Budgetstrategi Budget 2019-22 Januar 2018
Indholdsfortegnelse Budgetstrategi 2019-22 2 Fase 1: Forberedelse og idégenerering 3 Forårsseminar den 20-21. april 2018 4 Fase 2: Fagudvalgenes budgetproces 5 Fase 3: Borgmesterens budgetoplæg og budgetforhandlinger 7 Budgetseminar den 31. august - 1. september 2017 8 Fase 4: Implementering af budget 2019-22 9 Bilag 1: Overblik over budgetprocessen 10 Bilag 2: Skematisk oversigt over budgetprocessen for 2019-22 11 Revideret i overensstemmelse med byrådets beslutning den 25. januar 2018 1
Budgetstrategi 2019-22 Indledning Budgetstrategien er den årlige proces for at lægge budgettet for det kommende år og de næste tre overslagsår. Budgetprocessen fokuserer på de konkrete tilpasninger og politiske prioriteringer i budgettet. Budgetprocessen er således et element i den overordnede og strategiske udvikling af kommunen, hvor også langsigtede udviklingstiltag og formuleringen af politikker og strategier spiller en væsentlig rolle. Formålet med budgetstrategien er at sikre et gennemarbejdet og velkvalificeret budgetmateriale, der kan danne grundlag for borgmesterens budgetforslag 2019-22 og de efterfølgende budgetforhandlinger. Budgetproces i fire faser Budgetprocessen er tilrettelagt i nedenstående fire faser, adskilt af et forårsseminar og et budgetseminar. På de følgende sider er de fire faser nær- mere beskrevet, og den samlede budgetproces fremgår af bilag 2. Forvaltningen understøtter processen med sager til fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd, som bl.a. omfatter 4 budgetnotater og 3 kataloger med forslag til politiske prioriteringer: Kataloger med forslag Katalog med politiske ønsker til budgettet Omprioriteringskatalog med servicereduktioner Effektiviseringskatalog Budgetnotater 1. Rammevilkår og budgetrammer 2. Befolkningsprognose 3. Nøgletalsnotat 4. Det administrative budgetgrundlag Den løbende budgetopfølgning er tilrettelagt, så den understøtter budgetprocessen. De forventede regnskaber for 2018 fremlægges i maj, august og november. 2
Fase 1: Forberedelse og idégenerering I den første fase af budgetprocessen vil Byrådet, Økonomiudvalget og fagudvalgene: Godkende Budgetstrategien for budget 2019-22. Have tid til politiske drøftelser af budgettet de kommende år. Kunne orientere sig i kommunens samlede økonomiske rammevilkår og ændringerne i befolkningens demografiske sammensætning, med de konsekvenser det har for kommunens økonomi på kort og på lang sigt. Afklare hvilke større politiske spørgsmål og ønsker, der skal indgå i den videre budgetproces for 2019-22 og afgive disse senest den 3. april. Afholde Forårsseminaret for Byrådet den 20-21. april. Budgetnotat 1: Rammevilkår og budgetrammer I budgetnotat 1 orienteres om rammevilkårene for budget 2019-22 samt fagudvalgenes budgetrammer, med udgangspunkt i det vedtagne budget og de aktuelle foreløbige budgetforudsætninger. Budgetnotat 2: Befolkningsprognose I budgetnotat 2 orienteres om ny befolkningsprognose, med udgangspunkt i nye tal fra Danmarks Statistik. Større politiske spørgsmål og ønsker I budgetprocessen er der lagt vægt på, at alle større politiske spørgsmål og ønsker indgår tidligt i processen, så budgetforhandlingerne sker på et velkvalificeret grundlag. Byrådet sætter med budgetstrategien derfor en frist for alle større spørgsmål og ønsker der kan indgå i budget 2019-22. Fristen er sat til den 3. april. Økonomiudvalget forelægges en oversigt på møde den 17. april. Forårsseminar for byrådet den 20-21. april 2018 Fase 1 af budgetprocessen afsluttes med Byrådets forårsseminar. Formålet med forårsseminaret er, at byrådet politisk kan drøfte den strategiske og fysiske udvikling af kommunen set over en årrække. Programmet for seminaret besluttes af Økonomiudvalget på mødet i marts. JANUAR MARTS APRIL Økonomiudvalg og Byråd beslutter Budgetstrategien for 2019-22. Budgetnotat 1: Rammevilkår og budgetrammer behandles i fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd. Fagudvalgene orienteres om Budgetstrategien. Fagudvalg og Økonomiudvalg beslutter dialogproces. Frist for større politiske spørgsmål og ønsker er den 3. april. Budgetnotat 2: Befolkningsprognose behandles i Økonomiudvalg og fagudvalg. Forårsseminar for Byrådet den 20-21. april. 3
