Database Access 2010

Database Access 2010 Side 3 af 97

Af: Charlotte Cederstrøm Forlag: IT-Univers ApS Telefon: 2177 3463 E-mail: info@it-univers.dk Web: www.it-univers.dk År: 2014 ISBN: 978-87-91642-75-3 Gengivelse af denne bog eller dele heraf uden tilladelse er ikke tilladt ifølge gældende dansk lov om ophavsret. Materialet må ikke kopieres Side 2 af 102

ICDL DATABASE, ACCESS 2010 IT Univers København 2014 Side 3 af 102

Indholdsfortegnelse Introduktion... 6 Introduktion til databaser... 7 Generelt... 7 Databaser Access... 10 Databasen - Tabeller... 10 Forspørgsler... 10 Formularer... 11 Rapporter... 11 Makro/Moduler/Visual Basic... 11 Minimere og genskabe bånd... 11 Placere kommandoer på Hurtig Adgangs linjen... 13 Hjælp... 15 Åbn programmet Access... 16 Opret database... 17 Oprette, gemme og lukke database... 20 Tabeller... 21 Generelt... 21 Oversigt over Datatyperne... 26 Indtaste data/oprette nye poster i en tabel... 29 Redigering i databasen... 32 Redigere data... 32 Fortryd og annuller fortryd... 32 Slette poster... 33 Søge efter bestemte data... 37 Filtrere tabel... 39 Relationsdatabaser... 41 Relationer... 41 Materialet må ikke kopieres Side 4 af 102

Oprette og slette relationer... 43 Anvende regler på relationer... 45 Feltegenskaber... 51 Forespørgsler... 54 Generelt... 54 Kriterier... 57 Oprette en forespørgsel... 60 Åbn/Luk forespørgsel/skift mellem visningsformerne... 63 Formularer... 66 Generelt... 66 Udskrivning og Sideopsætning... 73 Rapporter... 78 Generelt... 78 Repetitionsøvelser... 93 DANSK IT Modul 5 Database... 99 Materialet må ikke kopieres Side 5 af 102

INTRODUKTION Materialet er udviklet som undervisningsmateriale til kurser og selvstudium i grundlæggende Access bl.a. ICDL modul 5. De højrestillede talangivelser i parenteser i materialet henviser til kompetencemålene i Syllabus 5.0 ICDL fra DIT (DANSK IT). Syllabus er sat ind på de sidste sider i dette hæfte. Der skal anvendes øvefiler til øvelserne i hæftet. Øvefilerne kan downloades fra www.it-univers.dk. Materialet er godkendt af DIT (DANSK IT). Materialet må ikke kopieres Side 6 af 102

INTRODUKTION TIL DATABASER GENERELT (5.1.1.1, 5.1.1.2, 5.1.1.3) En database er en samling af oplysninger, som er gemt elektronisk på en struktureret måde. Oplysningerne er gemt i tabeller i en eller flere filer, alt efter hvilken database du bruger. Tabellerne er databasens byggestene. Når du skal oprette en database, er du nødt til at danne dig et overblik over, hvilke informationer din database skal indeholde. Du skal endvidere have et overblik over, hvordan de ønskede informationer skal kunne trækkes ud af databasen igen i form af formularer og rapporter. Forestil dig, at du skal opbygge en database over medlemmer i en badmintonklub. Du er altid nødt til at starte med en grundig analyse af informationsbehovet, dvs. bl.a. finde ud af, hvilke informationer du skal bruge, samt i hvilke tabeller de bør ligge. I badmintonklubben kan du f.eks. bruge følgende registrant af medlemmerne: Navn og adresse Telefon Fødselsdato Indmeldelsesdato Type: junior eller senior Kontingent: betalt/ikke betalt Når du har analyseret informationsbehovet, har du måske fundet ud af, at der er flere oplysninger, der skal registreres. F.eks. mangler der en meget vigtig oplysning, nemlig: Postnummer og by. Først når du er helt klar over, hvad du vil, skal selve databasen konstrueres, således at den kan fungere korrekt. Tabellerne er som nævnt databasens byggesten, og det er derfor meget vigtigt, at man får konstrueret tabellerne korrekt fra starten. Oplysningerne deles nemlig op i tabeller og knyttes sammen via relationer imellem tabellerne. For at skabe relationerne knytter man såkaldte nøglefelter til hinanden i tabellerne. Når tabellerne har indbyrdes relationer, kaldes databasen en relationsdatabase. Materialet må ikke kopieres Side 7 af 102

Vi vender et øjeblik tilbage til registranten over badmintonklubbens medlemmer, hvor vi fandt ud af, at der manglede postnummer og by. Postnummer og by hænger entydigt sammen (til et postnummer svarer én og kun én by), så måske kan vi indrette vores database, så vi kan slippe for at taste alle bynavnene ind, når vi først har tastet postnummeret. Ovennævnte proces kaldes at normalisere en database. Når man deler informationer op i mindre enheder, undgår man at gentage data i tabellerne. Man kalder det for redundans, når en oplysning er gentaget, uden det er strengt nødvendigt. Hvis vi ser på de data, vi skal registre i badmintonklubben, kan vi se, at vi skal registrere medlemmets navn. Men navnet består jo både af et fornavn og et efternavn og indeholder i princippet to informationer: 1) et fornavn og 2) et efternavn. Hvis vi bibeholdt en registrering, der kun hed navn, så ville vi ikke kunne sortere vores felt Navn alfabetisk på efternavn (fordi feltet også indeholder et fornavn), men hvis vi opdeler feltet i både fornavn og efternavn, så får vi mulighed for at sortere alfabetisk. TO TABELLER MED EN RELATION. Hver tabel består af nogle felter f.eks. Medlemmer består af felterne: Medlemsnummer, Fornavn, Efternavn, Adresse, Postnummer og Kategori. En post består af de informationer i felterne der hører sammen: Materialet må ikke kopieres Side 8 af 102

Hvert felt er defineret med længde og type. Fornavn er defineret som et tekstfelt (både tal og bogstaver kan indtastes) og har max. længde på 50 karakterer. Materialet må ikke kopieres Side 9 af 102

DATABASER ACCESS Når du åbner programmet Access 2010 kan du straks vælge: Som ved et dobbeltklik åbner en database, som er klar til at blive designet. DATABASEN - TABELLER Databasen opretter automatisk én tabel, det er udgangspunktet til hele databasen. Hvis databasen skal bestå af flere tabeller med relationer opretter du selv disse. Alle elementerne i Access kan du finde under fanen Opret. FORSPØRGSLER Når databasen er konstrueret og du har tastet data i den, så kan du begynder at anvende det. Formålet med en database er at finde oplysningerne igen. Til at udtrække bestemte oplysninger opretter du forespørgsler f.eks. alle der spiller håndbold og som har et bestemt postnummer. Materialet må ikke kopieres Side 10 af 102

FORMULARER Til at præsentere databasen på skærmen opretter du formularer. Du kan selv designe formularerne så data er lette at få overblik over. RAPPORTER Hvis data skal udskrives på papir, så opretter du rapporter, hvor du kan designe opsætningen af data hvilke data skal vises og i hvilken rækkefølge osv. MAKRO/MODULER/VISUAL BASIC Disse avancerede funktioner og indgange falder uden for PC-kørekort. Se eventuelt PC-kørekort Avanceret for at få mere at vide. MINIMERE OG GENSKABE BÅND (5.2.1.4) Her vises båndet under fanen Startside. Båndene består af en række knapper og valgmuligheder. Hvert faneblad har et bånd, som vises ved klik i fanens navn. Materialet må ikke kopieres Side 11 af 102

Minimér og genskab båndet HVAD VIL JEG Få skjult båndet HVORDAN GØR JEG Højreklik på båndet eller [Ctrl] + [F1] Få vist båndet Højreklik i menulinje Fjern markering eller [Ctrl] + [F1] ØVELSE 1- MINIMÉR BÅNDET 1. Åbn en ny database 2. Minimér båndet 3. Genskab båndet Materialet må ikke kopieres Side 12 af 102

MENUPUNKTET FILER Her ligger kommandoer som har at gøre med filer: Gemme, åbne, udskrive og så videre samt Indstillinger for programmet Access 2010. Dette punkt kaldes Microsoft Office Back-stage. PLACERE KOMMANDOER PÅ HURTIG ADGANGS LINJEN Når du arbejder i Access, kan det være nyttigt at placere flere kommandoer på Hurtig adgangs linjen. Den er placeret i toppen af skærmen og kan bruges som supplement til kommandoerne på båndene. Hvis der ikke er en knap for den kommando eller de funktioner, som du ofte bruger, kan du selv tilføje den. På den måde slipper du for at skulle ind under de samme faner og grupper mange gange. Det gør dit arbejde hurtigere og mere effektivt. Her er f.eks. knappen Udskriv med i Hurtig Adgangs linjen Placere flere kommandoer på Hurtig Adgangs linien HVAD VIL JEG HVORDAN GØR JEG Placere flere kommandoer på Hurtig Adgangs linjen Vælg hvilke fane kommandoen kommer fra via rullelisten Materialet må ikke kopieres Side 13 af 102

Markér ønsket kommando Klik på Tilføj Kommandoen flyttes til højre side Klik OK når du er færdig Ændre rækkefølgen af kommanoderne Klik på kommandoen til højre Klik på Klik OK når du er færdig Fjerne kommandoer Find kommando i højre side OK ØVELSE 2 PLACERE KOMMANDOER PÅ HURTIG ADGANGS LINJEN 1. Tilføj ikonet Print til Hurtig Adgangs linjen Materialet må ikke kopieres Side 14 af 102

HJÆLP (5.2.1.5) Når du arbejder i Access, har du, som i de andre Office-programmer, en Hjælp funktion. Når du har aktiveret Microsoft Access Hjælp, kan du foretage en søgning efter et specifikt emne/begreb. Flere steder i Access kan du undervejs i dialogbokse aktivere Hjælp. Materialet må ikke kopieres Side 15 af 102

ÅBN PROGRAMMET ACCESS (5.2.1.1) Når du åbner programmet Access 2010, ser du dialogboksen fra punktet Nyt. Her fra kan du oprettet en ny database ud fra en Tom database dvs. uden tabeller eller indhold eller vælge nogle Eksempelskabeloner eller Officeskabeloner, som er designet til særlige opgaver f.eks. en kartotek Contacts. Du vil blive ført igennem oprettelsen af en database. I dette materiale arbejder vi ud fra en Tom database og opretter selv alle nødvendige dele og faciliteter undervejs. Access lukkes som andre vinduer/programmer i krydset øverst til højre. Materialet må ikke kopieres Side 16 af 102

OPRET DATABASE (5.2.1.3) Hvis du har valgt at oprette en ny Tom database, er det en gode idé med det samme at gemme databasen. I Access gemmes der nemlig løbende, mens du arbejder, og derfor skal du starte med at give din databasefil et sådant navn, at den kan kendes igen på navnet. Når du har givet din database et beskrivende navn, er du klar til at oprette den. Database får filtypen efternavnet.accdb (Access DataBase). Dette bør ikke ændres. Du kan flytte, kopiere og omdøbe en databasefil fra vinduet Åbn. Når du valgt en Tom database, åbner Access med en tom tabel, som du skal designe. Materialet må ikke kopieres Side 17 af 102

I dette vindue kan du designe din tabel, dvs. bestemme kolonneoverskrifter i tabellen, som kaldes for felter eller feltnavne og vælge datatype Tekst, Tal, Valuta osv. Når du arbejder i Dataarkvisning, så kan du se indholdet af posterne Hvis du skal arbejde lidt grundigere med designet af felterne f.eks. bestemme hvor mange karakterer (tegn) der må tastes f.eks. i feltet Fornavn så skal du åbne Tabellen i Designvisning. Dataarkvisning Designvisning Materialet må ikke kopieres Side 18 af 102

Dit databasevindue er tomt, når du starter, men efterhånden som du opretter databaseobjekter, kommer de til at stå i databasevinduet, som du ser herunder, hvor databasen Klub er oprettet. Du kan se alle dine Access-objekter ved at slå visning til ved pilen: Sæt visning af alle objekter Vis alle Access-objekter Materialet må ikke kopieres Side 19 af 102

OPRETTE, GEMME OG LUKKE DATABASE (5.2.1.2, 5.2.1.3) Når du taster data ind i tabeller bliver de automatisk gemt. Access vil spørge om ændringer i objekter skal gemmes. Dette giver en høj sikkerhed for, at arbejde bliver gemt, og er forudsætningen for at Access kan arbejde som flerbrugersystem. Oprette, gemme og lukke en database HVAD VIL JEG HVORDAN GØR JEG Oprette og gemme en ny database (Microsoft Office ) Angiv Filnavn og placering og vælg Opret Lukke database Eller [Alt] + [F4] ØVELSE 3 OPRETTE EN TOM DATABASE 1. Opret en tom database - gem den med navnet Familie og venner 2. Luk databasen Materialet må ikke kopieres Side 20 af 102

