Erhvervsakademi Sjælland (EASJ) Trivselsundersøgelse blandt de studerende, okt./nov. 2011 - beskrivelse af processen fra A til Z Dea Sommer 23-09-2011
1. Formål og mål Formålet med TU er: At vi som organisation sikrer fortsat refleksion over egen praksis og at vi med afsæt i dokumentation kan udvikle relevansen og kvaliteten af vores undervisning, uddannelser, miljøet og faciliteterne på vores campusser At vi kan levere delresultater til udviklingskontrakten med UVM og således kan følge fremdriften i de fastsatte målsætninger. Målet med TU er: At vi får viden om, hvordan de studerende oplever vores indsatser. Dette øjebliksbillede skal give os et fælles grundlag at diskutere og tage beslutninger ud fra samt udvikle vores praksis At vi på både uddannelses-, campus- og EASJ-niveau bearbejder og bruger datamaterielet i forhold til at udvikle praksis på de givne niveauer og tage fremadrettede beslutninger. 2. Metode TU er kvantitativ og foretages ved hjælp af et elektronisk spørgeskema møntet på KVU-/MVUområdet på landsplan. Der skal følges op på resultaterne med kvalitative drøftelser på forskellige niveauer i organisationen. Opdager man, at der er fejl i datamaterialet (fx at antallet af respondenter ikke stemmer med antal studerende på holdet), bedes man kontakte Dea Sommer (dea@easj.dk) omgående. 3. Tidsplan TU følger en fastlagt tidsplan (se oversigt nedenfor). Campussernes forpligtelser er markeret med orange. Tidsplan og opgavefordeling i forbindelse med trivselsundersøgelsen (TU) 2011 Hvornår Hvem Hvad Juni Ennova Melder tidspunkt for gennemførelse ud Aug. EA s kvalitetsnetværk Reviderer spørgerammen og Ennova 21.9. EASJ s kvalitetsnetværk/ds Drøfter TU-proces 26.9. Dea Orienterer campuschefer om TU-processen via mail 26. 9. CC/Studieadm. Modtager mail vedr. de baggrundsoplysninger der skal samles sammen (cøsa-numre, antal studerende osv.) fra DS 26.9. CC Modtager mail fra DS med information til underviserne om TU. CC videresender til samtlige undervisere der har med fuldtidsuddannelserne at 1
gøre. 26.9.-3.10 CC/Studieadm. Trækker holdoversigt fra EASY og mailer til DS allersenest den 3.10. Okt. Dea Bestiller koder hos Ennova 10.10. Dea/Webmaster Notits på EASJ s hjemmeside campussernes intra Uge 40-41 Dea Orienterer evt. om TU-processen på lærermøder eller via mail Uge 40-41 Dea + Jeanne Pakke kuverter: en til hvert hold inkl. kode. Lave tre følgebreve: cc (tidsramme, at TU bør gennemføres i en lektion osv.) underviser (den praktiske gennemførelse) studerende (tak, link til webstedet, individuel kode). Uge 41 CC Modtager samlet pakke med alt materialet. Distribuerer kuverter til koordinatorer/studieledere for hver uddannelse, der herefter uddelegerer til de undervisere der skal gennemføre TU en på de respektive hold CC kommunikerer vigtigheden af en høj svarprocent til underviserne! Uge 43-45 CC/undervisere Gennemfører TU i en undervisningslektion (DS står klar i tilfælde af problemer/spørgsmål) Uge 44-45 DS Tjekker svarprocenter udsender oversigt over hvilke hold der mangler. Uge 44-45 CC Videresender Deas reminder til dem der mangler at gennemføre TU 30.11. DS Bestiller rapporter 9.12. DS Modtager EASJ s institutionsrapport 12.12 DS Lægge notits under nyheder og de overordnede resultater under kvalitet på www.easj.dk 16.12. DS Modtager uddannelses- og campusrapporter 16.12. CC Modtager institutions-, uddannelses- og campusrapporter fra DS Uge 1-3 CC/studeiledelse/ undervisere/dsr Bearbejdning af uddannelses- hhv. campusresultater. CC indsamler dokumentation for proces, hovedkonklusioner, valg af indsatsområder osv. CC sender opsamling til DS Uge 4-5 Rektorat/DS Læsning af campussernes opsamlinger. Uge 6 CC/rektorat Drøftelse af tværgående/overordnede tendenser på + forslag til strategiske indsatsområder 4. Anvendelse af datamaterialet Resultaterne af TU skal bearbejdes og bruges på følgende niveauer i EASJ: Uddannelsesniveau Campusniveau (med inddragelse af DSR) EASJ-niveau Nedenstående oversigt tilbyder et rids af opgaverne på de tre niveauer. 2