Forårsseminar den 20-21. april 2018 Forårsseminarets formål og program Formålet med forårsseminaret er, at byrådet politisk kan drøfte den strategiske og fysiske udvikling af kommunen set over en årrække. Forårsseminaret er samtidig afslutningen på fase 1 og dermed overgang til fase 2 i budgetprocessen for 2019-22. Der tilrettelægges en tur rundt i kommunen til de steder, der især vil kendetegne den fysiske udvikling af kommunen i de kommende år. Byrådet skal senest med udgangen af 2019 vedtage en Planstrategi for den kommende periode. De væsentligste temaer heri vil indgå i rundturen og de politiske drøftelser på forårsseminaret. Forårsseminaret vil handle om budgettet og budgetprocessen. De politiske drøftelser vil bl.a. kunne tage afsæt i budgetnotat 1 om kommunens økonomiske rammevilkår og budgetnotat 2 med ny befolkningsprognose, samt de indkomne større politiske ønsker og spørgsmål til årets budgetproces. Der vil endvidere blive lagt op til en drøftelse af kommunens økonomistyringsprincipper samt de strategiske fokusområder i fagudvalgene. Efter Forårsseminaret udarbejder Forvaltningen initiativsager til fagudvalgene om de større politiske ønsker og spørgsmål, som byrådets partier har afleveret indenfor fristen. Forvaltningen fremlægger forslag til detailprogram for forårsseminaret til Økonomiudvalget.
Fase 2: Fagudvalgenes budgetproces I den anden fase af budgetprocessen omsættes input fra fase 1 til konkrete forslag til budgetændringer, der kan indgå i de politiske budgetforhandlinger. Fagudvalgenes opgave er, at: Indstille forslag til effektiviseringer til Økonomiudvalget og Byrådet. Behandle og prioritere initiativsager om større politiske spørgsmål og ønsker til brug for budgetforhandlingerne i fase 3. Initiativsagerne kategoriseres i drift, anlægsinvesteringer og analyser. Behandle og prioritere konkrete forslag til servicereduktioner til brug for budgetforhandlingerne i fase 3. Fase 2 afsluttes med, at Økonomiudvalget og Byrådet i august i budgetnotat 4 orienteres om det administrative budgetgrundlag. Effektiviseringskatalog Fagudvalgenes arbejde med effektiviseringer af driften sker med udgangspunkt i den af Byrådet vedtagne effektiviseringsstrategi for 2017-20. Den nuværende proces for arbejdet med effektiviseringer indebærer, at ledere af områder og institutioner melder konkrete forslag til effektiviseringer ind i et samlet effektiviseringskatalog, som forelægges til konkret beslutning i fagudvalg, Økonomiudvalg og Byrådet i maj. Effektiviseringer der ikke besluttes af Byrådet i maj flyttes til Omprioriteringskataloget med forslag til servicereduktioner. I december fremlægges endvidere en opsamling på yderligere effektiviseringer opnået i året. Omprioriteringskatalog med servicereduktioner Fagudvalgene udarbejder et katalog med forslag til eventuelle servicereduktioner på minimum 2% af budgettet på området, svarende til i alt minimum 28 mio. kr. Forslagene udgør et katalog, som Byrådet kan vælge imellem i budgetforhandlingerne i fase 3. Forslag fra tidligere års budgetprocesser indgår. Fagudvalgene foretager en politisk prioritering af forslagene ud fra hvilke forslag det politisk vil være mest/mindst ønskelige at gennemføre. Minimum 1/3 af forslagene skal beløbsmæssigt prioriteres grønne, og maksimum 1/3 må prioriteres røde. Fagudvalgene kan som led i prioriteringen af servicereduktioner i juni prioritere en større andel end 1/3 røde, såfremt udvalget selv fremkommer med yderligere forslag. Kataloget med servicereduktioner alene har til formål at belyse byrådets handlemuligheder, og ikke at det er forslag som nødvendigvis ønskes gennemført politisk. Anlægsinvesteringer Fagudvalgene drøfter ligeledes eventuelle ønsker til nye anlægsinvesteringer eller justeringer af allerede planlagte anlægsinvesteringer indenfor udvalgets område, fx som følge af ændringer i demografien. Forvaltningen udarbejder en oversigt over, hvilken fase de allerede besluttede anlæg er i jf. ejendomsstrategien som grundlag for drøftelserne. Budgetnotat 3: Nøgletalsnotat Forvaltningen udarbejder et nøgletalskatalog for kommunens serviceområder til brug for fagudvalgenes drøftelser. Nøgletal kan give et vist billede af Allerød Kommunes serviceniveau sammenlignet med andre kommuner. Der anvendes nøgletal fra Vive, da de i modsætning til mange andre nøgletal forsøger at tage højde for forskelle i befolkningssammensætningen i kommunerne. Katalog med politiske ønsker til budgettet Fagudvalgene behandler og prioriterer initiativsager om større politiske spørgsmål og ønsker, der er fremkommet inden fristen den 3. april. Når fagudvalgenes budgetproces er afsluttet, samles de initiativsager som fagudvalgene har oversendt til budgetforhandlingerne i et katalog med fagudvalgenes politiske ønsker til budgettet. Kataloget omfatter både anlæg og drift. Kataloget indgår som materiale til budgetforhandlingerne.
