Budgetstrategi 2019-2022 Overordnet om budgetstrategien Budgetstrategien beskriver den overordnede proces herunder produkter og tidsfrister i forbindelse med arbejdet med budgettet for det kommende år og tre overslagsår. Det er i denne proces, at mange langsigtede politiske beslutninger af mere overordnet strategisk karakter træffes. Det er således vigtigt, at de mange beslutninger træffes på et så kvalificeret og oplyst grundlag som muligt. Og det er netop formålet med budgetstrategien at være med til at sikre dette. NOTAT 8. februar 2018 Journal nr. 00.30.04-Ø00-4-18 Sagsbehandler CSHAN Fire faser Budgetstrategien er opdelt i fire faser: I det følgende gennemgås de fire faser nærmere. Fase 1. Politisk afsæt: januar - februar I fase 1 sker der konkret følgende: Økonomiudvalg og Byråd godkender nærværende budgetstrategi. Økonomiudvalg og Byråd definerer krav til politisk råderum.
Økonomiudvalg og Byråd drøfter nu økonomisk politik. Politisk råderum På møderne henholdsvis 21. og 28. februar skal Økonomiudvalg og Byråd definere krav til politisk råderum, som skal udgøre det politiske afsæt for det efterfølgende konkrete arbejde med budget 2019-2022. Rammenotat Til brug for denne beslutning vil administrationen udarbejde et rammenotat med beskrivelse af de økonomiske rammer, råderum og forudsætninger herfor. Opfølgning på økonomisk politik 2014-2017 Der udarbejdes en status på efterlevelsen af den i 2014 besluttede økonomiske politik, som definerer de overordnede rammer for kommunens økonomiarbejde. Denne status skal tjene som udgangspunkt for en beslutning af, hvordan det nuværende Byråds økonomiske politik skal se ud. Begge produkter behandles på Økonomiudvalg og Byråd i februar. Beslutning om ny økonomisk politik træffes endeligt på møder i marts. Fase 2. Fagudvalgenes budgetproces: marts - august Efter etableringen af det politiske afsæt kan det konkrete arbejde med at realisere det politiske ønske til økonomisk råderum igangsættes. Helt overordnet vil dette arbejde foregå i to spor. Politisk prioriterede budgetændringer Teknisk budgetgrundlag Politisk prioriterede budgetændringer Fagudvalgenes opgave i den forbindelse er, at: 2/11
Indstille forslag til effektiviseringer og serviceændringer til Økonomiudvalg og Byråd. Gennemføre egen dialogproces med relevante interessenter på området. Økonomiudvalgets opgaver i denne fase er, at: Behandle indstillinger fra fagudvalg og indstille til Byråd. Indstille forslag til effektiviseringer og serviceændringer for eget område til Byråd. Indstille økonomisk politik til endelig beslutning af Byråd. Holde møde med HovedMED den 23. maj. Overordnet tema er en drøftelse af, hvad der skal til for, at Frederikssund Kommune fortsat er en attraktiv arbejdsplads Drift Det praktiske arbejde med effektiviseringer og serviceniveauændringer vil blive udformet på den måde, at fagcheferne overordnet udarbejder effektiviserings- og serviceændringsforslag på deres respektive områder på baggrund af input fra lokale ledere på institutioner mv. herunder inddragelse af medarbejdere på den enkelte arbejdsplads. Fagudvalgene skal foretage endelig indstilling på maj-møderne, hvorefter disse indstillinger behandles af Økonomiudvalg og Byråd på maj-møderne. Budgetstrategi med effektiviseringsanvisninger På fagudvalgsmøderne i marts forelægges den godkendte budgetstrategi sammen med oversigt over, hvordan det politisk ønskede råderum skal realiseres forstået på den måde, at der vises en oversigt, der fordeler den ønskede effektivisering på udvalg og politikområder. Supplerende vil der blive forelagt