SOLRØD KOMMUNE ØKONOMIAFDELINGEN Retningslinjer for indkøb og udbud i Solrød Kommune 13. december 2010
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 1 1. Retningslinjer for indkøb og udbud.... 2 2. Politiske mål... 2 3. Grundlag... 3 3.1 Indkøb via EU-udbud... 3 3.2 Markedsafprøvning i henhold til tilbudsloven... 3 3.3 Lov om håndhævelse af udbudsreglerne... 3 3.4 Miljø og energihensyn... 3 4. Organisaton... 4 4.1 Centrale indkøb... 4 4.2 Obligatoriske aftaler... 4 4.3 E-handel... 4 4.4 Indkøbsfunktionens opgaver... 5 4.5 Områder, hvor der ikke er indgået centrale indkøbsaftaler... 6 4.6 Delegation af kompetence fra Byrådet... 6 5. Retningslinjer for gennemførelse af udbud... 7 5.1 Udbud af tjenesteydelser, herunder særligt om førstegangsudbud... 7 6. Leje, leasing- og serviceaftaler... 11 7. Fortrolighed... 11 8. Vedtagelse... 11 Bilag 1: Retningslinjer for EU-udbud... 12 Bilag 2: Retningslinjer for nationale udbud... 19 Bilag 3: Sagsforløb ved førstegangsudbud af tjenesteydelser... 21 Bilag 4: Virksomhedsoverdragelsesloven... 23 Bilag 5: Relevante vejledninger... 26 1
1. Retningslinjer for indkøb og udbud. Retningslinjerne for indkøb og udbud opstiller de principielle retningslinjer og rammer for indkøbsdisponeringer i Solrød Kommune. Formålet er, at udbud i Solrød Kommune gennemføres under fuld gennemsigtighed og med en vis grad af ensartethed. Retningslinjerne er gældende for alle kommunens institutioner og afdelinger, samt selvejende institutioner, som har indgået driftsaftale med Solrød Kommune, i det omfang dette er muligt i henhold til aftalerne. Retningslinjerne er gældende for køb af alle varer og tjenesteydelser, herunder anskaffelser gennem leje- og leasingaftaler og lignende. Retningslinjerne finder ikke anvendelse på bygge- og anlægsarbejder. Alle dispositioner i forbindelse med køb af varer og tjenesteydelser, der kan udløse en faktura, betragtes som indkøb. 2. Politiske mål Konkurrence er en af drivkræfterne for udvikling og fornyelse, ligesom det skaber et vedholdende fokus på kvalitet og effektiv ressourceanvendelse. Formålet med udbud er at undersøge om eksterne leverandører kan løse opgaven bedre og / eller billigere end kommunen selv eller en eventuel eksisterende leverandør. Udbud skal derfor ikke ses som et mål i sig selv men som et middel til at sikre borgerne, både som skatteydere og brugere, den bedste løsning under hensyntagen til pris og kvalitet. Solrød Kommune har på den baggrund fastsat nedenstående politiske mål for indkøb og udbud i Solrød Kommune 1 : Overordnede politiske mål for indkøb og udbud: Gennem konkurrenceudsættelse af indkøbene at arbejde for at opnå bedre priser og sikre en fremtidig god kvalitet til prisen. Konkrete politiske mål: Organisationen optræder som én kunde overfor leverandørerne, så den samlede indkøbsmængde giver forretningsmæssige fordele. Indkøb sker efter princippet bedst og billigst, dvs. at indkøb skal foretages, hvor ydelsen er billigst i forhold til ønskede indkøbsparametre. Med henblik på at opfylde dette mål: Sker fastsættelse af indkøbsparametrene under hensyntagen til, at der ikke købes en bedre kvalitet end nødvendigt. Benytter kommunen sig i videst muligt omfang af aftaler indgået af indkøbsfællesskabet Fællesudbud Sjælland for at medvirke til standardisering og øget volumen. 1 Målene vil fremgå af Mål og Økonomi 2011-2014. Der er foretaget en ændring i forhold til de mål, der fremgår af Mål og Økonomi 2010-2013. 2
Arbejder kommunens ansatte for at konkurrenceudsætte også mindre indkøb (med en samlet værdi på over 500.000 kr.). 3. Grundlag Indkøb af varer og tjenesteydelser skal overholde forskellige krav til markedsafprøvning afhængig af, hvor store beløb der købes ind for. 3.1 Indkøb via EU-udbud Indkøb af varer og tjenesteydelser skal foretages efter bestemmelserne i EU s udbudsdirektiv, når den forventede udgift over en aftaleperiode på 3-4 år samlet set overstiger den såkaldte tærskelværdi. Tærskelværdien er den maksimale beløbsgrænse, som en kontrakts samlede anslåede værdi ekskl. moms må have, førend købet bliver udbudspligtigt i henhold til udbudsdirektivet. Tærskelværdien reguleres hvert andet år. Den gældende tærskelværdi (2010 og 2011) for indkøb af varer og tjenesteydelser udgør 1.438.448 kr. eksklusiv moms. 3.2 Markedsafprøvning i henhold til tilbudsloven De indkøb af varer og tjenesteydelser, der ikke skal i EU-udbud, skal i stedet annonceres, når værdien overstiger 500.000 kr. set over 3-4 år. Disse indkøb skal som minimum offentliggøres på Solrød Kommunes hjemmeside. Indkøb over 500.000 kr. kan både omfatte enkeltstående vareanskaffelser og successive indkøb, som f.eks. konsulentydelser. 3.3 Lov om håndhævelse af udbudsreglerne Klagenævnet har som noget nyt fået kompetence til at erklære en kontrakt for uden virkning og påbyde ophævelse af kontrakten 2. Der er tale om en væsentlig stramning af udbudslovgivningen. Sigtet er først og fremmest at gøre det muligt for Klagenævnet for Udbud at skride ind i de situationer, hvor kommuner indgår kontrakter uden forudgående EU-udbud. I sådanne situationer har Klagenævnet for Udbud pligt til at erklære en kontrakt for uden virkning. Klagenævnet for Udbud kan som alternativ pålægge kommunen en bøde 3. Det har ikke nogen betydning, om kommunen har været i god tro. Påbydes kontrakten ophævet kan det ikke udelukkes, at den hidtidige kontraktpart berettiget kan rejse et krav om erstatning for mistet fortjeneste frem til det tidspunkt, hvor kontrakten skulle være udløbet. 3.4 Miljø og energihensyn Solrød Kommunes krav til miljø- og energiforhold skal fremgå ved konkurrenceudsættelse af varer og tjenesteydelser. Miljø- og energihensyn kan enten fremgå som fastsatte minimumskrav eller indgå som konkurrenceparameter. Beslutningen herom træffes i forhold til den konkrete sag og på baggrund af en drøftelse mellem Indkøbsfunktionen og team Miljø samt det relevante fagområde, 2 Et nyt regelsæt inden for udbudsretten (kontroldirektivet) ligger til grund for denne ændring, der er udmøntet i en ny Lov om håndhævelse af udbudsreglerne, der trådte i kraft den 1. juli 2010. 3 Der lægges i forarbejderne op til, at bøderne skal være af en tilpas afskrækkende størrelse på mellem 3-5 % af kontraktsummen, dog minimum 25.000 kr. og maksimum 10.000.000 kr. for førstegangsovertrædelser. 3
