MAIL BESTYRELSEN@CARLSHOEJ.DK SIDE 1/5 REFERAT Referatet er godkendt den 11. marts 2014 TITEL Afdelingsbestyrelsesmøde DATO 11. februar 2014 FRA BESTYRELSEN Claus Dahl, formand, Kenneth Hermann, næstformand, Kurt Christensen, referent, Stine Møller Hansen, Bodil Madsen, Jacobine Jørgensen, suppleant, Jesper Lykke Clausen, suppleant, Søren Jensen, suppleant FRA DAB Inspektør Jens Pingel. Deltager und pkt. 2 FRA EJENDOMSKONTOR Ejendomsleder Tommy Høj Jensen DAGSORDEN PKT 1 PKT 2 PKT 3 PKT 4 PKT 5 PKT 6 Godkendelse af referat Sager fra DAB og ejendomskontor Bestyrelsens actionliste - opfølgning Nye sager Forberedelse til næste møde Eventuelt Punkt 1 Godkendelse af referat Punkt udestår da referat ikke forligger i endelig version Punkt 2 Sager fra DAB og ejendomskontor Status af renoveringsprojekter Jens Pingel gennemgik status og økonomi for de igangværende renoveringsprojekter for B7, B8, B9, B10, B14, og B15. Interne byggebudgetter blev udleveret til bestyrelsen til orientering. De enkelte projekter blev drøftet. Bestyrelsen havde følgende bemærkninger. B7 Udskiftning af kældervinduer er budgetteret med DKK 321.900,-. Bestyrelsen stillede spørgsmål til om beløbet er dækket af tidligere hensættelser. Jens Pingel undersøger om dette er tilfældet og orienterer bestyrelsen. Der afsat en budgetpost på DKK 215.755,- til renovering af vinduesgitre. Bestyrelsen stillede spørgsmål om udgiften er nødvendig. Jens Pingel undersøger om dette er tilfældet og orienterer bestyrelsen. Jens Pingel orienterede bestyrelsen om at der er afsat DKK 50.000,- til honorar til Peter Jahn og Partnere A/S som kan anvendes hvis det viser sig at projektet indeholder uforudsete opgaver. Der tale om en reservepulje. Jens Pingel orienterede bestyrelsen om at den budgetterede overskridelse i forhold til oprindeligt godkendte budget på DKK 2.800.000 for B7 er på DKK 380.903,- Det svarer til en budgetteret overskridelse på 13,6 %. Jens Pingel oriente-
SIDE 2/5 rede om at forvaltningskonsulent Tormod Ousager, DAB har beregnet at B7 vil kunne bære budgetoverskridelsen uden at dette medfører huslejestigninger. Bestyrelsen besluttede at medtage kældervinduerne i projektet på grund af den relativt lave merpris. Beslutningen om hvorvidt der skal monteres gitre for kældervinduerne, tages på det næste afdelingsmøde hvor byggebudgettet endeligt godkendes. På grund af den forventede budgetoverskridelse vil bestyrelsen følge opgaven tæt. Bestyrelsen besluttede at Jens Pingel løbende skal holde bestyrelsen opdateret om eventuelle yderligere uforudsete udgifter, så yderligere overraskelser kan undgås. B8 Bestyrelsen besluttede at indgangspartier til opgange skal renoveres i forbindelse med udskiftning af taget på B8. Projektet er tidligere besluttet og bevilget. Der er uklarhed om den økonomiske omkostning. Jens Pingel undersøger økonomi for renovering af indgangspartier og orienterer bestyrelsen. Den udleverede oversigt over byggeøkonomi indeholdt ikke poster til Renovering af facade/sokkel og Renovering af altaner mod gårdside. Jens Pingel undersøger størrelsen af de manglende poster og orienterer bestyrelsen, så økonomien i renoveringen af B8 kan vurderes i sin samlede helhed. B9 Den udleverede oversigt over byggeøkonomi indeholdt ikke poster til Isolering af gavl og Betonrenovering Nordside. Jens Pingel undersøger størrelsen af de manglende poster og orienterer bestyrelsen, så økonomien i renoveringen af B9 kan vurderes i sin samlede helhed. Tommy Høj Jensen orienterede om at gavlrenovering af B9s nordside behandles i Lyngby Tårbæk Kommune i uge 9. Bestyrelsen stillede uforstående overfor at denne oplysning ikke tidligere er videregivet til bestyrelsen. Bestyrelsen understreger at al information af væsentlig betydning for Carlshøjs drift og udvikling skal videregives til bestyrelsen. B12 og B13 B14 Jens Pingel orienterede om at der ikke foreligger byggeøkonomiske budgetter for renoveringsprojekter i B12 og B13. Jens Pingel følger op på dette og fremsender de relevante budgetoversigter til bestyrelsen. Jens Pingel foreslog bestyrelsen at kældervinduer i B14 udskiftes. Bestyrelsen besluttede at udskiftningen af kældervinduer skal ske som en del af den samlede renovering. Jævnfør det udleverede overslag vurderes denne post til DKK 153.500,- Kraftigere teleantenner Ejendomsleder Tommy Høj Jensen orienterede bestyrelsen om at Teleselskaber har besigtiget deres installationer på taget på B11 med henblik på at montere kraftigere antenner. Bestyrelsen understregede at evt. tilladelse til at opsætte kraftigere anten-