oversigt over anlæg herunder de midlertidigt udsatte udgifter. Handlingskatalog På baggrund af beslutning vedrørende fagudvalgenes indstillinger til Økonomiudvalg og Byråd vil administrationen udarbejde et samlet handlingskatalog, der vil indgå i temadrøftelsen den 27. juni. Nøgletalsnotat I juni måned udarbejdes et nøgletalsnotat, hvor Frederikssund Kommune sammenlignes med grupper af andre kommuner bl.a. på de store velfærdsområder. Notatet vil således tegne et billede af serviceniveau i Frederikssund i forhold til andre kommuner, og vil indgå i temadrøftelse den 27. juni. Anlæg Som en del af genopretningsplanen, besluttet på Byrådsmøde den 20. december 2017, blev der vedtaget en midlertidig opbremsning af en række budgetterede udgifter primært vedrørende anlæg i 2018 og overslagsårene. Konkret blev følgende vedtaget: Midlertidig opbremsning af budgetterede udgifter i 2018 og overslagsårene. De udskudte anlægsinvesteringer og puljer prioriteres i forbindelse med budgetarbejdet for 2019 af Byrådet til gennemførelse på et senere tidspunkt. Det medfører mindreudgifter på 19,1 3/11
mio. kr. i 2018 og en yderligere besparelse i overslagsårene på 101,7 mio. kr. På maj-møderne skal fagudvalgene således indstille deres ønsker i den forbindelse til Økonomiudvalg og Byråd. Ligesom der kan indstilles andre anlægsønsker. Større spørgsmål og ønsker Fagudvalgenes større spørgsmål og ønsker skal indstilles til Økonomiudvalg og Byråd på april-møderne, som tager beslutning om, hvad der skal arbejdes videre med. Det er vigtigt, at disse indgår i budgetprocessen på et tidligt tidspunkt således, at det er muligt at sikre en tilstrækkelig kvalificering af spørgsmålene og ønskerne. På baggrund af tidligere budgetaftaler arbejdes der for nærværende med en række opgaver - herunder: Budget 2016: Besparelse på specialundervisningen 10 mio. kr. i 2019 og frem. Budget 2017: Familieområdet 6,1 mio. kr. årligt i 2020 og frem. Budget 2018: Nye it-systemer på voksenhandicap-, ældre- og sundhedsområdet årlig besparelse på 2,7 mio. kr. i 2021 og frem. Budget 2018: Administrative effektiviseringer 1,5 mio. kr. i 2019 og frem. Teknisk budgetgrundlag Sideløbende med det egentlige politiske arbejde om budgettet udarbejdes et teknisk budgetgrundlag. Det tekniske budgetgrundlag er kort fortalt overslagsårerne fra det tidligere budget korrigeret således, at der er et uændret serviceniveau. Tekniske korrektioner vil typisk skyldes: Regulering af budgettet som følge af ny befolkningsprognose marts. Konsekvens af regnskabsresultat 2017 og overførsler fra 2017 til 2018 april. KL s nyeste pris- og lønskøn, som udmeldes hhv. i februar og juli. Overenskomstforhandlinger forår 2018 hvor kommuner kompenseres under ét. Bevillingsmæssige ændringer som følge af budgetopfølgninger i maj og august. Økonomiaftalen for 2019 juni. Det statsgaranterede udskrivningsgrundlag (tilskud, udligning og skatter) juli. Lov og cirkulæreprogrammet (DUT) juli. Herudover forventes Finansieringsudvalget at aflægge rapport om justering af tilskuds- og udligningssystemet med forventet ikrafttrædelse fra 2019. Denne reform kan få stor betydning for kommunernes økonomi og udgiftsniveau. Selvom de indarbejdes administrativt er tekniske budgetkorrektioner udtryk for lige så reelle politiske prioriteringer som politisk besluttede ændringer af 4/11