TABELLER GENERELT (5.1.2.1, 5.1.2.2, 5.1.2.5, 5.3.2.5) Når du vil oprette en database, skal du designe og oprette de tabeller, der skal indeholde de oplysninger, der skal registreres. Det første skridt, når du vil oprette en tabel, er at du skal designe betingelserne for tabellen. Det vil sige, at du skal overveje, hvilke datatyper, der skal indtastes. For at definere det indhold, der skal indtastes i tabellen, skal man både definere Feltnavne den indholdsmæssige side, så som f.eks. Fornavn, Efternavn etc. - og hvilken datatype der skal tilknyttes til selve Feltnavnet, f.eks. vil Feltnavnet Fornavn have datatype Tekst. Derimod vil et felt, hvor der skal indtastes Fødselsdatoer skulle sættes til datatypen Dato og Klokkeslæt. Datatypen skal du vælge ud fra en liste, og den er afgørende for, hvilke data du senere kan indtaste i feltet. Når man vælger et Feltnavn, er det meget vigtigt, at man bruger navne, der kun beskriver en egenskab (et attribut) for at sikre tabellens entydighed. F.eks. er Feltnavn Navn ikke entydig i forhold til, om der skal indtastes både fornavn og efternavn. Derfor vil man altid vælge to felter, nemlig Fornavn og Efternavn. Primær nøgle Materialet må ikke kopieres Side 21 af 102

Denne tabel i designvisning har fået indtastet Feltnavne og de dertil hørende Datatyper, såvel som en beskrivelse. Hver tabel bør tildeles en primærnøgle. Primærnøglen er ét felt, som er unik for alle poster. Det kan f.eks. være cpr-nummer, varenummer og lignende. En primærnøgle kan (og må) ikke indeholde samme værdi (dubletter) i flere poster. Access bruger primærnøglen til at kende forskel på posterne i en tabel og i forbindelse med relationer, det vil sige sammenkædning af data i flere tabeller. Du placerer en primærnøgle ved at sætte markøren i feltnavnet og så klikke på knappen Når du er færdig med at definere din tabel i Designvisningen, kan du indtaste de oplysninger, dvs. poster, som skal registreres i selve tabellen. For at kunne gøre det skal du skifte til en anden visningsformen Dataarkvisning. Herunder ser du en færdig tabel, der allerede er udfyldt med oplysninger i dataark-visning: Post Postvælger Materialet må ikke kopieres Side 22 af 102

De felter du har defineret i Designvisningen for din tabel, vises nu som kolonneoverskrifterne i din tabel. Nu kan du indtaste dine oplysninger i de enkelte rækker. En række viser en post i databasen. En række svarer faktisk til et kartotekskort i gamle dage, hvor vi opbevarede kartotekskort i sorte kasser. I bunden af din tabel kan du ved hjælp af postvælgere blade rundt i din tabel. Du kan indtaste nye poster direkte i en tabel i dataarkvisning eller bruge en tom formular til at hjælpe med indtastningen. OPRETTE EN TABEL (5.2.2.1, 5.3.2.1) Inden du kan taste oplysninger ind i en database, skal du have designet tabellen, som skal indeholde dine data. Det svarer til at lave et spørgeskema, hvor der gøres klar til, at brugeren kan skrive oplysninger ind i bestemte felter. Oprette en tabel HVAD VIL JEG HVORDAN GØR JEG Oprette en tabel i en åbnet database Vælg datatype for det første felt Navngiv feltet og fortsæt med øvrige feltnavne Vælg Designvisning hvis du vil knytte begrænsninger til feltet (f.eks. antal tegn). Gem tabel med sigende navn Materialet må ikke kopieres Side 23 af 102

Angive et nøglefelt I designvisning: Markér det felt, du ønsker at bruge som nøglefelt Fjerne nøgle fra et felt Marker rækken for det felt, som har fået tildelt primær nøgle Klik på knappen for primær nøgle og nøglen bliver fjernet ØVELSE 4 - OPRETTE EN TABEL 1. Opret databasen Familie og venner 2. Opret en tabel i databasen 3. Opret tabellen i Designvisning 4. Tabellen skal indeholde følgende felter. Du vurderer selv hvilke datatyper, der skal anvendes: 5. Luk den færdige tabel Fornavn Efternavn Adresse Postnummer Telefonnummer Fødselsdag 6. Gem tabellen under navnet Grunddata 7. Access oplyser dig om, at du ikke har valgt en primær nøgle og spørger, om programmet skal oprette et nøglefelt. Klik på Ja 8. Tabellen lukkes 9. Åbn tabellen Grunddata fra databasevinduet igen i Designvisningen og se, hvor Access har oprettet et nøglefelt OBS! Når Acces opretter et nøglefelt, bruges som standard altid Feltnavn ID og Datatype Autonummerering. Dette kan du selv ændre. Materialet må ikke kopieres Side 24 af 102

LUKKE/ÅBNE EN TABEL (5.2.2.1) Når du er færdig med at arbejde med en tabel, kan den lukkes uden at gemme, fordi de poster, som du indtaster gemmes automatisk. Luk eller åbn en tabel HVAD VIL JEG Lukke en tabel Åbne en tabel HVORDAN GØR JEG Klik på krydset til højre under båndet Dobbeltklik på tabellen til venstre på skærmen ØVELSE 5 ÅBN ELLER LUK TABEL 1. Åbn tabellen Grunddata i Familie og venner i dataarkvisning 2. Luk tabellen Materialet må ikke kopieres Side 25 af 102

OVERSIGT OVER DATATYPERNE (5.1.2.3, 5.1.2.4) Når du vælger en datatype, så fortæller du Access, hvilken form for data du vil indtaste i feltet. Der findes følgende datatyper: Datatype Forklaring Eksempel Tekst Maks. 255 tegn (angiv altid maksimum) Nyvej 3 (alfanumerisk) Notat Bruges til længere tekster 65.535 tegn Bemærkninger /kommentarer m.m. Tal Brug tal hvis der skal laves beregninger (vælg undertype under format) 1250 Dato og klokkeslæt Bruges til datoer og tidspunkter 18.04.2005 Valuta Sætter valutasymbol automatisk foran tal Kr. 15,- Autonummerering Kan bruges til at give forløbne numre 1-2-3-4. Ja/nej Sand/falsk (vælg type under format) OLE-objekt Bruges til billeder og dokumenter Hyperlink Hvis du skal indsætte en web adresse eller bruge e-mail www.it-univers.dk Vedhæftet fil En fil som er knyttet til posten Et Worddokument Beregnet Guiden Opslag Et felt som indeholder en beregning ud fra formel/udtryk du opstiller Bruges til at lave opslag fra én tabel til en anden Læg tallene fra to andre kolonner sammen I eksemplet på s. 10 kan du se, at feltet Fornavn er et tekstfelt, som har en feltstørrelse på 50 tegn (det felt, hvor feltmarkøren er placeret). Det betyder, at du maksimalt kan skrive 50 tegn i feltet Fornavn. Dette tal kan ændres ved simpelthen at skrive et andet tal i stedet for. Feltet kan maksimalt være på 255 tegn. Du skal imidlertid være opmærksom på, at hvis du sætter tallet for højt, så vil din database komme til at fylde mere og derfor være langsommere at arbejde med. Bruger du kun 4 tegn, men har sat feltstørrelsen til 50, så vil hver post bruge 50 tegn i feltet. Materialet må ikke kopieres Side 26 af 102

Du kan se mere om datatyper ved at gå ind i en tabel i designvisning, stille dig i et felts datatype og trykke på F1-tasten på dit tastatur. Inde i hjælpefunktionen vil du få en beskrivelse af de enkelte datatyper. Hvis du vil arbejde videre med Access, bør du finde tid til at læse disse igennem. Udgangspunktet for at arbejde med en database er, at du har mindst én tabel med informationer. OVERSIGT OVER VISNINGSFORMER (5.2.2.2) I Access arbejder vi med "visningsformer". Når du ser på dataene eller indtaster dataene i en formular, så arbejder vi med følgende begreber: Dataarkvisning og Designvisning Hvad vil jeg Vise data i en tabel Vise data i en formular Vise data i en forespørgsel Vise data i en rapport Ændre eller oprette en tabel Ændre eller oprette en formular Ændre eller oprette en forespørgsel Ændre eller oprette en rapport Visningsform Dataarkvisning Formularvisning Dataarkvisning Rapportvisning Designvisning Designvisning Designvisning Designvisning Materialet må ikke kopieres Side 27 af 102

Når du f.eks. vil ændre eller oprette noget i en database, kan du se i skemaet, at du skal bruge designvisning. Det svarer til, at en designer laver snitmønstre til en kjole. Når du vil vise eller se data, du har indtastet, skal du bruge dataarkvisning, formularvisning eller rapportvisning. Ændre visningsformen i tabellen HVAD VIL JEG Skifte mellem tabellens: Designvisning til Dataarkvisning HVORDAN GØR JEG Når du står i visningsformen Dataarkvisning vælg Designvisning Skifte mellem tabellens: Designvisning til Dataarkvisning Når du står i visningsformen Designvisning vælg Dataarkvisning ØVELSE 6 ÆNDRE VISNINGSFORMEN I TABELLEN 1. Åbn tabellen Grunddata fra databasevinduet i Designvisning 2. Skift til Dataarkvisning 3. Skift tilbage til Designvisning 4. Luk tabellen Materialet må ikke kopieres Side 28 af 102

INDTASTE DATA/OPRETTE NYE POSTER I EN TABEL (5.3.1.1, 5.3.1.2) Når du har designet en tabel, er den klar til, at du kan taste dine data ind. Informationerne kan du have på papir som kartotekskort, telefonlister, varelister m.m. Hvis du har dataene elektronisk f.eks. i et regneark, er det muligt at hælde dem over i en database, så du ikke skal taste det hele ind igen. Til dette formål findes der en Guide, der hjælper dig med at importere data. Den visningsform, du anvender til indtastning, kaldes Dataarkvisning. Indtaste data i en tabel HVAD VIL JEG Indtaste data i en tabel Indtaste data HVORDAN GØR JEG Dobbeltklik på den tabel du vil åbne Sæt markøren under første felt i første række indtast Indtast i de forskellige felter. Brug [TAB] til at komme fra et felt til det næste Brug [ENTER] til at skifte til næste række Nøglefeltet skal altid udfyldes hvis det ikke er et autonummereret felt som Access udfylder ØVELSE 7 INDTAST DATA I TABEL 1. Åbn databasen Familie og venner 2. Indtast mindst fem personer i tabellen Grunddata. Du finder selv på navne 3. HUSK: Du har valgt autonummerering for dit nøglefelt. Her, i dette tilfælde, nummererer Access automatisk, så du blot behøver at tabulere [TAB] til næste felt 4. Luk databasen Materialet må ikke kopieres Side 29 af 102

NAVIGERE I TABELLER VED HJÆLP AF KNAPPER (5.2.2.4) Du kan navigere i tabeller ved hjælp af Navigationsknapperne, der er placeret nederst i vinduet. Første post Forrige post Næste post Sidste post Tast det nummer der skal flyttes til Tom (ny) ÆNDRE KOLONNEBREDE/INDSÆT NY KOLONNE/FLYT KOLONNE (5.3.2.7, 5.3.2.8) Du kan ændre kolonnebredden i en tabel ved at trække i den lodrette streg mellem to kolonneoverskrifter eller dobbeltklikke på stregen. Hvis du dobbeltklikker, vil kolonnens bredde bestemmes af indholdet i kolonnen. Materialet må ikke kopieres Side 30 af 102

Du kan ændre rækkefølgen af kolonnerne ved at klikke på kolonnens overskrift én gang så den bliver markeret og derefter trække den hen til den nye placering. Du har mulighed for at indsætte en ny kolonne i din tabel i dataarkvisning for så at definere feltnavn og datatype i Designvisningen. Det anbefales dog at gøre det direkte i Designvisningen. Redigere kolonnebredde i en tabel/indsæt kolonne/flyt kolonne HVAD VIL JEG Ændre bredde eller rækkefølge af rækker i en tabel Indsætte ny kolonne i dataarkvisning Ændre rækkefølge af kolonnerne HVORDAN GØR JEG Åbn tabellen i dataarkvisning Træk i den lodrette streg mellem to kolonneoverskrifter eller sort dobbeltpil dobbeltklik på stregen Markér en eksisterende kolonne Vælg Fanen Dataark Gruppen felter & kolonner Indsæt Den nye kolonne indsættes til venstre af den markerede kolonne Skift til Designvisning og definere Feltnavn og datatype! Åbn tabellen i Dataarkvisning Marker den kolonne, der skal flyttes Hold venstre musetast ned og træk til den ønskede position Materialet må ikke kopieres Side 31 af 102

