Kontraktbilag 4 Offentligt privat samarbejde Begrænset udbud Tilbudsfrist: 15. maj 2013 kl. 12
Indhold 4.1 Indledning... 2 4.1.1 Fælles principper for samarbejdet... 2 4.2 Organisering... 2 4.2.1 Kontrakt- og Styregruppe... 3 4.2.2 Samarbejdsgruppen... 4 4.2.3 Kvalitetsrapport og bidragsydere... 4 2.4 Vurdering af samarbejdet... 5 4.3 Årshjul... 6 1
4.1 Indledning Samarbejdet omkring driften af veje og grønne områder fungerer som et partnerskab, hvor kontrakten er et arbejdsredskab, og hvor begge parter arbejder på at opnå de ønskede resultat- og kvalitetskrav. Ændrede og uforudsete krav håndteres med en engageret og professionel tilgang fra alle parter, som beskrevet i kontraktbilagene. Dette dokument beskriver rammerne, samt fastlægger principper og rammer for samarbejdet mellem Solrød Kommune og leverandøren. Der kan løbende ske forbedring og udvikling i principper og rammer, såfremt begge parter er enige i ændringerne. Ændringer aftales skriftligt med underskrift af begge parter. 4.1.1 Fælles principper for samarbejdet Samarbejdet tager afsæt i følgende principper: Et godt samarbejde har afgørende betydning for en effektiv og kvalitativ god opgaveløsning Et godt samarbejde giver det bedste arbejdsmiljø for alle parter og det bedste resultat for alle interessenter (kommune, medarbejdere, borgere, leverandører, virksomheder m.fl.) Et godt samarbejde kræver gode relationer, baseret på tillid og ordentlighed Styring sker med afsæt i helhedsorienteret drift (HOD). Det indebærer bl.a., at alle involverede bidrager engageret og positivt til udvikling og drift af driftsopgaven Samarbejdet foregår mellem kommunen og leverandøren, de faktiske kunder er borgere, brugere og virksomheder i kommunen Leverandøren er kommunens ansigt udadtil i forhold til de mange relationer til borgere og brugere. Derfor skal leverandøren tage ejerskab for opgaverne og se opgaveløsningen både med kommunen og borgere / brugere som kunder Opgaveløsningen skal til enhver tid leve op til det kvalitets- og serviceniveau, der er aftalt Der skal sikres et godt forhold og forventningsafstemning med borgere og brugere Kommunen skal udvikle sig. Derfor skal der hele tiden være fokus på udvikling og optimering af de ressourcer, som er til rådighed. Den mere præcise retning for udviklingen kommer til at fremgå af Kommuneplanen 2013-25, der er under udarbejdelse. Planen indeholder sigtepunkter, som skal indgå i det fælles samarbejde. Tilsvarende gælder også de planlagte Grønne plejeplaner/områdebeskrivelser, der skal udarbejdes. På naturområdet foreligger der allerede enkelte plejeplaner, som skal anvendes i både arbejdet og samarbejdet 4.2 Organisering Leverandørens ledelsesorganisation skal som minimum omfatte en kontraktansvarlig for hele kontrakten samt en daglig kontaktperson i form af en driftsleder. Leverandørens kontraktansvarlige og driftsleder kan ikke være samme person. er ansvarlig for at lede og gennemføre alle arbejdsopgaver i henhold til aftalen i kontrakten og varetager den daglige kontakt og kommunikation med kommunens 2
samarbejdskoordinator. skal have kompetence til at træffe selvstændige beslutninger inden for kontraktens rammer. skal have det fornødne antal medarbejdere til rådighed ift. opgavens karakter og omfang. Medarbejderne skal være fuldt fortrolige med Solrød Kommunes kvalitetsstyringsmodel, og de skal kunne forstå kortmateriale og tilstandsbeskrivelser. skal have tæt kontakt med kommunens Samarbejdskoordinator. Det skal sikres, at begge parter har mulighed for at få kontakt med hinanden. skal deltage i samarbejdsmøder og andre relevante møder med kommunen. Det forventes, at både leverandøren og kommunen gør sit yderste for at samarbejdet og møderne er professionelle, med stor fokus på at sikre et ordentligt, positivt og konstruktivt samarbejde om opgaveløsningen, i henhold til kontrakten. Leverandøren og Solrød Kommune er forpligtet til gensidig information om alle forhold, der kan have indflydelse på opfyldelse af kontrakten. Solrød Kommune udpeger en samarbejdskoordinator, hvortil alle henvendelser rettes. Samarbejdskoordinatoren repræsenterer Solrød Kommune over for leverandøren med hensyn til realisering af den aftalte opgave. 