Udbudsmateriale Begrænset udbud Udbudskompendium Begrænset udbud nr. 2008/S 25-033517 Udbud af drift af vagtcentral til disponering af ambulancetjenesten i
Indholdsfortegnelse 1 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 UDBUDSBETINGELSER... 2 1.1 Indledning... 2 1.2 Udbyder... 2 1.3 Kontaktafdeling og person... 2 1.4 Udbudsmateriale... 2 1.5 Fortrolighed... 3 1.6 Tidsplan... 4 1.7 Spørgsmål... 4 1.8 Afgivelse af tilbud og sprogkrav... 5 1.9 Aflevering af tilbud... 5 1.10 Vedståelsesfrist... 6 1.11 Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø... 6 1.12 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver... 6 1.13 Forbehold og alternative tilbud... 7 1.14 Den udbudte opgave... 7 1.15 Tildelingskriterium med underkriterier... 7 1.16 Driftsperiode og option på forlængelse... 8 1.17 Virksomhedsoverdragelse... 9 1.18 Orientering om resultatet af udbudsforretningen... 9 2 KRAVSPECIFIKATION... 10 2.1 Terminologiliste... 10 2.2 Fakta om... 10 2.3 Overordnet beskrivelse af s kommende ambulancetjeneste... 10 2.4 Aftalens omfang... 13 2.5 Krav til ydelsen... 13 2.6 Betalingsmodel... 16 2.7 Betaling... 18 2.8 Dokumentation... 19 2.9 Samarbejdsrelationer... 19 2.10 Udstyr... 20 2.11 Indkøringsperiode... 21 3 DISPOSITION FOR TILBUD... 22 3.1 Vejledning og information om brug af Disposition for tilbud... 22 3.2 Generelle oplysninger... 22 3.3 Erklæring vedrørende arbejdsforhold... 22 3.4 Forbehold... 22 3.5 Redegørelser/dokumentation... 22 3.6 Tilbudspris... 22 3.7 Tilbuds-Bilag - Oversigt... 23 4 ØVRIGE BILAG TIL UDBUDSMATERIALET... 29
Udbudsbetingelser 2 1 UDBUDSBETINGELSER 1.1 Indledning Udbudet gennemføres som begrænset udbud af en tjenesteydelseskontrakt i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). Udbudsbekendtgørelsen er offentliggjort på udbyders hjemmeside den 6.2.2008 efter forudgående offentliggørelse i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende nr. 2008/S25-033517 af samme dato. Overordnet beskrivelse af den udbudte opgave findes i afsnit 1.14, og nærmere beskrivelse af opgavens omfang samt udbyder findes i Kravspecifikation, side 10ff. 1.2 Udbyder Udbyder af nærværende udbud er: Damhaven 12 DK-7100 Vejle 1.3 Kontaktafdeling og person Damhaven 12 DK-7100 Vejle Kontaktperson: Jette Schelderup Nielsen Tlf.: (+45) 76 63 10 00 E-mail: indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: "Udbud af drift af vagtcentral, Sagsnr. 07/21480." Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte. Al kommunikation mellem tilbudsgiver og udbyder vedrørende dette udbud skal foregå på dansk og være skriftlig. 1.4 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet består af: Nærværende Udbudskompendium indeholdende: o Udbudsbetingelser (side 2ff) indeholdende en beskrivelse af hvilke vilkår tilbudsgiver afgiver sit tilbud under
Udbudsbetingelser 3 o o o Kravspecifikation (side 10ff) indeholdende en beskrivelse af den udbudte opgave samt krav til udførelsen heraf Disposition for tilbud (side 22ff) hjælpeværktøj til udformning af tilbud Tilbuds-Bilag (side 24) indeholdende 5 bilag, som tilbudsgiver kan anvende til at afgive sit tilbud efter Øvrige bilag til udbudsmaterialet (Udbuds-Bilag) indeholdende 9 bilag med supplerende oplysninger til brug for tilbudsgivers udarbejdelse af tilbud Juridiske betingelser for drift af vagtcentral* Kontrakt Tilbudsgiver bedes kontrollere, at tilbudsgiver har modtaget det fulde udbudsmateriale i henhold til ovennævnte oversigt. Udbudsmaterialet består endvidere af spørgsmål og svar, som i anonymiseret form løbende vil blive meddelt skriftligt pr. e-mail til samtlige tilbudsgivere dog senest den 22.8.2008. 1.5 Fortrolighed Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men udbyders fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter udbyder til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen af omfanget af ret til aktindsigt, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbudet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbudet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbudet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres tilbudsgiver til at angive dette i sit tilbud, gerne ved benyttelse af Tilbuds-Bilag 1, pkt. 1.4, side 24. Udbyder vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
Udbudsbetingelser 4 1.6 Tidsplan Alle datoer og tidsfrister markeret med * i nedenstående skema er vejledende og ikke forpligtende for udbyder. 1.2.2008 Dato for elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse 6.2.2008 Dato for offentliggørelse af af udbudsbekendtgørelse i EU- Tidende og på udbyders hjemmeside: www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal 25.3.2008 kl. 14.00 Frist for modtagelse af ansøgning om prækvalificering 5.6.2008 Udbudsmateriale udsendt til alle prækvalificerede tilbudsgivere 13.8.2008 kl. 14.00 Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet 22.8.2008 Seneste dato for skriftlig fremsendelse af spørgsmål & svar i anonymiseret form, samt seneste dato for fremsendelse af eventuelle yderligere oplysninger til samtlige tilbudsgivere (sker pr. e-mail) 28.8.2008 Kl. 14.00 September 2008 * Oktober 2008 * Uge 44-45 2008 * Uge 47 48 2008 * Frist for modtagelse af tilbud Gennemgang af tilbud Politisk behandling af indstilling om valg af leverandør* Forventet tilkendegivelse om tildeling af kontrakt henholdsvis afslag til tilbudsgivere (start på stand still-perioden) Forventet kontraktindgåelse 2. kvartal 2009 * Forventet start på driftsperiode 31.12.2008 Vedståelsesfrist 1.7 Spørgsmål Udbyder opfordrer tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af udbudsmaterialet, krav, kontraktvilkår mv. Såfremt tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver at gøre udbyder særligt opmærksom herpå, og udbyder vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer for at rette i udbudsmaterialet. Spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet skal fremsættes skriftligt på dansk.
