Udviklet af. Bosholdt ApS Knud Bro Allé Stenløse. Forfattere:

Outlook 2016

Indhold Indledning... 1 Formål... 1 Forudsætninger... 1 Anvisninger... 1 Båndet, faner, grupper, dialogboksåbnere... 1 Introduktion til Outlook... 3 Om Outlook... 3 Det indledende skærmbillede i Outlook... 4 Mapperuden... 6 Mail... 7 Personer... 7 Kalender... 7 Opgaver... 8 Noter... 9 Mail... 10 Modtaget mail... 10 Oprettelse af en ny e-mail... 10 Indstillinger af en e-mail: Høj, Lav og Normal prioritet... 13 Indstillinger af en e-mail: Format... 13 Indstillinger af en e-mail: Kvitteringer... 14 Indstillinger af en e-mail: Responsknapper... 16 Indstillinger af en e-mail: Udskyd levering/udløber efter.. 19 Indstillinger af en e-mail: Send svar til... 20 Dialogboksåbneren Meddelelsesindstillinger... 20 Brug af opfølgningsflag... 22 Indbakke: Brug af kategorier (farvekategorier)... 23 Samtaler... 26 Hurtige trin... 29 Ruden Personer og Outlooks Social Connector (Social Networks)... 32

Hurtige links til korrespondent... 32 Generelle indstillinger af e-mails... 33 Sende mail fra Word, Excel og PowerPoint... 34 Indbakke: Oprettelse af nye mapper... 35 Indbakke: Slette e-mails... 35 Indbakke: Flytte og kopiere e-mails... 37 Indbakke: Sortering... 38 Indbakke: Emneruden og Læseruden... 40 Indbakke: Filtrere e-mails... 41 Indbakke: Søgninger... 41 Udbakke... 44 Sendte elementer... 44 Slettede elementer... 44 Kladder... 45 Besvar & videresend post... 46 Besked om modtagelse af e-mail... 47 Tilbagekaldelse af postmeddelelser... 48 Send postmeddelelse igen... 49 Vedhæfte filer samt vise og gemme vedhæftede filer... 50 Vedhæfte elementer... 53 Signatur, brevpapir og skriftformatering... 55 Autosvar (Ikke til stede-assistenten)... 58 Regler og beskeder... 59 Gendanne slettede emner... 67 Opgave 1 Mail Prioritet og kvitteringer... 68 Opgave 2 Mail Responsknapper... 68 Opgave 3 Mail Opfølgningsflag... 68 Opgave 4 Mail Kategorier... 69 Opgave 5 Mail Hurtige trin... 69 Opgave 6 Mail Oprettelse af mapper... 69 Opgave 7 Mail Signaturer... 69 Opgave 8 Mail Vedhæftede filer... 70

Opgave 9 Mail Søgninger... 70 Opgave 10 Mail Autosvar (Ikke til stede-assistenten)... 71 Opgave 11 Mail Regler og beskeder... 71 Opgave 12 Mail Gruppering og sortering... 71 Personer... 72 Opret kontakter... 72 Fanen Kontakt (knappen Generelt)... 73 Fanen Kontakt (knappen Detaljer)... 74 Rediger kontaktpersoner... 75 Slet en kontakt... 76 Send post til en kontakt... 76 Opret Kontaktpersongruppe (tidl. distributionsliste)... 77 Rediger Kontaktpersongruppe... 79 Anvende Adressekartotek i Word... 79 Opgave 13 Personer Oprettelse... 82 Opgave 14 Personer Opret via adressekartotek... 82 Opgave 15 Personer Send e-mails til disse... 83 Opgave 16 Personer Slette kontakter... 83 Opgave 17 Kontaktpersongrupper... 84 Kalenderen... 85 Visning af kalender: Dag, Uge, Måned... 85 Opret aftale... 87 Private aftaler... 89 Tilbagevendende aftale... 90 Rediger aftale... 90 Slet aftale... 91 Oprettelse af en mødeindkaldelse... 91 Aflysning af et møde... 95 Besvar med møde... 96 Helligdage... 96 Arbejdstid... 98 Tidszoner... 99

Weather Bar... 100 Skab overblik: Kategorier med farver... 101 Påmindelse... 101 Lade andre se din kalender: Deling... 101 Kalendergrupper... 105 Kalendertilladelser... 106 Overlejring af delte kalendere... 108 Planlægningsvisning... 108 Send en kalender via e-mail... 109 Opgave 18 Kalender Opret en aftale udfyld formular 112 Opgave 19 Kalender Opret en aftale ved markering 112 Opgave 20 Kalender Opret en aftale Hele dagen... 112 Opgave 21 Kalender Tilbagevendende aftale... 113 Opgave 22 Kalender Mødeindkaldelse... 113 Opgave 23 Kalender Aflysning af mødet... 114 Opgave 24 Kalender Deling af kalender... 114 Opgave 25 Send en kalender via e-mail... 114 Opgaver... 115 Opret en opgave... 115 Rediger opgave... 116 Gennemførelse af opgave... 118 Slet en opgave... 118 Tildele andre en opgave... 119 Opgave 26 Opgaver Oprettelse... 121 Opgave 27 Opgaver - Tildel en opgave til en anden... 121 Noter... 122 Opret en note... 122 Opgave 28 Noter... 123 Åbne andre brugeres Indbakke, kontakter etc.... 124 Opgave 29 Åbne en andens brugers kontakter... 126 Grupper... 127 Arkivering og import af e-mails... 137

Autoarkivering... 137 Arkivering af e-mails... 140 Import af arkiverede e-mails... 141 Arkivere og importere fra Outlook-datafil... 143 Knappen Arkivér... 145 Opgave 30 Arkivering... 146 Udskrivning... 147 Opgavepanelet... 150 Visningen Outlook i dag... 151 Hjælp og Fortæl mig, hvad du vil foretage dig... 153 Appendiks: Genvejstaster... 155 Anvende Alt-tasten... 155 Generelle Windows genveje... 155 Microsoft Office genveje... 156 Outlook-genveje... 156

Indledning Formål Formålet med dette kursus er at give kursisten kendskab til de væsentligste funktioner i Outlook. Efter endt kursus skal kursisten være i stand til at anvende funktionerne og selv indøve den nødvendige rutine. Forudsætninger Der forudsættes grundlæggende rutine i brug af Windows. Musens funktioner, brug af menuer, værktøjslinjer, båndet og indtastning forudsættes kendt. Anvisninger Dette materiale er beregnet på klasseundervisning med instruktioner givet af underviseren. De indlagte opgaver kan løses selvstændigt eller efter instruktørens anvisninger. Materialet er samtidig tænkt som et praktisk opslagsværk til støtte efter kurset. Båndet, faner, grupper, dialogboksåbnere Programmets funktioner kan findes i området i toppen af programmet, hvor man finder båndet, faner, grupper og dialogboksåbnere. Kommandoer i båndet: Vælg Meddelelse, Inkluder, Vedhæft fil, hvor: Meddelelse referer til fanen Meddelelse; Inkluder til gruppen Inkluder; Vedhæft fil til knappen Vedhæft fil Knapper: Klik på knappen Kopier 2018 bosholdt.dk Indledning 1

Genvejstaster: Tast Ctrl+C for at kopiere Hurtigmenuer: Højreklik, vælg Kopier 2 Indledning 2018 bosholdt.dk

Introduktion til Outlook Om Outlook Du kan bruge Microsoft Outlook både til at håndtere elektronisk post i en virksomhed og ved hjælp af Internettet til at udveksle post med alle andre, der har en e- mailadresse. Det er muligt at få Outlook til at holde styr på e-mail fra flere konti, f.eks. hvis man både har en firmaadresse og en privat adresse. Ved hjælp af området Kontaktpersoner er det nemt at registrere de kontakter, du ofte skal adressere. Dine kollegers adresser i virksomheden er allerede registreret. Når man bruger intern post i virksomheden, vil det ofte være virksomhedens elektroniske posthus, der bruges til at ekspedere den eksterne firmapost. I de fleste virksomheder er dette elektroniske posthus en såkaldt Exchange server. Dette giver en række fordele, som beskrives nedenfor. Udover at håndtere post kan Outlook holde styr på din kalender, du kan lave små huskesedler (Noter), samt få vist hvilke opgaver du skal løse (Opgaver). Hvis din virksomhed anvender en Exchange server vil der være mange muligheder for at arbejde sammen om alle disse ting ved hjælp af Outlook: Du kan f.eks. dele dine kontaktpersoner med dine kolleger, lade andre se eller håndtere din post og din kalender. Du kan dele opgaver med andre og følge med i, hvor langt de er fremskredne, og hvornår de er løst. 2018 bosholdt.dk Introduktion til Outlook 3

Det indledende skærmbillede i Outlook Båndet Fane Titellinje Læserude Opgavepanelet Titellinjen Båndet Faner Mapperude Læseruden Her kan man altid se, i hvilket af områderne, man befinder sig Båndet består af et antal faner En fane indeholder knapper for de enkelte funktioner I Mapperuden vælges hvilket område, man vil arbejde i. Hvad, der vises i Mapperuden, styres af valg af kategori i navigationspanelet Læseruden viser emner i det område, du befinder dig i. Markeres f.eks. en e-mail, vil denne blive vist i læseruden 4 Det indledende skærmbillede i Outlook 2018 bosholdt.dk

Opgavepanelet Her vises dagens opgaver og kalenderaftaler automatisk. Man kan også vælge at få vist e-mails, som man skal huske at følge op på. Dette gøres ved at højreklikke på en e- mail og vælge Opfølgning 2018 bosholdt.dk Det indledende skærmbillede i Outlook 5

Mapperuden Mapperuden, der er placeret yderst til venstre på skærmen, anvendes til at skifte mellem de forskellige områder, Outlook indeholder. Hvad, der vises i den, afhænger af, hvad man har valgt i navigationspanelet nederst til venstre: Denne visning af navigationspanelet kaldes Kompakt navigation. Klik på de tre prikker til højre, og vælg Indstillinger for navigation, hvorved denne boks åbnes, hvor man kan vælge Kompakt navigation: Derved ændres panelets udseende til dette: 6 Det indledende skærmbillede i Outlook 2018 bosholdt.dk

Mail Under Mail finder man sine e-mails: Indbakken viser din modtagne post, både den du modtager internt i virksomheden, og de e-mails du får fra resten af verden. Sendte elementer indeholder alle de postmeddelelser, du selv har sendt. Kladder indeholder postmeddelelser, som du har valgt at gemme uden at sende dem. Slettede elementer indeholder post, du har slettet fra et af de andre områder. Udbakke bruges kun, hvis man ikke hele tiden er tilsluttet netværket eller internettet. Her ligger postmeddelelser, der venter på at blive sendt, når du tilslutter. Personer Dit adressekartotek i Outlook hedder Kontaktpersoner. Her kan du oprette interne og eksterne kontakter, og arkivere en lang række oplysninger om dem i foruddefinerede felter. Kalender Outlooks kalender er et stærkt og fleksibelt planlægningsværktøj, der giver dig mulighed for at indføre aftaler og begivenheder af forskellig varighed og med forskellige gentagelsesmønstre. Med de mange forskellige muligheder for visning kan du hurtigt skifte mellem detaljer og oversigt. Det er muligt at importere kalenderdata fra andre kalendersystemer, f.eks. fra håndholdte computere og visse mobiltelefoner. Ligeledes kan du eksportere dine kalenderdata til brug for andre systemer. 2018 bosholdt.dk Det indledende skærmbillede i Outlook 7

Hvis din virksomhed benytter en Exchange-server som posthus, kan du vælge at lade andre se din kalender, og ligeledes få lov at kigge ind i andres kalendere. Opgaver Ved hjælp af Opgaver kan du registrere arbejdsopgaver, du har planer om at løse inden for en given periode. Opgaverne vil stå i området Opgaver, som du kan vælge i Navigationspanelet nederst til venstre, men de bliver tillige som standard vist nederst i kalenderen. Hvis din virksomhed benytter en Exchange-server som posthus, kan du uddelegere opgaver til kolleger i virksomheden. 8 Det indledende skærmbillede i Outlook 2018 bosholdt.dk

Noter Klikker man på de tre prikker til højre i Navigationspanelet, vil man kunne se bl. a. Noter: Outlook giver dig mulighed for at lave små huskesedler, som du med fordel kan anvende til at lave noter i stedet for små lapper papir som f.eks. Post-it. 2018 bosholdt.dk Det indledende skærmbillede i Outlook 9

Mail Alle mailrelaterede områder i Outlook er overordnet indrettet som Indbakken, der er detaljeret beskrevet nedenfor. Beskrivelsen passer således tillige for Udbakke, Sendte elementer, Kladder og Slettede elementer. Modtaget mail Som standard vil alle modtagne e-mails være listet i Indbakken. Når man vil læse en modtagen e-mail, skal man blot dobbeltklikke på den for at åbne den. Mailen lukkes igen ved at klikke på X i øverste højre hjørne eller ved at taste Esc. Modtagne ulæste e-mails vil blive vist med en blå streg til venstre: Til højre for Indbakkens ikon i Mapperuden vil blive vist en et blåt tal, der angiver antallet af ulæste emner. Når man har læst en e-mail, markeres den som læst, ved at den ikke længere står med blå streg til venstre. Har man fortrudt, at et emne er markeret som læst, f.eks. fordi man ikke er færdig med at behandle emnet, kan man højreklikke på det og vælge Markér som ulæst. Oprettelse af en ny e-mail Uanset hvilket mail-relateret område, du befinder dig i, kan du oprette en ny e-mail direkte fra Indbakken på én af følgende måder: 10 Mail 2018 bosholdt.dk

