FORMIDLINGSFITNESS. For projektledere

Transkript

1 FORMIDLINGSFITNESS For projektledere

2 FORORD Er du projektleder på et personalepolitisk projekt, så guider Formidlingsfitness dig igennem, hvordan du formidler resultaterne af projektarbejdet. Formidlingsfitness handler om at formulere en strategi for din formidling. Det handler om at tænke formidlingen ind helt fra begyndelsen af et projekt. På den måde kan du udarbejde en formidlingsstrategi med overvejelser om: modtager afsender budskab kontekst medie støtteformidling formidlingsbistand samarbejde med Personaleweb Formidling med gennemslagskraft Når du lægger en strategi for din formidling, så øger du chancen for, at resultaterne af dit arbejde når ud til de rette modtagere. Du øger dermed din chance for at opnå gennemslagkraft, og det er selve målet med formidlingsfitness. Træningsformen er udviklet af retoriker Helle Hvass, som har rådgivet projektledere om formidling siden KL og KTO 2

3 modtager Den første udfordring: Hvem er mine modtagere? Det virker måske som et let spørgsmål, men kan være svært at svare på, da modtagerne har forskellige behov, værdier og holdninger. Kun én modtagergruppe pr. produkt Der er ingen undskyldning for at formidle til flere modtagergrupper på én gang. Målret det enkelte formidlingsprodukt til én modtagergruppe! Det øger gennemslagskraften. Tag stilling til, om modtagergruppen er: Politikere Kommunaldirektører Forvaltningschefer Institutionsledere Tillidsrepræsentanter Medarbejdere HR-chefer HR-medarbejdere Udviklingskonsulenter MED SU De centrale parter Borgere Andet 4

4 Hvad skal jeg skrive om modtagerne i formidlingsstrategien? Beskriv modtagerne til de forskellige formidlingsprodukter. Det er ikke præcist nok at skrive institutionsledere, tillidsrepræsentanter og medarbejdere. Beskrivelsen af modtager skal være så snæver og detaljeret som muligt. Fx: Erfarne plejehjemsledere, som har behov for metoder til at fastholde personale. Eller Kvindelige tillidsrepræsentanter, som skal bruge argumenter for at få personalepolitikken på dagsorden på deres arbejdsplads. Formidlingsfælde modtageres modstand Tænk over, hvor motiverede modtagerne er. Sidder de tomhændet ved deres skrivebord og venter på, at nogen skal formidle om personalepolitik til dem? Eller har de i virkeligheden en masse undskyldninger for ikke at beskæftige sig med alle mulige pjecer, konferencer og websites? Skriv evt. i formidlingsstrategien om: Hvilken form for modstand modtager har? Hvordan formidlingen kan tage højde for modstanden? Brug tid på at lære modtager at kende Ring eller skriv til repræsentanter for modtagerne. Den tid, det tager, er givet godt ud. Få svar på spørgsmål om: Hvilke værdier og holdninger de har. Hvad de ved om emnet i forvejen. Hvad de mangler viden om. 5

5 afsender Tillid, omdømme, troværdighed det er den slags der er på spil i overvejelserne om afsender. Hvordan opfatter modtagerne de organisationer, som formidler til dem? Afsenders image Tænk over, hvilket image organisationerne har hos modtagerne. Hvordan opfatter de organisationerne? Har de blind tillid til alt, hvad organisationerne formidler, eller kan de være skeptiske? Tag pulsen på organisationernes image ved at overveje modtagernes holdning til følgende udsagn: Vores organisationer har den mest relevante viden om emnet Vores organisationer har acceptable motiver for at formidle om emnet Vores organisationer tager modtagernes proble - mer, erfaringer og værdier alvorligt Giver udsagnene problemer, så gør en ekstra indsats for organisationernes image. Ved du fx, at modtagerne har en fordom om, at formidling fra organisationerne er akademisk og belærende. Så modbevis denne fordom, og sørg for, at titel og layout sender signaler om tilgængelighed. 6