REDIGERING I DATABASEN (5.2.2.4) REDIGERE DATA En gang imellem har man brug for at ændre data i en tabel, uden at lave om på designet. F.eks. hvis en person i tabellen har skiftet adresse. Dataændringer foregår i dataarkvisning. Redigere data i en tabel HVAD VIL JEG Ændre data i en tabel HVORDAN GØR JEG Åbn tabellen i dataarkvisning Klik i det felt, hvor du vil ændre data (brug slette/rette taster) Se evt. afsnittet: Søge efter bestemte data Afslut ved at klikke på Access gemmer dine ændringer ØVELSE 8 - REDIGERE DATA 1. Skift adresse og navn på et par af de indtastede personer i tabellen Grunddata FORTRYD OG ANNULLER FORTRYD Næsten alle handlinger, du foretager i programmet, kan fortrydes Det er også muligt at annullere fortryd, hvis du opdager, at det alligevel var godt nok, det du havde lavet. Du skal være opmærksom på, at du IKKE KAN FORTRYDE sletning af poster i en tabel. Derfor får du et vindue på skærmen, der advarer dig om konsekvensen ved at slette posten. Fortryd funktion HVAD VIL JEG Fortryde handling HVORDAN GØR JEG eller [Ctrl] + [z] Annullere fortryd eller [Ctrl] + [y] ØVELSE 9 FORTRYD FUNKTION 1. Afprøv fortryd og annuller fortryd 2. Ændre f.eks. et efternavn i en af dine poster 3. Fortryd Materialet må ikke kopieres Side 32 af 102

SLETTE POSTER (5.3.1.1) I en database vil du have brug for at slette poster, f.eks. kunder, der ikke længere ønsker at være registreret i vores database. Poster slettes i dataarkvisning. Når du sletter en post, kan du ikke fortryde denne handling. Slette post HVAD VIL JEG Slette en post HVORDAN GØR JEG Markér post helt til venstre så hele rækken er markeret eller højreklik i post: ØVELSE 10 SLETTE POSTER 1. Åbn databasen Familie og venner 2. Slet en post i tabellen i Grunddata 3. Indtast en ny post og undersøg, hvilken konsekvens sletningen af den ene post har på nøglefeltet, når tabellens primære nøgle har datatype autonummerering 4. Luk databasen TILFØJE ELLER SLETTE FELT I TABEL Efter at du har oprettet en tabel, opdager du, at du har informationer, der ikke er afsat noget felt til det kan f.eks. være faxnummer eller e-mailadresse. Dette skal nu tilføjes til den eksisterende tabel. (5.3.2.4) Materialet må ikke kopieres Side 33 af 102

Det kan også være, at du under indtastning opdager, at du har valgt en forkert datatype, f.eks. tal i stedet for tekst. Nu er det selve udformningen af tabellen, du skal ændre på, og det foregår som nævnt i designvisning. Tilføje og slette et felt i tabel HVAD VIL JEG Tilføje et felt HVORDAN GØR JEG Åbn tabellen i designvisning Tilføj det nye feltnavn under de andre og vælg datatype og Ja for at gemme eller Klik for at tilføje og vælg datatyper og tast derefter feltnavn Slette et felt alle data i feltet slettes også Åbn tabellen i designvisning Marker feltet eller Åbn tabellen i dataarkvisning Højreklik i feltnavn og vælg Ændre datatype på felt Åbn tabellen i designvisning Klik på det felt, du ønsker at ændre Skift datatype fra rullelisten Omdøbe et feltnavn Åbn tabellen i designvisning Marke det feltnavn, du ønsker at ændre og tast nyt navn oveni Vælg Ja for at gemme når du skifter til dataarkvisning Materialet må ikke kopieres Side 34 af 102

ØVELSE 11 TILFØJE OG SLETTE FELT I TABEL 1. Åbn databasen Familie og venner 2. Tilføj feltet email til tabellen Grunddata 3. Slet feltet fødselsdag 4. Skift til dataarkvisning og se forandringen, der er sket med tabellen 5. Luk databasen 6. Åbn databasen klub og tilføj et felt i tabellen Medlemmer: Indmeldelsesdato af datatypen dato. Indtast derefter værdier i dataarkvisningen. Gem og luk. SLET EN TABEL (5.2.2.3) Hvis du vil slette en tabel, skal du slette den fra listen over tabeller i databasen. Når tabellen slettes forsvinder også alle de data du eventuelt har tastet ind i tabellen. Slette en tabel HVAD VIL JEG Slette en tabel HVORDAN GØR JEG Marker tabellen i oversigten over Access-objekter Højreklik på tabellen Slet Eller Tast [Delete] Ingen øvelse til denne funktion. Materialet må ikke kopieres Side 35 af 102

UDSKRIV EN TABEL (5.6.2.1, 5.6.2.2) For at få overblik over data, kan du have brug for at udskrive en tabel. Oftest anvender man rapporter i Access til udskrifter mere om det senere. Udskriv en tabel HVAD VIL JEG Udskriv en tabel HVORDAN GØR JEG Åbn tabellen i dataarkvisning Vælg Alt, evt. antal sider eller markerede poster Skift evt. til liggende A4 under Materialet må ikke kopieres Side 36 af 102

SØGE EFTER BESTEMTE DATA (5.4.1.1) Når man arbejder med en database, vil hovedparten af arbejdet ofte gå ud på at finde en bestemt post eller en bestemt oplysning. En database vil måske indeholde tusindvis af poster. Hvis du leder efter en bestemt post eller oplysning, kan du derfor spare tid ved at anvende søgemulighederne i programmet. Søge efter en post HVAD VIL JEG Finde en bestemt post ud fra ord, tal eller dato HVORDAN GØR JEG Åbn en tabel i dataarkvisning Klik i det felt, som skal være kriterium for din søgning Indtast det ord du søger efter i Søg efter: Ændre Kriterium for søgningen I Søge-dialogboksen kan f.eks. vælges at der skal søges i alle felter Aktuelt dokument i stedet for kun i feltet, som markøren er i. Ved Søg på: kan f.eks. vælges Starten af feltet Her vil en søgning efter Hans i starten af feltet finde Hansen Materialet må ikke kopieres Side 37 af 102

ØVELSE 12 SØGE EFTER EN POST 1. Brug søgefunktionen til at finde en post ud fra et fornavn, du ved findes i tabellen 2. Søg efter et postnummer ved at søge på alle felter i tabellen. 3. Søg efter en oplysning, som du ved ikke findes i tabellen SORTER POSTER (5.2.2.5, 5.4.1.2) Når du arbejder med store mængder data, kan det være en fordel at kunne sortere dine poster enten alfabetisk eller numerisk i stigende eller faldende rækkefølge. Sorteringen kan give et hurtig overblik over, hvilke typer af poster findes i tabellen. Sorter Poster HVAD VIL JEG Sortere poster efter bestemt rækkefølge HVORDAN GØR JEG Åbn tabellen i Dataarkvisning Sæt markøren i det felt som der skal sorteres efter ØVELSE 13 SORTERE POSTER 1. Åbn tabellen Grunddata i databasen Familie og venner.mdb i dataarkvisning 2. Vælg et felt efter hvilket du vil sortere 3. Sæt markøren i feltet 4. Sorter stigende 5. Sorter faldende Materialet må ikke kopieres Side 38 af 102

FILTRERE TABEL (5.4.1.2, 5.4.1.3) I Access har du mulighed for at filtrere dataarket for en række ens oplysninger. Du kan herved hurtigt danne dig et overblik over f.eks. de personer, der står i databasen med postnummer 2300. Filtrere tabel HVAD VIL JEG Finde bestemte oplysninger ved hjælp af filtrering HVORDAN GØR JEG Åbn en tabel i dataarkvisning, sæt markøren i den kolonne (feltnavn) du vil filtrere på Fjern flueben ved Sæt flueben for det/de kriterier du vil filtrere efter Materialet må ikke kopieres Side 39 af 102

Få mulighed for at rette i filteret via filterknappen ved feltnavnet Fjern filtrering Filtrere efter formular Åbn tabellen i dataarkvisning Udvælg hvad der skal filtreres efter via rullelister Også flere felter samtidigt (flere betingelser) Afslut eventuelt med Filtrere poster, der skal slettes Anvend det filter, der filtrerer de poster, som skal slettes Markér alle poster [Delete] ØVELSE 14 FILTRERING AF DATA 1 Åbn tabellen Grunddata i dataarkvisning 2 Indstil et filter f.eks. filtrér efter et bestemt postnummer 3 Slå filtreringen fra 4 Anvend filter efter formular med et eller to kriterier 5 Slå filtreringen fra Materialet må ikke kopieres Side 40 af 102

RELATIONSDATABASER PROFESSIONELLE DATABASER (5.1.1.4, 5.1.4.1, 5.1.4.2, 5.1.4.3, 5.1.4.4) En gennemsnitsdansker er registreret i mindst 4000 databaser. Der findes store offentlige databasesystemer som f.eks. cpr-registret, centralregistret for motorkøretøjer, skattevæsenets registre og sygdomsregistre og kommunernes digitale borgerservice. De fleste private virksomheder har også store databaser som f.eks. bankernes systemer, firmaers kundesystemer, ordresystemer, nettjenester osv. Disse databasesystemer udvikles af professionelle databasespecialister. De professionelle databaseudviklere designer og opsætter systemerne, så brugerne - f.eks. hospitalsansatte eller bankansatte har nogle overskuelige skærmbilleder, hvor de kan taste og udtrække informationer i. Databaseadministratoren tildeler de enkelte medarbejdere adgang til databasen, ud fra hvad de skal have skrive- og læserettighed til databasen. Databaseadministratoren sørger også for at der hele tiden tages back-up af systemet, så data kan gendannes, hvis der sker et nedbrud. RELATIONER (5.1.3.1, 5.1.3.2) Når du skal oprette en mindre database, er det vigtigt at finde frem til de bedst mulige tabeller og den bedst mulige struktur eller sammenhæng mellem tabellerne. Man skal stræbe efter at undgå redundans, dvs. overflødige, gentagne indtastninger af data. Den procedure, der går ud på at udforme de rigtige tabeller og opbygge de bedste relationer mellem tabellerne, kaldes som allerede nævnt normalisering. Hvis man ikke bruger tilstrækkelig tid på normalisering, risikerer man, at databasen ikke fungerer efter hensigten. Der er selvfølgelig altid en logisk sammenhæng mellem de elementer, der indgår i en database. Den mest anvendte relation er én til mange relation. Èn til én relationer kan forekomme, når to tabellers nøglefelter har éns poster, men mange til mange relationer kan ikke oprettes i databaser. Forestil dig at du skal oprette en database på et kursuscenter, og den skal kunne klare følgende opgaver: Det skal være muligt at registrere både medarbejdere og kursister på kursuscentret. Det skal være muligt at registrere kursisternes uddannelsesmæssige baggrund. Det skal være muligt at holde styr på, hvilke moduler de enkelte kursister indtil i dag har gennemført. Endvidere skal det være muligt for de enkelte kursister på en nem måde at undersøge deres egen status mht. beståede moduler. Der indgår tre elementer (også kaldet entiteter) i problemstillingen: Kursister, Uddannelser og Moduler (egentlig er det de beståede moduler, vi er interesserede i). Materialet må ikke kopieres Side 41 af 102

Vi kan også allerede fastslå, hvilke karakteristika, der som minimum må høre til disse 3 entiteter (disse karakteristika for de enkelte entiteter kaldes for attributter): For Kursister vil felter som Kursist-id, Fornavn, Efternavn osv. være oplagte. For Moduler kunne man forestille sig felterne Modulnavn og Modulnummer. For Uddannelser et Uddannelsesnavn og en Uddannelseskode. De oplagte kandidater til nøglefelter er Kursist-id, Modulnummer og Uddannelseskode. For entiteterne Kursister, Uddannelsesbaggrund og Moduler må det være sådan, at disse elementer er logisk sammenhængende, det er jo kursisterne, som gennemfører modulerne, og det er kursisterne, der har de forskellige uddannelsesmæssige baggrunde. ÉN-TIL-ÉN-RELATIONEN Forestil dig først at kurset skal lave en database over medarbejderne, hvor man skal kunne se hvem, der er klasselærer for hvilken klasse, dvs. en relation hvor begreberne Klasse og Klasselærer indgår. Det er normalt sådan, at én klasse kun har én klasselærer. Relationen mellem klasse og klasselærer vil da skulle noteres sådan (idet rektanglerne angiver entiteterne og romben angiver relationen mellem disse): én klasse har én klasselærer. Klasse Lærer EN-TIL-MANGE-RELATIONEN Kursist Lad os forsøgsvis antage, at hver kursist kun kan have én uddannelse, men mange af kursisterne kan selvfølgelig have en eller anden uddannelse. Relationen mellem kursister og uddannelser siges da at være af relationstypen én-til-mange, som noteres ved at sætte en gaffel på mange-siden, dvs. den side, der har mange ens elementer, altså der er flere kursister der har en af uddannelse. Klasselæ- rerfunk- Gennemført uddannelse Uddannelse Materialet må ikke kopieres Side 42 af 102

OPRETTE OG SLETTE RELATIONER Når du arbejder med mange data, kommer du til at oprette flere tabeller. Sammenhængen mellem disse tabeller gør at du nemt kan trække data ud fra flere tabeller samtidigt. De er relationerne der binder dataene sammen. Det er muligt at slette relationer, men pas på at du ikke taber data. (mere om det under referentiel integritet, kaskadevis opdatering og kaskadevis sletning på de følgende sider) Oprette og slette relationer HVAD VIL JEG HVORDAN GØR JEG Oprette en relation mellem tabeller Tilføj på de to tabeller, der skal oprettes relationer mellem Markér et felt i én tabel og træk med musen til det tilsvarende felt eller andet nøglefelt i den anden tabel, hvor tabellerne skal forbindes. Der oprettes en streg imellem felterne OBS! Relationer skal oprettes mellem samme felt(type) med samme datatyper, ellers får du en fejlmeddelelse. Materialet må ikke kopieres Side 43 af 102

