Udbud med forhandling om levering af uddannelsesrettede forløb for aktivitetsparate og uddannelsesparate unge Uddannelseslinjen

Transkript

1 7. februar 2017 Spørgsmål og svar til udbudsmateriale Udbud med forhandling om levering af uddannelsesrettede forløb for aktivitetsparate og uddannelsesparate unge Uddannelseslinjen Spørgsmål 1: På side 5 i udbudsbetingelserne fremgår det, at der forventes virksomhedsrettede uddannelsesforberedende forløb på lokale virksomheder. Er det et krav, at disse virksomheder er beliggende i Aarhus Kommune, eller må der udover virksomheder i Aarhus Kommune også benyttes virksomheder beliggende i omegnskommunerne? Svar: Virksomhedspraktik skal anvendes som en afklarende del af den unges forløb i tilbuddet, og være relevant ift. til den unges uddannelsesplan. Såfremt det er relevant kan praktikken være placeret i omegnskommunerne. Erfaringerne er dog, at succesraten er højere hvis praktikstedet er forholdsvis tæt på den unges bopæl. Spørgsmål 2: På side 4 i udbudsbetingelserne er beskrevet, at målgruppen udgør omkring unge fordelt med aktivitetsparate og uddannelsesparate, samt at ikke alle vil blive visiteret til uddannelseslinjen. Kan vi forvente, at de visiterede aktivitetsparate udgør ca. 2/3 af de visiterede, og at de uddannelsesparate udgør ca. 1/3 af de visiterede i gennemsnit, eller forventes der en anden fordeling? Svar: Det er ikke muligt ud fra den løbende fordeling af unge totalt set, at give en vurdering af hvilke unge der henvises til uddannelseslinjen. Uddannelseskonsulenterne vil blandt de uddannelsesparate og aktivitetsparate unge løbende foretage en individuel og konkret vurdering af, om uddannelseslinjen kan være med til at bringe de enkelte unge tættere på eller i gang med uddannelse. Spørgsmål 3: På side 5 i udbudsbetingelserne angives det, at der forventes at indgås aftaler med 3-5 tilbudsgivere. Forventer udbyder, at der efterfølgende i visiteringen af de enkelte borgere i praksis vil ske en fordeling af de visiterede borgere, således at nogle af de tilbudsgivere, der opnår en aftale, primært vil få visiteret aktivitetsparate borgere, mens der til andre tilbudsgivere (med indgået aftale) primært vil blive visiteret uddannelsesparate borgere, eller forventer udbyder, at der i praksis efterfølgende ikke vil blive skelnet mellem aktivitetsparate og uddannelsesparate borgere i forbindelse med visiteringen af borgerne til de enkelte tilbudsgivere? Svar: Den konkrete visitation foretages af Jobcenter Aarhus ud fra en vurdering af bedste match mellem boger og leverandøren og dennes tilbud. Side 1 af 10