1. Klik på knappen Ny mail yderst til venstre på fanen Hjem 2. Tast Ctrl+N 3. Dobbeltklik et tomt sted i Emneruden I den nye e-mail kan du nu skrive e-mailadressen i Til -feltet eller få åbnet dit Adressekartotek ved at klikke på knappen Til : I sidste tilfælde vil man få denne dialogboks vist: I rullelisten øverst til højre under Adressekartotek kan man vælge, om modtagerne skal findes blandt Kontaktpersoner (dit eget adressekartotek) eller Global adresseliste (firmaets/organisationens kartotek) eller andetsteds. Man markerer modtageren (evt. flere ved at holde Ctrltasten nede) og derefter klikke på en af de tre knapper: Til - >, Cc - > eller Bcc - >. Modtageren vil så blive placeret i felterne nederst i boksen. 2018 bosholdt.dk Mail 11

1. Til: er den eller de primære modtager(e), som e- mailen stiles til. Dette vil fremgå af brevhovedet hos modtagerne 2. Cc: (Carbon copy) er modtagere, som e-mailen ikke stiles til, men som blot modtager den som orientering. Man signalerer på denne måde, at disse f.eks. ikke forventes at svare, hvis det drejer sig om en forespørgsel 3. Bcc: (Blind carbon copy) er modtagere, der får en kopi ligesom Cc, men det vil ikke fremgå af brevhovedet hos de øvrige modtagere. Man kan sige, at det er hemmelige modtagere. Denne bruges ofte, når man har mange modtagere, men ikke ønsker, at brevhovedet skal fylde for meget. Eller man ikke ønsker, at alle modtagere kan se de øvrige modtagere. Når modtagerne er valgt, klikkes OK, og man vender tilbage til e-mailen. Her udfyldes normalt Emne teksten herfra vil blive vist i Indbakken hos modtageren. Når meddelelsen er skrevet i meddelelsesvinduet, sender man den ved at klikke på knappen Send eller ved at taste Ctrl+Enter. Man kan permanent have Bcc.: ruden fremme ved i e- mailen at vælge fanen Indstillinger, og dér trykke på knappen Bcc. 12 Mail 2018 bosholdt.dk

Indstillinger af en e-mail: Høj, Lav og Normal prioritet I e-mailens vindue klikker man på fanen Meddelelse: Ovre til højre kan man klikke på enten Høj prioritet eller på Lav prioritet. Hvis man vælger en af dem inden afsendelse, vil det tilsvarende symbol (rødt udråbstegn eller blå pil) stå ud for din e-mail i modtagerens Indbakke. Bemærk, at ikke alle mailsystemer vil vise disse symboler, så for at være sikker på, at modtageren forstår det, skal du kende vedkommendes system. Indstillinger af en e-mail: Format Åbnes en ny e-mail, kan man klikke på fanen Formatér tekst: De indstillinger, der vælges, vil kun gælde for den pågældende e-mail. Her kan man for det første vælge, hvilket format e- mailen skal sendes i. Ikke alle e-mail-programmer understøtter alle mailformater. Dette skal tages i betragtning, hvis man sender 2018 bosholdt.dk Mail 13

e-mails til modtagere, der ikke bruger Outlook. Nogle e-mail-programmer understøtter således ikke tekstformatering og billeder. Som det ses i båndet på illustrationen ovenfor, understøtter MS Outlook tre meddelelsesformater, nemlig: 1. Almindelig tekst: Dette format understøttes af alle e-mail-programmer. Teksten vil ikke kunne formateres og billeder ikke kunne indsættes i meddelelsesteksten (billeder kan dog vedhæftes som filer) 2. HTML: Standard-meddelelsesformatet i Outlook. Det bedste format, hvis e-mails skal ligne traditionelle dokumenter. Her kan teksten formateres ved hjælp af formaterings-værktøjerne på fanen Meddelelse, og billeder kan indsættes i teksten. Bruges HTML, er det, man sender, det modtageren vil få at se 3. Outlook RTF-tekst-format: Dette format understøttes kun af Microsoft Exchange Client version 4.0 og 5.0, Office Outlook 97-2016. Teksten kan formateres, og billeder indsættes Indstillinger af en e-mail: Kvitteringer Når man opretter en ny e-mail, kan man på fanen Indstillinger afkrydse Anmod om kvittering for henholdsvis modtagelse og læsning af den pågældende e- mail: Kvittering for modtagelse: Når modtageren modtager e-mailen, d. v. s. når den indgår på f.eks. Exchange serveren, vil man modtage en kvittering herfor. 14 Mail 2018 bosholdt.dk

Kvittering for læsning: Når modtageren åbner den pågældende e-mail, vil vedkommende blive spurgt, om han/hun vil afgive en kvittering. I bekræftende fald vil kvittering blive sendt til afsenderen i form af en e-mail. Husk, at dette blot viser, at modtageren har åbnet e- mailen, ikke nødvendigvis at han/hun har læst den! Som standard vil man som modtager af en sådan e- mail med tilhørende anmodning om kvittering blive spurgt, om man vil afgive en sådan kvittering. Man kan imidlertid vælge altid automatisk at afsende en sådan kvittering, eller man kan vælge aldrig at afgive kvittering. Man vælger Filer, Indstillinger, kategorien Mail, Registrering. Her vælges den ønskede indstilling. Samme sted kan man i øvrigt vælge altid at anmode om kvittering for læsning eller modtagelse. I så fald vil man da modtage kvitteringer for alle ens e-mails (hvis modtagerne ellers ønsker at afgive kvitteringer), og man vil da risikere at modtage mange kvitteringer. Det kan derfor anbefales, at man kun anmoder om kvittering for udvalgte e- mails, jf. gennemgangen ovenfor: 2018 bosholdt.dk Mail 15

Indstillinger af en e-mail: Responsknapper Når man har åbnet en ny e-mail, kan man på fanen Indstillinger også vælge at oprette responsknapper i sin e-mail. Man klikker på Brug responsknapper. Derved vises denne menu: Klik på ét af de tre viste punkter. Vælges f.eks. Godkend;Afvis, vil modtageren af e-mailen på fanen Meddelelse kunne se knappen Stem, hvor svarmulig- 16 Mail 2018 bosholdt.dk

hederne Godkend og Afvis kan vælges. Modtageren kan nu blot klikke på én af de to muligheder i stedet for at skrive svaret selv. Der vil da blive afsendt en e-mail med det valgte svar. Man kan også på den viste menu klikke på Brugerdefineret: Her kan man ud for Anvend responsknapper vælge at skrive teksten til knapperne efter mønstret Godkend;Afvis. Husk at skrive spørgsmålet i Emnelinjen. Ellers kan du måske ikke huske, hvad der bliver svaret på!! 2018 bosholdt.dk Mail 17

Modtagerne af mailen vil nu kunne besvare spørgsmålet ved at klikke på knappen Stem: Når man, som den der har stillet spørgsmålet, modtager svarene, vil man øverst i svar-mailene se: Klikkes på Afsenderen svarede vises en lille meddelelse Vis afstemningssvar; klikkes derpå åbnes en liste over alle svarene, som så evt. kan printes ud: 18 Mail 2018 bosholdt.dk

Indstillinger af en e-mail: Udskyd levering/udløber efter I en e-mail kan man på fanen Indstillinger vælge knappen Udskyd levering: Derved åbnes denne boks: 2018 bosholdt.dk Mail 19

Man kan ud for Levér ikke før vælge en dato og klokkeslæt for, hvornår e-mailen skal afsendes. Den vil i så fald blive liggende i ens udbakke frem til det pågældende tidspunkt. Man kan således skrive en række e- mails i løbet af dagen og ved at sætte et leveringstidspunkt sikre sig, at de først bliver afsendt f.eks. kl. 16, hvis der er grund til, at modtagerne først bør modtage e-mailen på dette tidspunkt. Man kan også vælge at sætte et flueben ud for Udløber efter og vælge en dato og klokkeslæt. E-mailen vil da blive fremsendt til modtageren. Men har denne ikke åbnet den senest på det angivne tidspunkt, vil e-mailen blive gennemstreget i modtagerens emnerude, som tegn på at vedkommende ikke behøver at åbne den. Dette kan med fordel bruges, hvis man f.eks. vil invitere modtageren til et møde f. eks. kl. 12. Man kan da sætte kl. 12 som udløbstidspunkt, og hvis modtageren ikke har set e-mailen inden da, vil vedkommende alligevel ikke kunne nå at komme til mødet og behøver da ikke at læse e-mailen. Indstillinger af en e-mail: Send svar til Endelig kan man klikke på Send svar til og i den fremkomne boks vælge at angive, til hvem modtageren automatisk skal sende sit svar på e-mailen (man vil naturligvis selv automatisk figurere på listen): Dialogboksåbneren Meddelelsesindstillinger Ovenfor er der flere gange vist en dialogboks, hvor man kan foretage valg m.h.t. meddelelsesindstillinger. Den- 20 Mail 2018 bosholdt.dk

ne kan man også få adgang til ved at klikke på dialogboksåbneren Meddelelsesindstillinger: Det er det lille kvadrat med pilen på ovenstående illustration til højre for ordet Registrering på fanen Indstillinger (se illustrationen ovenfor). 2018 bosholdt.dk Mail 21

Brug af opfølgningsflag Når man modtager en e-mail, kan man ønske at markere den som særlig væsentlig. Man højreklikker på e- mailen og vælger Opfølgning: Man vælger et opfølgningsflag efter behov. Flaget vil blive vist til højre for e-mailen i Indbakken. E-mailen vil også figurere i opgavepanelet, så man er opmærksom på, at denne e-mail skal følges op. Bemærk på menuen, at man kan tilføje en påmindelse. Når man sender en e-mail, kan man også vælge at vedhæfte et opfølgningsflag: 22 Mail 2018 bosholdt.dk

Gøres dette, vil den pågældende e-mail blive vist på ens eget opgavepanel. Indbakke: Brug af kategorier (farvekategorier) Man kan fremhæve e-mails (og i øvrigt også opgaver, aftaler og kontaktpersoner) med farver, så de træder klart frem på skærmen blandt de øvrige elementer. Man kan således åbne vælge at tildele en e-mail en farve ved at højreklikke på den, vælge Kategoriser, og vælge en farve: 2018 bosholdt.dk Mail 23

Bemærk, at der til højre i indbakken findes en kolonne kaldet Kategorier, hvor farvekategorien kan ses: Her kan man som senere beskrevet vælge at sortere på denne kolonne ved at klikke på overskriften Kategorier (se side 38). Herved vil mailene blive grupperet efter Kategorier: 24 Mail 2018 bosholdt.dk

Man kan oprette yderligere farvekategorier. Man højreklikker på en e-mail og vælger på genvejsmenuen punktet Kategoriser, Alle kategorier. Derved åbnes denne boks: Klik på knappen Ny for at oprette en ny kategori. Klik på Omdøb for at give kategorien et andet navn. I det viste tilfælde har man tildelt kategorien Planorama farven orange, men det er ikke nødvendigt at tildele kategorier farve. Alle vore e-mails til og fra Planorama kan vi nu tilføje farven orange. 2018 bosholdt.dk Mail 25

Samtaler En e-mail kan indgå i en rækkefølge af e-mails: en bruger sender en e-mail til en anden, denne svarer den første bruger og så fremdeles. Andre inddrages måske også i korrespondancen. Dette er en Samtale. Man kan højreklikke på en e-mail og vælge Find relaterede, Meddelelser i denne samtale: Derved vil de relaterede e-mails blive vist. Man kan imidlertid også vælge, hvis det ikke allerede er gjort, at aktivere visningen Vis som samtaler på fanen Vis: 26 Mail 2018 bosholdt.dk

Når dette vælges, vil der fremkomme en boks, hvor der spørges om, indstillingen skal gælde for alle mapper eller den aktuelle mappe: Når funktionen således er aktiveret, kan man klikke på knappen Indstillinger for samtale, hvorved denne menu vises, hvor man kan træffe forskellige valg: Når funktionen er aktiveret, vil der blive vist en lille trekant ud for e-mails, der indgår i en forbindelse med andre E-mails: 2018 bosholdt.dk Mail 27

Klik på trekanten for at få vist relaterede e-mails i en træstruktur: Der vil blive vist e-mails fra alle mapper og ikke blot den, man står i (er dette ikke tilfældet, klikkes på den ovenfor nævnte knap Indstillinger for samtale, og på den viste menu vælges Vis meddelelser fra andre mapper). På fanen Hjem findes de to knapper Ignorer og Ryd op: Ignorer: Markeres en samtale og vælges Ignorer vil alle e-mails fra samtalen blive slettet og senere e-mails i f. m. denne samtale vil automatisk blive slettet. Ryd op: Når en række personer deltager i en samtale, vil e-mailen, der sendes frem og tilbage, kunne blive ret lang, efterhånden som flere og flere bidrager til den. Den enkelte deltager i en sådan samtale vil efterhånden kunne konstatere at have adskillige kopier af de tidligere bidrag til e-mailen. Klik Ryd op for at fjerne duplikker. 28 Mail 2018 bosholdt.dk