Slette en relation Marker stregen der forbinder de to felter [Delete] Der kommer en advarsel inden relationen slettes permanent ØVELSE 15 OPRETTE/SLETTE RELATIONER 1. Åbn databasen Klub 2. Åbn relations vinduet 3. Slet den eksisterende relation 4. Opret den samme relation igen 5. Luk og gem Materialet må ikke kopieres Side 44 af 102

ANVENDE REGLER PÅ RELATIONER (5.1.3.3) GENNEMTVING REFERENTIEL INTEGRITET Der må (kan) ikke forekomme data i en relateret underordnet tabel, som ikke findes i hovedtabellen. Eksempel: Der kan ikke forekomme/oprettes et postnummer i en medlemsliste-tabel, som ikke findes i den tabel, hvor postnumret er nøglefelt. Ved at vælge referentiel integritet, sikrer du databasens integritet og fejlmuligheder mindskes. Gennemtving referentiel integritet HVAD VIL JEG HVORDAN GØR JEG Sørge for at tabeller med relation aldrig har uoverensstemmende poster i de relaterede felter Højre klik i relationen/stregen Sæt flueben i Gennemsving referentiel integritet OK ØVELSE 16 GENNEMTVING REFERENTIEL INTEGRITET 1. Åbn database Klub 2. Gennemtving referentiel integritet 3. Åbn tabellen Medlemmer i dataarkvisning 4. Indtast en post med et postnummer, som ikke findes i tabellen Byer 5. Åbn tabellen Byer og tilføj en ny post med postnummer og by 6. Åbn tabellen Medlemmer igen og indtast en post med det nye postnummer 7. Luk Materialet må ikke kopieres Side 45 af 102

KASKADEVIS OPDATERING/SLETNING AF RELATEREDE FELTER Begge funktioner kræver, at vi har oprettet en relationsdatabase. Kaskadevis opdatering eller sletning kan kun gennemføres mellem relaterede felter. Ændres en post i den overordnede tabel, opdateres alle poster i de underordnede automatisk til den nye værdi. Eksempel: Ændres et postnummer i tabellen Byer, bliver alle postnumre med samme værdi tilsvarende ændret i alle relaterende tabeller f.eks. tabel Medlemmer. Brug denne mulighed med forsigtighed. Slettes en post i den overordnede tabel, slettes alle poster med samme værdi i de underordnede tabeller. F.eks.: Slettes et postnummer i tabel Byer, slettes alle poster med det samme postnummer i tabellen Medlemmer, forudsat at vi har oprettet kaskadevis sletning. Kaskadevis opdatering/sletning af relaterede poster HVAD VIL JEG HVORDAN GØR JEG Opdatere samme type post i alle relaterede tabeller samtidig ved at ændre den i den tabel, hvor feltet er nøglefelt Højreklik i relationen /stregen OK Slette en post i tabellen, hvor feltet til denne post er nøglefelt og samtidig slette alle poster i alle relaterede tabeller Se ovenstående vej til dialogboksen Rediger relationer OK Materialet må ikke kopieres Side 46 af 102

ØVELSE 17 KASKADEVIS OPDATERING/KASKADE VIS SLETNING AF RELATEREDE POSTER 1. Åbn databasen Klub 2. Indstil Kaskadevis opdatering 3. Åben tabellen Byer i dataarkvisning 4. Ændre et eksisterende postnummer 5. Åben tabellen Medlemmer og se resultatet 6. Indstil Kaskadevis sletning 7. Slet et postnummer i tabellen Byer 8. Se resultatet i tabellen Medlemmer OPRETTE SIMPLE VALIDERINGSREGLER For at sikre at brugeren taster korrekt ind i databasen, kan du oprette valideringsregler, som undersøger, om de indtastede tegn er korrekte. (5.3.2.3) F.eks., når et felt har datatype Dato og klokkeslæt, så skal posterne indtastes med et bestemt format standardformat er 00-00-00. Indtastes forkert nægter Access at godkende indtastingen. Eller hvis der f.eks. er et talfelt i tabellen, i hvilket der aldrig må indtastes et tal under 10, kan man oprette en valideringsregel, som igen kommer med en fejlmeddelelse til brugeren, hvis værdien ikke kan accepteres. Materialet må ikke kopieres Side 47 af 102

Oprette simpel valideringsregel HVAD VIL JEG Oprette en regel for indtastninger i felter HVORDAN GØR JEG Åbn tabel i Designvisning Markér det felt, du vil oprette regel for Sæt markør ved Valideringsregel Klik på knappen til højre med de tre prikker Tast og/eller brug udtryksgeneratoren til at oprette regel OK ØVELSE 18 OPRETTE SIMPEL VALIDERINGSREGEL 1. Åbn tabel Byer fra Klub databasen 2. Skift til Designvisning 3. Sæt markøren i feltet Postnummer i kolonnen Feltnavn 4. Opret under Generelt følgende valideringsregel for feltet: >=2000 And <=3500 5. Gem 6. Nu kan man kun indtaste postnummer, som befinder sig i intervallet, som er større eller lig med 2000 og som er mindre eller lig med 3500 7. Prøv at indtaste en ny post med et postnummer, som ligger udenfor valideringsreglen 8. Gem Materialet må ikke kopieres Side 48 af 102

Eksempler på valideringsregler <>0 Indtast en værdi forskellig fra 0. 0 Or >100 Værdien skal enten være 0 eller over 100. Like "K???" Værdien skal være på fire tegn begyndende med K. <#1/1/06# Indtast en dato før 2006 >=#1/1/06# And <#1/1/08# Datoen skal være i 2007. INDEKSERING At oprette et Indeks er en selvstændig tabel i databasen og den oprettes for, at man hurtigere kan finde data frem. Et Indeks er en slags indholdsfortegnelse, som indeholder adresser på alle de oplysninger (poster), der er i databasen. Indekstabellen indeholder nummeret på posten og adressen på hvor den er placeret, så denne tabel er mindre end selve tabellen (5.1.2.6, 5.3.2.6) Denne tabel kan så gennemsøges hurtigt, da den ligger i numerisk rækkefølge fra 1 måske 100.000. Hvis man ønsker at se post nr. 34.654, kan den straks slå op i indekset og se, hvor på harddisken dataene skal hentes i stedet for at lede samtlige poster igennem. Til gengæld kan det tage længere tid at opdatere en tabel. Materialet må ikke kopieres Side 49 af 102

Indeksering HVAD VIL JEG Indeksere en tabel HVORDAN GØR JEG Åbn tabel i Designvisning Markér det felt du vil oprette regel for i kolonne Feltnavn På faneblad Generelt vil alle feltegenskaber af det markerede felt vises. Klik i feltet Indeksering i bunden af fanebladet Ved at klikke på den sorte pil, kan du vælge mellem: Se til højre forklaringen til indekseringen dubeletter tillades betyder at der må forekomme ens data i flere poster i dette felt f.eks. flere der må hedde Hansen. Men ingen dubletter i f.eks. medlemsnummer. ØVELSE 19 OPRETTE INDEKSERING 1. Åbn tabellen Medlemmer fra Klub databasen. 2. Skift til Designvisning 3. Sæt markøren i nøglefeltet under kolonnen Feltnavn 4. Vælg: Ja - ingen dubletter 5. Læs forklaringen til højre på fanebladet 6. Gem Materialet må ikke kopieres Side 50 af 102

FELTEGENSKABER (5.3.2.2) Hvert felt har sine egne egenskaber, som kan indstilles. Egenskaberne kan være bestemmende for, hvordan feltets data formateres f.eks. hvor mange decimaler tal vises med og hvilke data brugere får lov at indtaste i feltet. Egenskabsvinduet ændrer karakter efter hvilken datatype, der er valgt. Er feltet af datatypen tekst, er feltets egenskaber anderledes, end hvis datatypen er tal. Hvis du er i tvivl om, hvorledes et felt skal indstilles, så sæt markøren i feltet og tryk på F1-tasten. Du skal være forsigtig med at ændre på feltegenskaber efter at du har tastet data ind. Der kan opstå konflikt mellem de data du har tastet ind og de ændringer du laver f.eks. hvis du ændre felttype fra tekst til tal, og data indeholder bogstaver eller hvis du gør feltet mindre fra 50 til 30 og der er data som indeholder over 30 karakterer. Feltegenskaber Feltstørrelse Beskriver størrelse af den valgte datatype. Her kan du f.eks. indstille et tekstfelt til max 25 karakterer. Har du i et felt med navnet Fornavn bestemt, at feltet skal have en størrelse på 50, så fylder feltet 50 tegn, selvom personen hedder Bo. Så vurdér hvad der er behov for. Du kan også vælge imellem flere typer af tal, hvis du har valgt datatypen tal. [F1] hvis du er i tvivl. Format Inputmaske Titeltekst Standardværdi Valideringsregel Valideringsmeddelelse Obligatorisk Her kan du vælge, hvorledes feltet skal vises på skærmen. Har du valgt datatypen dato og klokkeslæt, kan du vælge imellem flere former - kort datoformat, mellemlangt osv. Valg af format har ingen indflydelse på, hvorledes dataene gemmes i feltet. [F1] vis du er i tvivl. Du kan bruge Inputmaske til at kontrollere indtastninger af data i et felt: i en tabel, forespørgsel, kontrolelement, en formular eller rapport. Du kan bruge guiden til at oprette inputmasker til tekstfelter og dato og klokkeslæt. For tal og valuta skal de oprettes manuelt. Her kan du lave et alias for kolonneoverskriften. Hvis dit feltnavn f.eks. er Fornavn, men du ønsker at vise noget andet i kolonneoverskriften i dit dataark, så skriver du navnet her. Pas på hvis du senere skal referere til feltet, så skal du bruge det rigtige navn. Her kan du hjælpe brugeren. F.eks. kan du indsætte dags dato per automatik ved at skrive =date() (du skal ikke skrive citationstegnene). Her kan du bestemme data af en bestemte type ikke kan indtastes. F.eks. har du et felt der hedder udmeldelsesdato, kan du bestemme at datoen ikke kan ligge ud i fremtiden <=date() For at brugeren kan forstå han/hun ikke kan indtaste data, så kan du give en forklaring på valideringsreglen. I ovennævnte eksempel "En udmeldelse kan ikke ske ud i fremtiden. Skal ligge en dato tilbage eller være dags dato." Her kan du bestemme, om der skal indtastes noget i et felt. Hvis egenskaben er sat til Ja, så skal brugeren indtaste noget. Materialet må ikke kopieres Side 51 af 102

Tillad null-længde Indekseret Her kan du skelne imellem, om der tillades blanke tegn. Der findes to typer i forbindelse med Tekst, Notat og Hyperlink. Et felt kan i nogle tilfælde være tomt, da oplysningerne kan eksistere, men ikke er kendte på nuværende tidspunkt, eller fordi feltet overhovedet ikke anvendes på posten. Hvis en tabel f.eks. har et felt af typen Tal, kan du lade feltet stå tomt, hvis du ikke kender kundens faxnummer, eller ved om kunden overhovedet har en fax. I de tilfælde, hvor du lader et felt stå tomt, indtastes en Null-værdi, der betyder "Ved ikke". Hvis du sætter egenskaben til "Ja - dubletter tillades" så vil feltet blive indekseret, hvilket betyder, at du kan optimere søgning på feltet. Et indeks gør søgning og sortering i feltet hurtigere, men kan gøre opdatering langsommere. Du kan forhindre dublerede værdier ved at bruge Ja ingen dubletter. Access vil automatisk indeksere et nøglefelt og sætte værdien til ingen dubletter. Feltegenskaber HVAD VIL JEG Se/ændre egenskaber for felter HVORDAN GØR JEG Åbn tabel i Designvisning Markér det felt du vil oprette regel for øverst i kolonne Feltnavn På fanebladet Generel vil alle feltegenskaber af det markerede felt vises Klik i feltet Feltstørrelse øverst på fanebladet Indtast en ny værdi Eller: vælg en anden egenskab fra listen for feltet Materialet må ikke kopieres Side 52 af 102

ØVELSE 20 FELTEGENSKABER 1. Åben tabellen Medlemmer fra Klub databasen 2. Skift til Designvisning 3. Sæt markøren i Fornavn under kolonnen Feltnavn 4. Undersøg hvilken feltstørrelse, feltet har 5. Se til højre på fanebladet, reglen for tekstfelters størrelser 6. Ændre størrelsen til 15 tegn 7. Skift til tabellens dataarkvisning og prøv at indtaste et fornavn med mere end 15 tegn. Læs den fejlmelding Access kommer med. Gem. Materialet må ikke kopieres Side 53 af 102

