GLADSAXE KOMMUNE Kommissorium for arbejdsgruppen til etablering af ungeenhed NOTAT Revideret: 06. 09. 2013 Af: Anja Weber Stendal, Mette Mariendal, Peter Sidelmann, Tim Bjørn Eriksen, Vibeke Schneider Formål med kommissoriet Formålet med kommissoriet er at beskrive opgaverne for arbejdsgruppen til etablering af en tværfaglig ungeenhed i Gladsaxe. Kommissoriet beskriver rammerne for arbejdsgruppens arbejde, der skal munde ud i en anbefaling af en konkret model for en ungeenhed i Gladsaxe. Kommissoriet skal sikre en klar og velbeskrevet proces, hvor de relevante aktører bliver inddraget. Kommissoriet indeholder: 1. En beskrivelse af baggrunden for ønsket om at etablere en ungeenhed 2. Succeskriterier for arbejdsgruppens slutprodukt 3. Forslag til projektorganisationen, herunder arbejdsgruppens sammensætning 4. En tids- og aktivitetsplan for arbejdsgruppens arbejde (tidsplan vedhæftet i pdf.) 1. Baggrund Ønsket om at etablere en ungeenhed er et resultat af to sideløbende processer i Gladsaxe kommune. Det fremgår af direktørkredsens årsplan, at kommunen i 2013 skal arbejde frem mod etableringen af en ungeenhed, hvor den unge har én indgang til kommunen, med det formål at styrke afklaringen af den unges samlede problematikker og understøtte løsning af konkrete problemstillinger i et tættere tværfagligt samarbejde. Samtidig blev der i medfør af ungestrategien i 2010 etableret en gruppe af ledere i den tværgående ungeindsats, der skulle arbejde for at få flere unge i uddannelse og beskæftigelse. Gruppen har bestået af følgende ledere: Tine Vesterby Sørensen, BKF, Familieafdelingen Jesper Væver Jensen, BKF, Ungdomsskolen og 10.klasse centret Tim Bjørn Eriksen, SSF, Jobcentret Karen Rude, SSF, Rusmiddelcentret Birgitte Hebo Schmidt, SSF, Psykiatri og Handikap. Gruppen har implementeret strategiens målsætninger ved at etablere: Klare arbejdsgangsbeskrivelser for snitflader mellem de respektive organisationer fælles tværgående projekter, hvor en bred faglighed er repræsenteret For at give den unge en samlet, helhedsorienteret indsats vurderede lederne i den tværgående ungeindsats, at det var nødvendigt at gå et skridt videre end det eksisterende samarbejde. De anbefalede derfor, at der sker en fysisk forankring af den tværgående ungeindsats i en ungeenhed, der fungerer som fælles indgang til kommunens ungeindsats. Lederne har desuden afdækket mulige modeller for en ungeenhed og lavet en foreløbig målgruppeafgrænsning for enheden. Målet med én samlet indgang for unge er, at alle unge gennemfører en erhvervskompetencegivende uddannelse og dermed tager skridt på vejen til at blive selvforsørgende. Én indgang skal således på sigt mindske andelen af unge på offentlig forsørgelse og styrke de unge i at mestre deres liv.