6 Hvad skal jeg skrive om afsender i formidlingsstrategien Skriv om, hvilket image organisationerne har hos de forskellige modtagere af formidlingen, og om hvad du vil gøre for at rette op på et evt. dårligt image. Du kan fx skrive, at de fleste TR er positive over for formidling, der kommer fra KL og KTO, fordi de sætter pris på, at parterne har kunnet nå til enighed om indholdet. Eller at nogle skoleledere er skeptiske over for materiale, der kommer fra KL og KTO, fordi de mener, at KL og KTO er for langt væk fra dagligdagen på skolerne. Derfor har projektledelsen allieret sig med som vil omtale formidlingsprodukterne fra projektet, når de udkommer. Formidlingsfælde afsenders image er ikke mit bord Har der lige været en ubehagelig sag i pressen, fx om at kommunerne bruger for mange penge på kompetenceudvikling, der har for ringe effekt. Så er du, som leder af et projekt om kompetenceudvikling, nødt til at tage kommunernes image meget alvorligt i formidlingen. Hvis du ikke vedgår, at der har været problemer, så vil modtager opfatte formidlingen som utroværdig. Hvem formidler noget til mig? Modtagere af formidling vil kende afsender. De spørger: hvem formidler noget til mig og hvorfor? I mundtlig formidling svarer afsender på dette spørgsmål ved at præsentere sig selv. I skriftlig formidling kan du besvare spørgsmålet i bagsideteksten. Den læser de fleste. Forordet læser de færreste. 7

7 budskab Det kræver hårdt arbejde at finde frem til hovedbudskabet, og hovedbudskabet ændrer sig tit i løbet af projektets levetid. Et klart budskab Når budskabet er klart, forstår modtagerne umiddelbart, hvad de skal bruge formidlingen til. Men vejen til et klart budskab kan være lang og trang, for et klart budskab kræver fravalg. Næsten alle projektresultater vil være relevante for modtager, men du er nødt til at vægte noget frem for noget andet. Der er nemlig grænser for, hvad modtagere kan overkomme. Prøv forskellige metoder til at finde hovedbudskabet: Spørg dig selv: Hvad vil jeg fortælle til hvem og hvorfor? Tag tid kan du forklare essensen på et minut, og hvad er essensen så? Formuler den vigtigste pointe i en sætning på højst 30 ord. 8

8 Hvad skal jeg skrive om budskabet i formidlingsstrategien? Svar på spørgsmålet: Hvad vil jeg fortælle til hvem og hvorfor? Lær af tidligere formidlingsstrategier: Vi vil fortælle sagsbehandlere i kommunerne, hvordan de selv kan være med til at skabe gode og attraktive arbejdspladser. Sagsbehandlerne oplever nemlig, at deres arbejdspladser ikke er attraktive, fordi de får så meget kritik i offentligheden. Vi vil fortælle om de erfaringer, problemer og udfordringer kvindelige ledere i den offentlige sektor har oplevet undervejs til deres topstilling. Hensigten er at give flere kvinder mod på at søge job i den kommunale topledelse. Formidlingsfælde jeg kan ikke kende budskabet på forhånd Kan man formulere hovedbudskabet allerede i formidlingsstrategien? Bliver det ikke rent gætteri? Før projektet er gennemført, kan projektledelsen ikke kende hovedbudskabet. Men at formulere hovedbudskabet er at give retning for projektet. Derfor skal det med allerede i formidlingsstrategien. Lad modtager bestemme, hvad budskabet skal være Når en gruppe projektledere skal blive enige om det overordnede budskab i formidling, kan det være gavnligt at sætte modtagers behov i centrum for diskussionen. Det gælder også i de situationer, hvor det fx er dig som afsender, der gerne vil af med et budskab, og hvor modtager ikke har en umiddelbar interesse i din formidling. 9