hvilket skal sikre, at man kommer frem til den rette balance, hvad angår krav og forventede (mer)udgifter. Indkøb i Solrød Kommune skal ske således, at der i vidt omfang tages udgangspunkt i relevante og anerkendte anbefalinger til miljø- og energirigtige indkøb, herunder miljøstyrelsens og Center for Energibesparelsers anbefalinger. Det anbefales endvidere, at der købes produkter, der lever op til kravene for miljømærkede produkter/energivenlige produkter, og at der vælges produkter der kan genbruges/genanvendes. 4. Organisaton 4.1 Centrale indkøb Solrød Kommunes indkøb er baseret på et koordineret centralt/decentralt samarbejde. En central indkøbsfunktion indgår indkøbsaftaler på vegne af hele kommunen og har ansvaret for den overordnede implementering af disse. De konkrete indkøb gennemføres decentralt. Indkøbsansvaret følger budgetansvar med hensyn til pligter, beføjelser og delegering. Indkøbsfunktionen er organisatorisk henlagt under den administrerende direktør, der overfor Økonomiudvalget er ansvarlig for, at funktionen tilrettelægges i overensstemmelse med de indkøbspolitiske målsætninger og retningslinjer. Forud for indgåelse af aftaler/udbud bliver der efter behov nedsat brugergrupper bestående af relevante repræsentanter fra de decentrale enheder. Dette sikrer indkøberne indflydelse på de indgåede aftaler. Enhver af kommunens afdelinger/institutioner/indkøbere kan foreslå emner til nye aftaler, der kan tages op i den centrale indkøbsfunktion. 4.2 Obligatoriske aftaler Samtlige aftaler som indgås af indkøbsfunktionen gennem konkurrenceudsættelse er obligatoriske for de decentrale indkøbere med mindre andet udtrykkeligt fremgår. Disse aftaler er obligatoriske, fordi de samlet set giver Solrød Kommune de største fordele, herunder bedre priser, fælles kvalitetsstandarder, leveringsbetingelser, mv. Aftalerne kan dog afviges i særlige tilfælde, f.eks. hvis en daginstitution ud fra pædagogiske eller arrangementtekniske hensyn ønsker at købe ind med børnene. På samme måde vil der være plads til løbende små-indkøb og til at bevare tilknytningen til de lokale handlende. Selvom en institution /afdeling finder, at varer på aftalen kan indkøbes væsentligt billigere andetsteds fra, er institutionen/afdelingen som udgangspunkt forpligtet til at købe ind under den centralt indgåede aftale. Indkøberen i den konkrete afdeling/institution kontakter indkøbsfunktionen med henblik på at informere om, at visse varer/tjenesteydelser kan fås væsentligt billigere andetsteds. 4.3 E-handel Solrød Kommune satser målrettet på en digital understøttelse af indkøbsfunktionen som en forudsætning for at kunne effektivisere kommunens indkøb. 4
I kommunens indkøbssystem er der etableret et elektronisk bestillings- og betalingssystem, hvorigennem indgåede indkøbsaftaler er tilgængelige. De indkøbende enheder er forpligtet til at bruge systemet, hvor det er anvendeligt. Det er indkøbsfunktionens ansvar at informere på Sol-nettet omkring aftaler, der er lagt ind i e-handelskataloget. Det er Opus-hotlines ansvar at oprette, administrere og vedligeholde Solrød Kommunes elektroniske indkøbssystem, ligesom det er Opus-hotlines ansvar at rådgive institutioner og afdelinger om det elektroniske indkøbssystem. Opus-hotline er forankret i Team Økonomiservice i Økonomiafdelingen. 4.4 Indkøbsfunktionens opgaver Indkøbsfunktionen udarbejder hvert år pr. den 31. december en oversigt over centralt og decentralt indgåede aftaler indgået efter EU-udbud samt forlængelser af sådanne aftaler. Oversigten indeholder også oplysninger om, på hvilke områder varerne/tjenesteydelserne købes ind via eksterne aftaler. Oversigten skal som minimum indeholde oplysninger om samarbejdspartnere og varearter. Samtidig fremkommer indkøbsfunktionen med en oversigt til Direktionen over indsatsområder for det kommende kalenderår. Centrale aftaler indgås, hvor indkøbsfunktionen ud fra forretningsmæssige overvejelser finder det hensigtsmæssigt. Ofte vil det være områder, hvor varearten indkøbes på tværs af hele kommunen. Alle indkøbsaftaler udbydes ud fra den samlede volumen og størrelse, som Solrød Kommunes indkøbsgrundlag udgør. Med henblik på at optimere indkøbene, herunder give mulighed for stor volumen og dermed større rabatter, skal standardisering indtænkes i forbindelse med alle indkøb. Solrød Kommune har siden oktober 2008 deltaget i indkøbsfællesskabet Fællesudbud Sjælland. Indkøbsfunktionen beslutter konkret fra udbud til udbud om Solrød Kommune skal deltage i udbud foretaget på vegne af Fællesudbud Sjælland, ligesom Indkøbsfunktionen repræsenterer kommunen i dette indkøbsfællesskab. Det er en betingelse, at tilslutning til aftalen sker inden udbuddet er gennemført. Indkøbsfunktionen skal tilbyde relevante repræsentanter fra institutioner/afdelinger i Solrød Kommune deltagelse i den/de brugergrupper, der oprettes i forbindelse med udbuddet. Det er Indkøbsfunktionen der beslutter, om centrale aftaler skal indgås ved anvendelse af eksterne aftaler i form af f.eks. SKI aftaler 4 eller Finansministeriets aftaler. Indkøbsfunktionens opgaver er derudover i ikke prioriteret rækkefølge: - at påse og i form af kursus / oplysningsvirksomhed at tage initiativ til, at direktiver, lovgivnings- og myndighedskrav i forhold til indkøbsområdet, kendes og respekteres i Solrød Kommune, - at formidle indgåede indkøbsaftaler til kommunens decentrale indkøbere hovedsageligt via Sol-nettet., - at bistå med rådgivning og ekspertise vedrørende indkøbsmæssige spørgsmål, 4 SKI er en forkortelse for Statens og Kommunernes Indkøb. 5
- at tage initiativ til koordinering og samarbejde omkring større fællesindkøb, - at indgå, forny og vedligeholde indkøbsaftaler på vegne af Solrød Kommune, herunder at foretage kommunens EU-udbud af vareindkøb i samarbejde med afdelinger, institutioner og eventuelle eksterne rådgivere, - at varetage kommunens samlede interesser på indkøbsområdet, således at indkøbet ses ud fra en helhedsvurdering, - løbende gennemføre opfølgning på og analyser omkring kommunens indkøb og opnåede statistiske besparelser. 