Hurtige trin Hurtige trin får man adgang til enten ved at: 1. Højreklikke på en e-mail og vælge Hurtige trin 2. Eller ved at vælge dem i en boks på fanen Hjem: Hensigten med denne funktionalitet er at reducere opgaver til enkeltkliks-opgaver. Man vil f.eks. på illustrationen se et hurtigt trin, kaldet Til chef. Første gang, der klikkes på dette, åbnes denne boks: Her kan man anføre e-mailadresse for sin chef og klikke på Gem. Fremover når man markerer en e-mail og vælger det hurtige trin Til chef, vil der blive åbnet en ny E-mail, adresseret til chefen. Som standard vælges Videresend, jvf. det netop viste billede. Man kan i denne boks klikke på knappen Indstillinger, hvorved man vil få adgang til at vælge noget andet end Videresend. 2018 bosholdt.dk Mail 29

Det samme gælder, når man skal lave sine egne Hurtige trin. Dette kan gøres ved at klikke på pilen nederst til højre i den netop viste Hurtige trin-boks. I galleriet vælges muligheden Opret nyt. 30 Mail 2018 bosholdt.dk

I boksen, der derved vises, gives det nye hurtige trin et navn: Herfter klikkes på pilen ved Vælg en handling for at definere hvad, der skal ske, når man klikker på dette hurtige trin. Man kan tilføje flere handlinger ved at klikke på Tilføj handling. 2018 bosholdt.dk Mail 31

Ruden Personer og Outlooks Social Connector (Social Networks) Når man åbner en e-mail i Outlook 2016, vil man nederst kunne se f.eks. følgende: Til højre i ovalen ses to ansigter. Det er de to personer, der er involveret i denne e-mail. Klikkes på et af ansigterne vil man kunne se informationer relateret til vedkommende. På billedet ovenfor er der klikket på Michael Bosholdt, og vi kan i bunden se redskaber, der kan filtrere således, at vi kan se hvilke e-mails som modtageren af e-mailen i øvrigt har modtaget fra Michael Bosholdt og hvilke kalenderaftaler, han har med ham. Hurtige links til korrespondent Man kan i en e-mail lade musen hvile over afsenderens navn, hvorved dette vises: Her er ikoner til: send chatbesked, ring til (forudsætter, at man har Skype). På det tredje ikon er der adgang til at arrangere en videokonference (via Skype). Fjerde ikon giver mulighed for at sende en e-mail. 32 Mail 2018 bosholdt.dk

Klik på pilen i nederste højre hjørne for at se yderligere informationer om personen og mulighed for at oprette mødeindkaldelse. Generelle indstillinger af e-mails Ovenfor er gennemgået indstillinger og funktionaliteter for den enkelte e-mail. Man kan også foretage generelle indstillinger, der gælder for alle e-mails: dette gøres ved at vælge Filer, Indstillinger, kategorien Mail. 2018 bosholdt.dk Mail 33

Sende mail fra Word, Excel og PowerPoint I Word, Excel og PowerPoint kan man ved at vælge Filer, Del, Mail sende sit Worddokument, sin Excelmappe eller præsentation som vedhæftet fil til en e- mail eller som en vedhæftet PDF-fil til en e-mail: 34 Mail 2018 bosholdt.dk

Indbakke: Oprettelse af nye mapper Man kan vælge at lade alle sine e-mails ligge direkte i Indbakken. Modtager man mange e-mails, kan det imidlertid nemt blive svært at overskue dem. Man kan oprette undermapper under Indbakken, og placere e-mails, der emnemæssigt hører sammen, i en bestemt undermappe. Man højreklikker på Indbakke og vælger Ny mappe. Her skriver man navnet på undermappen og trykker Enter. Den nye mappe vil blive placeret under Indbakken. Hvis man fortryder undermappen, kan man afslutte oprettelsen ved at trykke på Esc-knappen. Som det ses på illustrationen, er der her bl. a. oprettet undermapperne Anders Rähr og Dorthe under indbakken: Indbakke: Slette e-mails Man højreklikker på en e-mail og vælger Slet. Vælger man Slet vil e-mailen blive overflyttet til mappen Slettede elementer. Man kan højreklikke på denne og vælge Tøm mappe, for at slette e-mails deri permanent. 2018 bosholdt.dk Mail 35

Hvis man vil slette en e-mail permanent, uden at den først havner i Slettet post, kan det gøres ved at taste Shift+Delete. 36 Mail 2018 bosholdt.dk

Indbakke: Flytte og kopiere e-mails Man trækker med højre musetast en e-mail over på den mappe, man vil flytte/kopiere den til. Man slipper musetasten, og denne menu fremkommer: Klik på det ønskede valg. 2018 bosholdt.dk Mail 37

Indbakke: Sortering Når du starter Outlook, er området Indbakke valgt som standard. Her vil alle e-mails, du har modtaget, blive vist i Emneruden: Øverst i Emneruden til højre ses en række kolonneoverskrifter/felter. Efter Dato er den overskrift, som vore e-mails er arrangeret efter. Og ved siden af vises Nyeste, som betyder, at man ser de senest modtagne e-mail fra toppen af og nedefter. Klikker man på Efter dato, kan man arrangere efter en anden overskrift som f.eks., hvem man har modtaget e-mails fra. Klikker man på Nyeste, ændres denne overskrift til ældste, som så bytter rundt på rækkefølgen af e-mails. Øverst til venstre i emneruden kan du også vælge, om du vil se alle mails eller om det kun skal være de ulæste. 38 Mail 2018 bosholdt.dk

Gøres emneruden tilstrækkelig bred, vises dette: Her kan man klikke på de forskellige overskrifter for at sortere på de pågældende kolonner. 2018 bosholdt.dk Mail 39

Indbakke: Emneruden og Læseruden Til højre for Emnevinduet ses Læseruden. Her kan man se indholdet af en markeret e-mail. Læseruden kan også være placeret under Emnevinduet (Vælg Vis, Læserude, Bund). Når en indgående postmeddelelse er vist i læseruden, kan Outlook være indstillet således, at programmet betragter den som læst. Dette vil dels fremgå i din egen visning, men også hos afsenderen, hvis afsenderen har bedt om at få besked, når du har læst den, og du automatisk afgiver kvittering. Bliver den automatisk vist som læst, kan man ændre dette ved at vælge Vis, Læserude, Indstillinger: Man fjerner fluebenet øverst i denne boks. Bemærk også indstillingen Markér elementet som læst, når markeringen ændres. Hvis dette er slået til, vil en e-mail blive vist som ulæst, blot at man har klikket på den eller pilet ned over den ved at bruge piletasten Pil op på tastaturet. Man kan fjerne Læseruden ved at vælge Vis, Læserude, Deaktiveret. 40 Mail 2018 bosholdt.dk

Indbakke: Filtrere e-mails Man kan under Mail vælge Hjem, Filtrer mail for at foretage diverse indstillinger: Man kan f.eks. vælge kun at få vist alle e-mails med vedhæftede filer i Emneruden. Klik evt. på menuen på Flere filtre, hvorved en ekstra fane med flere filtreringsværktøjer vil blive åbnet i båndet. Indbakke: Søgninger I Outlook 2016 kan man hurtigt foretage søgninger blandt sine e-mails. Øverst i skærmbilledet ses boksen Søg i Aktuel postkasse: Man klikker i boksen og skriver sit søgeord; det kan være navnet på en afsender eller et ord fra teksten i en e-mail etc. Søgningen går straks i gang. De e-mails, 2018 bosholdt.dk Mail 41

der indeholder søgeordet i adressen og teksten vil blive vist og søgeordet vil blive markeret i emneruden med en gul baggrund. Når man klikker i søgeboksen, åbnes fanen Søg i båndet (magen til fanen, der åbnes, når man vælger Filtrer mail, Flere filtre, jf. ovenfor): På denne fane findes flere værktøjer til søgninger. Her kan man bl. a. se sine seneste søgninger. Klikkes på punktet Mere, vises en liste med endnu flere muligheder: 42 Mail 2018 bosholdt.dk

Her kan bl. a. vælges Vedhæftet fil indeholder. Hvis man har modtaget en e-mail med et vedhæftet Worddokument og ikke kan huske hvem, der sendte den, kan man måske huske et ord, der stod i det vedhæftede Worddokument og søge på dette: 2018 bosholdt.dk Mail 43

Her søges efter e-mails med en vedhæftet fil, der indeholder ordet Tømmerup. Man lukker en søgning ved at klikke på krydset her: Udbakke Udbakken er bygget op på samme måde som Indbakken. Den indeholder postmeddelelser, man har skrevet, men som Outlook ikke har sendt, fordi man ikke er online. Når man er online, vil alle postmeddelelser i Udbakken blive sendt, og der oprettes en kopi i Sendte elementer. Sendte elementer Sendte elementer indeholder de postmeddelelser, du selv har skrevet og sendt Slettede elementer Uanset hvilke emner, man sletter i Outlook, vil de blive opbevaret i området Slettede elementer. Først når man sletter dem herfra, vil de være endeligt slettede. Man kan undgå denne omvej ved at holde Shift-tasten nede, mens man sletter emnerne. Tøm Slettede elementer ved at højreklikke på den og vælge Tøm mappe. 44 Mail 2018 bosholdt.dk

Kladder Hvis man er ved at skrive en postmeddelelse og er nødt til at afbryde arbejdet, inden man er færdig, kan man gemme den som en Kladde. Dette gøres ved at klikke på knappen Gem. Man kan så eventuelt lukke den, indtil man får tid til at færdiggøre den og derefter genfinde den i Kladder under det navn, man gav den i feltet Emne. 2018 bosholdt.dk Mail 45

Besvar & videresend post Når man ønsker at svare at på en modtagen e-mail, kan man bruge knapperne på fanen Hjem: Når man har åbnet en postmeddelelse, som man vil besvare med det samme, klikker man på knappen Besvar. Der vil så blive åbnet en ny postmeddelelse, hvor den oprindelige afsender er sat ind i Til-feltet. I emnefeltet står Sv: og det oprindelige emne. Hele den oprindelige meddelelse er sat ind i Meddelelsesvinduet, og så kan du bare skrive dit svar foroven og sende det. Klikker du på knappen Svar til alle vil din besvarelse ikke kun blive stilet til afsenderen, men også til alle andre modtagere (også som Cc:, men ikke som Bcc:) af den oprindelige postmeddelelse. Du har også mulighed for at videresende en modtaget postmeddelelse til en anden person. I den åbne postmeddelelse klikker du på knappen Videresend, hvorved der åbnes en ny postmeddelelse med teksten: VS og det oprindelige emne i emnefeltet og hele den oprindelige meddelelse i Meddelelsesvinduet. Herefter adresserer og sender man den. 46 Mail 2018 bosholdt.dk

Bemærk, at man også kan finde disse knapper øverst i e-mailen i Læseruden: Åbnes e-mailen findes tilsvarende knapper på fanen Meddelelse. Besked om modtagelse af e-mail Ved modtagelsen vises en besked automatisk på skærmen, hvis Outlook står åben. Dette kan slås fra, hvis det forstyrrer. Vælg Filer, Indstillinger, Mail: 2018 bosholdt.dk Mail 47

Tilbagekaldelse af postmeddelelser Hvis man ønsker at tilbagekalde en e-mail, som man har afsendt, kan dette lade sig gøre, såfremt modtageren endnu ikke har åbnet eller flyttet e-mailen. Dette gælder dog kun såfremt modtageren, der skal tilbagekaldes fra, er logget på og bruger Outlook. En firewall hos modtageren kan også hindre tilbagekaldelsen. Så det er langt fra en given sag, at tilbagekaldelsen lykkes! Man åbner den afsendte e-mail fra mappen Sendte elementer. Når e-mailen er åbnet, vælges fanen Meddelelse og på denne klikkes på knappen Handlinger, Tilbagekald denne meddelelse: Meddelelsen vil nu blive forsøgt tilbagekaldt; dersom det lykkes, vil meddelelsen blive slettet i modtagerens Indbakke, og man vil selv modtage en e-mail om, at tilbagekaldelsen er lykkedes og også få en e-mail, dersom tilbagekaldelsen er mislykkedes. Den person, fra hvem e-mailen tilbagekaldes, vil først i sin indbakke kunne se en ekstra e-mail, hvoraf det fremgår, at der bliver gjort forsøg på tilbagekaldelse. Når denne lykkes, vil såvel den ekstra e-mail som den tilbagekaldte e-mail blive slettet. 48 Mail 2018 bosholdt.dk

Send postmeddelelse igen Når e-mailen er åbnet, vælges fanen Meddelelse og på denne klikkes på knappen Handlinger, Send denne meddelelse igen: Derved kan en meddelelse én gang til, f.eks. hvis man i første omgang glemte at vedhæfte en fil. 2018 bosholdt.dk Mail 49