For at styrke arbejdet med at opnå målene med én indgang forudsættes en helhedsorienteret indsats, hvor en del af de forskellige kommunale enheder (Jobcentret, Familieafdelingen, Psykiatri og Handicap, Boligsocial Enhed, UU), der i dag arbejder med unge, knyttes sammen i en samlet enhed. Én indgang skal ligeledes skabe sammenhæng og kontinuitet i overgangen fra børne- til voksensystemet ved det 18. år. 2. Arbejdsgruppens slutprodukt Arbejdsgruppen skal, med udgangspunkt i de undersøgelser og overvejelser lederne allerede har gjort sig, levere: En afgrænsning af målgruppen for ungeenheden Korte sammenlignelige beskrivelser af organiseringen i de 3 udvalgte kommuner To nytænkende forslag til modeller for en ungeenhed i Gladsaxe og en analyse af deres fordele og ulemper En analyse af den, af styregruppen, udvalgte model for ungeenheden, herunder: o En analyse af modellens samarbejdsflader til resten af organisationen i Gladsaxe o En redegørelse for de økonomiske konsekvenser ved implementering af modellen o Et forslag til medarbejdersammensætningen o Et forslag til den fysiske placering af ungeenheden En implementeringsplan der beskriver leverancer og tidsramme frem til ungeenheden er i drift d. 01.04.14 Den besluttede målgruppeafgrænsning, beskrivelsen og analysen af den udvalgte model skal præsenteres i et kort notat. 3. Projektorganisation For at sikre en beslutningsproces, hvor de relevante interessenter bliver hørt, og de relevante direktører bliver løbende inddraget, foreslås det at etablere en projektorganisation med en arbejdsgruppe, en styregruppe og en på forhånd defineret interessentkreds. Arbejdsgruppen skal repræsentere de forvaltninger, der forventet skal være en del af det tværfaglige samarbejde i ungeenheden. Derfor skal Familieafdelingen, Psykiatri og Handikapafdelingen, Arbejdsmarkedsafdelingen og Ungdommens Uddannelsesvejledning være repræsenteret. I fase 4 af analysen (se afsnit 5.4), inddrages Budget- og Analyseafdelingen med henblik på, at beregne de økonomiske konsekvenser ved etableringen af ungeenheden. Der skal udnævnes en tovholder i arbejdsgruppen, der sikrer fremdriften i projektet. Styregruppen består af Ebbe Holm, Jane Torpegaard og Klaus Nørskov samt en repræsentant fra arbejdsgruppen. Repræsentanten fra arbejdsgruppen skal sikre den løbende videndeling og sørge for, at arbejdsgruppen arbejder i den ønskede retning. Forslaget til organisering ser sådan ud: Jane Torpegaard Klaus Nørskov Ebbe Holm Bente Schoubye Styregruppe Arbejdsgruppe Familieafdelingen Psykiatri og Handikapafdelingen Jobcentret og Den Boligsociale Enhed Ungdommens Uddannelsesvejledning GXU- Gladsaxe 10. klasse og Ungdomsskole I fase 4 inddrages Budget- og Analyseafdelingen Der udnævnes en tovholder for arbejdsgruppen
4.Tids- og aktivitetsplan for arbejdsgruppen Tids- og aktivitetsplanen for arbejdsgruppen beskriver de faser, der er i analysearbejdet, de forventede leverancer og tidsrammen for arbejdet. 1. Afgrænsning af målgruppe 2. Dataindsamling og forslag om 2 'Gladsaxe-modeller' 3. Analyse af den udvalgte models forankring i organisationen 4. Konkret forslag til implementeringsplan Figur 2: Faser i arbejdsgruppens arbejde 4.1 Afgrænsning af målgruppe Arbejdsgruppen skal i første fase af analysearbejdet lave en udtømmende definition af målgruppen for ungeenheden. Definitionen skal bestå af en negativ og en positiv afgrænsning af målgruppen. Afgrænsningen af målgruppen er forudsætningen for at kunne vurdere de organisatoriske og økonomiske konsekvenser af etableringen af en ungeenhed i Gladsaxe. Foreløbig positiv afgrænsning af målgruppen I målgruppen for én indgang indgår: Unge mellem 15 år (som har afsluttet 9. klasse) og 17 år, som ikke er i gang med en ungdomsuddannelse/en erhvervskompetencegivende uddannelse eller som er truet af frafald fra en uddannelse. Ledige 18-29-årige som ikke er i gang med en ungdomsuddannelse/en erhvervskompetencegivende uddannelse eller som er truet af frafald fra en uddannelse. Foreløbig negativ afgrænsning I denne målgruppeafgrænsning fravælges: Unge der er i gang med en ungdomsuddannelse/erhvervskompetencegivende uddannelse, og som ikke er i risiko for frafald. De unge, der allerede har en uddannelse. Det skyldes, at de unge med erhvervskompetencegivende uddannelse har brug for en anden rådgivning og vejledning end gruppen uden uddannelse. Den unge nyuddannede ingeniør på 24 har brug for en specialiseret vejledning i forhold til et specifikt arbejdsmarked for personer med længerevarende uddannelser. Dette kræver en specialiseret viden og indsats. Den beskæftigelsesrettede indsats han har brug for, ligner den indsats den 35-årige ledige ingeniør har brug for, men ligger langt fra hvad den 21-årige unge uden uddannelse med en historik med afbrudte grundforløb, skal tilbydes af jobcentret. Unge handicappede eller psykisk syge som ved det 18. år tilkendes en førtidspension og dermed er uden udsigt til ordinær beskæftigelse. Begrundelsen er, at disse ikke forventes at kunne tage en uddannelse, fordi det er personer som er meget dårligt fungerende. Samtidig er indsatsen yderst specialiseret og viden og erfaring essentiel for en kvalificeret sagsbehandling. Sygedagpengemodtagere mellem 18 og 29 år. Begrundelsen er, at der er et meget lille volumen i klientantal og samtidig modtager de en yderst specialiseret indsats, hvor viden og erfaring er essentiel for en kvalificeret sagsbehandling. Unge mellem 18 og 29 år som enten er tilkendt fleksjob eller førtidspension. Begrundelsen er, at der ikke er fokus på uddannelse for denne målgruppe. Unge der er tilkendt pension før 1.1.2013.
