Manual for anlægsprojekter Udkast// 2018 1
Manual for anlægsprojekter i Ringkøbing-Skjern Kommune 2018 Præambel I forbindelse med samling af de kommunale ejendomme i kommunens Ejendomscenter er der opstået tvivl om placering af ansvar og opgaver i forbindelse med bygge- og anlægsopgaver. Ejendomscenteret har derfor efter dialog med Styregruppen for projekt Ejendomscenter udarbejdet dette forslag til manual for anlægsopgaver som skal bringes til at gælde for alle byggeopgaver, der udføres på baggrund af en anlægsbevilling. 1. Indholdsfortegnelse Manual for anlægsprojekter... 1 Manual for anlægsprojekter... 1 2. Baggrund... 2 3. Formål... 3 4. Anvendelsesområde... 3 5. Kompetence og opgavefordeling... 3 6. Administrative regler og retningslinjer Bilag 1... 6 7. Projektforløb/metode... 6 8. Ikrafttræden... 7 Bilag 1... 8 Projektstørrelse mindre ombygninger...14 Projektstørrelse om- og til bygninger < 500 m2...15 Projektstørrelse byggeri > 500 m2...16 Projektstørrelse byggeri i EU-udbud...17 2. Baggrund Byrådet besluttede i 2017 en model for samling af driften af de kommunale ejendomme. Modellen indeholder ikke en beskrivelse af hvorledes anlægsopgaver fremover skal håndteres. Ejendomscenteret var en realitet den 1 januar, 2018 og der er igangsat et omfattende arbejde med at skabe overblik over kvadratmeter, vedligeholdelsestilstand og udnyttelsespotentiale. En del af den politiske vision for Ejendomscenteret er at Ringkøbing-Skjern Kommune i højere grad skal arbejde strategisk med kloge kvadratmeter. Dvs. at optimere udnyttelse af de arealer som kommunen ejer og drifter. Og i naturlig forlængelse heraf ligger, at Ejendomscenteret bliver den centrale spiller i anlægsopgaver, idet der både skal skeles til driftsøkonomi og udnyttelsespotentialerne, når der bygges nyt eller bygges om. For at sikre forventningsafstemning mellem alle aktører i et byggeprojekt har Ejendomscenteret udarbejdet overordnede Manual for anlægsprojekter. Det er tanken, at supplere disse regler med en pjece fra ide til mursten - en vejledning som kan anvendes i de decentrale enheder for at bevidstgøre institutionslederne om arbejdsgange, tidsperspektiv og opgavefordeling. Implementering af Ejendomscenteret betyder bl.a.: at Økonomiudvalget fik overdraget ansvaret for alle ejendomme at de enkelte fagudvalg fungerer som brugere af ejendommene og bestillere af anlægsopgaver at anlægsopgaver vedrørende ejendomme principielt set er forankret i Økonomiudvalget at Ejendomscenteret forventes at varetage projektlederrollen for alle faser af et byggeri at decentrale enheder skal opfatte sig som lejer og bruger og ikke som ejer og bruger at der skal etableres et tæt samarbejde mellem Ejendomscenteret og klyngerne, fagforvaltningerne og institutioner for at sikre at bygningerne bedst muligt understøtter behovene. Ovennævnte beslutninger er således indarbejdet Manual for anlægsprojekter 2018. Manualen opdeler byggeriet i 6 faser som illustreret i Bilag 1. 2