Vedhæfte filer samt vise og gemme vedhæftede filer Når man skal udveksle oplysninger med andre, vil det være en lettelse at kunne hente dem direkte fra pc en og sende dem. Man sender en e-mail, og vedhæfter dokumenter, projektmapper, billeder etc. til postmeddelelsen. Det foregår således: 1. Åbn en ny postmeddelelse 2. Klik på fanen Meddelelse, og klik på knappen Vedhæft fil, hvorved vises en liste over nyligt åbnede dokumenter: 3. Man kan nederst vælge Gennemse denne pc, og ved hjælp af den fremkomne boks finder man frem 50 Mail 2018 bosholdt.dk

til den fil, man vil indsætte, markerer den og klikker på knappen Indsæt 4. Filen vil nu være placeret i et område under emnefeltet 5. Klik på knappen Send Tip: Man kan også vedhæfte filer ved at trække dem over på Indbakke-ikonet i Outlook eller ved at trække dem ind i den åbne e-mail. Man åbner som modtager e-mailen og vil se vedhæftede filer i toppen: Vil man gemme en vedhæftet fil, højreklikker man i læseruden på den og vælger Gem som. Er der flere vedhæftede filer, kan man gemme dem alle på én gang ved at højreklikke på en af dem og vælge Gem alle vedhæftede filer. Dobbeltklikker man derimod på den vedhæftede fil, vil den blive åbnet i det rette program. Man kan også se vedhæftede filer i Læseruden og gemme og åbne dem derfra. Når man modtager en e-mail med en vedhæftet fil, vil man i Indbakken kunne se en lille clips ud for e-mailen. Bemærk, at hvis man åbner den vedhæftede fil ved at dobbeltklikke på den, vil filen blive åbnet i skrivebeskyttet tilstand, hvilket vil sige, at de ændringer, man 2018 bosholdt.dk Mail 51

dernæst måtte foretage i dens indhold, ikke kan gemmes i den vedhæftede fil. For at omgå dette skal man, inden man dobbeltklikker på filen, vælge fanen Meddelelse, knappen Handlinger, Rediger meddelelse. Og dernæst dobbeltklikke på filen. 52 Mail 2018 bosholdt.dk

Vedhæfte elementer Man kan også vedhæfte elementer fra Outlook til en e- mail. Man vælger fanen Meddelelse og dér knappen Vedhæft element: Klikkes på denne knap, åbnes en menu, hvor man kan vælge Outlook-element, hvorved denne boks åbnes: I vinduet kan man se sin Indbakke, Sendte elementer, Offentlige mapper o. s. v. På illustrationen er Indbakke markeret og nederst ses de e-mails der ligger i denne. Markér en e-mail, vælg ovre til højre om e-mailen skal vedhæftes eller vises som tekst i e-mailen, og tryk OK 2018 bosholdt.dk Mail 53

for at afslutte. Tilsvarende kan kontaktpersoner osv. sendes. Tip: Sendes en kontaktperson på denne måde, vil modtageren kunne trække kontaktpersonen ned på knappen Personer nederst til venstre i Outlook, hvorved kontaktpersonen oprettes som kontaktperson. Det samme gælder opgaver og kalenderaftaler. 54 Mail 2018 bosholdt.dk

Signatur, brevpapir og skriftformatering Når man skal skrive en e-mail, vil man placere en afsender-signatur neden for teksten. I stedet for at indtaste denne hver gang, kan man gemme den som en såkaldt Signatur. Dette sker ved at vælge Filer, Indstillinger, Mail, og der trykke på Signaturer-knappen: 2018 bosholdt.dk Mail 55

Denne boks åbnes: I denne boks trykker man på knappen Ny: Her skrives signaturens navn. Derefter trykkes OK. Nederst i boksen kan man nu skrive sin signatur, man kan markere teksten og tildele formateringer ved at anvende de viste værktøjer. 56 Mail 2018 bosholdt.dk

Bemærk, at man til højre kan vælge hvilken signatur, man vil anvende til hhv. Nye meddelelser og til Svar/Videresendelser. Disse indstillinger gælder så for alle nye e-mails, men kan naturligvis ændres senere: På den anden fane i den viste boks fanen Personligt brevpapir, kan man vælge et brevpapir (d. v. s. en baggrund) til ens e-mails. Der er dels nogle Microsoftbrevpapirer, men måske har ens virksomhed, organisation eller institution selv et brevpapir. Man kan også aktivere brugen af brevpapir ved at vælge Filer, Indstillinger, Mail, og der trykke på Brevpapir og Skrifttyper-knappen. Her kan man også vælge skriftindstillinger til sine e-mails. Når man har åbnet en ny e-mail, man skal sende, kan man i båndet på fanen Meddelelse finde knappen Signatur; klikkes på denne vil man kunne finde sine signaturer og indsætte dem. 2018 bosholdt.dk Mail 57

Er der i den nye e-mail indsat en standard-signatur, kan man ændre denne til en anden ved at højreklikke på signaturen og på den fremkomne menu vælge en anden signatur. Autosvar (Ikke til stede-assistenten) Når virksomheden benytter sig af en Exchange server, bliver din post ekspederet af serveren. Man kan lade serveren udføre forskellige handlinger, når den modtager postmeddelelser, der er adresseret til en. Én mulighed er automatisk at sende et svar til afsenderen, hvis du ikke er til stede: 1. Vælg Filer, Oplysninger, Autosvar (fraværende): 2. Klik på knappen Automatiske svar 3. I den boks, der vises, vælges, at man ikke er til stede, og man skriver den besked, som folk, der sender en e-mails, skal have 58 Mail 2018 bosholdt.dk

4. Bemærk, at der skal anføres to svar: ét til folk inden for, og ét til folk uden for organisationen 5. Klik OK Bemærk, at folk der skriver til én, mens man ikke er til stede, kun får besked herom én gang. Når man næste gang åbner sin Outlook, vil man blive gjort opmærksom på, at Autosvar er slået til og få mulighed for at slå den fra igen. Har man anført et datointerval, slås Autosvar automatisk fra. Man skal være opmærksom på, at Autosvar kun kan anvendes, dersom man er tilsluttet en Exchangeserver. Når man adresserer en ny e-mail til en kollega inden for den samme Exchange-server, vil man straks, når navnet er sat ind i Til-feltet, kunne se et evt. Autosvar modtageren har oprettet øverst i e-mailen! Det samme gælder, hvis man inviterer vedkommende i f. m. en mødeindkaldelse. Regler og beskeder Er man tilsluttet en Exchange-server, kan man oprette regler for, hvorledes Outlook skal håndtere e-mails ved deres ankomst. F.eks. kan man oprette en regel, der automatisk placerer e-mails fra en bestemt afsender i en bestemt undermappe under Indbakke. Eller man kan oprette en regel, der automatisk videresender e-mails fra en bestemt afsender eller med et bestemt ord i emneteksten til andre modtagere. 2018 bosholdt.dk Mail 59

Der er således mange valgmuligheder m.h.t. oprettelse af regler. Man aktiverer funktionen ved at vælge Filer, Oplysninger, knappen Administrer regler og beskeder: Når funktionen er valgt, vises denne boks: 60 Mail 2018 bosholdt.dk

Her trykker man på knappen Ny regel. I den boks, der derved åbnes, kan man så oprette sin regel. I det flg. eksempel har man under sin Indbakke oprettet en mappe, kaldet Anders Rähr. Outlook skal automatisk flytte alle e-mails, der modtages fra Anders Rähr, til mappen Anders Rähr medmindre mailen er af høj prioritet. 2018 bosholdt.dk Mail 61

I denne boks kan man vælge mellem en række kategorier; øverst har man f.eks. Flyt meddelelser fra en bestemt person til en mappe. Man kan også, som det ses, vælge at starte fra en tom regel. Men i dette eksempel vælger vi at markere Flyt meddelelser fra en bestemt person til en mappe. Nederst i boksen ses under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen to links, man skal klikke på: man skal dels vælge, at reglen skal bruges på e-mails fra en bestemt afsender, og man skal vælge hvilken mappe, sådanne e-mails skal flyttes til ved modtagelsen. 62 Mail 2018 bosholdt.dk

Når man klikker på linket en person eller offentlig gruppe, åbnes adressekartoteket, hvor man så kan vælge afsenderen. Klikkes på linket mappenavn åbnes en boks, hvor man kan markere den mappe, e-mails skal flyttes til. Her har man valgt, at e-mails, der modtages fra Anders Rähr skal flyttes til mappen Anders Rähr: 2018 bosholdt.dk Mail 63

Men det er ikke alle e-mails fra Anders Rähr, der skal flyttes til den nævnte mappe, det er kun dem som ikke har høj prioritet; vi trykker på Næste flere gange til denne boks åbnes: Man sætter flueben ved undtagen, hvis den er markeret med prioritet, og nederst i boksen skal man klikke på linket Prioritet, og i den boks, der fremkommer, på Høj prioritet og OK. 64 Mail 2018 bosholdt.dk

Trykkes Næste, åbnes den sidste boks: Her kan man evt. afkrydse, at reglen skal anvendes på e-mails, man allerede har modtaget; ellers vil reglen kun blive anvendt på e-mails, man i fremtiden modtager fra Anders Rähr. Bemærk, at den meddelelsesboks, der vises på skærmen, når man modtager e-mails i Indbakken, ikke vil blive vist, hvis man ved hjælp af Regler og beskeder får e-mails flyttet til en anden mappe. Til gengæld vil der stå et tal med fed skrift i parentes lige efter mappen i 2018 bosholdt.dk Mail 65

Mapperuden, der angiver hvor mange nye ulæste e- mails, der er flyttet til mappen. 66 Mail 2018 bosholdt.dk

Gendanne slettede emner Dersom man er tilsluttet en Exchange server, er det muligt at gendanne e-mails, som man har slettet. Man vælger kategorien Slettede elementer i Mapperuden, fanen Mappe, knappen Gendan slettet post. I den fremkomne boks vil man kunne se en liste over slettede e-mails. Markér dem, der ønskes gendannet, og klik på gendan-knappen øverst i boksen. 2018 bosholdt.dk Mail 67

Opgave 1 Mail Prioritet og kvitteringer 1. Stå i Indbakken og opret en ny e-mail 2. Adressér den til din nabo til venstre med Cc: til din nabo til højre og instruktøren som Bcc: 3. Indtast Emne: Naboskrivelse 4. Sæt prioriteten til Høj 5. Anmod om kvittering for modtagelsen og læsning 6. Indtast følgende tekst i Meddelelsesvinduet: Vi har stadig ingen nye leverancer fra Mexico 7. Send 8. Når du modtager e-mailen fra din nabo, tager du stilling til, om du vil afgive kvittering 9. Bemærk også det røde udråbstegn ved e-mailen i din Indbakke Opgave 2 Mail Responsknapper 1. Opret en ny e-mail 2. Adressér den til din nabo til højre 3. Skriv denne tekst: Du inviteres hermed til en konference. Kan du det? 4. Opret responsknapper med svarmulighederne: Ja/Nej 5. Send 6. Svar på din nabos invitation 7. Kontroller svaret, du modtager Opgave 3 Mail Opfølgningsflag 1. Undersøg mulighederne for brug af opfølgningsflag 68 Mail 2018 bosholdt.dk

Opgave 4 Mail Kategorier 1. Tildel en modtagen e-mail en kategorifarve 2. Gruppér dine e-mail efter kategorier Opgave 5 Mail Hurtige trin 1. Opret et hurtigt trin, ved hvilket du kan videresende en e-mail til instruktøren Opgave 6 Mail Oprettelse af mapper 1. Opret en ny mappe under Indbakke, der hedder Ledelsespost 2. Flyt en e-mail over i denne mappe 3. Opret to undermapper til Ledelsespost, kaldet hhv. Leder 1 og Leder 2 Opgave 7 Mail Signaturer 1. Opret en signatur efter dette mønster: Med venlig hilsen Fornavn Efternavn Firma Adresse Postnummer By Tlf. 2. Formater den efter eget valg 3. Opret en ny signatur, blot indeholdende dit fornavn og efternavn 4. Sørg for, at den første signatur bruges ved nye meddelelser, den anden ved svar og videresendelser 2018 bosholdt.dk Mail 69

Opgave 8 Mail Vedhæftede filer 1. Åbn Word og indtast flg.: =Rand(2,2) 2. Tryk Enter 3. Gem på Skrivebordet under filnavnet: Vedhæfte filer 4. Opret en ny e-mail, og vedhæft det netop gemte Worddokument 5. Send e-mailen til dig selv 6. Når du modtager e-mailen, enkelt-klik på den vedhæftede fil i læseruden, og åbn den derved i læseruden 7. Gem den vedhæftede fil under navnet Tekst1 på Skrivebordet 8. Opret endnu et Worddokument, skriv lidt tekst og gem den på Skrivebordet under navnet Tekst2 9. Markér nu begge Worddokumenter på skrivebordet, og træk dem over på Indbakke-ikonet i Outlook 10. Send e-mailen til dig selv 11. Når du modtager e-mailen, skal du gemme de to vedhæftede filer på én gang på C-drevet Opgave 9 Mail Søgninger 1. Opret en e-mail; i meddelelsesteksten skal du skrive ordet Berlin 2. Send den til din nabo til højre 3. Når du har modtaget din nabos e-mail, skal du lave en søgning i Indbakken, der finder e-mails, indeholdende teksten Berlin 70 Mail 2018 bosholdt.dk

