Introduktion til Lean Administration Lean Administration er en overordnet betegnelse for en værktøjskasse til optimering af administrative processer. Implementering af Lean i en administration er en permanent forandring som skaber markante resultater! Flexkom side 1
Om Flexkom Lean sparring og konsulenthjælp. Interne kurser og træning. Flexkom Lean Akademi: Praktiske Lean kurser og uddannelser. Link Dansk Lean Forum. Alt om Lean! 300.000+ besøg på 5 år! Link To Lean-grupper på LinkedIn*. FamilienPlus.dk. Lean i hjemmet. Link *Grupper: Dansk Lean Forum og Lean i Danmark. Flexkom referencer: Toyota, Arla, Kamstrup, Kbh. Universitet, Sparekassen Himmerland, Ferrosan, Sydbank, Tresu, Wexøe, Yara Praxair, Nomeco, Alfa Laval, PN Beslag, Skanderborg Forsyning, Weber, Dansk Computer Center og mange mange flere! Flexkom side 2
Indholdsfortegnelse Hvad er Lean? 4 Lean Administration 8 Resultater med Lean 11 Værktøjerne i Lean 12 Implementering (læs mere) 31 Læs mere 32 Da Lean Administration er en overordnet betegnelse, er præsentationen overordnet men med praktiske eksempler. De mest anvendte værktøjer i Lean Administration præsenteres. Flexkom side 3
Hvad er Lean? Hovedtanke: Kun at gennemføre aktiviteter som en kunde/modtager har behov for! Alt andet betragtes som spild og bør minimeres! Lean indeholder en række værktøjer, som man anvender til at maksimere værdi og minimere spild. Lean er en ny livsstil. Ikke en slankekur! Lean er: Værdi til kunder. Effektive værktøjer. En livsstil - ikke et projekt. Flexkom side 4
Leans historie og situation Lean stammer fra produktionen hos Toyota i Japan. Anvendes i dag i virksomheder, sygehuse, banker, forsikringsselskaber, kommuner mm. Lean er i dag det mest anvendte værktøj til optimering af virksomheder og værdikæder (forsyningskæder). Toyota startede i 50 erne. Først kendt i Danmark under Trimmet produktion. Universel anerkendt ledelsesfilosofi til alle former for virksomheder. Flexkom side 5
De 5 principper i Lean Thinking 1. Definér hvad der skaber værdi for kunderne. 2. Fastlæg værdikæden, der skaber værdien. 3. Skab flow i værdikæden. 4. Skab træk (ordrestyret). 5. Gennemfør løbende forbedringer. Principperne er universelle. Principperne er grundlæggende for beslutningen om Lean. Principperne er grundlæggende ved implementering af Lean. Flexkom side 6
Principperne anvendes bredt Principperne går igen når Lean anvendes i administration, produktion, produktudvikling, salg osv. Disse områder går i dag under benævnelsen Lean Administration, Lean Produktion osv. Lean handler grundlæggende om de 5 principper. Begrebet Lean er i dag et buzz word. Derfor anvendes (og misbruges) begrebet for at følge trenden. Det vigtigste er, at man vælger Lean, fordi man vil indarbejde de fem principper. Flexkom side 7
Udvikling Indkøb/logistik IT Lager/Prod./Drift Rådgivning/Salg Økonomi Hvad er Lean i administrationen? Administrationen binder vores fagområder sammen uanset organisation. Et eksempel: Lean Administration: Administration er håndtering af information data, info., emails, møder osv. Alle i organisationen har administration. Derfor er potentialet typisk meget stort! Flexkom Lean i administrationen Flexkom Flexkom side 8
Lean Administration Lean Administration er beteg-nelsen for en række værktøjer, der alle støtter op om de 5 principper i Lean. Lean Administration kan anvendes i alle former for administration, i alle størrelse af administration og både i private og offentlige virksomheder. Lean Administration kan altid anvendes. Det svære er, at vælge den rette proces og den rigtige anvendelse af værktøjer. Fundamentet er, at der er ejerskab til Lean i organisationen. Flexkom side 9
