Danmark BPS, IT Solutions Foråret er over os - det spirer frem i Finale! Nyhedsmail nr. 27 Onsdag, den 7. maj 2014 In this issue: Sagsansvarlig på faktura Kommunekartoteket Validering mail Opdateringer KM Aktivitetslister forbedret Så er vi klar med et nyhedsbrev igen. Og igen har I givet gode input til forbedringer og igen har Lasse været skarp og løst opgaverne. De væsentligste ting kan ses herunder. Hvis I har spørgsmål til det eller skal have hjælp, så må I endelig kontakte mig. Jeg hjælper gerne. Sagsansvarlig på faktura Vores ref. = sagsansvarlig på faktura Der er flere muligheder for at oplyse kontaktpersoner på kundens faktura. Vi har nu lavet det sådan, at det fremover altid er den sagsansvarlige (den, der har haft aftalen), der kommer til at stå som Vores ref.. Hos nogen af jer er det sådan, at det ikke nødvendigvis er den bedemand, der har talt med familien, der skriver fakturaen. De fleste af jer vil helst have, at det er den sagsansvarlige bedemand, der står på fakturaen, så kunden kan se, hvem det var, de talte med.
Når man skal oprette en sag i systemet, vil systemet altid automatisk foreslå den bedemand, der er logget på som sagsansvarlig. Hvis ikke dette er tilfældet hvis I lægger sagen ind for en anden - skal I huske at rette det allerede ved oprettelsen af sagen. Det samme gælder selvfølgelig afdeling. Dette er ikke nyt jeg gør bare opmærksom på det igen. Hvad I herefter laver fra sagen, vil altid automatisk være stemplet med sagsansvarlig og afdeling fx også oprettelse af debitor og faktura. Tidligere blev den person, der var logget ind, sat på faktura som Vores ref. frem over er det som sagt den ansvarlige bedemand. Hvis nogle af jer stadig ønsker, at det skal være den, der fakturerer i stedet for den ansvarlige bedemand, der skal stå som Vores ref., så kontakt mig lige. Vi kan rette det i jeres fakturalayout, som I vil have det. I kan også helt undlade, at der står et navn. Kommunekartoteket Nu ekstra felt i kommunekartoteket Nogle af jer har ønsket, at der var et ekstra tekstfelt i kommunekartoteket. Her kunne I fx skrive, hvilken portal til ansøgning om begravelseshjælp en bestemt kommune anvender, eller notere ekstra personer, der tager sig af kommunale begravelser. Feltet er nu kommet på og er klart til brug.
Validering mail Validering ved manglende Til ved afsendelse fra sagen Nogle af jer har ind i mellem glemt at vælge Til /modtager, når I ville sende e-mail direkte fra sagen. Af gode grunde bliver der så ikke sendt en mail. I har manglet at få en besked op, som man gør i mailsystemer, at der ikke er valgt nogen modtager. Det har Lasse fikset, så der nu kommer en infolog op, når I trykker OK, men ikke har valgt en modtager. Opdateringer KM Finale forbedret ved hentning af status Nogen af jer har haft nogle problemer i forhold til at få status Afsendt korrekt tilbage fra KM. Vi har kontrol på, at der ikke kom afgørelser/status ind, hvis vi ikke kendte referencenummeret. På en eller anden måde blev der nogle gange oprettet to anmodninger i PersonSag, som begge blev sendt til kordegnen. Hvis kordegnen så Afviste det referencenummer, vi kendte, og Godkendte det ukendte nummer, så fik I ikke afgørelsen ind på jeres oversigt. Lasse har kodet og forsøgt at styre det bedre, så KM ikke opretter en ekstra anmodning, hvis noget er ustabilt hos dem. Det kan drille hos dem, hvis deres server er for belastet og langsom, og hvis der er lidt uro på internetforbindelsen eller hvis I fx selv har lidt internetproblemer. Den gode nyhed er, at vi efter servicevinduet kan se i loggen, at der ikke har været nogen problemer med, at vi har modtaget afgørelser med ukendt referencenummer. Det er rigtig, rigtig dejligt.
Skulle I komme til at opleve, at nettet går ned, forbindelsen bliver afbrudt, I bliver smidt af ved signering med NemId osv., så har Lasse lavet det sådan, at I alligevel kan få opdateret status Afsendt korrekt ind på sagen. Det er vigtigt, fordi hvis ikke I har status Afsendt på sagen, så har I heller ikke noget referencenummer, og så kan I ikke modtage afgørelserne. Når I har haft en sådan episode, hvor I ikke får Afsendt + referencenummer med tilbage, skal I ganske enkelt bare lukke vinduet ned og komme tilbage på sagen. Herefter trykker I igen på knappen Anmodning om Begravelse. Ved åbning af dette vindue sørger Axapta selv for at opdatere sagen med Status og referencenummer. Hvis Axapta har lukket helt ned, skal I straks åbne Axapta igen, og på samme måde trykke på knappen Anmodning og begravelse, så sagen kan blive opdateret. Det er vigtigt, at I får opdateret sådan en fejl straks, idet det skal gøres, FØR I modtager status Modtaget af hensyn til referencenummeret. For en god ordens skyld skal jeg sige, at I helt som vanligt ALTID skal huske at trykke på knappen Hent afsendelsesstatus EFTER signering med NemId og lukning af KM s browservindue. Husk også altid, inden I lukker vinduet ned, at kontrollere, at I HAR fået status Afsendt OG referencenummer med tilbage.. Kontakt os endelig, hvis I skulle støde på problemer.
