage i udformningen af udbudsgrundlaget. Traktaten om Den Europæiske Unions Funktionsmåde (TEUF) forbyder offentlige myndigheder at opstille usaglige tekniske handelshindringer. Forbuddet retter sig ikke kun mod handelshindringer, der er resultat af en generel regulering. Det er også forbudt at offentlige og offentligt kontrollerede organer udarbejder udbudsmateriale, som diskriminerer udenlandske varer og tjenester. Når opgaven beskrives gennem tekniske specifikationer, må udbyderen derfor undgå at opstille krav, der virker som tekniske handelshindringer i forhold til udenlandske leverandører. Udbudsdirektiverne har opstillet detaljerede regler for tekniske specifikationer for at undgå, at udbudsmaterialet indeholder sådanne tekniske handelshindringer. Tilbudsloven har ikke overtaget denne detailregulering. Men reglerne om tekniske handelshindringer gælder også for kontrakter under direktivets tærskelværdier og således også for opgaver omfattet af tilbudsloven. Dette fremgår af EU-Domstolens dom af 3. december 2001, Vestergaard, hvor det blev slået fast, at Traktatens principper også gælder kontrakter under tærskelværdien. 97

98 De tekniske specifikationer skal fastlægge de krævede egenskaber ved bygge- og anlægsarbejdet, produktet eller tjenesteydelsen ved hjælp af en objektiv beskrivelse. Disse egenskaber kan bl.a. omfatte: Kvalitetsniveau Miljøpræstation Overensstemmelsesvurdering Funktionsdygtighed Brugeregenskaber Sikkerhed Dimensioner Kvalitetssikring Terminologi Symboler afprøvning og afprøvningsmetoder emballering, mærkning og etikettering brugsvejledning produktionsprocesser og metoder regler for projektering og omkostningsberegning betingelser for afprøvning, kontrol og aflevering af bygge- og anlægsarbejder konstruktionsteknik og konstruktionsmetoder. Angivelserne omkring funktionsdygtighed og funktionelle krav kan omfatte miljøegenskaber. Ordregiver kan anvende de detaljerede specifikationer, som kræves for at opnå et miljømærke, når denne skal fastsætte sine krav til funktionsdygtig- hed og funktionalitet. Det kræves dog, at disse specifikationer/krav: er egnede til at definere egenskaberne ved de varer eller ydelser, kontrakten vedrører er udviklet på grundlag af videnskabelig information er vedtaget igennem en proces, som alle interessenter har haft mulighed for at deltage i er tilgængelige for alle interesserede parter Ordregiver må ikke stille det som en betingelse, at en leverance er mærket med et bestemt miljømærke, fx Blomsten. Men ordregiver kan angive, at leverancer, der er forsynet med et miljømærke, anses for at opfylde de tekniske specifikationer. Ordregiver skal dog acceptere enhver anden passende dokumentation. Sådan dokumentation kan fx være teknisk dokumentation fra producenten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ. Når tilbuddene åbnes, kan det vise sig, at budpriserne overstiger udbyderens budgetloft, så udbuddet kun kan gennemføres i form af et beskåret projekt. Hvor stort et råderum en udbyder kan have til at beskære en opgave må afgøres ud fra en afvejning af om en beskæring af opgaven af udbyderen kan misbruges til at forvride konkurrencen fx i forhold til tilbudsgivere, der ikke tør byde ind på en meget stor opgave hensynet til ikke at gøre den offentlige sektors indkøbsprocedurer alt for bureaukratiske og helt 98

99 uproportionalt belaste ressourcer på begge sider ved at kræve genudbud i situationer, hvor det er klart, at en ændring af opgaven ikke har til formål eller følge at påvirke konkurrencesituationen. Forhandlinger om indkomne tilbud må ikke føre til at opgavens karakter ændres væsentligt. Dette væsentlighedskriterium er et udslag af lovens gennemsigtighedsprincip og vil også være retningsgivende ved vurderingen af, hvor meget en udbyder kan reducere en opgave, der er udbudt i priskonkurrence. Mulighederne for at beskære opgaven kan også afhænge af, om det er muligt at foretage en ensartet tilpasning af de indkomne tilbud, således at det uden videre kan vurderes af udbyderen, hvilket bud der er det laveste (ved priskonkurrencer), eller hvilke (op til 3) bud, der er de bedste (ved kvalitetskonkurrence), og som der derfor kan forhandles med. Reduktionen af opgaven må med andre ord ikke medføre en ændring af rækkefølgen af de indkomne tilbud (der er afgivet på grundlag af den ureducerede opgave). Kontraktvilkår Kontraktvilkår er de vilkår, som bygherren fastsætter for ordremodtagerens udførelse af den udbudte opgave. Tilbudsloven regulerer ikke kontraktvilkår. Et kontraktvilkårs lovlighed afhænger derfor først og fremmest af, om vilkåret er i overensstemmelse med Traktaten om Den Europæiske Unions Funktionsmåde principper om ikke-diskrimination, proportionalitet og gennemsigtighed samt de almindelige regler om fri bevægelighed af varer, kapital, arbejdskraft, tjenester. Kontraktvilkårene kan regulere sektorspecifikke forhold, men kan også dreje sig om generelle juridiske forhold, som ikke varierer med kontraktgenstanden. Disse kan fx angå : vederlag og betalingsforpligtelser sikkerhedsstillelse og forsikring misligholdelsesbeføjelser force majeure Statslige og støttede bygherrer skal som alt overvejende hovedregel lægge AB92 eller ABT til grund uden fravigelser. Der kan dog være særlige grunde til i konkrete og afgrænsede tilfælde at fravige enkelte af standardkontraktens bestemmelser. Det følger endvidere af cirkulære nr. 174 af 10. oktober 1991 (fastpriscirkulæret), at arbejder for statslige og støttede bygherrer skal udføres i fast pris (for så vidt angår arbejder, der udføres inden 12 måneder fra tilbudsdagen) og i fast tid (hvorfor forbehold om forlængelse af tidsfrister ikke må anerkendes). Kontraktvilkår er endvidere velegnede, når ordregiver ønsker at varetage sociale hensyn eller miljøhensyn i forbindelse med et udbud. Kontraktvilkåret skal være proportionalt, dvs. at vilkåret ikke må være mere vidtgående, end formålet tilsiger. Fx må et kontraktvilkår kun angå de personer, der beskæftiger sig med den udbudte opgave. Bygherren kan altså ikke pålægge tilbudsgiver at indføre et tiltag for ansatte i tilbudsgiverens virksomhed, der ikke er beskæftiget på opgaven 99

100 Udbyder bør være opmærksom på, at et kontraktvilkår kan forhøje tilbudsgivernes pris. Ikke alle kontraktvilkår behøver at være ufravigelige. Udbyder kan gøre tilbuddets overensstemmelse med udbudsvilkårene til et konkurrenceparameter, når tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige bud. Det vil dog være i strid med kravet om gennemsigtighed i udbudsproceduren, hvis ordregiver helt uspecificeret gør 'kontraktvilkår' til et tildelingskriterium. 100