9 kontekst Helt central og dog så undervurderet. Det gælder om, at projektledelsen får et tydeligt billede af den helt konkrete situation, som modtager skal læse, høre eller se formidlingen i. Én kontekst pr. formidlingsprodukt Der er mange mulige kontekster: Arbejdstid Fritid Frokostpause Kampagne Konference Kursus Møde Personalepolitisk messe Temadag Transporttid Det har stor betydning for gennemslagskraften, at et formidlingsprodukt kun skal fungere i én kontekst. Formidling, der skal fungere i flere kontekster, får alt for mange forskellige informationer samlet på et sted. 10

10 Hvad skal jeg skrive om konteksten i formidlingsstrategien? Beskriv konteksten så præcist som muligt, og sørg for, at der kun er én kontekst. Tænk fx over: Hvad modtager skal bruge formidlingen til. Hvor modtager befinder sig. Hvor meget tid modtager har. Om modtager er tvunget til at læse, lytte eller se. Lær af tidligere formidlingsstrategier: Modtager har ikke tid til at læse i håndbogen i sin arbejdstid. Dertil fylder kommunalreformen for meget. Så håndbogen skal være egnet til at læse uden for arbejdstid, fx når modtager ligger på sofaen om aftenen eller som natbordslæsning. Modtager har taget en hjemmearbejdsdag og skal i løbet af otte timer kunne forberede et personalemøde med fokus på mangfoldighed. Modtager sidder alene og arbejder koncentreret med instruktionsbogen. Formidlingsfælde mit formidlings-produkt er efterspurgt Som regel fordyber du dig i et projekt. Det fylder meget i din hverdag, og du kan derfor komme til at slutte, at det også fylder meget i modtagers hverdag. Det er naturligvis en fejlslutning. Modtager efterspørger ikke nødvendigvis dit formidlingsprodukt. Så tænk nøje over, i hvilken kontekst modtager kan finde overskud til dit formidlingsprodukt, og indret det derefter. Modtager beskæftiger sig med personalepolitik, når der er tid til overs Om vinteren bruger jeg meget tid derhjemme på at læse om personalepolitik, om sommeren er jeg optaget af haven. Citat fra interview med institutionsleder (2006). 11

11 medie Medieøvelsen kan tage piftet fra enhver, og dog er du tvunget til at vælge, hvordan du vil præsentere projektresultaterne. Pjecen kan virke som det umulige valg, for der findes simpelthen bare for mange pjecer i verden. Frit valg på mediehylden? Der er uendeligt mange medier at vælge mellem: app, artikel, brev, dialogkort, , film, flyer, folder, foredrag, fotobog, guide, hvidbog, hæfte, håndbog, instruktionsbog, magasin, notat, nyhedsbrev, opslagsbog, pjece, plakat, portrætbog, postkort, projektrapport, sms, spil, særavis, teaterstykke, tegneserie, undervisningsmateriale, video, værktøjskasse, website osv. Når du skal vælge medie, så tænk over: Hvem er modtager? Hvad er budskabet? I hvilken kontekst skal modtager have budskabet? 12

12 Hvad skal jeg skrive om medie i formidlingsstrategien? Beskriv det eller de medier, som du vælger, og forklar, hvorfor du vælger netop det eller dem. Skriv fx: Vi vil formidle vores projektresultater i to medier: 1) en guide til lederen og TR, som sammen skal forberede en personaledag med fokus på arbejdsglæde, 2) ti filmklip med forskellige dilemmaer om arbejdsglæde til brug i gruppesamtaler på selve personaledagen. Guiden er bygget som en opskrift i at forberede personaledagen. Den har ca. ti trin, fylder ca. 10 sider med instruktioner og gode råd. Guiden skal signalere, at den er lettilgængelig, for målet med den er at lette arbejdet for lederen og TR. Filmklippene skal Formidlingsfælde alt i ét medie Det er næsten aldrig en god idé, at samle al formidling i et medie. Det er bedst at lagdele formidlingen sådan, at der fx kommer: Et medie til MED/SU der skal træffe beslutning - et andet medie til institutionen, der skal føre beslutningen ud i livet. Et medie til kommunernes personaleafdelinger som skal motivere institutioner til at sætte fx medindflydelse på dagsorden et andet medie til ledere og TR på institutionerne, som skal arbejde helt konkret med medindflydelse. Lad dig ikke rive med af modebølgen inden for medier Medier har det med at komme på mode. En projektleder finder på at formidle på et website, og pludselig formidler alle på et website. Lad dig ikke rive med af den slags modebølger. Måske er det helt rigtige et website, måske er det ikke. Det er modtager, budskab og kontekst, der bestemmer dit valg af medie. 13