4.5 Områder, hvor der ikke er indgået centrale indkøbsaftaler Hvis ikke der findes en central indkøbsaftale, og der heller ikke er planer om en sådan køber afdelingerne/institutionerne ind under overholdelse af principperne nævnt ovenfor under pkt. 2 og lovgivningen nævnt under pkt. 3. Er der tale om indkøb for beløb, der overstiger tærskelværdierne i EUudbudsdirektivet, forankres EU-udbuddet som hovedregel i den enkelte afdeling. Udarbejdelse af kravspecifikation og udbudsmateriale vil således påhvile den pågældende afdeling med ledelsen som den ansvarlige for arbejdet. Indkøbsfunktionen står til rådighed med rådgivning i forbindelse med udbuddets gennemførelse og kan efter aftale bistå med udbuddet. I bilag 1 er der angivet retningslinjer for gennemførelse af EU-udbud. Afdelingen skal orientere Indkøbsfunktionen om gennemførelsen af EU-udbud med henblik på, at der skabes et centralt overblik over, på hvilke områder Solrød Kommune har indgået kontrakter efter EU-udbud. Er der tale om indkøb der samlet overstiger 500.000 kr. eksklusive moms (tærskelværdien i tilbudsloven) skal den enkelte afdeling/institution foretage den nødvendige annoncering og markedsafprøvning i overensstemmelse med tilbudslovens principper herom. I bilag 2 er der angivet retningslinjer for gennemførelsen af nationale udbud. Ledelsen i den pågældende afdeling/institution er ansvarlig for arbejdet. Indkøbsfunktionen står til rådighed med rådgivning i forbindelse med udbuddets gennemførelse. Indkøbsaftaler må ikke anvendes af kommunens ansatte til private indkøb. 4.6 Delegation af kompetence fra Byrådet 4.6.1 Delegation ved EU-udbud af varer Byrådet orienteres inden årets udgang om alle de EU-udbud, der er foretaget centralt af Indkøbsfunktionen og decentralt i det pågældende kalenderår. Byrådet orienteres endvidere om indsatsområdet for det kommende år. 4.6.2 Delegation ved EU-udbud af tjenesteydelser - førstegangudbud Alle førstegangsudbud af tjenesteydelser med en værdi på over 1,5 mio. kr. (udbudsdirektivets tærskelværdi) skal godkendes af Byrådet. Dette gælder såvel udbudsbeskrivelse, udbudsmateriale og valg af tilbudsgiver. 6
4.6.3 Delegation ved EU-udbud af tjenesteydelser - genudbud Genudbud af tjenesteydelseskontrakter indgået efter EU-udbud med en værdi på over 1,5 mio. kr. skal godkendes af Byrådet. Dette gælder såvel udbudsmateriale samt valg af tilbudsgiver. 4.6.4 Delegation ved forlængelse af kontrakter indgået efter EU-udbud. Byrådet orienteres inden årets udgang, om kontrakter indgået på baggrund af EUudbud, som er forlænget i det pågældende år. En forlængelse af en eksisterende kontrakt kan kun lade sig gøre, hvis forlængelse er medtaget som option i det oprindelige udbudsmateriale. En forlængelse af en kontrakt vil derfor være med uændret serviceniveau og betalingsbetingelser. Hvis en kontrakt ikke forlænges, skal den genudbydes med mindre Byrådet har besluttet at hjemtage opgaven. 4.6.5 Øvrig konkurrenceudsættelse Øvrig konkurrenceudsættelse foretages administrativt, hvis det ikke medfører ændringer i serviceniveau eller bevillinger. I den udstrækning at der er ændringer i serviceniveau eller bevillinger skal dette godkendes af Byrådet jævnfør de almindelige bevillingsregler. Det betyder blandt andet, at der skal være en mulighed for at opsige kontrakten med 3 måneders varsel. 5. Retningslinjer for gennemførelse af udbud I bilag 1 og bilag 2 er der angivet generelle retningslinjer for gennemførelse af EUudbud og nationale udbud. Derudover kan den enkelte afdeling (institution) kontakte Indkøbsfunktionen med henblik på at få yderligere rådgivning. 5.1 Udbud af tjenesteydelser, herunder særligt om førstegangsudbud Udbud af tjenesteydelser, der ikke har været udbudt før men varetages internt af kommunen selv, adskiller sig markant fra genudbud af tjenesteydelser, som allerede varetages af eksterne leverandører. Dette afsnit omhandler hovedsageligt udbud af tjenesteydelser, der ikke har været udbudt før. 5.1.1 Sagsforløb kort: Processen før man når frem til udarbejdelse af et udbudsmateriale vedrørende tjenesteydelser, som hidtil har været varetaget internt i kommunen, er meget omfattende, idet der skal foretages en (omfattende) kortlægning af den kommunale opgavevaretagelse samt en analyse af eksterne leverandørers muligheder for at varetage den pågældende opgave. Sagsforløbet ved førstegangudbud af tjenesteydelser kan kort opridses i følgende 9 punkter, hvor det lægges til grund, at Byrådet beslutter at gå videre med sagen, hver gang sagen forelægges Byrådet: 1. Nyt udbudsemne besluttes i Byrådet 2. Administrationen udarbejder en foranalyse for at afdække om udbudsemnet er egnet 3. Byrådet enten forkaster eller accepterer udbudsemnet på baggrund af foranalysen 7
4. Administrationen udarbejder forslag til generel udbudsbeskrivelse på baggrund af en analyse af området 5. Evt. høring i det lokale MED-udvalg/personalemøde, Hoved-MED-udvalg samt relevante faglige organisationer 6. Udbudsbeskrivelse forelægges Byrådet (forkastes eller accepteres) 7. Udbudsmaterialet udarbejdes 8. Udbudsmateriale behandles politisk (forkastes eller accepteres) 9. Opgaven udbydes. Bilag 3 indeholder en mere detaljeret beskrivelse af sagsforløbet. 5.1.2 Analyseopgaver i forbindelse med førstegangsudbud Opgavens service- og kvalitetsniveau skal beskrives Serviceydelserne skal kunne beskrives detaljeret både med hensyn til kvalitet og serviceniveau, således at man politisk har mulighed for at vurdere det nuværende og det tilbudte/udbudte niveau af service og kvalitet. En detaljeret analyse kan samtidig anvendes som et styringsinstrument til at forbedre opgaveudførelsen i kommunalt regi, og derved vil kommunen have bedre mulighed for at konkurrere med andre udbydere gennem en mere hensigtsmæssig opgaveudførelse. En fyldestgørende beskrivelse af serviceniveauet på et givent område kan meget vel kræve betydelige ressourcer, enten i form af medgået tid i administrationen eller i form af tilkøbt ekstern bistand. Som udgangspunkt vil ethvert udbudsmateriale skulle beskrive det service- og kvalitetsniveau som Solrød Kommune leverer i dag. Såfremt udbuddet skal være på et andet niveau, vil det stadig forudsætte, at der foretages en vurdering og beskrivelse af det oprindeligt leverede service- og kvalitetsniveau. Analyse af markedet - eksisterer der reel konkurrence Udbud af opgaver bygger på antagelsen om, at man vil opnå effektiviserings- og rationaliseringsgevinster gennem en øget konkurrence om udførelsen af de enkelte opgaver. At der skal eksistere en reel konkurrence, indebærer tillige, at der foretages en saglig vurdering af antallet af potentielle tilbudsgivere, ligesom det må vurderes, om de markedsmæssige strukturer indebærer, at udliciteringen vil føre til et privat monopol i stedet for et offentligt. Såfremt der ikke eksisterer et reelt marked i konkurrence er det Solrød Kommunes principielle holdning, at det ikke vil være attraktivt at udbyde en given opgave. Udarbejdelse af kontrolbud For at kontrollere at kommunen får opgaven udført til den rigtige pris, skal der som hovedregel foretages en kontrolberegning, der behandles på lige fod med andre indkomne tilbud. 5 En kontrolberegning afklarer, hvad det koster at udføre opgaven i kommunalt regi. Kontrolberegninger skal også foretages ved genudbud. 5 Kontrolberegningen skal overholde kravene i bekendtgørelse nr. 607 af 24. juni 2008 om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud. 8