Konsekvens af Lean Fokus på hvad der skaber værdi for det næste led i kæden. Flow i organisationens processer. Løbende fokus på forbedringer. Et fælles sprog en visuel fabrik. Højere produktivitet, forbedret kvalitet, hurtigere gennemløbstid, bedre service til kunderne og en bedre bundlinje. Konsekvenserne af succesfuld implementering af Lean. Fokus på værdi for kunderne og løbende forbedringer er grundstenene i den nye kultur. Flexkom side 10
Resultater med Lean Kortere gennemløbstid. Bedre kundeservice. Bedre kvalitet. Synlighed og målinger. Højere produktivitet. Bedre trivsel og arbejdsmiljø. En mere konkurrencedygtig organisation! Lean tager tid og kræver ressourcer. Det er en ny måde at arbejde på, for organisationen. Heldigvis ser man hurtigt resultater med Lean. Kunsten er, at få gevinsten ned på bundlinjen. Flexkom side 11
Værktøjskassen til administration De 8 spildtyper. 5S system og orden. Værdistrømsanalyse. Løbende forbedringer. Krydstræning og udjævning. Standarder og fastholdelse. Værktøjerne er i sig selv ikke komplekse. Det svære er at vælge de rigtige værktøjer, og tilpasse disse til den aktuelle situation. Afgørende er måden de implementeres på. På de næste sider introduceres de vigtigste og mest anvendte værktøjer. Flexkom side 12
De 8 spildtyper Fundamentet for Lean er, at øge andelen af værdiskabende aktiviteter. Vejen dertil er, at reducere aktiviteter, som ikke skaber værdi. Til hjælp anvendes Leans 8 spildtyper. De inspirerer til at se på processer og aktiviteter med nye øjne. På næste side præsenteres Flexkoms tilpassede spildtyper til brug i hele organisationen. Se de oprindelige spildtyper i præsentationen af de 8 spildtyper. Flexkom side 13
Flexkoms 8 spildtyper (admin.) Uudnyttet viden Mangel på brug af medarbejdernes forslag, kompetencer og ønske om ansvar. Mangel på videndeling, feedback og best practice (standardisering opgaver, planlægning, flow osv.). Unødvendige processer og søgetid Dobbelt arbejde (overlap), ekstra kontrol, mangel på automatisering af standardopgaver, opgaver der ikke løses mens de er varme, søgning efter informationer, reaktiv på en proces mm. Transport og ansvarsskifte Unødvendig transport af data, information, opgaver osv. imellem processer og afdelinger. Unødvendige ansvarsskift. Usikker ansvarsfordeling. Afbrydelser Unødvendige afbrydelser i form af arbejdsmetoder, overspringshandlinger, forstyrrelser, telefoner, kolleger, ændret plan/prioritering, hasteopgaver, for mange opgaver og tidsmangel. Ventetid og ubalance Medarbejdere der venter på information, svar, godkendelse, kolleger (møder) o.l. Ubalance i arbejdspres pga. manglende kompetenceoversigt, krydstræning og udjævning. Fejl, returløb, variation og sårbarhed Fejl, sortering, rettelser eller returløb i forbindelse med opgave. Ustabilitet (variation) i form af kvalitet, ruter, løsninger, tider osv. Sårbarhed pga. enkeltmandsviden. Bunker og lager Opgaver eller information der ligger stille i en mailbox, på et skrivebord eller mellem afdelinger tilfører ikke værdi. Opgaver som ikke er prioriteret. Opgaver der håndteres i store serier. Overservicering Uafklarede kundebehov! Opgaver, analyser, præsentationer, projekter mm. der forædles ud over kundens behov. Unødvendige deltagere, møder, emails, detaljer, informationer og analyser. Underservicering. Flexkom side 14
Alle værktøjer minimerer spild Alle værktøjer har fokus på at minimere spild i processer. Spild er aktiviteter, som ikke skaber værdi for en kunde/modtager! I Lean bruges ordet Muda om spild i processer. Der er typisk en sammenhæng mellem mængden af spild og gennemløbstiden for en opgave. Erfaring viser, at cirke 60% af aktiviteterne i en organisation er spild. Andre 35% er nødvendigt spild. Kun 5% skaber værdi. 35% Nødvendigt spild 60% Spild 5% Værdi Flexkom side 15