Dialogproces for fagudvalg og Økonomiudvalg Målet med fase 2 i budgetprocessen er at der politisk kan arbejdes ligeligt med effektiviseringer, nye initiativer til både drift og anlæg, samt forslag til servicereduktioner. Fagudvalgenes arbejde er således forberedende til budgetforhandlingerne i fase 3. Fagudvalgene gennemfører egen dialogproces med interessenterne på området om alle tre elementer, med udgangspunkt i de foreliggende budgetnotater, og sikrer at interessenternes synspunkter indgår i belysningen af forslagene. Økonomiudvalget beslutter den tværgående dialogproces. Budgetnotat 4: Det administrative budgetgrundlag Økonomiaftalen og de administrative budgetændringer indarbejdes i budgettet, og præsenteres for Økonomiudvalget og Byrådet i august som det administrative budgetgrundlag i budgetnotat 4. Administrative budgetændringer skyldes mer- eller mindreudgifter som følge af regnskab 2017 og ændrede budgetforudsætninger, løbende effektiviseringer, demografiudvikling, byrådsbeslutninger samt konsekvenser af økonomiaftale og lovændringer. Anlægsudgifter i det administrative budgetgrundlag vil svare til investeringsoversigten 2018-21, evt. revideret som følge af politiske beslutninger. I det administrative budgetgrundlag indsættes teknisk en anlægsramme fra det 4. overslagsår svarende til 50 mio. kr.forvaltningen følger KL s tilskudsmodel for skatter og udligning. Analyser Der er med budgetforliget for 2018-21 igangsat to egentlige nye analyser: Ældreområdet: Analyse af fremtidens boligformer for ældre og servicemålene på ældreområdet Ejendomme: Byggeteknisk analyse af kommunens dagtilbud. Der fremlægges sager for fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd, når analyserne er gennemført. Processen for byrådets arbejde med analyser følger budgetprocessen, og nye analyser besluttes derfor med budgetforliget for 2019-22. MAJ JUNI AUGUST Fagudvalgene indstiller Effektiviseringskatalog til beslutning i Byrådet. Fagudvalgene behandler indholdet i forslagene til servicereduktioner i Omprioriteringskataloget. Budgetnotat 3: Nøgletalsnotat. Fagudvalgene foretager en politisk prioritering af forslagene til servicereduktioner i Omprioriteringskataloget. Fagudvalgene behandler og prioriterer initiativsager med større politiske ønsker og spørgsmål (Del 1). Fagudvalgene drøfter og prioriterer anlægsinvesteringerne på udvalgets område. Fagudvalgene behandler og prioriterer initiativsager med større politiske ønsker og spørgsmål (Del 2). Budgetnotat 4: Administrativt budgetgrundlag : Økonomiudvalget og Byrådet orienteres om det administrative budgetgrundlag for 2019-22. 6
Fase 3: Borgmesterens budgetoplæg og budgetforhandlinger I den tredje fase af budgetprocessen gennemføres årets budgetforhandlinger. Fasen indledes med at Borgmesterens budgetoplæg offentliggøres, hvorefter der gennemføres høring. Derefter afholdes Byrådets budgetseminar, og endelig sker 1. og 2. behandling og afsluttes med vedtagelsen af budgettet i Byrådet. Borgmesterens budgetoplæg Borgmesteren udarbejder et budgetoplæg baseret på politiske forslag og input fra budgetlægningsprocessens to første faser samt på det administrative budgetgrundlag. Budgetoplægget sætter rammerne for de videre budgetforhandlinger. Byrådets 1. behandling af budgettet Borgmesterens budgetoplæg for 2019-22 udgør materialet til Byrådets 1. behandling af budgettet den 18. september. Byrådets 1. behandling består af, at budgettet oversendes til 2. behandlingen og dermed også de mellemliggende budgetforhandlinger. Borgermøde Budgetprocessens tredje fase indeholder et borgermøde den 29. august 2018. Programmet tilrettelægges