2 Spørgsmål 4: På side 7-8 i udbudsbetingelser er det angivet, at pris vægtes med 50 %, samt at underkriteriet pris tildeles point og derefter ganges med vægtningen. Kan udbyder præcisere, hvordan denne tildeling af point til underkriteriet pris konkret vil foregå? Vægtes laveste pris med 10 point og højeste pris med 1 point, eller bliver der eksempelvis oprettet en skala, der går fra laveste pris til højeste pris, og de enkelte priser så indsat på denne skala og point beregnet herudfra, eller hvordan forventes denne pointtildeling vedr. underkriteriet pris at ville foregå? Svar: Der vil som udgangspunkt blive anvendt en lineær pointmodel laveste pris plus 50 pct. Priser vil blive omregnet til point i en lineær model, hvor laveste pris får max. point, og hvor laveste pris plus 50 pct. får min. point. Såfremt der er en større spredning i de modtagne tilbud, end spændet i den primære model ovenfor tillader dvs. hvis prisen mellem højeste pris er mere end 50 pct. højere end tilbuddet med den laveste pris anvendes i stedet følgende model: Priser vil blive omregnet til point i en ikke-lineær model, hvor laveste pris får max. point og de øvrige tilbudspriser omregnes til point, hvor point beregnes som den laveste pris divideret med aktuelle tilbudspris og ganget med max. point. Spørgsmål 5: På side 7 i udbudsbetingelser er det for underkriteriet Kvalitet angivet, at dette underkriterie samlet vil blive vægtet på en skala fra 1 til 10 point. Der er desuden nævnt tre underpunkter til underkriteriet Kvalitet. Hvordan vægtes disse tre underpunkter internt i forhold til den samlede tildeling af point til underkriteriet Kvalitet? Vægtes eksempelvis hvert af de tre underpunkter hver med 1-10 point, og derefter findes et gennemsnit af de tre underpunkter, som så udgør det tildelte antal point for underkriteriet Kvalitet (dvs. ligelig vægtning), eller vægtes eksempelvis forventede effekter højere end personalets kvalifikationer? Såfremt der ikke er ligelig vægtning mellem de tre underpunkter under kvalitet, kan udbyder så redegøre for den interne vægtning imellem disse tre underpunkter? Svar: Den nævnte rækkefølge af de tre underkriterier/delkriterier til underkriteriet kvalitet er ikke udtryk for en prioritering, og de er heller ikke angivet vægtet. De vægtes således lige i forbindelse med evalueringen, og de tre angivne underkriterier/delkriterier vurderes som en samlet enhed. Spørgsmål 6: I udbudsbetingelserne er der lagt op til, at den enkelte deltager er i virksomhedspraktik i op til 4 uger i 13-ugers forløbet. Gælder dette også for borgere, der ikke vurderes praktikparate, og hvem foretager i givet fald denne individuelle vurdering? Vil det være acceptabelt, at der vil være enkelte borgere på forløbet, hvor det vurderes, at de ikke vil være i stand til at deltage i en virksomhedspraktik? Svar: Udgangspunktet for alle unge er, at virksomhedsrettede uddannelsesforbedrende forløb bør være en del af den afklaring og opkvalificering, som finder sted på uddannelseslinjen. Er det individuelt og konkret vurderingen, at det for enkelte unge ikke er formålstjenstligt at deltage i en virksomhedspraktik, kan aktøren via en skriftlig socialfaglig begrundelse aftale med den unges uddannelseskonsulent i Jobcenteret, at pågældende ikke skal deltage i virksomhedspraktik. Side 2 af 10

3 Spørgsmål 7: Det er angivet i udbudsbetingelserne side 9, at tilbudsgiver får myndighed til at etablere virksomhedspraktikker. Samtidigt er det angivet, at virksomhedspraktikkerne kan være op til 4 uger. Vil det være muligt at kunne aftale praktikker, hvor den enkelte borger kun er i praktik eksempelvis 1-2 dage om ugen, men så i en kalendermæssig længere periode end 4 uger, så længe det samlede antal praktikdage ikke overstiger 20 dage, og vil det være muligt at kunne aftale flere små snusepraktikker hver af kun få dages varighed for den enkelte borger? Svar: Alle virksomhedspraktikker skal oprettes efter lov om en aktiv beskæftigelsespolitik 42 via VI- TAS. Der kan aftales virksomhedspraktik kombineret med undervisning eller lignende ved aktøren. Varigheden af virksomhedspraktikken kan være over 4 uger, men skal være afsluttet ved hjemtagelsen fra aktøren. Spørgsmål 8: I udbudsbetingelserne side 10 er det angivet, at der på månedsbasis skal udarbejdes et fraværsskema, som indberettes i Fasit, ud fra et skema, som jobcentret udarbejder. Vi har erfaringer med flere gode itsystemer til protokolstyring, der kan udarbejde sådanne månedlige fraværslister. Vil det være muligt at aftale med jobcentret at benytte sådanne skemaer i stedet for jobcentrets skema, så længe disse skemaer blot indeholder tilsvarende information? Svar: Jobcentrets skabelon skal anvendes. Spørgsmål 9: Vil det være acceptabelt i forbindelse med virksomhedspraktikker at kombinere disse med undervisning, således at det eksempelvis for nogle deltagere vil være sådan, at de er i virksomhedspraktik 3 timer om formiddagen og efterfølgende to timer på skolen, altså således at de både er i praktik og i skole samme dag? Svar: Ja, se svar ved spørgsmål 7. Spørgsmål 10: Har udbyder konkrete forventninger til nogle positive effekter, som det vil være relevant for tilbudsgiver at forholde sig til i forbindelse med tilbudsskrivningen, eller har udbyder ikke noget bud herpå? Svar: Udbyder ønsker tilbudsgivers bud på effekter. Disse bud kan evt. indgå i forhandlingen med den enkelte tilbudsgivere. Spørgsmål 11: Modtager tilbudsgiver betaling for de deltagere, der aktuel er visiteret til forløbet, i de uger, hvor tilbudsgiver holder lukket? Svar: Nej. Side 3 af 10

