Vejledning DAP regnskabsarkiv, version 2 ))lfi Veiledning regnskabsarkiv - menighedsråd f,1"",;",,", Folkekirkens lt Dato: 7. oktober 2014 Formålet med regnskabsarkivet er at understøtte processen omkring aflevering, revision, godkendelse og offentliggørelse af menighedsråds og provstiudvalgs regnskaber. Regnskabsarkivet indeholder dels selve regnskabet dels de dokumenter som menighedsråd, revisor og provstiudvalg producerer i forbindelse med processen. Når arbejdet med regnskabet er endelig afsluttet i december 2014 vil der blive dannet et regnskab til offentliggørelse på sogn.dk. Offentliggørelsen vil først finde sted i 2015. Hvem har adgang Formand, kasserer, kontaktperson og regnskabsfører har adgang til et menighedsråds regnskabsarkiv, det samme har de personer menighedrådet selv har givet adgang via brugeradministrationssystemet på DAP. Endvidere har provstiet og provstirevisor adgang til menighedsrådets regnskabsarkiv. Se et regnskab i regnskabsarkivet Når regrrskabsarkivet åbnes første gang vises et billede svarende tilfølgende Regrrskaburkivet rrrdeholder i.eiighedsrådets regtrskå) og $rderstotler prccessen or<rng aie:enng re,,ision god<endslse og ofent ggorelse af regns4ab For'rand kasserer ko[tadcersotrogregrs<assforerha.ådgangtrietr'enrgh:dsråcsregrs{å:sar:lr, detsar']efiarce sersorer renrghedsrådet!e! har gsrt adgaflg Herudo]er h6r også Jrc,;shet og rensor ådgailg t,l rågns4absar<net llårregns{aieteraffereretrø<onorrrodaleno,, rfaråsdetaulo-alsktrl-åtæn 3<orii'ræ'tar+n B iag 3.rl lgjc se-.å.at Regfrs<åasuds<qftso:afls, retr jjuhlejlg.:lg reierat8t Hus( at takster - adgriet n?derst Releratetrlhggeiaatsen l,lenrghedsrådetso,ddodedok!teiltel hlenghedsrådet s<al når reg0sia?et er godkendt o,r dors hele dåt regnskajsuds{nften-s<alfrergåafreferatel Ll nrgh8dsrådet skal senrst den 15 o<tolir behandle r!,rsionsp.oto{ollen og fors}ne regns{aæt berærknrnger D'sse skal deretsr orefnres trl reg[s{a3sar{l,;et råd på /ådels elbntueile lror3-l Johannas Dø:ers 30gns LlenrgtreCsriC 1..-,æicertrist,pr-" -l Genne,.oc l Ovgrfrrdok[msnt J r'r'.i::i.:::: j r :'ir:: Jts.: r r tr' j r;:::: r:r:-: -: j i:-:,::::l J.: r:r,:: : : :i' : ;.i.r: Såfremt man kun har adgang til 6t regnskab vises dette og selve dokumentarkivet åbner nedenfor. Mapperne åbnes ved at klikke på dem. KEKRKENST ffi ds*fs sit æ
Har man adgang tilflere regnskaber, skal man starte med at vælge det regnskab man vil arbejde med i valg listen Menighedsråd. Det vil også åbne regnskabsarkivet for dette regnskab. Man skifter mellem regnskaber ved at vælge et nyt menighedsråd. )fi f,1',1,",,", [-'Fnl,: si^rnter'] Reins,:a:sår. t,leni';hecsrår Eil;r,;st- ne <<-Vælg lvleniglredsråd->> 1.. - ltælg Eilagstype - >> ' -j Regnskabsprocessen Regnskabsarkivet understøtter nedenstående regnskabsproces, som afspejler kravene i cirkulæret om menighedsråds regnskabsaflæggelse (cirkulære nr. 9081 om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v. af 2510212013, $7 om Godkendelse og offentliggørelse af kirkekassernes regnskab). 4a 4b (} Prffii (<+. l. >\'s- l:::::- t--t -_-_-_.,1 øtonontponat lbraodroft) ----F--- fc"df,*d"k arrncver;ng..---j ----t ; ox..--14.. &_ ll r---.