CapLegal Afregning
Indholdsfortegnelse Afregning sag... 3 Afregning af sag med afregningskladde... 3 Salærfordeling... 5 Fast salærfordeling opsat på sagen... 6 Salærfordeling i forhold til tidsposter... 6 Anden fakturamodtager... 7 Salær-/afregningstyper... 8 Medtag sagsposter (udlæg/indbetalinger)... 8 Sammenlæg/sammentæl sagsposter... 8 Ændring af status afregningskladde... 9 Afregning af sag uden afregningskladde... 11 Salærfordeling direkte på salærlinjen... 11 Afregning af sag uden sags- og eller tidsposter... 12 Kreditnota... 15 Oprettelse af kreditnota... 15 Genåbning af tids- og sagsposter... 17 Delvis kreditnota... 17 Flyt tidsposter og afregn/afskriv tidsposter uden faktura... 19 Flyt tid fra en sag til en anden sag... 19 Afskriv/afregn tid... 20 Samleafregning... 23 2
Afregning sag Du kan vælge at afregne en sag ved 1. At danne en afregningskladde og herefter oprette en salærnota/faktura 2. At oprette en salærnota/faktura uden afregningskladde Afregning af sag med afregningskladde Vælg afregningskladde Hvis der er registeret, men endnu ikke godkendt tid på den pågældende sag, dukker der følgende dialogboks op: Du kan herefter vælge at se og registrere tiden. At tid ikke er registreret kan skyldes, at der fx ikke er anført arbejdsartskode på linjen. Er der ingen uregistrerede tidsposter, vises i stedet følgende dialogboks: Ved Ja dannes afregningskladden og åbnes 3
Du kan angive en Periode for tidsposter og/eller sagsposter, hvis der ønskes en afgrænsning, men det er ikke nødvendigt. Der vil kun blive medtaget ej afregnet tid samt åbne sagsposter. I højre side af afregningskladden fremgår Beregnet beløb i kr. (tid) samt evt. Beregnet udlæg i kr. (åbne sagsposter) Angiv med hvilket beløb tiden skal afregnes i feltet Fakturér beløb (tid). Er der oprettet og betalt i forhold til en forudbetalingsfaktura, vil du også kunne se forudbetalingsbeløbet, jf. nedenfor. 4
Salærfordeling Når fakturérbart beløb er angivet, kan der foretages salærfordeling via knappen Salærfordeling. Udfra angivet Faktutérbart beløb fordeles salæret forholdsmæssigt i salærfordelingen. Der kan altid tilrettes direkte i salærfordelingen. Du kan også under Handlinger vælge en anden beregningsmetode. Er der tilknyttet en særlig afregningskode til sagen, følger afregning og salærfordelingen denne. Se evt. selvstændig vejledning for Afregningskoder og Salæransættelser. BEMÆRK du naturligvis kan angive en anden Afregningskode, ligesom du også på selve sagen under funktionen Salærfordeling kan angive en fast fordeling i forhold til bestemte medarbejdere også medarbejdere, der ikke er knyttet til sagen. Det er felterne Fast fordeling % eller Fast fordeling beløb, deri såfald skal udfyldes. 5
Fast salærfordeling opsat på sagen Salærfordeling i forhold til tidsposter Salærfordelingen vil afspejle sig i tidspostlinjerne for de enkelte medarbejdere. Er der angivert salæransættelse på sagen, vil du desuden kunne se restbeløb. 6
Anden fakturamodtager Du kan allerede i afregningskladden ændre fakturamodtager i feltet Faktureres til partnr., hvis part på sagen er oprettet som debitor. 7
Salær-/afregningstyper Afhængig af valg af afregningskode, jf. ovenfor får du vist tids- og sagsposter på forskellig vis. Bl.a. giver denne opsætning mulighed for at gruppere fx medarbejdere, således at tidsposter pr. medarbejder vises som total med mulighed for at kunne se de underliggende poster. Nedenfor er der anvendt afregningstypen TIDUDLÆGFORDEL. Medtag sagsposter (udlæg/indbetalinger) Er der åbne sagsposter på sagen angives nederst i afregningskladden, hvorvidt disse poster skal medtages på afregningen eller ej. Foretager du ingen ændringer, medtages alle viste poster. Det er vigtigt at bemærke, at CapLegal adskiller sags- og debitorposter. Skal en sagspost derfor faktureres til en anden fakturamodtager end klienten, skal sagsposten omposteres for at kunne viderefaktureres til den aktuelle fakturamodtager. Sammenlæg/sammentæl sagsposter Hvis du ønsker at sammenlægge/-tælle nogle af de viste sagsposter, der skal afregnes, anføres Gruppe ID på de linjer, der skal sammentælles. Du kan sagtens tilføje forskellige grupper-id er hvis der er flere poster, der skal sammentælles. Fx både indbetalinger og udbetalinger med hvert sit gruppe-id. Når du har tilføjet gruppe-id på de aktuelle sagsposter, vælges knappen Funktion Sorter efter ny gruppering, hvis denne funktion er opsat i henhold til summering af bogf.skabelonkoder. Ellers foretager du ingen sortering og posterne bliver automatisk sammenlagt til ét beløb i fakturaudkast. Ændres beskrivelse, er det den første posts beskrivelse pr. gruppe-id som overføres i beskrivelsesfeltet til fakturaudkastet. 8
