Dagsorden LSU-LAU (fællesadministrationen)

Dagsorden LSU-LAU (fællesadministrationen) Mødedato 27. februar 2017 Starttidspunkt 12:15 Sluttidspunkt 13:15 Afdeling/enhed Ledelsessekretariatet Dokumentnavn Dagsorden LSU-LAU centrale stabe Dokumentnummer 1176209 Arbejdsområde 0300-15332-2015 Referent atlu Sted: Niels Bohrs Allé 1, K.109 Deltagere: Prorektor Steffen Svendsen (formand) IT-, HR- og Kommunikationschef Carsten Vikkelsøe Teknisk chef Christian Jansson Studiechef Ambrosia Fladager Hansen IT Supportmedarbejder Leila Damkjær Pedersen (TR HK) (næstformand) IT Supportmedarbejder Lone Petersen (AR for fællesadm. (- bygningsområdet) i Vejle og Odense) Teknisk servicemedarbejder Jens Peder Wojcik (AR for bygningsområdet i UCL) Teknisk servicemedarbejder Jørgen Markussen (TR 3F) Studieadministrativ medarbejder Dorte Brygger (TR HK) IT Supportmedarbejder Frank Staal Voigt (TR Prosa) Afbud: Studieadministrativ medarbejder Kathrine Bøtker Krogh (AR Studieadministrationen) - barsel Sekretariatsbetjening: Direktionskonsulent Anders Thomsen Lunde (ref.) side 1/3

Indhold 1. Godkendelse af dagsordenen... 3 2. Orientering om ekstern konsulentanalyse af stabsområderne i foråret 2017... 3 3. Ansøgning til FUSA ang. projekt Involvering og digital samskabelse... 3 4. Eventuelt... 3 side 2/3

1. Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen for mødet skal godkendes, og punkter under eventuelt skal annonceres af de tilstedeværende. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU godkender dagsordenen. 2. Orientering om ekstern konsulentanalyse af stabsområderne i foråret 2017 Prorektor Steffen Svendsen orienterer om et analysearbejde på de centrale stabsområder, som vil blive udført af et eksternt konsulentfirma i foråret 2017. Indstilling: Til orientering og drøftelse. 3. Ansøgning til FUSA ang. projekt Involvering og digital samskabelse Teknik og Byg ønsker at arbejde med en digitaliseringsproces. Afdelingen er i gang med at indføre et digitalt service management system til at strukturere, kvalificere og koordinere service- og supportprocesser. Et drifts- og vedligeholdssystem for bygninger og bygningsdele, som fordrer, at den enkelte teknisk-servicemedarbejder besidder kompetencer, herunder har viden og færdigheder til at kunne administrere vedligeholdelsesprocesser af bygningselementer og tekniske installationer. Afdelingen søger Fonden til udvikling af statens arbejdspladser (FUSA) om tilskud til projektet på 298.000 kr. Projektet og ansøgningen er godkendt af afdelingsledelsen og tillidsrepræsentanten. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU bifalder Teknik og Byg s ansøgning om støtte til projekt Involvering og digital samskabelse for medarbejdere i Teknik og Byg. Bilag 3.1 Ansøgning til FUSA Bilag 3.2 Budget for samlet projekt 4. Eventuelt side 3/3

Ansøgning om økonomisk støtte til: Fonden til udvikling af statens arbejdspladser FUSA 1. Institutionsoplysninger Ressortministerium Uddannelses- og Forskningsministeriet Institutionens navn UCL University College Lillebælt Adresse Vestre Engvej 51 C, 7100 Vejle Hovedtelefonnummer 6318 3000 Institutionens e-mail ucl@ucl.dk Projektleder (kontaktperson) Christian Jansson Projektleders e-mail chja@ucl.dk Projektleders telefonnummer 2073 1614 E-mail til økonomifunktion (cc på ucl@ucl.dk bevillingsbrev mv.) CVR-nummer 30859480 EAN-nummer 5798000559684 Bankkonto (Reg.nr.-Kontonr.) 