101 17 Bilag 5 - Udbudsmaterialet efter EU-direktivet Udbudsmaterialet er reelt blot et supplement til udbudsbekendtgørelsen. Det behøver derfor ikke at omfatte mere end de oplysninger, man som udbyder har brug for at uddybe i forhold til udbudsbekendtgørelsen. Udbudsmaterialet skal være fyldestgørende, det er afgørende for en god udbudsproces og for et efterfølgende velfungerende samarbejde. Et fyldestgørende udbudsmateriale er det materiale, der klart beskriver betingelserne for at deltage i konkurrencen, og som fortæller, hvilken opgave der skal løses. Udbudsmaterialet bør strukturers så det er muligt både at bevare overblikket og at sætte tilstrækkeligt med fokus på de enkelte aspekter i udbudsmaterialet. Et udbudsmateriale kan bygges op efter en simpel struktur som vist nedenfor. Udbudsmaterialet kan overordnet set opdeles i tre emner, der beskriver: 1. Konkurrencen, herunder udvælgelses- og tildelingskriterierne. 2. Opgaven, herunder kravspecifikation 3. Driften, herunder kontrakten I udbudsmaterialet skal det specificeres, hvilke krav der er til tilbudsgiveren, hvordan tilbudsgiverne bliver vurderet og hvilke spilleregler der gælder for konkurrencen. 1. Udvælgelseskriterier til at vurdere, om tilbudsgivere er egnede til at udføre opgaven. 2. Tildelingskriterier til at vurdere de tilbudte opgaveløsninger, og vælge den tilbudsgiver der er bedst egnet til at udføre opgaven. 3. Evalueringsmodel for at kunne evaluere tilbuddene 4. Alternative tilbud det skal angives hvorvidt tilbudsgiver må komme med alternative tilbud Udvælgelseskriterier: 1. Obligatorisk/frivillig udelukkelse 2. Økonomisk/finansiel formåen 3. Teknisk/faglig formåen Udvælgelseskriterierne bruges forskelligt afhængig af, om der er tale om et offentligt eller et begrænset udbud. Ved et begrænset udbud bruger man udvælgelseskriterierne til dels at vurdere, hvilke ansøgere, der er egnet til at løse opgaven, og dels til at udvælge, hvilke leverandører der skal have mulighed for at afgive tilbud på opgaven den såkaldte prækvalifikation. Ved et offentligt udbud gennemgår udbyder alle de indkomne tilbud i forhold til udvælgelseskriterierne, for at vurdere, om nogle af tilbudsgiverne på forhånd skal udelukkes fra konkurrencen. Alle tilbud, der opfylder udvælgelseskriterierne, skal indgå i evalueringen. Ved udbud efter tilbudslovens licitationer skal der også foreligge et skriftligt materiale, der beskriver grundlaget for konkurrencen. Det skriftlige materiale kan bestå af en annonce om licitationen og supplerende licitationsmateriale. 101

102 For at sikre gennemsigtigheden og en ensartet annoncering, er der dog visse krav til annoncens udformning. Udbud og udbudsmaterialet efter tilbudsloven kan også udføres efter EU-direktivet, og er derfor ikke yderligere beskrevet nedenfor. Konkurrencen Obligatorisk udelukkelse. Udbyder har pligt til at udelukke virksomheder, der er dømt for én af de former for kriminalitet, der er nævnt I udbudsdirektivets art. 45, stk. 1. I henhold til dansk lovgivning må en ordregiver ikke acceptere et tilbud fra en tilbudsgiver, der ikke har afgivet en Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr. Hvis ikke erklæringen er vedlagt tilbudsmaterialet, er det derfor udelukkelsesgrund. Frivillig udelukkelse. Udbudsdirektivet art. 45, stk. 2 indeholder en liste over de andre forhold, som kan udelukke ansøgere eller tilbudsgivere fra udbudsproceduren. Udbyder vælger dog selv, om den vil bruge dem. De frivillige udelukkelsesgrunde er blandt andet: 1. Konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs samt behandling heraf. 2. Tvivl om faglig hæderlighed på grund af en endelig dom for et strafbart forhold. 3. Alvorlige fejl i faglige anliggender. 4. Manglende betalinger til sociale sikringsordninger. 5. Manglende betalinger af skat og afgifter. 6. Afgivelse af urigtige erklæringer til udbyder. Udbyder kan kræve en tro og love erklæring fra ansøgerne/tilbudsgivere for overholdelse af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og 2. Herudover kan udbyder anmode vinderen af udbuddet om, at fremlægge en serviceattest eller anden lignende dokumentation, inden kontrakten skrives under. Serviceattesten tjener dermed som verificering af de oplysninger, der fremgår af tro og love erklæringen. Udbyder skal være opmærksom på, at serviceattesten kun må kræves at den vindende tilbudsgiver. Økonomisk, finansiel og teknisk formåen. Udover de personlige forhold har udbyder mulighed for at vurdere tilbudsgivernes økonomiske, finansielle og tekniske formåen ved at stille krav om dokumentation hertil. Udbudsdirektivet artikel 47 vedrører den økonomisk og finansiel formåen, og artikel 48 vedrører den teknisk formåen. Ved opstilling af krav er det væsentligt at være opmærksom på, at dokumentationen skal være proportionel med den opgave, der skal løses, have forbindelse med kontraktens genstand samt leve op til princippet om ligebehandling og gennemsigtighed. Kravene der stilles, må derfor ikke være mere indgribende end det, man reelt ønsker at opnå med kravet. Udbyder skal altså nøje overveje, hvilke krav 102

103 der inddrages, og passe på med ikke at inddrage en masse krav, som er irrelevante i forhold til opgavens udførelse, herunder krav som kan betyde, at en række ellers egnede virksomheder udelukkes fra at deltage i konkurrence om opgaven. Dette gælder navnlig, hvis der stilles mindstekrav til egnetheden, jf. nedenfor. Finansiel og økonomisk formåen. Udbudsdirektivets artikel 47, stk. 1 opremser nogle af de former for dokumentation, som normalt kan bruges som bevis for virksomhedernes finansielle og økonomiske formåen, og som udbyder kan kræve at få tilsendt fra tilbudsgiverne. Listen er ikke udtømmende. Udbyder kan derfor godt kræve anden dokumentation end den oplistede. Artikel 47 nævner følgende dokumenter: erklæring fra bank eller erhvervsansvarsforsikring fremlæggelse af virksomhedens balance eller uddrag heraf, såfremt tilbudsgiver er omfattet af krav i lovgivningen om offentliggørelse af balance erklæring for de seneste tre disponible regnskabsår (afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed): o om virksomhedens samlede omsætning og o dens omsætning i forbindelse med de leverancer, kontrakten vedrører. Som supplement har udbyder mulighed for at stille mindstekrav for den finansielle og økonomiske egnethed, som leverandøren skal opfylde, jf. nedenfor. Teknisk og faglig formåen Udbudsdirektivets artikel 48, stk. 2 indeholder en liste over arten af den dokumentation, som udbyder kan kræve fremlagt som bevis for virksomhedernes tekniske formåen. Listen i artikel 48 over dokumentation for leverandørens tekniske og faglige formåen er udtømmende - til forskel fra listen over dokumentation for den finansielle formåen i artikel 47. Udbyder må derfor ikke kræve anden form for dokumentation end den, der er nævnt i artikel 48. I øvrigt skal udbyder kun vælge den dokumentation, der er relevant i forbindelse med det konkrete udbud, og i det hele taget vurdere, hvorvidt og i hvor høj grad, at der skal stilles krav. Efter artikel 48, stk. 2 kan virksomhedernes tekniske eller faglige formåen godtgøres på en eller flere af de følgende måder (listen er udtømmende): forelæggelse af en liste over de arbejder, der er udført i de seneste 5 år, ledsaget af attester for tilfredsstillende udførelse af de betydeligste arbejder forelæggelse af en liste over de betydeligste leveringer eller tjenesteydelser, der er udført i løbet af de sidste 3 år med angivelse af beløb og tidspunkter samt den offentlige eller private modtager oplysninger om de involverede teknikere eller tekniske organer, især dem, der er ansvarlige for kvalitetskontrollen beskrivelse af det tekniske udstyr og de foranstaltninger leverandøren eller tjenesteyderen har truffet til sikring af kvaliteten samt af virksomhedens undersøgelses- og forsikringskapaciteter ved bygge- og anlægsopgaver og tjenesteydelser dokumentation for miljøstyringsforanstaltninger, men kun i relevante tilfælde erklæring om, hvilket værktøj, materiel og teknisk udstyr tjenesteyderen eller entreprenøren 103