Opgave 10 Mail Autosvar (Ikke til stede-assistenten) 1. Opret et autosvar, der fortæller, at du er på ferie i de kommende 3 uger 2. Når din nabo til højre har oprettet sin regel, sender du en e-mail til vedkommende 3. Tjek det automatiske svar, du får 4. Annuller reglen igen Opgave 11 Mail Regler og beskeder 1. Opret en ny mappe, der har samme navn som din nabo til højre 2. Opret nu en regel, der automatisk placerer e-mails fra din nabo til højre i denne mappe 3. Bed din nabo til højre om at sende dig en e-mail 4. Kontrollér, at den modtagne e-mail havner i den rigtige mappe 5. Når man modtager en e-mail i Indbakken, fremkommer der automatisk en meddelelsesboks, der fortæller, at der er kommet en ny e-mail. Hvad sker der, når e-mailen via Regler og beskeder bliver sendt til en anden mappe end Indbakken? 6. Undersøg på egen hånd de forskellige muligheder, der er for at oprette regler via Regler og beskeder Opgave 12 Mail Gruppering og sortering 1. Send e-mails til dine naboer 2. Gruppér e-mailene i din Indbakke efter dato 3. Gruppér dem efter Afsender 4. Fjern grupperingen 5. Sorter efter dato 2018 bosholdt.dk Mail 71

Personer Opret kontakter Når man står i området Personer, kan man oprette en ny kontakt ved at 1. Taste Ctrl+N, 2. Ved på fanen Hjem at klikke på knappen Ny kontakt 3. Eller ved at dobbeltklikke i et tomt område i ruden, hvor alle kontakterne vises. Herved åbnes en boks, hvor man kan udfylde de felter, man ønsker. Man kan ligeledes tilføje kontaktpersoner fra sin virksomheds adresseliste til sit eget adressekartotek ved på fanen Hjem at klikke på knappen Adressekartotek. Herefter højreklikker man på det navn, man vil tilføje, og vælger Føj til Kontakter. Udfyld eventuelt supplerende oplysninger i den efterfølgende boks. Klik på knappen Gem og luk. Når man åbner en modtaget e-mail, kan man højreklikke på afsenderens navn eller på vedkommendes e- mailadresse i området øverst i e-mailen og vælge at føje vedkommende til sine kontakter. Man kan også oprette en kontaktperson på baggrund af en e-mail ved at trække den over på kontaktmappen. Uanset hvilken af disse metoder man anvender, vil der blive åbnet en formular, hvor man anfører de ønskede oplysninger om kontakter. Denne formulars faner gennemgås i det følgende. 72 Personer 2018 bosholdt.dk

Fanen Kontakt (knappen Generelt) Klikker man på fanen Kontakt på knappen Generelt, vil billedet se således ud: Når du udfylder feltet Fulde navn med fornavn først og derefter efternavn, vil feltet Gem som: blive udfyldt med Efternavn, Fornavn. Kontakten vil da blive vist med efternavn først. Dette kan du selv ændre ved at klikke på pilen ud for Gem som: og vælge, hvilken sorteringsrækkefølge, du vil have Kontaktpersonen ind i. Når du udfylder Adresse, vil Outlook tjekke, om der er tale om en gyldig adresse med vejnavn og postnummer og by. Hvis du ikke har udfyldt efter det mønster, Outlook har vedtaget, kommer der en dialogboks med rettelsesforslag. Du kan så rette eller lade være efter eget valg. Når du udfylder feltet Mail, vil Outlook ligeledes tjekke, om der er tale om en gyldig opbygning af adressen eller om adressen eksisterer på din virksomheds posthus. Hvis en af delene er tilfældet, bliver adressen understreget. 2018 bosholdt.dk Personer 73

Fanen Kontakt (knappen Detaljer) Under Detaljer kan du tilføje yderligere oplysninger, som det kan være hensigtsmæssigt at arkivere om dine kontakter: Hvis man indsætter en fødselsdato i feltet Fødselsdag, vil den automatisk blive indsat som en årligt tilbagevendende begivenhed i kalenderen. Du gemmer og lukker boksen ved at klikke på knappen Gem og luk. 74 Personer 2018 bosholdt.dk

Rediger kontaktpersoner Skal du tilføje eller rette i nogle af de oplysninger, du har oprettet på en kontaktperson, åbner du den ved at dobbeltklikke på den (den visning, der valgt på det følgende billede, vælges ved at vælge fanen Vis, Skift visning, Personer): Efter rettelserne gemmer og lukker du dialogboksen ved at klikke på knappen Gem. 2018 bosholdt.dk Personer 75

Kategorien Personer kan som nævnt vises i forskellige visninger. De vælges på fanen Vis, Skift visning: Slet en kontakt Når man skal slette en kontakt, skal man markere den. Herefter taster man Delete eller klikker på knappen Slet på fanen Hjem. Kontakten bliver så overført til området Slettede elementer, hvorfra man kan slette den på tilsvarende måde, når man er sikker på, at man ikke får brug for den mere. Hvis man holder Skifttasten nede, mens man sletter den fra området Personer, bliver den slettet permanent med det samme. Der kommer en advarsel, så man kan nå at fortryde. Send post til en kontakt Man kan sende post direkte fra området Personer ved at højreklikke på kontakten og vælge Opret (dette kan ikke lade sig gøre i alle visninger). Man kan her også vælge at sende en mødeindkaldelse eller tildele en opgave til kontaktpersonen. 76 Personer 2018 bosholdt.dk

Man kan også trække kontaktpersonen over på Mail i Navigationspanelet. Så vil der blive oprettet en ny postmeddelelse med kontaktpersonens e-mailadresse i Til:-feltet. Tips: Skal man sende til flere på én gang, starter man med at markere den ene, holde Ctrl-tasten nede, klikke på de efterfølgende, slippe Ctrl-tasten, og derefter trække én af de markerede over på Indbakken i Mapperuden. Opret Kontaktpersongruppe (tidl. distributionsliste) Hvis du ofte sender en postmeddelelse til den samme gruppe af kontaktpersoner, kan du både spare tid og samtidig være sikker på, at alle i gruppen kommer med, ved at oprette en kontaktpersongruppe (tidligere kaldet en distributionsliste). Vælg Hjem, Ny kontaktpersongruppe (Ctrl+Shift+L). Herved åbnes dette vindue: Indtast et navn til kontaktpersongruppen, og klik på knappen Tilføj medlemmer. På menuen, der derved åbnes, gives mulighed for at vælge at tilføje medlemmer på tre forskellige måder: 1. Fra Outlook-kontaktpersoner 2. Fra Adressekartoteket 3. Ny mailkontaktperson 2018 bosholdt.dk Personer 77

Vælges en af de to første vil boksen med adressekartoteket/kontakterne blive åbnet: Markér de navne, der skal med, og klik på knappen Medlemmer -> eller dobbeltklik på dem, så de føres ned i feltet nederst i boksen. Bemærk, at man øverst i boksen under Adressekartotek kan vælge adresser fra andre steder end det globale adressekartotek (firmaets, organisationens eller /institutionens kartotek). Man kan i øvrigt i båndet klikke på Tilføj medlemmer, Ny mailkontakt og tilføje personer, der ikke figurerer i adressekartotekerne eller blandt kontakterne. Klik OK og Gem og luk. 78 Personer 2018 bosholdt.dk

Rediger Kontaktpersongruppe Kontaktpersongrupperne kan ses iblandt kontaktpersonerne. Der er et gruppeikon til venstre for kontaktpersongruppens navn: Når du skal tilføje eller fjerne medlemmer fra en kontaktpersongruppe, skal du starte med at åbne den ved at dobbeltklikke på den, og så tilføje nye medlemmer som netop beskrevet. Vil du fjerne et medlem, markerer du det, og klikker på knappen Fjern medlem på fanen Kontaktpersongruppe eller taster Delete. Klikkes i båndet på knappen Slet gruppe, slettes hele kontaktpersongruppen. Anvende Adressekartotek i Word Når man skal skrive et brev til en af sine kontakter, vil man typisk bruge Word. Man kan lette sit arbejde ved at føje knappen Adressekartotek til værktøjslinjen Hurtig adgang i Word. Det gøres således: 2018 bosholdt.dk Personer 79

1. Klik på pilen til højre for værktøjslinjen Hurtig adgang i Word: 2. Vælg Flere kommandoer på menuen. 3. I boksen, der åbnes, klikkes på pilen ved Vælg kommandoer fra: 80 Personer 2018 bosholdt.dk

4. På menuen, der derved åbnes, vælges Kommandoer, der ikke er på båndet 5. Markér neden for Adressekartotek, og tryk på knappen Tilføj Nu vil knappen Adressekartotek blive vist på værktøjslinjen Hurtig adgang. Når man skriver et brev i Word, kan man da klikke på knappen Adressekartotek; derved åbnes dette, og vælger man at indsætte en kontaktperson, vil vedkommendes navn, adresse, postnummer og by blive indsat i Worddokumentet (hvis ellers man har indtastet disse informationer på detaljefanen i kontaktpersonboksen). 2018 bosholdt.dk Personer 81

Opgave 13 Personer Oprettelse 1. Opret følgende kontakt i Outlook ved at dobbeltklikke i Personruden: Ole Hansen, Bredgade 212, 2500 Valby og med e-mailadressen oh@privatpost.dk 2. Opret en ny kontakt: AB Olie, Smallegade 1, 2700 Brønshøj og med e-mail-adressen service@abo.dk 3. Bemærk, at Ole Hansen står før AB Olie 4. Åbn AB Olie, og ret arkiveringsmåden (Gem som) fra Olie, AB til AB Olie 5. Nu er rækkefølgen byttet om Opgave 14 Personer Opret via adressekartotek 1. Klik på knappen Adressekartotek 2. Sørg for, at der er valgt Global adresseliste øverst under Adressekartotek: her vises de øvrige kursister og instruktøren 3. Føj kursisten til venstre til dine kontakter 4. Udfyld nogle af felterne med fiktive oplysninger, gem og luk 5. Send en ny e-mail til kursisten til venstre for dig 6. Åbn den e-mail, du selv modtager fra din nabo, og gør afsenderen til en kontaktperson ved at højreklikke på afsenderadressen øverst i e-mailen 82 Personer 2018 bosholdt.dk

Opgave 15 Personer Send e-mails til disse 1. Vælg Personer, hvis det ikke allerede er gjort 2. Klik på knappen med de tre prikker nederst i Mapperuden: 3. På menuen, der vises, vælges Mapper for at kunne se Indbakke i ruden til venstre 4. I Personer skal du markere dine to naboer (brug Ctrl-tasten) 5. Peg på en af de markerede kontakter, hold musetasten nede og træk dem til Indbakke-ikonet i Mapperuden 6. I den e-mail, der åbnes, indtastes i emnefeltet: Kursus og i selve tekstfeltet Hilsen fra dit navn 7. Send e-mailen 8. Send dernæst en e-mail til kursisten til højre for dig ved at højreklikke på kursisten i Kontakter og vælg Opret, Mail Opgave 16 Personer Slette kontakter 1. Slet kontakten Ole Hansen 2. Skift til området Slettet post, marker igen Ole Hansen for at slette den endeligt, klik Ja til slette ham permanent 3. Skift tilbage til Personer 4. Marker kontakten AB Olie 5. Hold Skift-tasten nede, mens du sletter den, og klik Ja til slette den permanent 2018 bosholdt.dk Personer 83

Opgave 17 Kontaktpersongrupper 1. Opret en ny kontaktpersongruppe ved navn Outlook-kursus; den skal indeholde alle kursisterne og instruktøren 2. Gem og luk 3. Send en e-mail til gruppen; skriv Kontaktpersongruppe i Emnefeltet 84 Personer 2018 bosholdt.dk

Kalenderen Visning af kalender: Dag, Uge, Måned I kalenderen har man mulighed for at vælge mellem forskellige foruddefinerede visninger: I ovalen ses: Dag, Arbejdsuge, Uge, Måned og Planlægningsvisning. Tryk på disse knapper for at ændre visningen. 1. Dag giver mulighed for at se detaljer om aftaler for en enkelt dag. Yderst til venstre ses en lodret tidslinje. I venstre side af vinduet er der en Oversigtskalender øverst; klik på en dato i denne oversigtskalender for at skifte dato i kalenderen. Brug de små pile til højre og venstre for månedsnavnet for at skifte måned 2. Arbejdsuge (5 dage) og Uge (7 dage) har ligeledes en tidslinje til venstre, der giver et grafisk overblik over aftalernes placering fra mandag til fredag. Oversigtskalender vises også her: 2018 bosholdt.dk Kalenderen 85