Niveau Hvem Rapporttype Hvad Resultat Uddannelsesniveau Undervisere Dokumentation for bearbejdning og prioritering af indsatsområder Campusniveau Dokumentation for bearbejdning og prioritering af indsatsområder Opfølgningsplan Skærper målsætninger/input til strategi EASJniveau DSR Campuschefen, studieledere og/eller undervisere Campuschefer, rektor og kvalitetskonsulent m.fl. Resultater på hold- og/eller uddannelsesniveau Resultater på uddannelses- og campusniveau Resultater på campus- og EASJniveau Analyse af resultater på hold- og/eller uddannelsesniveau Analyse af resultater på uddannelses- og campusniveau Analyse af resultater på uddannelses- og campusniveau Analyse af resultater på campus- og EASJ-niveau - styrker og svagheder i forhold til EASJ s strategi, udviklingskontrakt osv. Stiller forslag til indsatsområder til cc Det er op til hver campus at udarbejde og følge en procedure for, hvordan bearbejdningen af resultaterne mere konkret skal foregå. Rektoratet stiller dog to krav til indhold og proces: der skal foreligge dokumentation for bearbejdningen og prioriteringen af indsatsområder i de forskellige regi. Dokumentationen skal være tilgængelig for rektorat de studerende, herunder DSR, skal orienteres om resultaterne. De skal desuden inddrages i relevant omfang i selve bearbejdningen af resultaterne og prioriteringen af indsatsområder. I følgende bilag tilbydes råd og vink om, hvordan bearbejdningen eventuelt kan foregår: Bilag 1: Forslag til opfølgning på uddannelsesniveau Bilag 2: Forslag til opfølgning på campusniveau 3
Bilag 1. Forslag til opfølgning på uddannelsesniveau Dette bilag er ikke en anvisning på, hvordan opfølgningen SKAL foregå på, men blot et forslag til, hvordan opfølgningen eventuelt helt eller delvist KAN struktureres. Undervisere/uddannelseskoordinatoren kan: 1. Gå i dialog om datamaterialet vedr. uddannelsen med holdene (se afsnit 1) 2. Vurdere datamaterialets kvalitet, resultaterne samt prioritere indsatsområder (se afsnit 2) 3. Aflevere en opfølgningsplan indeholdende de valgte indsatsområder til campuschefen(se afsnit 3). Ad 1. Dialog med holdet Underviserne og uddannelseskoordinatoren omkring hver uddannelse aftaler, hvem der drøfter resultaterne med hvilke hold. Før dialogen Det er vigtigt, at den givne underviser planlægger den praktiske gennemførelse af dialogen. Her følger råd og vink til denne fase: Udvælg hvilke problemfelter dialogen med holdet skal kredse om. En del af dette forarbejde handler om, at afgøre om de studerendes vurderinger er bagateller eller tendenser. En bagatel kan i denne sammenhæng defineres som en specifik kommentar fra et fåtal af respondenter. En tendens kan defineres som en specifik kommentar fra et større antal respondenter. Udarbejd nogle hypoteser for de valgte problemfelter. Vælg kun et begrænset antal emner/områder/hypoteser at tale om. Hvis du vil gennemgå hele spørgeskemaundersøgelsen og samtlige hypoteser du har udarbejdet, får I sikkert mange gode data, men det vil også tage lang tid. Dialogen Her følger råd og vink til denne fase: Præsenter kort resultatet for holdet, for derefter at fokusere på vigtige områder/emner og dine på forhånd udarbejdede hypoteser. Vær forberedt på hele tiden at skulle svare på spørgsmålet