Manual for anlægsprojekter i Ringkøbing-Skjern Kommune 2018 3. Formål Formålet med manualen er at sikre, at alle kommunale bygge- og anlægsopgaver behandles ensartet i det politiske system, at der sker en rationel administrativ sagsbehandling, og en tydelig kommunikation om projekterne. Manualen indeholder de overordnede bestemmelser for den politiske og administrative behandling af bygge- og anlægsopgaver på anlægsbudgettet. Med vedtagelse af anlægsbudget og anlægsplan fastlægger og prioriterer Byrådet, hvilke opgaver der skal udføres. 4. Anvendelsesområde Manualen finder anvendelse i alle tilfælde hvor Ringkøbing-Skjern Kommune selv er bygherre, eller hvor Ringkøbing-Skjern Kommune i samarbejde med en ekstern bygherre er økonomisk involveret. I hovedregel kan bygge- og anlægsopgaver inddeles i følgende to kategorier: 1. Kommunale bygge- og anlægsopgaver uanset benyttelsesformål 2. Bygge- og anlægsopgaver i samarbejde med ekstern bygherre (selvejende institution og boligselskaber) Manualen skal medtages i kontrakter med eksterne rådgivere. I samarbejde med eksterne bygherrer og driftsherrer skal organisationsform og rollefordeling beskrives. Ligeledes skal det beskrives, hvem der er øverst ansvarlig med hensyn til indhold og økonomi. 5. Kompetence og opgavefordeling Bygge- og anlægsopgaver opdeles i faser, som er nærmere illustreret i Bilag 1 afhængig af beløbsstørrelse. Faseopdelingen beskriver og illustrerer, hvor langt anlægsopgaven er i processen, hvilket materiale, der skal tilvejebringes og hvilke beslutninger, der skal træffes for at komme videre. Den politiske og administrative involvering og behandling af en bygge- og anlægsopgave i de forskellige faser fremgår ligeledes af opgavebeskrivelse og ansvarsfordeling i Bilag 1. Fagudvalget eller den lokale enhed er initiativtager til nye bygge- og anlægsopgaver i samarbejde med Ejendomscenteret. Anlægsopgaver defineres af Ejendomscenteret i samarbejde med fagforvaltning med henblik på optagelse på budgettet. Prioritering af Bygge- og anlægsopgaver sker i forbindelse med Byrådets vedtagelse af anlægsbudget og anlægsplan. Bygge- og anlægsopgaver igangsættes af Økonomiudvalget, som vurderer om anlægsprojektet størrelse gør, at der skal oprettes et bygherreudvalg. Hvis dette ikke er tilfældet er det styregruppen og Ejendomscenteret, som driver projektet frem og orienterer Økonomiudvalget, når det skønnes nødvendigt. Økonomiudvalget skal via et dagsordenpunkt godkende bevilling og frigivelse af rådighedsbeløb til anlægsprojektet. 5.1. Bygherreudvalg (Eksempel på deltagere, repræsentant for chefgruppen, udpeget politikere, udvalgsformand) Økonomiudvalget er det formelle politiske byggeherreudvalg for nye bygge- og anlægsopgaver, i praksis forventes det politiske ansvar for hovedparten af anlægsopgaver at overdrages til det relevante fagudvalg. Økonomiudvalget kan vælge en alternativ sammensætning af det politiske Bygherreudvalg. 3
Manual for anlægsprojekter i Ringkøbing-Skjern Kommune 2018 5.1.1. Bygherreudvalgets opgaver Bygherreudvalget har det overordnede ansvar for projektets gennemførelse og skal sikre at der foreligger et godkendt projektkommissorium for anlægsprojektet, der som minimum indeholder en kort beskrivelse og begrundelse for igangsætning af opgaven, organisationsform og valg af styregruppeformand. Bygherreudvalget har ansvaret for, at bevillinger og rådighedsbeløb, der er tildelt projektet, ikke overskrides samt sikre de nødvendige politiske beslutninger, hvis yderligere bevillinger er nødvendige. Bygherreudvalget serviceres af Styregruppen for projektet, der sikrer at udvalget er velorienteret om anlægsprojektets status, eksempelvis projektets udformning i myndighedsfasen, licitationsresultatet, projektøkonomien og tidsplanen og Bygherreudvalget beslutter og indstiller større ændringer i projektet herunder tager stilling til eventuelle ansøgninger om tillægsbevilling. 