Udarbejdelse af eget bud Det er centralt, at alle tilbudsgivere har lige vilkår for at deltage i tilbudsprocessen. Hvis det besluttes at udbyde en kommunal opgave, og det samtidig besluttes, at der er mulighed for at komme med eget bud på opgaven, skal de kommunale afdelinger/institutioner have den nødvendige bistand, så et professionelt tilbud kan gives. Selvom der udarbejdes eget bud, skal der stadigvæk udarbejdes et kontrolbud. 5.1.3 Omkostningskalkulation Omkostninger ved udbud Omkostningerne ved udarbejdelse af udbudsmateriale skal beregnes med både de direkte 6 og de indirekte 7 omkostninger. Udgiften til udarbejdelse af udbudsmateriale skal sættes i forhold til den besparelse, der opnås ved en eventuel udlicitering. Tab af produktionsmæssige biydelser Det skal undersøges, om der vil ske et tab af gratis producerede biydelser i forbindelse med, at et område overdrages fra offentlig til privat drift. Tab af kompetencer Når et område udliciteres vil kommunen miste viden og ekspertise gennem de medarbejdere, der forlader organisationen. Det er derfor nødvendigt på forhånd at vurdere, hvordan organisationen påvirkes af dette tab. Det bør også overvejes, om kommunen har en reel mulighed for at tage opgaven tilbage, når organisationsstrukturen er blevet ændret. Hvis kommunen mister denne mulighed, vil man miste en sanktionsmulighed og konkurrencen på området vil mindskes. Man bør samtidig sikre sig, at man har den nødvendige ekspertise til at kunne kontrollere den udbudte service og kvalitet, enten ved selv at gøre det eller bruge private virksomheder. Denne kontrolfunktion vil i nogle tilfælde medføre øgede udgifter/kræve flere ressourcer. Påvirkning af decentrale institutioner Det skal undersøges om et udbud påvirker de decentrale institutioner for eksempel økonomisk eller organisatorisk, hvis en del eller hele området bliver udliciteret. 5.1.4 Beskrivelse af opgaven Omfanget af opgaven skal beskrives præcist for eksempel med hensyn til, hvilken kvalitet opgaven skal udføres med, hvor tit opgaven skal udføres, hvornår opgaven skal udføres. Derudover skal de enkelte arbejdsområder beskrives detaljeret så tilbudsgiverne konkurrerer på lige vilkår. 5.1.5 Beskrivelse af personalemæssige forhold I hvert enkelt udbud vurderes det konkret, hvilke personalemæssige hensyn der skal inddrages. Det skal fremgå tydeligt af udbuds- og kontraktmateriale, hvilke 6 F.eks. løn til konsulenter, løn til de medarbejdere der beregner udbuddet, uddannelse af medarbejdere. 7 Orientering af medarbejdergrupper om konsekvenser af et eventuelt udbud. Organisatoriske ændringer. 9
retlige og administrative forpligtelser kontraktparterne skal opfylde i forbindelse med modtagelsen af personalet ved kontraktstart, i forbindelse med håndtering af personale i kontraktperioden og i forbindelse med eventuel videreoverdragelse af personalet ved kontraktens ophør. Personaleafdelingen skal inddrages i processen omkring udbuddet, ligeså snart det bliver klart, at virksomhedsoverdragelsesloven kan finde anvendelse. Virksomheden skal: Overholde alle relevante love og overenskomster i forhold til de ansatte, herunder funktionærloven, arbejdsmiljøloven og virksomhedsoverdragelsesloven. Have et fungerende sikkerhedsudvalg, hvis antallet af medarbejdere berettiger det. Medvirke til at fastholde og udbygge et sikkert og sundt fysisk, psykisk og socialt arbejdsmiljø. Der kan stilles krav til overholdelse af særlige interne regler som rygepolitik, alkohol, medarbejderindflydelse og tavshedspligt, ligesom personalepolitikken kan indgå som et blandt flere kriterier ved tildeling af opgaven. Virksomhedsoverdragelsesloven er relevant, både hvor Solrød Kommune i forbindelse med udlicitering overdrager personale til en anden virksomhed, og hvor der overdrages personale fra en ekstern virksomhed til en anden ekstern virksomhed. Informationsforpligtelsen indeholdt i virksomhedsoverdragelsesloven skal følges over for medarbejdere og deres repræsentanter. Den virksomhed, der vinder kontrakten, skal kontraktuelt forpligtes til at udlevere medarbejderdata til Solrød Kommune i forbindelse med kontraktophør (og forinden et eventuelt nyt udbud igangsættes). Denne forpligtelse skal fremgå af det udkast til kontrakt, som vedlægges udbudsmaterialet. Oplysningerne skal sikre, at Solrød Kommune ved et eventuelt nyt udbud overholder det udbudsretlige ligebehandlingsprincip ved at kunne stille oplysninger om medarbejdere til rådighed for alle tilbudsgivere. Oplysningerne skal indbefatte, hvor mange medarbejdere der skal overdrages, samt hver enkelt medarbejders kvalifikationer og anciennitet samt lønog ansættelsesforhold. I forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet kan der blive draget medarbejdere ind i processen, for eksempel ved deltagelse i arbejdsgrupper. Der vil endvidere være fokus på at informere i et omfang, der skaber størst mulig tillid til processen, herunder processerne i forbindelse med overgangen til en ny arbejdsgiver, idet tillid og troværdighed i og til processen er væsentlige elementer i forhold til at skabe anerkendelse og accept af tilbuddet. 5.1.6 Socialt engagement Kommunen kan have ønske om at sikre sociale eller personalemæssige biydelser i forbindelse med et udbud. Det kan for eksempel være beskæftigelsesmæssige foranstaltninger eller uddannelse. Hovedprincippet er, at kommunen og de private tilbudsgivere står lige i selve tilbudssituationen m.h.t. graden af socialt engagement, så det sikres, at man har lige vilkår, når man afgiver tilbud. Man kan derfor ved udbud stille krav om, at virksomhederne påtager sig de samme forpligtigelser, som den kommunale institution/afdeling har gjort før udliciteringen. Dette kan for eksempel være aktivering, revalidering, skånejob, elev- og praktikpladser. 10