4 Spørgsmål 12: I dokumentet Tilbudslisten er der på side 6 angivet et underpunkt (i den blå kasse), hvor der i punktform står: For forløb, hvor der skal etableres virksomhedspraktikker, tillægges det... Altså underforstået, at der også vil være forløb UDEN virksomhedspraktikker. Skal dette således forstås på den måde, at det vil være acceptabelt, at der er forløb uden virksomhedspraktikker for nogle af de visiterede borgere? Svar: Se svar til spørgsmål 6. Spørgsmål 13: I udkast til rammeaftale side 4 står der, at I priserne indgår alle leverandørens omkostninger, herunder udgifter til materiale, arbejdstøj o. lign.. Hvem skal afholde udgiften, såfremt der i forbindelse med virksomhedspraktik stilles krav om eksempelvis specielt arbejdstøj for borgeren (f.eks. sikkerhedssko, arbejdsbukser), som praktikstedet ikke vil betale for? Svar: Ved lovkrav om anvendelse af særligt arbejdstøj herunder sikkerhedssko, afholder jobcentret udgiften. Spørgsmål 14: I udkast til rammeaftale side 4 står der, at: Deltagerne kan ikke pålægges deltagerbetaling eller betaling for materialer m.v., der indgår i aktiviteterne. Kan borgerne i forbindelse med virksomhedspraktik opnå kørselsgodtgørelse fra kommunen, eller forventes det, at kørselsudgifter for borgerne til andre steder end undervisningsstedet (f.eks. til praktikvirksomheder) afholdes af tilbudsgiver, idet deltagerne jo som udgangspunkt ikke kan sige nej til at komme i praktik? Svar: Borgeren kan få bevilliget befordring ud fra jobcentrets retningslinjer. Efter disse skal borgeren altid selv betale de to første zoner uanset hvilke zoner man kører i. Spørgsmål 15: Virksomhedspraktik er jo normalt som udgangspunkt 37 timer pr. uge. Er tilbudsgiver bemyndiget til at træffe afgørelse som et reduceret timeantal i virksomhedspraktik for den enkelte borger? Svar: Ja, leverandøren har hele myndigheden ift. oprettelse af virksomhedspraktik. Spørgsmål 16: I tilbudsbetingelserne side 9 er angivet, at timetallet på forløbet er op til 25 timer pr. uge. Er det jobcentret, der træffer afgørelse i forbindelse med bevillingen om det faktiske timetal for den enkelte, eller kan tilbudsgiver efter nærmere kendskab til den enkelte nedsætte dette timeantal, såfremt det skønnes hensigtsmæssigt? Svar: Aktøren kan anmode jobcentret om nedsat timetal. Side 4 af 10