Udbudsbetingelser 5 Udbyder ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål sendes til udbyders kontaktperson, gerne pr. e-mail, jf. pkt. 1.3, side 2. Tilbudsgiver bedes oplyse en e-mail adresse, som udbyder må benytte til besvarelse af spørgsmål. Spørgsmål, der er udbyder i hænde senest den 13.8.2008 kl. 14.00, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svar senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål og svar vil løbende og senest den 22.8.2008 blive fremsendt i anonymiseret form via mail til samtlige tilbudsgivere. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. 1.8 Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal affattes på dansk. Dog accepteres det, såfremt dokumentation samt tekniske specifikationer er på engelsk, tysk, svensk eller norsk. Med hensyn til tilbudsgivers udformning af tilbud i øvrigt henvises til Disposition for tilbud (side 22ff). Udbyder ser gerne, at Disposition for tilbud følges ved afgivelse af tilbud. Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver. 1.9 Aflevering af tilbud Tilbud skal afgives i ét original eksemplar mærket Original. Udbyder ser gerne, at tilbudet også afleveres i følgende yderligere eksemplarer: Et papir-eksemplar mærket 'Kopi' indeholdende kopi af det samlede tilbud med bilag jf. ovenfor. 10 stk. CD-rom mærket 'Kopi' hver indeholdende det samlede tilbud. Såfremt dele af tilbudsmaterialet ikke kan overføres til CD-rom, vedlægges 10 kopier af dette i papirformat. Hver CD-rom skal være mærket med tilbudsgivers navn samt teksten Vagtcentral - Sagsnr. 07/21480. Tilbuds-Bilag 1, Tilbuds-Bilag 3 og Tilbuds-Bilag 5 vedlægges i Word-format på ovennævnte CD-rom. Disse dokumenter må ikke være skrivebeskyttede af hensyn til udbyders videre bearbejdning heraf. Tilbudsgiver har ansvaret for, at indholdet på CD-rom er korrekt og identisk med det skriftligt fremsendte. Er dette ikke tilfældet, vil det være papireksemplaret, der er gældende og bindende for tilbudsgiver.
Udbudsbetingelser 6 Tilbud skal afleveres i lukket emballage, og kuverten/pakken indeholdende det samlede tilbudsmateriale (original, kopi samt CD-rom mm.) mærkes tydeligt med følgende tekst: Tilbud vedrørende drift af vagtcentral Sagsnr. 07/21480 FORTROLIGT Må ikke poståbnes Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til: Damhaven 12 DK-7100 Vejle Att.: Receptionen Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest den 28.8.2008 kl. 14.00 Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail eller i øvrigt fremsendes elektronisk. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. 1.10 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed til og med den 31.12.2008. 1.11 Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljø samt beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt på følgende adresser: a) Oplysninger om skatter og afgifter findes på Skats hjemmeside: www.skat.dk b) Oplysninger om miljøbeskyttelse findes på Miljøstyrelsens hjemmeside: www.mst.dk c) Oplysninger om beskyttelse af arbejdsmiljøet findes på Arbejdstilsynets hjemmeside: www.at.dk 1.12 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Udbyder anbefaler, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet og udarbejder sit tilbud i overensstemmelse hermed.
Udbudsbetingelser 7 Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at udbyder er berettiget til og kan være forpligtet til at se bort fra et i øvrigt godt tilbud, hvis tilbudet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. Det er som udgangspunkt ikke lovligt for udbyder, at tillade tilbudsgiver at korrigere fejlbehæftede tilbud efter at tilbudet er indleveret. Hvis tilbud afviger fra udbudsmaterialet, og afvigelsen angår grundlæggende elementer i udbudet, følger det af ligebehandlingsprincippet, at udbyder har pligt til ikke at tage tilbudet i betragtning. Hvis afvigelsen ikke angår et grundlæggende element, har udbyderen ret, men ikke pligt, til ikke at tage tilbudet i betragtning, dvs. at udbyderen ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved ikke at tage tilbudet i betragtning, men at udbyderen heller ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved at tage tilbudet i betragtning. 1.13 Forbehold og alternative tilbud 1.13.1 Forbehold vil blive behandlet i overensstemmelse med udbudsreglerne, jf. pkt. 1.12 ovenfor. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes således særligt på, at udbyder kan være forpligtet til at udelukke tilbud med forbehold. 1.13.2 Såfremt tilbudsgiver vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser, vil disse ikke blive taget i betragtning ved vurdering af tilbud, og vil ikke indgå i en eventuel kontrakt med pågældende. 1.13.3 Udbyder fraråder tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til tilbudsgiverens almindelige salgs- og leveringsbetindelser eller lignende. Sådanne salgs- og leveringsbetingelser vil typisk indeholde bestemmelser, der reelt indebærer et forbehold over for grundlæggende elementer i udbudamaterialet, således at udbyderen er forpligtet til at kassere det pågældende tilbud. 1.13.4 Udbyder ser gerne, at eventuelle forbehold angives ved, at tilbudsgiver skriftligt og tydeligt på listeform for hvert forbehold anfører stedet (punktet) i udbudsmaterialet og den ordlyd, som tilbudsgiver tager forbehold for, samt anfører den ordlyd, tilbudsgiver kan acceptere. Det anbefales, at eventuelle forbehold vedlægges som Tilbuds-Bilag 3 i underskrevet stand (se side 26). 1.13.5 Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 1.14 Den udbudte opgave Den udbudte opgave omfatter drift af s vagtcentral, der har til opgave at disponere køretøjerne omfattet af udbyders ambulancetjeneste samt varetagelse af udbyders AMK-funktion* i samarbejde med den tilstedeværende AMK-læge. Nærmere beskrivelse af opgavens indhold og omfang findes i Kravspecifikationen, side 10ff. 1.15 Tildelingskriterium med underkriterier Tildeling af kontrakt vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende underkriterier: Underkriterier Vægtning Økonomi 60 %
Udbudsbetingelser 8 Kvalitet 40 % Kontrakt vil blive tildelt den tilbudsgiver, som har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til de ovenfor anførte underkriterier, som nærmere angivet i det følgende. 1.15.1 Økonomi Økonomi forstås som tilbudsgivers samlede tilbudspriser. Tilbudspriserne skal angives i tilbudsskemaet, jf. Tilbuds-Bilag 5. Tilbudsgiver skal angive én pris ud for hvert felt i tilbudsskemaet. Det er obligatorisk at afgive pris på hvert delelement. På baggrund af tilbudspriserne i Tilbuds-Bilag 5 beregnes den årlige tilbudspris for tilbudsgiverens ydelser. Tilbudsprisen på grundbetalingen vægtes i den samlede økonomi med 90 %. Tilbudsprisen på AMK-aktivering vægtes i den samlede økonomi med 5 %. Tillægspriserne ved øget aktivitet vægtes i den samlede økonomi med 5 %. Se nærmere forklaring til tilbudsskemaet og udfyldelse heraf i Tilbuds-Bilag 5. Tilbudspriserne skal omfatte samtlige omkostninger i forbindelse med levering af vagtcentralydelsen. 1.15.2 Kvalitet Kvalitet vurderes på baggrund af den til opgaven tilbudte kvalitet, hvor der særligt lægges vægt på følgende parametre i ikke prioriteret rækkefølge: Intern organisering af arbejdet på vagtcentralen, herunder vagtplanlægning (inkl. ferieplanlægning), samt tilkaldemuligheder/nødberedskab i forbindelse med større hændelser, sygdom eller anden form for fravær hos personalet Redegørelse for personalets uddannelses- og kompetenceniveau, herunder plan for vedligeholdelse og udvikling af personalets kompetencer Redegørelse for den samlede opgavehåndtering, herunder samarbejdet med AMK og øvrige præhospitale aktører Redegørelse for IT-mæssige kompetencer Vurderes på baggrund af besvarelserne oplistet i Tilbuds-Bilag 4. 1.16 Driftsperiode og option på forlængelse Kontrakten træder i kraft ved underskrivelse heraf, og løber herefter i fire år fra tidspunktet for driftsstart (forventeligt 2. kvartal 2009) med option på forlængelse i 2 x 12 måneder. Der er option på forlængelse af driftsperioden med 2x12 måneder optionen kan gøres gældende af udbyder med et varsel på 12 måneder forud for udløb af driftsperioden.
