Familiemøde r evaluering af et pilotprojekt Erfaringer med afholdelse af Familiemøder i Ringsted Kommune i perioden. juni 20 3. maj 20
Børne- og Kulturforvaltningen August 20
Familiemøder evaluering af et pilotprojekt Side 3 Indledning I maj 20 begyndte Ringsted Kommune at afprøve en ny mødeform, kaldet Familie møder. Forud gik en proces, hvor de involverede medarbejdere i overensstemmelse med de politiske beslutninger på området for sårbare børn, unge og familier havde udviklet denne nye mødeform. I perioden fra maj til september 20 blev der afholdt ni Familie møder, og erfaringerne fra disse ni møder blev i oktober 20 beskrevet i en evaluerings rapport, der mundede ud i en række anbefalinger til mindre justeringer af mødeformen. Erfaringerne fra de første ni møder var så gode, at forvaltningen besluttede at fortsætte pilotperioden for at samle tilstrækkelig erfaring som grundlag for et oplæg til en politisk beslutning om den fortsatte anvendelse af Familiemøder. Ved udgangen af maj 20 havde der været afholdt i alt tyve Familiemøder et erfarings grundlag, som var stort nok til at give en status på erfaringerne med Familiemøderne og samtidig give et godt grundlag for at vurdere de konsekvenser, det har at bruge Familie møder som mødeform. Nærværende evalueringsrapport opsamler og beskriver forvalt ningens erfaringer fra de tyve Familiemøder afholdt i perioden. juni 20 3. maj 20. Når der ikke har været afholdt mere end 20 Familiemøder skyldes det dels, at brugen af møderne har været en ny metode, som kun nogle rådgivere er blevet oplært i brugen af, dels at det i en række sager har været meningsfuldt at afholde netværksmøder eller på anden måde inddrage barnets og familiens netværk. Til grund for denne evalueringsrapport ligger følgende: Evalueringsskemaer fra møderne. Til alle Familiemøder er der uddelt evaluerings skemaer til mødedeltagerne i alt 8 evalueringsskemaer er besvaret. Løbende afholdelse af møder med de uddannede mødeledere for at reflektere over Familiemøderne, som de opleves fra mødeledernes perspektiv. Løbende diskussioner i forvaltningens ledergruppe, herunder opfølgning på de anbefalinger der blev givet i evalueringen af første pilotperiode fra oktober 20. Faglige vurderinger fra de medarbejdere, der har været tæt på hele forløbet og har erfaring med mødeledelse og udviklingsprocesser. Hvad er et Familiemøde? Familiemødet er kort fortalt et møde, der samler de vigtigste private og professionelle personer i en families netværk i forbindelse med, at en socialrådgiver forbereder en for anstaltning efter Serviceloven. Opgaven på Familiemødet for den professionelle deltager er at give faglig sparring og bidrage med viden og faglige vurderinger i forhold til udredningen af det enkelte barns og den enkelte families resurser og udfordringer. Familiens børn er som udgangspunkt med til Familiemødet. Familiemøderne er udtryk for en erkendelse af, at det ikke er os som medarbejdere, der skal inddrage familien, men omvendt. Det er familien og familiens medlemmer, der hver dag lever med det, som vi ser udefra og betegner som problematisk eller bekymrende.