104 disponerer over til opfyldelse af kontrakten o oplysninger om, hvor stor en del af ordren, der tænkes givet i underentreprise hvis de varer eller tjenesteydelser, der skal leveres er komplekse eller skal tjene et særligt formål, en kontrol på stedet af leverandørens produktionskapacitet oplysninger om uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos tjenesteyderen, entreprenøren eller virksomhedens medarbejdere og (især) hos de personer, der er ansvarlige for udførelsen af ydelserne eller arbejderne, erklæring om det årlige gennemsnitlige antal af beskæftigede og antal af ledere gennem de sidste 3 år ved varekøb kan kræves prøver, beskrivelser og/eller fotos af varer, der skal leveres, samt attester fra officielle kvalitetskontrolinstitutter Som supplement har udbyder mulighed for at stille mindstekrav til den tekniske og faglige formåen, som leverandøren skal opfylde, jf. nedenfor. Mindstekrav til tilbudsgiveren. Udbyder kan indarbejde ufravigelige mindstekrav til leverandørens økonomiske og tekniske formåen. Det kan fx være et krav om, at tilbudsgiverne har en omsætning af en bestemt størrelse, særlige erfaringer med opgaver af lignende art og omfang mv. Mindstekravene giver udbyder mulighed for at frasortere tilbudsgivere, som ikke vurderes egnede til at løse opgaven, og dermed undgå at skulle realitetsbehandle deres tilbud. Mindstekravene til egnethed skal anføres særskilt i et bestemt felt i udbudsbekendtgørelsen. Ved et offentligt udbud anbefales det, at udbyder stiller mindstekrav til tilbudsgivers egnethed. I et offentligt udbud er der ingen prækvalifikationsfase, og "udvælgelsen" sker derfor i samme fase som tilbudsvurderingen, idet der forud for den egentlige tilbudsvurdering sker en udvælgelse af tilbud, der opfylder udvælgelseskriterierne. Ved offentlige udbud er der derfor ikke den samme mulighed for at begrænse antallet af tilbudsgivere, som der er i et begrænset udbud. Den eneste mulighed for at begrænse antallet af tilbudsgivere er således de mindstekrav, der knytter sig til udvælgelseskriterierne. Hvis der ikke stilles mindstekrav, vil udbyder skulle realitetsbehandle de tilbud, der opfylder dokumentationskravene. Ved et begrænset udbud er forholdene lidt anderledes. Her skal udvælgelseskriterierne tjene til at vælge de bedst egnede virksomheder, herunder eventuelt begrænse antallet af tilbudsgivere i overensstemmelse med det af udbyders angivne maksimale antal tilbudsgivere. Udbyder kan derfor bruge de indkomne oplysninger til at vælge hvilke ansøgere, der skal have mulighed for at afgive tilbud, og udvælgelseskriterierne behøver ikke nødvendigvis at være suppleres af mindstekrav. Dog skal udbyder være opmærksom på, at hvis antallet af ansøgere ikke overstiger det minimumsantal tilbudsgivere, som udbyder har anført i udbudsbekendtgørelsen, så kan udbyder som udgangspunkt ikke udelukke en ansøger, der eksempelvis er økonomisk svag, hvis der ikke er stillet mindstekrav til økonomien. Det vi i hvert fald kræve, at udbyder har en saglig grund for udelukkelsen og kan argumentere herfor. Hvis man som udbyder kun ønsker tilbud fra virksomheder, der for eksempel har en vis økonomisk formåen, må man derfor stille et mindstekrav dertil. Tildelingskriterier Det endelige valg af leverandør skal foretages på baggrund af de tildelingskriterier, udbyder har anført i 104

105 udbudsmaterialet. De tildelingskriterier, man som udbyder vælger, er derfor helt centrale for udbuddet og for det endelige valg af leverandør. Det er nemlig tildelingskriterierne, der fastlægger hvad der skal konkurreres om, og dermed, hvem der vinder opgaven. Udbyder kan, vælge mellem to overordnede kriterier for valg af leverandør: 1. Den laveste pris her indgår man kontrakt med den tilbudsgiver, som har afgivet det billigste tilbud. 2. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud - her sammenligner man ud over prisen også tilbuddene på en række andre kriterier, der har betydning i forhold til selve kontraktgenstanden. Laveste pris Vælger man den laveste pris som tildelingskriterium, må man kun tage afsæt i tilbudsgivernes pris, når man tildeler kontrakten. Opgaven skal dermed gives til den ansøger, der forlanger den laveste pris. Det er typisk det tildelingskriterium, man vælger, når den opgave der udbydes, kan beskrives meget detaljeret og entydigt i udbudsmaterialet. Det kan for eksempel være de tekniske krav, fremgangsmåder mv. Da alt andet er udtømmende beskrevet i udbudsmaterialet, er det eneste tilbage for tilbudsgiverne at konkurrere om, derfor prisen. Den laveste pris bruges ofte også som tildelingskriterium, når udbuddet vedrører helt simple anskaffelser og for eksempel samme varetype. Økonomisk mest fordelagtige tilbud Bruges oftest ved udbud af driftsopgaver og andre mere komplekse ydelser. Det skyldes, at man ved at vælge netop det kriterium får mulighed for at inddrage andre relevante kriterier end kun prisen. Vælger man kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, skal man nemlig fastsætte, hvilke økonomiske og kvalitative underkriterier der afgør, hvilket tilbud der samlet set er det økonomisk mest fordelagtige. De valgte underkriterier skal være relevante for opgaven og ikke for virksomhedens evne til at løse opgaven, da det jo allerede er afgjort ved hjælp af udvælgelseskriterierne. Underkriterierne kan handle om pris, driftssikkerhed, særlige miljømæssige forhold eller forhold i relation til udførelsen og altså både vedrøre produktet, tjenesteydelsen og også selve processen. De mest anvendte delkriterier er i hovedoverskrifter: Pris Leveringssikkerhed Kvalitet og kvalitetssikring Organisatoriske og personalemæssige forhold Service Miljø Der findes ingen udtømmende liste over samtlige lovlige underkriterier. Som udbyder kan man derfor selv fastsætte underkriterierne, så længe de relaterer sig til kontraktens genstand og gør det muligt for udbyder at vurdere tilbuddene objektivt. 105