5S system og orden 5S er et værktøj til skabelse af system og orden. Fokus er på filer, emails, IT-system, reoler, skriveborde, aktivrum mm. 5S er ikke blot oprydning, idet der bør være fokus på løbende at fastholde og forbedre 5S-niveauet. Udfordringen er bl.a. at alle skal tage ejerskab for succes med 5S. 1. Sortér væsentligt fra uvæsentligt. 2. System i tingene - definér et hjem. 3. Systematisk rengøring. 4. Standardisér - fastlæg og fasthold. 5. Selvdisciplin overhold standarder. Flexkom side 16
Sådan kommer man i gang 5S på kontorer bør implementeres i små bidder. Det anbefales at starte med fælles viden, så det også giver mening for de naturlige rodehoveder. Start derfor med, at definere en fælles 5S-standard. Lad en Kaizen forbedringstavle sikre en gradvis implementering. Læs mere: Læs vores tips til succesfuld implementering af 5S i administration under præsentationen 5S i Lean Administration på Flexkom.dk. Flexkom side 17
Resultater med 5S Skaber visuel arbejdsplads. Sparer tid til søgning efter filer, mapper, information mm. Bedre kvalitet. De rigtige dokumenter/ informationer anvendes hver gang. Øger produktivitet. Bedre ergonomi og arbejdsmiljø. Kan man ikke 5S kan man ikke Lean! 5S tester disciplinen i organisationen. Med 5S rydder vi ikke op. Vi holder orden! Pas på at 5S ikke bliver et ordensprojekt. Så taber I de naturlige rodehoveder på gulvet fra starten. Og så har I tabt på forhånd! Flexkom side 18
Værdistrømsanalyse (VSA) Flow skaber værdi for kunderne med de færrest mulige stop undervejs. Det handler grundlæggende om at opgaver/sager er i bevægelse! Værktøjet til at implementere flow i praksis er Værdistrømsanalyse. Lean har fokus på at skabe flow mellem processer, afdelinger og organisationer. Optimalt flow er meget svært i administrative processer. Variationen er typisk for stor. Da op til 80% af aktiviteterne typisk er gengangere, kan der ofte skabes et bedre flow end det nuværende. Flexkom side 19
Hvilke flows kan analyseres Produktudvikling, indkøb, planlægning, salg, økonomi, vareflow Systemflow: oprettelse af kunder/leverandører/varer, vedligehold mm. Tidsbestilling, sagsbehandling, studieoptag, kalenderplanlægning Indberetninger, fakturering, ansættelsesflow, bestilling af PC, køb af udstyr Møder, emails, rapporteringer Reklamationsbehandling. ALLE FLOWS kan (og bør) kortlægges! Der er typisk meget spild i grænsefladerne! Fokus er på det samlede flow. Slut med silo - tankegang. Flexkom side 20
Værdistrømsanalyse forløb 1) Sæt viden sammen 2) Kortlæg flow Flexkom 3) Prioriter forslag 4) Lav handlingsplan Flexkom Flexkom Flexkom side 21
Resultater med VSA Fjernelse af spild - effektivitet. Kortere og mere stabil gennemløbstid. Bedre kundeservice. Bedre arbejdsmiljø. Ejerskab til processer. Færre frustrationer og mindre stress. Standardisering/ensretning af processer og flow. Mange anvender også kortlægninger eks. ved køb af nyt IT-system! Læs mere om VSA i særskilt præsentation på Flexkom.dk. Flexkom side 22
Løbende forbedringer Forslag til løbende forbedringer findes overalt i alle organisationer. Forslagene skal blot struktureres så skaber de et ekstra potentiale. Løbende forbedringer fokuserer på at minimere spild aktiviteter der ikke skaber værdi. I Lean kaldes løbende forbedringer for Kaizen (japansk). Søgen efter perfektion gennem løbende forbedringer hører aldrig op. Det er en kultur. Med struktureret løbende forbedringer anvendes medarbejdernes viden og forslag. Forslag der ellers går tabt i frustrationer. Flexkom side 23
