Notat Vedrørende: Spørgsmål fra Bjarne Overmark, Beboerlisten Sagsnavn: Anmodning fra Bjarne Overmark, Beboerlisten, vedr. beskrivelse af skolernes underskud i budgetopfølgningerne (Møde 2. maj 2017) Sagsnummer: 00.01.00-G01-87-17 Forvaltning: Sekretariatet Børn og skole Dato: 20-04-2017 Sendes til: Byrådet Notat vedr. anmodning fra Bjarne Overmark, Beboerlisten, vedr. beskrivelse af skolernes underskud i budgetopfølgningerne Følgende notat er svar på spørgsmål stillet af Bjarne Overmark, Beboerlisten, i en anmodning d. 19. april 2017. Spørgsmålene falder indenfor seks temaer: Spørgsmål vedrørende midler til inklusion fra provenuet fra skolestrukturomlægningen, spørgsmål vedrørende tildelinger til store klasser, spørgsmål vedrørende udgifter til specialtilbud, spørgsmål vedrørende håndtering af skoler med underskud, spørgsmål vedrørende demografiudvikling samt spørgsmål vedrørende udgifter til vikardækning. Spørgsmålene indenfor de seks temaer er i de følgende afsnit markeret med kursiv, hvorefter forvaltningens svar fremgår. Den samlede henvendelse med spørgsmål fra Bjarne Overmark, Beboerlisten, fremgår af sagsfremstillingen. Spørgsmål vedr. midler til inklusion fra provenuet fra skolestrukturomlægningen Af provenuet fra skolestrukturen blev der afsat 5 mio til inklusionsudvikling på de enkelte skoler. Disse beløb er udbetalt til skolerne og modregnet i de underskud, de enkelte skoler har oparbejdet, hvorfor underskuddet reelt er større. Der anmodes om, at der udarbejdes en skolevis liste, hvoraf det fremgår hvilket tilskud de enkelte skoler har modtaget, endvidere at disse dedikerede tilskud modregnes i skolens underskud. I regnskabsåret 2016 har seks skoler modtaget 500.000 kr. fra puljen på de 5 mio. kr.: Hornbæk skole, Assentoftskolen, Hobrovejens skole, Østervangsskolen, Grønhøjskolen og Vestervangsskolen. Nedenstående tabeller viser overførslerne for de seks skoler samt deres overførsel modregnet de ekstra ressourcer. Side 1 af 8
Det skal bemærkes, at skolerne har modtaget de ekstra ressourcer specifikt til at arbejde med at etablere, afprøve og udvikle en inklusionsfremmende organisering, som går under fællesbetegnelsen mellemrumstilbud. Indsatsen handler om at indrette skoledagen på en anderledes måde for elever med behov for dette. Det er en indsats, hvor der arbejdes med at etablere særlige fysiske rammer og der er afsat særlige medarbejdertimer til indsatsen. Der etableres også mellemrumstilbud på følgende skoler med ressourcer fra regnskabsåret 2017: Rismølleskolen, Kristrup Skole, Blicherskolen, Langå Skole og Asferg Skole. Tabel 1 Overførsler på skoler, der har modtaget ressourcer til mellemrumstilbud i 2016 Korrigeret budget 2016 Forbrug 2016 Overførsel til 2017 Overførsel i pct. Folkeskoler Assentoftskolen 33.626,7 34.803,0-1.176,4-3,50 Grønhøjskolen 28.126,3 28.468,3-342,0-1,22 Hornbæk skole 25.679,0 28.158,4-2.479,5-9,66 Kristrup skole 38.791,3 39.163,3-372,0-0,96 Vestervangsskolen 50.367,0 53.376,7-3.009,8-5,98 Østervangsskolen 38.732,2 42.549,3-3.817,1-9,86 Folkeskoler i alt 539.124,6 555.910,8-11.196,7 Tabel 2 Skolevis liste over ressource modtaget til etablering af mellemrumstilbud samt modregning i skolerne overførsel Folkeskoler Ekstraressource til mellemrumstilbud Overførsel modregnet ekstra ressource til mellemrumstilbud Overførsel i pct. modregnet ekstra ressource til mellemrumstilbud Assentoftskolen 500,0-1.676,4-4,99 Grønhøjskolen 500,0-842,0-2,99 Hornbæk skole 500,0-2.979,5-11,60 Kristrup skole 500,0-872,0-2,25 Vestervangsskolen 500,0-3.509,8-6,97 Østervangsskolen 500,0-4.317,1-11,15 Folkeskoler i alt 3.000,0-14.196,7 Spørgsmål vedr. tildelinger til store klasser Det blev med skolestrukturen besluttet, at klasser med 21 eller flere elever og klasser med 25 eller flere elever skulle modtage et særligt tilskud. Side 2 af 8
