K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Direktionen S A G S N O T A T 15. JANUAR 2007 Vedr.: Løsning af akut og langsigtet intranetbehov på KU FUSIONSSEKRETARIATET Sagsbehandler: Claus Qvistgaard Baggrund Behovet for fornyelse af Københavns Universitets intranet er nævnt flere steder inden for det seneste halve år. Både i Strategi 2012, rektoratets og studenterrådets studiemiljørapport og delvist i udviklingskontrakten med VTU. Behovet er både akut og langsigtet, idet intern kommunikation fra ledelsen til medarbejdere og studerende i dag er vanskelig, og fordi den teknologiske ramme for såvel som indholdet af den eksisterende KU-portal er stærkt forældet. Dette notat bygger på drøftelser, som Jasper Steen Winckel, Lars Kayser, Asbjørn Jessen, Ole Plannthin og Claus Qvistgaard havde på et møde den 6. december 2006. Notatet er løsningsorienteret, og beskriver derfor hovedsageligt den proces, der kan lede frem til løsning af såvel de presserende som de langsigtede behov for intranet på KU. NØRREGADE 10 POSTBOKS 2177 1017 KØBENHAVN K TLF 35 32 26 26 DIR 35 32 26 86 MOB 28 75 26 86 clq@adm.ku.dk www.ku.dk/fusion REF: CLQ Indstilling Det indstilles, at direktionen tiltræder, at der arbejdes videre ad to spor: 1. Kommunikationsafdelingen og IT-afdelingen formulerer i fællesskab et lille revisionsprojekt af indlognings- og aktueltsiden i PUNKT KU, så siderne kan anvendes til intern kommunikation på tværs af KU s organisation. Projektet må i udviklingstid (IT-tid) ikke overstige 100 timer. 2. Kommunikationsafdelingen bevilges ét ekstra årsværk til at gennemføre forstudie jf. KUs projektmodel vedr. fornyelse af KU s portal, herunder etablering af et egentligt intranet. Forstudiet skal være afsluttet 1. september 2007 og forelægges herefter Direktionen. Arbejdet gennemføres i en projektgruppe med deltagelse fra bl.a. KOM-afdelingen, IT-
afdelingen, studieadministrationen (herunder WBL) og økonomiafdelingen, og med stor slutbrugerinddragelse 1. Forstudiet skal lede frem til igangsætning af et eller flere konkrete projekter inden for rammen. SIDE 2 AF 7 Begrebsafklaring Begrebet Intranet anvendes i flæng. Der er ingen klar definition af begrebet, der ofte anvendes synonymt med portal der heller ikke er klart defineret. Der er dog nogle generelle træk, man kan hæfte sig ved: Der er tale om information af interesse for en sluttet kreds, dvs. på KU f.eks. studerende, studerende på en bestemt uddannelse, ansatte, videnskabelige medarbejdere på et bestemt institut, mv. Der kan være tale om adgang til systemer/funktionalitet, som ikke ønskes stillet til generel rådighed, f.eks. administrative systemer, licensbelagt materiale mv. Så tales der dog typisk om en portal Der er normalt tale om indlogning/validering af brugeren, så der kan stilles information og funktionalitet til rådighed med udgangspunkt i roller og/eller egenskaber ved den enkelte bruger Der kan gives mulighed for personalisering af grænseflade, struktur og tilgængelig funktionalitet Den grundlæggende teknologi såvel som brugergrænsefladen er næsten altid baseret på internetstandarder Skal begreberne intranet og portal adskilles, kan det gøres således: Begrebet intranet anvendes oftest, når der fortrinsvist er tale om information (én-vejskommunikation) Begrebet portal anvendes oftest, når der er adgang til mere end information, f.eks. egentlige systemer/funktioner til administrative eller kommunikative formål Begrebet portal anvendes også om den rent tekniske ramme, der ligger omkring indholdet i intranettet/portalen, og som typisk håndterer brugerstyringen og sammenkoblingen mellem brugere og indhold/funktioner (i det mindste på det overordnede niveau) Status På Københavns Universitet eksisterer der i dag ikke et fungerende intranet. Informationsformidling kan i teorien ske via aktueltmodulet i PUNKT KU, men da det modul kun anvendes helt sporadisk, har det ingen effekt. Kommunikationsafdelingen vedligeholder desuden en række nyhedsbreve, hvor iblandt 1 Forstudiet kan ledes af en ekstern konsulent i stedet for af et årsværk i KOM. Ved en sådan model behøver forstudieprojektet ikke at være organisatorisk forankret i afdelingen.
i hvert fald KUreren har indhold og form, der er rettet indad, dvs. mod dele af universitetsbefolkningen. SIDE 3 AF 7 Adgang til information og funktioner Nyhedsblokke i PUNKT KU, aktueltmodulet På de åbne hjemmesider findes der nyhedsblokke (hentet fra aktueltmodulet i PUNKT KU), som anvendes til at give generel information og information til studerende hhv. ansatte. Disse blokke anvendes i nogen udstrækning, men det er uklart, hvor meget, de læses. Kritisk information, der skal nå alle ansatte og/eller studerende, udsendes i dag via såkaldte masse-e-mails.
SIDE 4 AF 7 Nyheder fra aktueltmodulet i PUNKT KU Begivenheder På fakulteter og institutter anvendes der flere forskellige kanaler til distribution af information rettet mod studerende og ansatte. Den helt dominerende er e- mails. Hertil kommer hjemmesider, trykte opslag, fysiske breve mv. Kommunikationsafdelingen har i begyndelsen af 2006 kortlagt principperne for information om studie(miljø)relaterede forhold på de seks gamle fakulteter og nogle institutter.