Målgruppedefinitionen skal til høring i projektets interessentkreds og derefter til godkendelse hos styregruppen. Leverancen fra denne fase er en udtømmende definition af målgruppen for ungeenheden, der har været hørt hos projektets interessenter og er godkendt af styregruppen. Arbejdsgruppen skal derudover lave en afdækning af, hvor mange unge den foreslåede målgruppe indeholder i Gladsaxe, samt hvor i systemet de befinder sig. 4.2 Forslag om to mulige Gladsaxemodeller på baggrund af dataindsamling om organisering af ungeenheder i andre kommuner Arbejdsgruppen skal i anden fase af analysearbejdet indsamle yderligere viden om, hvordan man kan organisere en ungeenhed. Dataindsamling skal foregå som desk research og studiebesøg hos relevante kommuner. Dataindsamlingen skal afdække fordele og ulemper ved forskellige modeller for en ungeenhed. Dataindsamlingen skal lede frem til et forslag om to nytænknende modeller for en ungeenhed i Gladsaxe. Gruppen af ledere i den tværgående ungeindsats har allerede arbejdet med at afdække, hvordan andre kommuner har organiseret tværfaglige ungeenheder. På den baggrund kan der opstilles en række parametre, der skal undersøges for at vurdere, hvordan en ungeenhed bedst organiseres: - Fælles eller opdelt ledelse: Erfaringer med at have en samlet leder af ungeenheden og med at medarbejderne refererer tilbage til deres leder i afsenderorganisationen. - Fælles eller delt økonomi: Erfaringer med at enheden har et samlet budget for indsatsen, og med at økonomien bliver hentet fra de enkelte forvaltninger/afdelinger. - Fælles fagområde eller opdelte fagområder: Erfaringer med at medarbejderne dækker alle fagområder, og med at de dækker hver sit fagområde - Placering af udføreropgaver i enheden: Erfaringer med at have udføreropgaver placeret i ungeenheden. Der udvælges besøgskommuner med ungeenheder, der adskiller sig så meget som muligt på parametrene. Forslag til besøgskommuner er på den baggrund: Hillerød, Ringsted og Hedensted. Gennem desk research og studiebesøg kortlægges enhedernes karakteristika i de konkrete kommuner: Målgruppen for enheden, medarbejdersammensætning, ledelsesmæssig og organisatorisk forankring, fysisk placering, budget/økonomimodel. Til studiebesøgene laves interview for at afdække erfaringerne med kommunens model. Relevante informanter til interviewene er ledelsesniveauet i enheden og i selve kommunen samt medarbejderrepræsentanter. Arbejdsgruppen bør udvikle en interviewguide, der kan afdække de foreløbige erfaringer (fordele/ulemper) inden for nedenstående temaer, hvor de førnævnte parametre også er indeholdt: - Erfaringer med ledelsesstrukturen og nye snitflader - Økonomiske konsekvenser ved samling af ungeindsatsen i pågældende kommune - Fordele og ulemper ved den valgte økonomiske model - Erfaringer med udviklingen af mono- og tværfaglighed i enheden - Erfaringer med placering af udføreropgaver i enheden