Sådan kommer man i gang 1. Indholdet på en forbedringstavle fastlægges og en tavle laves. Procedure aftales. Regelmæssige tavlemøder og opfølgning på forbedringsopgaver. 2. Ledelsen viser vejen, ved at gennemføre løbende forbedringer på strategisk niveau. Ting, der irriterer organisationen, fjernes. Eksempel på tavle: En økonomiafdeling sætter løbende forbedringsforslag på en tavle. Ugentligt mødes afdelingen inkl. afdelingslederen og prioriterer forslag. De 5 bedste forslag overføres til aktivitetstavlen. Opgaverne løses af de ansvarlige. Flexkom side 24
Eksempel på Kaizen-tavle Brainstorm på spild! Flexkom Start med det lette Gruppering og loft (max.)! Evaluering af forbedringer. Husk: Hvad er gennemført for at fastholde forbedringen? FORSLAG Flexkom Struktur på tværgående forslag Flexkom side 25
Resultater med forbedringstavler Bedre og hurtigere implementering alle støtter op om løsninger. Involvering og ejerskab giver større medarbejdertilfredshed. Organisationen opnår markante forbedringer for få penge. Reduktion af omkostninger og bedre kundeservice. At skabe en kultur, hvor organisationen konstant laver løbende forbedringer, er det sværeste ved implementering af Lean. Organisationer, uden løbende forbedringer, taber konstant terræn til konkurrenterne. Flexkom side 26
Krydstræning og udjævning Ofte er der stor variation i arbejdsbelastningen i den enkelte afdeling og imellem afdelinger. Krydstræning og daglig udjævning af medarbejderkapaciteten bør gennemføres, for at sikre en mere ensartet arbejdsbelastning og bedre flow på opgaverne. Krav til krydstræning og udjævning: Kompetencematrix. Daglig planlægning i alle afdelinger. Daglig/regelmæssig udjævning af arbejdsbelastningen. Flexkom side 27
Belastning B A C D E Udjævning Løbende flytning af medarbejdere. Husk at opdele medarbejdere i faste og fleksible medarbejdere. Afdelinger, ledere, medarbejdere, funktioner Løbende udjævning og flytning af ressourcer er et krav. Flaskehalsen flytter sig. Medarb. skal være trænet og klar til at arbejde. De skal kunne løse simple opgaver. Hvem der kan hjælpe, fremgår af kompetencematrixen. Flexkom side 28
Resultater med udjævning Viden er nedskrevet. Standarder bliver løbende tjekket. Det rette kompetenceniveau. Vigtige opgaver bliver altid løst person-uafhængighed. Jævn arbejdsbelastning > bedre flow > kortere og mere stabile gennemløbstider. Bedre trivsel. Typiske ord fra medarbejdere: Giver tryghed. Godt med let adgang til hjælp. Nu kan jeg holde ferie. Tanker (måske) hos nogle medarbejdere: Viden er magt og jobsikkerhed Flexkom side 29
Standarder fastholdelse af Lean For at fastholde Lean, bør alle processer være beskrevet i arbejdsbeskrivelser. Standarder er fundamentet for at lave forbedringer og sikrer at risikoen for at falde tilbage reduceres. Læs mere om fastholdelse af Lean i præsentationen Lean fastholdelse på flexkom.dk. Flexkom side 30
Implementering af Lean Lean er grundlæggende en helt ny måde at arbejde og tænke på. Succesfuld Lean kræver ændring i indstilling, attitude og vaner. Læs mere om implementering af Lean i præsentationen Lean Thinking og i præsentationen Lean implementering og proces begge findes på Flexkom.dk. Læs bl.a. om: Hvorfor vælge Lean? Hvad koster Lean? Hvor skal man starte? Hvornår er man Lean? Implementering i 4 faser. Motivation og modstand. Lean på bundlinjen. Med mere! Flexkom side 31
Læs mere Flexkom og Dansk Lean Forum: De 8 spildtyper. 5S system og orden. Værdistrømsanalyser. Forbedringstavler (Kaizen). Krydstræning og udjævning. Flexkom side 32
Mere information eller hjælp? Denne præsentation er en generel introduktion til Lean Administration. Hvis I har brug for mere information om, hvordan Lean passer til jer, så kontakt os gerne. Vores vigtigste mission er at tilpasse Lean og ledelse, så det giver mening og skaber succes i jeres organisation. Flexkom kontakt info: Tlf. 50 211 411 mail@flexkom.dk Flexkom side 33