106 Vælges kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, skal udbyder præcisere, hvad der lægges vægt på under de enkelte underkriterier. Dette er for at tilbudsgiverne får kendskab til det konkurrencegrundlag, tilbuddene vil blive vurderet på. Et eksempel på formulering af et underkriterium: ved leveringssikkerhed forstås en vurdering af: 1. Hvorvidt tilbudsgiveren har detaljerede og troværdige planer for sikring af leveringen, herunder planer ved indtrædelse af leveringshindringer. 2. Hvordan og i hvilket omfang tilbudsgiver vil sikre leveringssikkerhed i relation til udveksling af informationer mellem partnerne. Det er op til tilbudsgiver at beskrive, hvordan han vil leve op til de angivne forhold. Udbyder kan også vælge at opstille konkrete spørgsmål under de enkelte underkriterier, og lade tilbudsgivernes svar danne grundlag for vurderingen. Når det gælder EU-udbud, skal udbyder vægte underkriterierne indbyrdes, og den vægtning skal allerede oplyses i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet ved at angive en bestemt procentsats eller ved at angive vægtningen med en ramme med et passende maksimalt udsving, fx pct. Er det ikke muligt at vægte kriterierne procentuelt, skal de som minimum rangordnes. Udbyder skal altid vurdere tilbuddene og tildele ordren ud fra de opstillede kriterier. Det betyder, at man ikke må inddrage andre hensyn, når man vurderer tilbuddene, end de der fremgår af underkriterierne. Efter Klagenævnets praksis må udbyder som udgangspunkt ikke lave en relativ tildeling af point inden for de kvalitative underkriterier, for eksempel kvalitet, design mv. Det betyder, at ordregiver ikke må sammenligne de enkelte tilbud, men skal tildele hvert enkelt tilbud point i forhold til deres selvstændige evne til at opfylde underkriterierne. Hvad gælder evalueringen i forhold til underkriteriet pris, er det mere eller mindre anerkendt, at tilbud kan evalueres i forhold til hinanden. I praksis udfærdiger udbyder almindeligvis en evalueringsmodel, som mere præcist fortæller, hvordan vægtningen og evalueringen af tilbuddene vil foregå. Evalueringsmodel Udbyder skal evaluere tilbuddene i forhold til de tildelingskriterierne der er beskrevet i udbudsmaterialet. Tilbuddene bør vurderes ud fra et pointsystem, hvor tildelingen foregår på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet ud fra parametre som detaljeret kortlægning af projektet, energiforbrug, besparelsespotentiale, pris, totaløkonomi, arkitektur samt tid og planlægning, andet kunne være en god og troværdig proces med vidtgående beboerhensyn, og høj kvalitet på optimering og innovation. En pointmodel kan eksempelvis fastsætte, at tilbudsgiverne for hvert underkriterium - kvalitet, kompetencer mv. - får point på en skala fra 0-10 alt efter, hvor godt udbyder vurderer, at tilbuddet lever op til kriterierne. Det tildelte point multipliceres med den tilhørende vægt, så underkriterierne med den højeste vægtning komme til at veje tungest i den samlede pointoptælling. Det er vigtigt at huske, at selvom der bruges et pointsystem, så vil pointgivningen til en vis grad også bero på udbyders skøn. 106

107 Ved evaluering af pris er det ikke lovligt at anvende en pointmodel, der indebærer kunstige spring i pointgivningen, så en lille prisforskel fører til store pointforskelle. Grundlæggende er det vigtigt at anvende en pointskala, der har et tilstrækkeligt stort interval, så forskelle i tilbuddene kan afspejles i de angivne point. Klagenævnet har fastslået, at der ikke må foretages en relativ vurdering af tilbuddene i forhold til de kvalitative underkriterier (kvalitet, kompetencer mv.). Når det gælder evaluering af prisen, er det dog mere eller mindre anerkendt, at tilbuddene kan blive tildelt point i forhold til hinanden. Ved vurdering af pris kan udbyder fastsætte en skønnet targetpris, som tilbuddene vurderes derudfra. Targetprisen kan fx fastsættes som udbyders realistiske vurdering af markedsprisen for den udbudte ydelse. Denne pris er dog ikke altid nem at fastsætte, og vil under alle omstændigheder kræve, at udbyder har en fornemmelse af prisniveauet på området. Udbyder skal knytte et pointtal til targetprisen, som de øvrige tilbud vurderes i forhold til. Benytter udbyder en pointskala fra 0-10, kan targetprisen eksempelvis fastsættes til middelpointtallet 5, svarende til den forventede pris. Derudfra kan udbyder så evaluere de indkomne tilbudspriser, så tilbud med en lavere pris end targetprisen får tildelt mere end 5 point, og tilbud med en pris højere end targetprisen får tildelt færre point. Jo billigere/dyrere tilbud i forhold til targetprisen, jo højere/lavere pointtal. Der kan laves et prisloft eller knytte en verbal kommentar til pointgivningen. Det er udbyder, der har bevisbyrden for, at vurderingen er sket i henhold til de angivne vægte. Udbyder har ikke pligt til at offentliggøre en evalueringsmodel/pointmodel i udbudsmaterialet. Omvendt hvis man vælger at angive en pointmodel i udbudsmaterialet, skal den offentliggjorte model bruges ved evalueringen af tilbuddene, også selv om den viser sig uhensigtsmæssig. I langt de fleste tilfælde anbefales det derfor ikke at offentliggøre pointmodellen i udbudsmaterialet, men i stedet inden tilbuddene kommer ind udarbejde et notat der beskriver, hvordan evalueringen vil ske, så kan udbyder ikke beskyldes for at tilpasse modellen til enkelte tilbud. Alternative tilbud og tilbud med forbehold Den ordregivende myndighed bør allerede ved udarbejdelse af udbudsbekendtgørelsen forholde sig til, om man vil give tilbudsgiverne mulighed for at give alternative tilbud eller tage forbehold over for visse dele af udbudsbetingelserne. Kravspecifikation - Opgaven Selve beskrivelsen af den ønskede ydelse sker formelt set i den del af udbudsmaterialet, der kaldes kravspecifikationen. Formålet med at beskrive kravene er, at give tilbudsgiverne et klart billede af, hvilken opgave der ønskes løst og på hvilket niveau. Når man formulerer kravene vil det oftest være nødvendigt at inddrage faglig ekspertise, som har et 107

108 indgående kendskab til udførelsen af opgaven. Det er derfor vigtigt at inddrage dem allerede tidligt i processen, når man udarbejder kravspecifikationen. Udarbejdelse af kravspecifikation Kravspecifikationen skal give en klar og præcis beskrivelse af kravene til ydelsens indhold og kvalitet. Er kravene uklare, kan der opstå tvivl om, hvad udbuddet dækker over, og der vil ikke konkurreres på et ensartet grundlag, og man desuden risikere at få en ydelse, der ikke lever op til ens behov. Tekniske specifikationer Udbyder kan beskrive den ønskede ydelse i udbudsmaterialet ved at formulere en række tekniske specifikationer til anskaffelsen. De tekniske specifikationer fastlægger de krævede egenskaber ved en vare eller en ydelse, og kan blandt andet være: Funktionsdygtighed. Kvalitetsniveau. Sikkerhed. Brugeregenskaber. Produktionsprocesser Ifølge Udbudsdirektivet kan udbyder stille særlige krav til ydelsen eller til varens egenskaber på én af tre følgende måder: 1. Standarder Udbyder kan kræve, at ydelsen lever op til offentliggjorte standarder. Ved en standard forstås en teknisk specifikation, som er godkendt af et anerkendt standardiseringsorgan. Udbudsdirektivet har opstillet et hierarki over tekniske standarder, hvor der skal henvises til den standard, der har den højeste prioritet: Nationale standarder til gennemførelse af europæiske standarder. Europæiske tekniske godkendelser. Fælles tekniske specifikationer. Internationale standarder. 2. Funktionsdygtighed eller funktionelle krav De tekniske specifikationer kan handle om ydelsen eller varens funktionsdygtighed eller funktionelle krav. På den måde kan udbyder fokusere på det output, den ønsker i stedet for den måde, den ønsker, at leverandøren skal løse opgaven på. Altså på processen. Ved at formulere funktionelle krav i stedet for at angive den løsning, man ønsker, overlader udbyder det til leverandøren selv at bestemme, hvordan kontrakten skal opfyldes. Det kan være en fordel, da leverandørerne på den måde får større mulighed for selv at tænke kreativt i opgaveløsningen og komme med egne idéer til, hvordan opgaven bedst kan gribes an. 3. Kombination af standarder og angivelse af funktionsdygtighed og/eller funktionelle krav Hvis en standard ikke dækkende kan beskrive kravene til ydelsen, kan udbyder formulere de tekniske krav ved både at henvise til en standard og angive funktionsdygtighed og/eller funktionelle krav. På den måde sikrer man, at leverandøren overholder særlige krav til ydelsen samtidig med, at der er indbygget en fleksibilitet i opgaveløsningen. Udbyder skal skrive i udbudsmaterialet, hvordan leverandørerne skal dokumentere, at de tilbudte varer eller ydelser lever op til de tekniske specifikationer og eventuelle standarder. 108