0216 4069078060 2. Hvad er projektets titel? Involvering og digital samskabelse for medarbejdere i Teknik og Byg, UCL 3. Hvilket beløb søger I om? 298.000 kr. (hele tusinde samme beløb som i celle D24 i budgetskabelonen) 4. Er projektet godkendt i samarbejdsudvalget eller af ledelse og tillidsrepræsentanter? Projektet skal være godkendt af samarbejdsudvalget eller af ledelse og TR er for projektets målgruppe. Er projektet godkendt i samarbejdsudvalget? Ja Nej Hvis nej, hvad er årsagen: Er projektet godkendt af både ledelse og tillids/medarbejderrepræsentanter for projektets målgruppe? Ja _x Dato og navn på tillidsrepræsentant(er):jørgen Markussen Nej Hvis nej, hvad er årsagen: 5. Hvem er målgruppe for aktiviteterne? Antal direkte Faggrupper deltagere Ansatte omfattet af OAO-overenskomster 30 Pedeller og kantineservicemedarbejdere Ansatte omfattet af LC/CO10-overenskomster 2 Bygningskonstruktør Ansatte omfattet af Akademiker-overenskomsten Evt. bemærkninger Projektet involverer IT og den samlede organisation. 6. Hvad er formålet med projektet? Beskriv projektets formål kort og præcist på maks. 1-2 sætninger. Formålet er at involvere medarbejdere i en samskabende digital helhedsløsning, hvor viden bearbejdes og dokumenteres. Arbejdsprocesser bliver klart nedfældede: Hvem der gør hvad, og hvornår.

7. Hvad er baggrunden for, at I ønsker at igangsætte dette projekt? Beskriv, hvilke behov og udfordringer I har, som projektet skal adressere? Hvordan skal projektet bidrage til løsningen af kerneopgaven og sikre medarbejdernes fortsatte værdi på arbejdsmarkedet (employability)? Hvordan er disse behov koblet til jeres kompetencestrategi og andre indsatser? Baggrunden for at igangsætte projektet, er at vi ønsker at skabe de nødvendige forudsætninger for, at den igangværende digitalisering kan lykkes som en helhedsløsning, hvor digitaliseringen og den enkelte medarbejder styrkes (employability). Et digitalt service- managementsystem er ved at blive løbet i gang. Det digitale service management system har til formål at strukturere, kvalificere og koordinere service- og supportprocesser. Digitaliseringen kræver nye arbejdsgange, og sender bølger af forandring ind over arbejdspladsen, hvor den berører alle jobs, og måden opgaverne udføres på. Det er en proces, der kræver nye kompetencer - ikke mindst stiller omstillingen krav til at kunne håndtere skriftlighed. Vi ønsker at bygge bro fra skærmvirkelighed til praktisk virkelighed. Skærmvirkelighed i form af det digitale service-management og sagsstyringssystem og den praktisk virkelighed i form af de pedeller, som i det daglige arbejde skal jordforbinde de digitale input med uforudsigelige hands-on opgaver. Et drifts- og vedligeholdssystem for bygninger og bygningsdele, som fordrer, at den enkelte pedel og tekniske servicemedarbejder besidder kompetencer, herunder har den tilstrækkelige viden og de nødvendige færdigheder til at kunne administrere vedligeholdelsesprocesser af bygningselementer og tekniske installationer. I projektet ønsker vi at afdække de udfordringer den enkelte pedel og servicemedarbejder har. Det kan f.eks. være at arbejde med den skriftlige kommunikation. Et væsentligt område er besvarelsen af mails. Det kan være en udfordring at besvare en mail anerkendende og fyldestgørende med hensyntagen til afsenderen. En praktisk måde at arbejde med emnet på, kan være at lade hver pedel vælge 20 svar og så arbejde med, hvordan man kan finde skabeloner og hjælpeværktøjer, der letter arbejdet. Et andet emne er, hvordan man videregiver information forståeligt. Tilegnelsen af disse nye og for mange uvante kompetencer, kræver at vi sideløbende arbejder med at styrke medarbejdernes selvtillid. Digitaliseringen er først