FORESPØRGSLER GENERELT (5.4.2.1) Når du skal have trukket oplysninger ud af din database, kan du bruge forespørgsler. Forespørgslen er krumtappen i din database, fordi den lader dig udvælge data fra dine tabeller ud fra kriterier, du selv opstiller, og viser dem i den form du ønsker. Det kan være, at du leder efter alle, der hedder Jensen, og du ved, at der er mange i din database. Du kan f.eks. vælge at få alle Jensenposter vist sorteret efter fornavn. Det er en god ting at kunne gemme forespørgsler, hvis der spørges efter det samme igen og igen. UDVÆLGELSESFORESPØRGSLER Denne type af forespørgsler lader dig se udtræk af databasen på din skærm, hvor resultatet vil blive vist i dataarksvisning. Da det kan være uoverskueligt at se data i dataarkvisning, kan det være en fordel at benytte en formular, der er en mere brugervenlig opstilling af de data, der viser resultatet af din forespørgsel på skærmen. En formular kan have et layout, der ligner et kartotekskort. På samme måde kan en forespørgsel knyttes til en rapport, så resultatet af den kan udskrives på papir. DESIGNE EN FORESPØRGSEL (5.4.2.2) Inden du kan foretage forespørgslen og se resultaterne, skal forespørgslen designes. Du skal fortælle programmet i hvilken tabel (evt. flere tabeller), du vil lede efter data, og du skal oplyse, hvad du leder efter. Du kan i designet af forespørgslen bestemme, i hvilken rækkefølge felterne skal vises, sorteres m.m. Materialet må ikke kopieres Side 54 af 102

Vælg Fanen og så får du ovenstående skærmbillede. Her vælges den/de tabeller, du ønsker at bruge til din forespørgsel ved at klikke på Tilføj. Når begge tabeller er vist, klikker du på Luk. Nu ser dit skærmbillede ud som vist herover. Materialet må ikke kopieres Side 55 af 102

Træk feltnavnene ned i kolonnerne eller dobbeltklik på et felt. Når alle de felter, du har brug for, er udfyldt, vælger du Materialet må ikke kopieres Side 56 af 102

KRITERIER (5.4.2.3, 5.4.2.4, 5.4.2.5, 5.4.2.6) For at få noget fornuftigt ud af dine forespørgsler er du nødt til at opstille nogle kriterier for, hvilke data du vil have vist. De kriterier, du opstiller, skal matche den datatype der er for feltet. Hvis datatypen ikke passer til det kriterium, du opstiller, får du en fejlmeddelelse eller ingen poster fundet. Hvis du leder efter et bestemt ord f.eks. Jensen, kan du taste det direkte under kriterier. Det samme gælder for tal. Hvis det er et felt af datatypen Ja/Nej taster du f.eks. Ja ved kriterium. Du kan også anvende mere komplicerede kriterier i en forespørgsel, og til det kan du have brug for operatorer. Du kan bruge regneoperatorer (+, -, *, /,.), logiske operatorer (AND, OR, NOT) og andre operatorer (Is, Like, In, Between). De logiske operatorer og andre operatorer skal skrives på engelsk, for at Access kan forstå dem. Nedenfor er vist nogle eksempler på, hvorledes du kan bruge operatorer i et felt. Operator Betydning Indtast i kriteriefelt Resultat < mindre end <3000 Viser alle postnumre, der er mindre end 3000. <H* mindre end sammen med et Joker tegn <H* Viser alle poster, som begynder med A til og med poster, som begynder med G. <= mindre end eller lig med <= 3000 Viser alle postnumre, der er mindre end eller lig med 3000 > større end >5000 Viser alle postnumre, der er større end 5000. >= større end eller lig med >= 5000 Viser alle postnumre, der er lig med 5.000 eller større <> forskellig fra <>4000 Viser alle postnumre i hele landet bortset fra 4000 (Roskilde) Like vurderer om en tekststreng begynder med et eller flere bogstaver Like "ha*" Like "afdeling??" Returnerer henholdsvis et felt, hvor posterne begynder med ha eller et felt, hvor posten begynder med afdeling 1 osv. Access sætter selv Like foran, hvis du kun skriver ha* og sætter det i citationstegn Materialet må ikke kopieres Side 57 af 102

Operator In Betydning Indtast i kriteriefelt Resultat vurderer om en tekststreng er i en liste In ("DK";NO";"D") Viser de poster, som har Danmark, Norge eller Tyskland som landekode Between vurderer om tallene ligger i et interval inklusive tallene Between 1 AND 5 Between #01-02-08# AND #01-06-08# Returnerer poster, som ligger i intervallet 1 til 5 begge tal inklusive. Access sætter selv #-tegn omkring når forespørgslen køres Ønsker du at oprette en forespørgsel med kun en del af posterne, skal du indtaste kriteriet under den post, du vil bruge. I nedenstående forespørgsel er der indsat to kriterier. Access leder nu kun efter de poster, som opfylder disse to kriterier. Der er valgt en Kategori, i dette tilfælde "Fodbold". Der skal vises alle medlemmer, der er indmeldt efter 1. januar 2005. Alle kriterier står på den samme linje, derfor virker de som et "AND" (OG - kriterium). Hvis nogle af kriterierne rykkes ned på næste linje, gælder de som et "OR" (ELLER -kriterium). Materialet må ikke kopieres Side 58 af 102

Her er der valg ENTEN Fodbold ELLER Golf. VIS/SKJUL KOLONNE/FELT (5.4.2.8) Hvis du vil skrive et kriterium i kolonnen By, og ikke ønsker at se kolonnen By når forespørgselen er kørt, fjerner du tjekmærket i rækken Vis Materialet må ikke kopieres Side 59 af 102

OPRETTE EN FORESPØRGSEL (5.4.2.7, 5.4.2.9) Du kan trække poster med bestemte kriterier ud af en eller flere tabeller vha. af en forespørgsel. Oprette en forespørgsel HVAD VIL JEG HVORDAN GØR JEG Oprette en forespørgsel Sæt kriterier for udvælgelse af data Tilføj tabellerne Luk Dobbeltklik på feltnavne i tabellerne for at tilføje felterne i rækken Felt eller træk feltnavnet til forespørgelsesvinduet Klik i rækken kriterier under det felt, som skal være bestemmende for de poster, der skal udvælges Indtast kriteriet Se resultatet Klik på ikonet Kør Resultatet vises i Dataarkvisning Vælg for at vende tilbage til Designvisning Vis/skjul kolonne Fjern/tilføj afkrydsning i bokserne i rækken Vis Materialet må ikke kopieres Side 60 af 102

Sortere de udvalgte poster Sæt markøren i rækken Sorter under det felt, efter hvilket der skal sorteres Ændre tabellen for et bestemt felt Sæt markøren i rækken Tabeller under det felt, hvor ophavstabellen skal ændres Ændre fletnavnet Sæt markøren i rækken Felt i det felt, der skal ændres Gemme en forespørgsel (øverste venstre hjørne) Vælg et sigende navn OK ØVELSE 21 - OPRETTE EN FORESPØRGSEL FOR SAMMENKØRSEL AF ALLE DATA 1. Åbn databasen Klub 2. Opret en forespørgsel på basis af tabellerne Medlemmer og Byer 3. Indsæt alle felter fra begge tabeller 4. Vælg intet kriterium for at køre alle data sammen 5. Sorter Stigende efter Postnummer 6. Kør forespørgslen 7. Gem forespørgsel med navnet Alle Materialet må ikke kopieres Side 61 af 102

ØVELSE 22 - OPRETTE EN FORESPØRGSEL MED TAL SOM KRITERIET 1. Åbn databasen Klub 2. Opret en forespørgsel på basis af tabellerne Medlemmer og Byer 3. Indsæt alle felter fra begge tabeller 4. Vælg et postnummer som kriterium 5. Skjul feltet Medlemsnummer 6. Kør forespørgslen 7. Gem forespørgsel med navnet Postnummer ØVELSE 23 - OPRETTE EN FORESPØRGSEL MED TEKSTKRITERIET 1. Åbn databasen Klub 2. Opret en forespørgsel på basis af tabellerne Medlemmer og Byer 3. Indsæt felterne Fornavn, Efternavn 4. Vælg et efternavn som kriterium 5. Sorter Faldende 6. Kør forespørgslen 7. Gem forespørgsel med navnet Efternavn ØVELSE 24 - OPRETTE EN FORESPØRGSEL MED LOGISK OPERATOR AND 1. Åbn databasen Klub 2. Opret en forespørgsel på basis af tabellerne Medlemmer og Byer 3. Indsæt alle felter fra begge tabeller 4. Vælg kriteriet for feltet Kategori Fodbold And Håndbold 5. Kør forespørgslen 6. Gem forespørgsel med navnet And ØVELSE 25 - OPRETTE EN FORESPØRGSEL MED LOGISK OPERATOR OR 1. Åbn databasen Klub 2. Opret en forespørgsel på basis af tabellerne Medlemmer og Byer 3. Indsæt alle felter fra begge tabeller 4. Vælg kriteriet for feltet Kategori Fodbold OR Håndbold 5. Kør foresprøgslen. 6. Gem forespørgsel med navnet Fodbold eller håndbold ØVELSE 26 - OPRETTE EN FORESPØRGSEL MED VALIDERING 1. Åbn databasen Klub 2. Opret en forespørgsel på basis af tabellerne Medlemmer og Byer 3. Indsæt alle felter fra begge tabeller 4. Vælg som kriterium under felt Postnummer: >=2300 5. Kør foresprøgslen. 6. Gem forespørgsel med navnet Validering Materialet må ikke kopieres Side 62 af 102

ÅBN/LUK FORESPØRGSEL/SKIFT MELLEM VISNINGSFORMERNE Når du har designet en forespørgsel på en eller flere tabeller, kan du når som helst køre forespørgslen igen og se hvilke poster, der bliver trukket ud. Tag udgangspunkt i databasevinduet. Du kan vælge at se forespørgslen enten i Designvisning eller Dataarkvisning. Visninger/kørsel af en forespørgsel HVAD VIL JEG Vise resultatet af forespørgsel HVORDAN GØR JEG Dobbeltklik på den forespørgsel, du ønsker at se i databasevinduet Lukke en forespørgsel Skifte mellem objektets visningsformer Markér den forespørgsel, du ønsker at se i databasevinduet ØVELSE 27 ÅBEN/LUK/SKIFT VISNINGER FOR FORESPØRGSEL 1. Åbn forespørgsel Alle i Dataarkvisning 2. Skift herfra til Designvisning 3. Luk forespørgslen Materialet må ikke kopieres Side 63 af 102

ÆNDRING I EN FORESPØRGSEL Det kan være, at din forespørgsel ikke er konstrueret korrekt eller at du ønsker at modellere videre på den. Det er muligt at ændre i en eksisterende forespørgsel. Ændringer i en forespørgsel HVAD VIL JEG Ændre en forespørgsel HVORDAN GØR JEG Åbn den forespørgsel, du ønsker at ændre Vælg designvisning Foretag ændring Gem ændringer ØVELSE 28 - ÆNDRING I EN FORESPØRGSEL 1 Åbn databasen Klub 2 Åben forespørgsel Validering i Designvisningen 3 Ændre dit valideringskriterium til <=2500 4 Kør forespørgslen 5 Gem forespørgslen Validering2 6 Luk databasen SLETTE EN FORESPØRGSEL Hvis du vil slette en forespørgsel, skal du slette den fra listen over forespørgsler i databasen. Højreklik Materialet må ikke kopieres Side 64 af 102

Slette en forespørgsel HVAD VIL JEG Slette en forespørgsel HVORDAN GØR JEG Højreklik på forespørgsel i oversigt over databaseobjekter Eller [Delete] Materialet må ikke kopieres Side 65 af 102

FORMULARER GENERELT En formular kan bruges til at præsentere data fra en tabel eller en forespørgsel. Formularen kan også bruges til at indtaste nye poster og redigere i gamle - det er en mere brugervenlig måde at vise data på end i dataarkvisning, som minder om et skema eller regneark. Du kan i formularen få vist en post ad gangen, og så bladre videre i posterne - det minder lidt om kartotekskort. Når du ændrer data i en formular, ændrer du altid i den eller de bagvedliggende tabeller! (5.5.1.1) OPRET AUTOFORMULAR Den letteste og hurtigste måde at lave en formular på er at vælge den tabel eller forespørgsel, som skal danne grundlag for formularen. Vælg Fanen Opret Gruppen Formularer Formular Herefter får du følgende billede frem på skærmen: (5.5.1.2) Du kan også klikke på ikonet Formulardesign og oprette en formular helt fra bunden. Materialet må ikke kopieres Side 66 af 102

(5.3.1.4) Nederst i formularen ligger navigeringspanelet. Herfra kan du bladre til næste, forrige post til første og sidste post til en bestemt post (nummeret på posten i tabellen) og med den sidste knap til højre med *, kan du oprette nye poster via formularen (oprettelsen sker i tabellen). Oprette Formular HVAD VIL JEG Oprette en formular for en tabel eller forespørgsel HVORDAN GØR JEG Markér den tabel eller forespørgsel, som skal danne grundlag for formularen Gemme en formular Ja Giv den et sigende navn OK ØVELSE 29 OPRET FORMULAR 1. Opret en formular for tabellen Medlemmer i databasen Klub 2. Gem formularen med navnet Medlemmer Materialet må ikke kopieres Side 67 af 102