- o r F== ; - t\l.l \--l ''u-" -1 i # lr ''il"'o"*'*,s1- ---.,. J 1 Aflovaringafregnskabet 2 Automati3k overforscl til regnrkabserkfuat 3 MRgodkenderafleveringen 4 Revisorhentrrrrgnsktbiregnskebserkivet 5 Revisor afleverer protokollat og påtegning 5 MR behandler revisionene bernerkningcr 7 MR afleverer dokumemetion for behrndllngcn PU be handler regnskabet og MRs bchandling rf revisions b.mærkninger 9 PU aflcverer dokumentrtion for bchandlingcn 10 MR behandler PUs bemerkninger 11 MR efleverer dokumcntetion for bchendling ef PUs bcm*kninger tz tg t4 Provstiat sikrcr rt regnskebet ar klertil offuntliggorelse Prov3tiåt3itcroktiloffcntlitgorelse Offentliggorelsepåsogn.dk #LKEKRKENST "fu ffi AF
))lfi Kirkeministeriet har 16. september 2014 offentliggjort en nyhed om godkendelsesprocessen for regnskab 2013. lndholdet i denne er gengivet nedenfor. Senest den 15. september skulle provstirevisor have afsluttet revisionen af regnskabet for 2013. Da regnskabet for 2013 er det første, som kun er afleveret elektronisk, vil processen fra den 15. september og frem til den endelige godkendelse være aendret i forhold til tidligere år. Menighedsrådet skal behandle revisors bemærkninger på et menighedsrådsmøde inden den 15. oktober, med mindre provstiudvalget har dispenseret fra denne frist. Som dokumentation for behandlingen bør beslutningsprotokollen (evt. med revisionsprotokollen som bilag) lægges idataarkvet. Som dokumenttype vælges "Behandling af protokollat." Provstiudvalget kan herefter behandle revisors protokol og menighedsrådets bemærkninger på et provstiudvalgsmøde. Efter mødet lægges provstiudvalgets eventuelle bemærkninger til menighedsrådets regnskab tillige i DATMRKVET. Dokumentationen fra provstiudvalget kan være i form af beslutningsprotokollen fra provstiudvalgsmødet, eller alternativt et brev til hvert menighedsråd. Provstiudvalget vælger som dokumenttype "Provstiets godkendelse af regnskab. Hvis provstiudvalget ikke kan godkende regnskabet på det foreliggende grundlag, kan dokumenttypen "Provstiets forkastelse af regnskab" vælges. Hvis provstiet har forkastet regnskabet skal processen gentages, indtil der foreligger en godkendelse, før menighedsrådet går videre til den afsluttende behandling. Menighedsrådet skal for at afslutte godkendelsesprocessen på et menighedsrådsmøde behandle provstiudvalgets bemærkninger. Beslutningsprotokollen fra menighedsrådsmødet lægges idataarkvet. Som dokumenttype vælges 'Behandling af kommentarer fra provstiet". Menighedsrådets aflevering af materiale i regnskabsarkivet Menighedsrådet skal i 20'14 aflevere tre dokumenter i regnskabsarkivet: (tallene i parentes henvisertil figuren på side 2) 1. Aflevering af regnskab til revisor (3) 2. Behandling af revisionsbemærkninger (protokollat) (7) 3. Behandling af provstiudvalgets bemærkninger (11) Alle dokumenter skal indlæses i pdf format. Pdf format kan enten dannes på en pc eller ved at scanne dokumentet ind. Eksempel- aflevering af regnskab til revisor lnden man overfører referatet fra menighedsrådets godkendelse, skal man tjekke at det behandlede regnskab som ligger iregnskabsmappen og det afleverede regnskab som referatet henviser til er det samme. Derefter overføres referatet ved at vælge bilagstypen "Godkendelse af regnskab," og derefter finde dokumentet frem ved hjælp af Gennemse. Dokumentet skal være af typen.pdf. Når man trykker på"overtør dokument" vildokumentet straks være tilgængeligt i mappen "Rådets behandling af regnskabet". RKENS T f1"",,",,",