5.2. Fagudvalg/fagområde (Eksempel på deltagere: Ejendomscenteret, repræsentant for ledergruppen, institutionsleder) Fagudvalget fungerer som bruger og bestiller af nye bygninger, om- og tilbygninger, omforandringer i eksisterende bygningsmasse og analyseopgaver. Fagudvalget skal som bruger og bestiller af arealer, anlæg og bygninger via fagområdet sikre at der udarbejdes et projektkommissorium før projektstart. Fagområdet servicerer fagudvalget og sikrer kommunikation til styregruppen. Projektkommissorium udarbejdes i tæt samarbejde mellem Ejendomscenteret og det enkelte fagområde. Det skal som minimum indeholde en beskrivelse af projektets baggrund, projektmål, kvalitetsforventninger, brugerinddragelse, økonomi. Fagudvalget godkender projektkommissorium inden indsendelse til budgetforhandling og udpeger et eventuelt politisk styregruppemedlem. I de øvrige faser holdes fagudvalget løbende underrettet om processen via styregruppen eller byggeudvalget, samt ved udarbejdelse og godkendelse af statusrapporter. Statusrapporter udarbejdes af projektlederen fra Ejendomscenteret ved faseskift og forelægges løbende igennem hele processen. 5.3. Styregruppe (Eksempel på deltagere, Ejendomscenteret, repræsentant for ledergruppen, institutionsleder) Alt afhængig af størrelsen og karakteren af bygge- og anlægsopgaver besluttes det, om der skal nedsættes en styregruppe med deltagelse af ledende beslutningstagere, som repræsenterer bygherre, bruger og leverandør (eksterne rådgiver), samt eventuelt politisk repræsentation og en arbejdsmiljørepræsentant. Med mindre andet aftales har afdelingsleder fra Ejendomscenteret formandsposten. Styregruppen følger projektet gennem alle faser og skal godkende og tage stilling til overordnede spørgsmål vedrørende organisationsplan, tidsplan, ressourcer, kvalitet, budget og budgetopfølgning. Styregruppemøde afholdes ved faseskift eller når det skønnes nødvendigt. Styregruppen indkaldes af den ansvarlige projektleder. Projektlederen udarbejder dagsorden for møderne og sikrer at den nødvendige information er til stede. Styregruppen udpeger en projektsekretær, typisk fra det berørte fagområde som referent ved møderne. Styregruppen har det formelle administrative ejerskab af projektet og refererer direkte til bygherreudvalget. 5.3.1. Styregruppens opgaver Styregruppens formål er at sikre gennemførelsen af bygge- og anlægsopgaver i henhold til de aftalte målsætninger og succeskriterier. En væsentlig opgave for styregruppen er at tage stilling til eventuelle afvigelser, ekstraomkostninger og ændringer i forhold til det aftalte projektgrundlag. Når styregruppen nedsætter sig, skal den formulere sit kommissorium. 4
Manual for anlægsprojekter i Ringkøbing-Skjern Kommune 2018 Styregruppen underretter fagudvalg/bygherreudvalget i tilfælde af væsentlige ændringer og projektfordyrelser, der ikke kan rummes inden for anlægsbudgettet. I forbindelse med denne underretning vedlægges strategi for løsning af problemet. Fagudvalg/Bygherreudvalget indstiller til Økonomiudvalget/ Byrådet om projektets videre forløb på baggrund heraf. Det er styregruppens opgave at sikre at inddrage bygherreudvalget, når dette er påkrævet (jf. ovenstående) samt sikre at der foreligger et oplyst beslutningsgrundlag. Styregruppen skal ligeledes sikre, at der foreligger en tids-, handle- og kommunikationsplan ved projektstart, som giver bygherreudvalget en rettesnor for projektforløbet, og for hvornår udvalget kan forvente at blive orienteret/inddraget. Styregruppens opgaver kan herudover afhænge af den valgte arbejdsform, der gælder for byggeeller anlægsopgaven. Dette kan f.eks. være tilfældet i visse former for parteringssamarbejde. I disse bygge- eller anlægsopgaver defineres styregruppens opgaver nærmere. 