Udbudsbetingelser 9 1.17 Virksomhedsoverdragelse Da der ikke i forbindelse med nærværende udbud forudsættes overdraget materiel eller personel til den leverandør, der får tildelt kontrakten, finder lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse ikke anvendelse. 1.18 Orientering om resultatet af udbudsforretningen Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken tilbudsgiver udbyder har til hensigt at indgå kontrakt med, jf. Økonomi- og Erhvervsministeriets bekendtgørelse nr. 588 af 12. juni 2006 om ændring af bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (samtidig underretning af samtlige ansøgere og tilbudsgivere mv.). Denne meddelelse sendes pr. e-mail til den af tilbudsgiver i Tilbuds-Bilag 1, pkt. 1.2 angivne e- mailadresse. Bemærk at meddelelsen kun sendes elektronisk. Kontrakt forventes herefter indgået med den vindende tilbudsgiver efter udløbet af standstillperioden. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er det vindende tilbud er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren/tilbudsgiverne. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom udbyder ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt.
Kravspecifikation 10 2 KRAVSPECIFIKATION 2.1 Terminologiliste I Udbuds-Bilag 1 findes en terminologiliste, som indeholder nærmere angivelser vedr. lovgivning samt korte definitioner på udtryk og begreber anvendt i udbudskompendiet, f.eks. Driftstid, Mobiliseringstid etc. Eftersom vagtcentralen er en del af den samlede præhospitale indsats*, findes desuden definitioner på en række begreber som ikke anvendes i udbudskompendiet, men som benyttes i det præhospitale arbejde og som derfor har relevans i forbindelse med samarbejde med andre aktører. Angivelser, udtryk og begreber, der er markeret med en * (stjerne) i teksten nedenfor, findes på terminologilisten. Bemærk dog, at markeringen kun anvendes første gang, at angivelsen, udtrykket eller begrebet forekommer i teksten. 2.2 Fakta om strækker sig geografisk fra Langeland i øst til Fanø i vest og fra grænsen til Tyskland i syd til ca. 40 km nord for Vejle. er dermed broen mellem Østog Vestdanmark og porten til det europæiske kontinent. Regionen har ca. 1.2 mio. indbyggere. s hovedopgaver er primært inden for sundhed, social- og psykiatriomådet samt regional udvikling. Inden for sundhed driver regionen fire sygehusenheder med i alt 18 sygehuse. På det sociale og psykiatriske område sørger i samarbejde med regionens 22 kommuner for botilbud, behandling og specialundervisning. Gennem regional udvikling arbejder Region Syddanmark på at sikre vækst, som giver gode vilkår for borgere og erhvervsliv. Det sker i et tæt samarbejde med kommuner, erhvervsliv, arbejdsmarkedsparter og videninstitutioner. styres af et regionsråd, der består af 41 folkevalgte, der er valgt for fire år. Nuværende valgperiode udløber den 31. december 2009. Foruden at udgøre en geografisk enhed, er også en koncern med ca. 26.000 ansatte. Dermed er regionens største virksomhed. Det årlige budget for er på ca. 19 mia. kr. har hovedadresse i Vejle, hvor regionshuset ligger. Flere informationer om kan ses på hjemmesiden: www.regionsyddanmark.dk De seneste beslutninger vedr. regionens sygehusstruktur herunder akutstruktur findes på regionens hjemmeside under fremtidens sygehuse. Se følgende link http://www.fremtidenssygehuse.dk/wm229664 2.3 Overordnet beskrivelse af s kommende ambulancetjeneste I det igangværende udbud af ambulancetjenesten i udbydes særskilt al behandlingskrævende kørsel (ambulancekørsel) i. Ambulancekørslen udbydes som et antal beredskaber med en given geografisk placering, tilpasset et bestemt serviceniveau*. Ambulanceleverandøren* skal stille køretøjer (ambulancer* og øvrige præhospitale enheder*) inkl. udstyr samt personale til rådighed.
Kravspecifikation 11 Der opereres med i alt syv forskellige beredskabstyper, som er beskrevet i nedenstående tabel. Alle beredsskabstyper skal være til udbyders rådighed alle dage hele året rundt. Enheder med fastsatte start- og sluttidspunkter starter fra det angivne starttidspunkt. Sluttidspunktet angiver seneste tidspunkt for tildeling af ny opgave. Hvis sluttidspunktet er fastsat til kl. 16.00, skal enheden udføre en opgave, der er udmeldt kl. 15.59 Beredskabstype Dagsberedskab (driftstid* 12 timer pr. enhed) Døgnberedskab (driftstid 24 timer pr. enhed) Lavaktivitetsberedskab* Lægebil* dag Lægebil døgn Akutbil* dag Beskrivelse af drifttid og placering o Udføres i ambulanceenheder o Den enkelte enhed vil være knyttet til en geografisk placering (f.eks. by eller bydel), som angiver start- og slutsted for enheden. Enheden skal være til rådighed for disponering* i hele regionen og i de øvrige regioner o Disponeres til alle kørselskategorier* o Starttid: mellem 06 og 08 o Sluttid: mellem 18 og 20 o Udføres i ambulanceenheder o Den enkelte enhed vil være knyttet til en geografisk placering (f.eks. by eller bydel), som angiver start- og slutsted for enheden. Ambulanceenheden skal være til rådighed for disponering i hele regionen og i de øvrige regioner o Disponeres til alle kørselskategorier o Bemandes hele døgnet o Udføres i ambulanceenheder o Den enkelte enhed vil være knyttet til en geografisk placering (f.eks. by eller bydel), som angiver start- og slutsted for enheden. Ambulanceenheden skal være til rådighed for disponering i hele regionen og i de øvrige regioner o Bemandes hele døgnet, men efter kl. 15.00 disponeres enheden kun til kørselskategori A og kørselskategori B (kørsel 1*) o Opgavetid* i tidsrummet 15.00 07.30 forventes at være mindre end 240 minutter o Udføres i lægebiler o Den enkelte lægebil vil være knyttet til en geografisk placering (f.eks. by eller bydel), som angiver start- og slutsted for enheden. Enheden skal være til rådighed for disponering i hele regionen og i de øvrige regioner o Starttid: 07.30 o Sluttid: 18.30 o Udføres i lægebiler o Den enkelte lægebil vil være knyttet til en geografisk placering (f.eks. by eller bydel), som angiver start- og slutsted for enheden. Enheden skal være til rådighed for disponering i hele regionen og i de øvrige regioner o Bemandes døgnet rundt. o Udføres i akutbiler o Den enkelte akutbil vil være knyttet til en geografisk placering (f.eks. by eller bydel), som angiver start- og slutsted for enheden. Enheden skal være til rådighed for disponering i hele regionen og i de øvrige regioner o Starttid: 08.00 o Sluttid: 22.00
Kravspecifikation 12 Akutbil døgn o o o Udføres i akutbiler Den enkelte akutbil vil være knyttet til en geografisk placering (f.eks. by eller bydel), som angiver start- og slutsted for enheden. Enheden skal være til rådighed for disponering i hele regionen og i de øvrige regioner Bemandes døgnet rundt Den behandlingskrævende kørsel inddeles i følgende tre kørselskategorier, defineret efter hastegrad og eventuelt behov for supplerende indsats: Kørselskategori* A B C Prioriteringsgrad Kategori A* er ambulancekørsel med udrykning (kørsel 1), oftest ledsaget af læge- eller akutbil. Kategori A anvendes ved sygdom eller tilskadekomst, der enten er livstruende eller hurtigt kan udvikle sig til en livstruende tilstand, f.eks. større traumer, hjertestop eller alvorlige luftvejsproblemer. Kategori B* er ambulancekørsel med (kørsel 1) eller uden udrykning (kørsel 2*). Den kan anvendes ved sygdom eller tilskadekomst, der er alvorlig og hastende, men uden en umiddelbar trussel mod liv eller førlighed, f.eks. smertetilstande, opblussen i kendt kronisk sygdom eller større knoglebrud. Kategori C* er som hovedregel ambulancekørsel uden udrykning (kørsel 2), og omfatter andre ambulanceopgaver, f.eks.: o forudbestilte kørsler, hvor der er behov for observation eller fortsættelse af behandling, f.eks. overflytning af patient til andet hospital med henblik på supplerende undersøgelser, eller transport til akut indlæggelse efter ordination af egen læge eller vagtlæge. En del af disse kørsler vil være bestilt minimum dagen før, kørslen skal udføres o kørsler rekvireret via alarmcentral-112*, hvor der ikke er hastende behov for hjælp eller transport. Det kan f.eks. være lettere grad af sygdom, mindre forstuvninger eller brud, hvor egen transport til behandling ikke er mulig eller forsvarlig o kørsler med ikke-behandlingskrævende patienter (Kategori D*)rekvireret af udbyders vagtcentral Der opereres med to kørselsformer*: Kørsel 1: Hurtigst mulig kørsel med udrykningssignaler (lygter og horn) indenfor rammerne for udrykningskørsel (BEK 510* og BEK 138*) Kørsel 2. Kørsel indenfor rammerne af færdselsloven uden brug af udrykningssignaler Vagtcentralen modtager primært opgaverne fra alarmcentral-112 eller en rekvirent* indenfor sundhedsvæsenet. Alarmcentral-112/rekvirenten er ansvarlig for en sundhedsfaglig disponering*, som indbefatter en vurdering af, hvilken kørselskategori samt kørselsform der er nødvendig til løsning af opgaven. Herefter foretager vagtcentraloperatøren en teknisk disponering* af opgaven.
Kravspecifikation 13 Der anvendes samme disponeringssystem på de øvrige regioners vagtcentraler. Vagtcentralen har således også et overblik over de øvrige regioners enheder, hvorfor det er muligt at disponere enheder på tværs af regionsgrænser. I tilfælde af nedbrud eller andre forstyrrelser vil det endvidere være nødvendigt for vagtcentralerne at varetage opgaver for hinanden. Ud over den tekniske disponering til løsning af konkrete opgaver, forpligtes vagtcentralen til at disponere enheder med henblik på opretholdelse af beredskabsdækningen i de enkelte dele af regionen. Dette vil f.eks. være nødvendigt i de tilfælde hvor en større hændelse udtynder beredskabsdækningen i et bestemt område. I praksis betyder dette, at en enhed i et kortere tidsrum kan flyttes til en anden base* eller en anden fremskudt position end den, hvor enheden har sin kontraktlige tilknytning. Som udgangspunkt vil der ved beredskabsdækning blive anvendt enheder fra en nærliggende base. Herudover forpligtes vagtcentralen til at varetage udbyders AMK-funktion, disponering af lægeog akutbiler, planlægning og disponering af interhospitale transporter, transporter af tunge patienter, transport af børn mv. 2.4 Aftalens omfang Leverandøren* skal året rundt, alle døgnets timer, besvare samtlige indkommende henvendelser*, som formidles fra alarmcentral-112 eller fra andre rekvirenter. Det forventes, at der skal foretages omkring 130.000 disponeringer pr. år på baggrund af de indkomne henvendelser Leverandøren skal varetage AMK-funktionen i forbindelse med aktivering af udbyders AMK i samarbejde med udbyders AMK-læge. Der forventes omkring 20 AMK aktiveringer årligt, inkl. øvelser Leverandøren skal med et helhedsperspektiv for øje tage ansvar for og aktivt arbejde med udvikling af personalets kompetencer samt samarbejde med øvrige præhospitale aktører Leverandøren skal arbejde for at realisere det af udbyder vedtagne serviceniveau for ambulancetjenesten, således at udbyders gennemsnitlige responstid* optimeres. Samtidig skal leverandøren arbejde for at antallet af kørsler med lange responstider (over 15 minutter) minimeres.. Vagtcentralen i placeres fysisk i bygning 14 på Odense Universitets Hospital (OUH) Udbyder leverer det IT udstyr, som skal benyttes af vagtcentralen, herunder en samlet kommunikationsløsning samt udstyr til varetagelse af AMK-funktionen. Som udgangspunkt etableres fem operatørpladser, hvoraf den ene kan benyttes til AMK-funktionen 2.5 Krav til ydelsen 2.5.1 Vagtcentralens opgaver Vagtcentralens opgaver omfatter bl.a. følgende delelementer: Modtagelse af opgaven fra alarmcentral-112 eller fra andre rekvirenter indenfor sundhedsvæsenet. Alarmcentral-112/rekvirenten afgør, hvilken kørselskategori samt kørselsform, der er nødvendig til løsning af opgaven Teknisk disponering af relevant(e) enhed(er) til løsning af opgaven. Med relevant enhed menes den til opgaven visiterede type enhed, der hurtigst kan være fremme Modtage kvittering på modtagelse af opgaven fra ambulanceleverandøren
Kravspecifikation 14 Elektronisk dokumentation af opgaveløsningens sekvenser, herunder modtagelse, disponering, prioritering, afsendelse og omprioritering Modtage tilbagemelding fra enheder på skadested*/sygdomssted og afsende yderligere enheder efter anmodning. Ved anmodning om yderligere ambulancer skal vagtcentralen varetage den tekniske disponering og ved anmodning om øvrige redningsressourcer (f.eks. brand eller frigørelse) skal denne anmodning videresendes på relevant vis Leverandøren skal kunne varetage større hændelser, hvor der er brug for mange præhospitale enheder på en lokalitet, samtidig med at de sædvanlige opgaver fortsat skal løses i resten af regionen Leverandøren skal samarbejde med andre danske regioner samt Nordtyskland i relevant omfang. Herunder varetage opgaver fra øvrige regioners vagtcentraler i forbindelse med overløb og lign. På sigt arbejder udbyder hen imod, at få placeret en sundhedsfaglig visitation* på vagtcentralen (denne ydelse leveres af udbyder). I så fald vil denne funktion afgøre, hvilken kørselskategori samt kørselsform, der er nødvendig til løsning af opgaven. Akut Medicinsk Koordinationscenter (AMK) Udbyders AMK funktion vil fysisk blive placeret i samme lokale som vagtcentralen, og vagtcentralleverandøren skal varetage AMK-funktionen i forbindelse med aktivering heraf. AMK og udbyders akutsygehuse (og p.t. desuden sygehusene i Horsens og Flensburg) er forbundet med et internt computernetværk (AMK-netværk). Alarmcentral-112 er tillige forbundet med dette netværk, og når alarmcentral-112 skønner, at der er 10 eller flere tilskadekomne ved samme hændelse, alarmeres AMK. Herefter alarmerer AMK-operatøren på vagtcentralen udbyders AMK-læge. AMK-operatøren skal betjene AMK-ressourcedatabasen/-klienten, og desuden være sekretær for AMK-lægen, som har det ledelsesmæssige ansvar for sundhedsberedskabet*, når AMK er aktiveret. AMK-lægen overtager således koordinationen i tæt samarbejde med den skadestedskoordinerende læge (KOOL*) og relevante sygehuse (se desuden Udbuds-Bilag 3 for procedurer ved alarmering af AMK). Uddannelsen til at kunne varetage AMK-funktionen stilles til rådighed af udbyder. Leverandøren er forpligtet til at følge den til enhver tid gældende uddannelsesplan for AMK-personale (se Udbuds-Bilag 2). I øvrigt henvises til Sundhedsberedskabet en vejledning, Beredskab SYD, juli 2006 (kan fremsendes af udbyder på anmodning). Udbyder vil, i dialog med leverandøren, udarbejde et disponeringsmanual, som angiver hvorledes leverandøren skal agere i forskellige situationer. Øvelser Det forudsættes, at leverandøren deltager aktivt i kvalitetsudvikling, kvalitetssikring, øvelsesafvikling, træning og læring inden for sundhedsberedskabet og den præhospitale indsats. Som en del af kvalitetssikring og kvalitetsudvikling på det beredskabsmæssige og præhospitale område, vil udbyder løbende afholde øvelser. Leverandøren skal stille sig til rådighed for øvelsesvirksomhed herunder også live øvelser med henblik på at øve koordination, kommunikation og samarbejde med de øvrige beredskabsaktører i en katastrofesituation. Det forventes, at leverandøren har en egeninteresse i at udvikle og sikre kvaliteten samt deltage i samarbejde, koordination og læringsprocesser såvel i egen organisation, som i samspillet
Kravspecifikation 15 med øvrige relevante organisationer og myndigheder. Omfanget af øvelsesaktiviteterne aftales mellem leverandøren og udbyder, dog maksimalt 5 øvelsesdage pr. år i driftsperioden. 2.5.2 Serviceniveau Leverandøren skal medvirke til at realisere det af udbyder vedtagne serviceniveau for ambulancetjenesten. Serviceniveauet afspejler den af udbyder ønskede gennemsnitlige responstid, som er estimeret på baggrund af det udbudte antal beredskaber. Med dette overordnede mål for øje forventes følgende af leverandøren: Vagtcentralen skal organiseres således, at alle indgående henvendelser kan håndteres. Som følge heraf forventes omkring 130.000 tekniske disponeringer pr. år. Vagtcentralen skal organiseres således, at AMK funktionen kan varetages sideløbende med den almindelige disponeringsopgave. Der forventes omkring 20 AMK aktiveringer årligt, inkl. øvelser For så vidt angår elektroniske henvendelser, er leverandøren forpligtet til at realisere en given disponeringstid, dvs. tiden fra vagtcentralen registrerer en henvendelse til den tekniske disponering er gennemført og registreret. Hver teknisk disponering skal være udført indenfor 60 sekunder. Ved telefoniske henvendelser forpligtes leverandøren på en svartid på 20 sekunder, dvs. tiden fra vagtcentralen registrerer et telefonopkald til dette besvares. Leverandøren forpligtes til at foretage den tekniske disponering af de opgaver, som leverandøren på den liggende patientbefordring videresender til vagtcentralen (kørselskategori D) Leverandøren skal vedlægge tilbudet en redegørelse for, hvordan arbejdet internt på vagtcentralen forventes organiseret, således at ovenstående kan realiseres. Redegørelsen skal bl.a. indeholde en beskrivelse af vagtplanlægning (inkl. ferieplanlægning) samt tilkaldemuligheder/nødberedskab i forbindelse med større hændelser (AMK-aktivering), overtagelse af en anden regions vagtcentrals opgaver, sygdom eller anden form for fravær hos personalet. 2.5.3 Lokaler Udbyder stiller lokaler til vagtcentralen til rådighed på Odense Universitetshospital. Lokalerne er beliggende på Sønder Boulevard 29, bygning 14, 5000 Odense C. Lokalerne opfylder gældende arbejdsmiljø- og sikkerhedskrav og udstyres med nødvendigt udstyr til brug for løsning af disponeringsopgaven. Forud for ibrugtagelse skal lokalerne gennemgå en ombygning/renovering. Vagtcentralen forventes at blive indrettet med et rum til vagtcentraloperatører, et tilstødende rum til en AMK-arbejdsplads, et personale/pause rum, et kontor til udbyders AMK-koordinator, et ekstra kontor, et thékøkken samt et toilet. Derudover er der adgang til kantinen på Odense Universitetshospital. I Udbuds-Bilag 8 findes det indretningsforslag, der arbejdes med i forbindelse med det igangværende renoveringsprojekt. Det skal bemærkes, at vagtcentralen jf. Udbuds-Bilag 8 som udgangspunkt placeres i følgende lokaler: 014-00-004-1 014-00-007 014-00-008 014-00-009 014-00-011 014-00-012 2.5.4 Uddannelseskrav Personalet på vagtcentralen skal følge udbyders nedenstående anvisninger for uddannelsesog kompetenceniveau for vagtcentraloperatørerne.