Når afregningskladden er færdig, ændres Status til Afventer godkendelse, hvis der er tilknyttet Workflow omkring fakturering og godkendelse. Ellers ændres til Godkendt via knappen Frigiv. Herefter bliver knappen Opret faktura aktiv og afregningskladden ændrer status til Godkendt og du kan danne fakturaudkast. Ændring af status afregningskladde For du brug for at foretage tilretninger efter godkendelse af afregningskladden og evt. oprettelse af fakturaudkast, skal du først slette evt. fakturaudkast. Du ændrer herefter status på afregningskladden ved at vælge knapperne Frigiv og Åbn igen øverst på båndet. Herefter oprettes salærnota/faktura fra knappen Opret faktura. 9
Herefter åbnes automatisk faktura-/salærnotaudkast. Du kan nu skifte status på fakturaen og bogføre. Vælges der Bogfør, PDF og journaliser bliver den bogførte faktura samtidig udskrevet som PDF og gemt under sagsjournalen på sagen. 10
Afregning af sag uden afregningskladde Hvis du ikke selv ønsker at danne en afregningskladde inden der oprettes en faktura/salærnota vælges blot Opret faktura fra rollecenter eller sagsoversigten. Det anbefales, at der kun oprettes faktura-/salærnota direkte uden en afregningskladde, hvis der ikke er ændringer i forhold til tids- og sagsposter. Der oprettes automatisk en afregningskladde, som danner baggrund for fakturaudkastet, hvorfor der ikke kan ske ændringer i udkastet, uden at foretage ændringer i afregningskladden. Herefter åbnes det oprettede udkast. Oprettes der ikke afregningskladde, vil al uafregnet tid blive afregnet i forbindelse med bogføring af fakturaen i henhold til den periode du har angivet i feltet Periode tidsposter. Salærfordeling direkte på salærlinjen Der kan oprettes en salærfordeling via de tre prikker ved salærbeløbet (linjebeløb ekskl. moms) eller via funktionen Salærfordeling. 11
Salærfordelingen vil automatisk være udfyldt og du kan foretage ændringer manuelt eller via beregning under fanen Handlinger. Skal der salærfordeles, skal der angives datoperiode for tidsposter, jf. feltet på fakturaen Periode tidsposter. Fakturaen bogføres. Vælges der Bogfør, PDF og journaliser bliver den bogførte faktura samtidig udskrevet som PDF og gemt under sagsjournalen på sagen. Afregning af sag uden sags- og eller tidsposter Sag uden tidsposter eller åbne sagsposter afregnes på tilsvarende måde via Opret faktura. Du skal dog vælge Opret faktura under Afregninger Mine fakturaer (ikke bogf.). 12
Der er ikke udfyldt nogen felter på forhånd ved oprettelse af en sådan manuel faktura. Herefter åbnes det oprettede udkast automatisk. HUSK altid at tilføje i feltet Salærlinje, ligesom der skal tilføjes relevant bogf.skabelonkode for salær. Øverst under Generelt skal du angive, hvilken klient fakturaen skal udstedes til anden fakturamodtager end klienten anføres under Fakturering. Det er også vigtigt du udfylder sagsnumner under Generelt. Og ellers udfyldes relevante felter som ved oprettelse af fakturaudkast via en afregningskladde, som fx sprogkode og fakturabeskrivelse. En manuel salærlinje skal altid have udfyldt følgende felter: Type = finanskonto Nummer = finanskonto for bogføring af salæret. Følger typisk af sagstype på sagen Sagsnummer = sagens sagsnummer Salærlinje = Bogf.skabelonkode = kode for salær Momsproduktbogføringsgruppe = moms, ingen moms, udland eller EU Beskrivelse = valgfri beskrivelse Antal = 1 Enhedspris exskl. moms = salærbeløb Linjebeløb Exskl. moms = udfyldes automatisk BEMÆRK funktionerne øverst på det lille bånd over salærlinjen, hvor der bl.a. kan kopieres linjer samt indsættes blanke linjer m.v. 13