5.4. Byggeudvalg (Eksempel på deltagere, Ejendomscenteret, repræsentant for brugere, byggemøder) Til alle anlægsprojekter nedsættes et byggeudvalg. Størrelsen afhænger af den aktuelle sag (herunder økonomien og tidsperspektivet). Byggeudvalget ledes af en medarbejder fra Ejendomscenteret og har deltagelse af kommende brugere og entreprenører. Byggeudvalget mødes hyppigt i anlægsfasen op til ugentligt. Mindre anlægsprojekter kan byggeudvalget bestå af en medarbejder fra Ejendomscenteret samt en repræsentant fra den relevante institution. 5.4.1. Byggeudvalgets opgaver Byggeudvalget skal sikre fremdriften i anlægsprojektet. De sikrer at projektet følger det besluttede anlægsprogram og tager stilling til en række små og store spørgsmål i forbindelse med den praktiske udformning af projektet. Byggeudvalget har ansvar for at følge op på projektøkonomien og komme med ønsker og ændringsforslag til Styregruppen, hvis det skulle vise sig relevant. Såfremt projektøkonomien viser tegn på at skride er det Byggeudvalgets opgave at vurdere mulige besparelser og om nødvendigt fremlægge disse for styregruppen 5.5. Ejendomscenteret/Projektleder Ejendomscenteret er kommunens bygherrerepræsentant eller bygherrerådgiver og har som sådan det overordnede ansvar for projektstyring i hele bygge- og anlægsopgavens forløb. Ejendomscenteret igangsætter forslag til projekter via beskrevne og analyserede behov. Initiativ til dette kan komme fra Fagudvalg, Ejendomscenteret eller fra det enkelte fagområde/afdeling. Ejendomscenteret forestår udarbejdelse af projektkommissorium, m.v. i samarbejde med det berørte fagområde/afdeling og styregruppen. Ejendomscenteret udpeger projektleder til opgaven i eget regi. Ejendomscenteret har ansvaret for inddragelse af kommunens relevante afdelinger for løsning af opgaven. Det gælder særligt for myndighedsafdelinger tilknyttet Ejendomscenteret, Jura, Økonomi og Udbud. Tilknytning af brugere og nødvendig bistand for sikring af byggeriets funktionalitet og faglighed, medtænkes ligeledes og skal beskrives ved udarbejdelse anlægsprojektet. Ejendomscenteret anvender eksterne rådgivere og samarbejdspartnere gennem alle faserne i forbindelse med udarbejdelse af tekniske bygge- og anlægsprogrammer, projektforslag, hovedprojektering, udbudsgrundlag og byggeledelse. Ejendomscenteret har ansvar for indgåelse af kontrakter mellem Kommunen som bygherre og eksterne samarbejdspartnere. Ejendomscenteret har ansvaret for at sikre et fuldstændigt beslutningsgrundlag inden gennemførelsen af en bygge- og anlægsopgave. Projektlederen i Ejendomscenteret har det overordnede ansvar for projektets gennemførelse, økonomi og løbende rapportering til styregruppen, samt ved budgetopfølgninger i kommunen, herunder varsle i tilfælde af risiko for økonomiske overskridelser. Varsling skal indeholde strategi for løsning. 5