Beboerlisten antager, at omfanget af klasser med 25 eller flere elever, er langt mindre end antaget Beboerlisten anmoder derfor om, at der udarbejdes en oversigt, der belyser følgende forhold: Hvor stor en del af provenuet fra skolestrukturen blev afsat til ekstra støtte til klasser med henholdsvis 21 og flere samt 25 og flere elever? Hvor stort et tilskud udløses pr klasse ved hhv. 21 og 25 En skolevis tabelopgørelse der viser: o Hvor mange klasser med 25 eller flere elever, var der i skolestrukturforliget budgetteret med skulle have tilskud pr 1. august 2015. o Hvor mange klasser var der faktuelt med 25 eller flere ved opgørelsen i september 2015 og hvor stort tilskud fik skolen? o Hvor mange klasser var der faktuelt med 25 eller flere ved opgørelsen i september 2016 og hvor stort tilskud fik skolen? o Hvad er forventningerne til 2017 Beskrivelse af hvordan reguleringen foretages fra budgettildeling til efterreguleringer gennem året. En forklaring på, hvordan disse ikke disponerede midler fremgår af regnskabet og de løbende budgetopfølgninger, herunder hvordan udvalget orienteres herom. Er der planer for, hvad disse ikke disponerede midler skal bruges til? Forvaltningen har grundet tidsfristen ikke mulighed til at besvare spørgsmålene fyldestgørende til byrådsmødet d. 2. maj 2017. Forvaltningen udarbejder derfor en samlet besvarelse af ovenstående spørgsmål til byrådsmødet den 22. maj 2017. Spørgsmål vedr. udgifter til specialtilbud Byrådet er ved flere lejligheder orienteret om, at flere elever visiteres til specialtilbud hertil at der er store budgetoverskridelser på specialområdet. Dette må betyde øgede udgifter for skolerne som følge af den valgte betalingsmodel. Beboerlisten bemærker, at skolernes betaling for elever, der visiteres til specialtilbud blev mere end fordoblet i forbindelse med skolestrukturen. Dette må have en stor indvirkning på skolernes økonomi når både antallet øges og udgiften pr elev øges markant. Beboerlisten anmoder om, at der redegøres for prisstigningen samt at der udarbejdes en skolevis opgørelse for skoleårene 2015/16 og 2016/17 der viser udviklingen. Opgørelsen bør skolevis indeholde: Antal henviste elever fra skolen Skolens betaling herfor jf. taksten Udgiftens andel af skolens samlede budget. For skoleåret 2016/17 opgøres pr. dags dato. Forvaltningen har grundet tidsfristen ikke mulighed til at besvare spørgsmålene fyldestgørende til byrådsmødet d. 2. maj 2017. Forvaltningen udarbejder derfor en samlet besvarelse af ovenstående spørgsmål til byrådsmødet den 22. maj 2017. Side 3 af 8
Spørgsmål vedr. håndtering af skoler med underskud Beboerlisten er uforstående over for, at det store underskud skolerne har oparbejdet, ikke har været beskrevet i de løbende budgetopfølgninger. Det fremgår endvidere af bilagene om overførsler, at to skoler har rettet bekymrende henvendelse til forvaltningen desangående. Beboerlisten anmoder om en redegørelse, der beskriver: Hvilke økonomiske udsving under direktørens område, det kan forventes bliver behandlet i budgetopfølgningerne. Hvilke kriterier er gældende? Hvornår de to skoler har henvendt sig, hvad forvaltningen har foretaget sig desangående, og hvordan det politiske udvalg er orienteret herom. Hvordan arbejder forvaltningens interne kontrol? En af skolerne med et meget stort underskud, er slet ikke berørt af skolestrukturen, hvornår blev forvaltningen opmærksom på overforbruget på denne skole, og hvilke handlinger blev iværksat? Er der for nuværende indgået aftaler om, hvordan skolerne skal afdrage deres gæld og er der foretaget en vurdering af hvor stor den personalemæssige reduktion vil blive? Forvaltningen har som en del af sit ledelsestilsyn løbende haft samtaler med alle skoler, hvor skolernes økonomi er blevet gennemgået og hvor skolerne er blevet bedt konkret at vurdere deres