Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Borgmesterens Afdeling - Teknik og Miljø Dato 20. oktober 2015 Anlægsbevilling til opførelse af bygning i Godkendelse af projekt for opførelse og drift af bygning i Gellerup med 950 arbejdspladser og diverse udadrettede aktiviteter. 1. Resume Bedømmelseskomitéen indstiller, at opgaven med opførelse og drift af byggeriet i Gellerup tildeles et konsortium med A. Enggaard A/S Enggaard Gruppen A/S i spidsen. Det valgte projekt lever i meget høj grad op til konkurrenceprogrammet. Bygningskomplekset er dermed med til at understøtte helhedsplanens vision om at omdanne Gellerup og Toveshøj til en attraktiv, multifunktionel bydel i Aarhus. Projektet har et særligt stort fokus på social bæredygtighed, hvor inklusion er et tema som udfoldes i både byggeprocessen, brugen og driften af bygningen. Der er i projektet også fokuseret på miljømæssig og økonomisk bæredygtighed. Bygningen bygges i Bygningsklasse 2020 med et meget lavt energiforbrug og der fokuseres på valg af materialer ud fra både æstetik, miljø, totaløkonomi og genanvendelse. Bygningen vil som forudsat stå klar til indflytning november 2018. Driften af byggeriet er udlagt til konsortiet de kommende 15 år, ud fra et ønske om at sikre en totaløkonomisk side 1 af 10
tilgang til projektet fra opstart og design til drift og renovering. Projektet omfatter 1.500 m 2 udadvendte funktioner, der skal sikre, at huset lever op til helhedsplanens intentioner om at blande og skabe nye funktioner i Gellerup samtidig med, at de understøtter inklusion. Bygningen er desuden udformet således at flere af de kommunale arealer kan bruges af andre, på tidspunkter hvor de ellers ville stå tomme. Projektets udgiftsramme og de planlagte arbejdspladser svarer til det i byrådsindstilling af 17. juni 2015 beskrevne. Med tillæg af uforudsete udgifter, rådgiverydelser, grundkøb, inventar og mulige tilkøb beløber den samlede anlægsudgift sig til 607,8 mio. kr. Likviditetsmæssigt er finansieringen forudsat tilvejebragt via leasing. Denne ydelse skal udbydes, hvorfor aftale herom endnu ikke foreligger. 2. Beslutningspunkter At 1) Byrådet tiltræder bedømmelseskomitéens indstilling i overensstemmelse med bilag 1, At 2) Teknik og Miljø bemyndiges til at indgå kontrakt med konsortiet A. Enggaard A/S Enggaard Gruppen A/S i samarbejde med Arkitema, Niras, Katinka Hauxner ApS, Caverion og J. Nørgaard A/S om opførelse og drift af bygningen. Vindertilbuddet udgør kontraktgrundlag og er vedlagt som fortroligt bilag 2. Der tages i kontrakt forbehold for erhvervelse af grund jf. afsnit 7. At 3) Der på sektor 2.53, Ejendomme meddeles anlægsbevilling på 602.823.500 kr. At 4) Rådighedsbeløbet fordeles med 37,2 mio. kr. i 2015, 275,0 mio. kr. i 2016, 152,0 mio. kr. i 2017 og 143,6 mio. kr. i 2018 side 2 af 10
3. Baggrund Byggeriet skal være med til at understøtte helhedsplanens vision om at omdanne Gellerup og Toveshøj til en attraktiv, multifunktionel bydel i Aarhus. Det valgte projekt er med sit byplanmæssige afsæt og i sin helhedstænkning med til at tilbyde noget, som Gellerup ikke har i dag tætte og varierede byrum. Bebyggelsen definerer en karréstruktur med gode gennemgangsmuligheder i siderne, der vil bidrage til en ny bymæssighed i Gellerup. 