4.2.1 Kontrakt- og Styregruppe Kontrakt- og Styregruppen har det overordnede ansvar for samarbejdet og kontrakten. Gruppen består af den Tekniske chef fra Solrød Kommune (eller en person udpeget af den Tekniske chef) og den kontraktansvarlige fra leverandøren. Den Tekniske chef er formand. Endvidere deltager samarbejdskoordinator og driftslederen fra Samarbejdsgruppen (se næste afsnit). Formanden for Samarbejdsgruppen er referent. Andre kan deltage i styregruppens møder i det omfang, Kontrakt- og Styregruppeformanden finder det relevant og formålstjenligt. Kontrakt- og Styregruppen holder møde efter behov, dog mindst 2 gange årligt i april og november. Kontrakt- og Styregruppens arbejdsområder: Den årlige kvalitetsrapport Handlingsplaner, vedr. utilfredsstillende resultater Kontrakttillæg til delaftale 1 Kontrakttillæg til delaftale 2 Kontrakttillæg vedr. delaftale 3 Kontrakttillæg vedr. delaftale 4 Samarbejdsgruppens indstilling vedr. samarbejde Behandler områder / emner, som samarbejdsgruppen finder relevant for drøftelse Behandling af forlængelse af kontrakten Øvrige opgaver, som styregruppen finder relevante Der udarbejdes referater, der udsendes inden 2 arbejdsdage efter mødet og godkendes via e- mail senest 7 arbejdsdage efter mødet. 3
4.2.2 Samarbejdsgruppen Samarbejdsgruppen har ansvaret for at sikre, at den daglige drift fungerer i overensstemmelse med kontrakten. Gruppen består af: Formand: Samarbejdskoordinatoren, som er den dagligt ansvarlige fra Solrød Kommune Leverandørens driftsleder Øvrige faste deltagere aftales i implementeringsperioden, eksempelvis vintervagt eller andre relevante personer Der udarbejdes referat senest 2 arbejdsdage efter mødet, der godkendes via e-mail senest 7 arbejdsdage efter mødet. Kommunen er referent. Andre kan deltage i samarbejdsgruppens møder i det omfang, Samarbejdskoordinatoren og driftslederen finder det relevant og formålstjenligt. Formand og kontraktansvarlig fra styregruppen kan ikke være medlemmer af samarbejdsgruppen. Samarbejdsgruppen holder møde efter behov, dog se Årshjul. Samarbejdsgruppens arbejdsområder: Drøfter og godkender arbejdsplaner, herunder omprioriteringer Drøfter og godkender implementering af kvalitetscases Drøfter og godkender forslag til udvikling og optimering Drøfter om mobil app opgaver er prioriteret og løst Godkender time/opgaveoversigter pr. kvartal Udarbejder og behandler kvalitetsrapporten pr. år, og indstiller den årlige kvalitetsrapport til kontrakt- og styregruppen Udarbejder og følger op på handlingsplaner vedr. utilfredsstillende resultater Udarbejder og behandler kontrakttillæg Indstiller kontrakttillæg til styregruppen Behandler og indstiller vedr. udnyttelse af optionsmulighed Indstiller udnyttelse af optionsmulighed til styregruppen Sikrer hensigtsmæssig forberedelse og implementering af optioner Behandler klager Behandler områder / emner, som arbejdsgruppen finder relevant Øvrige opgaver, som findes relevante 4.2.3 Kvalitetsrapport og bidragsydere Én gang årligt udarbejdes en kvalitetsrapport, der behandles i Kontrakt- og Styregruppen. Rapporten udarbejdes ved, at både samarbejdskoordinatoren og driftslederen giver bidrag til rapporten. Samarbejdskoordinatoren har ansvaret for udarbejdelsen af rapporten. Rapporten skal godkendes i kontrakt- og styregruppen. Det er ikke meningen, at rapporten skal være omfattende, men den skal danne grundlag for en dokumentation for året og for samarbejdets kvalitet. Indholdet / emnerne i kvalitetsrapporten kan ændres og justeres efter aftale parterne imellem, første gang i implementeringsperioden. Der fastlægges samtidig krav til godkendelse / ikke godkendelse, herunder hvad der skal ske, hvis rapporten ikke godkendes. 4
Hovedleverancen Ansvarlig for bidrag til rapporten Status på Mobil app anmeldelser Samarbejdskoordinatoren Status på ruteafviklingen Dokumentation for tilstandskrav Udførelseskrav Samarbejdskoordinatoren Kontrakttillæg Samarbejdskoordinatoren & Handlingsplan vedr. utilfredsstillende resultater Samarbejdskoordinatoren & Klager Samarbejdskoordinatoren Samarbejde/Læring Samarbejdskoordinatoren & Sammenfatning, herunder handlingsplan og forslag til ændringer i det kommende år Samarbejdskoordinatoren & 2.4 Vurdering af samarbejdet Kontrakt- og Styregruppe, samt Samarbejdsgruppen skal i kvalitetsrapporten vurdere samarbejdet. Resultatet af disse vurderinger indgår i kommunens beslutningsgrundlag for, om kontrakten med leverandøren skal forlænges efter de første 3 år. Et godt samarbejde afhænger af, om der er en kultur, der er