af Økonomiudvalget i august. Temaet for borgermødet er borgmesterens budgetoplæg 2019-22. Høring Borgmesterens budgetoplæg for 2019-22 offentliggøres og sendes i høring den 27. august. Høringssvarene skal være kommunen i hænde senest den 6. september kl. 8.00. Budgetforhandlinger og budgetforlig De politiske budgetforhandlinger foregår i perioden den 3-23. september. Ændringsforslag og Byrådets 2. behandling af budgettet Fristen for politiske ændringsforslag til budgettets 2. behandling er fastsat til den 23. september. Budgettets 2. behandling er den 9. oktober. AUGUST SEPTEMBER OKTOBER Borgmesterens budgetoplæg offentliggøres den 27. august. Borgermøde om budgettet den 29. august. Høring af budgetoplægget gennemføres den 27. august til 6. september. Budgetseminar for Byrådet den 31. august - 1. september. 1. behandling af budgettet den 18. september. Budgetforhandlinger gennemføres i perioden den 3-23. september. Frist for ændringsforslag er den 23. september. 2. behandling af budgettet den 9. oktober.
Budgetseminar den 31. august - 1. september 2017 Formål og program for Budgetseminaret Formålet med budgetseminaret er, at Byrådet får et fælles grundlag bl.a. i form af overblik over de politiske prioriteringer i fagudvalgenes budgetproces, så der politisk kan arbejdes tværgående med kommunens samlede udvikling og det kommende års budget. På budgetseminaret er opgaven for byrådet således som forberedelse til budgetforhandlingerne, at drøfte det aktuelle budgetgrundlag og samlede budgetmateriale. Budgetmateriale Det samlede budgetmateriale udgør: Borgmesterens budgetoplæg Omprioriteringskatalog med fagudvalgenes politisk prioriterede forslag til servicereduktioner. Katalog med fagudvalgenes politisk prioriterede initiativsager vedrørende større spørgsmål og ønsker til budgetforhandlingerne (både drift og anlæg). Budgetnotaterne 1-4 Regneark til understøttelse af partiernes økonomiske prioriteringer. Høringssvar fra interessenter på borgmesterens budgetoplæg. Forvaltningen fremlægger et forslag til program til Økonomiudvalget i juni.
Fase 4: Implementering af budget 2019-22 I den fjerde og sidste fase af budgetprocessen implementeres det vedtagne budget 2019-22, og her vil Byrådet, Økonomiudvalget og fagudvalgene: Blive orienteret om status for implementering af budget 2019-22, Sager fremlægges for fagudvalg med henblik på igangsættelse af serviceændringer Anlæg vil blive behandlet efter Ejendomsstrategien, og der vil blive rejst sager på fagudvalgene. Der fremlægges sager for fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd, når analyser igangsat i budgetforlig, er gennemført. Indstille og beslutte forslag til effektiviseringer. af områder og institutioner melder konkrete forslag til effektiviseringer ind i et samlet effektiviseringskatalog, som første gang forelægges til konkret beslutning i fagudvalg, Økonomiudvalg og Byrådet i maj. De yderligere effektiviseringer, der er opnået i året fremlægges i en ny sag i december. Status for implementering af budget 2019-22 Økonomiudvalget orienteres om status for implementering af budgetforliget for 2019 22 i december. Her fremlægger Forvaltningen en oversigt og status for de emner, der fremgår af budgetforliget. Samtidig fremkommer Forvaltningen med forslag til den videre behandling af emnerne i budgetforliget. Anlæg vil efterfølgende blive behandlet efter Ejendomsstrategien, og der vil blive rejst sager på fagudvalgene. Sager vedr. implementering af budgetændringer fremlægges på fagudvalgene med henblik på igangsættelse. Fx vedrørende opstart af projekter, konkretisering af fagligt indhold eller nærmere fordeling af bevillingen på aktiviteter. Effektiviseringskatalog Fagudvalgenes arbejde med effektiviseringer af driften sker med udgangspunkt i den af Byrådet vedtagne effektiviseringsstrategi for 2017-20. Den nuværende proces for arbejdet med effektiviseringer indebærer, at ledere 9