4. Effekt Projektet har et stort fokus på bæredygtighed og i særlig grad på social bæredygtighed. Dette udfoldes på mange måder, men især inklusion er et tema som udfoldes i både byggeriet, brugen og driften af bygningen. Inklusion ses som mere end at skabe arbejds- og praktikpladser, det handler om at åbne bygningen og byde indenfor og samtidig lade livet i bygningen brede sig ud og blandes med det omgivende samfund. Der er i projektet fokuseret på den miljømæssige og den økonomiske bæredygtighed ud fra et helhedsperspektiv, hvilket blandt andet betyder, at der bygges en bygning i Bygningsklasse 2020 med et meget lavt energiforbrug og der fokuseres på valg af materialer ud fra både æstetik, miljø, totaløkonomi og genanvendelse. Samlingen af Teknik og Miljø vil betyde mindre transport og muligheder for bedre tværfagligt samarbejde når medarbejderne sidder i samme hus. Det forventes at give en bedre kvalitet i magistratsafdelingens ydelser til fordel for borgerne. Politiets indflytning tæt på Socialforvaltningens Familiecenter Vest giver mulighed for et øget samarbejde i hverdagen til fordel for området. 5. Ydelse Bedømmelseskomitéen indstiller, at opgaven med opførelse og drift af byggeriet i Gellerup tildeles konsortiet A. Enggaard A/S Enggard Gruppen A/S i samarbejde side 3 af 10
med Arkitema, Niras, Katinka Hauxner ApS, Caverion og J. Nørgaard A/S. Konsortiet har med deres projekt vist, at de har forstået at skabe en bygning, der fremstår, som en vellykket fortolkning af demokrati og inklusion i fysisk form. Arkitekturen medvirker til at skabe et foranderligt og fleksibelt hus, hvor bylivet blander sig med arbejdsliv. Huset bliver dermed langt mere end et traditionelt kontorhus. Bygningen er sammensat af gårdrumsbygninger, der er organiseret omkring et fælles atrium/overdækket byrum, hvilket sikrer en god sammenhængskraft husets afdelinger imellem. Det er en fleksibel bygning med mange rumlige kvaliteter og indretningsmuligheder, som vil kunne understøtte mange typer arbejdsprocesser i dag og fremadrettet. For medarbejderne vil det være et hus med et godt indeklima og nye muligheder i hverdagen. Huset er udformet, således at mange arealer vil kunne anvendes af andre enten samtidig med eller efter arbejdstid. Det gælder for auditoriet, mødefaciliteter, det overdækkede byrum og parkeringshuset. Der etableres ikke en traditionel kantine, men i stedet etableres café- og restaurantområder som vil benyttes af medarbejderne i huset og samtidigt være åbne for offentligheden. Huset vil derfor blive mere end et kontorhus i Gellerup. Det vil blive et hus, som anvendes af lokale borgere, medarbejdere og andre fra hele Aarhus både hver for sig og sammen. Parkering etableres i et parkeringshus suppleret med et mindre antal parkeringspladser i kælderen og gæsteparkering på terræn. Udenomsarealerne prioriteres til rekreative formål og urbane laboratorier for både medarbejdere og naboer. Parkeringshuset er placeret så det også vil kunne udnyttes til andre aktiviteter i området, f.eks. i forbindelse med arrangementer på Verdenspladsen eller i det nye beboerhus. Der er i projektet planlagt 1.500 m 2 udadvendte funktioner, der skal sikre, at huset lever op til helhedsplanens intentioner om at blande og skabe nye side 4 af 10
funktioner i Gellerup, der inviterer ansatte, besøgende og borgere til at benytte huset i flere forskellige sammenhænge og på forskellige tidspunkter af døgnet. Det vindende tilbud har fuldt ud forstået, at det ikke handler om at skabe almindelige erhvervslejemål, men at skabe meget mere f.eks. i form af iværksætter- og innovationsmiljøer, jf. dommerkomiteens betænkning, bilag 1. De 1.500 m 2 er en del af de samlede arealer som Aarhus Kommune opfører, men det forventes over en årrække at ville være muligt at gøre disse arealer levedygtige og eventuelt frasælge som ejerlejligheder. Bygningen vil som forudsat står klar til indflytning november 2018. Driften