Udbudsmaterialet kan indeholde oplysninger om, hvor mange af de ovennævnte stillinger der er oprettet i kommunalt regi og med et krav om, at der oprettes et tilsvarende antal stillinger i den private virksomhed. Herunder kan indgå en kommunal politik om integration af flygtninge og indvandrere. 6. Leje, leasing- og serviceaftaler Leje, leasing- og serviceaftaler vedrørende anskaffelser og vedligeholdelse af maskiner og inventar, der rækker ud over budgetåret, kan alene indgås med Økonomiudvalgets godkendelse. 7. Fortrolighed Indkøbsaftaler og kontrakter af indkøbsmæssig karakter kan være undtaget fra aktindsigt i medfør af offentlighedslovens 12 8, men det kræver en konkret vurdering. Aftaler og kontrakter er fortrolige og må ikke videregives til tredjemand. 8. Vedtagelse Solrød Kommunes økonomiudvalg har i henhold til styrelsesvedtægtens 10 fastsat ovenstående retningslinjer for kommunens indkøb. Retningslinjerne for indkøb og udbud forelægges fremover for Byrådet i starten af hver valgperiode eller efter behov. Retningslinjerne for indkøb og udbud er tiltrådt af Byrådet den xx.xx.xxxx. 8 Lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen. 11
Bilag 1: Retningslinjer for EU-udbud 1. Er tærskelværdien overskredet? Hvis køb af en vare eller tjenesteydelser overstiger den såkaldte tærskelværdi på 1.438.448 kr. eksklusiv moms skal kontrakten som hovedregel være genstand for EU-udbud. Tærskelværdien ændres løbende normalt hver andet år. De aktuelle tærskelværdier offentliggøres på Konkurrencestyrelsens hjemmeside www.ks.dk. Når det overvejes, hvorvidt tærskelværdien i udbudsdirektivet på 1.438.448 kr. er overskredet skal man være opmærksom på: Værdien skal beregnes for hele kontraktens løbetid. Alle optioner og muligheder for forlængelse skal regnes med. Ensartede eller gentagne ydelser skal lægges sammen (det er ikke en enkelt institutions køb af toiletpapir eller pc ere men hele kommunens indkøb af toiletpapir eller pc ere). Specifikt for tjenesteydelseskontrakter gælder det, at den samlede kontraktværdi fastsættes til den månedlige værdi ganget med 48 (4 år) ved kontrakter der er tidsubegrænsede, eller hvor kontrakten har en løbetid på over 48 måneder. Læs mere om beregning af kontraktværdi i Konkurrencestyrelsens vejledning Offentlige indkøb af varer og tjenesteydelser Fakta om tærskelværdier og kontraktberegning. Vejledningen findes på Konkurrencestyrelsens hjemmeside www.ks.dk 2. Er der områder, der er undtaget fra udbudsdirektiverne selvom tærskelværdien er overskredet? Der er områder, der er undtaget fra udbudsdirektiverne. Dette gælder blandt andet de tjenesteydelser, der er opregnet i bilag II B i udbudsdirektivet (skal kun overholde enkelte bestemmelser i udbudsdirektivet) samt delkontrakter. En kontrakt betegnes delkontrakt, hvis den anslåede værdi af den enkelte delkontrakt ikke overstiger EUtærskelværdien for delkontrakter på 596.248 kr. (2010/2011) og den samlede værdi af alle delkontrakter ikke overstiger 20 % af den totale værdi af kontrakten. 3. Hvis man ikke afholder EU-udbud. Det kan være en god ide at offentliggøre en bekendtgørelse om forudgående gennemsigtighed i EU-tidende forud for kontraktindgåelse, selvom man er kommet 12
frem til, at kontrakten ikke skal i EU-udbud. Særligt hvis købet ligger lige under tærskelværdien eller man er i tvivl, om kontraktværdien er opgjort korrekt. Offentliggørelse af en sådan bekendtgørelse kombineret med en standstill-periode på 11 dage mellem offentliggørelse og kontraktindgåelse har den virkning, at Klagenævnet for Udbud ikke kan erklære den indgåede kontrakt for uden virkning med påbud om ophævelse 9. 4. Hvis man overvejer at anvende aftaler indgået eksternt (SKI/FM-ataler) I stedet for selv at foretage et udbud har man som kommune mulighed for at afløfte udbudspligten ved at anvende en rammekontrakt indgået af Finansministeriet eller Staten og Kommunernes Indkøb (SKI). Finansministeriet indgår aftaler for de statslige institutioner og giver i den forbindelse kommunerne mulighed for at gøre brug af bestemte aftaler. Finansministeriet indgår oftest kun aftale med én leverandør. SKI indgår aftaler med flere leverandører, hvorfor man som kommune skal ind og vælge, hvilken af leverandørerne på aftalen, der bedst opfylder ens behov. Valg af leverandør kan enten ske ved en direkte tildeling under den eksisterende rammekontrakt (hvor man ikke ændrer på nogle af de kontraktvilkår, der fremgår af rammeaftalen) eller ved et miniudbud, hvor man genåbner konkurrencen blandt leverandørerne på rammeaftalen, blandt andet for at få fornyet konkurrence om priserne. Anvendes direkte tildeling, anbefaler SKI, at man offentliggør en frivillig bekendtgørelse om forudgående gennemsigtighed på TED-databasen og venter med at indgå kontrakten til 11 dage efter offentliggørelsen. 10 Anvendes tildeling efter mini-udbud anbefaler SKI, at indkøberens accept- og afslagsbreve er ledsaget af en kort redegørelse for den trufne beslutning, og at man afventer indgåelse af kontrakten til 11 dage efter meddelelse om tildeling. For nyere aftaler vil det som hovedregel være beskrevet i rammeaftalen (rammeaftalebilag 08), hvornår man skal anvende direkte tildeling og hvornår man skal anvende miniudbud. Der er kommet øget fokus på, om kommunerne ved direkte tildeling overholder udbudsreglerne, når kommunen foretager valget mellem flere leverandører. I teorien er der fortalere for, at SKI modellen, hvor den konkrete indkøber selv afgør, hvilken leverandør på aftalen der skal have ordren er ulovlig i sig selv. Det bedste kommunen kan gøre, indtil der er kommet mere klarhed på området er: at evaluere tilbuddene fra alle de leverandører, der kan opfylde kommunens behov, 9 Bekendtgørelsen findes på TED databasen (http://ted.europa.eu.ted/main/homepage.do og hedder bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed. 10 Se note 9. 13