serviceniveau mv. Når den økonomiske nettoeffekt af et budget skal opgøres, skal tekniske og politisk vedtagne ændringer således ses under et som udtryk for den politiske prioritering af de samlede ressourcer. Løbende status på det tekniske budgetgrundlag Økonomiudvalg og Byråd vil løbende i budgetprocessen blive præsenteret for oversigt over samtlige tekniske korrektioner således, at de egentlige politiske beslutninger eksempelvis ændring af serviceniveauer kan tages i lyset heraf. Status på Økonomiudvalg i maj. Status på Økonomiudvalg og temadrøftelse for Byrådet i juni. Status på Økonomiudvalg og budgetseminar i august endeligt teknisk budgetgrundlag Fase 3. Budgetoplæg og politiske budgetforhandlinger: september Efter de politiske ønsker i form af handlingskatalog, anlæg, større politiske ønsker og analyser og det tekniske budgetgrundlag er etableret kan de konkrete budgetforhandlinger i fase 3 gå i gang. Budgetseminar Den 23. og 24. august afholdes budgetseminar. Det grundlæggende formål hermed er, at sikre, at Byrådet får et fælles grundlag bl.a. i form af overblik over de politiske prioriteringer i fagudvalgenes budgetproces, så der politisk kan arbejdes tværgående med det kommende års budget. 5/11
På budgetseminaret er opgaven for Byrådet således som en slags forberedelse til budgetforhandlingerne at drøfte det aktuelle budgetgrundlag og det samlede budgetmateriale. Budgetoplæg Debatten på budgetseminaret vil tage udgangspunkt i det udarbejdede budgetoplæg, som konkret vil bestå af: Budgetoversigt Handlingskatalog Oversigt over samtlige tekniske korrektioner endeligt teknisk budgetgrundlag Desuden vil følgende notater indgå som baggrundsmateriale: Økonomiske rammer og råderum (likviditetsprognose) Befolkningsprognose Nøgletalsnotat Regneark hvor effekt af ændringer til budgetoplæg aflæses (regnemaskine) Forslag til nærmere program vil blive forelagt Økonomiudvalg i juni. Økonomiudvalgets 1. behandling Den 29. august 1. behandles budgetoplægget af Økonomiudvalg, hvilket samtidig udgør startskuddet til de egentlige politiske budgetforhandlinger. Offentlig høring Efter 1. behandling på Økonomiudvalg sender borgmesteren budgetoplægget i offentlig høring i perioden 3. til 23. september. Høringssvar kan løbende læses på kommunens hjemmeside. Byrådets 1. behandling Den 5. september 1. behandles budgetoplægget af Byrådet. Borgermøde Der afholdes et borgermøde om budgetoplægget den 13. september, hvor forslag til program forelægges Økonomiudvalg i august. Møde med HovedMED Økonomiudvalget holder møde med HovedMED den 19. september. En drøftelse af den del af budgetforhandlingerne, der vedrører arbejds- og personaleforhold i kommunen samt gensidig orientering om relevante emner. Frist for politiske ændringsforslag Efter den offentlige høring er afsluttet igangsættes de politiske forhandlinger, der løber frem til 28. september kl. 18.00, hvor der er frist for partiernes fremsendelse af ændringsforslag. Økonomiudvalgets 2. behandling Den 3. oktober 2. behandles budgettet på Økonomiudvalg. 6/11
Byrådets 2. behandling formel vedtagelse af budget Den 10. oktober 2. behandles budgettet af Byråd og vedtages formelt. Fase 4. Implementering af budget 2019-2022: oktober og frem I den fjerde og sidste fase af budgetprocessen implementeres det vedtagne budget 2019-2022. Det vil sandsynligvis være sådan, at nogle af de vedtagne tiltag umiddelbart kan implementeres, mens andre kræver en større indsats. Konkret vil fagudvalg og Økonomiudvalget blive givet en status på implementeringen af de besluttede tiltag på møde i december. I denne status vil administrationen komme med forslag til, hvordan implementeringen sikres i praksis. Den konkrete implementering efter politisk godkendelse vil selvsagt ske ude på den enkelte arbejdsplads med den lokale leder som ansvarlig og med inddragelse af personalet. Del af allerede opfølgningsindsats på tidligere års budgetaftaler Herefter vil opfølgningen indgå i den allerede igangsatte opfølgning på tidligere års budgetter, som forelægges fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd kvartalsvis. I de løbende opfølgninger vil der bl.a. indgå oplysninger om: Er tiltaget udmøntet i budget eller placeret som rammebesparelse. Er tiltaget udmøntet i budgettet redegøres for, hvordan de reducerede budgetter efterleves i praksis. 7/11