af byggeriet er udlagt til konsortiet de kommende 15 år, ud fra et ønske om at sikre en totaløkonomisk tilgang til projektet fra opstart og design til drift og vedligehold. Bygningen er dimensioneret til 950 kommunale arbejdspladser, fordelt med 750 til Teknik og Miljø og 200 til Sociale Forhold og Beskæftigelse. Hertil kommer 30 arbejdspladser til politiet, der placeres integreret i byggeriet i et lejemål. Det samlede bruttoareal til de kommunale arbejdspladser udgør 19.438 m 2, svarende til gennemsnitlig 20,5 m 2 bruttoareal pr. medarbejder. Hertil kommer et samlet kælderareal på 6.800 m 2 til kælderparkering, teknik og vareindlevering. Desuden et p- hus på knap 12.400 m 2. De kommunale arbejdspladser, der er forudsat flyttet til huset, fremgår af bilag 3 De kommunalt ejede lokaler, der fraflyttes, vil enten blive solgt (Bautavej 1, Silkeborgvej 622, Gudrunsvej 78) eller indgå i kraft af opsigelser af diverse lejemål. side 5 af 10
Kalkværksvej 10 forudsættes udnyttet af Sociale Forhold og Beskæftigelse, men vil alternativt blive solgt såfremt Sociale Forhold og Beskæftigelse mod forventning ikke kan sikre den forudsatte finansiering fra eksterne lejemål mv. 6. Organisering Der har fra opstarten af byggeriet været nedsat et byggeudvalg med repræsentanter fra de afdelinger som forventes at flytte sammen i huset. Byggeudvalget har bidraget til udbudsmaterialet og vil følge projektet frem til indflytningen. Der er sideløbende en proces hvor både arbejdsmiljøudvalg og MED-udvalg har været og fortsat vil blive orienteret og inddraget. Der har været afholdt informationsmøder for medarbejderne og fremadrettet er der fra det vindende team lavet et oplæg til en brugerinvolveringsproces, som både indeholder informationsmøder, workshops, besøg på byggepladsen m.m. 7. Ressourcer Entreprenørens ydelser i projektet består af anlægssum som fast pris og den kapitaliserede nutidsværdi af drift og vedligehold. Dertil kommer udgifter til rådgiverydelser, inventar, afledte flytte- og ombygningsudgifter, beløbsramme til tilkøb samt kunst. Heroverfor står kommunens finansiering i form af ejendomssalg, lejebesparelser og kapitaliserede driftsbesparelser for de lokaler der fraflyttes. Kommunens finansiering matcher projektets samlede udgifter. Likviditetsmæssigt er finansieringen forudsat tilvejebragt via leasing. Denne ydelse skal udbydes, og aftale herom foreligger endnu ikke. Med en forudsat rente på 2%, en tidshorisont på 25 år og en restværdi af bygningen på 50% af opførelsesudgiften bliver den årlige leasingydelse 16,7 mio. kr. Gevinsten ved en eventuel lavere rente samt difference mellem den fastlagte husleje, der prisreguleres, og den årlige leasingydelse, der ikke prisreguleres, vil blive opsamlet som bidrag til et evt. senere køb af ejendommen. side 6 af 10
Tilsvarende gælder de driftsbesparelser, der jf. bilag 3 overstiger den årlige leasingydelse. De afledte bevillingsændringer på driften håndteres før indflytningen i 2018. På basis af den foreliggende markedssituation og erfaringer med leasing i offentligt regi er der forudsat en årlig rente på 2,0 % og en leasingperiode på i alt 25 år. Deponeringsforpligtelsen er endvidere forbundet med de kapitaliserede lejebesparelser fra opsagte eksterne lejemål og eksternt salg af ejendomme. Som følge af tidsforløbet på 3 år frem til bygningens ibrugtagning har Sociale Forhold og Beskæftigelse ikke set sig i stand til lægge sig fast på hvilke adresser, der fraflyttes, om end man har de store linjer klar. Reglerne om deponering betyder, at der skal opsiges/fraflyttes eksterne lejemål samme år der