Kan suboptimering undgås?

Transkript

1 1 Kan suboptimering undgås? Hvordan du kan bruge procesmodellen til at overskue de nødvendige forandringer. Tiderne er ved at skifte. Igennem lang tid har vi været vant til at høre om vækst, optimisme, ubegrænset forbrug, opkøb og ekspansion, men det er ved at være slut. Nu tales der i stedet om recession, pessimisme, konsolidering, opbremsning og optimering af driften. Det er nye tider og nye muligheder. Kravet til virksomhederne er, at de må tilpasse sig til de nye markedsvilkår, og jo hurtigere det sker, desto bedre. Men den store udfordring, når der skal gennemføres ændringer, er at undgå suboptimering. Det opstår eksempelvis, når man ændrer en arbejdsproces i en funktion uden at vide, at det reelt medfører forringelser og problemer i en anden funktion i virksomheden. Suboptimering sker typisk, fordi mange forandringer gennemføres fragmentarisk og uden overblik over konsekvenserne. Men hvordan undgår ledelsen at suboptimere, og hvordan får de et overblik over de nødvendige ændringer og deres konsekvenser? Virksomhedens procesmodel Det, som ledelsen kan gøre for at få overblik, er at kortlægge og implementere virksomhedens procesmodel. En procesmodel er et kort over virksomheden, der viser, hvordan virksomheden fungerer internt. Den kan sammenlignes med et bykort, der viser, hvordan alle vejene i byen hænger sammen, og hvor de fører hen.

2 2 Procesmodellen gør det synligt, hvad der vil ske for helheden, hvis virksomhedens veje processerne bliver ændret eller nedlagt. Procesmodellen viser, hvor en proces starter og slutter, hvor den har sin afgrænsning og hvordan den hænger sammen med andre processer. Procesmodellen giver lederne i virksomheden en fælles forståelse og viden om, hvordan virksomheden fungerer internt, og hvordan den er sat sammen af processer. Med andre ord: En fælles referenceramme og et fælles sprog om, hvordan virksomheden er skruet sammen. Det er den viden, der gør det muligt at vurdere konsekvenser af ændringer. Sådan kan du designe et allerførste udkast til en procesmodel for din virksomhed Som illustreret i figuren på næste side er en procesmodel opbygget af seks dele: 1. Procesresultater 2. Kerneprocesser 3. Støtteprocesser 4. Forbedring af processer 5. Processystem 6. Mennesker i organisationen Procesmodellen viser, at: Virksomheden består af en række processer: kerneprocesser, støtteprocesser og forbedringsproces Processerne skaber resultater i form af værdi for kunder og øvrige interessenter Processerne indgår i en helhed: processystemet Menneskene der arbejder i virksomheden indgår i et jing jang forhold til processystemet, processer og procesresultater. Tilsammen udgør system og mennesker et afbalanceret samspil, der er afgørende for, hvordan virksomheden fungerer internt.

3 3 Den generelle procesmodel Når du tegner det første udkast til, hvordan procesmodellen for din egen virksomhed ser ud, så tag udgangspunkt i den generelle procesmodel, som er vist i figuren ovenfor. Metoden er, at du tager hver af de seks dele i modellen og vurderer, hvordan de ser ud i din virksomhed: 1. Procesresultaterne Det er virksomhedens processer, der skaber ydelser og produkter, som giver værdi for kunderne, ejerne og de øvrige interessenter. Når alle i virksomheden har en fælles opfattelse af, hvad der har værdi for de enkelte intessenter, så er der også skabt basis for, at alle kan samarbejde om at nå dem. For at tegne procesmodellen må du derfor starte med at besvare følgende spørgsmål: Hvad skaber processerne af værdi for interessenterne? Du oplister værdierne i den store sø midt på figuren.