5 Spørgsmål 17: I tilbudsbetingelserne side 9 er angivet, at timetallet på forløbet er op til 25 timer pr. uge. Er de op til 25 timer pr. uge også gældende for de perioder, hvor borgeren er i virksomhedspraktik, dvs. at der ikke kan stilles krav om fremmøde i praktikvirksomheden i mere end 25 timer pr. uge? Svar: Ja, hvis det er relevant for den unges uddannelsesplan. Spørgsmål 18: Er det korrekt forstået, at det er et krav, at der er mulighed for aktivitet i forløbet i minimum 48 uger årligt, som angivet i udbudsbetingelserne side 9, og ikke kun i 47 uger, som angivet i et af svarene til spørgsmålene fra prækvalifikationen? Svar: Ja. Spørgsmål 19: Det fremgår ikke af udbudsmaterialet, at Jobcenteret som en del af sine overvejelser ønsker, at vide hvor mange pladser tilbudsgiver kan stille til rådighed. Betyder det, at det ikke er vigtigt hvor mange pladser tilbudsgiver stiller til rådighed for Uddannelseslinjen? Hvis det har betydning, vægtes det da som en del af økonomikriteriet eller kvalitetskriteriet? Svar: Antallet af pladser indgår ikke kriterierne. Det kan aftales ved forhandlingen og kan have betydning for, hvor mange tilbudsgivere der indgås aftale med. Spørgsmål 20: Målgruppe. Det beskrives, at målgruppen er kendetegnet ved at have sociale og personlige problemstillinger. I hvilket omfang kan det forventes, at målgruppen har problemstillinger, der gør det vanskeligt at mestre en stabil hverdag med uddannelse eksempelvis fysiske, psykiske, autismespektrumforstyrrelse, udviklingshæmning, eller er tilkendt ressourceforløb? Svar: Unge med særlige hoved problemstillinger som udviklingshæmning eller autisme vil blive henvist til andre forløb. Unge som er tilkendt ressourceforløb vil også deltage i andre forløb end uddannelseslinjen. Unge som er aktivitetsparate kan have varierende sociale og helbredsmæssige udfordringer. Spørgsmål 21: De fremtidige rammeaftaler. Hvad afgør, hvor mange leverandører, der vælges? Svar: Det vil afhænge af de indkomne tilbud. Side 5 af 10

6 Spørgsmål 22: Forhandling. Hvor mange dage har leverandøren til at udarbejde endeligt tilbud efter den individuelle forhandling? Svar: Det aftales ved den individuelle forhandling. Spørgsmål 23: Kan der udsendes/offentliggøres en tidsplan for de individuelle forhandlinger? Svar: De individuelle forhandlinger forventes gennemført d. 1. og 2. marts Spørgsmål 24: Underkriterium Pris. Der angives ugepris pr. deltager. Ønskes der følgelig én type indsats eller kan der tilbydes pakker med forskellig grad af støttebehov, håndholdt indsats m.v. med varieret pris til følge? Svar: Indsatsen kan variere, men der kan ikke tilbydes varieret pris. Spørgsmål 25: Underkriterium Kvalitet. Kan det konkretiseres, hvordan punktet kvalitet bliver vurderet? Svar: Se svar til spørgsmål 5. Spørgsmål 26: Det tillægges positiv betydning, at der i forløbet er mulighed for faglig opkvalificering via undervisningsaktiviteter. Kan opkvalificering via undervisningsaktiviteter konkretiseres? Svar: Det kan fx være undervisning på folkeskoleniveau, som opkvalificerer de unge til at kunne blive optaget på en uddannelse, fx FVU. Spørgsmål 27: Hvorledes vægtes i bedømmelsen et internt værksted hos Leverandøren overfor en værkstedsaktivitet ved en ekstern arbejdsgiver? Svar: Det vil indgå i den samlede vurdering. Side 6 af 10