13 støtteformidling Kald det salg. Kald det reklame. Kald det, hvad du vil. Men husk at gøre meget ud af støtteformidlingen. Modtagerne bliver bombarderet med formidling alle mulige steder fra. Fortæl dem, hvorfor de skal interessere sig for netop dit formidlingsprodukt. Støtteformidling handler om at skabe opmærksomhed Det kan ske under mange former, som fx: Pressemeddelelse Nyhedsomtale på KLs hjemmeside, organisationernes hjemmesider Artikel i fagblad, dagblad, ugeblad Annoncering af temadag, konference, kursus Nyhedsmail Sms Messe Følgebrev 14

14 Hvad skal jeg skrive om støtteformidling i formidlingsstrategien? Skriv en liste over forskellige veje, du vil gå, for at gøre modtager opmærksom på dit formidlingsprodukt Fx: Artikel i Danske Kommuner Artikel i Folkeskolen Nyhedsomtale på Annoncering af kursus på Følgebrev til de 1000 skoleledere, der modtager dialogkort med posten. Mail til netværket for TR i folkeskolen Formidlingsfælde jeg har ikke tid til støtteformidling Støtteformidling er tidskrævende, men nødvendig. Hvis pressemeddelelsen ikke fører til omtale, så skal du ringe til aviserne og forsøge at presse en omtale igennem. Et følgebrev skal være opmærksomhedsvækkende, så modtageren gider læse det osv. Men den tid, du bruger på støtteformidling, er givet godt ud. Modtagerne opdager ikke din formidling ad sig selv. Få journalister til at stå for støtteformidlingen Journalister er uddannet til at vinkle nyheder, så de bliver interessante for de relevante modtagere. Mange journalister er med andre ord meget dygtige til at skabe opmærksomhed. Professionel bistand til støtteformidling koster selvfølgelig nogle penge, men overvej det alligevel. 15

15 formidlingsbistand Endnu en udfordring, der går ud på at finde den rette ekspertise til at løse de konkrete formidlingsopgaver. Er der behov for en tekstforfatter, en grafiker, en webdesigner, en multimediedesigner, en fotograf, en journalist, en manuskriptforfatter, en procesleder? Hvornår skal jeg inddrage formidlingskonsulenter? Inddrag konsulenterne tidligt i processen. Det bedste tidspunkt er det, hvor du har formuleret din formidlingsstrategi, men ikke er gået i gang med projektet for alvor. På dette tidspunkt kan du nemlig endnu nå at tilpasse formidling til projekt og projekt til formidling. Ikke alle konsulenter ved, hvad fx partssystemet, MEDudvalg og trepartsforhandlinger er. Hvis de kommer tidligt ind i processen, har det også den fordel, at de kan nå at sætte sig ind i det særlige ved partsprojekter. 16