109 Forbud mod angivelse af varemærker Man skal være opmærksom på, at man ifølge Udbudsdirektivet ikke må formulere tekniske specifikationer ved at henvise til et særligt varemærke eller en bestemt fabrikation. Har udbyder eksempelvis et ønske om Velux vinduer til et bestemt byggeri, må den altså ikke referere til netop det produkt, selvom det kan give udbyder en større sikkerhed for, at den får det, den ønsker. Kun i helt særlige situationer, hvor varen eller ydelsen er så kompleks, at kravene ikke kan beskrives med betegnelser, som alle forstår, må udbyder henvise til bestemte varemærker mv. Gør den det, skal betegnelsen efterfølges af eller tilsvarende. Hvor detaljerede skal kravene være? Når udbyder udarbejder kravspecifikationen, bør den overveje, hvor detaljerede kravene skal være. Der findes ingen regler for detaljeringsniveauet. Der kan dog være fordele ved at opstille en åben og mindre detaljeret kravspecifikation, hvor man beskriver funktionelle krav til opgaven i stedet for en uddybende beskrivelse af, hvordan opgaven skal løses. Ved en åben kravspecifikation låses tilbudsgiveren ikke fast i én bestemt måde at løse opgaven på, men får i stedet større frihed til at bruge egne erfaringer og metoder. Ved at fokusere på outputkrav frem for proceskrav til opgaveløsningen giver udbyder leverandørerne mulighed for at bruge deres ressourcer på den mest hensigtsmæssige måde. Ulempen ved en åben kravspecifikation kan til gengæld være, at når udbyder ikke i nærmere detaljer har beskrevet kravene til anskaffelsen, så kan det være vanskeligere at vurdere de enkelte tilbud. En meget detaljeret kravspecifikation kan derimod virke afskrækkende på visse tilbudsgivere. Derfor skal man som udbyder kun stille de krav, der er nødvendige og relevante for at kunne udføre opgaven. Tjekliste til kravspecifikation Ved udarbejdelse af kravspecifikationen kan det være en god idé at kontrollere om følgende forhold er opfyldt: Er kravene til opgaven entydige og præcise? uklare ord som pænt, præsentabelt mv. er undladt. Er kravene angivet på baggrund af politisk fastsatte service- og kvalitetsniveauer? Er kravene til ydelse og leverandør relevante for opgaven? bidrager de til de opstillede mål? Er kravene objektive og angivet så de ikke favoriserer nogen bestemt tilbudsgiver? Er der undladt at henvise til varemærker eller en bestemt fabrikation? Er lovbestemte regler, som leverandøren skal efterleve, angivet? Er kravene angivet så leverandøren får et overblik over, hvad han skal levere? Driften - kontrakten Selve udbudsprocessen afsluttes med kåring af en vinder, men repræsenterer samtidig startskuddet for byggefasen. Et klart kontraktgrundlag kan have stor betydning for om samarbejdet mellem udbyder og den vindende 109

110 tilbudsgiver bliver en succes. Det er derfor en rigtig god idé at bruge nogle ressourcer på at udforme kontraktvilkårene, der skal fremgå allerede af udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet. Kontraktvilkår Udbudsdirektivet regulerer ikke som sådan kontraktvilkårene. Blot siger det, at vilkårene skal offentliggøres forud for udbudsprocessen. Herudover skal kontrakter selvfølgelig overholde de grundlæggende traktatprincipper og forhandlingsforbuddet. Det betyder, at vilkårene skal være gennemsigtige, gensidigt anerkendende, ligebehandlende, ikke-diskriminerende og proportionale i forhold til kontraktgenstanden. Ikke være genstand for forhandling. Generelle kontraktvilkår dækker over de forhold, der skal tages højde for ved ethvert udbud. Det drejer sig om de overordnede pligter og rettigheder i (og efter) driftsperioden, og altså en række elementer, som altid bør indgå i en kontrakt. I forbindelse med EU-udbud er der grænser for, hvad der kan forhandles om i kontraktperioden. Der må navnligt ikke forhandles om grundlæggende vilkår, dvs. vilkår der kan have en væsentlig indvirkning på konkurrencesituationen. Hvis der er enkelte punkter i en kontrakt, som man ikke kan præcisere før efter udbuddet, fordi de for eksempel skal hentes fra det vindende tilbud, bør man som udbyder gøre opmærksom på det. Udbyder må ikke fastsætte kontraktvilkår, som reelt kun kan opfyldes af én leverandør eller én eksklusiv gruppe af leverandører. Det vil stride imod ligebehandlingsprincippet Eksempel på AL2Bolig Langkærparkens rammeaftaler Nedenstående tager udgangspunkt i et tidligere projekt, som var målrettet renovering af det almennyttige byggeri. Projektet Bygherrekrav til opnåelse af bedre, hurtigere og billigere energifacaderenovering af almene etageboliger opført Dette projekt vurderes til at favne de fleste energirenoveringsopgaver i det almennyttige byggeri. Projektet tog afsæt i følgende udfordringer: Overvejelser om at stille bygherrekrav, der rækker frem til BR15 og BR20. Formulering af bygherrekrav til en god total- og driftsøkonomi, som er baseret på markant lavere energiudgifter samt materialer, der kan recirkuleres i det økologiske kredsløb, og som kræver et minimum af vedligehold kombineret med gode drifts- og vedligeholdelsesplaner. Mulighed for en fælles rammeaftale for dermed at vinde på den effektivitetsforbedring der uvilkårlig vil være ved at lave det samme stykke arbejde på flere bygninger, f.eks. en form for industrialisering af byggeprocessen ved at have mange blokke eller ved at gå sammen med andre boligforeninger. Projektet fremkom med en vejledning i ramme- og miniudbud, som er opsummeret i de følgende afsnit. 3 Kilde: Vejledning i Ramme- og Miniudbud Bygherrekrav til opnåelse af bedre, hurtigere og billigere energifacaderenovering af almene etageboliger opført , udført af AL2Bolig og støttet af Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters Forsøgspulje (M-BBL). 110

111 Rammeudbudskoncept i 3 dele Rammeudbudskonceptet er opdelt i følgende 3 dele alt efter hvordan sammensætningen i projektet er: 1. Prækvalifikation 2. Rammeudbud 3. Miniudbud 1. Prækvalifikation for bygherrenetværk Formål: Prækvalifikation af 5 7 leveranceteam bestående af: Totalentreprenør/underentreprenører, rådgivere, komponentproducenter/leverandører m.fl.) med økonomi, innovationskompetence, industrialiseringskompetence, digital kompetence samt kapacitet til at give tilbud på rammeudbud af industrialiseringsegnede bygningsdele ved renovering af almene boliger og bebyggelser opført i perioden Rammeudbud for Bygherrenetværk/Enkeltbygherrer Formål: Indhente tilbud fra de 5 7 leveranceteam samt udvælgelse og indgåelse af rammeaftale med de tre mest attraktive tilbud 3. Miniudbud for Enkeltbygherrer Formål: Indhente tilbud relateret til en energirenoveringsbyggesag fra de 3 vindende team fra rammeudbud samt udvælgelse af og indgåelse af totalentrepriseaftale med det leveranceteam, der har afgivet det mest attraktive tilbud Firur Byggeprogram Byggeprogrammet skal have en detaljeringsgrad og et omfang der kan danne grundlag for de projekterendes udarbejdelse af forslag og projekt. Det skal bl.a. indeholde krav til størrelser, organisation, samarbejde, funktioner, arkitektur, sammenhæng med omgivelser, trafik, konstruktioner, installationer, bæredygtighed, tid (hovedtidsplan) og økonomi (budget). En brugerinddragelse / brugerproces er en integreret del af udarbejdelsen af byggeprogrammet. 111