Kravspecifikation 16 Forud for idriftsættelse af vagtcentralen skal alle vagtcentraloperatører gennemgå et 1-2 dages introduktionsforløb, bl.a. med undervisning i katastrofemedicin og AMK-funktion, jf.udbuds-bilag 2. Udbyder afholder udgifterne hertil. Leverandøren skal dog afholde lønomkostninger, omkostninger til personalets ophold og transport i forbindelse med uddannelsen. Forud for idriftsættelse af vagtcentralen skal en andel af vagtcentraloperatørerne gennemgå en uddannelse i brugen af det kontrolrumssoftware, som benyttes på vagtcentralen (den præcise andel aftales nærmere med udbyder). Denne uddannelse forløber som en train the trainer model og gennemføres af leverandøren af kontrolrumsløsningen, jf. afsnit 2.10. På baggrund af de foreløbige oplysninger fra leverandøren af kontrolrumsløsningen forventes denne uddannelse at forløbe over ca. 9-10 dage pr. person. Udbyder afholder udgifterne hertil. Leverandøren skal dog afholde lønomkostninger, omkostninger til personalets ophold og transport i forbindelse med uddannelsen. Forud for idriftsættelse af vagtcentralen, er leverandøren ansvarlig for at de færdiguddannede trainers oplærer de øvrige vagtcentraloperatører i brugen af kontrolrumssoftwaren. Denne uddannelse forventes at forløbe over 3 dage samt 2 dage årligt til vedligeholdelse af uddannelseskompetencerne. Som det fremgår i afsnit 2.11 skal der forud for indkøringsperioden uddannes en administrator, der bl.a. skal forestå systemopdateringer på vagtcentralens it-udstyr samt indgå i evt. nationale brugergrupper, herunder indgå i evt. nationale brugergrupper vedr. kontrolrumssoftwaren. Det præcise indhold i uddannelsen og efterfølgende arbejdsopgaver, aftales nærmere mellem parterne forud for driftsstart. Udbyder afholder udgifterne hertil. Leverandøren skal dog afholde lønomkostninger, omkostninger til personalets ophold og transport i forbindelse med uddannelsen. Herudover forudsættes, at følgende kompetencekrav er opfyldt for personalet: 1. Skal kunne beherske dansk, både skriftligt og mundtligt 2. Skal kunne beherske tysk eller engelsk i et omfang, så opgaven ved grænseoverskridende samarbejde kan løses tilfredsstillende (Flensburg ambulancer og Notartzeinsatzfahrzeug, Flensburg AMK, Niebüll Notartzeinsatzfahrzeug og helikopter) 3. Kendskab til det præhospitale områdes lovgivning og organisering 4. Kendskab til områdets geografi 5. Kendskab til naboregioners (herunder tyske) præhospitale ressourcer 6. Kendskab til naboregioners (herunder tyske) sygehusressourcer 7. Kendskab til elementær sundheds- og sygdomslære samt livreddende førstehjælp 8. Have gode kommunikations- og formidlingsevner 9. Skal kunne bevare overblikket i stressede situationer 10. Kendskab til samarbejdspartnere, hvad disses opgaver er, og hvordan de kontaktes 11. Kendskab til den til enhver tid gældende præhospitale plan 12. Kendskab til de til enhver tid gældende visitationsretningslinjer Leverandøren skal løbende arbejde på at bibeholde og udvikle personalets kompetencer. Med henblik på dette, skal leverandøren vedlægge tilbudet en redegørelse for personalets uddannelses- og kompetenceniveau. Redegørelsen skal desuden indeholde en plan for vedligeholdelse og udvikling af personalets kompetencer. 2.6 Betalingsmodel Udover at afregne for den leverede ydelse, skal betalingsmodellen give leverandøren et økonomisk incitament til at leve op til den af udbyder ønskede responstid (estimeret på baggrund af det udbudte antal beredskaber). Betalingsmodellen tager udgangspunkt i udbyders forventede aktivitetsniveau samt krav til disponeringstid.