16 Hvad skal jeg skrive om formidlings-bistand i formidlingsstrategien? Skriv hvilken form for formidlingsbistand, du har tænkt dig at bruge til de forskellige former for formidling. Skriv også gerne navn på formidlingskonsulenterne og/ eller bureauer, hvis du har noget konkret i tankerne. Argumenter også for valg af konsulent. Lær af en tidligere formidlingsstrategi: Strategiguiden bliver til i to faser. I første fase holder vi en konference, hvor vi indsamler idéer fra 60 personer med kendskab til borgerservice. Formidlingsbistand til konference: procesleder Henrik Henriksen, som er specialiseret i ledelse af kreative processer. I anden fase skrives strategiguiden. Formidlingsbistand: tekstforfatter Sørine Sørensen, som har skrevet flere vellykkede strategiguider for ministerier. Formidlingsfælde indhold før formidling Det kan virke ulogisk at skulle tale om formidling før indholdet, altså resultaterne fra et projekt, foreligger. Derfor venter en del projektledere med at tænke på formidling og konsulentbistand til projektets allersidste faser. Det er dog meget uhensigtsmæssigt, fordi konsulenterne så kommer ind på et tidspunkt i processen, hvor for meget er fastlagt, og hvor de så ikke kan udnytte deres faglige og kreative kompetencer. Et juridisk råd Når du holder indledende møder med formidlingskonsulenter, så husk at gøre opmærksom på, at møderne er uforpligtende, indtil I har en skriftlig aftale. 17

17 samarbejde med personaleweb Grib muligheden for at formidle til alle de ledere, tillidsrepræsentanter, udviklingskonsulenter m.fl. i kommuner og regioner, der bruger Personaleweb. Brug personaleweb.dk Du kan formidle redskaber og resultater fra dit personalepolitiske projekt på Personaleweb.dk. Personaleweb.dk rummer både store og små projekter fra organisationer, kommuner og regioner. Når du skal formidle på Personaleweb.dk, så skal du have styr på din målgruppe dit budskab og hvorfor nogen skal vide noget om det Hvad, hvordan og hvornår du skal formidle noget, afhænger af, om det er en nyhed, artikel, noget fra et projekt, en publikation eller en event, som du skal kommunikere. Redaktionen på Personaleweb.dk skræddersyr sammen med dig den bedste løsning til dit projekt. 18

18 Hvad skal jeg skrive om Personaleweb i formidlingsstrategien? I din formidlingsstrategi skal du beskrive, hvordan du tænker at bruge personaleweb.dk til at formidle resultaterne af dit projekt. Overvej også, i hvilke andre kanaler modtagerne skal kunne finde noget om projektet? Måske er personaleweb.dk mere er en del af støtteformidlingen, hvor Personaleweb.dk bringer nyheder og omtaler i kalenderen. Sådan kan en beskrivelse af formidlingen på personaleweb.dk se ud i formidlingsstrategien: Projektresultaterne formidles i fem forskellige hæfter. Hæfterne samles i en skoletaske, som sendes ud til landets 1600 folkeskoler. Hvis en skole ønsker flere eksemplarer af hæfterne, så kan de finde dem på personaleweb.dk, hvorfra de kan downloade og printe dem. Kontakt personaleweb.dk Når du skal udvikle din formidlingsstrategi, så kontakt gerne personalewebs redaktion og få en snak om, hvordan dine projektresultater bedst bliver formidlet på personaleweb.dk. Du finder redaktionen på: personaleweb.dk/redaktionen Flere gode tips Kontakt redaktionen eller læs mere om at formidle personalepolitiske projekter på Personaleweb.dk på 19

19 eksempel på formidlingsstrategi Projekt om integrations- og oplæringsstillinger Vi formidler vores projektresultater i et antal foredrag og en instruktionsbog. Foredrag Modtager: HR-chefer i kommuner, som på forhånd har vist interesse for integrations- og oplæringsstillinger. Afsender: Det tjener KL og KTOs image, at vi prioriterer foredrag for HR-chefer, der ønsker information om integrations- og oplæringsstillinger. Da det er KL og KTO, der har indgået aftalen om integrations- og oplæringsstillinger, er det relevant og troværdigt, at vi formidler om den i fællesskab. Kontekst: Modtager har aktivt meldt sig til foredraget, og vi forventer derfor, at modtager er interesseret i formidlingen. Budskab: Vi vil fortælle HR-chefer, hvad aftalen om integrations- og oplæringsstillinger går ud på, og hvordan de kan bruge aftalen, fordi vi skal medvirke til at øge integrationen. Medie: Vi vælger at holde foredrag. Vi håber, at det direkte møde med mulighed for at stille spørgsmål vil medføre, at modtager føler sig bedre rustet til at oprette integrations- og oplæringsstillinger. Støtteformidling: Vi reklamerer for foredragene i Danske Kommuner, på og og i HR-netværket. Formidlingsbistand: Sparring med retoriker Rikke Hansen, som har mange års erfaring med at rådgive foredragsholdere. Personaleweb: Omtaler af arrangementerne. 20