Manual for anlægsprojekter i Ringkøbing-Skjern Kommune 2018 5.6. Fagområder / afdelinger. Det fagområde eller den afdeling som er bestiller af anlægsopgaven, skal udpege en sagsansvarlig person til at bistå Ejendomscenterets projektleder med løsning og planlægning af opgaven. Den valgte sagsansvarlige skal deltage i samtlige faser for gennemførelse af projektet. Hvis flere områder er involveret i opgaven, aftales den opgave- og ansvarsfordeling fagområderne imellem inden projektstart. Det fagområde eller den afdeling som inddrages i opgaven har det formelle ansvar for at sikre at det foreliggende projektkommissorium er fyldestgørende i beskrivelse af de faglige og pædagogiske forudsætninger. Fagområdet skal ligeledes sikre at lejer og bruger af arealer, bygningen og anlæg som bliver berørt af projektet, inddrages i processen, såfremt dette er relevant. Fagområde/afdeling skal sikre indmelding af ønskede deltagere til projektgruppen, samt behov for nedsættelse og sammensætning af følgegrupper til projektleder. 5.7. Projektafslutning Alle projekter over 5 mio. kr. ekskl. moms afsluttes med en regnskabsaflæggelse til orientering i Bygherreudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet. Anlægsopgaver følger de til enhver tid gældende principper for økonomistyring i Ringkøbing-Skjern Kommune. 6. Administrative regler og retningslinjer Reglerne i dette afsnit, om faseopdeling og styring af bygge- og anlægsopgaver er i overensstemmelse med almen praksis og generelle aftaler for håndtering af bygge- og anlægsopgaver i bygge- og anlægsbranchen. Som planlægningsgrundlag for beskrivelse og udarbejdelse af de nævnte faser anvendes relevante paradigmer og standarder udarbejdet af Ringkøbing-Skjern Kommune, samt PAR & FRI s ydelsesbeskrivelser for Bygherrerådgivning. Alle opgaver i forbindelse med brug af ekstern rådgivning i Ejendomscenteret håndteres efter gældende regler på området. Det betyder bl.a. at rådgiveropgaver over de til enhver tid fastsatte grænseværdier, udbydes i henhold til gældende annonceringspligt eller EU s Udbudsdirektiv. Aftaler med rådgiver indgås i henhold til ABR89 (almindelige bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand) Ligeledes håndteres entrepriseudbud efter gældende regler. Dette betyder at alle entrepriser enten udbydes efter Tilbudsloven eller efter EU s Udbudsdirektiv, afhængig af de gældende grænseværdier for entreprisesummer. De aftaler der efterfølgende indgås med entreprenøren sker på grundlag af AB92 eller ABT93 (byggeaftaler og garantier) afhængig af valgt entrepriseform. 7. Projektforløb/metode Valg af projektforløb/metode vil som regel afhænge af opgavens beskaffenhed, herunder omfang, kompleksitet, skønnet økonomi og politiske ønsker. Der arbejdes med 4 projektstørrelser: Fra < 1 mio. Mindre ombygninger 1<5 mio Om- og tilbygninger på < 500m 2 5<20 mio. Byggeri > 500m 2 20 til Byggeri i EU-udbud Den i Bilag 1 beskrevne faseopdeling er den mest anvendte metode, som typisk finder anvendelse ved udbud i Hoved- eller fagentrepriser. Øvrige udbudsformer kan være Totalentreprise, Partering, Projektkonkurrence, OPP m.v., eller en kombination af disse. Planlægning af bygge- og anlægsopgaver foregår i faserne Initiativ- Program- og Myndighedsfasen. Udførelse, Styring og opfølgning af bygge- og anlægsopgaver foregår i faserne Projektering- og Udførelsesfasen. Valg af projektforløb/metode skal derfor fremgå af indstillingen til bygherreudvalget som grundlag for en igangsætning, og hvis arbejdet her allerede kræver eksempelvis ekstern rådgivning, skal 6