at evaluere på baggrund af de del- og underkriterier som SKI anvendte ved tildeling af rammeaftalen og at sørge for at have dokumentationen i orden - indkøberen skal udarbejde et notat for det konkrete indkøb, der beskriver evalueringen og tildelingen af kontrakten (skabelon er vedlagt SKI s vejledning, jf. nedenfor). For at kunne gennemføre en tilstrækkeligt oplyst evalueringsproces skal indkøberen indhente følgende oplysninger forud for evalueringen: Oplysninger om de delkriterier og underkriterier der er anvendt ved tildeling af rammeaftalen (kan fås på SKI s hjemmeside www.ski.dk) Oplysninger om leverandørerne på aftalen (kan også fås på SKIs hjemmeside) Information om leverandørernes priser og andre oplysninger til brug for evalueringen. (Oplysninger om priser kan der være adgang til under netindkøb på SKIs hjemmeside. Det kræver log-on kode at få adgang. Kontakt indkøbsfunktionen for at få log-on kode. Alternativt må man kontakte SKI direkte for at få information om priser). SKI har udarbejdet en udbudsretlig vejledning om direkte tildeling, som findes på SKIs hjemmeside www.ski.dk. 5. Hvilke udbudsformer kan du vælge ved EU-udbud Der er følgende typer af EU-udbud, hvoraf de to første (offentligt udbud og begrænset udgud) er de mest almindelige: Offentligt udbud: Hvor alle interesserede virksomheder har mulighed for at byde. Anvendes oftest hvis man ved, at der ikke er mange tilbudsgivere i markedet. Begrænset udbud: Udbud på baggrund af prækvalifikation hvor kommunen først på baggrund af objektive kriterier - udvælger de tilbudsgivere, der skal deltage i udbuddet. Kun disse virksomheder får tilsendt udbudsmaterialet. Udvælgelsen skal ske på baggrund af dokumentationskrav/minimumskrav der har med virksomheden at gøre og ikke med tilbuddet. Anvendes ofte ved komplicerede udbud, hvor der bruges mange kræfter på at udforme tilbuddene og på udbud, hvor der er mange potentielle tilbudsgivere. Endvidere kan det være en fordel at anvende udbudsformen for at få de potentielle tilbudsgivere til at fokusere på de stillede dokumentationskrav, idet man ved offentlige udbud ofte må afvise flere tilbudsgivere, der ikke har levet op til formelle krav (indsendelse af regnskab, underskrift på tro- og loveerklæring, etc.) Anvendes begrænset udbud skal man huske at vedlægge en begrundelse for eventuelle afslag på deltagelse i udbudsproceduren, idet dette er en betingelse for at klagefristen på 30 dage begynder at løbe. Konkurrencepræget dialog: I tilfælde af særligt komplekse kontrakter, hvor der er teknisk, økonomisk og/eller juridisk usikkerhed omkring opgaveløsningen, er der mulighed for at udbyde en opgave i konkurrencepræget dialog. Eftersom leverandørerne hjælper kommunen med at konkretisere de forskellige muligheder for opgaveløsning, vil det normalt blive aftalt en kompensation for den tid leverandørerne bruger på dialogen. 14
Udbud efter forhandling: I særlige tilfælde har kommunen mulighed for at indgå udbud efter forhandling enten på baggrund af forudgående annoncering i EU-Tidende eller ved på forhånd at udvælge de leverandører, der skal give tilbud. Det er specifikt reguleret i udbudsdirektivet, hvornår udbudsformen kan anvendes. Der er tale om en undtagelse så bestemmelsen skal fortolkes indskrænkende. For eksempel gives der mulighed for udbud efter forhandling hvis der ikke er indkommet nogle egnede tilbud. Dynamiske indkøbssystemer: Der oprettes et elektronisk indkøbssystem, hvor interesserede tilbudsgivere under hele indkøbssystemets levetid (4 år) har mulighed for at byde ind med vejledende tilbud. De vejledende tilbud kan til enhver tid forbedres. Ved udbud under indkøbssystemet opfordrer udbyder alle de tilbudsgivere, der er optaget i systemet, til at afgive et tilbud. Der anvendes udelukkende elektroniske midler såvel ved indførelsen af systemet som ved tildelingen af kontrakterne. 6. Kort om udbudsmaterialet Udbudsmaterialet/udbudsbekendtgørelsen skal fastlægge: 1. Udvælgelseskriterierne (dokumentationskrav/minimumskrav der vedrører virksomheden (og ikke tilbuddet). 2. Tildelingskriterierne (de parametre, der konkurreres på i tilbuddet) 3. Formelle regler vedrørende tilbuddet (formkrav, adgang til alternative tilbud, adgang til at tage forbehold, mv.), samt information om, hvor tilbudsgiverne kan få relevante oplysninger om forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø. 4. Endvidere skal tilbudsgiver underskriver en erklæring om, at tilbudsgiver ved udarbejdelsen af tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres. Endvidere bør udbudsmaterialet indeholde: 5. Kravspecifikation. (Man må ikke henvise til et bestemt fabrikat, mærke, etc., og hvis beskrivelse sker via henvisninger til standarder er det reguleret i udbudsdirektivet, hvilke standarder, der har højst prioritet, og som derfor skal anvendes først). 6. Kontraktvilkårene - udkast til kontrakt bør vedlægges. Det er vigtigt ved udformning af kravspecifikation, kontraktvilkår og tildelingskriterier, at man gør sig klart, hvilke elementer i udbudsmaterialet, der kan konkurreres på, og hvilke elementer der udgør fast definerede krav. De elementer, der konkurreres på bør afspejles i underkriterierne til tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Gør de ikke det, kan tilbudsgiverne tilbyde hvad som helst uden at udbyder har en chance for at tillægge en god/dårlig besvarelse vægt. Ad 1 Udvælgelseskriterier 15
Virksomheden skal fagligt og økonomisk dokumentere sin evne til at løse opgaven. Kun de tilbudsgivere der har opfyldt de krav, udbyder har stillet til dokumentation og minimumskrav kan gå videre i processen og få deres tilbud vurderet. Det er en god ide kun at stille nødvendige krav, idet man ofte oplever at måtte afvise tilbudsgivere, der ikke har vedlagt al den krævede dokumentation. Det er en betingelse i forbindelse med udvælgelsen, at tilbudsgiveren har underskrevet en erklæring på tro og love om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Udbyder må ikke antage tilbud fra en tilbudsgiver, der ikke har afgivet den i stk. 1 nævnte gældserklæring, eller som har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, der overstiger 100.000 kr. Ad 2 Tildelingskriterier Valg af leverandør sker enten på baggrund af kriteriet laveste pris eller ud fra en vurdering af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Laveste pris er relevant, hvis man kan beskrive meget præcise minimumskrav til det produkt der skal købes, mens valget af det økonomisk mest fordelagtige tilbud egner sig bedst til indkøb, hvor det kan være svært at angive præcise minimumskriterier, men hvor det er mere fordelagtigt, at leverandørerne konkurrerer på forskellige parametre. Ved anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, skal udbyder opliste og vægte de delkriterier, som vil blive anvendt, eksempelvis o pris (50%) o kvalitet (30 %) og o service (20 %). Kommunens vægtning af de valgte delkriterier skal offentliggøres i udbudsmaterialet, eventuelt allerede i udbudsbekendtgørelsen. Endvidere skal udbyder angive de underkriterier til delkriterierne, som vil blive tillagt vægt under hvert delkriterium, eksempelvis således at der f.s.v.a. delkriteriet service lægges vægt på underkriterierne leveringstid og konsulentbistand. Der kan gives følgende eksempler på delkriterier (ikke udtømmende): Pris og rabatter Prisen omfatter ud over afregning til leverandøren ved erhvervelsen, omkostningerne for produktet eller ydelsen i hele levetiden. I overvejelserne om prisen bør derfor også indgå f.eks. udgifter til opgradering af programmel eller hvor lang levetiden er. Kvalitet I vurderingen af kvalitet skal det gøres klart, hvad der er den rette faglige, oplevede og organisatoriske kvalitet. Det er ikke nødvendigvis den bedst opnåelige. Miljø- og energihensyn Miljø- og energihensyn er knyttet til hele produktets eller ydelsens livsforløb fra råvareudvinding over produktion og til bortskaffelse. Ved miljørigtige indkøb bør der vælges produkter, der under hensyntagen til prisen: 16