20 Instruktionsbog Modtager: HR-medarbejder, som konkret skal oprette et antal integrations- og oplæringsstillinger. Modtager er sandsynligvis skeptisk over for endnu en ny type opgave. Afsender: Modtager kan have den opfattelse, at KL og KTO hele tiden finder på noget nyt og besværligt. Dette tjener ikke vores image, så instruktionsbogen skal signalere let tilgængelig. Kontekst: Modtager skal bruge instruktionsbogen i arbejdstiden og har ikke frivilligt valgt det. Så bogen skal være nem at gå til. Budskab: Vi vil informere HR-medarbejdere om, hvordan de opretter en integrations- og oplæringsstilling, fordi vi gerne vil gøre det nemt for kommunerne at bruge KTOaftalen. Medie: Vi vælger instruktionsbogen, som skal guide modtager igennem den helt konkrete proces med at oprette integrations- og oplæringsstillinger. Målet er at lette processen for modtager. Støtteformidling: Vi sender instruktionsbogen direkte til 98 HR-afdelinger. Formidlingsbistand: Firmaet Textas står for tekst og layout. Vi har brugt Textas til lignede opgaver tidligere med stor succes. Personaleweb: Nyhedsomtale af instruktionsbogen, som beskriver bogens indhold, og at man kan downloade den. 21

21 tjekliste Når du eller andre skal vurdere din formidlingsstrategi, kan I stille følgende spørgsmål til den: Modtager Er det tydeligt, hvem der er modtager af de enkelte formidlingsprodukter? Er de forskellige modtagere beskrevet tilpas detaljeret til, at formidlingen bliver målrettet en bestemt type modtager og ikke alle mulige modtagere? Afsender Har projektledelsen argumenteret for at: - det er relevant, at netop deres organisationer formidler viden om emnet, - organisationernes motiver for at formidle om emnet er acceptable for modtager, - organisationerne i formidlingsproduktet vil fremstå som velvilligt indstillede over for modtagernes problemer, erfaringer og værdier. Budskab Er det tydeligt hvad projektledelsen vil fortælle til hvem og hvorfor i de forskellige formidlingsprodukter? Medie Argumenterer projektledelsen overbevisende for de forskellige valg af medier? Støtteformidling Har projektledelsen planlagt tilpas megen støtteformidling, som kan synliggøre formidlingsprodukterne? Konsulentbistand Er den konsulentbistand, som projektledelsen har planlagt, tilstrækkelig og relevant? Personaleweb Hvordan og hvornår er det relevant at bruge personaleweb.dk i formidlingen af projektets resultater? Kontekst Er det tydeligt i hvilken kontekst modtager, skal læse, lytte til eller se formidlingen? 22

22 FORMIDLINGSFITNESS er skrevet til projektledere på personalepolitiske projekter. Med hæftet om formidlingsfitness ønsker KL og KTO at vejlede projektlederne i at arbejde strategisk og systematisk med formidling. Målet er øget gennemslagskraft i den formidling, som KL og KTO arbejder sammen om. En undersøgelse af KL og KTOs fælles formidling har nemlig vist, at der mangler gennemslagskraft. Hæftet indgår i indsatsen for at gøre resultaterne af de personalepolitiske projekter kendte og nærværende for modtagerne i kommuner og regioner. Når projektlederne prioriterer og målretter formidlingen, kan parternes projektindsats få endnu større betydning for udviklingen af attraktive arbejdspladser. Download hæftet fra: