BILAG 20 TIL KONTRAKT OM EPJ/PAS OPTION TIL REGION MIDTJYLLAND (RM) OG REGION NORDJYLLAND (RN)

BILAG 20 TIL KONTRAKT OM EPJ/PAS OPTION TIL REGION MIDTJYLLAND (RM) OG REGION NORDJYLLAND (RN)

INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved kontraktindgåelse. Formål med bilag: Formålet med Bilag 20 er at Region Midtjylland og Region Nordjylland opnår mulighed for at anskaffe en EPJ/PAS-løsning svarende til den, Region Syddanmark anskaffer. Instruks vedrørende bilag: Ved afgivelse af tilbud skal Tilbudsgiver ikke udfylde Bilag 20 eller bilag og underbilag herunder. Tilbudsgiver skal i Kontrakten med Region Syddanmark i Bilag 11, angive de tilbudte priser for en Site licens til Løsningen for Region Midtjylland og Region Nordjylland samt en foreløbig Målpris for implementeringen af Løsningen hos regionerne, jf. den nærmere beskrivelse heraf i Bilag 11. Den foreløbige Målpris konverteres til en endelig Målpris i Afklaringsfasen, jf. Kontraktens punkt 4.3. Evaluering af besvarelse: De tilbudte priser i form af dels priserne på en Site licens til hver af de to regioner og de tilbudte foreløbige Målpriser, jf. Bilag 11, vil indgå i tilbudsevalueringen i tilknytning til underkriteriet Økonomi, jf. udbudsbetingelserne. De tilbudte priser i form af Site licenser og Målpriser for hver af de to regioner indgår i den Evalueringstekniske Sum med en vægt på 5 %, jf. bilagsinstruksen til Bilag 11.

Contents 1. Indledning... 1 1.1. Formål... 1 2. Udnyttelse af Optionen... 1 3. Fremgangsmåde ved udnyttelse af Optionen... 1 4. Opbygning af Option for Region Midtjylland og Region Nordjylland... 1 4.1. Kontrakten... 2 4.2. Bilag 0, Definitioner... 2 4.3. Bilag 1, Tidsplan og implementeringskoncept... 2 4.4. Bilag 2, Kundens it-miljø... 2 4.5. Bilag 3, Leverancebeskrivelse... 2 4.6. Bilag 4, Dokumentation... 3 4.7. Bilag 5, Vedligeholdelse og support... 3 4.8. Bilag 6, Drift hardware og software... 3 4.9. Bilag 7, Servicemål... 3 4.10. Bilag 8, Ændringshåndtering... 3 4.11. Bilag 9, Samarbejdsorganisation... 3 4.12. Bilag 10, Kundens deltagelse... 3 4.13. Bilag 11, Vederlag og betalingsplan... 3 4.14. Bilag 12, Prøver... 4 4.15. Bilag 13, Licensbetingelser... 4 4.16. Bilag 14, IT-sikkerhed og databehandleraftale... 4 4.17. Bilag 15, Proaktive handlinger... 4 4.18. Bilag 16, Ydelser ved ophør... 4 4.19. Bilag 17, Optioner... 4 4.20. Bilag 18, Tilbudsdemonstrationer... 4 4.21. Bilag 19, Bod og incitamenter... 4 4.22. Bilag 20, Optioner til øvrige regioner... 4 4.23. Bilag 21, Spørgsmål og svar fra udbudsforretningen... 4

1.Indledning 1.1. Formål Formålet med bilaget med tilhørende underbilag er at give Region Midtjylland og Region Nordjylland mulighed for at anskaffe en EPJ/PAS-løsning svarende til den, Region Syddanmark anskaffer. 2.Udnyttelse af Optionen Hvis Region Midtjylland og/eller Region Nordjylland ønsker at foretage anskaffelse af EPJ/PAS-Løsningen, skal den pågældende region afgive en skriftlig anmodning herom til Leverandøren, som straks sender Meddelelse herom til Region Syddanmark. Optionen til Region Midtjylland og Region Nordjylland kan tidligst udnyttes 2 år og senest udnyttes 4 år efter Region Syddanmark og Leverandørens indgåelse af Kontrakten om anskaffelse af EPJ/PAS-løsningen. 3.Fremgangsmåde ved udnyttelse af Optionen Ved Region Midtjylland og Region Nordjyllands eventuelle udnyttelse af Optionen, skal der udarbejdes et endeligt kontraktgrundlag, der udformes på baggrund af den vedlagte kontrakt med bilag til nærværende bilag. Der udformes herefter en kontrakt baseret på den i nærværende Bilag 20 vedlagte kontraktskabelon og de heri vedlagte bilagsskabeloner. Kontraktgrundlaget er i videst muligt omfang enslydende med Kontrakten for Region Syddanmark, dog med afvigelser hvor bilagene er specifikke for Region Syddanmark, eller der i øvrigt er behov for afvigelser, jf. angivelserne i punkt 4. I forbindelse med udnyttelse af Optionen skal den rekvirerende region bistå med en række oplysninger omkring regionen, herunder behov for integrationer, datakonvertering, uddannelsesplan, leveranceplan m.v, således at Leverandøren i Afklaringsfasen bl.a. har mulighed for at specificere en endelig Målpris for anskaffelse af Løsningen i den pågældende region. Der er efter bilagsinstruksen til Bilag 3 indsat nogle foreløbige oplysninger om Region Midtjylland og Region Nordjylland til brug for opdateringen af navnlig Bilag 3 i tilfælde af Optionens udnyttelse. 4.Opbygning af Option for Region Midtjylland og Region Nordjylland Overordnet afviger kontraktgrundlaget til brug for Region Midtjylland og/eller Region Nordjyllands udnyttelse af Optionen i dette Bilag 20 fra Region Syddanmarks kontraktgrundlag som beskrevet nedenfor. Afvigelser er desuden angivet for de enkelte dokumenter i kontraktgrundlaget. 4.1.Opdatering som følge af forhandlingerne Hvis der i forbindelse med forhandlingerne og/eller besvarelser af tilbudsgivernes spørgsmål foretages ændringer af (hoved-)kontrakten og/eller bilagene hertil, slår disse ændringer tilsvarende igennem i forhold til nærværende Bilag 20 og underbilagene hertil, medmindre sådanne ændringer/præciseringer ikke har relevans for Bilag 20. Tilbudsgiverne således lægge til grund, at en ændring/præcisering af Kontrakten og/eller bilagene, ligeledes gælder for kontraktgrundlaget omfattet af dette Bilag 20. 1

4.2.Kontrakten Kontrakten afviger fra Region Syddanmarks kontrakt på følgende punkter: - Bilagsfortegnelsen/bilagsstrukturen eftersom en række bilag, der er specifikke for Region Syddanmark er udgået - Punkt 1; mindre tilpasninger som følge af, at Kontrakten indgås med RN eller RM - Punkt 2.8 om option for øvrige regioner er i sagens natur udgået - Punkt 4.3; proces for opdatering af bl.a. Bilag 2 og Bilag 3 er ændret - Der er indsat et nyt punkt 4.3.3 om fastlæggelse af endelig Målpris samt vilkår for øvrige priser i medfør af Kontrakten - Punkt 7.1; der er foretaget en mindre præcisering om leveringsstedet 4.3.Bilag 0, Definitioner I Bilag 0 er definitionen af Målpris og Leverancevederlag er ændret, idet der i relation til RN og RM alene opereres med én, samlet Målpris. 4.4. Bilag 1, Tidsplan og implementeringskoncept Ved udnyttelse af Optionen skal der udarbejdes en tidsplan for levering og udrulning af Løsningen til den pågældende region. Ved Leverandørens opdatering af Bilag 1 skal der i videst muligt omfang tages udgangspunkt i Leverandørens tilbudte tidsplan til Region Syddanmark. Der skal i den forbindelse dog tages højde for erfaringerne fra levering af Løsningen til Region Syddanmark og det forhold, at Leverandøren forventeligt på dette tidspunkt er færdig med eller godt i gang med at levere Løsningen til Region Syddanmark. Levering af Løsningen til en ny region burde derfor alt andet lige kunne gå hurtigere end leveringen til Region Syddanmark. Tidsplanen kan eventuelt udfyldes foreløbigt i forbindelse med Optionens udnyttelse og endeligt inden Afklaringsfasens afslutning. Det bemærkes, at optionerne først kan udnyttes af Region Midtjylland og Region Nordjylland 2 år efter kontraktindgåelsen mellem Leverandøren og Region Syddanmark. 4.5.Bilag 2, Kundens it-miljø Bilag 2, Beskrivelsen af Kundens IT-miljø skal opdateres i forbindelse med kontraktindgåelse og tillige i Afklaringsfasen. Ved udnyttelse af Optionen skal den pågældende region opdatere Bilag 2 beskrivelsen af Kundens it-miljø så den justeres efter den pågældende regions forhold. Bilaget skal være afleveret til Leverandøren inden Afklaringsfasen påbegyndes, så bilaget kan færdiggøres i Afklaringsfasen. Det bemærkes, at de elementer af Region Syddanmarks Bilag 2, Kundens IT-miljø, der er baseret på fælles regionale og nationale strategier og standarder for sundheds-it og digitalisering, må forventes at gælde tilsvarende for Region Midtjylland og Region Nordjylland. 4.6.Bilag 3, Leverancebeskrivelse Kravspecifikationen i Bilag 3 er identisk med Kravspecifikationen for Region Syddanmark. Bilag 3 indeholder efter bilagsinstruksen en beskrivelse af de overordnede strukturelle og behandlingsmæssige forhold i RM og RN, herunder oplysninger om lokationer, behandlinger, brugere af 2

den nuværende EPJ/PAS-løsning mv. Disse oplysninger skal benyttes til at opdatere Bilag 3 og eventuelle andre bilag ved udnyttelse af Optionen. Der skal under Afklaringsfasen bl.a. kortlægges, hvilke integrationer, den pågældende region har behov for udover dem, som er etableret under Kontrakten med Region Syddanmark. 4.7.Bilag 4, Dokumentation Bilag 4 er identisk med det tilsvarende bilag for Region Syddanmark. 4.8.Bilag 5, Vedligeholdelse og support Bilaget er identisk med det tilsvarende bilag for Region Syddanmark, men skal opdateres i Afklaringsfasen i forhold til konkret angivelse af Delleverancer i anskaffelsen, der er nødvendige for at fastlægge ikrafttrædelsestidspunktet. Derudover skal der ske en opdatering af beskrivelsen af Kundens supportorganisation. 4.9.Bilag 6, Drift hardware og software Bilaget er identisk med det tilsvarende bilag for Region Syddanmark, men skal opdateres, jf. bilagsinstruksen. 4.10.Bilag 7, Servicemål Bilaget er identisk. Underbilagene til Bilag 7 skal vedlægges ved udnyttelse af Optionen. 4.11.Bilag 8, Ændringshåndtering Bilag 8, Ændringshåndtering og Underbilag 8A, Ændringsblanket er identiske med de tilsvarende bilag for Region Syddanmark. 4.12.Bilag 9, Samarbejdsorganisation Bilag 9, Samarbejdsorganisation og Underbilag 9A, Konfliktløsningsudvalg er identiske med de tilsvarende bilag for Region Syddanmark, men skal opdateres, jf. bilagsinstruksen. 4.13.Bilag 10, Kundens deltagelse Kundens medarbejderressourcer i Gennemførelsestrinnet skal opdateres forud for udnyttelse af Optionen, så det modsvarer den pågældende regions medarbejderstab m.v. På baggrund heraf kan der være behov for, at Leverandøren tilpasser opgørelsen af nødvendige medarbejderressourcer. 4.14.Bilag 11, Vederlag og betalingsplan Vederlaget for udnyttelse af optionen er fastsat i to dele. Der er i forbindelse med udbuddet afgivet særskilte priser en Site-licens til hver af de to regioner, jf. Bilag 11. Herudover har Leverandøren afgivet en foreløbig Målpris for implementeringen af Løsningen hos hver region, jf. Bilag 11. Den foreløbige Målpris skal under Afklaringsfasen konverteres til en endelig Målpris, jf. Kontraktens punkt 4.3. 3

4.15.Bilag 12, Prøver Bilaget er stort set identisk med det tilsvarende bilag for Region Syddanmark. 4.16.Bilag 13, Licensbetingelser Licensbetingelserne svarer i vidt omfang til betingelserne for Region Syddanmark. Det skal bemærkes, at RM og RN og ikke stiller talegenkendelseslicenser til rådighed. 4.17.Bilag 14, IT-sikkerhed og databehandleraftale Databehandleraftalen er tilpasset således, at der i pakken alene omfatter en databehandleraftale, der opfylder kravene hertil i Persondataforordningen, hvis regler finder anvendelse fra den 25. maj 2018. Baggrunden for ændringen er, at Region Nordjylland og Region Midtjylland først kan udnytte Optionen til levering efter denne dato. Dette har medført en reduceret version af Bilag 14 med underbilag i forhold til det tilsvarende bilag i Kontrakten for Region Syddanmark. 4.18.Bilag 15, Proaktive handlinger 4.19.Bilag 16, Ydelser ved ophør 4.20.Bilag 17, Optioner 4.21.Bilag 18, Tilbudsdemonstrationer Bilag og underbilagene hertil er identiske med de tilsvarende bilag for Region Syddanmark. Det bemærkes, at der ikke skal laves en ny tilbudsdemonstration i forbindelse med udnyttelse af Optionen. 4.22.Bilag 19, Bod og incitamenter 4.23.Bilag 20, Optioner til øvrige regioner Bilaget udgår. 4.24.Bilag 21, Spørgsmål og svar fra udbudsforretningen 4