Og hvad vil I så gøre ved det?. Tænk eventuelle løsninger på de enkelte hypoteser. Resultat af dialogen skulle gerne være en afklaring af de hypoteser du har samt en uddybning af de valgte områder/emner og tendenser. Ikke alle områder er lige vigtige. Du kan sammen med de studerende prioritere de indsatsområder, der bliver drøftet. Nogle emner/områder kan næsten umuligt få en topscore i undersøgelserne, fordi respondenternes forventninger er urealistiske eller urimelige høje. Eksempelvis kan en kantine der har leveret et godt stykke arbejde, risikere at få en lav scoring fordi de studerende forventer at få en femstjernet buffet, selv om betalingen kun rækker til dagens ret. Her kan du prøve at afpasse deres forventninger. 4
Det er generelt en god ide at spørge ind til et undersøgelsesresultat og samtidig gøre det personligt i forhold til sig selv. Det kunne være et spørgsmål a la: I har vurderet spørgsmålet om xx ret lavt. Hvad kan jeg/vi i fællesskab gøre for, at være med til at hæve dette niveau? Her følger eksempler på andre spørgsmål der kan stilles i dialogen med holdet: Hvordan oplever I det? Hvad mener I, at der kan gøres i denne situation? Er det en hypotese som I er enige i? Hvorfor/hvorfor ikke? Hvordan er jeres vurdering? Er det ofte eller er det sjældent? Hvilken prioritering vil I fortage, hvis I havde ansvaret for undervisningen? På skalaen 1 til 10, hvad tror I er det maksimale der kan scores på dette spørgsmål/hvad synes I vi skal stræbe efter på dette spørgsmål? Husk at være loyal over for kollegaer i teamet og campussen i øvrigt. Hvis en studerende vil udfordre dig med hensyn til en kollega, vil det være ordentligt at henvise til den specifikke kollega. Efter dialogen Efter dialogen er det vigtigt, at forholde sig til resultaterne og vurdere hvilke indsatsområder den enkelte underviser hhv. teamet kan/skal arbejde med at forbedre i den kommende tid. Denne refleksion skal fungere som opsamling på dialogen og forberedelse til drøftelserne i teamet. Her følger en række arbejdsspørgsmål, som kan bruges i denne fase: Blev hypoteserne be- eller afkræftet, og med hvilke begrundelser? Hvilke problemfelter ønsker holdet at jeg og/eller teamet at der arbejdes med? Hvordan kan/skal jeg og/eller teamet angribe problemfelt, og hvilke initiativer og ressourcer vil det omfatte? Hvilken løsning ligger lige for? Hvad forhindrer mig/teamet i at få en topscore på problemfeltet? Hvilket mål kan/skal jeg og/eller teamet sætte for et givent emne? Hvad bør mine/teamets kriterier for succes være for dette emne? Hvilke problemfelter ligger uden for teamets handlefelt og skal formidles videre til campuschefen? Refleksionerne bør dokumenteres i som minimum noteform. Ad 2. Drøftelse i teamet Underviserne og uddannelseskoordinatoren laver indledningsvis en vurdering af kvaliteten af resultaterne om uddannelsen. I den forbindelse kan man stille sig følgende spørgsmål: Hvor meget kan vi stole på resultatet? Hvilke bagvedliggende faktorer kan have virket ind på de studerendes besvarelser? Er der tale om tendenser eller bagateller? 5
Hvad kan vi gøre ved det i forhold til næste års gennemførelse af TU en? Hvis der er fejl i datamaterialet (fx at antallet af respondenter ikke stemmer med antal studerende på holdet) kontaktes Dea Sommer (dea@easj.dk) omgående. Herefter analyserer teamet datamaterialet, dels ud fra selve tallene, dels i forlængelse af dialogerne med holdene. I den forbindelse kan man stille sig følgende spørgsmål: Hvad peger de studerende på er vores overordnede styrker og svagheder? Hvilke problemfelter bør teamet samlet set arbejde videre med? Hvordan skal vi prioritere dem? Hvad er vigtigst for de enkelte undervisere, for teamet og for campussen? Hvordan passer prioriteringen med teamets hhv. campussens strategi og målsætninger? Hvordan kan/skal de enkelte undervisere hhv. teamet blive bedre? Hvilket initiativer kan/skal søsættes? Hvilke lavt hængende frugter ligger ligefor? Hvordan er det praktisk muligt at gennemføre tidsmæssigt? Ad 3. Opfølgningsplan Teamet (fx studielederen) sammenfatter de prioriterede indsatsområder i en opfølgningsplan. Brug fx skabelonen i bilag 3. 6