7 Spørgsmål 28: Det vægtes positiv betydning, at Tilbudsgiverens personale enten har relevant uddannelse eller erfaring med at varetage lignende opgaver og/eller erfaring med målgruppen. Hvilke uddannelser finder Aarhus Kommune relevante? Svar: Det forventes, at medarbejderne er kvalificeret til at kunne varetage de opgaver som tilbuddet indeholder. Fx forventes det at medarbejdere som underviser i dansk eller matematik, har en relevant uddannelse indenfor området. Spørgsmål 29: Indhold. Uddannelseslinjen er et tilbud under Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Forventes der som en del af indsatsen at indgå aktiviteter efter LAB kapitel 9b mentorstøtte? Svar: Nej, det forventes at når borgeren er i et vejlednings- og opkvalificeringsforløb vil modtage vejledning/støtte af den faste kontaktperson. Spørgsmål 30: Er det forventningen, at der på baggrund af indsatser under Afklaring af uddannelsesmål kan foretages en arbejdsevnevurdering? Svar: Som udgangspunkt skal der afklares ift. uddannelse, dog kan der i særlige tilfælde ske afklaring til job eller anden indsats. Spørgsmål 31: Hvem opstiller og hvordan opstilles individuelle læringsmål ift. de virksomhedsrettede forløb? Kan der gives eksempler herpå? Svar: Med læringsmål menes, at aktøren i forbindelse med etableringen af praktikken har forholdt sig til hvad formålet med praktikken er, og hvordan praktikken kan være med til at gøre den unge klar til at vælge, påbegynde og gennemføre en uddannelse. Det kan eksempelvis handle om, at opnå viden og kendskab til konkrete jobs og brancheområder samt viden om hvilke uddannelser der er nødvendige for, at bestride bestemte jobs. Det kan eksempelvis også handle om personlig opkvalificering ved, at oparbejde motivation for at påbegynde uddannelse, fordi succesoplevelser i virksomhedsrettede uddannelsesforberedende forløb giver uddannelse mening og perspektiv. Netværk kan eksempelvis også være et vigtigt udfald af et virksomhedsrettet uddannelsesforbedrende forløb. Spørgsmål 32: Forløbets varighed. Hvad er baggrunden for at varigheden af virksomhedspraktikker som udgangspunkt er 4 uger? Vores erfaring er, at det ofte kræver længere tid at etablere gode og konstruktive relationer mellem den unge og arbejdsgiveren. Svar: Se svar til spørgsmål 7. Side 7 af 10

8 Spørgsmål 33: Der vil være mulighed for forlængelse på baggrund af en fagligt begrundet indstilling fra Leverandøren. Gælder denne mulighed for forlængelse både virksomhedspraktik og forløbet som helhed? Svar: Ja. Spørgsmål 34: Der skal være mulighed for aktivitet i forløbet i minimum 48 uger årligt. Skal dette forstås således, at der kan holdes lukket 4 uger årligt, og i hvilke uger kan der i givet fald holdes lukket? Svar: Der er mulighed for at holde lukket 4 uger årligt, hvilke uger aftales i givet fald mellem parterne. Spørgsmål 35: Visitation og opfølgning. Der står Der udlægges myndighed til Leverandøren til at etablere virksomhedspraktikker. Har leverandøren også myndighed til at godkende virksomhedspraktikker, eller er dette forbeholdt jobcentret? Svar: Ja, der gives myndighed til oprettelse af virksomhedspraktik. Spørgsmål 36: Fysiske rammer. Skal centralt beliggende forstås som inden for Aarhus Kommune? Spiller geografisk placering indenfor Aarhus Kommune ind på bedømmelsen af tilbuddet? Svar: Ja, tilbuddet skal være placeret i Aarhus Kommune. Ja, der skal være nem adgang til offentlige transportmidler. Spørgsmål 37: Databehandleraftale. Skal leverandøren købe licens til Fasit? Tilbyder Aarhus Kommune undervisning i brug af Fasit til leverandørens medarbejdere? Svar: Nej, leverandøren skal ikke købe licens. Undervisning kan aftales. Spørgsmål 38: Social klausul. Der ønskes en præcisering af den sociale klausul. Er kravet om minimum et halvt års beskæftigelse i kontraktperioden af personer fra særlige grupper/på særlige vilkår uafhængig af leverandørens omsætning? Er det korrekt forstået, at kravet er én person? Svar: Ja, kravet er uafhængig af omsætning. Kravet er minimum en eller flere personer i sammenlagt et halvt år. Side 8 af 10

9 Spørgsmål 39: Fakturering og betaling. Der afregnes månedsvis bagud ved fremsendelse af elektronisk faktura. Kan det forstås således, at der må sendes elektronisk enkeltfaktura pr. cpr-nr. pr. måned? Svar: Nej. Der skal indsendes en faktura pr. mdr. med en liste over cpr.nr. Spørgsmål 40: Dialogmøder og statistik. Hvad er Aarhus Kommunes forventninger til leverandørens udarbejdelse af statistik, herunder progressions- og effektmålinger? Svar: Det forventes at der før ½ års møderne indsendes resultater ud fra en skabelon udarbejdet af jobcenter Aarhus. Spørgsmål 41: Generelt om Leverandørens forpligtelser. Leverandøren er forpligtet til at fastsætte egenkontrolprocedurer, der internt i Leverandørens organisation skal sikre, at ydelserne leveres korrekt. Kan Aarhus Kommune uddybe kravene til de nævnte procedurer for egenkontrol? Svar: Det forventes, at der foretages internt kontrol jf. de ydelser Aarhus Kommune køber, herunder de aftalte myndighedsopgaver. Spørgsmål 42: Behandling af personoplysninger. Der står Leverandørens behandling af personoplysninger skal følge persondataloven samt de af Aarhus Kommune afgivne instrukser herom. Kan det uddybes, hvilke instrukser afgivet af Aarhus Kommune, der henvises til? Svar: Retningslinjer fremgår af databehandleraftalen, samt den generelle IT-sikkerhedspolitik for Aarhus Kommune. Spørgsmål 43: Sagsoplysning. Der står Leverandøren er endvidere forpligtet til at videregive de oplysninger, som Aarhus Kommune bliver pålagt at fremskaffe, samt til at videregive alle oplysninger, som Aarhus Kommune har behov for til brug for evaluering, analyser, udarbejdelse af statistikker mv. Skal de nævnte oplysninger bruges til at udføre borgerevalueringer som vi har gode erfaringer med at udføre og hvad er leverandørens rolle i givet fald i forbindelse med sådanne borgerevalueringer? Svar: Såfremt leverandøren har udført borgerevalueringer, kan leverandørens rolle fx være at indgå med disse oplysninger i Aarhus Kommunes evaluering af Uddannelseslinjen. Side 9 af 10

10 Spørgsmål 44: Datagrundlag og ansvar. Er der mulighed for at etablere en webserviceforbindelse mellem Fasit-systemet og leverandørens eget IT-system, således at kontraktbestillinger med nødvendige data kan overføres elektronisk? Svar: Schultz (leverandøren af Fasit) har ikke etableret webserviceforbindelse der kan levere data til andre fagsystemer/sagsbehandlingssystemer, og der er ikke konkrete planer herom. Spørgsmål 45: Hvilke virksomheder er blevet prækvalificeret? Svar: Servisio, Incita, Daghøjskole Gimle, AOF Daghøjskole, Contra, Kompetencehuset, Idrætsdaghøjskolen IDA. Spørgsmål 46: Vil der i delaftalen for den enkelte aktør være et minimums- og maksimumsloft for antal anviste? Svar: Ja, maksimumloft kan aftales mellem parterne. Spørgsmål 47: Af erfaring er mange aktivitetsparate i et kort forløb ikke mentalt parate eller har mødestabilitet til at profitere af en egentlig virksomhedspraktik. Skal der også i disse tilfælde indgå ordinær virksomhedspraktik til skade for både deltagere, virksomheder og virksomhedssamarbejdet? Svar: Se svar til spørgsmål nr. 6. Spørgsmål 48: Vil der være mulighed for, at man i en forhandling kan aftale mere fleksible ordninger, der vil være til gavn for både kommunen, aktøren og deltagere? Svar: Det findes uklart hvad der spørges ind til. Afhængig af hvilken fleksibel ordning der tænkes på, vil det evt. kunne indgå i en forhandling. Side 10 af 10