økonomiske situation. I forbindelse med disse samtaler har der været en særlig opmærksomhed på skoler med økonomiske udfordringer; herunder Langå Skole, Hornbæk Skole og Asferg Skole. I 2015 var der overskud på de samlede overførsler til 2016 og nu er der underskud på overførslerne fra 2016 til 2017. Det viser at det ene år kan der underskud og overskud, hvilket indikerer at der er behov for en stærkere økonomiopfølgning. På plussiden tæller, at skoleområdet har haft betydelig succes med at nedbringe sygefraværet. Siden februar måned 2016 er sygefraværet således nedbragt med 25%. For elever og forældre betyder dette alt andet lige, at der anvendes færre vikarer ligesom der er større kontinuitet i undervisningen. For at styrke det løbende overblik over økonomien er it-systemet NemØkonomi blevet taget i brug med virkning fra 2017. NemØkonomi skal hjælpe de decentrale enheder til at kunne følge og styre deres budget via et samlet værktøj, hvilket ligeledes vil kunne hjælpe i forhold til det centrale overblik over økonomien. Direktionen drøfter desuden hvordan økonomistyringen generelt kan forbedres. For at hjælpe de skoler, der har et betydeligt underskud, foreslår forvaltningen i kommende budgetopfølgning pr. 31/3 2017, at 6 mio. kr., som er til rådighed på grund af et mindre forbrug på betaling til undervisning og SFO for anbragte børn i andre kommuner, til skoler som overfører et betydeligt underskud fra 2016 til 2017. Hvis dette gennemføres betyder det, at de særligt udfordrede skoler nedbringer deres underskud, således ingen skoler overfører et underskud på mere end 6 pct. af budgettet. Der er indgået aftaler med de konkrete skoler om, at de som minimum skal bringe deres driftsbudget i balance. Side 4 af 8
Den enkelte skole har ansvaret for at foretage de nødvendige tilpasninger i driften, således at økonomien bringes i balance. Overtallige medarbejdere på de enkelte skoler indgår i den kommunale forflyttelsesrunde i den udstrækning, der er ledige stillinger på øvrige skoler. Spørgsmål vedr. demografiudvikling Beboerlisten stillede på Børn og Skoleudvalgets møde den 23. marts 2017 sag 33 spørgsmål til befolkningsprognosen for 2017, der i modsætning til den befolkningsprognose, der blev anvendt som baggrund for skolestrukturen, udviste en markant stigning på elevtallet. Af svaret fremgår, at der for 2017 ikke blev udarbejdet en klasse- og elevtalsprognose for de enkelte skoledistrikter. Beboerlisten anmoder om en redegørelse for, hvilke konsekvenser dette har haft for budgetlægningen og ikke mindst demografireguleringen af skolernes budgetter. Har forvaltningens skøn været dækkende, eller har det efterfølgende vist sig, at der har været væsentlige fejlskøn? Af Børn og Skoleudvalgets sag 98, 2016 fremgår, hvordan skolernes budgetter demografireguleres. Beboerlisten bemærker, at tildelinger til store klasser undtages fra demografireguleringen, hvad var baggrunden for dette. Blev udvalget orienteret om, at der ikke blev udarbejdet en klasse- og elevtalsprognose, herunder den usikkerhed dette kunne påføre budgetlægningen? Der blev på baggrund af befolkningsprognosen for 2017-2029 udarbejdet en klasse- og elevtalsprognose for skoleåret 2017. Klasse- og elevtalsprognosen anvendes normalt som en pejling i forbindelse med udarbejdelse af basisbudgettet. Efter udarbejdelse af prognosen nedregulerede Udlændingestyrelsen imidlertid kraftigt det forventede antal flygtninge til Randers Kommune og de deraf følgende familiesammenføringer. Elev- og klassetalsprognosen for skoleåret 2016/2017 var derfor ikke retvisende, og forvaltningen valgte ikke at bruge den i forbindelse med udarbejdelse af basisbudgettet. Skoleområdets endelige budgetter efterreguleres efter det faktiske antal klasser, der dannes for kommende skoleår. Det har dermed ikke betydning, at elev- og