Fakturaen bogføres. Vælges der Bogfør, PDF og journaliser bliver den bogførte faktura samtidig udskrevet som PDF og gemt under sagsjournalen på sagen. 14
Kreditnota Hvis du har brug for at kreditere en udstedt og bogført faktura gøres dette via et kreditnotaudkast under menuen Afregning - Mine kreditnotaer (ikke bogf.). Oprettelse af kreditnota Knappen Ny vælges og der oprettes et blank kreditnotaudkast I feltet Hent bogf. fakturanr. kan du foretage opslag og vælge den bogførte faktura, som du ønsker at kreditere, eller du kan vælge at kopiere bogført fakturanummer fra sagen. I begge tilfælde anføres bilagsnummer for den bogførte faktura i dette felt. Hvis du har brug for at søge i feltet Hent bogf. fakturanr. foretages opslag med [Ctrl+F4], hvorefter følgende oversigt vises og du kan søge i en eller flere relevante kolonner. Nedenfor er søgning sket i feltet Kundenavn og oversigten viser herefter alle fakturaer for den aktuelle klient: 15
Når bogført fakturanummer er angivet, udfyldes alle relevante felter automatisk, herunder feltet Kundenr. (klientnummer), som skal udfyldes (markeret med rød stjerne). BEMÆRK, at kreditnotaen bliver oprettet med oprindelig bogføringsdato for den bogførte faktura. Du skal derfor huske at ændre bogførings- og bilagsdato til dags dato. Der bliver automatisk dannet en tekstlinje øverst med angivelse af, hvilken faktura der krediteres. Håndtering af salærfordeling, moms, anden fakturamodtagere m.v. udfyldes også automatisk i forhold til den bogførte faktura. 16
Når du har sikret dig kreditnotaen ser ud som forventet, kan den bogføres. Den tidligere bogførte faktura bliver herefter udlignet og lukket og fremgår ikke længere som forfalden. Genåbning af tids- og sagsposter Når kreditnotaen bogføres bliver afregnede tidsposter i forhold til den bogførte faktura og den bogførte afregningskladden genåbnet. Der kan herefter oprettes en ny faktura og tiden kan afregnes igen. Det samme gør sig gældende med sagsposter. Disse bliver også genåbnet som ej-udlignede og kan herefter hentes ind i en ny faktura. Delvis kreditnota Skal der ikke udstedes en total kreditnota kan du med fordel stadig bruge funktionen med at hente den faktura, som skal krediteres. På denne måde vil den bogførte faktura blive delvis udlignet med beløbet, svarende til kreditnotaen. Du ændrer faktureret beløb, der skal krediteres i feltet Enhedspris ekskl. moms, hvorefter beløbet overføres til feltet Linjebeløb ekskl. moms. Er der bogført med salærfordeling, skal du huske at korrigere denne, enten via knappen med de tre prikker eller funktionen Salærfordeling. 17
Du skal dog være opmærksom på genåbning af tidsposter ved en delvis kreditnota, idet det kan være nødvendigt afhængig af tidspostperiode at lukke tidsposter, som åbnes, når kreditnotaen bogføres. Alternativt kan du oprette en helt manuelt kreditnota uden at hente faktura-/tidsposterne ind. 18
Flyt tidsposter og afregn/afskriv tidsposter uden faktura Det kan være nødvendigt at flytte tidsposter fra én sag til en anden sag. Det kan også være aktuelt, at afskrive tid fx hvis en sag skal arkiveres eller afregne tid til 0. Flyt tid fra en sag til en anden sag Flytning af tid til anden sag sker via en afregningskladde, hvorfor du skal oprette en afregningskladde. Hvis du kun skal flytte enkelte tidsposter, kan det være lettere at gøre direkte på linjerne via felterne Overfør til sagsnr. samt Overfør minutter: Skal du overføre alle eller mange tidsposter, vælges funktionen Overfør tidsposter til sag. Inden du vælger, hvilke tidsposter der skal flyttes, skal du ændre status på afregningskladden til Godkendt. Under oversigtspanelet Tidspostafregning vælges Funktion Overfør tidsposter til sag BEMÆRK du skal have godkendt/frigivet fakturaudkastet inden du kan foretage flytning af tidsposter via denne funktion. Herefter vises følgende billede: 19