Er fremstillet på den mest miljøvenlig måde Distribueres på den mest miljøvenlig måde Belaster miljøet mindst mulig under brug Kan bortskaffes på den mest miljøvenlige måde Er de lavest mulig el-forbrugende produkter Ved miljø- og energihensyn lægges især vægt på om de produkter der tilbydes, opfylder kravene til de offentlige kontrollerede miljømærkeordninger., f.eks. det europæiske miljømærke Blomsten, det nordiske miljømærke Svanen eller det tyske miljømærke Der Blaue Engel og for økologiske fødevarer, det statskontrollerede økologimærke. På produktområder, der ikke omfattes af miljømærkekriterier, foretages produktets miljøvurdering i det omfang det er muligt ud fra Miljøstyrelsens vejledning og information eller rådgivning fra Solrød Kommune, Teknisk administration. Service I vurderingen af service kan eksempelvis indgå leveringstid, reklemationsprocedure (hvor lang tid går der fra henvendelse til afhjælpning er foretaget) og leveringssikkerhed. Ad 5 udkast til kontrakt: Udkast til kontrakt bør vedlægges udbudsmaterialet. Af kontraktudkastet fremgår oftest vilkår om kontraktperiode, pris, prisregulering, betalingsvilkår og fakturering, evt. e-handel, udarbejdelse af statistikker samt vilkår vedrørende misligholdelse og tvister Kontraktperioden skal tilpasses individuelt til den udliciterede opgave og vil typisk variere fra 3 til 5 år med mulighed for at forlænge eksempelvis 2x1 år. Er der tale om rammeaftaler fastsætter udbudsdirektivet, at rammeaftalen maksimalt må indgås for en 4-årig periode. Andre aftaler kan være længere. En kort aftaleperiode kan være begrundet i et behov for en hurtig revurdering af, om opgaven fortsat skal udføres af private, om opgaven ønskes prøvet i en fornyet konkurrence, eller om der er behov for at revurdere vilkårene for udbuddet. En forudsætning for en kort periode er, at det ikke en investeringstung opgave, der udliciteres. For en lang aftaleperiode taler, at en udbudsrunde er en omkostningskrævende proces, og at virksomheden skal have en vis indkøringsperiode. Hvis et område kræver store investeringer kan det være nødvendigt med længere kontraktperioder for overhovedet at få en reel konkurrence på det pågældende marked. Hensynet til medarbejderne kan også tale for en længere aftaleperiode, så der ikke skabes unødvendig usikkerhed omkring arbejdspladsen. 17
Betalingsvilkår: Som udgangspunkt kræves det, at betalingen kan foretages elektronisk og at betalingsfristen er mindst 30 dage netto. Man bør i almindelighed tilstræbe løbende måned + 30 dage. E-handel:Hvis produktet egner sig til indkøb via e-handel, indsættes der krav til levering af e-handelskatalog. 7. Tildeling og kontraktindgåelse Det er vigtigt, at evalueringsprocessen og tildelingen af kontrakten er objektiv, gennemsigtig og veldokumenteret. Inden kontrakt kan indgås, skal udbyder udsende accept- og afslagsbreve til de deltagende tilbudsgivere. Alle tilbudsgivere skal have underretningen samtidig. Udbyder skal herefter afvente en periode på 10/15 kalenderdage efter tildelingen 11 førend kontrakt kan indgås, den såkaldte standstill-periode. Når accept- og afslagsbreve sendes ud til tilbudsgiverne skal disse være ledsaget af en begrundelse i form af en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen samt oplysning om, hvornår standstill-perioden udløber. Stand still perioden begynder først at løbe, når begrundelseskravet er overholdt. Klager indgivet i standstill-perioden tillægges automatisk opsættende virkning i op til 30 dage, hvorefter Klagenævnet for Udbud skal have truffet beslutning om, hvorvidt klagen skal fortsætte med at have opsættende virkning. Indgås kontrakt i standstill-perioden eller i den periode, hvor Klagenævnet for Udbud har truffet beslutning om opsættende virkning, kan Klagenævnet for Udbud erklære kontrakten for uden virkning med påbud om ophævelse. 11 10 kalenderdage ved elektronisk meddelelse og 15 kalenderdage, når meddelelsen er sendt pr. brev. Fristen beregnes fra dagen efter afsendelse af tildelingsbeslutningen. 18
Bilag 2: Retningslinjer for nationale udbud For indkøb af varer og tjenesteydelser med en samlet værdi på mere end 500.000 kr. eksklusive moms gælder der en annonceringspligt. Dette følger af tilbudsloven. 1. Har kontrakten en samlet værdi på mere end 500.000 kr.? Ved beregning af kontraktværdien skal man være opmærksom på, at værdien af kontrakten skal beregnes for hele kontraktens løbetid, inklusive optioner på forlængelse. For tjenesteydelsers vedkommende, hvis kontrakten er tidsubegrænset eller hvis kontrakten har en løbetid på mere end 48 måneder, fastsættes den samlede kontraktværdi til den månedlige værdi ganget med 48 (4 år). Man skal endvidere være opmærksom på, at ensartede eller gentagne ydelser skal lægges sammen (det er ikke en enkelt institutions køb af toiletpapir eller pc ere men hele kommunens indkøb af toiletpapir eller pc ere der skal lægges sammen). Hvis en udbyder har valgt at dele en kontrakt op i flere mindre dele, kan sammenhængen mellem disse småkontrakter betyde, at udbyder skal annoncere sit indkøb også selvom værdien af den enkelte delkontrakt ikke overstiger 500.000 kr. Annonceringspligten er således uafhængig af, hvordan udbyderen har valgt at organisere sig internt. En delkontrakt, der er undtaget fra udbudspligten efter udbudsdirektivet bliver ikke omfattet af annonceringspligten, blot fordi delkontrakten isoleret set overstiger 500.000 kr. 12 Man kan læse mere om beregning af kontraktværdi i Konkurrencestyrelsens vejledning Offentlige indkøb af varer og tjenesteydelser Fakta om tærskelværdier og kontraktberegning. Vejledningen kan hentes på Konkurrencestyrelsens hjemmeside www.ks.dk 2. Hvordan overholdes annonceringspligten? Ved annoncering af indkøb over 500.000 kr. skal annoncen som minimum indeholde: en beskrivelse af opgaven kontaktoplysninger frist for modtagelse af bud eller anmodning om deltagelse adresse hvortil tilbud eller anmodning om deltagelse skal sendes kriterier for tildeling af kontrakten anmodning om at interesserede tilbudsgivere på tro- og love erklærer, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt forfalden gæld på over 100.000 kr. til det offentlige. Er dette tilfældet gælder der visse krav førend udbyder kan tage tilbuddet i betragtning. 12 Delkontrakter er undtaget fra udbudsdirektivet, hvis den anslåede værdi af den enkelte delkontrakt ikke overstiger EU-tærskelværdien for delkontrakter på 596.248 kr. (2010/2011) og den samlede værdi af alle delkontrakter ikke overstiger 20 % af dne totale værdi. 19