Kravspecifikation 17 2.6.1 Forventninger til aktivitet Udbyder forventer følgende aktivitet på vagtcentralen: Antal disponeringer pr. år: 130.000 disponeringer pr. år Forventninger til aktivitet fordelt over døgnet og ugedage. Se Udbuds-Bilag 7 Antal aktiveringer af AMK inkl. øvelser: 20 Estimat på gennemsnitlig tidsforbrug pr. AMK aktivering: 4 timer 2.6.2 Grundbetaling Der betales en fast årlig pris for varetagelse af opgaven. Leverandøren skal afgive denne pris på baggrund af ovenstående forventninger til aktiviteten. Prisen afgives i Tilbuds-Bilag 5. 2.6.3 Aktivitetsafhængig regulering af grundbetaling (trappemodel) Med henblik på regulering af grundbetalingen ved aktivitetsstigninger, konstrueres grundbetalingen som en trappemodel. Leverandøren skal afgive en pris for hvert trin i aktivitetsstigningen. Priserne afgives i Tilbuds-Bilag 5. 2.6.4 Prisregulering Regulering foretages på baggrund af den årlige udvikling i Danmarks Statistiks offentliggjorte Nettoprisindeks. Der reguleres én gang årligt med den årlige udvikling (procentvis) i det angivne indeks (basisprisindeks juni 2008). Første regulering finder sted 1. oktober 2009 og regulering sker med den procentvise udvikling (anført med én decimal) mellem prisindekset for juni 2008 til juni 2009. Der sker tilsvarende regulering for efterfølgende år (pr. 1. oktober 2010 med udviklingen mellem prisindeks for juni 2009 til juni 2010. 2.6.5 Bonus Udover grundbetalingen, har leverandøren mulighed for at modtage en bonus på op til 10 % af den samlede grundbetaling. Denne bonus udløses ved en tilfredsstillende realiseret gennemsnitlig årlig responstid på kørselskategori A. Den konkrete bonusudbetaling afhænger af, hvorledes den realiserede gennemsnitlige årlige responstid i ligger i forhold til den forventede teoretiske responstid, der forventes realiseret med det givne antal beredskaber. Såfremt antallet af enheder ændres i løbet af driftsperioden f.eks. ved tilkøb eller fravalg af enheder, udregner regionen et nyt teoretisk responstidsmål. Til at beregne den teoretisk responstid benytter regionen simuleringsværktøjet Siren Predict. Afhængig af hvilket serviceniveau der vælges gælder følgende vedr. omfang af bonus: Serviceniveau Årlig realiseret Bonus gennemsnitlig responstid Opgjort i minutter Opgjort som % af grundbetaling Serviceniveau 1 7.6-8.1 2 7.2-7.6 4 6.9-7.2 6 6.7-6.9 8
Kravspecifikation 18 under 6.7 10 Serviceniveau 2 6.5-7.0 2 6.1-6.5 4 5.8-6.1 6 5.6-5.8 8 under 5.6 10 Serviceniveau 3 5.5-6.0 2 5.1-5.5 4 4.8-5.1 6 4.6-4.8 8 under 4.6 10 Ambulanceleverandøren tildeles bonus efter en tilsvarende model. 2.6.6 Bod Såfremt leverandøren ikke kan overholde kravet til disponeringstid, jf, afsnit 2.5.2, vil leverandøren blive pålagt bod efter følgende bestemmelser: 1. Hvis leverandøren er mere end 60 sekunder om at foretage den tekniske disponering for så vidt angår elektroniske henvendelser, tildeles leverandøren 1 point pr. overtrædelse. I de tilfælde, hvor der er behov for flere enheder, omfatter bodsafregningen kun den første disponerede enhed. Tilfælde, hvor der skal benyttes enheder fra andre regioner, indgår ikke i bodsafregningen. 2. Pointene opgøres pr. kalendermåned og bod, jf. punkt 3 og 4, beregnes pr. kalendermåned. 3. Hvis der for en given måned er registreret mere end 50 point, betales en bod på kr. 3.000 kr. pr. overskydende point op til 100 point. For eventuelle point derudover betales kr. 5.000 pr. point. 4. Hvis der i 2 på hinanden følgende måneder registreres mere end 100 point pr. måned, fordobles de i pkt. 3 nævnte bodstakster for den efterfølgende måned. Generelt om bod: 1. Boden beregnes månedsvis og fratrækkes leverandørens betaling for den efterfølgende måned. 2. Boden kan maksimalt udgøre 15% af leverandørens samlede betaling for den pågældende måned. 2.7 Betaling Betaling for leverandørens ydelser skal ske med grundbetalingen samt eventuelle tillæg ved AMK-aktivering. Endvidere reguleres betalingen i tilfælde af udløsning af bodsbetaling, jf. 2.6. Leverandøren udsteder månedsvis bagud en elektronisk faktura, jf. udbyders krav til elektronisk samhandel i Udbuds-Bilag 9 (specielt pkt. 1, 4 og 5).
Kravspecifikation 19 Fakturaen skal være påført EAN nr. og personreference. Nærmere detaljer om fakturaens udformning og eventuelt nødvendig dokumentation aftales mellem udbyder og leverandøren forud for driftsstart. Betalingsbetingelserne er løbende måned + 30 dage fra fakturadato under forudsætning af, at udbyder har modtaget fyldestgørende faktura. Såfremt det efter kontraktens indgåelse findes hensigtsmæssigt at ændre ovennævnte betalingsprocedure, forpligter leverandøren sig til at foretage disse ændringer uden beregning efter nærmere aftale med udbyder. 2.8 Dokumentation Alle data vedr. ambulancetjenestens funktion ejes af udbyder. Kontrolrumssoftwaren indsamler automatisk alle relevante data vedrørende vagtcentralens opgaveløsning, som samles i foruddefinerede rapporter og som vurderes af udbyder. Leverandøren kan efter aftale få adgang til relevante data vedr. egen funktion, f.eks. i forbindelse med kvalitetsudvikling, akkreditering og aktivitetsopgørelse. Udbyders disponeringssoftware vil bl.a. automatisk indsamle følgende data: Antal henvendelser Disponeringstid Responstid Responstid pr. kommune Kørselsoperatørens mobiliseringstid* Leverandøren er forpligtet til at forklare kørselsdata til de kørsler, som udbyder ønsker yderligere belyst, f.eks. i tilfælde af klager. Leverandøren er forpligtet til at udarbejde årsagsforklaringer til alle kørselskategori A, der ikke nås indenfor 15 min. Forklaringerne indtastes i udbyders disponeringssystem. For en nærmere beskrivelse af proceduren omkring klager henvises til Udbuds-Bilag 6. 2.9 Samarbejdsrelationer Leverandøren skal aktivt deltage i samarbejdet med øvrige præhospitale aktører, heriblandt: Udbyders præhospitale leder Ambulanceleverandøren og dennes personale Læge- og akutbiler Alarmcentral-112 Naboregioners vagtcentraler Tyske sygehus-, ambulance- og helikopter organisationer Beredskabsstyrelsen, herunder deltage i regionale og nationale øvelser. Storebæltsberedskabet Økonomistyrelsen om idriftsættelse af det kommende beredskabsnet (SINE). Leverandør af IT udstyr til vagtcentralen Deltagelse i diverse samarbejdsfora (præhospital udvalg m.m.) Leverandøren skal vedlægge tilbudet en redegørelse for, hvorledes leverandøren vil håndtere den samlede opgavevaretagelse, herunder samarbejdet med AMK og øvrige præhospitale aktører,