Bilag 2. Forslag til opfølgning på campusniveau Dette bilag er ikke en anvisning på, hvordan opfølgningen SKAL foregå på, men blot et forslag til, hvordan opfølgningen eventuelt helt eller delvist KAN struktureres. Inddragelse af DSR Campuschefen sikrer at DSR får datamaterialet og opfordrer DSR til at analysere resultater på uddannelses- og campusniveau. Campuschefen inviterer ligeledes til en dialog med DSR, hvor DSR kan fremlægge sine pointer og stille forslag til mulige indsatsområder. Det er vigtigt at inddragelsen af DSR, herunder DSR s pointer, forslag osv., dokumenteres på skrift i form af et referat eller notat. Drøftelse blandt uddannelseskoordinatorerne og campuschefen Uddannelseskoordinatorerne og campuschefen sammenfatter indledningsvis en vurdering af kvaliteten af resultaterne om uddannelserne på campus. Her bør der trækkes direkte på vurderingerne i uddannelsernes respektive opfølgningsplaner. I denne fase kan man stille sig følgende spørgsmål: Hvor tæt er campussen samlet set på en svarprocent på minimum 75 %? Hvad kan campussen gøre i forhold til at højne svarprocenten til næste års gennemførelse af TU en? Hvor meget kan vi stole på campussens resultater samlet set? Hvilke bagvedliggende faktorer kan have virket ind på de studerendes besvarelser? Hvad kan vi gøre ved det i forhold til næste års gennemførelse af TU en? Herefter analyserer uddannelseskoordinatorerne og campuschefen datamaterialet om campussens samlet set og i forhold til de enkelte uddannelser, dels ud fra selve tallene, dels i forlængelse af teamenes opfølgningsplaner og DSR s pointer og forslag. I den forbindelse kan man stille sig følgende spørgsmål: Hvad peger de studerende på er vores overordnede styrker og svagheder? Hvilke problemfelter bør der samlet set arbejdes med på campusniveau? Hvordan skal vi prioritere disse problemfelter? Hvad er vigtigst for de enkelte team og for campussen? Hvordan passer prioriteringen med campussen hhv. EASJ s strategi og målsætninger? Hvordan kan/skal de enkelte team hhv. campussen blive bedre? Hvilket initiativer kan/skal søsættes? Hvilke lavt hængende frugter ligger ligefor? Hvordan er det praktisk muligt at gennemføre tidsmæssigt? Opfølgningsplan Campuschefen dokumenter analysepunkter/viden om organisationen udledt af TU en på skrift, blandt andet med henblik at den kan fungere som grundlag for strategiske beslutninger på et senere tidspunkt. Campuschefen sammenfatter desuden de prioriterede indsatsområder i en opfølgningsplan. 7
Brug evt. skabelonen i bilag 3. Opfølgningsplanen Endelig inkorporeres indsatsområderne i campussens samlede arbejde, herunder uddelegeres konkrete opgaver og indsatsområder til personer, organer osv. 8
Bilag 3. Skabelon til opfølgningsplan Opfølgningsplan for skriv uddannelsen/campussens navn Giv en kort vurdering af datamaterialets kvalitet her: xx Baseline Mål Indikator Gennemførelse Evaluering (hvad er status på det, der skal følges op på?) (hvad vil vi opnå?) (hvordan kan vi vide at mål er opnået?) (hvem gør hvad og hvornår?) (hvordan undersøger vi om det mål vi ønsker at opnå er indfriet?) Indsæt selv flere rækker 9