4 4 2. Kerneprocesserne Det er kerneprocesserne, der skaber procesresultaterne. Det er her, der skabes kundeværdi og ejerværdi. Det er i kerneprocesserne, at virksomheden har den særlige kompetence, som virksomheden lever af. Der er typisk 1 4 kerneprocesser, som alle er end to end processer. Eksempler på kerneprocesser er: Ordre til Levering (leverance/supply chain) Ide til Marked (udvikling) Kontakt til Aftale (markedsføring/salg) Når en virksomhed har udpeget, afgrænset og sidenhen kortlagt kerneprocesserne, så har ledere og medarbejdere et fælles og indgående kendskab til arbejdsflowet fra start til slut. Det betyder, at de kan gennemskue konsekvenserne af ændringer, fordi alle relaterede arbejdsprocesser er samlet i ét flow. Det vigtigste spørgsmål at besvare her er: Hvilke 1 4 kerneprocesser har din virksomhed? Du indtegner kerneprocesserne i procesmodellen med navne, der fortæller, hvor de starter, og hvor de ender. 3. Støtteprocesserne Deres opgave er at servicere kerneprocesserne. Typiske støtteprocesser er: strategiudvikling, målsætning og opfølgning, IT udvikling og medarbejderudvikling. Når støtteprocesserne er kortlagt, og når medarbejdere kender støtteprocesserne og deres flow, så er det også her muligt at gennemskue konsekvenserne af ændringer. Spørgsmålet til dig er: Hvad er de 4 6 vigtigste støtteprocesser i din virksomhed? Støtteprocesserne indtegnes med navne i procesmodellen.

5 5 4. Forbedring af processerne En meget vigtig proces er forbedringsprocessen. Dens opgave er at skabe et loop eller feed back tilbage om, hvad der kan gøres bedre. Feed backen skal skabe læring. Når alle i en virksomhed har samme indsigt i, hvordan man griber forbedringsarbejdet an, så er der også en klar tendens til, at det rent faktisk sker. Der er mange forskellige metoder til at finde og gennemføre forbedringer i virksomheden. Nogle af de mest anvendte er lean, korrigerende handlinger og audit. Spørgsmålet til dig er: Har I en fælles forbedringsproces i virksomheden og hvilke metoder baserer den sig på? Hvis JA, så indtegn den fælles forbedringsproces i jeres procesmodel og angiv de vigtigste metoder, som I bruger for at indsamle og anvende forbedringsmuligheder. 5. Processystemet Processystemet dokumenterer virksomhedens processer i detaljer. Virkeligheden er flygtig og under konstant forandring. Hvis ikke beslutninger og aftaler bliver dokumenteret og løbende opdateret, så opstår der lynhurtigt uklarhed. Et processystem kan meget vel opbygges med udgangspunkt i et eksisterende kvalitetsstyringssystem. Spørgsmålet til dig er: Har I et formelt processystem eller kvalitetsstyringssystem, der kan dokumentere processerne i detaljer? Indtegn systemet som illustreret i figuren med en ramme omkring de processer og procesresultater, der er omfattet af systemet i dag. 6. Menneskene i organisationen Hverken driften eller forbedringen af processerne vil kunne gennemføres uden, at de mennesker, der arbejder i processen, bruger deres færdigheder og engagement. Det viser modellen ved, at der er et jing jang forhold mellem på

6 6 den ene side: processystemet med dets indhold og på den anden side: menneskene. Hvis ikke processerne er integreret og hvis ikke menneskene i virksomheden oplever, at processerne og systemet kan hjælpe dem i deres daglige arbejde, så fungerer de planlagte processer selvsagt ikke. Det vigtigste spørgsmål at besvare er: Hvilke grupper af medarbejdere er i dag involveret i det systematiske procesarbejde i virksomheden? Angiv medarbejdergrupperne på jeres procesmodel. Bedre helhedsforståelse af virksomheden Når du besvarer spørgsmålene og tegner den første version af virksomhedens procesmodel, så har du taget det første skridt mod en bedre helhedsforståelse af virksomhedens måde at fungere på. En helhedsforståelse og et overblik, som yderligere forfines og udbredes i virksomheden. Men når det er sket, så har I en fælles model og referanceramme i organisationen, som kan bruges til at træffe bedre beslutninger om de forandringer, der helt sikkert kommer i de kommende år. Maj Thorup Friis ============================================= Friis Management Vi hjælper virksomheder med at få bedre procesresultater Tlf.: [email protected] Copyright 2008 Friis Management Aps Du er velkommen til at anvende artiklen, blot du angiver os som kilde: Friis Management