112 Byggeprogrammer for henholdsvis ramme- og miniudbud danner grundlag for udarbejdelse af tilbud på: Design, produktion og montage af evt. industrialiseringsegnede bygningsdele og indgåelse af rammeaftale. Design, produktion og montage af evt. industrialiseringsegnede bygningsdele samt udførelse af øvrige opgaver og indgåelse af entrepriseaftale. Byggeprogram for rammeudbud er opdelt i 3 kapitler, hvor der gøres rede for: 1. Fakta om rammeudbuddet og bygherrevilkår 2. Rammeudbuddets bygherrekrav 3. Bygherrekrav til leveranceteamets tilbud I bilagene gøres rede for: Bæredygtigt byggeri. Model for lærende evaluering med effekt Udbudsproces Anvend et Rammeudbudskoncept opdelt i følgende 3 dele: 1. Prækvalifikation 2. Rammeudbud 3. Miniudbud Afhold en grundig prækvalifikation baseret på: 4. En grundig vurdering af tilbudsgivernes erfaringer, referencer og kvalifikationer (teamsammensætning). Afhold informationsmøder FØR prækvalifikation med fokus på: 5. At henlede markedets opmærksomhed på projektet ved at afholde informationsmøder forud for prækvalifikationen for at sikre en tilstrækkelig bredde af relevante kompetencer i de enkelte team. Lav Rammeaftale med 3-4 leverandører, således at de konkrete projekter tildeles på baggrund af Miniudbud. Herved opnås mulighed for at konkurrenceudsætte de enkelte projekter og videreudvikle markedet. Vurder om det er nødvendigt at have ét eller flere indledende separate tilbud, således at det sikres, at Rammeaftalerne indgås på de rigtige vilkår. Afhold et informationsmøde i selve tilbudsfasen, således at det sikres, at vilkår mv. svarer til tilbudsgivernes forventninger. Udbyd Rammeaftalerne i et begrænset udbud, så der opnås størst mulighed for at påvirke sammensætningen af tilbudsgivere. Gennemfør de mest hensigtsmæssige Miniudbud. 112

113 Vigtigste punkter fra byggeprogrammets indhold. Ønsker til evt. at bevare og respektere beboelsens udtryk, historie eller krav om fornyelse eller modernisering, krav til helhedsindtrykket En fremtidssikring af byggeriet Ønsker til materialer evt. variationer i en bebyggelse Ønsket om, at samspillet mellem forskellige facader giver et sammenhængende og ensartet udtryk Krav til materialevalg En arkitektur, hvor skærpede energikrav er integrerede i udtryk og konstruktion som en nødvendig og uproblematisk kendsgerning Da byggeriets havefacade ikke nødvendigvis skal indgå i en fornyelse er der særlig opmærksomhed på integrering af, hvordan den eksisterende facade indgår i, og hvordan mødet med den eksisterende facade behandles arkitektonisk Angående konstruktion og installation lægger byggeprogrammet endvidere ubetinget vægt på, at bygningerne konstruktivt lever op til moderne krav om teknik og energi. I udbudsmaterialet bør præciseres: Afgives der alternativt tilbud skal disse beskrives entydigt og ledsages af beskrivelser, redegørelser og evt. tegningsmateriale, som gør rede for de punkter, hvori alternativet afviger fra udbudsmaterialet. Udvælgelseskriterier og pointskala Pris (vægtning 50 %) Billigste pris Totaløkonomi (vægtning 20 %) Løsninger, der sikrer lave drifts- og vedligeholdelsesudgifter Miljømæssig bæredygtighed optimerer levetid og minimerer vedligeholdelse Arkitektur* (vægtning 20 %) Der lægges vægt på æstetiske løsninger af helhedsindtrykket. Der lægges vægt på de arkitektoniske kvaliteter i forhold til udformning og materialernes samspil. Der lægges vægt på tilpasning af de 3 facadeløsninger til eksisterende havefacade. Tekniske installationer skal udføres således at de er indarbejdet i det arkitektoniske udtryk som helhed. Arkitekturen skal være tro mod det fremtidige anlægsarbejde. Der lægges vægt på materialevalg og kvalitet. Tid & planlægning** (vægtning 10 %) Der lægges særlig vægt på byggetid og specielt på at minimere byggetiden i de enkelte lejemål. Beboerinddragelse og håndtering. Kvalitetssikring og mangelfri aflevering. 113

114 *) Kriteriet omfatter både arkitektoniske og tekniske løsninger **) Under kriteriet vurderes også Byggeprogrammets afsnit xx Ved bedømmelse af de modtagne tilbud blev anvendt følgende skala: Point Vejledning 10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder tildelingskriteriet med ingen eller få 9 uvæsentlige undtagelser 8 7 Gives for tilbud med en god opfyldelse af underkriteriet 6 5 Gives for tilbud med en middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 4 3 Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet Gives for et tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (men hvor der ikke er oplysninger, der belyser opfyldelsen af underkriteriet) Pointtildeling vedrørende pris er sket på følgende måde: Tilbud, som ligger på targetprisen tildeles 8 points. Tilbud, som ligger under eller over targetprisen tildeles point efter følgende metode: For hver 5%, som tilbuddet ligger under targetprisen, forøges bedømmelsen med 1 point. Der kan højst opnås 10 point. For hver 5%, som tilbuddet ligger over targetprisen, reduceres bedømmelsen med 1 point. Der interpoleres lineært, og afrundes til 1 decimal. Bedømmelsens resultat sammenfattes i følgende pointskema: Pris Totaløkonomi Arkitektur Tid&planlægning Total Tilbudsgiver Point Vægtet 50% Point Vægtet 20% Point Vægtet 20% Point Vægtet 10% Point Placering Xxx 3,9 2,0 5,5 1,1 10,0 2,0 9,0 0,9 6,0 1 Yyy 3 Zzz 2 Se yderligere info på for udbudsparadigmer. 114