en succes, når de involverede medarbejdere kan arbejde med forandringen ( ikke imod) og alle oplever værdi ved digitaliseringen. Når det lykkes at drage fordele af de prioriteringsmuligheder digitaliseringen giver, så den er en gevinst for medarbejdere og organisation. Det vil bl.a. sige, at medarbejderne er i stand til at prioritere informationer og opgaver i en kompleks hverdag, og i stand til at skabe individuelle løsninger. En pedel og servicemedarbejder har en travl hverdag med meget varierende opgaver. Der er travlt, og pedellerne er pressede med udefra kommende forstyrrelser og mangfoldige opgaver. Nogen haster andre ikke. Opgaverne varierer fra at sørge for ekstra stole til et arrangement, hænge et billede op eller reparere en dryppende vandhane til at arbejde med virtuelle 3D modeller i det nye management system på skærmen. Eksempelvis skal pedellerne fremover arbejde med detaljerede virtuelle 3D modeller, som nøjagtigt 1-1 (ikke i størrelse men detaljering) viser f.eks. en radiator, og som både fungerer som et visualiseringsog dokumentationsredskab, hvorpå reparationer m.m. kan registreres. Det er en helt ny måde at arbejde på, som stiller høje krav til standard dokumentation og - registrering. Det kræver overblik, samarbejde, og rutine både menneskeligt og systemmæssigt at få opgaverne løst effektivt og hensigtsmæssigt uden stress. Medarbejdere skal have overblik over et 44.000 kvadratmeter stort område. Det kræver interaktion mellem pedellerne, øje for fællesskabet, prioritering, forventningsafstemning med samarbejdspartnere og studerende og ikke mindst, at man omsætte for- 2

delene ved de digitale systemer. Det kræver kompetencer. Vi har værdifulde erfaringer fra KRUS, som blev bevilliget af FUSA i forbindelse med sammenlægningen af 6 arbejdspladser, som vi kan trække på. Her skabte vi en velfungerende ny kultur uden kongedømmer. Projektet har styrket gruppen, og vi ønsker nu at arbejde videre med de udfordringer den enkelte har for at få et optimalt udbytte af digitaliseringen. Projektets fokus tager afsæt i kompetencestrategien for Teknik og Byg, UCL som handler om digitalisering, høj service, kvalitet, faglighed, selvledelse, kommunikation og samarbejde. Det særlige fokus for kompetencestrategien i 2017 er digitalisering og behovet for tilegnelse af nye kompetencer til at håndtere udfordringer i forbindelse med digitaliseringen. 8. Har I hentet inspiration udefra til jeres projekt? Ja Nej Hvis ja, hvor: Netværk. Uddyb hvilke(t): Ja Kompetencesekretariatets formidling af cases. Uddyb: Inspiration fra Digital Change Maker Film Sociale medier Konference Artikel Ja Andet hjemmesider: Digitaldannelse og digitale kompetencer Vi har søgt viden om digital kompetence. Kombinationen af viden, færdigheder og holdninger til digital teknologi både som et redskab til dokumentation og kommunikation. 9. Hvilke faser og aktiviteter indgår i projektet? Beskriv i faser (kronologisk rækkefølge) hvilke aktiviteter, der indgår i projektet. Disse faser og aktiviteter skal kunne genfindes i budgettet. Beskriv også fasen efter projektafslutning, hvor de nye arbejdsmetoder og/eller produkter overgår fra projekt til drift på arbejdspladsen. Fase 1: Kick-off med fælles temadag I fase 1 sættes rammen for det samlede forløb. Interviews og feed-back skal sikre det individuelle afsæt til at skabe fælles løsninger. I fase 1 indgår følgende aktiviteter: Før-måling - Interviews og feed-back Kick-off Undervisning i digitalt management system Individuelle og fælles aktiviteter til håndtering af realtime og virtuelle