OPRET FORMULAR MED GUIDEN (5.5.1.2) Hvis du bruger guiden, er det også hurtigt at oprette en formular. Guiden fører dig gennem de enkelte processer, og giver dig bl.a. mulighed for at vælge de felter, du vil have med i din formular, samt layout på formularen osv. Vælg og I det første skærmbillede: Guiden formular skal du også vælge den tabel/de tabeller eller forespørgsel, der skal danne grundlag for din formular. Materialet må ikke kopieres Side 68 af 102

Herefter skal du vælge hvilke felter, du skal have med i din formular. Du kan klikke på det enkelte felt for at vælge det, og derefter klikke på den enkelte pil for at tage det med i din formular. Ønsker du alle felterne, klikker du bare på dobbeltpilen. Herefter vil du få flere skærmbilleder frem ved at vælge knappen Næste nederst i dialogboksen. Du kan vælge imellem fire forskellig layouts. Ved at klikke på radioknapperne kan man se, hvorledes de enkelte layouts tager sig ud. For at bevare overblikket kan det tit betale sig at vælge enkeltkolonne, således der kun vises en post ad gangen. Det bevarer overblikket, imens du taster ind. Herefter skal du vælge, hvilken baggrund du vil have for din formular. Du skal blot huske på, at jo mere spræl der er i dine formularer, desto mere datakraft kræves der, og det kan gå ud over hurtigheden i din database samt gøre, at brugeren mister overblikket over indholdet. Til sidst skal du give din formular et sigende navn. Access vil selv foreslå et navn, som svarer til den tabel eller forespørgsel, du har brugt som grundlag for formularen. Du bliver så spurgt, om du ønsker at åbne formularen, starte indtastningen eller at du vil ændre i designet for formularen. Materialet må ikke kopieres Side 69 af 102

Hvis du har indtastet flere poster i din tabel, vil formularen vise dig den første post i tabellen. Det fremgår af postvælgerpanelet i bunden af din formular. Ønsker du at indtaste en ny post, klikker du på og du får en blank formular. Du skal huske, at formularen beholder de egenskaber, som den i starten har "arvet" fra tabellen. Hvis du f.eks. senere tilføjer et nyt felt, så opdateres din formular ikke automatisk, og du skal enten tilføje feltet til formularen eller lave en ny autoformular, hvilket ofte er det hurtigste. Anvende en guide til oprettelse af formular HVAD VIL JEG HVORDAN GØR JEG Anvende Guiden Formular Vælg i dialogboksen Tabeller/forespørgsel de tabeller eller forespørgsel, hvor på du vil basere din formular Vælg de felter der skal indgår i formularen ved at markere dem i feltet Tilgængelige felter og flyt dem til Valgte felter vha. af pileværktøjet i midten. Ønsker du at alle felter skal være tilgængelige, klik på dobbeltpilen. Næste Vælg layout (= opstilling) Næste Gem formularen under et navn Udfør ØVELSE 30 - OPRETTE FORMULAR MED GUIDE 1. Opret en formular ved hjælp af formular-guiden og baser den på tabellerne Medlemmer og Byer 2. Vælg alle tilgængelige felter 3. Følg de næste trin 4. Gem formularen med navnet Klub ANVENDELSEN AF FORMULAR (5.5.1.3, 5.5.1,4, 5.5.1,5) En formular viser som sagt en post af gangen og giver dermed et meget godt overblik over de enkelte oplysninger. Formularen er det objekt, som er mest anvendt ved indtastning, ændring og redigering af poster. Alle handlinger, der kan foretages i tabellens dataarkvisning, kan også anvendes i formularvisningen. Et kartotekskort i formularen er lig med en post. Materialet må ikke kopieres Side 70 af 102

Indtastning og sletning af poster/søgning og sortering (5.3.1.3) HVAD VIL JEG Anvende Formular HVORDAN GØR JEG Dobbeltklik i den ønskede formular i Access objektoversigten: Bladre gennem de enkelte formularer Navigeringsværktøjet er det samme som for tabellerne Indtaste ny post Åbn formularen i gruppen Poster Indtast oplysninger for alle felter brug [TAB]-tast for at flytte markør mellem felter. Materialet må ikke kopieres Side 71 af 102

Slette post Posten, der skal slettes, skal være aktuelt i vinduet Sortere poster Sæt markøren i det felt efter hvilket, du ønsker at sortere Søge efter poster Klik i det felt, som skal være kriterium for din søgning Indtast det ord du søger efter I dialogboksen Søg i vises det felt, hvor markøren står, og her fortages søgningen efter det indtastede kriterium Skift til Aktuelt dokument, hvis du ønsker at søge på alle felter samtidig ØVELSE 31 ANVENDELSE AF FORMULAR 1. Åbn formular Formular_Klub 2. Gennemse de enkelte poster 3. Indtast ny post 4. Slet posten igen 5. Sortér poster efter Postnummer stigende 6. Søg alle forekomster af et bestemt postnummer. Søg derefter efter et efternavn uden at lukke vinduet Søg ned Materialet må ikke kopieres Side 72 af 102

FORMULARENS VISNINGSFORMER (5.2.2.2) Formularen har visningsformer ligesom tabeller og forespørgsler. Formularen har tre visninger: Formularvisning, dataarkvisning og Designvisning. Formularvisning er den såkaldte hovedvisning, hvor man arbejder med posterne. Dataarkvisning giver overblik over posterne i tabelform, og Designvisning er selvfølgelig ansvarlig for ændringerne i selve layoutet. Visningsformer for formular HVAD VIL JEG Åbne formular i Formularvisning Layoutvisning eller Designvisning HVORDAN GØR JEG Dobbeltklik i formularen i Access-objektvinduet Redigere i formularens layout I Layoutvisning og Designvisning kan du ændre i formularen Det er lettest at redigere i Layoutvisning via ØVELSE 32 VISNINGSFORMER AF FORMULAR 1. Åbn formular Klub fra databasevinduet i Formularvisningen 2. Skift mellem alle tre visninger UDSKRIVNING OG SIDEOPSÆTNING (5.6.2.3, 5.6.2.4) Alt, du ser på skærmen, kan printes. Det er normalt kun rapporter, som er beregnet til at printe. Men du kan udskrive dine formularer, når du ønsker det. Hvis formatet er bedre egnet til liggende A4, kan du ændre papirretning og/eller margen. Materialet må ikke kopieres Side 73 af 102

Udskrivning og Sideopsætning HVAD VIL JEG HVORDAN GØR JEG Udskrive hele formularen Vælg evt. Vis udskrift, inden du printer OK Udskriv en enkelt formular Ændre papirretning til liggende I dialogboksen Udskriv OK ØVELSE 33 UDSKRIVNING OG SIDEOPSÆTNING 1. Åbn formular Formular_Klub 2. Vælg format Liggende for den første post i Formularvisningen 3. Udskriv denne post Materialet må ikke kopieres Side 74 af 102

ÆNDRINGER I EN FORMULARS DESIGN (5.5.1.6) Ønsker du at ændre på din formular, kan det ske i designvisning eller layoutvisning. I layoutvisningen kan du ikke foretage så mange tilpasninger som i designvisningen. I designvisning kan du med et højreklik i Formularhoved selve teksten få vist Sidehoved/sidefod: I designvisning kan du udvide sektionerne Formularhoved og Sidehoved i højden ved at holde markøren i overkanten af en sektionsbjælke og trække nedad, når pilen bliver til en dobbeltlinje. Endvidere har du nogle værktøjer, som specielt bruges i forbindelse med design af formularer og rapporter. De ses under gruppen Kontrolelementer Materialet må ikke kopieres Side 75 af 102

En etiket er til fri tekst eller til at beskrive indholdet i en tekstboks. Her ses etiket og tekstboks for Medlemsnummer i Designvisning og Formularvisning. Objekt er et fælles navn for alle disse elementer Egenskab er f. eks farve, størrelse, placering Ændring af formularlayout HVAD VIL JEG Ændre i layout for en formular HVORDAN GØR JEG Dobbeltklik på den formular du ønsker at ændre på Vælg Layoutvisning Afprøv temaer Formatere teksten i tekstbokse eller etiketter Ændre størrelse i detaljesektionen Markér den/de tekstboks(e) Anvend Formatering under Startside for at ændre skrifttype, pkt. størrelse, Fed, Kursiv, Understreg og Skriftfarve. Husk at ændre på størrelsen af holderen hvis teksten gøres meget stor Træk i dobbeltpil med mus ved overgang mellem sektion f.eks. ved ordet Detaljesektion Materialet må ikke kopieres Side 76 af 102

Åbne for området sidehoved/sidefod Højreklik i en sektionsbetegnelse f.eks. Detaljesektion og vælg aktiv Sidehoved/sidefod Træk ned indtil området for Sidehovedet er stort nok Indsæt etiket i Sidehoved/sidefod Træk etikettens tekstboks ud og indtast den ønskede tekst Indtaste oplysninger i Formularhoved Ved logo skal der åbnes en billedfil Titel giver adgang til overskriften redigering Dato og klokkeslæt kan der vælges format for felt som indsættes i formularhoved Slette tekstbokse eller etiketter Markér objektet [Delete] ØVELSE 34 ÆNDRE I FORMULAREN I DESIGNVISNINGEN 1. Åbn formularen Klub i databasen Klub 2. Indsæt/skift etiket med titlen Idrætsklub i Formularhovedet 3. Rediger størrelsen af tekstboksene i detaljesektionen, hvor nødvendigt 4. Indsæt en etiket i Sidehovedet og indtast dit navn. Formater teksten i etiketten 5. Indsæt et logo/billede i formularhovedet 6. Skift til Formularvisning 7. Gem ændringerne LUK OG SLET FORMULAR (5.2.2.1, 5.2.2.3) Du lukker en formular på samme måde, som alle andre former for vinduer, der skal lukkes. Ved at klikke på det lille X i vinduets øverste højre hjørne. Du kan slette en formular ved at markere formularen og [Delete] eller knappen Startside fra Materialet må ikke kopieres Side 77 af 102

RAPPORTER GENERELT Når du arbejder med databaser, kan du få behov for at udskrive rapporter i forskellige sammenhænge. Da det er specifikke oplysninger, du ønsker, vil du oftest lave den enkelte rapport på basis af en forespørgsel. Du opretter rapporter på samme måde som formularer, enten ved at klikke på Guiden Rapport i gruppen Rapporter, eller ved i databasevinduet at markere den forespørgsel, som skal danne grundlag for din rapport, klikke på Rapport. (5.6.1.1) GUIDEN RAPPORT (5.6.1.2) Vælg Fanen og hvor du skal tage stilling en række spørgsmål og klikke Næste indtil at du har en rapport. Materialet må ikke kopieres Side 78 af 102

Ved gruppering opdeles medlemmerne i udskriften efter hvilken kategori sport dyrker. Og en sortering på f.eks. Efternavn Materialet må ikke kopieres Side 79 af 102

Vælg layout og papirretning Navngiv rapporten så den kan gemmes og genbruges. Materialet må ikke kopieres Side 80 af 102

Du kan ved hjælp af guiden få rapporten sorteret, f.eks. efter Kategori. Du kan også indsætte totaler, hvis du har felter med f.eks. priser eller medlemskontingent. Materialet må ikke kopieres Side 81 af 102

Du kan vælge imellem stigende og faldende orden og flere niveauer. Herefter kan du vælge, om din rapport skal være stående eller liggende, og hvilket layout den skal have med hensyn til opbygning. Du kan rette tekst, layout og farve i sin rapport i designvisning på samme måde som i en formular. Oprette rapport HVAD VIL JEG HVORDAN GØR JEG Oprette en rapport Vælg i dialogboksen Tabeller/forespørgsel de tabeller eller den forespørgsel hvorpå du vil basere din rapport Vælg de felter, der skal indgår i rapporten ved at markere dem i feltet Tilgængelige felter og flyt dem til Valgte felter vha. af pileværktøjet i midten. Ønsker du, at alle felter skal være tilgængelige, klik på dobbeltpilen. Næste Vælg Grupperingsniveau (her kan posterne vises grupperes efter en kategori) Næste Vælg sortering efter det ønskede felt Næste Vælg layout (opstilling) Næste Gem rapporten under et navn Udfør ØVELSE 35 OPRETTE RAPPORT 1. Opret en rapport på basis af tabellerne Medlemmer og Byer 2. Vælg alle tilgængelige felter fra begge tabeller 3. Vælg et grupperingsniveau for Kategori 4. Sorter efter Efternavn 5. Vælg layout 6. Gem rapporten som Klubrapport 7. Udskriv rapporten fra visningen Vis Udskrift Materialet må ikke kopieres Side 82 af 102

RAPPORTENS VISNINGSFORMER (5.2.2.2) Rapporten har tre visninger ligesom formularen: Vis udskrift, Vis layout og Designvisning. Vis udskrift er den som automatisk kommer frem når du har gennemført oprettelsen af en rapport For at komme til de andre visninger for at redigere i rapporten skal du vælge Herefter er de andre visninger tilgængelige som i Formularer, Forespørgsler og Tabeller: Designvisning er selvfølgelig også her du foretager ændringerne i selve layoutet. Layoutvisning bruges for at se resultatet af de ændringer, som er blevet foretaget i Designvisningen og der kan også foretages lidt justeringer f.eks. indsætte Sidehoved og Sidefod. Materialet må ikke kopieres Side 83 af 102