115 17.2 Offentliggørelse Offentlige ordregivere kan vælge at bruge Udbud.dk til at offentliggøre: EU-udbud, som ellers normalt offentliggøres i EU-Tidende og TED-databasen. Udbud.dk sender udbudsbekendtgørelsen til det europæiske Publikationskontor med henblik på offentliggørelse i EU-Tidende og TED-databasen. Tjenesteydelseskontrakter omfattet af udbudsdirektivets bilag II B. Licitationer af bygge- og anlægsopgaver efter tilbudsloven. Vare- og tjenesteydelseskontrakter på kr. eksklusiv moms eller derunder Kontrakt I hht. EU-udbudsdirektiv kan tildelingen af en offentlig kontrakt udelukkende ske på grundlag af kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Specielt for Totalrådgiver: Opdel kontrakten i min. 2 faser byggeprogram med økonomi som første fase og selve projektering, udførelse, aflevering i én eller flere faser. Det giver et afdelings-/beboermøde mulighed for at beslutte om projektet skal fortsætte eller stoppe. Rapport om udvælgelsen For hver kontrakt og hver rammeaftale udarbejder bygherren en rapport, der mindst skal omfatte følgende oplysninger: den ordregivende myndigheds navn og adresse samt kontraktens og rammeaftalens genstand og værdi navnet på de valgte ansøgere eller tilbudsgivere og begrundelsen for valget af dem navnet på de forbigåede ansøgere eller tilbudsgivere og begrundelsen for tilsidesættelsen af dem begrundelsen for tilsidesættelsen af tilbud, der anses for at være unormalt lave navnet på den tilbudsgiver, hvis tilbud er antaget, og begrundelsen for, at den pågældendes tilbud er valgt, samt, hvis dette vides, oplysning om, hvor stor en del af kontrakten eller rammeaftalen tilbudsgiveren har til hensigt at give i underentreprise til tredjemand ved udbud med forhandling angivelse af, hvilke omstændigheder der begrunder anvendelsen af denne form for udbud ved konkurrencepræget dialog de omstændigheder, der berettiger til anvendelse af denne procedure i givet fald begrundelsen for, at den ordregivende myndighed har besluttet ikke at indgå en kontrakt eller en rammeaftale. Bygherren træffer passende foranstaltninger for at dokumentere afviklingen af de udbudsprocedurer, der er foregået elektronisk. Rapporten eller hovedelementerne heri skal meddeles Kommissionen, hvis den anmoder om det. 115

116 18 Bilag 6 - Prækvalifikation Prækvalifikationen tager stilling til hvor mange bydende man ønsker på opgaven. Den opstiller overordnede krav til de bydendes forhold til myndigheder, samt krav til finansielle og økonomiske evner og til teknisk kapacitet. Herudover kan der være opgavespecifikke krav. Prækvalifikationsmaterialet En prækvalifikation indledes med at udbyderen i en annonce anmoder potentielle tilbudsgivere om at tilkendegive deres interesse. Når udbyder afholder en prækvalifikationsrunde, kan de virksomheder, som udbyder inviterer til at deltage i licitationen, alene udvælges blandt de virksomheder, som har meldt sig som interesserede. Dette svarer helt til den praksis, som allerede kendes fra EU-området. Annoncen skal indeholde følgende: oplysninger om tildelingskriterier (priskonkurrence eller kvalitetskonkurrence?) oplysninger om virksomhedens tekniske og økonomiske kapacitet der ønskes dokumentation for denne dokumentation kan bruges som grundlag for at prækvalificere det ønskede antal tilbudsgivere, men værd opmærksom på, at i de fleste tilfælde kan et kriterium, der har været anvendt som udvælgelseskriterium, ikke genbruges som tildelingskriterie hvor mange tilbudsgivere, der påtænkes prækvalificeret. Antallet kan gives i en ramme med et maksimum og et minimum en frist (på mindst 15 dage) til at ansøge om prækvalifikation Udvælgelsen I praksis vil der hyppigt forekomme tilfælde, hvor antallet af kvalificerede ansøgervirksomheder overstiger det antal, som udbyderen har tilkendegivet at ville prækvalificere. I disse tilfælde må udbyder, på baggrund af indsendt dokumentation, på objektiv og ikke-diskriminerende vis udvælge det forudsatte antal blandt de kvalificerede ansøgere. Dette indebærer, at kvalificerede virksomheder vil blive fravalgt. Virksomheder har således ikke et krav på at blive prækvalificerede, selvom de opfylder de krav til økonomisk og teknisk formåen, som udbyder har opstillet. Prækvalifikationen behøver ikke at ske ud fra en vurdering af, hvem der bedst matcher udvælgelseskriterierne. Det kan fx være vanskeligt for små og mellemstore virksomheder at konkurrere på økonomisk kapacitet. Det vil derfor virke imod lovens formål om at skabe mest mulig konkurrence, hvis fx omsætningstal blev gjort afgørende også ved udbud, hvor den udbudte opgaves værdi ikke sagligt kunne begrunde dette. Det vil være en saglig og objektiv prækvalifikation at tage hensyn til, hvilken gruppe af tilbudsgivere, som samlet skaber den bedste konkurrence, fx fordi de har kvalifikationer på forskellige områder. Et sådant hensyn er også tilladeligt efter udbudsdirektivet. Dette specifikke konkurrencehensyn kan dog ikke give 116

117 udbyderen et frit skøn om, hvem der skal prækvalificeres. Udbyderen må fx ikke misbruge sit skøn til at give præference til lokale virksomheder. Hvis der i udvælgelseskriterierne indgår ufravigelige mindstekrav, kan en tilbudsgiver i overensstemmelse med EU-Domstolens praksis dokumentere opfyldelsen ved at inddrage ressourcer fra underleverandører mv., såfremt det klart fremgår af sammenhængen, at det er tilbudsgiveren, der disponerer over disse ressourcer. Økonomisk og teknisk/faglig formåen Nedenfor gennemgås den type oplysninger, som udbyder kan kræve dokumenteret. Der er tale om en oplistning af oplysninger, der kan være relevante. Det er ikke tanken, at alle disse oplysninger skal indgå i dokumentationskravet ved hvert eneste udbud. Udbyder bør i valget af dokumentationskrav tage hensyn til nystartede virksomheders muligheder for at komme i betragtning. Det vil fx være en barriere for nystartede virksomheder, hvis det gøres til et mindstekrav for tilbudsgivere/ansøgere at fremlægge dokumentation for de sidste 5 års arbejder eller regnskaber for de sidste 3 år. Mere generelt skal det for at begrænse transaktionsomkostningerne tilstræbes, at den type og mængde af dokumentation, som udbyder beder om, afstemmes efter behovet i den konkrete sag, således at der tages hensyn til opgavens størrelse og karakter. Dokumentation for økonomisk formåen Virksomhedens økonomiske formåen kan fx godtgøres ved: at virksomheden fremlægger årsregnskaber for de sidste 3 år, at der fremlægges perioderegnskab for virksomheden fra tiden fra det seneste årsregnskab, og/eller at der fremlægges bankoplysning for virksomheden. Der kan endvidere kræves dokumentation for forhold, der i udbudsdirektiverne figurerer under udelukkelsesgrunde, såsom konkurs eller anden insolvensbehandling eller dom for strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. Det følger endvidere af restanceloven (lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997), at en bygherre der er statslig, kommunal/regional eller fra almenboligsektoren mv. ikke må antage et tilbud fra en tilbudsgiver, der ikke har afgivet den i stk. 1 nævnte gældserklæring, eller som har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har etableret en servicefunktion, der gør det muligt for potentielle tilbudsgivere at henvende sig ét sted for, i form af en serviceattest, at få dokumentationen vedrørende de fleste af disse forhold. Udbyder kan også bede om andre typer af oplysninger, han finder egnede til at vurdere virksomhedens økonomiske formåen. Dokumentation for teknisk/faglig formåen samt nøgletal 117