præget af ønsket om samarbejde, tillid og optimale processer og arbejdsgange. Et godt samarbejde må altså ikke forveksles med, at man har det godt med hinanden, men drejer sig om, at der er klarhed om kerneopgaven og målet med opgaveløsningen, således at opgaveløsningerne udvikles og optimeres, og der opnås den bedste løsning inden for de afsatte rammer og vilkår. Disse spørgsmål kan belyse samarbejdsrelationen, optimering og læring. Spørgsmålene besvares på en skala fra 1-5 (fra ikke tilfredsstillende til meget tilfredsstillende). Resultatet skal indgå i kvalitetsrapporten og er efter de 3 år et bidrag til kommunens vurdering af samarbejdet: 1. Hvordan er det gensidige informationsniveau? 2. Hvordan er viljen til at informere hinanden også om de ubehagelige ting? 5
3. Hvordan er mødernes effektivitet? 4. Hvordan er mødernes fokus på de væsentlige udfordringer? 5. Hvordan er antallet af møder - set hen over året? 6. Hvordan er begge parters kompetencer i spil? 7. Hvordan er ansvars- og rollefordelingen? 8. Hvordan er ansvars- og rollefordeling mellem Samarbejdsgruppen og Kontrakt- og Styregruppen? 9. Hvordan løser Samarbejdsgruppen sine udfordringer og problemstillinger? 10. Hvordan fungerer driftsleder og samarbejdskoordinator som et godt team? 11. Hvordan løses konflikter? 12. Hvordan sikrer samarbejdet en løbende udvikling og optimering af opgaveløsningen? 13. Hvordan er kommunens ressourceindsats i forhold til opfølgning? 14. Hvordan er kontakten mellem kontrakt- og styregruppe og samarbejdsgruppen? 15. Hvordan er niveauet for driftsmedarbejdernes bidrag med ideer og forslag? 16. Hvordan er niveauet for medarbejdernes evne til at skabe gode resultater til glæde for borgerne? 17. Hvordan er niveauet for medarbejdernes ejerskab, initiativer og virkelyst, i forhold til at se opgaveløsningen gennem borgernes og Solrød Kommunes øjne? 18. Hvordan går det med samarbejdet om udvikling af opgaveløsningen? 19. Hvordan er problemstillingerne fra sidste kvalitetsrapport implementeret? 20. Hvordan er niveauet for opgaveløsningen i forhold til det ønskede kvalitets- og serviceniveau? Spørgsmålene kan præciseres i implementeringsperioden, såfremt der er enighed om det. Formålet er evaluering af samarbejdet, optimeringen og læring, hvilket skal være en rød tråd i spørgsmålene. 4.3 Årshjul Årshjulet er et centralt omdrejningspunkt for samarbejdet. Det skal sikre en forventningsafstemning af, hvad der ligger i samarbejdet, og hvornår på året de forskellige emner og temaer skal drøftes. Årshjulet skal revideres i implementeringsperioden, hvor der kan aftales andre relevante møder, flyttes rundt eller laves præciseringer. Kontrakt- og styregruppen holder møder efter behov og mindst 2 gange årligt i april og november. Samarbejdsgruppen holder møde efter behov og som minimum i henhold til årshjulet. Måned Kontrakt- og Styregruppen Samarbejdsgruppen Januar Borger og brugerhenvendelser 6
Måned Kontrakt- og Styregruppen Samarbejdsgruppen Februar scases Planlægning af årsplanlægningsmødet i april: Evaluering af det forgangne år Samarbejdet Det kommende år, herunder omprioriteringer og forbedringer (timeestimeringer). Planen for, hvilke aktiviteter der skal gennemføres og hvornår, således at det fastlagte kvalitets- og serviceniveau opnås Handlingsplan for kvalitetscases Marts April Maj Juni Årsplanlægningsmøde: Evaluering af det forgangne år Samarbejdet Det kommende år, herunder omprioriteringer og forbedringer (timeestimeringer) således at der sikres en jævn beskæftigelse Handlingsplan for kvalitetscases Materiale til årsplanlægningsmøde Borger og brugerhenvendelser scases Vinterevaluering Fælles kvalitets- og evalueringsmøde: Kommunen og leverandøren gennemfører fælles kvalitetsevalueringer for at konstatere, om tilstandene er som aftalt og forventet Borger- og brugerhenvendelser scases 7
Måned Kontrakt- og Styregruppen Samarbejdsgruppen Juli August Borger- og brugerhenvendelser scases September I denne måned gennemføres 3 møder: Fælles kvalitets- og evalueringsmøde Evaluerings- og læringsmøde Fælles kvalitets- og service evaluering Borgere / brugere Planlagte resultater opnåede resultater (næste års plan) Vinterplanlægning (gennemføres senest medio september) Oktober Kvalitetsrapport udarbejdes November December Godkendelse af Kvalitetsrapport Kontrakttillæg Møde om kontrakten Borger og brugerhenvendelser scases 8