Kravspecifikation 20 2.10 Udstyr Udbyder stiller IT udstyr til rådighed for vagtcentralen til løsning af opgaven. Dette indkøbes i fællesskab med de øvrige regioner, hvorved det sikres, at samme IT-udstyr benyttes på alle regioners vagtcentraler. Dette sikrer, at regionernes vagtcentraler i tilfælde af ekstrem travlhed eller nedbrud kan overtage opgaver for hinanden. IT udstyret på udbyders vagtcentral (hardware og software) er specielt beregnet til at løse disponeringsopgaven og indeholder, bl.a. af sikkerhedsmæssige årsager, ikke kontorprogrammer, mailprogram eller internetadgang. Såfremt leverandøren har behov for andet IT udstyr, skal dette aftales nærmere med udbyder. Leverandøren afholder selv alle udgifter hertil. Præsentation af IT udstyret findes i Udbuds-Bilag 5. 2.10.1 Krav til leverandøren vedr. IT udstyr o Leverandøren er forpligtet til at anvende udbyders IT udstyr. Udgifter til indkøb og installation afholdes af udbyder. o Leverandøren er ansvarlig for drift og vedligeholdelse af udstyret installeret på vagtcentralen. Udbyder indgår en service- og supportaftale på det indkøbte IT udstyr, som leverandøren er forpligtet til at anvende. o Det er leverandørens forpligtigelse at sikre, at personalet betjener udstyret efter forskrifterne, herunder sikre sig, at det fungerer efter hensigten. Fejlmelding skal uopholdeligt ske til den part, som udbyder indgår service- og supportaftalen med. 2.10.2 Kommunikationsudstyr Udbyder stiller ligeledes kommunikationsudstyr til tale- og datatransmission mellem vagtcentralen, sygehuse, AMK og de præhospitale enheder, herunder ambulancer, til rådighed. Kommunikationen inddeles i: Disponeringskommunikation Behandlings- og visitationskommunikation. Disponeringskommunikation Disponeringskommunikation omfatter tale- og datakommunikationen vedr. alarmering, opgavebeskrivelse, opgavetildeling, skadestedsposition og positions- og statusmeldinger. Talekommunikation vil foregå via SINE-nettet, mens datakommunikation vil foregå via et supplerende telekommunikationsnet, som udbyder etablerer i samarbejde med de øvrige regioner. Kontrakterne vedr. telekommunikationsnet forventes indgået med en serviceaftale, således at leverandøren ikke bærer ansvar for vedligehold og servicering heraf, men alene for fejlmelding. I henhold til LOV 508* er alle aktører i beredskabet* forpligtet til at anvende det landsdækkende radionet SINE til kommunikation ved beredskabshændelser. Med udrulningen af den landsdækkende radionet (SINE), vil disponeringskommunikation primært foregå på dette net. I henhold til udrulningsplanen, vil SINE-nettet være fungerende i første halvår af 2009 i. Såfremt SINE-nettet ikke er idriftsat på tidspunktet for nærværende kontrakts driftsstart, kan disponeringsdata formidles via regionernes supplerende kommunikationsnet. Behandlings og visitationskommunikation Denne kommunikation omhandler patientspecifikke oplysninger som f.eks. patient- og sygdomsbeskrivelse, undersøgelser, behandling og visitation til sygehus, herunder også behandlings- og visitationsvejledning til ambulancepersonalet, samt forvarsling af modtagende sygehus. Hovedparten af denne kommunikation vil ske i form af en elektronisk ambulancejournal, som forventes implementeret i løbet af driftsperioden.
Kravspecifikation 21 2.10.3 IT-kompetencer Med henblik på at sikre driften af udstyret på vagtcentralen og samspillet med udstyr installeret i ambulanceleverandørens enheder forventes leverandøren at være i besiddelse af relevante IT-kompetencer til at løse løbende driftsmæssige problemer i samarbejde med udbyder og udbyders øvrige leverandører til ambulanceområdet. Tilbudet skal vedlægges en redegørelse for leverandørens IT-mæssige kompetencer. 2.11 Indkøringsperiode I indkøringsperioden, som ligger forud for idriftsættelse af vagtcentralen, forpligtes leverandøren til at stille sig til rådighed i forbindelse med implementering og test af kontrolrummet, herunder idriftsættelse af det kommende beredskabsnet (SINE). Konkret forventes det, at leverandøren skal afgive en person til uddannelse som administrator, der bl.a. skal varetage systemopdateringer på vagtcentralen. Udbyder afholder udgifterne hertil. Leverandøren skal dog afholde lønomkostninger, omkostninger til personalets ophold og transport i forbindelse med uddannelsen. Leverandøren skal i nødvendigt omfang samarbejde med udbyders ambulanceleverandør forud for driftsstart, særligt med henblik på implementering og test af kommunikationsudstyr, både på vagtcentralen og i ambulanceleverandørens enheder. I forbindelse med kontraktunderskrivelse aftales den nærmere plan samt ressourceforbrug for indkøringsperioden mellem udbyder og leverandøren. Leverandøren skal senest 2 måneder inden driftsstart afgive stamoplysninger for personale, som forventes at indgå i driften. Ved udskiftning af personale og materiel under driftsperioden forpligter leverandøren sig til at angive disse oplysninger til udbyder med minimum 14 dages varsel. Udbyder vil senest 3 måneder inden driftsstart specificere de nødvendige oplysninger.
Disposition for tilbud 22 3 DISPOSITION FOR TILBUD 3.1 Vejledning og information om brug af Disposition for tilbud 3.1.1 Disposition for tilbud er et værktøj, der skal lette tilbudsgiver i udarbejdelse af det materiale, som tilbudsgiver skal aflevere i forbindelse med tilbudsgivningen. Disposition for tilbud opregner punkt for punkt, hvad tilbudsgiver bør tage højde for, både formelt og indholdsmæssigt. Disposition for tilbud henviser til 5 bilag, benævnt Tilbuds-Bilag 1 til 5. Disse bilag er udarbejdet med henblik på at sikre en ligeværdig vurdering af de indkomne tilbud. Hvis alle tilbudsgivere følger samme tilbudsstruktur, bliver sammenligningen af de indkomne tilbud lettere og mere gennemsigtig. Udbyder ser gerne, at disposition for tilbud følges. Tilbudsgivere, der vælger ikke at følge disposition for tilbud, må selv påse, at deres tilbud indeholder de nødvendige oplysninger og dokumentation m.v. Om tilbud, som afviger fra udbudsmaterialet, henvises til Udbudsbetingelsernes pkt. 1.12 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver og pkt. 1.13 Forbehold og alternative tilbud. 3.2 Generelle oplysninger Generelle oplysninger afgives ved at udfylde Tilbuds-Bilag 1. 3.3 Erklæring vedrørende arbejdsforhold Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt vedlægges som Tilbuds-Bilag 2, Erklæringen skal være underskrevet af tilbudsgiver. 3.4 Forbehold Eventuelle forbehold vedlægges som Tilbuds-Bilag 3 i underskrevet stand. 3.5 Redegørelser/dokumentation Oversigt over, hvor i tilbudet tilbudsgivers uddybende redegørelser samt dokumentation forefindes, afgives ved at udfylde Tilbuds-Bilag 4. 3.6 Tilbudspris 3.6.1 Priser afgives ved at udfylde Tilbudsskema (prisbilag) i Tilbuds-Bilag 5. 3.6.2 Opmærksomheden henledes på, at der under henvisning til udbudsreglerne ikke må forhandles pris før, under og efter, at tilbud er afgivet. Det er således af største vigtighed, at den pris, der afgives, er tilbudsgivers endelige pris.