systemer. Processen skal skabe afsæt for at håndtere udfordringer mellem den analoge og digitale virkelighed. Fase 2: Skriftlig performance som styrkelse af digitalisering I denne fase arbejdes med skriftlig performance og digitalisering. Der nedsættes en arbejdsgruppe, hvor der arbejdes en fælles forståelse for den nye arbejdsvirkelighed. I fase 2 indgår følgende aktiviteter: Indsamling af 20 typiske mailbesvarelser fra hver medarbejder 7 arbejdsgruppemøder med tema om skriftlig performance. afsæt i de 7 typiske svar på mail Programmering af standardskabeloner på baggrund af arbejdsgruppemøder og individuel undervisning Fælles møde med dialog om resultater og test Fase 3: Digitalisering og prioritering I fase 3 arbejdes med prioritering og digitalisering. Hvordan hjælper vi hinanden med at få den nød- 3

vendige viden og sikre dokumentation? I denne fase arbejdes med de forandringer, som digitaliseringen medfører og den nødvendige dokumentation. I denne fase vil der yderligere være fokus på, hvordan der skabes en kultur, hvor det ikke kun er antallet af opgaver, men kompleksiteten af en opgave, der skaber oplevelsen af målopfyldelse. I fase 3 indgår følgende aktiviteter Undervisning i håndtering af data med fokus på, at arbejdsprocesser, standarder, dokumentation og viden i en digitalisering i mindre grad er personbåret. Caseopgaver som træner brug af digitalt service- managementsystem planlægges mellem undervisning og arbejdsgruppemøder 5 arbejdsgruppemøder om hvordan digitale arbejdsredskaber dokumenterer historik Opsamlende fælles møde med status på procedurer. Hvem der gør hvad og hvornår, og hvordan vi kan hjælpe hinanden også med viden om, hvor vi finder data. Individuel mulighed for samtaler om oplevelsen af målopfyldelse Fase 4. Seminar om Digitalisering med fokus på team og kommunikation I fase 4 afholdes eksternt seminar. På seminaret, som tilrettelægges med arbejdsgruppen, vil der blive gennemført teambuilding, hvor gruppen i praksis arbejder med digitalisering. Her bliver den fælles afhængighed og behovet for samarbejde illustreret gennem praktiske øvelser og udfordringer. Der vil være klare paralleller til hverdagen. Øvelser og opgaver vil give aha-oplevelser der kobler til hverdagen, og som bekræfter værdien af kommunikation og vidensdeling på tværs af kompetencer, geografi og adfærd. Seminaret skal give overskud til at skabe nye samarbejdsrelationer og styrke digitaliseringen ved at fokusere på den skriftlige kommunikation og - dokumentation, der sker gennem opgaver og handlinger samt evaluering af processer. På seminaret vil der være en vekselvirkning med værktøjer til at skabe forståelse for digitaliseringen og praktiske teamoplevelser. Fase 5: Evaluering I fase 5 evalueres projektet på fællesmøde og ved interviews. Et særligt fokus vil blive lagt på evalueringen af de skriftlige processer samt den enkelte medarbejders egen oplevelse. Stabsmedarbejdere og direkte samarbejdspartnere i UCL inviteres med til relevante processer og gennemgang af resultater, som har betydning for samarbejdspartnere. Aktiviteter i fase 5: Fælles møde Eftermåling interviews Workshop om digitalisering og processen 10. Hvordan er projektet forankret (hos ledelse og medarbejdere) og organiseret? Beskriv, hvordan projektet er forankret og organiseret, og hvem der deltager i styringen af projektet (styregruppe, projektgruppe, projektleder etc.) Projektet er organiseret med en styregruppe bestående af chef, tillidsmand og konsulent. Organiseringen sikrer, at alle er involveret i processen og oplever succes med aktiviteter i projektet.projektet har en arbejdsgruppe bestående af tillidsmand, arbejdsmiljørepræsentant og medarbejderrepræsentanter. Der arbejdes på det individuelle og kollektive niveau. Der arbejdes med: 1. Individuel feedback og møder. 