Visningsformer for rapport HVAD VIL JEG Åbn rapport i Vis udskrift HVORDAN GØR JEG Dobbeltklik på den rapport, du vil åbne Rapport åbnes i Vis Udskrift-visning Skifte mellem rapportens forskellige visninger ØVELSE 36 VISNINGSFORMER FOR RAPPORTEN 1. Åbn formular Klubrapport fra databasevinduet i Vis udskrift 2. Skift til Designvisning 3. Skift herfra til vis layout REDIGERE EN RAPPORT I rapportens Designvisning finder du ligeledes forskellige Sektioner: Rapporthoved/fod, Detaljesektion og Sidehoved/fod. Du kan ligesom i formularen ændre på rapportens udseende og indsætte f.eks. etiketter i henholdsvis Rapporthoved/fod og Sidehoved/fod. (5.6.1.3, 5.6.1.5) Du kan redigere layoutet i en rapport ved at flytte/tilføje nye og slette eksisterende felter og overskrifter. Materialet må ikke kopieres Side 84 af 102

Herover kan du se en rapport med sektioner. For at kunne tilføje tekst i f.eks. Sidehoved skal du trække i den vandrette bjælke og dermed åbne området. Som du kan se her, er der allerede skrevet i området for Sidefod. Ændring af rapportlayout/rapportdesign HVAD VIL JEG Ændre i layout for en rapport HVORDAN GØR JEG Åbn den rapport du ønsker at ændre på Vælg nyt tema Materialet må ikke kopieres Side 85 af 102

Justere teksten i en etiket Markér objektet I Egenskabsarket kan skriftstørrelse mm tilpasses Eller vælg Startside og tilpas under gruppen Tekstformatering Ændre størrelse i detaljesektionen Markér tekstboksen Ændre størrelsen ved at trække på håndtagene Flyt placeringen vha. Indtaste oplysninger i Sidehoved/fod Indsæt en etiket i det valgte område Indtast tekst Slette tekstbokse eller etiketter Markér objektet [Delete] ØVELSE 37 ÆNDRE I RAPPORTEN I DESIGNVISNINGEN 1 Åbn rapport Klubrapport 2 Indsæt etiket med dit navn i Rapportfoden og formater teksten 3 Rediger størrelsen af tekstboksene i detaljesektionen, hvor nødvendigt 4 Aktivér feltlisten for alle tilgængelige felter for rapportens Detaljesektion 5 Skift til Vis udskrift 6 Gem ændringerne Materialet må ikke kopieres Side 86 af 102

ANVENDE BEREGNING (5.6.1.4) Du kan lave beregninger i rapporterne. Det opsætter du undervejs i guiden rapport hvor du angiver hvilke/t felt der skal beregnes på f.eks. optælles en sum af alle restancebeløb for kontingent fra fodboldspillere. Du kan også få beregnet gennemsnittet af tallene i et bestemt felt f.eks. antal points pr. medlem. Du skal vælge et gruppeniveau for at kunne foretage opsummeringer via guiden rapport. Vælg Sum/Gns(Gennemsnit),Min/Maks Materialet må ikke kopieres Side 87 af 102

Beregne data i rapport HVAD VIL JEG HVORDAN GØR JEG Beregne data i rapport Vælg hvilken forespørgsel eller tabel, der skal levere data til rapporten Du skal vælge et grupperingsniveau (for at få adgang til beregningerne) det felt du vil foretage beregningerne på Næste Klik på knappen Opsummeringsindstillinger Vælg om du vil have beregning for Sum, Gennemsnit, Minimum og/eller Maksimum af det felt, for hvilket du har valgt grupperingsniveauet Færdiggør layout Navngiv og gem rapporten Se koderne for beregninger Åbn rapporten i Designvisningen Se koderne for beregningerne i de forskellige sektioner ØVELSE 38 ANVENDE BEREGNING I RAPPORTEN 1. Opret et felt Kontingent i Klubdatabasen i tabellen Medlemmer 2. Indtast værdier for posterne 3. Opret en ny rapport på Medlemmer 4. Vælg alle tilgængelige felter 5. Vælg grupperingsniveau for Kategori 6. Vælg Opsummeringsindstillinger for Kontingent og vælg SUM og GNS. 7. Følg guiden til ende 8. Se resultatet i Vis udskrift 9. Skift til Design og se koden for beregningen 10. Gem som Medlemmer_Total Materialet må ikke kopieres Side 88 af 102

ÆNDRE GRUPPERINGEN OG SORTERINGEN I RAPPORT I en rapport kan du ændre de valgte grupperinger eller sorteringer. Gruppere og sortere data i rapport (5.6.1.3) HVAD VIL JEG Ændre Gruppering og sortering i rapport HVORDAN GØR JEG Åben rapporten i Designvisning I bunder af skærmbilledet vises nu de valg der er foretaget: Du kan slette en gruppe ved at markere den i højre side Vælg Tilføj gruppe eller Tilføj sortering Vælg derefter Vis udskrift for at se, om data er grupperet og sorteret korrekt ØVELSE 39 ÆNDRE GRUPPEREDE OG SORTEREDE DATA I RAPPORT 1. Åbn rapporten Medlemmer_Total i Designvisning 2. Aktivér vinduet for gruppering og sortering 3. Tilføj at der også skal sorteres på Fornavn (efter først at være sorteret efter Efternavn) 4. Gem Materialet må ikke kopieres Side 89 af 102

SLETTE/LUKKE EN RAPPORT Du kan slette en formular ved at markere rapporten og vælge Slet fra Startside eller taste [Delete]. (5.2.2.3) EKSPORTERE TABELLER ELLER FORESPØRGSLER (5.6.1.6) Hvis dine data i en tabel eller en forespørgsel skal anvendes i f.eks. et regneark eller et dokument, skal de gemmes i et format som de pågældende programmer kan vise. Access tilbyder en række formater du kan gemme dine data i: Du kan vælge at eksportere til Excel, så du kan sætte tabellen ind i et regneark, og dér arbejde videre med dine data fra tabellen eller forespørgslen. XML-filer anvendes hvis du skal dele data med andre via et websted. Hvis du vælger at eksportere dine data til pdf, sikrer du bla. at andre kan læse data selv, om de ikke har Office2010. Hvis du gemmer, som en tekstfil gemmes den som en.txt. og du mister du noget af formateringen. Men det kan være nødvendigt, hvis du skal anvende data i andre systemer, som ikke er produceret af Microsoft. Under Mere kan du gemme som en Word-fil til.rtf Eksport af tabel til Word (rtf) Materialet må ikke kopieres Side 90 af 102

Eksportere tabel eller forespørgsel HVAD VIL JEG Anvende data i andre programmer HVORDAN GØR JEG Åbn den tabel eller forespørgsel som skal eksporteres Vælg hvilket format data skal eksporteres til (Excel, Word, pdf osv.) Vælg hvor filen skal gemmes (drev, mappe) Vælg eventuelle indstillinger for filen OK ØVELSE 40 EKSPORTERE TABEL ELLER FORESPØRGSEL 1. Åbn klub.accdb og åbn tabellen Byer 2. Eksportér tabellen til henholdsvis Excel og Word. 3. Åbn de eksporterede filer 4. Luk og gem UDSKRIVNING OG SIDEOPSÆTNING Alt, du ser på skærmen, kan printes. Det er normalt kun rapporter, som er beregnet til at printe. Hvis formatet er bedre egnet til liggende A4, f.eks. en tabel med mange felter - kan du ændre papirretning (5.6.2.1, 5.6.2.5) Udskrivning og Sideopsætning HVAD VIL JEG Udskrive en rapport HVORDAN GØR JEG Dobbeltklik i rapporten Foretage evt. valg af antal kopier OK Materialet må ikke kopieres Side 91 af 102

Ændre papirretning til liggende Dobbeltklik i rapporten Vælg Ændre margener Dobbeltklik i rapporten Vælg OK ØVELSE 41 UDSKRIVNING OG SIDEOPSÆTNING 1. Åbn rapport Klubrapport 2. Vælg format Liggende og ændre eventuelt margener 3. Udskriv Materialet må ikke kopieres Side 92 af 102

REPETITIONSØVELSER REPETITIONSØVELSE1 - OPRET TABEL OG ANVEND SØGEFUNKTION 1. Opret en database, og kald den for Byer. 2. Opret tabellen Svenske byer. I tabellen er brug for følgende felter: Bynavn Indbyggere Antal elge Antal søer Findes der en lufthavn (ja/nej) 3. Du skal selv bestemme, hvilken datatype felterne skal være. Opret et ID-felt, der skal være nøglefelt 4. Indtast i tabellen Svenske byer følgende oplysninger om fem byer: Bynavn Indbyggere Antal elge Antal søer Lufthavn Oseby 3.600 8 2 nej Ljungby 8.714 157 7 nej Värnamo 13.683 209 7 ja Vaxjö 25.978 106 17 ja Borås 5.721 666 4 ja 5 Brug søgefunktionen til at finde Oseby og ret det til Osby 6 Brug søgefunktionen til at finde posten 8.714 i feltet Indbyggere og ret det til 9.314 7 Brug søgefunktionen til at finde posten 157 i feltet Antal elge og ret det til 203 REPETITIONSØVELSE2 - FORESPØRGSLER OG SORTERING 1 Åbn databasen Svenske byer 2 Gem en ny forespørgsel, der viser hvilke byer, der har over 6000 indbyggere 3 Gem en ny forespørgsel, der viser hvilke byer, der har en lufthavn 4 Gem en ny forespørgsel, der viser hvilke byer, der har under 15.000 indbyggere og en lufthavn 5 Gem en ny forespørgsel, der viser hvilke byer, der har færre end 5 søer men ingen lufthavn 6 Sortér tabellen så den er ordnet alfabetisk efter svensk bynavn 7 Sortér tabellen efter antallet af elge - stigende 8 Gem en ny forespørgsel, der viser hvilke byer, der har færre end 200 elge Materialet må ikke kopieres Side 93 af 102

REPETITIONSØVELSE3 - DIT EGET ADRESSEKARTOTEK 1. Opret en database med navnet Min adresseliste 2. Opret en tabel med de felter, som du mener, er nødvendige i et adressekartotek 3. Indtast oplysninger om seks personer - lav en autoformular til indtastninger 4. Tilføj et nyt felt: kategori (som kan indeholde: familiemedlem, ven, kollega el. lign.) 5. Indtast oplysninger om kategori for de seks personer 6. Gem en forespørgsel, der viser navnene + nogle flere relevante felter for de som er familie 7. Lav en forespørgsel, som viser alle dem, som bor i Jylland 8. Lav din autoformular om, så den bliver flottere 9. Slet feltet kategori fra tabellen 10. Tilføj et nyt felt: fødselsdag (hvis du ikke har det i forvejen) 11. Indtast oplysninger om de seks personer - feltet kan godt være tomt for nogle REPETITIONSØVELSE4 - OPRET TABEL MED FORESPØRGSLER 1. Opret en database og kald den for Ostehandel 2. Opret tabellen Oste I denne tabel skal der være følgende felter: Varegruppe Varenr Navn Stk pris Point 3 Bestem selv hvilken datatype felterne skal have, samt hvilket felt der skal være nøglefelt 4 Indtast følgende data i tabellen: Varegruppe Varenr Navn Stk pris Point 2 24 Gorgonzola kr. 105,60 723 2 26 Gedeost kr. 206,75 486 3 17 Camembert kr. 246,50 623 4 19 Gudbrandsdalsost kr. 105,30 254 4 20 Flødemyseost kr. 321,45 623 5 30 Mozzarella kr. 99,50 100 5 31 Parmesan kr. 356,50 486 5 Gem en ny forespørgsel, der viser navn og point for varegruppe nr. 2 eller 4 (OR) 6 Gem en ny forespørgsel, der viser navn og stk. pris for oste med over 500 points 7 Gem en ny forespørgsel, der viser alle oste, hvis navne starter med G Materialet må ikke kopieres Side 94 af 102

REPETITIONSØVELSE5 - FLERE FORESPØRGSLER 1. Åbn databasen Ostehandel 2. Tilføj et nyt felt til tabellen og kald det Leverandør 3. Opret en autoformular for tabellen 4. Indtast følgende oplysninger om leverandører i autoformularen: Navn Gorgonzola Gedeost Camenbert Gudbrandsdalsost Flødemyseost Mozarella Parmesan Leverandør Friis Oste A/S Øko-oste Aps Jensen ost Skønne oste Skønne oste Italia ost Italia ost 5. Gem en ny forespørgsel, der viser navn og leverandør for oste, der har fået under 300 points 6. Gem en ny forespørgsel, der viser navnet på oste fra Italia ost 7. Gem en ny forespørgsel, der viser navnet på oste fra varegruppe 2, der har Friis Oste A/S som leverandør 8. Formularen skal have gul baggrund 9. I Formularhoved skal være følgende overskrift: Herlige oste 10. Indsæt et ClipGallery billede i Formularhoved. Hvis du ønsker at ændre på størrelsen af billedet, skal du markere det, og vise egenskaberne for det. Ændr egenskaben Tilpas størrelsestilstand til: zoom 11. Opret en rapport, som viser navn, varenr, stk pris og leverandør for alle ostene. De skal være sorteret efter navn - stigende (brug Guiden Rapport) 12. Opret en autoformular for den forespørgsel, der viser navnene på oste fra Italia ost (punkt 6) Materialet må ikke kopieres Side 95 af 102