3. Måned viser en hel måned. Der er ingen tidslinje, men klokkeslættet for de enkelte aftaler er vist. Også her ses Oversigtskalender 4. Planlægningsvisning viser de kommende timers aftaler. Men til forskel fra de andre visninger, vises personerne i venstre side i stedet for i toppen, hvilket giver et bedre overblik over mange personers kalendere I den nævnte oversigtskalender, der altid vises i øverste venstre hjørne, kan man med musetasten holdt nede trække hen over det antal dage eller (på ugenumrene) det antal uger, du har brug for at få vist på én gang i kalenderen. Man kan også holde Ctrl-tasten nede og klikke enkeltvis på enkelte dage, du ønsker at se ved siden af hinanden (f.eks. alle tirsdagene i en måned). Tryk på knappen I dag på Hjem-fanen for at springe til dags dato. 86 Kalenderen 2018 bosholdt.dk

Opret aftale Når du står i området Kalender, kan du oprette en ny aftale ved at klikke på knappen Ny aftale på fanen Hjem eller ved at dobbeltklikke i kalenderen. Formularen Aftale vises: Skriv et emne; det er den tekst, der vil blive vist i kalenderen, når dialogboksen er lukket. Vælg startdato og tidspunkt samt slutdato og tidspunkt. Man kan evt. vælge Hele dagen. Oppe i båndet kan man vælge fanen Aftale, og på denne punktet Vis som: 1. Ledig 2. Arbejder et andet sted 3. Foreløbig 4. Optaget 5. Ikke til stede I båndet kan man vælge Påmindelse og sætte denne til at komme frem på skærmen et tidsrum, før aftalen begynder. Når påmindelsen fremkommer, kan man klikke på knappen Afvis, hvilket lukker påmindelsen, og du vil 2018 bosholdt.dk Kalenderen 87

ikke få flere påmindelser om denne aftale. Klikker du på knappen Pause (Udsæt) lukker påmindelsen, men kommer igen 5 minutter senere. Påmindelsen kommer selvom du arbejder i et andet program, men Outlook skal være startet. 88 Kalenderen 2018 bosholdt.dk

Her er oprettet en aftale om Kursus i Outlook 05-04- 2016 kl. 9-16 hos Bosholdt ApS. Der sat en påmindelse 15 minutter før, og aftalen vil blive markeret som Optaget med blå farve i kalenderen: Når aftalen er oprettet, trykkes Gem og luk. En hurtig måde at oprette en aftale på er at markere tidsrummet for aftalen i en visning, hvor tidslinjen er synlig, og så bare indtaste emnet. Når du efterfølgende taster Enter, vil aftalen stå i kalenderen, uden at ovenstående formular har været åben. Tip: Ønsker du nedenstående aftale kopieret til to andre dage, så træk aftalen til dér, hvor du ønsker den med venstre musetast, men inden du slipper denne, skal du holde Ctrl-tasten nede. Når dette gøres, får du nemlig en kopi. Private aftaler I båndet i aftale-boksen findes på fanen Aftale en knap Privat. Klikkes på denne, vil andre brugere, der kan se din kalender, kunne konstatere, at du på det pågældende tidspunkt er optaget, men på aftalen vil blot stå, at du har en privat aftale, men de vil ikke kunne se emnet. 2018 bosholdt.dk Kalenderen 89

Tilbagevendende aftale Når du har aftaler, der gentages med faste intervaller, kan du føre dem ind i Outlook som tilbagevendende aftaler. Det gøres ved at oprette den første aftale. I båndet klikkes på fanen Begivenhed på knappen Gentagelse. Nu åbnes dialogboksen Tilbagevendende aftale: Som det ses, kan man indføre alle mulige former for gentagelsesmønstre. Når dialogboksen er udfyldt, klikkes OK. Rediger aftale Når en aftale skal ændres, åbnes den ved at dobbeltklikke på den. Aftalens dialogboks åbnes, og rettelserne foretages. Klik på knappen Gem og luk for at gemme og lukke. Skal du flytte en aftale uden at ændre varig- 90 Kalenderen 2018 bosholdt.dk

hed eller emne, kan du tage fat i den i kalenderen og trække den til sin nye placering. Holder man samtidig Ctrl-tasten nede, oprettes en kopi. Slet aftale Slet en aftale ved at markere den, tryk på Delete, eller klik på knappen Slet på fanen Aftale. Oprettelse af en mødeindkaldelse Hvis dit firma benytter en Exchange server, har I mulighed for at lave avanceret mødeplanlægning ved hjælp af Outlook. Ved tilrettelæggelse af mødet kan du få vist, hvornår dine kolleger har ledig tid i deres kalender. Når du har fundet et ledigt tidspunkt, kan Outlook sørge for, at der bliver sendt en mødeindkaldelse via e-mail, og de indkaldte skal blot vælge, om de vil acceptere indkaldelsen, så får du automatisk svar tilbage, og de modtagne svar vil blive registreret i din kalender. Det gøres således: 1. Klik på fanen Hjem på knappen Nyt Møde 2. Vælg det tidspunkt, der passer dig, og med den varighed, mødet skal have. Husk at skrive et emne 3. Klik på Til for at åbne adressekartoteket: 2018 bosholdt.dk Kalenderen 91

4. Adressekartoteket fremkommer: 5. Man markerer en deltager og trykker på Nødvendig, Valgfri eller Ressourcer. (Ressourcer er kontakter, som er oprettet på Exchange serveren som for eksempel mødelokaler. De bliver enten administreret af en ansvarlig, eller er indstillet til automatisk at give accept, hvis de er ledige på mødetidspunktet. I din aftale kommer de til at figurere i feltet Sted) 6. Klik OK 7. Når du har valgt deltagere, kan du vælge mødelokaler ved at klikke på Lokaler til højre for Stedfeltet. Du vil dermed kunne vælge mellem de mulige mødelokaler 92 Kalenderen 2018 bosholdt.dk

8. Før man indkalder til et møde, bør man dog sikre sig, at de inviterede overhovedet, har mulighed for at deltage. Dette kan man gøre såfremt deres kalender er på samme Exchange-server som ens egen ved at benytte Rumfinder, som kan ses til højre: 9. Øverst ses kalenderen over indeværende måned. Datoerne er markeret med forskellige farver, en hvid baggrund betyder, at alle inviterede deltagere kan komme i samme tidsrum på samme dag i det valgte antal timer (men ikke nødvendigvis det valgte tidsrum). En lyseblå baggrund betyder, at de fleste kan komme og en mørkeblå baggrund betyder, at halvdelen ikke kan komme 2018 bosholdt.dk Kalenderen 93

10. I bunden vælger man tidspunktet på den valgte dato. Tidspunkterne er sorteret efter der, hvor flest kan så tidligt på dagen som muligt 11. Til sidst vælges mødelokalet i midten. Når mødelokalet er valgt, fjernes de resterende mødelokaler fra invitationen (ikke tilgængelig med mindre systemet er sat op til det) 12. Når deltagerne modtager deres invitation pr. e- mail, vil aftalen blive skrevet ind i deres kalendere som Foreløbig 13. Øverst i den e-mail de modtager, vil de kunne se knapper med teksterne Accepter, Foreløbig, Afslå. Eller de kan evt. foreslå et nyt mødetidspunkt 14. Hvis de accepterer aftalen, vil den automatisk blive skrevet ind i deres kalendere som en egentlig aftale 15. Den person, der har inviteret, vil modtage e-mails fra de inviterede om deres svar. Efterhånden som der svares, vil der øverst i hver e-mail stå en liste over, hvem der indtil nu har accepteret/afslået: 94 Kalenderen 2018 bosholdt.dk

16. Åbner man i sin kalender aftalen, vil man også kunne se en liste over dem, der har accepteret, ved på fanen Møde at klikke knappen Registrering: 17. Bemærk, at der til venstre for Michael Jensen er et flueben; sådanne vil figurere ud for alle inviterede. Man kan krydse en eller flere af og derefter trykke på knappen Kontakt deltagere til højre for Registreringsknappen, for at kontakte deltagerne via mail Aflysning af et møde 1. Hvis man vil aflyse et møde, sletter man den i sin kalender. Man vil blive spurgt, om man vil sende en aflysning 2. Sendes denne aflysning, vil mødedeltagerne få en e-mail derom. De skal huske at trykke på knappen Fjern mødeindkaldelse fra kalender øverst i e- mailen for at få den slettet inde i deres kalender 3. Et par tips: 4. Markér de kontakter, du ønsker skal deltage i mødet, træk dem derefter over på kalendermappen 5. Modtager du en e-mail, som du ønsker at lave et møde på baggrund af, så træk den over på kalendermappen, og der vil blive åbnet en aftale med indholdet fra e-mailen indsat i aftalen 2018 bosholdt.dk Kalenderen 95

Besvar med møde På fanen Hjem kan man klikke på en e-mail og klikke på knappen (Besvar med) Møde for at svare med en mødeindkaldelse: Man kan også åbne mailen og klikke på samme knap på fanen Meddelelse. Fordelen er bl. a. at mødeindkaldelses vil blive stilet til alle modtagere af e-mailen! Helligdage Outlook-kalenderen viser ikke umiddelbart, hvornår det er helligdag. Man kan til gengæld få tilføjet alle helligdage som begivenheder på følgende måde: 1. Vælg Filer, Indstillinger 2. Vælg kategorien Kalender 96 Kalenderen 2018 bosholdt.dk

3. Klik på knappen Tilføj helligdage: 4. I boksen, der vises, markeres med flueben ud for Danmark, og klik OK og OK 5. I kalenderen vil helligdagen blive vist øverst i kalenderen, således: 6. Helligdage slettes igen ved at stå i kalenderen og vælge: Vis, Skift visning, Liste. Her vil man så i kolonnen KATEGORIER kunne se bl. a. helligdage. Sortér ved at klikke på overskriften Kategorier. Helligdagene kan nu markeres op og slettes (Delete) 2018 bosholdt.dk Kalenderen 97

7. Gå tilbage til kalendervisning ved at vælge Vis, Skift visning, Kalender Arbejdstid I visninger af enkelte dage, hvor klokkeslæt er vist til venstre, ses arbejdstiden fra kl. 8:00 til 17:00 fra mandag til fredag med lys farve. Det er også disse tidsrum, der kan disponeres over, når man laver mødeindkaldelse. Arbejdstiden kan ændres på følgende måde: 1. Vælg Filer, Indstillinger, Kalender: 2. Øverst vælger vi indstillinger for arbejdstid 98 Kalenderen 2018 bosholdt.dk

Tidszoner Til venstre i kalenderen vil man som nævnt i visningen Dag få vist klokkeslættene. Man kan vælge at få vist mere end en tidszone. Dette gøres ved at vælge Filer, Indstillinger, kategorien Kalender: Her klikkes ved Navn. Man kan f.eks. skrive DK. Man kan lige nedenunder vælge at få vist en anden tidszone. Her har vi valgt at få vist Los Angeles tid, som anden tidszone: Trykkes OK, vil kalenderen derefter se således ud: 2018 bosholdt.dk Kalenderen 99

Weather Bar Man kan øverst i sin kalender ses en Weather Bar: Man kan klikke på pilen til højre for London og vælge vejrudsigter for andre byer. Findes Weather Bar ikke, slås den til under Filer, Indstillinger, Kalender, Vejr: 100 Kalenderen 2018 bosholdt.dk

Skab overblik: Kategorier med farver Når man opretter en aftale, kan man klikke på knappen Kategoriser på fanen Aftale og på den fremkomne menu vælge en farve til aftalen. Derved kan man give selv et hurtigt overblik over forskellige typer aftaler i kalenderen: Du kan også højreklikke på aftalen og her vælge Kategoriser (se mere om kategorier på side 23). Påmindelse Når man opretter en aftale, kan der som nævnt tildeles en påmindelse, således at man bliver mindet om aftalen, på et tidspunkt før den indtræffer (se side 87 om påmindelse for en enkelt aftale). Man kan indstille standard-tidsindstillingen for påmindelser ved at vælge Filer, Indstillinger. Under punktet Kalender markerer man ud for Standardpåmindelse med flueben, og vælger på listen, hvor tidligt før aftalen, man vil påmindes: Lade andre se din kalender: Deling Via Exchange serveren er det muligt at se de aftaler, der ligger i kollegernes kalender. Først skal den bruger, hvis kalender skal kunne ses af andre, give tilladelse til, at andre ser den. Det foregår således: 2018 bosholdt.dk Kalenderen 101

1. Åbn kalenderen 2. På fanen Hjem vælges Del kalender: 3. Der åbnes en e-mail, som man kan sende til den person, som man vil give tilladelse til at se kalenderen: 4. Man anfører en e-mailadresse ud for Til og sender meddelelsen. Man kan, som det ses, bede om selv at få tilladelse til at se den inviteredes kalender 102 Kalenderen 2018 bosholdt.dk

5. Når man skal åbne en kalender, man har fået tilladelse til at se, klikker man på fanen Hjem på Åbn kalender: 6. Man kan her vælge punktet Fra adressekartoteket, hvorved dette åbnes, hvor man lokaliserer den person, hvis kalender man ønsker at se: 7. Man markerer personen og klikker på knappen Kalender 2018 bosholdt.dk Kalenderen 103

8. De kalendere, man således vælger at få vist, vil kunne ses på listen til venstre for kalenderen med afkrydsningsfelter ud for, således at man kan slå dem til og fra: 104 Kalenderen 2018 bosholdt.dk