Aktivitetsliste forbedret Nu med udskriftsknap og to standardlister En del af jer bruger vores aktivitetslister/arbejdssedler ret meget. Det giver jer et godt værktøj til både at kunne se, hvor langt man er med sagerne, bestillingerne osv., uanset hvor og hvornår, lave kørsels- og opgavelister til timemedarbejdere - og så til at holde fuldstændig styr på, hvor fx ejendele, urner osv. er. For de af jer, der ikke måtte være kommet i gang med aktiviteterne, kan det være svært lige at gennemskue nedenstående. Jeg vil ikke gennemgå anvendelsen af aktiviteter her, blot gennemgå de nye ting. Hvis I skulle få lyst til at få sat gang i anvendelse af aktiviteterne/arbejdssedlerne, så kontakt mig endelig. Så finder vi ud af sammen at få jer i gang. Vi har prøvet at samle de input og behov, I har bidraget med. Lasse har som sædvanlig gået til opgaven med stort engagement, og han er kommet op med en løsning, som jeg er sikker på, I vil blive glade for. Jeg vil prøve at vise, hvordan I fx kan styre logistikken på jeres urner, så I hele tiden i systemet har dokumentation for, hvor de er, hvem der flyttede dem hvorhen hvornår. Det har I nu hele tiden kunnet, men nu har vi lavet udskrifter, informationer osv. en del bedre. Mange af jer har et ringbind eller lign. med papirlister, hvor I skriver de forskellige steps ind. Nogle af jer har flere steps, der bliver noteret end andre. På samme måde kan man selv vælge, hvor mange steps man vil have her. I mit eksempel vælger jeg at ville kunne se følgende steps: Jeg har oprettet disse 5 aktivitetstyper under Opsætning Aktivitetstyper Jeg har for eksemplets skyld lavet en skabelon til Urnestyring under Opsætning Aktivitetsskabeloner På en sag 200279 - Inger Marie Svendstrup, har jeg for eksemplets skyld kun følgende aktiviteter: Som man kan se, så er alt gjort og ok undtaget at give besked til familien og bestille urnenedsættelse. I stedet for at kigge på en papirliste (som kun findes et bestemt sted) for at få overblik over ALLE sager, kan jeg vælge at se alle de opgaver, der ligger vedr. urner på alle sager: Jeg går til hovedtabellen Aktiviteter på menuen filtrerer på de opgaver, jeg vil se nemlig alle dem, der handler om urner:
Man kan både se sagsnummer, navn, cpr-nummer, opgavetypen og evt. notat, samt hvilke opgaver der er lukkede/udførte, hvilke der er åbne/mangler at blive gjort og hvem der har udført/skal udføre opgaven. Da det er en hovedtabel, kan man herfra redigere direkte - fx tjekke af, at nu har man bestilt urnenedsættelse. Man kan også gøre notater løbende, hvis man sidder og ringer til krematorier, kirkegårde osv. efter listen. Alt hvad man laver fra hovedtabellen, ses også på sagen. Det betyder, at man altid har fuldt overblik både på sagsniveau og helt overordnet. Man behøver altså ikke også at gå til sagen for at tjekke af. Man kan udskrive denne liste på papir som intern og som ekstern, ligesom den som alt andet kan mailes. Intern indeholder flere data end ekstern fx cpr-nummer. Ekstern har færre oplysninger, og er velegnet til fx køresedler eller opgavelister til bestemte medarbejdere. Hvis vi prøver at holde os til eksemplet med urner, så ville en intern liste se sådan ud: På denne liste kan man som beskrevet se mange oplysninger, som er relevante til intern brug - fx i dette tilfælde, hvor man skal have overblik over urnelogistikken og måske ringe rundt. Vælger man ekstern liste, ser den sådan ud:
Som I kan se, er der ikke cpr-nummer her, men i stedet fx Aktivitetsvejledning, hvor man kan skrive en instruks, en vejledning el. lign., så bedemanden ved, hvordan han udfører noget bestemt (fx instruks fra certificeringen). Noget rigtig praktisk er, at man kan vælge kun at se de ting, der mangler at blive gjort. I forhold til eksemplet med urnerne ville en sådan filtrering og udskrift så se således ud: Hovedtabellen: og papirudskriften intern: Det giver en meget mindre og overskuelig udskrift. På den måde kan man let se præcis, hvad der mangler på hvilke sager i urneproceduren. Man kan udskrive/maile disse lister direkte fra den enkelte sag de vil så kun indeholder de aktiviteter, der vedrører præcis denne sag. Hvis I har brug for hjælp til aktiviteterne, så kontakt mig endelig.
og så lidt ekstra! Lasse har lavet mere end det beskrevne. Når I fx sad og tastede mange Sidste Viljer ind, så kunne man nogle gange ved oprettelse af kontaktpersoner blive ved med at modtage fx en bobestyrer, en advokat el. lign. fra den foregående sag. Det var især tilfældet, hvis en kontaktperson var inaktiv og der var andre kontaktpersoner med fra cpr, at disse andre blev ved med at komme ind på de følgende sager. Dette har Lasse nu rettet, og I bør ikke opleve dette mere. Vi hører gerne fra jer, hvis dette mod forventning alligevel skulle ske. Det var alt for denne gang - rigtig god arbejdslyst derude! Gunhild Colijn Related links Weidekampsgade 6 2300 København S Danmark Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til www.deloitte.com/about for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer. 2013 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited www.deloitte.dk RSS Add Deloitte as safe sender To no longer receive emails about this topic please send a return email to the sender with the word Unsubscribe in the subject line