Manual for anlægsprojekter i Ringkøbing-Skjern Kommune 2018 dette indgå i budgettet. 8. Ikrafttræden Anbefalet af Økonomiudvalget den XX.XX.XX Godkendt af Byrådet den XX.XX.XX 7
Manual for anlægsprojekter i Ringkøbing-Skjern Kommune 2018 Bilag 1 I bilaget beskrives skematisk hvilke arbejdsprocesser og faser som anlægsprojektet skal igennem, dvs hvem der gør hvad på hvilke tidspunkter og hvem der skal inddrages i øvrigt i de 6 faser. 8.1. Initiativfasen 8.2. Programfasen 8.3. Myndighedsfasen 8.4. Projekteringsfasen 8.5. Udførelsesfasen 8.6. Ibrugtagning Efterfølgende viser 4 procesdiagrammer forløbet afhængig af projektets størrelse og omfang. Fra < 1 mio. Mindre ombygninger 1<5 mio Institution om- og tilbygning < 500m 2 5<20 mio. Institution byggeri > 500m 2 20 til Byggeri i EU-udbud 8
Byggestyringsregler for Ringkøbing-Skjern Kommune 2018 Initativfasen Danner grundlag for anlægsbevillig PROJEKTFORLØB - PROCES Projektkommissorium Udarbejdes af fagområdet i samarbejde med Ejendomscenteret, samt det berørte fagudvalg. Skal indeholde en kort beskrivelse og begrundelse for igangsætning af opgaven, herunder bl.a. sagsbaggrund, projektmål kvalitetsforventninger og valg af projektansvarlig Paradigme udarbejdes Anlægsønske Udarbejdes af projektledelsen indeholdende nødvendige oplysninger og forudsætninger for den mest hensigtsmæssige løsning af opgaven, for at anlægsønsket kan optages på anlægsbudgettet og danne grundlag for igangsætning af Programfasen Paradigme udarbejdes ANSVARSFORDELING OG OPGAVEBESKRIVELSE Økonomiudvalget (ØU) Godkendelse af styregruppens og fagudvalgets indstilling af anlægsprojektet. Sikre optagelse af rådighedsbeløb i anlægsbudgettet og beslutte bevillinger Fagudvalget (FU) Initiativtager til ny bygge- og anlægssager Sikre udarbejdelse af Projektkommissorium Godkende styregruppens indstilling af anlægsprojektet. Styregruppen Overordnet ledelse og tilrettelæggelse af anlægsprojektet Sikre at der er tilstrækkelige ressourcer, tid og økonomi for løsning af opgaven Valg af projektleder Godkendelse af anlægsprojektet Holde Bygherreudvalg/Fagudvalget orienteret og sikre de nødvendige godkendelser Ejendomscenteret Kvalificering af projektkommissorium Udarbejdelse af byggeprogram - herunder: Vurdering af ressourcer, anlægsøkonomi, tidsplan og løsningsmuligheder (udbudsformer) Afklaring af organisationen og nødvendig brugerinddragelse Koordinering af opgavens indhold og omfang Kvalificerer den bygningsfaglige del af dagsorden for politisk godkendelse/indstilling af bl.a. anlægsbevillinger Økonomigruppen: Indarbejde rådighedsbeløb og anlægsbevilling i anlægsbudgettet Kvalitetssikre den økonomiske del af dagsorden for politisk behandling i forbindelse med anlægsbevilling Politisk behandling: FU ØU BY Indstilling af anlægsprojektet X x Optagelse af rådighedsbeløb i anlægsbudgettet (x) x x Bevilling for igangsættelse af anlægsprojektet (x) x x 9