Kalendergrupper Som det ses, er de så at sige underrubrikker under Undervisere og bbit. Dette er kalendergrupper, og hvis der krydses af i firkanten ved Undervisere, vil man kunne få vist og skjult alle gruppens kalendere i ét hug. 1. En gruppe oprettes ved at vælge fanen Hjem, knappen Kalendergruppe: 2. På menuen, der vises, vælges Opret ny kalendergruppe 3. Anfør navn for gruppen i næste boks: 4. Tryk OK, hvorved adressekartoteket vises, hvor man vælger hvilke kalendere, der skal høre til gruppen Har man oprettet en gruppe, kan man trække kalendere til den med musen i kalenderlisten til venstre for kalenderen. 2018 bosholdt.dk Kalenderen 105

Kalendertilladelser Bemærk, at når man tildeler en person ret til at se ens kalender, er der visse begrænsninger for, hvad de får ret til at foretage sig i ens kalender. Omfanget af denne tilladelse kan redigeres: 1. Klik på fanen Hjem på knappen Kalendertilladelser: 2. Derved vises denne boks: 106 Kalenderen 2018 bosholdt.dk

3. Øverst markeres den person, for hvis adgang man vil redigere tilladelsesniveauet 4. Nederst i boksen kan man afkrydse, hvad den pågældende person skal have lov til mht. redigering af ens kalender 5. Bemærk i denne boks knappen Tilføj: her kan man som alternativ til den ovenfor omtalte metode give en person tilladelse til at se ens kalender 6. Knappen Fjern: her kan man ophæve en sådan tilladelse 2018 bosholdt.dk Kalenderen 107

Overlejring af delte kalendere I dette tilfælde vises tre kalendere: ens egen og Michael Jensen og Michael Bosholdts, som er afkrydset ude til venstre: Bemærk pilene til venstre for Michael Jensens og Michaels Bosholdts navne på fanerne over kalenderne. Klikkes på en sådan pil, vil den pågældende kalender blive overlejret med ens egen, hvorved de to kalendere vil blive lagt oven på hinanden, og man kan se igennem dem. Man vil da kunne se, hvornår begge har ledige tidspunkter. Kalenderne har forskellige farver. Planlægningsvisning For at kunne sammenligne kalendere kan man med fordel anvende den såkaldte Planlægningsvisning, der findes på fanen Hjem: 108 Kalenderen 2018 bosholdt.dk

Vælges denne, vil man kunne se de enkelte kalendere, som vist på her: Send en kalender via e-mail Man kan sende sin kalender som en e-mail til personer, der ikke har mulighed for at åbne ens kalender. På fanen Hjem klikkes på Send kalender via e-mail: 2018 bosholdt.dk Kalenderen 109

Derved vil der blive åbnet en e-mail, hvor denne boks vil blive vist: Ud for Kalender kan man klikke på pilen og vælge hvilken kalender, man vil sende som e-mail. Ud for Datoområde kan man klikke på pilen, og vælge at 7 dage, 30 dage etc. Under Detalje kan man vælge, hvad modtageren kan se: om man er ledig/optaget, eller evt. selve ens aftaler: 110 Kalenderen 2018 bosholdt.dk

I e-mailen vil kalenderen tage sig således ud: Det fremgår, hvornår afsenderen er Ledig/Optaget; har man i sin kalender angivet en aftale som Foreløbig eller Ikke til stede, vil dette fremgå af e-mailen. Man kan vælge at vise flere oplysninger ved at klikke på f.eks. Detaljerede oplysninger i boksen fra før. Vælges dette, vil kalenderen i e-mailen ikke blot vise, hvornår man er Optaget/Ledig, men også vise selve aftalernes indhold. 2018 bosholdt.dk Kalenderen 111

Opgave 18 Kalender Opret en aftale udfyld formular 1. Opret en ny aftale ved at dobbeltklikke i kalenderen: Datoen er én uge fra nu af 2. Emnet er Outlook 2016-kursus 3. Tidspunktet er kl. 9-16 4. Tidspunktet skal markeres som Optaget i din kalender 5. I kalenderen vælges visningen Arbejdsuge for at se aftalen Opgave 19 Kalender Opret en aftale ved markering 1. Opret en aftale to uger fra dags dato kl. 15-16.30 ved at markere i kalenderen på den pågældende dag 2. Skriv direkte i markeringen: Budgetopfølgning 3. Tast Enter Opgave 20 Kalender Opret en aftale Hele dagen 1. Klik på knappen Ny aftale 2. Find din egen fødselsdag; skriv under emne: Min fødselsdag 3. Sæt flueben ved Hele dagen. Bemærk, at Vis som: skifter til Ledig 4. Klik på knappen Gem og Luk 5. Klik på knappen I dag 112 Kalenderen 2018 bosholdt.dk

Opgave 21 Kalender Tilbagevendende aftale 1. Lav en ny aftale med emnet Hubertusjagt den første lørdag i november 2. Klik på knappen Gentagelse og lav en årlig gentagelse med 5 forekomster hver den første lørdag i november 3. Gem og luk Opgave 22 Kalender Mødeindkaldelse 1. Opret en ny aftale med emnet Kursusopfølgning og en varighed på to timer 2. Inviter kursisten til højre for dig som nødvendig deltager (I skal samarbejde, så I ikke får arrangeret et møde på samme tidspunkt); send ikke endnu 3. Brug Rumfinder 4. Send mødeindkaldelsen 5. Læg mærke til, at så snart du modtager mødeindkaldelsen, er der en Foreløbig markering af aftalen i din kalender 6. Skift til Indbakken, åbn mødeindkaldelsen fra din sideperson, og acceptér den 7. Skift til Kalenderen og tjek, at tiden nu er vist som Optaget 8. Når du modtager accepten af din invitation, bemærk, at der øverst i e-mailen står, hvem der har accepteret aftalen 9. Åbn i din kalender den aftale, som du selv har inviteret til, og klik på knappen Registrering og se listen over, hvem der har accepteret 2018 bosholdt.dk Kalenderen 113

Opgave 23 Kalender Aflysning af mødet 1. Du og personen til højre for dig skal nu hver især aflyse de møder, I har inviteret hinanden til; husk at sende mødeaflysningen 2. Når du modtager meddelelsen om mødeaflysningen, skal du huske at fjerne aftalen fra kalenderen Opgave 24 Kalender Deling af kalender 1. Send en tilladelse til kursisten til højre for dig om, at vedkommende kan åbne din kalender 2. Åbn herefter den kalender, du selv har fået tilladelse til at åbne 3. Sørg for, at din og den anden kursists kalender vises overlejret 4. Sørg for, at den anden kursists kalender ikke vises på din skærm 5. Rediger tilladelsesniveauet for den anden kursists adgang til din kalender; tal med den anden kursist herom og afprøv de tildelte rettigheder Opgave 25 Send en kalender via e-mail 1. Opret i kalenderen to aftaler: én om 14 dage og én om 15 dage 2. Send disse to dages aftaler som en e-mail til personen til højre for dig 114 Kalenderen 2018 bosholdt.dk

Opgaver Ved hjælp af Opgaver kan man holde styr på de arbejdsopgaver, man har planlagt at udføre, men som ikke skal oprettes som aftaler i Kalenderen. Opgaver kan ses i området Opgaver, men tillige på Opgaveblokken nederst i Kalenderen og også på Opgavepanelet. Opret en opgave Når du står i området Opgaver, opretter du en opgave ved at taste Ctrl+N, ved at vælge Hjem, Ny opgave eller ved at dobbeltklikke i emnevinduet under Opgaver. Når en ny opgave således oprettes, vises denne formular: 1. Indtast opgavens emne 2. Vælg en startdato og forfaldsdato 3. I ruden nedenfor kan man vælge at indtaste tekst vedrørende opgaven 4. Gem ved at klikke på knappen Gem og luk Hvis du ikke har brug for detaljer om en opgave, kan du blot indtaste den i Emneruden eller på Opgaveblokken i kalenderen. 2018 bosholdt.dk Opgaver 115

Du kan også oprette opgaven ved at lade musen hvile over ordet Opgaver i panelet nederst på skærmen: Rediger opgave Man kan åbne en opgave for at redigere i den ved at dobbeltklikke på den. Ønsker man blot at markere den som fuldført, kan man klikke i feltet Flagstatus (flaget yderst til højre): 116 Opgaver 2018 bosholdt.dk

Bemærk indstillingerne for visning på fanen Vis: Til højre herfor findes kategorien Arrangement: her kan man vælge at gruppere efter opgavekategorier, forfaldsdatoer etc. 2018 bosholdt.dk Opgaver 117

Gennemførelse af opgave Efterhånden som opgavens løsning skrider frem, kan man anføre oplysninger om dette i Opgaveformularen. Dobbeltklik på opgaven i emneruden og opgaven åbnes: Klik ved Status og vælg mellem: Ikke startet, I gang, Fuldført, Venter på en anden eller Udskudt. Ved % fuldført kan man anføre, hvor mange procent af en opgave der er udført. Klikkes på knappen Detaljer kan yderligere oplysninger om opgavens løsning anføres. Slet en opgave Slet en opgave ved at markere den og tast Delete eller klik på knappen Slet på fanen Hjem. 118 Opgaver 2018 bosholdt.dk

Tildele andre en opgave Man kan således bruge opgavefunktionen til at holde styr på sine egne opgaver. Men man kan også tildele opgaven til en anden ved at klikke på Tildel opgave: Da vil boksen komme til at se således ud: Man klikker på Til: og vælger den, man vil sende opgaven til. Man kan sætte flueben ud for Gem en opdateret kopi af denne opgave på opgavelisten og Send mig en statusrapport, når denne opgave er fuldført. 2018 bosholdt.dk Opgaver 119

Man sender opgaven, og modtageren vil i den e-mail, vedkommende modtager, have mulighed for at acceptere eller afvise opgaven. Accepteres den, vil den blive indskrevet i modtagerens Opgaveblok, og der vil blive givet besked til opgavestilleren om svaret. Når den, der skal udføre opgaven, har udført den, klikker på Markér som fuldført (enten i emneruden eller på knappen i båndet), vil der blive givet besked til opgavestilleren ved en e-mail. 120 Opgaver 2018 bosholdt.dk

Opgave 26 Opgaver Oprettelse 1. Opret en ny opgave med emnet Referat af Salgsmøde. Sæt forfaldsdatoen en uge frem i tiden 2. Tjek, at opgaven vises i din kalender på den pågældende dag 3. Gå til opgave-emneruden, og marker opgaven som fuldført Opgave 27 Opgaver - Tildel en opgave til en anden 1. Opret en ny opgave med emnet Oprettelse af opgaver 2. Angiv startdato og forfaldsdato for denne 3. Send den til kursisten til højre 4. Bed denne om at acceptere opgaven 5. Bed denne om at markere opgaven som fuldført 6. Tjek, at du modtager en statusrapport i din indbakke 2018 bosholdt.dk Opgaver 121

Noter I stedet for at have papirlapper liggende omkring dig med små beskeder og om ting, du skal huske, kan du oprette Noter i Outlook. Opret en note Uanset hvilket område i Outlook du befinder dig i, kan du oprette en note ved at taste Ctrl+Shift+N. I området Noter kan du blot taste Ctrl+N, klikke på knappen Ny note på fanen Hjem eller dobbeltklikke i emneruden. Skriv noten, og luk den ved at taste Esc eller klik på knappen Luk (krydset i notens øverste højre hjørne). Du åbner noten ved at dobbeltklikke på den. For at slette den, markerer du den og taster Delete eller klikker på knappen Slet på fanen Hjem. Du kan oprette en ny postmeddelelse med en notes første linje som emne og hele noten som postmeddelelsens indhold: Træk noten fra Emneruden i området Noter til kategorien Mail. På tilsvarende måde kan du oprette en ny kontakt ved at trække noten til Personer samt oprette en ny aftale ved at trække noten til Kalender. Man kan også trække en note ud på sit Skrivebord. Man kan ved at højreklikke på en note tildele den en anden farve (Kategorisér). 122 Noter 2018 bosholdt.dk

Opgave 28 Noter 1. Opret en ny note med teksten: Nu er det sidst på dagen! 2. Tast Esc for at lukke noten 3. Træk noten til kategorien Mail, og adressér e- mailen til instruktøren 4. Slet noten 2018 bosholdt.dk Noter 123

Åbne andre brugeres Indbakke, kontakter etc. Ovenfor blev det vist, hvordan man giver andre brugere tilladelse til at åbne ens kalender, og hvordan man åbnede en sådan delt kalender. Man kan også åbne andre brugeres Indbakke, Kontakter, Note og Opgaver hvis disse ellers har givet tilladelse dertil. Hvis man vil give en anden bruger tilladelse til at se f.eks. ens Indbakke skal man gøre følgende (disse bemærkninger gælder også for deling af kontaktpersoner etc.): 1. Marker Indbakke i Mapperuden 2. Vælg fanen Mappe, knappen Mappetilladelser 3. Derved vises denne boks: 124 Åbne andre brugeres Indbakke, kontakter etc. 2018 bosholdt.dk