SIDE 3/5 ner skal godkendes i bestyrelsen. Alle henvendelser fra teleselskaber vedr. opsætning af antenner skal tilgå bestyrelsen. Kommunikation med lejere Bestyrelsen har fået henvendelse fra beboere om at ejendomskontoret har besvaret en henvendelse om manglende varme med en begrundelse i at ekstern leverandør ikke har løst en tildelt opgave. Bestyrelsen understreger at ejendomskontorets opgave er at modtage og videreformidle henvendelser fra beboere så opgaver kan løses. Det er både upassende og uhensigtsmæssigt at beboere får oplevelsen af deres henvendelse ikke behandles proaktivt. Punkt 3 Bestyrelsens actionliste opfølgning [2013-12-03 005] Når Afdeling A har tilsluttet sig ønsket om opsætning af tøjcontainer ved containerpladsen skal ejendomslederen igangsætte dette. Eksempelvis fra Kirkens Korshær eller lignende. Tommy Høj Jensen orienterede om at Carlshøj A har tilsluttet sig ønsket om opsætning af tøjcontainer ved containerpladsen. Ejendomsleder sætter det i gang straks. [2013-12-03 008] Bestyrelsen besluttede at DAB skal rette henvendelse til den kommunale vejmyndighed med henblik på genopsætning af parkering forbudt - skilte, der er blevet ødelagt i forbindelse med opsætning vejbelysning på Lyngvej. Tommy Høj Jensen orienterede om at Lyngby-Tårbæk Kommune har bevilget dispensation, der tillader at parkering forbudt - skilte kan opsættes på lysmaster i galger. Bestyrelsen besluttede at ejendomsleder skal indkøbe galger og igangsættes opsætning af skilte straks. [2013-12-03 010] En beboer har informeret bestyrelsen om at der har været vandskade gennem loftet i et lejemål i B9. Claus Dahl drøfter dette med Ejendomsleder. Tommy Høj Jensen orienterede om at det nu er undersøgt at der var tale om at en ventil og beholder, der håndterer overtryk var defekt. Komponenten er blevet skiftet. [2013-12-03 011] En beboer har informeret bestyrelsen om at gummilisterne på altan er utætte i et lejemål i B14. Claus Dahl drøfter dette med Ejendomsleder. Tommy Høj Jensen orienterede om at der tale om at gummifuger er et generelt problem i B14. Bestyrelsen overvejer om der skal afsættes midler til udskiftning af fuger på længere sigt.
SIDE 4/5 [2013-12-03 012] Bestyrelsen besluttede at Ejendomsleder skriftligt skal redegøre for fremdriften vedr. renovering af badeværelser i B11. Hvor mange er færdige, hvor mange beboere har søgt om renovering. Claus Dahl meddeler dette til Ejendomsleder. Tommy Høj Jensen bekræfter at der er fem ansøgninger om renovering af badeværelser i B11. Bestyrelsen besluttede at alle fem renoveringer igangsættes straks. Stine Møller Hansen var inhabil under dette punkt og deltog derfor ikke i debatten. [2013-12-03 013] Bestyrelsen besluttede at Ejendomsleder skriftligt skal redegøre for fremdriften vedr. renovering og maling af opgange i B8. Claus Dahl meddeler dette til Ejendomsleder. Tommy Høj Jensen oplyste at maling af opgaven i B8 er sat på stand by indtil det er afgjort hvordan indgangsdøre og indgangspartier skal renoveres. Renovering af indgangsdøre og indgangspartier er tidligere besluttet og planen er at dette gennemføres samtidig med udskiftning af taget på B8. Punkt 4 Nye sager [2014-02-11 001] Tommy Høj Jensen orienterede om at gavlrenovering af B9s nordside behandles i Lyngby Tårbæk Kommune i uge 9. Bestyrelsen skal orienteres om kommunens beslutninger og ønsker til kommende facadeprojekter. [2014-02-11 002] Jens Pingel orienterede om at der ikke forelægger byggeøkonomiske budgetter for renoveringsprojekter i B12 og B13. Jens Pingel følger op på dette og fremsender de relevante budgetoversigter til bestyrelsen. [2014-02-11 003] Bestyrelsen ønsker redegørelse for kontering af kontant vaskekortsbeholdning ved overgang til digital afregning. Der er tvivl om hvorvidt beløbet er fordelt på A, B og Ds respektive vaskekonti. [2014-02-11 004] Bestyrelsen har modtaget et forslag om at invalideparkering flyttes væk fra Lyngvej 51 og hen foran B11. Begrundelsen er at alle med tilladelse til invalideparkering bor i B11. Bestyrelsen besluttede at der tages stilling til placering af handicapparkering som del af den fremtidige plan for afdeling B s udearealer. [2014-02-11 005] Bestyrelsen har modtaget en ansøgning om tilladelse til at vandskure væg på altan i B11. Bestyrelsen besluttede at den eksisterende praksis om at lejere har tilladelse til at male/vandskure murværk på altan fastholdes. Claus Dahl sender tilladelse til ansøger.
SIDE 5/5 Kurt Christensen var inhabil under dette punkt og deltog derfor ikke i debatten. [2014-02-11 006] Bestyrelsen ønsker at der udarbejdes en procedure for hvordan ejendomskontoret kan bistå med at sikre at der ikke sker en ophobning af cykler, barnevogne m.m. i opgange, stativer og cykelkældre, eller at beboere stiller sko, planter mv. i brandveje. Punkt 5 Forberedelse til næste møde Intet at bemærke Punkt 6 Eventuelt Claus Dahl orienterede bestyrelsen om at et navngivet medlem af Carlshøj A s bestyrelse formodentlig har indgået en aftale om forsikring af hele Carlshøjs bygningsmasse, på vegne af alle tre bestyrelser (A, B og D). Det er bestyrelsens overbevisning at der ikke er givet prokura til at indgå aftaler på hele Carlshøjs vegne, da dette ikke er godkendt i Carlshøj s selskabsbestyrelse. DAB er i gang med at undersøge sagen.