Bilag 1: Overblik over budgetprocessen
Bilag 2: Skematisk oversigt over budgetprocessen for 2019-22 Fase Dato Fagudvalgene Økonomiudvalget Byrådet Borgmesteren FASE 1 Januar Indstiller budgetstrategien for 2019-22 til byrådet 6/2 Dialogmøde m. Hovedudvalget. Marts Budgetnotat 1: Rammevilkår og budgetrammer behandles. Orientering om Budgetstrategi. Budgetnotat 1: Rammevilkår og budgetrammer. Beslutter budgetstrategien for 2019-22. Budgetnotat 1: Rammevilkår og budgetrammer. Beslutter dialogproces vedr. forslag til nye initiativer (drift, anlæg og servicereduktioner). 13/3 Program for forårsseminar. 3/4 Frist for indsendelse af større spørgsmål og ønsker. 17/4 Oversigt over fremsendte større spørgsmål og ønsker behandles og prioriteres. Budgetnotat 2: Befolkningsprognose behandles. SVBU og BSU skal efterfølgende tage stilling til nødvendige kapacitetstilpasninger. 20/4-21/4 Maj Budgetnotat 2: Befolkningsprognose behandles i fagudvalg. SVBU og BSU skal tage stilling til nødvendige kapacitetstilpasninger. Forårsseminar for byrådet (fredag/lørdag uden overnatning). 11
Fase Dato Fagudvalgene Økonomiudvalget Byrådet Borgmesteren FASE 2 FASE 3 Maj Juni August 21/8 og 30/8 Indstiller Effektiviseringskatalog til beslutning i Byrådet. Behandler indholdet i forslagene til servicereduktioner i Omprioriteringskataloget. Politisk prioritering af forslagene til servicereduktioner i Omprioriteringskataloget. Behandler og prioriterer initiativsager med større politiske ønsker og spørgsmål (Del 1). Budgetnotat 3: Nøgletalsnotat Fagudvalgene behandler og prioriterer initiativsager med større politiske ønsker og spørgsmål (Del 2). Indstiller Effektiviseringskatalog til beslutning i Byrådet. Budgetnotat 3: Nøgletalsnotat. Program for budgetseminar den 31. august 1. september. Budgetnotat 4: Administrativt budgetgrundlag. Program for borgermødet den 29. august. Beslutning om udmøntning af effektiviseringer. Budgetnotat 3: Nøgletalsnotat. Budgetnotat 4: Administrativt budgetgrundlag. Dialogmøde m. Hovedudvalget. 27/8 Borgmesterens budgetoplæg 2019-22 sendes i høring. 27/8-6/9 Høringsperiode for budget 2019-22. 12
Fase Dato Fagudvalgene Økonomiudvalget Byrådet Borgmesteren FASE 4 29/8 Borgermøde vedr. budget til 1. behandling. 31/8-1/9 Budgetseminar for byråd (fredag/lørdag med overnatning). 11/9 og 1. behandling af budget 2019-22. 1. behandling af budget 2019-22. 18/9 3/9-23/9 23/9 Frist for aflevering af ændringsforslag til budget 2019-22. 2/10 og 9/10 Dec. Indstiller Effektiviseringskatalog til beslutning i Byrådet. 2. behandling og indstilling om vedtagelse af budget 2019-22 herunder valg af udskrivningsgrundlag, skatteprocenter og takster. Indstiller Effektiviseringskatalog til beslutning i Byrådet. 2. behandling og endelig vedtagelse af budget 2019-22 herunder valg af udskrivningsgrundlag, skatteprocenter og takster. Beslutning om udmøntning af effektiviseringer. 4/12 Status for implementering af budgetforlig 2019 22. 13/12 Trykt budget udleveres. 2019 Sager fremlægges med henblik på igangsættelse af ændringer og analyser som følge af budgetforliget. Sager fremlægges med henblik på igangsættelse af ændringer og analyser som følge af budgetforliget. Sager fremlægges med henblik på igangsættelse af ændringer og analyser som følge af budgetforliget. Politiske forhandlinger og indgåelse af budgetforlig. 13