klassetalsprognosen ikke blev anvendt til udarbejdelse af basisbudgettet, da det er de faktiske klassetal for skoleåret 2016/2017, som er afgørende for det endelige budget. Tildelinger til store klasser er et tillæg til den grundlæggende budgettildelingsmodel, der er for ressourcer til normalundervisning på skoleområdet. Budgettildelingsmodellen er baseret på en klassebaseret tildeling af ressourcer, og demografireguleringen udregnes derfor ud fra klasseantal på skolerne og ikke elevantal i klasserne. Der er i forbindelse med tilføjelsen af princippet om særlige tildelinger til store klasser ikke truffet beslutning om, at disse tildelinger skal demografireguleres. Side 5 af 8
Spørgsmål vedr. udgifter til vikardækning Det er Beboerlistens opfattelse at medarbejdernes markant forhøjede sygefravær er en væsentlig årsag til de opnåede underskud. Beboerlisten anmoder om at der udarbejdes en skolevis oversigt over skolernes bogførte udgifter til vikardækning for skoleåret 2015/16 og 2016/17 til dato, sammenholdt med hvad skolerne tildeles til dette jf. tildelingsmodellen Udgifterne til vikardækning bogføres på den enkelte skoles lønkonto. Der er ikke en særlig konto til vikarudgifter. Det betyder, at udgifterne til vikardækning skal findes ved at sortere i alle bogførte udgifter for hele personalet og efterfølgende sorteres i udgifter for fastansat personale og vikarer. Vores lønsystem kan opdele udgifterne efter overenskomst og ansættelsesform (månedsløn og timeløn). På lærerområdet kan vikarer og fastansatte efter gældende overenskomst ansættes både på timeløn og på månedsløn. Desuden kan skolerne vælge at øge antallet af fastansat personale og løse hele eller dele af vikaropgaverne med de faste medarbejdere. Det er derfor ikke muligt at lave et udtræk fra lønsystemet, der viser de ønskede oplysninger. Der vedlægges en oversigt over udlagte vikarmidler opgjort skolevis for skoleårene 2015/16 og 2016/17. Opgørelsen omfatter vikarmidler til lærere. Side 6 af 8
Fordeling af vikarmidler Skoleår 2015/16 Skole Lønsum Vikarmidler 4,50% st. kr. 453.447 Asferg 5.726.915 257.700 0,57 Assentoft 22.988.844 1.034.500 2,28 Bjerregrav 8.740.885 393.300 0,87 Blicher 19.894.052 895.200 1,97 Fårup 7.839.095 352.800 0,78 Grønhøj 17.113.272 770.100 1,70 Havndal 5.800.206 261.000 0,58 Hobrovejen 20.224.798 910.100 2,01 Hornbæk 16.656.591 749.500 1,65 Korshøj 16.797.431 755.900 1,67 Kristrup 21.869.578 984.100 2,17 Langå 21.135.972 951.100 2,10 Munkholm 13.619.714 612.900 1,35 Nørrevang 25.923.424 1.166.600 2,57 Rismølle 20.201.215 909.100 2,00 Søndermark 20.337.329 915.200 2,02 Tirsdalen 18.605.709 837.300 1,85 Vestervang 34.617.507 1.557.800 3,44 I alt 318.092.537 14.314.200,00 31,57 De afsatte vikarressourcer omfatter det samlede personale på skolen og skal dække udgifter til vikardækning i forbindelse med fravær ved både kort og langvarigt sygdom samt barselsorlov. Side 7 af 8
Fordeling af vikarmidler Skoleår 2016/17 Skole Lønsum Vikarmidler 4,50% st. kr. 460.781 Asferg 4.802.336 216.100 0,47 Assentoft 24.241.985 1.090.900 2,37 Bjerregrav 8.031.441 361.400 0,78 Blicher 19.939.443 897.300 1,95 Fårup 8.292.693 373.200 0,81 Grønhøj 17.790.517 800.600 1,74 Havndal 5.568.045 250.600 0,54 Hobrovejen 20.081.055 903.600 1,96 Hornbæk 16.566.785 745.500 1,62 Korshøj 15.202.304 684.100 1,48 Kristrup 21.574.425 970.800 2,11 Langå 20.822.155 937.000 2,03 Munkholm 14.232.415 640.500 1,39 Nørrevang 27.213.933 1.224.600 2,66 Rismølle 17.643.880 794.000 1,72 Søndermark 20.321.349 914.500 1,98 Tirsdalen 17.603.997 792.200 1,72 Vestervang 31.433.899 1.414.500 3,07 I alt 311.362.657 14.011.400,00 30,41 De afsatte vikarressourcer omfatter det samlede personale på skolen og skal dække udgifter til vikardækning i forbindelse med fravær ved både kort og langvarigt sygdom samt barselsorlov. Side 8 af 8