2. Gruppen og grupper involveres i forhold til udfordring ifht. digitalisering 3. Plenum, når det handler om tværgåede kommunikation og ledelse. Konsulent deltager i de møder, hvor det er relevant for ledelse og tillidsmand. Mellemledere involveres så der sker en forankring i forhold til daglige opgaver. 11. Hvordan vil I vurdere, om det ønskede resultat/effekt af projektet er opnået? Beskriv i punktform, hvilken effekt I ønsker at opnå ved projektet, og hvordan I vil måle, om effekten er op- 4

nået hvordan har jeres projekt skabt en forandring? Hvis I ikke kan måle forandringerne, så beskriv jeres overvejelser om, hvilke tegn på virkninger, I vil kigge efter. De tegn vi vil kigge efter er, om Der er skabt et digitalt mindset. Den kvalitative mailbesvarelse øges således det informativt kvalificeres med en stigning på 50 % Differentieret i forhold til den enkelte funktion, skal alle kunne mestre digital dokumentation i drift og vedligeholdelsessystem. Medarbejdere giver udtryk for at deres kommunikation med samarbejdspartnere er blevet styrket ved digitalisering af skabeloner Det er blevet legitimt at arbejde med en kompleks digital opgave og ikke blot her og nu opgaver. Deltagere/medarbejdere i fællesskab kan styrke hinanden i arbejdsfeltet, herunder give hinanden feed-back, således lederens sparring minimeres i forhold til den enkelte medarbejder. Reaktioner Der opleves tilfredshed med at prioritere og dermed nivellere arbejdsopgaver og pres. Processen har givet større overblik og selvtillid med øget arbejdsglæde. Der er skabt ny viden og læring ved at arbejde individuelt og dynamisk med digitalisering. Der er et skift i adfærd. Seminar og teambuilding har styrket tilliden til at lytte og ikke kun se og handle, men tage afsæt i de muligheder, som digitaliseringen har givet. Praksis efter projektet er, at projektet og digitaliseringen har styrket gruppens skriftlighed. 12. Vil I bruge det offentlige uddannelsessystem? (udfyld hvis ja) Indgår der offentlige efteruddannelsesaktiviteter i projektet? Og evt. hvilke? (fx AMU, VUC, akademi-, diplomeller masteruddannelser mv.) Vi vil benytte AMU kurser til at understøtte udviklingen af kompetencer til at arbejde digitalt. 13. Ekstern deling af projekterfaringer Beskriv hvordan I vil dele jeres projekterfaringer eksternt X Faglig(e) kontakt(er). Uddyb hvilke(n): Søsterorganisationer: UCN, UC SYD m. flere Ekstern(e) ressourceperson(er) inviteres ind i projektet (under og/eller efter). Uddyb hvilke(n): Film Sociale medier Konference Ja Artikel Lederweb eller kompetencesekretariatet efter aftale Andet. Uddyb hvordan: (Hvis uddybning, skriv venligst i dette felt) 14. Projektets start- og sluttidspunkt Startdatoen angiver det tidligste tidspunkt for medregning af udgifter herunder egenfinansiering. Starttidspunktet kan tidligst ligge samtidig med bevillingsdatoen (som oftest halvanden måned efter ansøgningsfristen). Starttidspunkt: 04-2017 Sluttidspunkt: 12-2017 15. Har arbejdspladsen modtaget støtte fra Kompetencesekretariatet inden for de seneste 2 år? Ja _x Nej Ved ikke 16. Har I modtaget rådgivning fra Kompetencesekretariatet i forbindelse med denne ansøgning? Ja x_ Nej Hvis ja, med hvem og hvornår: Vi har fået løbende rådgivning af Sølvi Rask og Marie Aggerstrøm Hansen. Første rådgivningsmøde blev afholdt 1. februar 2017 KS/10-06-2016 5