Byggestyringsregler for Ringkøbing-Skjern Kommune 2018 Programfasen Danner grundlag for Myndighedsfasen PROJEKTFORLØB - PROCES Bygge- og anlægsprogram Helhedsplan Udarbejdes af Ejendomscenteret, evt. med ekstern rådgivningshjælp Skal indeholde beskrivelse af alle væsentlige forhold relevant for løsning af opgaven og for indhentning af tilbud hos ekstern rådgiver til brug for igangsætning af FASE B Udarbejdes som regel i forbindelse med større planlægningsopgaver, hvor nødvendige overvejelser om arkitektur, funktion, miljø, struktur, demografi m.m. skal foretages som beslutningsgrundlag for det videre arbejde. Paradigme udarbejdes ANSVARSFORDELING OG OPGAVEBESKRIVELSE Bygherreudvalget/fagudvalg Orienteres af Styregruppen via Styregruppens beslutninger, samt ved udarbejdelse af statusrapporter Styregruppen Overordnet ledelse og vejledning ved udarbejdelse Programfasen Sikre at der er tilstrækkelige ressourcer, tid og økonomi for løsning af opgaven Kvalitetssikring af anlægsprojektet Godkendelse af udbudsgrundlag og valg af rådgiver Holde Byggeherre/fagudvalget orienteret og sikre de nødvendige godkendelser Ejendomscenteret Udarbejdelse af udbudsgrundlag (Bygge- og anlægsprogram/helhedsplan) herunder: Nedsættelse af projekt- og brugergrupper Valg af ekstern rådgiver og udarbejdelse af aftalegrundlag Styring af eksterne rådgiver ifm. udarbejdelse af bygge- og anlægsprogrammer Koordinering af opgavens indhold og omfang Afklaring af interessenter og af plan- og myndighedsforhold Udarbejdelse af staderapporter og ajourføring af Business Case Intern kvalitetssikring (KS) af projektet Kvalificerer den bygningsfaglige del af dagsorden for politisk behandling Økonomi/ Projektleder: Udarbejder kontoplan Kvalitetssikre dagsorden for politisk behandling ifm. anlægsbevilling til rådgivning 10
Byggestyringsregler for Ringkøbing-Skjern Kommune 2018 Myndighedsfasen Danner grundlag for projekteringsfasen PROJEKTFORLØB - PROCES Projektforslag Dette er en bearbejdelse af det godkendte materiale fra Programfasen i en sådan grad, at alle de for projektet afgørende beslutninger er truffet og indgår. Paradigme udarbejdes Dispositionsforslag Dette er en mere grundig og detaljeret beskrivelse af den forrige - Programfasen Udarbejdes og anvendes ved store projekter samt ved bl.a. udbud i totalentrepriser, projektkonkurrencer og tidlig partnering opgaver ANSVARSFORDELING OG OPGAVEBESKRIVELSE Bygherreudvalg/Fagudvalget Holdes underrettet via Styregruppens beslutninger, samt ved udarbejdelse af staderapporter Styregruppen Overordnet ledelse og vejledning ved udarbejdelse af Myndighedsfasen Sikre at der er tilstrækkelige ressourcer, tid og økonomi for løsning af opgaven Godkendelse af projekt- / dispositionsforslag Holde Fag- og Bygherreudvalget orienteret og sikre de nødvendige godkendelser Ejendomscenteret Sikre udarbejdelse af projekt- / dispositionsforslag Valg af ekstern rådgiver og udarbejdelse af aftalegrundlag Styring af eksterne rådgiver ifm. udarbejdelse af projekt- / dispositionsforslag Koordinering af opgavens indhold og omfang Styring af projekt-, bruger-, og bygherremøder Styring af den afsatte økonomi Intern kvalitetssikring (KS) af projektet Udarbejdelse af staderapporter og ajourføring af Business Case Kvalificerer den bygningsfaglige del af dagsorden for politisk behandling Økonomi/ Projektleder: Ajourfører konto- / anlægsplanen Kvalitetssikre dagsorden for politisk behandling i forbindelse med anlægsbevilling 11