4. Klik på Tilføj og tilføj en person fra adressekartoteket 5. Nederst i boksen kan man redigere niveauet (om den anden bruger skal kunne oprette emner og/eller redigere egne emner eller alle emner etc.) 6. Vælg Tilladelsesniveau for at vælge et foruddefineret tilladelsesniveau. 7. Når man har givet en anden person ret til at se sin Indbakke eller Kontaktpersoner etc., skal denne vælge Filer, Åbn og eksportér, Anden brugers mappe. Derved vises denne boks: 8. Under mappetype vælger man hvad type af mappe, man vil åbne; klik på knappen Navn og vælg i adressekartoteket den person, hvis mappe man vil åbne 9. Hvis man ellers har tilladelse til at åbne mappen, vil denne nu blive vist i Outlook 2018 bosholdt.dk Åbne andre brugeres Indbakke, kontakter etc. 125

Opgave 29 Åbne en andens brugers kontakter 1. Giv din nabo til højre tilladelse til at se dine kontakter 2. Åbn nu din nabo til venstres kontakter 126 Åbne andre brugeres Indbakke, kontakter etc. 2018 bosholdt.dk

Grupper I Outlook 2016 findes en ny funktionalitet kaldet Grupper (kun i Office 365). Formålet med grupper er at skabe et fælles forum for medlemmerne af et team/en gruppe, hvor man kan kommunikere med en fælles e-mailadresse, kalender, fildeling og notesbog. Man kan anvende grupper i stedet for distributionslister til at samarbejde og kommunikere med andre medlemmer af sit team. Grupper indeholder en kalender, der er fælles for medlemmerne, hvor de nemt kan oprette aftaler og mødeindkaldelser til alle gruppens medlemmer. Grupper gør de også muligt for deltagerne at dele filer og mapper via OneDrive. Via Grupper kan man dele informationer via OneNote. Oprettelse En gruppe oprettes ved at vælge fanen Hjem, knappen Ny gruppe: 2018 bosholdt.dk Grupper 127

Denne boks vises: Giv gruppen et navn, gruppe ID og vælg beskyttelsesniveau (her kan vælges Offentlig alle i organisationen kan se indholdet og Privat kun godkendte medlemmer kan se indholdet). Bemærk, at gruppens e-mailadresse kan ses under Gruppe-id, i dette tilfælde Undervisergruppen@bosholdt.dk. Nederst i boksen bemærkes: Tilmeld nye medlemmer, så de modtager alle gruppesamtaler i deres indbakke. Ellers kan de kun se dem i gruppens indbakke. 128 Grupper 2018 bosholdt.dk

Klik OK, og vælg derefter medlemmer i denne boks: 2018 bosholdt.dk Grupper 129

Man vil nu kunne se gruppen i navigationsruden til venstre: 130 Grupper 2018 bosholdt.dk

Klikkes på gruppens navn, ses i gruppens indbakke: Når vi har åbnet en gruppe, ser båndet således ud: Man kan her tilføje medlemmer og redigere gruppen, hvis man er administrator: Rediger gruppe åbner denne boks: 2018 bosholdt.dk Grupper 131

Her kan tilføjes medlemmer, gruppen kan slettes etc. Bemærk, at man her kan gøre andre til administratorer. I båndet ses Samtaler, Kalender, Filer og Notesbog: Disse fire gennemgås i det følgende. 132 Grupper 2018 bosholdt.dk

Samtaler I båndet kan klikkes på Ny samtale: Derved åbnes en e-mail, der vil være adresseret til gruppen, dvs. det fungerer ligesom en distributionsliste/kontaktpersongruppe. Alle medlemmerne vil nu kunne se e-mailen i gruppens indbakke (evt. i deres egen indbakke). Kalender Klik i båndet på Kalender for at åbne gruppens fælles kalender: Medlemmerne kan tilføje aftaler og mødeindkaldelser. 2018 bosholdt.dk Grupper 133

Filer Klikkes i båndet på Filer åbnes OneDrive: Her kan man uploade filer til deling med andre. OneNote Endelig kan man i båndet klikke på knappen OneNote, hvorved OneNote online åbnes: OneNote er et program der bruges til at oprette notesbøger med sektioner og sider. 134 Grupper 2018 bosholdt.dk

Her kan skrives tekst, indsættes billeder, vedhæftes filer etc. Gennemse grupper Man kan søge efter grupper ved at klikke i båndet på Gennemse grupper: Klikkes herpå vil Outlook straks vise en liste over grupper: Her kan man tilmelde sig en gruppe. Husk, at ved oprettelsen skal administratoren vælge om gruppen skal være offentlig eller privat. Hvis den er offentlig, kan alle i virksomheden melde sig ind uden videre ved at klikke på knappen Deltag. 2018 bosholdt.dk Grupper 135

Hvis den er privat, vil denne boks åbnes: 136 Grupper 2018 bosholdt.dk

Arkivering og import af e-mails Autoarkivering Med tiden bliver der gemt mange emner i Outlook. Nogle af dem sletter man, når man ved, at man ikke længere får brug for dem, men der vil også være emner, man ikke har lyst til at slette, hvis man ikke er sikker på, at man ikke får brug for dem igen. Det er imidlertid ikke hensigtsmæssigt at have dem liggende i Outlook-mapperne, da de op tager plads. Så kan man lægge dem til side på en måde, så de er til at finde igen: 1. Vælg Filer, Indstillinger 2. Klik på kategorien Avanceret 3. Klik på knappen Indstillinger for autoarkivering: 2018 bosholdt.dk Arkivering og import af e-mails 137

4. Her kan man så vælge at lade Outlook automatisk arkivere gamle e-mails: 5. Klik på knappen Gennemse for at vælge, hvilken mappe e-mails skal arkiveres i Autoarkivering bliver aktiveret som indstillet, men emner vil ikke blive fjernet fra de enkelte mapper, før man har indstillet den enkelte mappe til det. Det gøres således: 1. Højreklik på den mappe, du vil indstille 2. Vælg Egenskaber 138 Arkivering og import af e-mails 2018 bosholdt.dk

3. Vælg fanebladet Autoarkiver: 4. Indstil som ønsket i dialogboksen, og klik OK 2018 bosholdt.dk Arkivering og import af e-mails 139

Arkivering af e-mails Man kan undlade at lade programmet autoarkivere og i stedet arkivere selv. Dette gøres ved at: 1. Vælge Filer, Oplysninger, Værktøjer, Ryd op i gamle elementer: 2. Man markerer i den viste boks den mappe, der skal arkiveres (evt. hele Indbakken) 3. Man vælger dato for nyeste e-mails, man ønsker at arkivere og nederst, hvor de skal arkiveres 4. Tryk OK 140 Arkivering og import af e-mails 2018 bosholdt.dk

Import af arkiverede e-mails Hvis man ønsker at importere e-mails fra arkivfiler: 1. Vælges Filer, Åbn og eksporter, Importér/Eksportér. Denne boks åbnes: 2. Vælg Importer fra et andet program eller en anden fil. Tryk på Næste: 3. Vælg Outlook-datafil (.pst). Næste: 2018 bosholdt.dk Arkivering og import af e-mails 141

4. Her vælges arkivfilen (den samme som man arkiverer i), og man afgør, om der skal importeres dubletter (altså e-mails, der allerede findes i ens Indbakke/mapper). Næste: 5. Man markerer den mappe, der skal importeres til Outlook, evt. hele arkivet. Man kan vælge at filtrere, så man ikke importerer alle e-mails fra Indbakke/den markerede mappe 6. Tryk Udfør 142 Arkivering og import af e-mails 2018 bosholdt.dk

Arkivere og importere fra Outlook-datafil Man kan oprette sin egen arkivfil og arkivere i den. Den kan senere åbnes og vil blive vist i Outlooks Mapperude, hvorfra man så kan kopiere/flytte e-mails fra Indbakken/mapper til arkivmappen eller omvendt. Fordelen er her, at man kan arkivere/hente enkelte e-mails: 1. Man opretter først arkivfilen ved at vælge Hjem, Nye elementer, Flere elementer, Outlookdatafil: 2. Klik OK; i den næste boks vælger man, hvor filen skal gemmes, og man vælger selv et navn til den (ligesom når man navngiver et Worddokument). Tryk Gem 2018 bosholdt.dk Arkivering og import af e-mails 143

3. Når Outlook-datafilen således lige er oprettet, vil den kunne ses i mapperuden (michaels arkiv): 4. Man kan nu flytte eller kopiere mapper/e-mails til datafilen (Michaels arkiv) 5. Man kan lukke den ved at højreklikke på den og vælge Luk 6. Ønsker man at åbne den igen, vælges Filer, Åbn og Eksporter, Åbn Outlook-datafil 7. I boksen, der åbnes, lokaliseres filen, tryk Åbn 8. Arkivfilen vil nu blive vist i Mapperuden 9. Man kan nu igen flytte/kopiere e-mails mellem arkivfilen (Outlook-datafilen) og Indbakke/undermapper (f.eks. ved med højre musetast at trække e-mailen til rette mappe, slippe musen og på den viste menu vælge Flyt eller Kopier) 144 Arkivering og import af e-mails 2018 bosholdt.dk

Knappen Arkivér På fanen Hjem ses knappen Arkivér: Ved at klikke på denne knap vil man kunne overføre en markeret e-mail til sin arkiv-mappe. Første gang der klikkes, vil man blive bedt om at udpege den ønskede arkiv-mappe. Senere kan mappen finde ud af hvor arkivet ligger ved at vælge Filer, Oplysninger, Værktøjer, Angiv arkivmappe: 2018 bosholdt.dk Arkivering og import af e-mails 145

Opgave 30 Arkivering 1. Opret en mappe, kaldet Mine naboers e-mails 2. Kopier dine naboers e-mails over i denne mappe 3. Opret en Outlook-datafil, kaldet Mit Arkiv 4. Arkivér mappen Min nabos e-mails i arkivmappen (som du har oprettet under spm. 3) 5. Tjek i arkivmappen, at e-mailene ligger der 6. Luk arkivmappen 7. Markér en e-mail, og klik på knappen Arkiver på fanen Hjem 146 Arkivering og import af e-mails 2018 bosholdt.dk

Udskrivning Man udskriver en e-mail ved at markere den i emneruden eller ved at åbne den og vælge Filer, Udskriv. Derved åbnes denne boks: 1. Her kan man vælge sin printer 2. Man kan klikke på knappen Udskriftindstillinger: 2018 bosholdt.dk Udskrivning 147

3. I den viste boks kan man bl. a. vælge Sideopsætning: 4. Her kan man vælge skriftstørrelse til Titel og felter (området øverst i e-mailen over selve e-mailteksten). Man kan oprette sidehoved og sidefod: tekst placeret dér kommer med øverst hhv. nederst på alle sider i udskriften. Når man vælger Filer, Udskriv vil man kunne vælge at udskrive i to formater: Tabelformat og Notatformat Vælges Notatformat, vil man få en udskrift af selve e- mailen. Vælger man Tabelformat vil man få udskrevet en liste over sine e-mails, som den der vises i Indbakken. Man kan også udskrive fra sin Kalender. Her kan man åbne en aftale i kalenderen ved at dobbeltklikke på den 148 Udskrivning 2018 bosholdt.dk

og vælge Filer, Udskriv. Herved vil aftalen blive udskrevet. Man kan som nævnt på fanen Hjem vælge dags-, ugeog månedsvisninger af kalenderen; den valgte visning vil også slå igennem ved udskrift. 2018 bosholdt.dk Udskrivning 149

Opgavepanelet Står man i Indbakken kan vi ovre til højre se det såkaldte Opgavepanel: Her vil Outlook 2016 registrere dagens kalenderaftaler og dagens opgaver, samt e-mails, man har markeret med opfølgningsflag. 150 Opgavepanelet 2018 bosholdt.dk

Det gør det nemt at overskue dagens opgaver, aftaler og vigtige e-mails, samt kontakte Skype-favoritter. Er Opgavepanelet skjult, kan det åbnes ved at vælge Vis, Opgavepanel. Visningen Outlook i dag Når man åbner Outlook, vil man normalt se et skærmbillede som vist på side 4. Man kan imidlertid også vælge visningen Outlook i dag. Man klikker i Mapperuden på Postkasse (evt. Mailbox) ovre til venstre. Derved åbnes Outlook i dag-visningen: Her vil man som det ses kunne finde en oversigt over kalenderaftaler, opgaver og en oversigt over, hvad der ligger af nye e-mails i Indbakken etc. Øverst til højre kan man klikke på Tilpas Outlook i dag: 2018 bosholdt.dk Visningen Outlook i dag 151

I boksen, der åbnes, kan man vælge diverse indstillinger for hvad, der skal vises i Outlook i dag. Øverst kan man vælge at Gå direkte til Outlook i dag ved start. 152 Visningen Outlook i dag 2018 bosholdt.dk

Hjælp og Fortæl mig, hvad du vil foretage dig Man kan få hjælp ved at taste F1, hvorved denne boks vises: Her kan man søge efter informationer om funktioner. 2018 bosholdt.dk Hjælp og Fortæl mig, hvad du vil foretage dig 153

Som en nyhed i Outlook 2016 kan man også klikke ved Fortæl mig, hvad du vil foretage dig: Tastes f.eks. Regler, vises en liste over funktioner relateret til søgeordet: Klik på det ønskede, og funktionen åbnes. 154 Hjælp og Fortæl mig, hvad du vil foretage dig 2018 bosholdt.dk