flyttes til den nye bygning, for at undgå krav om deponering. Den samlede anlægsudgift beløber sig 607,8 mio. kr. Heraf er 5,0 mio. kr. tidligere bevilget. Fordelingen på udgiftsposter fremgår af bilag 4. Vindertilbuddets detaljerede økonomioversigt er ikke vedlagt indstillingen, men hovedtal herfra fremgår af bilag 4 og 5. De udadvendte funktioner indgår i den samlede udgiftsramme, således at kommunens direkte finansielle behov til dækning af egne aktiviteter er 571,3 mio. kr. Heraf udgør det brugerfinansierede område AffaldVarmeAarhus forholdsmæssige andel 138,1 mio. kr. Ses der bort fra afledte flytte- og ombygningsomkostninger i forbindelse med udnyttelse af de kommunale lokaler, svarer udgiften til egne aktiviteter til 29.035 kr./m 2. I denne udgift indgår udgiften til parkeringshus. Fratrækkes udgiften til p-anlæg bliver prisen for den rene kontorbygning 27.101 kr./m 2. Heri indgår de 85 p- side 7 af 10
pladser, der er placeret under kontorbygningen og dermed indregnet i m 2 -prisen for kontorbygningen. I indstillingen om godkendelse af udbudsform og økonomisk ramme(17. juni 2015) var de tilsvarende m 2 -beløb hhv. 26.406 kr. og 22.699 kr. Forskellen i disse tal kan forklares med en anden fordeling af udgifterne på de enkelte elementer. Samlet set holdes udgifterne inden for den forudsatte ramme. Desuden er bygningsarealet 1.460 m 2 mindre end oprindelig forudsat. Finansieringen af de udadvendte funktioner og lokaler til politiet forudsættes tilvejebragt gennem lejeindtægter og eventuelt salg som ejerlejligheder. Incitament til udleje og risikoen for manglende lejeindtægt påhviler Teknik og Miljø. Den nødvendige grundstørrelse har først kunne fastlægges med vinderprojektet. Grundprisen er derfor fortsat under forhandling med Brabrand Boligforening. I lyset dette er der i kontrakten med entreprenøren taget forbehold for aftalens effektuering med frasigelse af erstatningsansvar. Da AffaldVarmeAarhus indgår i byggeriet med 230 arbejdspladser er denne funktions andel af den samlede byggeudgift fordelt forholdsmæssigt på dette grundlag. Dette svarer til 138,1 mio. kr. som det er aftalt betales kontant, hvilket reducerer leasingydelsen forholdsmæssigt svarende til 4,9 mio. kr. årligt. AffaldVarmeAarhus andel af driftsudgifterne vil udgøre en forholdsmæssig andel baseret på 230 medarbejdere ud af 950 kommunale medarbejdere. AffaldVarmeAarhus indgår som lejer med ret og pligt svarende til det skattefinansierede område, herunder også pligt til tilbagekøb af deres andel af ejendommen til 50% af værdien efter 25 år. En eventuel tidligere afslutning af lejemål indebærer, at ny lejer skal overtage side 8 af 10
AffaldVarmeAarhus forpligtigelse, og at disse eventuelt skal opgøres og afregnes. De årlige driftsudgifter på i alt 10,3 mio. kr. samt driftsbudgetter fra de adresser, der flyttes til det nye byggeri, fremgår af bilag 5. Jacob Bundsgaard Kristian Würtz / / Niels Højbjerg Erik Jespersen Bilag Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3: Bilag 4: Bilag 5: Bilag 6: Bilag 7: Dommerkomitéens betænkning Fortroligt Vindertilbuddet Meet Aarhus in Gellerup Forudsatte flytninger afledt af Lottesvej Udgiftsspecifikation for byggeri i Gellerup Driftsbudgetter aktuelt og i ny bygning Bevillingsbilag Bevillingsbilag Tidligere beslutninger Byrådsmødet 17. juni 2015: OPS-projekt for bygning i Gellerup Byrådsmødet 5. februar 2014: Ny administrationsbygning i Gellerup Projektering Administration og Ejendomme Lix: 43 side 9 af 10
E-post: admejd@aarhus.dk Sagsbehandler: Hans Peder Larsen Tlf.: 29 20 85 52 E-post: hpl@aarhus.dk side 10 af 10