- Resultater og udviklingen i resultater på ungeområdet i pågældende kommune - Erfaringer med de unges oplevelse af ungeenheden - Erfaringer med etableringsprocessen - Erfaringer med medarbejdersammensætning i enheden - Erfaringer med fysisk placering af ungeenhed Der laves korte sammenlignelige beskrivelser af ungeenhederne i de besøgte kommuner ud fra ovenstående temaer. På baggrund af beskrivelserne laves to nytænkende forslag til, hvordan ungeenheden i Gladsaxe kan organiseres. Forslagene forelægges for styregruppen, der tager stilling til, hvilken model der skal arbejdes med i den videre proces. Leverancerne fra denne fase er: - Korte sammenlignelige beskrivelser af organiseringen af ungeenheder i de 3 udvalgte kommuner med fokus på fordele og ulemper - To nytænkende forslag til modeller for en ungeenhed i Gladsaxe, hvoraf styregruppen har udvalgt en model, der skal arbejdes videre med 4.3 Analyse af den udvalgte model, herunder samarbejdsflader i resten af organisationen i Gladsaxe, økonomiske konsekvenser, medarbejdersammensætning og mulig fysisk placering Arbejdsgruppen skal i tredje fase af analysearbejdet analysere, hvilke organisatoriske og økonomiske konsekvenser det vil have for organisationen i Gladsaxe, hvis modellen implementeres. Herunder skal der stilles forslag til medarbejdersammensætningen i ungeenheden og den fysiske placering af enheden. I analysen af de organisatoriske konsekvenser skal der redegøres for, hvilke koblinger der vil være fra ungeenheden til de moderorganisationer, der er repræsenteret i enheden. Der skal laves en beskrivelse af de nye samarbejdsflader, der vil opstå som konsekvens af omorganiseringen, og hvad det vil kræve at håndtere disse. Arbejdsgruppen skal vurdere, hvordan kvaliteten af de faglige vurderinger sikres inden for den valgte organisering. Derudover skal der peges på behovet for standardisering af praksis på tværs af forvaltninger samt hvilke arbejdsgange, der skal beskrives, før den nye ungeenhed kan etableres. Der skal laves beregninger på de foreløbige økonomiske konsekvenser ved implementeringen af modellen. Det skal beskrives, hvordan medarbejdersammensætningen vil se ud ved implementering af modellen. Derudover beskrives det eventuelle behov for nyansættelser og for opkvalificering af medarbejdere. Afslutningsvis skal det beskrives, hvor enheden mest hensigtsmæssigt placeres fysisk.
Analysen af modellen præsenteres i et samlet notat, hvor også målgruppeafgræsningen og modelbeskrivelsen indgår. Notatet sendes til godkendelse hos styregruppen. Derefter sendes det til godkendelse hos direktørkredsen hos de relevante MED-udvalg og i de relevante politiske udvalg. Den besluttede målgruppeafgrænsning, beskrivelsen og analysen af den udvalgte model skal præsenteres i et kort notat. Leverancen fra denne fase er analysen af en specifik model for en tværgående ungeenhed, herunder dens organisatoriske og økonomiske konsekvenser. Analysen, modelbeskrivelsen og målgruppeafgrænsningen præsenteres i et notat, der er godkendt af styregruppen, af direktørkredsen, hos de relevante MED-udvalg og i de relevante politiske udvalg 4.4 Konkret forslag til tids- og aktivitetsplan for implementeringsfase Arbejdsgruppen skal i sidste fase af analysearbejdet lave en tids- og aktivitetsplan for implementeringen af modellen for ungeenheden. Tids-og aktivitetsplanen skal tage højde for, at ungeenheden skal være klar til at starte op 1. april 2014. Tids-og aktivitetsplanen skal bygge på analysen af de organisatoriske konsekvenser af modellen, behovet for standardiseringer og nye arbejdsgange, samt de erfaringer andre kommuner har haft med etableringen af ungeenheder. Leverancen fra denne fase er en implementeringsplan, der beskriver leverancer og tidsramme frem til ungeenheden er i drift d. 1.april 2014 5.Tidsplan Se bilag.