Byggestyringsregler for Ringkøbing-Skjern Kommune 2018 Projekterings- og udførelsesfasen Danner grundlag for udførelsesfasen PROJEKTFORLØB - PROCES Hovedprojekt Udførelse Hovedprojekt fastlægger opgaven entydigt og med sådan en detaljeringsgrad, at det kan danne grundlag for en endelig afklaring af byggetilladelsens betingelser, samt for udbud og kontrahering med entreprenør. Byggeledelse - processtyring Økonomi- og tidsstyring Fagtilsyn - kvalitetssikring Projektopfølgning Detailafklaring Drifts- og vedligeholdelsesplan Mangelgennemgang Aflevering/overdragelse Ibrugtagningstilladelse /opfølgning ANSVARSFORDELING OG OPGAVEBESKRIVELSE Bygherre/Fagudvalget Holdes underrettet via Styregruppens beslutninger, samt ved udarbejdelse af staderapporter Styregruppen Overordnet ledelse og vejledning i forbindelse med denne fase Godkendelse af udbudsgrundlag og valg af entreprenør Sikre at der er tilstrækkelige ressourcer, tid og økonomi for løsning af opgaven Kvalitetssikring af eksisterende anlægsprojekt Holde Fag- og Byggeudvalget orienteret og sikre de nødvendige godkendelser Ejendomscenteret Styring af eksterne rådgiver ifm. projektering, entreprenørudbud og udførelse Afholdelse af licitation og indstilling af valgt entreprenør Sikre nødvendigt aftalegrundlag i forbindelse med indgåelse af entrepriseaftale Styring af byggegruppe, følgegruppe -, og bygherremøder Styring af den afsatte økonomi Udarbejdelse af staderapporter Sikre den nødvendige projektgranskning og kvalitetssikring af projektet Deltage i mangelgennemgang Sikre idriftsætning af bygningen og overdragelse til bruger. Økonomi/ projektleder: Bidrager med oplysninger i forbindelse med budgetopfølgninger Kvalitetssikre anlægsbevilling 12
Byggestyringsregler for Ringkøbing-Skjern Kommune 2018 Ibrugtagning Danner grundlag for afslutning af anlægsprojektet PROJEKTFORLØB PROCES 1 års gennemgang Gennemgang af byggearbejdet umiddelbart inden 1 år efter afholdelse af afleveringsforretning. Gennemgangen tjener alene til formål at gøre eventuelle reperationer, erstatning eller erstatnings- leverancer gældende over for entreprenører i de tilfælde, hvor eventuelle mangler, fejl eller nedslidning kan lægges entreprenøren eller leverandøren til last. 5 års gennemgang Gennemgang af byggearbejdet umiddelbart inden 5 år efter afholdelse af afleveringsforretning. Gennemgangen tjener alene til formål at skabe overblik over bygningens tilstand, herunder en registrering af evt. skader eller tegn på skader, således at erstatningskrav kan gøres gældende over for råd- giver, entreprenør og/eller leveran- dør inden 5 års periodens udløb. ANSVARSFORDELING OG OPGAVEBESKRIVELSE Bygherreudvalg/Fagudvalget Holdes underrettet via Styregruppens beslutninger, samt ved udarbejdelse af staderapporter Styregruppen Overordnet ledelse og vejledning i forbindelse med aflevering Godkendelse af det endelige anlægsregnskab Igangsætning af en evalueringsfase, hvis dette skønnes nødvendigt Holde Bygherreudvalget orienteret og sikre de nødvendige godkendelser Ejendomscenteret Inddragelse og styring af den ansvarlige rådgiver ved 1 års gennemgang Afholdelse af 5 års gennemgang Inddragelse af brugerne Nedskrivning af sikkerhedsstillelse Regnskabsafslutning (efter afholdelse af 1 års gennemgang) Sikre en evalueringsfase hvis dette skønnes nødvendigt Holde Styregruppen orienteret Økonomi/ projektleder: Bidrager med oplysninger i forbindelse med budgetopfølgninger Kvalitetssikre anlægsbevilling 13
Projektstørrelse mindre ombygninger 14
Projektstørrelse om- og til bygninger < 500 m2 15
Projektstørrelse byggeri > 500 m2 16
Projektstørrelse byggeri i EU-udbud 17