)lfi f1"",*,,", :'. Frl,r sb 1 ren HE;r'rs 3:i3l Lleniin.rsrå'r. ro13l Johannes DøDers Sogns LlenigheCsråd -l Godliendelse af regnskas :l Gennems*.., Overtsrdo*ument -:"a--es f;rti-. ;;;'t :- ;'e::-å: {::1r(,rir-.,..::,:r 6 Ll S..:l 6! i.---- -! tj rr! : d'- J F.jril: Lrl'irt,1.i!: i :.:rahet ril -l::r.: :e ::.i'.i'.:.i i: :i:':.it: Når referatet (dokumentet "Godkendelse af afleveret regnskab") er overtørt, kan revisor i sin oversigt se, at regnskabet er afleveret. Menighedsrådet har i 2014 endvidere mulighed for at lægge regnskabsmateriale til revisor i regnskabsarkivet herunder biregnskaber, referater fra menighedsrådsmøder i regnskabsåret samt regnskabsmaterialer i øvrigt. Revisors bemærkninger Når revisor er færdig med revisionen, overfører revisor dokumenterne "protokollat" og "påtegning." Menighedsrådet skal i2014 selv holde øje med, hvornår revisor har lagt "protokollat" og "påtegning" iarkivet. Når revisor har lagt sit materiale ind, vil mappen "Revisors behandling af regnskabet" ligge neden under "Rådets behandling af regnskabet". Ved at klikke på mappen åbnes den og de to dokumenter kan ses. l,c.e! r sl..n i: l:c Li, nter l*r' -l p,il*t* leiortlri af fetrr'si.alet -.tl p,e', jscrs l:el'bi.iirr! sf re(f slialet aen l4l Frctcrc,rat EEi trr!t!t';r'ft-r Menighedsrådets bilagstyper Menighedsrådet kan i 2014 vælge mellem f øgende bilagstyper ved indlaesningen Godkendelse af reenskab Regnskalsmaterisle i øvrigt Eiregns[aber Referaterfra msder i regnsliarsåret ) Behandlin g ai protokollat 'l Frivilligt i201.4 #LKEKRKENST
lndlæses bilagstypen "Biregnskaber" eller "Regnskabsmateriale i øvrigt" får man i under indlæsningen mulighed for at tildele dokumentet et navn, som dette vises med i regnskabsarkivet. Tilsvarende er det muligt at knytte mødedatoen til bilagstypen "Referater fra møder... " i regnskabsarkivet. De øvrige bilagstyper har et fastlagt navn i regnskabsarkivet. Endelig er det muligt at gemme flere versioner af "Behandling af kommentarer fra provsti." lffl f*1",;",,", lndhold og struktur i regnskabsarkivet Som udgangspunkt viser regnskabsarkivet data for regnskabsår 2013. Det offentliggjorte regnskab for 2012 vil senere bliver lagt ind. Grunden til at det ikke er med fra starten er de mange ændringer i menighedsråds sammensætningen fra2012 ti12013. Regnskabsarkivet har som udgangspunkt seks hovedfoldere: - Regnskabsdokumenter - Regnskabsmaterialer - Rådets behandling af regnskabet - Revisors behandling af regnskabet - Provstiudvalgets behandling af regnskabet - Offentliggjortregnskab Der vises kun foldere med indhold. Efterhånden som menighedsråd, revisor og provsti overlører dokumenter vil de enkelte mapper blive tilgængelige, og ved at klikke på en mappe vil indholdet kunne ses. Størstedelen af dokumenterne i regnskabsarkivet har et fast navn, svarende til dokumentets funktion i processen. Det betyder også, at regnskabsarkivet viser det senest indlæste dokument, såfremt dokumentet indlæses mere end en gang. Enkelte dokumenttyper kan dog indlæses i flere versioner. Videreudvikling af regnskabsarkivet Dataarkivet og regnskabsarkivet vil inden 2015 blive videreudviklet med blandt andet aflevering af regnskabsmaterialer, aflevering af referater, sletning af "forkerte" dokumenter og ikke mindst med mere procesunderstøttelse eksempelvis mail ved nye dokumenter samt sikring af dokumentrækkefølgen. EKRKENS T