118 Den tekniske formåen kan fx dokumenteres på følgende måde: ved fremlæggelse af en liste over de betydeligste arbejder, virksomheden har udført de seneste 5 år. Eventuelt kan også fremlægges kopi af afleveringsrapporter for disse arbejder, idet sådanne rapporter kan være med til at give et billede af, om virksomheden udfører mangelfrit arbejde. Det skal dog tages i betragtning, at afleveringsrapporter ikke altid har en udformning, som gør dem egnede til at vise noget om den kvalitet, virksomheden har afleveret arbejdet i ved at give en redegørelse for virksomhedens erfaringer med lignende opgaver, som den, der udbydes. Dette vil ofte være en god måde at danne sig et indtryk af virksomhedens erfaringsgrundlag på ved fremsendelse af oplysning om, hvordan virksomheden normalt sikrer, at der sker kvalitetssikring af de arbejder, virksomheden udfører, herunder om virksomheden er certificeret. Denne type dokumentation skal forholde sig til virksomhedens normale kvalitetssikringsprocedurer ved at fremlægge oplysninger om, hvordan virksomheden i forbindelse med de senest udførte arbejder har sikret, at arbejdet kunne udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt ved at fremlægge oplysning om virksomhedens håndtering af miljøforhold, og/eller ved at fremlægge en redegørelse for virksomhedens antal beskæftigede samt oplysning om uddannelses- og ansættelsesforhold. Disse oplysninger vil delvis indgå i de nøgletal for tidligere gennemførte opgaver, som statslige bygherrer i forbindelse med udvælgelsen af tilbudsgivere til byggeopgaver skal forlange, at tilbudsgivere eller ansøgere afleverer. Bygherren skal i forbindelse med udvælgelse, herunder prækvalifikation, af tilbudsgivere til udførelse af en byggeopgave forlange, at tilbudsgivere afleverer nøgletal til bygherren for tidligere gennemførte opgaver. Nøgletal skal forlanges fra tilbudsgivere, der er momsregistreret i Danmark eller tilsvarende i udlandet på et tidspunkt, der ligger mindst 2 år før udvælgelsen. Bygherren skal forlange oplysninger til brug for udvælgelse fra tilbudsgivere, der har gennemsnitligt mere end 10 ansatte. Bygherren skal sikre ligebehandling af samtlige potentielle tilbudsgivere. De nævnte nøgletal skal som minimum omfatte nøgletal vedrørende overholdelse af tidsfrister, kvalitet, arbejdsmiljø og kundetilfredshed. Nøgletal skal være sammenlignelige med nøgletal beregnet efter Byggeriets nøgletalssystem, dokumentation. Prækvalifikationsfasen er også egnet til at sikre, at de virksomheder, der indbydes, tager forpligtelser med hensyn til sikkerhed, sundhed og ansættelsesvilkår seriøst. Således kan arbejdsmiljøforhold gøres til en form for konkurrenceparameter i udvælgelsesfasen, såfremt udbyder eksempelvis lægger vægt på, at de potentielle tilbudsgivere har en god statistik på overholdelse af arbejdsmiljøreglerne og lav frekvens af arbejdsulykker i deres hidtidige byggerier. Tilsvarende kan prækvalifikationsfasen være det rigtige tidspunkt for at efterspørge særlige kvalifikationer på miljøområdet, som måtte være relevante for opgaven. 118

119 For eksempel registrering efter EMAS eller ISO vil kunne fungere som dokumentation for virksomhedernes kvalifikationer på miljøområdet, men anden dokumentation skal også accepteres. Ligeledes kan udbyder tage hensyn til, om virksomhederne er indehavere af et arbejdsmiljøcertifikat eller tilsvarende dokumentation, der anskueliggør indfrielse af høje arbejdsmiljømæssige krav. Udbyder kan også vælge at bede om andre former for dokumentation, som kan give et billede af, om virksomheden har de rette kvalifikationer til opgaven. Det er en mulighed i annoncen at fastsætte en ramme for det antal bydende, der vil blive udvalgt, for eksempel 5-7 bydende. En sådan fremgangsmåde giver udbyderen øget fleksibilitet. 119

120 19 Bilag 7 - Vejledning til udfyldelse af udbudsskabelon For at få adgang ud udfyldt skabelonen korrekt bør nedenstående vejledning følges. På de følgende sider vil indholdet af og navigation på de internetsider, som er involveret i processen for fremskaffelse af skabelonen, blive forklaret. Herefter vil der følge en udførlig vejledning til, hvorledes skabelonen fremskaffes Involverede internetsider Ved tilgåelse af ovenstående link åbnes siden enotices, som jf. sidens startside er et onlineværktøj til udarbejdelse af bekendtgørelser om offentlige indkøb, til offentliggørelse i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende (EUT S).. Brug af sidens værktøjer er gratis, men forudsætter tilmelding. Siden administreres af Den Europæiske Unions Publikationskontor. Tilmeldingsprocessen, som vil blive beskrevet senere i denne vejledning, fører til siden European Commission Authentication Service (ECAS). ECAS er et fælles loginsystem for forskellige informationssystemer under Europa-Kommissionen, og siden administreres af Europa-Kommissionens IT Helpdesk Vejledning til tilmelding Som nævnt ovenfor forudsætter brugen af enotices, at man er tilmeldt. For at påbegyndelse tilmeldingprocessen skal der klikkes på hyperlinket her i sætningen Gratis tilmelding her på enotices startsiden, altså siden som det i forordet opgivede link åbner. Følgende skærmbillede viser, hvor der skal klikkes (gul omkransning): 120

121 Herefter omdirigeres man til siden Hvor er du fra?, som er en underside på ECAS internetside. Her skal man angive, om man ønsker at logge ind som medarbejder i Europa-Kommissionen eller som Ekstern aktør. I dette tilfælde er der tale om en Ekstern aktør, hvorfor der skal klikkes på knappen med klode-ikonen og teksten Ekstern Partnere, forskere, borgere.. Knappen er omkredset med rød på følgende skærmbillede: 121

122 Herefter åbnes en ny side med et loginpanel. Her skal der klikkes på hyperlinket med teksten Opret en konto under Log ind!-knappen. Hyperlinket er omkredset med rød på følgende skærmbillede: 122

123 Herefter åbnes en side med titlen Opret en konto. På denne side er der en mindre række felter, som skal udfyldes. Når felterne er udfyldt skal der klikkes på knappen Opret en konto i bunden af siden. Indenfor kort tid vil der blive fremsendt en til den angivede adresse. en vil indeholde instrukser til oprettelse af password. Så snart password er oprettet, vendes der tilbage til enotices (link: Her skal der klikkes på knappen Log ind med ECAS. Knappen er omkredset med rød på følgende skærmbillede: 123

124 Herefter sker der en viderestilling til ECAS igen, hvor der skal logges ind med det netop oprettede brugernavn og password. Efter login vil der ske en omstilling tilbage til enotices, hvor der vil åbne en side med titlen Opret eller overfør konto til ECAS-login, Her skal der klikkes i cirklen ud for Opret en ny enotices-konto og derefter skal der klikkes på knappen Bekræft nedenunder. Begge er markeret på følgende skærmbillede, med henholdsvis gul og rød omkredsning: 124

125 På den næste side udfyldes de manglende felt og der klikkes på knappen Opret under felterne. Herefter vil der blive fremsendt en indeholdende et link, som der skal trykkes på for at aktivere den nye brugerkonto. Når man har fulgt linket, vil man blive ledt tilbage til enotices og nu være logget ind vejledning til åbning af skabelon for udbudsbekendtgørelse Såfremt man har fulgt vejledningen til tilmelding, vil man nu være logget på enotices og have adgang til skabelonerne på siden. For at åbne skabelonen skal man trykke på menupunktet Påbegynd ny formular i venstre side af skærmen. Menupunktet er omkredset med rød på følgende skærmbillede: 125

126 Herefter åbnes en oversigt over skabeloner. For at åbne skabelonen for Udbudsbekendtgørelse åbnes formular 02 under Direktiv 2004/18/EF, også omkredset med gul på følgende skærmbillede: Herefter vil skabelonen åbne og udfyldning kan nu påbegyndes. 126