Budget for projektansøgning Fonden til udvikling af statens arbejdspladser Titel på projektet: Involvering og digital samskabelse for medarbejdere i Teknik og Byg, UCL Hele kroner Aktiviteter/faser Udgiftstype (konsulentydelse, deltagerbetaling, lokaleleje, forplejning, materialer, tryk, transport, øvrige m.m.) Ansøgt støtte Egenfinansiering (udgifter til løn angives ikke her) I alt Bevilget støtte Egenfinansiering 1 Kick-off 0 0 Interviews og før- måling Konsulent à 1000 kr 2 timer x 31 62.000 62.000 0 Undervisning Konsulenthonorar til undervisning i managementsystem 45.000 45.000 0 Deltagergebyr 31 deltagergebyr à kr 200 6.400 0 Transport og forplejning Transport (4000) Forplejning 2 møder à 15000 8.000 0 I alt 62.000 45.000 107.000 0 0 0 2 Skriftlig performace Konsulent arbejdsgruppemøder à 1000 kr x 20 timer 20.000 20.000 0 Analyse og proces med skriftlighed 15 timer à 1000 15.000 15.000 0 5 arbejdsgruppemøder à 2 imer x kr. 1000 10.000 10.000 0 I alt 45.000 45.000 0 3 Digitalisering og prioritering Dokumententation og skabeloner 40 timer à 1000 20.000 20.000 0 31 deltagergebyr à 200 6.400 0 Transport og projektledelse Transport (4000) projektledelse 18 timer à 1000 22.000 0 Mødeforplejning Forplejning 7 møder à kr. 1000 7.000 0 I alt 145.400 0 45.000 0 0 0 4 Seminar Opholdsudgifter 38.000 55.000 93.000 0 Teambuilding 25.000 25.000 0 Oplægsholder 15.000 15.000 0 Transport Transport (3000) Forplejning 10.000 13.000 0 I alt 91.000 55.000 133.000 0 0 0 5 Evaluering og formidling Dokumentation og evaluering à 20 timer 20.000 20.000 0 Workshop 5.000 5.000 0 Forplejning workshop forplejning 5.000 5.000 0 Projektledelse 25 timer à 1000 25.000 25.000 0 I alt 10.000 50.000 0 0 0 Omkostninger i alt 298.400 110.000 335.000 0 0 0 Aftrundet til hele 1.000 kr. 298.000 110.000 335.000 0 0 0 Anvendelse af egen tid, angiv forventet udgifter til løn i alt (angiv i hele 1.000 kr.): kr 200.000 Budget ansøgning Er institutionen omfattet af reglerne for selvejende institutioner (sæt kryds) Ja x Nej Bemærkninger/noter: I forbindelse med projektet indgår en medfinasiering til undervisning i managementsystem på kr. 45.000. Yderligere medfinansieres med kr. 60.000. Bevilget støttet I alt Vejledning til budget Ansøgning om støtte til udvikling af statens arbejdspladser og personalegrupper skal vedlægges et budget. Budgettet skal afspejle de samlede udgifter for projektet og skal være opdelt på aktiviteter/faser. Der kan sondres mellem hovedaktiviteter og konkrete aktiviteter under hver hovedaktivitet. Budgettet skal afrundes til nærmeste hele 1.000 kr., da støtte fra sekretariatet gives i hele 1.000 kr. For hver aktivitet skal udgiftstypen og antal deltagere anføres. Udgiftstypen kan fx være konsulentydelser (angivelse af timer og dagspris), deltagergebyr, lokaleleje, forplejning, materialer, tryk, transport og øvrige omkostninger. Det ansøgte beløb kan kun indeholde moms, såfremt institutionen ikke kan afløfte moms eller få momskompensation. Budgettet skal udover ansøgt støttebeløb også indeholde en opgørelse af institutionens egenfinansiering i forbindelse med indsatsen. Det vil sige de direkte udgifter, som institutionen selv afholder, i forbindelse med gennemførelsen af projektet. Dette kan være køb af varer, tjenesteydelser evt. vikarlønninger mv., som finansieres af institutionen selv. Udgifter til løn må ikke angives som egenfinansiering. Egenfinansiering kan kun omfatte udgifter, som afholdes mellem projektets start- og slutdato. Budgettet skal fremsendes i Excel-format til Kompetencesekretariatet.