Annoncering skal ske i pressen eller på et elektronisk medie. Annoncering på udbyders hjemmeside er tilstrækkelig. Derudover kan det være en god ide at annoncere på Udbudsavisen, der er en elektronisk hjemmeside specialiseret i at offentliggøre udbud. 13 3. Er der formkrav i øvrigt? Bortset fra annonceringspligten er der ikke fastsat formkrav til proceduren, og udbyderen er frit stillet til at tilrettelægge proceduren, som det findes mest hensigtsmæssigt. Udbyder skal dog sikre, at processen er gennemsigtig, og at alle tilbudsgivere behandles lige. Man kan læse mere om annonceringspligten i Konkurrencestyrelsens vejledning fra juni 2007: Annonceringspligt og hvad så nu. 13 www.udbudsavisen.dk Det koster ikke noget at annoncere på udbudsavisen. 20
Bilag 3: Sagsforløb ved førstegangsudbud af tjenesteydelser Sagsforløb 1. Nyt udbudsemne besluttes i Byrådet Beskrivelse Beslutningen om at undersøge mulighederne for at udbyde en opgave træffes af Byrådet efter indstilling fra fagudvalg / økonomiudvalg. Det sker som hovedregel som en del af budgetlægningen. Hoved-MED-udvalget orienteres årligt om status på udgiftspolitikken (på møde i november eller december) 2. Foranalyse til vurdering af egnethed Administrationen udarbejder en foranalyse, for at afdække hvorvidt det udvalgte emne er egnet til udbud. 3. Indstilling til videre proces foreligges i Byrådet Hvor udbudsemnet enten forkastes eller anbefales 4. Analyse og udarbejdelse af udbudsbeskrivelse Analyse af området, herunder dataindsamling Administrationen udarbejder et forslag til en generel udbudsbeskrivelse, som skal danne politisk og administrativt grundlag for udarbejdelse af et egentligt udbudsmateriale. 5. Høring af udbudsbeskrivelse 6. Udbudsbeskrivelse forelægges i Byrådet I den udstrækning af udbudet omfatter medarbejdere, der eventuelt skal virksomhedsoverdrages, skal udbudsbeskrivelsen sendes i høring i det lokale MED-udvalg / personalemøde, Hoved-MED-udvalg samt relevante faglige organisationer. Udbudsbeskrivelsen foreligges politisk, åben dagsorden. 21
Sagsforløb Beskrivelse Hvor emnet enten forkastes eller fortsat anbefales 7. Udbudsmateriale udarbejdes Udbudsmateriale udarbejdes i administrationen på baggrund af den politiske behandling. Hvis der er medarbejdere der eventuelt skal virksomhedsoverdrages, nedsættes en følgegruppe med medarbejderrepræsentanter. Hvis der afgives eget bud, må medarbejderrepræsentanterne ikke komme fra det område der udbydes, da udbudsmaterialet endnu ikke er udsendt til tilbudsgiverne. Medarbejderrepræsentant udpeges for eksempel fra Hoved-MED-udvalget. 8. Udbudsmateriale behandles politisk Udbudsbeskrivelsen foreligges politisk, lukket dagsorden. 9. Opgaven udbydes Administrationen udbyder opgaven 10. Valg af tilbud De indkomne tilbud behandles politisk, lukket dagsorden. 11. Kontraktindgåelse Efter valg af tilbud, skal samtlige tilbudsgivere samtidigt og hurtigst muligt underrettes om resultatet. Efter underretning til tilbudsgivere skal der gå en stand-still periode på 10 kalenderdage før kontrakt kan indgås og underskrives. Afsendelsesdagen tæller ikke med. 22
Bilag 4: Virksomhedsoverdragelsesloven LBK nr 710 af 20/08/2002 Bekendtgørelse af lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse (Virksomhedsoverdragelsesloven) Herved bekendtgøres lov nr. 111 af 21. marts 1979 om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse, med de ændringer, der følger af lov nr. 441 af 7. juni 2001. 1. Loven finder anvendelse ved overdragelse af en virksomhed eller en del heraf, der ligger inden for det område, hvor traktaten om oprettelse af Det europæiske økonomiske Fællesskab finder anvendelse. Stk. 2. Denne lov finder anvendelse på offentlige og private virksomheder, der udøver en økonomisk aktivitet, uanset om de virker med gevinst for øje. En administrativ eller ved lov foretaget omorganisering af offentlige administrative myndigheder eller en overførsel af administrative funktioner mellem offentlige administrative myndigheder er ikke en overførsel i denne lovs forstand. Stk. 3. Denne lov finder anvendelse ved et konkursbos videresalg af en virksomhed eller en del heraf til en erhverver. Stk. 4. Loven finder ikke anvendelse på søgående skibe. 2. Overdrages en virksomhed eller en del heraf, indtræder erhververen umiddelbart i de rettigheder og forpligtelser, der bestod på overtagelsestidspunktet i henhold til 1) kollektiv overenskomst og aftale, 2) bestemmelser om løn- og arbejdsforhold, der er fastsat eller godkendt af offentlig myndighed og 3) individuel aftale om løn- og arbejdsforhold. Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1 finder kun anvendelse på aftaler om lærlingeforhold, uddannelsesaftaler for elever i de erhvervsfaglige grunduddannelser m.v., såfremt virksomheden efter overdragelsen godkendes som lærested eller praktiksted m.v. Stk. 3. Bestemmelsen i stk. 1 finder ikke anvendelse på lønmodtageres ret til ydelser i forbindelse med alderdom og invaliditet eller ydelser til efterladte i henhold til pensionsordninger. 3. Afskedigelse på grund af overdragelse af en virksomhed eller en del heraf anses ikke for rimeligt begrundet i virksomhedens forhold, medmindre afskedigelsen skyldes økonomiske, tekniske eller organisatoriske årsager, der medfører beskæftigelsesmæssige ændringer. Stk. 2. Ophæves arbejdsaftalen af en lønmodtager, fordi overdragelsen medfører væsentlig ændring af arbejdsvilkårerne til skade for lønmodtageren, sidestilles ophævelsen med en afskedigelse i retsforholdet mellem lønmodtageren og arbejdsgiveren. 23