SIDE 5 AF 7 Intern branding Nyheder Begivenheder Kviklink Eksempel fra medarbejderportalen på Det Biovidenskabelige Fakultet for Fødevarer, Veterinærmedicin og Naturressourcer Københavns Universitet Flere systemer har indbygget funktionalitet til at poste information til enkeltbrugere eller grupper af brugere. Det være sig Oracle Portal, der er en del af økonomisystemet, det nye Learning Management System Absalon og andre generiske informationsværktøjer, KU har anskaffet i anden sammenhæng. Disse værktøjer anvendes typisk af en større eller mindre delmængde af universitetsbefolkningen, men ingen af alle. Udfordring Som anført indledningsvist, er der et presserende behov for at kunne formidle information til studerende og ansatte på en mindre anmassende måde end via e- mails, men alligevel med høj træfsikkerhed. Dette skal kunne ske på en sådan måde, at det er muligt at ramme forskellige målgrupper selektivt. Samtidig er der identificeret behov for at samle og systematisere studerendes (og ansattes) adgang til information og funktioner på en personaliserbar måde (jf. studiemiljørapporten fra rektoratet og Studenterrådet). Endelig er der et presserende behov for at se på såvel den grundlæggende teknologi bag som designet i KUs eksisterende portal, PUNKT KU.
SIDE 6 AF 7 Dette kan kobles med en lang række tilgrænsende og parallelle udfordringer, som single sign-on-ønsker i forhold til systemer og services på tværs af KU, konsolidering af brugerregistrering i det nye KU, ønske om ny funktionalitet rettet mod samarbejde og kommunikation i de faglige miljøer, behov for integration af eksisterende og kommende tilbud indenfor en ensartet ramme, minimering af dobbeltarbejde i forhold til brugerregistrering og vedligeholdelse af anden information mv. Umiddelbart kunne det være oplagt at lede efter best practise fra andre, sammenlignelige institutioner. Problemet her er blot, at best practise ikke er særlig god på universiteter og hos mange andre offentlige virksomheder, vi kan sammenligne os med. Kompleksiteten i informationsformidlingen og behovet for at stille funktioner til rådighed for forskellige grupper af brugere er så enorm på en institution som KU, at det ikke umiddelbart er muligt at kopiere løsninger. Derimod er det naturligvis muligt at anvende de gode råd, andre kan give, når en intranetløsning skal implementeres. Det er væsentligt at huske, at den tekniske løsning i sig selv er helt uden betydning. Det afgørende element er at sikre, at den information, der stilles til rådighed, har tilstrækkelig værdi for brugerne til, at de vælger at anvende den aktuelle platform som primær informationskilde fremover. Dette er såvel et organisatorisk som et kulturelt projekt, og kan ikke forventes at kunne afsluttes inden for en kort årrække. Det er dog formentligt muligt at opnå gode resultater med pilotimplementeringer, som det kendes fra andre web-projekter, samt gradvis ibrugtagning af andre dele i forhold til hele universitetsbefolkningen. Se eksempler på intranet fra private og enkelte offentlige virksomheder udenfor Danmark i bilaget. Proces Følgende proces foreslås som grundlag for det videre arbejde med intranet på KU: 1. Da den grundlæggende funktionalitet allerede er til stede i PUNKT KU, anvendes Aktueltmodulet som kernen i et midlertidigt intranet. På meget kort sigt (i løbet af to måneder i 2007) revideres åbningssiden på PUNKT KU således at der arbejdes med et mere moderne layout og så flere informationer og evt. direkte funktionskald gøres tilgængelige ( tilmelding til eksamen når det er relevant, link til senest anvendte grupperum osv.). Layoutet bør tilpasses det layout, som KOM arbejder med som det generelle for KU. I det omfang, det er muligt/tilstrækkeligt at tilpasse stylesheets og ændre i grafikfiler, bør den layoutmæssige modernisering udstrækkes til at dække hele PUNKT KU.
SIDE 7 AF 7 2. Indlogningssiden på PUNKT KU moderniseres, således at de generelle informationsblokke (de, der ikke kræver indlogning og dermed personlig identifikation) samles her, evt. sammen med information i relation til de enkelte moduler i PUNKT KU (nye funktioner i økonomiportalen, nye muligheder i LMS et osv.). 3. Der udarbejdes i løbet af første halvår 2007 en samlet vision for portalunderstøttelsen af dagliglivet for studerende og ansatte på KU (forstudie). Arbejdet her tager udgangspunkt i det forslag, der fremgår af studiemiljørapporten fra efteråret 2006. 4. Sommeren 2007 etableres der efter konkret beslutning en projektorganisation, der a. Har en stærk og beslutningsdygtig styregruppe b. Har tilstrækkelig bemanding fra starten til at kunne dække de mange interessentgrupper c. Finansieres af særskilt bevilling d. I løbet af efteråret 2007 udarbejder et samlet projektforslag for en ny intranet-/portalløsning på KU, således at forslaget kan medtages på budgettet for 2008 som en selvstændig strategisk satsning En ny portal med betydeligt moderniseret indhold og services til alle ansatte og studerende lanceres i en første version 1. januar 2009. Derefter etableres der en organisation, der har ansvaret for at drive og vedligeholde samt løbende udbygge og modernisere de services og funktioner, der stilles til rådighed.