REPETITIONSØVELSE6 - OPRET TABEL MED FORESPØRGSLER 1 Opret en database og kald den for Legetøj 2 Opret tabellen Varer 3 I tabellen er brug for følgende felter: Navn Materiale Pris i kr Aldersgruppe 4 Du skal selv bestemme, hvilken datatype felterne skal være og hvilket felt, der skal være nøglefelt 5 Indtast i tabellen varer følgende oplysninger om fem legetøjstyper: Navn Materiale Pris i kr Aldersgruppe Briotog Træ 359 2-4 år Barbie Plastic 199 5-8 år Bamse Tøj 99 2-4 år Puslespil Træ 149 2-4 år Bold Plastic 39 2-4 år Der skal nu udarbejdes nogle forespørgsler, som vil lette søgearbejdet i databasen: 6 Gem en ny forespørgsel, der viser hvilket legetøj, der er lavet af træ 7 Gem en ny forespørgsel, der viser legetøj for aldersgruppen 2-4 år 8 Gem en ny forespørgsel, der viser legetøj, der koster mindre end 200 kr. 9 Gem en ny forespørgsel, der viser legetøj, hvis navn starter med B 10 Gem en ny forespørgsel, der viser legetøj lavet af træ til under 200 kr. Materialet må ikke kopieres Side 96 af 102

REPETITIONSØVELSE7 - DATABASE MED TO TABELLER 1 Åbn databasen Klub 2. Gem en forespørgsel, der viser navn, postnummer og adresse på alle, der spiller fodbold. Forespørgslen skal sorteres alfabetisk i stigende orden 3. Lav en ny forespørgsel, der viser navn, adresse og by på de personer, der spiller golf uden for Storkøbenhavn, dvs. med postnr. højere end 2400. Gem forespørgslen under navnet Golfspillere uden for København 4. Gem en ny forespørgsel, der viser medlemsnr. og kategori på dem, der har et efternavn, der starter med H 5. Gem en ny forespørgsel, der viser Medlemsnummer, efternavn, adresse, postnummer og by på dem, der spiller håndbold 6. Gem en ny forespørgsel, der viser fornavn og efternavn på dem, som har postnummer 2930 og som spiller fodbold 7. Gem en ny forespørgsel, der viser efternavn, postnr. og by på alle medlemmer. De skal være sorteret efter efternavn 8. Gem en ny forespørgsel, der viser efternavnet på alle medlemmer, som bor i Ishøj Materialet må ikke kopieres Side 97 af 102

REPETITIONSØVELSE8 FORESPØRGSLER, VALIDERINGSREGEL OG FORMULARER 1. Opret en database over software. Opret følgende felter find selv primær nøgle: a. Navn (tekst 50 tegn) b. Pris (valuta med 2 dec.) c. Dato for køb (dato) d. Type e. Skal licens fornyes ja/nej f. Producent (tekst 50 tegn) 2. Indtast 5-8 poster f.eks.: Navn Pris Dato for køb Type Skal licens fornyes Producent Outlook 2010 1200 kr. 01-08-2010 Mailprogram Nej Microsoft Microsoft C5 2300 kr. 03-10-2008 Bogføring Ja Microsoft Avira 800 kr. 02-03-2010 AntiVirus Ja Avira Adobe CS5 4000 kr. 05-05-2009 Multimedie Nej Adobe Excel 2007 1200 kr. 01-03-2008 Regneark Nej Microsoft Cuteftp 400 kr. 02-05-2007 ftp Nej Global Scape 3. Opret en forespørgsel som viser navn og pris på software til under 1200 kr 4. Opret en forespørgsel som software hvor licens skal fornyes og som er købt før 01-01-2009 5. Opret en forespørgsel som viser producent og navn for software der begynder med A eller O 6. Opret en forespørgsel som viser typer af software som er enten bogføring eller regneark og som koster under 2000 kr. 7. Opret en forespørgsel som viser software købt mellem 01-01-2008 og 01-01-2009 8. Opret en formular for tabellen - enkeltkolonne 9. Opret en formular for forespørgslen punkt 7 10. Opret en rapport som grupperer software efter producent og summerer prisen for produkterne 11. Tilføj en valideringsregel, så der ikke kan tastes datoer ind for køb der er fra før 01-01-2010. Find på en passende valideringsmeddelelse. 12. Tilpas formularen med en sidefod med en etiket i med en selvvalgt tekst 13. Skift retning fra liggende/stående på rapporten 14. Eksporter tabellen til Excel. Åbn i Excel og kontroller data. Materialet må ikke kopieres Side 98 af 102

DANSK IT MODUL 5 DATABASE Formål for modulet Kandidaten skal være i stand til at: Forstå hvad en database er og hvordan den er organiseret og virker. Lave en simpel database og se databaseindhold i forskellige visninger. Oprette en tabel, definere og modificere felter og deres indstillinger; indsætte og redigere data i en tabel. Sortere og filtrere en tabel eller formular, herunder oprette, modificere og køre forespørgsler for at modtage specifik information fra en database. Forstå hvad en formular er og oprette en formular til at indsætte, ændre eller slette data i poster. Oprette rutinerapporter og forberede udtræk til at være klar til distribution. Kategori Kompetencemål Ref. Indhold 5.1 Forstå databaser 5.1.1 Database-begreber 5.1.2 Database-opbygning 5.1.1.1 Forstå hvad en database er. 5.1.1.2 Forstå forskellen på data og information. 5.1.1.3 Forstå hvordan en database er opbygget med tabeller, poster og felter. 5.1.1.4 Kende nogle anvendelsesmuligheder for store databaser, fx bookingsystemer, offentlige registre, bankoplysninger, hospitalsjournaler. 5.1.2.1 Forstå at hver tabel i en database indeholder data for et enkelt objekt. 5.1.2.2 Forstå at hvert felt i en tabel kun må indeholde én information. 5.1.2.3 Forstå at indholdet i et felt er associeret med en datatype fx tekst, tal, dato/tid og ja/nej. 5.1.2.4 Forstå at felter har associerede feltegenskaber fx feltstørrelse, formater og standardværdi. 5.1.2.5 Forstå begrebet primær nøgle. 5.1.2.6 Forstå begrebet indeks. Forstå hvordan et indeks øger hastigheden af søgninger. 5.1.3 Relationer 5.1.3.1 Forstå at hovedformålet med relationer er at mindske antallet af gentagne (redundante) data i databasen. 5.1.3.2 Forstå at en relation er dannet ved at sammenkæde et unikt felt i en tabel med et felt i en anden. 5.1.3.3 Forstå vigtigheden af at sikre referentiel integritet for relationer mellem tabeller. Materialet må ikke kopieres Side 99 af 102

5.1.4 Funktion 5.1.4.1 Vide at en professionel database er designet og udviklet af databasespecialister. 5.1.4.2 Vide at dataindtastning, datavedligeholdelse og informationshentning udføres af brugeren. 5.1.4.3 Vide at en databaseadministrator tildeler adgang til specifikke data for relevante brugere. 5.1.4.4 Vide at databaseadministratoren er ansvarlig for databasen, herunder gendannelse af data efter nedbrud og fejl. 5.2 Anvende programmet 5.2.1 Arbejde med databaser 5.2.2 Generelle opgaver 5.2.1.1 Kunne åbne og lukke et databaseprogram. 5.2.1.2 Kunne åbne og lukke en database. 5.2.1.3 Kunne oprette en ny database og gemme den på et drev. 5.2.1.4 Vise og skjule de værktøjslinjer, der som standard findes i programmet. Genskabe eller minimere båndet. 5.2.1.5 Kunne anvende tilgængelige hjælpefunktioner. 5.2.2.1 Kunne åbne, gemme og lukke tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter. 5.2.2.2 Kunne skifte mellem visninger i tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter. 5.2.2.3 Kunne slette tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter. 5.2.2.4 Kunne navigere mellem poster i: tabeller, forespørgsler og formularer. 5.2.2.5 Kunne sortere poster i tabeller, forespørgselsudtræk og formularer, i faldende og stigende orden. 5.3 Tabeller 5.3.1 Poster 5.3.1.1 Kunne tilføje og slette poster i en tabel. 5.3.1.2 Kunne tilføje og ændre samt slette informationer i en post. 5.3.2 Design 5.3.2.1 Kunne oprette og navngive en tabel og associere felter med deres felttyper fx tekst, tal, dato/tid eller ja/nej. 5.3.2.2 Kunne tildele feltegenskaber fx feltstørrelse, talformat, dato-/tidsformat eller standardværdi. 5.3.2.3 Kunne danne en valideringsregel for tal, dato/tid eller valuta. 5.3.2.4 Forstå konsekvenserne af at ændre felttyper og feltegenskaber i en tabel. 5.3.2.5 Markere et felt som en primær nøgle. 5.3.2.6 Indeksere et felt (med og uden gentagne data). 5.3.2.7 Tilføje et felt til en eksisterende tabel. Materialet må ikke kopieres Side 100 af 102

5.4 Udtrække information 5.4.1 Hoved-funktioner 5.3.2.8 Ændre bredden af kolonner i en tabel. 5.4.1.1 Søge efter et specifikt ord, et tal eller en dato i et felt. 5.4.1.2 Anvende filtrering i tabeller og formularer. 5.4.1.3 Fjerne filtrering i tabeller og formularer. 5.4.2 Forespørgsler 5.4.2.1 Forstå at forespørgsler anvendes til at udtrække og analysere data. 5.4.2.2 Oprette og navngive en forespørgsel baseret på én tabel med et specifikt søgekriterie. 5.4.2.3 Oprette og navngive en forespørgsel baseret på to tabeller med et specifikt søgekriterie. 5.4.2.4 Tilføje kriterier til en forespørgsel med en eller flere operatorer: = (lig med), <> (ikke lig med), < (mindre end), <= (mindre end eller lig med), > (større end), >= (større end eller lig med). 5.4.2.5 Tilføje kriterier til en forespørgsel med en eller flere logiske operatorer: AND, OR, NOT. 5.4.2.6 Anvende et wildcard i en forespørgsel: * eller %,? eller _. 5.4.2.7 Redigere en forespørgsel herunder tilføje, ændre og fjerne kriterier. 5.4.2.8 Redigere en forespørgsel herunder tilføje, fjerne, flytte, skjule og vise felter. 5.4.2.9 Køre en forespørgsel. 5.5 Objekter 5.5.1 Formularer 5.5.1.1 Forstå at en formular anvendes til at vise og vedligeholde poster. 5.5.1.2 Oprette og navngive en formular. 5.5.1.3 Anvende en formular til at indsætte nye poster. 5.5.1.4 Anvende en formular til at slette poster. 5.5.1.5 Anvende en formular til at tilføje, ændre og slette data i en post. 5.5.1.6 Tilføje og ændre tekst i sidehoveder samt sidefødder i en formular. 5.6 Udtræk 5.6.1 Rapporter og dataeksport 5.6.1.1 Forstå at rapporter anvendes til udskrivning af udvalgt information fra en tabel eller forespørgsel. 5.6.1.2 Oprette og navngive en rapport baseret på en tabel eller forespørgsel. 5.6.1.3 Ændre opstillingen af felter og overskrifter i rapportlayout. Materialet må ikke kopieres Side 101 af 102

5.6.1.4 Præsentere udvalgte felter i en grupperet rapport med fx sum, minimum, maksimum eller gennemsnitssum ved passende inddelinger. 5.6.1.5 Tilføje og ændre tekst i sidehoveder samt sidefødder i en rapport. 5.6.1.6 Eksportere en tabel samt forespørgsel til regneark, tekst, (.txt,.csv) og XML-format til en placering på et drev. 5.6.2 Udskrivning 5.6.2.1 Ændre orientering (stående eller liggende) for tabeller, forespørgsler og rapporter. Ændre papirstørrelse. 5.6.2.2 Udskrive en side, udvalgte poster eller hele tabellen. 5.6.2.3 Udskrive alle poster med formularlayout eller specifikke sider med formularlayout. 5.6.2.4 Udskrive resultatet af en forespørgsel. 5.6.2.5 Udskrive udvalgte sider af en rapport eller hele rapporten. Materialet må ikke kopieres Side 102 af 102

IT Univers udvikler undervisningsmateriale til blandt andet ICDL, ICDL Avanceret og PC-Erhverv. Alt materialet er godkendt af DIT (DANSK IT). Vi har udviklet en række læringsfilm til ICDL og ICDL Avanceret. Du kan se dem på YouTube. Links til filmene er på www.it-univers.dk under Film. Filmene kan også åbnes med SmartPhones eller ipad med qrscanner via indsatte qr-koder i materialet. ICDL, Access 2010, Database Af IT Univers, Charlotte Cederstrøm. Side 0 af 102