Ved rammebesparelser redegøres for tiltag gennemførte som planlagte der muliggør reel realisering af tiltaget. Status på evt. igangsatte analyser. Der vil som udgangspunkt blive fulgt op på implementeringen af de enkelte tiltag i de kvartalsvise opfølgninger indtil tiltaget er udmøntet i praksis budgetmæssigt såvel som i adfærd. 8/11
Fase 1 Fase 2 9/11 Bilag 1. Skematisk oversigt over budgetproces Fase Dato Fagudvalgene Økonomiudvalget Byrådet Borgmesteren Februar Indstille budgetstrategien til Beslutte budgetstrategien Byrådet Marts Marts-maj April Maj Budgetstrategi til orientering samt effektiviseringsanvisning Dialog med relevante interessenter Indstille større spørgsmål og ønsker til Økonomiudvalg Indstille effektiviseringer og serviceniveauændringer til Økonomiudvalg Indstille anlægsønsker inklusiv udskudte anlæg mv. fra genopretningsplan til Økonomiudvalg Indstille råderum til Byråd -Rammenotat Indstille økonomiske til Byråd -Forslag til økonomiske Indstille økonomiske til Byråd -Forslag til økonomiske Orientering om befolkningsprognose Indstille større spørgsmål og ønsker fra fagudvalg til Byråd Indstille effektiviseringer og serviceniveauændringer fra fagudvalg og eget område til Byråd Indstille anlægsønsker inklusiv udskudte anlæg mv. fra genopretningsplan fra fagudvalg og eget område til Byråd Status teknisk budgetgrundlag Møde med HovedMED Juni Program budgetseminar 23. Beslutte råderum -Rammenotat Drøfte økonomiske -Forslag til økonomiske Beslutte økonomiske -Forslag til økonomiske Orientering om befolkningsprognose Beslutte hvilke større spørgsmål og ønsker, der skal arbejdes videre med Fagudvalgenes forslag samles i handlingskatalog til temadrøftelse 27. juni Fagudvalgenes anlægsønsker inklusiv udskudte anlæg mv. fra genopretningsplan samles i handlingskatalog til temadrøftelse 27. juni
Fase 3 10/11 Fase Dato Fagudvalgene Økonomiudvalget Byrådet Borgmesteren og 24. august 27. juni Temadrøftelse: -Samlet handlingskatalog -Nøgletalsnotat -Status teknisk budgetgrundlag August Program borgermøde 13. september 23. og 24. august Budgetseminar om budgetoplæg: -Budgetoversigt -Handlingskatalog -Oversigt over samtlige tekniske korrektioner endeligt teknisk budgetgrundlag -Rammenotat -Befolkningsprognose -Nøgletalsnotat -Regnemaskine 29. august Første behandling 3.-23. september Borgmesteren sender budgetoplæg i offentlig høring 5. september Første behandling 13. september Borgermøde 19. september Møde med HovedMED 23.-28. september kl. 18.00 Politisk forhandling og indgåelse af forlig 28. september kl. 18.00 Frist for aflevering af ændringsforslag til budget 2019-2022 3. oktober Anden behandling
Fase 4 11/11 Fase Dato Fagudvalgene Økonomiudvalget Byrådet Borgmesteren 10. oktober Anden behandling og formel vedtagelse af budget December Status på implementering af de besluttede forslag 2019 Sager fremlægges mhp. igangsættelse af ændringer og analyser sfa. budgetforliget Status på implementering af de besluttede tiltag Løbende status på tidligere års budgetaftaler Løbende status på tidligere års budgetaftaler