Angiv til hvilken sag, tidsposter skal overføres til. Du kan desuden anføre følgende afgrænsninger (filter): Medarbejderinitialer (medarbejdernummer) Dato for registrerede tidsposter (bogføringsdato) Arbejdskode (arbejdsart) Afhængig af dine valg, kan du nederst i boksen se, hvilke poster der bliver overført (markeret med flueben). Ønsker du at foretage yderligere afgrænsninger, kan du fjerne flueben i de poster, der ikke skal overføres til en anden sag. Klik herefter på knappen Foretag overførsel til sag øverst på båndet. Der sker nu automatisk en overførsel af de omhandlede tidsposter til den valgte sag. På tidspoterne ses oplysninger om, at tid er flyttet fra én sag til en anden: Afskriv/afregn tid Der håndteres afskrivning/afregning af både debitérbar tid og ikke debitérbar tid. Ligesom med al anden håndtering af tidsposter, sker dette også ved oprettelse af en afregningskladde. Husk at udfylde bogføringsdato på afregningskladden inden du afregner/afskriver tid. 20
0-afregn debitérbar tid Skal der 0-afregnes debitérbar tid, vælges knappen 0-Afregn debitérbar tid og du får vist følgende dialogboks: Ligesom du kan vælge at overføre nogle tidsposter til anden sag og ikke alle på en gang kan du også vælge at 0-afregne eller afskrive enkelte tidsposter direkte i afregningskladden på tidspostlinjerne. Hvis tiden skal afskrives pr. linje, vælges knappen Registrér afskrivning øverst på båndet. Hvis tiden skal afregnes til 0 (fakturer beløb er anført til 0 og afregn minutter er udfyldt med relevant antal minutter), bruges i stedet funktionen Genberegn afregningskladde. Herefter vil du alle tidsposter og fakturérbart beløb blive genberegnet og du kan fortsætte din afregningskladde og danne en faktura på baggrund af de resterende poster. Hvis du ønsker at afregne al tiden til 0, vælges som anført ovenfor funktionen 0-Afregn debitérbar. Vælg Ja og tiden markeres som afregnet til 0 kr. Tidsposter der er afregnet uden en bogført faktura, har sit eget bilagsnummer og blank i feltet bilagstype, hvis der foretages opslag under Afregnet tid. Afregn ikke debitérbar tid Hvis der efter en afregning og bogført faktura/salærnota henstår ikke debitérbar tid på en sag, skal denne tid fjernes for at sagen kan arkiveres. 21
Det sker på tilsvarende måde som ovenfor anført under 0-afregn debitérbar tid, blot vælges knappen Afregn ikke debitérbar tid. Du anfører ligeledes en bogføringsdato i afregningskladden og så vælges knappen Afregn ikke debitérbar tid. Herefter er tiden markeret som afregnet og sagen kan arkiveres. 22
Samleafregning Der kan ikke oprettes samleafregning fra en sag, da det er med udgangspunkt i klienten, der oprettes en samleafregning. Samleafregning oprettes derfor under Afregning Mine afregningskladder. Opret ny, klik på knappen Ny [Ctrl+N]. Tast [Enter] for at få et nyt udkastnummer til samleafregning. Angiv den klient som du ønsker at oprette en samleafregning for i feltet Klientnr., hvorefter klientens sager med tidsposter og/eller sagsposter listes i boksen til højre under Vælg sag. Fjern evt. i de sager, som du ikke ønsker skal medtages i den aktuelle samleafregning Skal der oprettes samleafregning i anden valuta end DKK (og anden sprogkode), udfyldes felterne a. Valutakode b. Sprogkode 23
Klik på knappen Opret samleafregning Dukker følgende besked op, har du allerede en afregningskladde liggende i udkast for én af de aktuelle sager og skal enten slette afregningsudkastet eller fjerne flueben under Vælg sag. Herefter bliver der oprettet afregningskladder pr. sag nederst i samleafregningsbilledet og samlet beregnet salær vises. Samlet salær for alle de valgte sager vises både med rødt og med grønt. Salærbeløb kan du ændre til samlet salær i alt for de valgte sager i danske kroner [Samlet salær (rv)] eller i valgt valuta [Samlet salær]. 24
Nederst i samleafregningen vises beløb i DKK (rv). Hvis du ønsker at foretage ændringer i de automatisk oprettede afregningskladder pr. sag vælges Vis afregningskladde for den eller de aktuelle sager. Du kan så pr. oprettet afregningskladde i samleafregningen ændre beregnet salær samt salærfordeling. Herefter oprettes Samlefaktura (udkast) via funktionen Opret salgsfaktura Her kan du evt. tilrette tekst eller tilføje tekstlinjer i fakturaudkastet. Herefter bogføres fakturaudkast på normal vis, idet det for en ordens skyld bemærkes, at faktura i PDF automatisk gemmes på den første sag i samleafregningen, hvilket ses øverst i faktura udkastet i feltet Sagsnummer. 25