Familiemøder evaluering af et pilotprojekt Side 4 Et Familiemøde er derfor familiens møde det er familien, der bestemmer, hvem der skal inviteres, og det er familien, der er vært ved mødet. Familiemødet finder sted fordi familien har valgt at inddrage os som medarbejdere i deres udfordringer. Hvert Familiemøde ledes af en særligt uddannet mødeleder. Der vil ikke være en referent til Familiemøderne og der vil heller ikke blive udarbejdet et formelt referat af møderne. Socialrådgiveren har almindelig notatpligt i forhold til mødet, og socialrådgiveren skal efter mødet sammenfatte sine notater i en præcisering af de vigtigste oplysninger, der vil blive brugt i det videre sagsarbejde, og udarbejde et mødenotat, der sendes til mødets deltagere. Helt konkret er det socialrådgiveren, der tager initiativ til et Familiemøde og sammen med familien undersøger, hvilke konkrete personer der skal inviteres, og udarbejder en kort beskrivelse af baggrunden for, at mødet holdes. Det er altså de medarbejdere, som er tættest på familien og barnet, der bliver inviteret med til Familiemødet. Familiemødet har udelukkende rådgivende karakter. Den konkrete beslutning om en for anstaltning og bevilling hertil sker i Børne- og Familierådgivningen, dog skal beslutningen træffes i samarbejde med den relevante skoleleder, såfremt foranstaltningen indebærer beslutning om (ny) skoleplacering. At den konkrete beslutning om en foranstaltning er centraliseret i Børne- og Familieråd givningen betyder, at økonomistyringen og styringen af den faglige udvikling på området bliver lettere og mere præcis end det fx gør sig gældende ved Distriktsrådsmøder. Familiemøder er mere uddybende beskrevet i vedlagte Bilag. Hvorfor Familiemøder? Siden 2007 har det været besluttet, at visitationen i Ringsted Kommune af tilbud efter Serviceloven skulle ske på Distriktsrådsmøder. Disse møder har udgjort et tværfagligt forum, hvor faste deltagere mødtes ca. hver 4. dag for at diskutere børn og familier med særlige behov og om nødvendigt træffe beslutning om en eventuel foranstaltning. I praksis har en række udfordringer gjort, at man ikke altid har kunnet følge denne beslutning slavisk. Der har løbende været en ihærdig indsats for at forbedre Distriktsrådsmøderne, blandt andet gav man fra 2009 central sekretariatsbistand til afholdelse af møderne. Som en konsekvens af dette konstante fokus på at forbedre mødeformen blev en tværfaglig medarbejdergruppe i 20 bedt om at beskrive, hvordan Distriktsrådsmøderne kunne blive så meningsfulde som muligt i forhold til dels barnet og familien dels den kommunale beslutningsproces. Dette arbejde førte til udviklingen og beskrivelsen af Familiemøderne. Metoden Familiemøder er således baseret direkte på erfaringerne med Distriktsråds møderne og udviklet af medarbejdere med betydelig og konkret erfaring fra Distriktsråds møderne. Men hvad er det ved Distriktsrådsmøderne, der ikke fungerer optimalt? I processen med at forbedre møderne, dukkede især fire elementer op:
Familiemøder evaluering af et pilotprojekt Side 5 Økonomistyring: Det er tanken, at hvert Distriktsråd skal have ansvaret for deres del af den samlede økonomi på området for sårbare børn, unge og familier. Dette kan imid lertid ikke lade sig gennemføre i praksis, da de enkelte Distriktsråds økonomi er så lille, at det er stærkt påvirket af uforudsigelige hændelser fx tilflytning af en familie med handikappede børn. Hertil kommer, at det er svært at styre økonomien eller områdets faglige udvikling i en bestemt retning, fx at bruge anbringelser i plejefamilier i stedet for anbringelse på opholdssteder. Inddragelse af børn og familier: De børn og familier, som drøftelserne på Distriktsrådsmøderne handler om, deltager sjældent på møderne. Mødeformen med en række sager, der skal diskuteres på mødet gør deres tilstedeværelse og dermed deltagelse vanskelig. På den måde går man glip af væsentlig information. Forbrug af medarbejder-resurser: En af målsætningerne med Distriktsrådsmøderne er, at det er de medarbejdere, der er tættest på barnet, der skal træffe beslutningerne omkring barnet. I praksis er det sjældent, at medarbejderne i Distriktsrådene (der jo er faste medlemmer) netop er de medarbejder, som til daglig er tættest på barnet. Derfor opstår den situation, at der på møderne både sidder Distriktsrådets faste fagfolk (rådgiver, psykolog, talepædagog m.v.) og andre fagfolk med tilsvarende titel, der deltager i del af mødet, der vedrører et barn, som netop disse fagfolk er tilknyttet. Dette er ikke hensigtsmæssigt i forhold til resurseforbrug. Tværfaglig sparring: Ofte har den tværfaglige sparring på Distriktsrådsmøderne været begrænset, da indstillinger til beslutning i Distriktsrådet ofte kun har indeholdt et forslag til foranstaltning, og der derfor er begrænset råderum til at foreslå og drøfte andre løsninger. Information om Familiemøderne Medarbejderne på hele børneområdet er løbende blevet informeret om Familiemøderne både om selve metoden og om brugen af Familiemøder. Det er sket via skriftlig orientering i flere omgange og via præsentation og diskussion på leder- og personalemøder. Fokus har i første omgang været at sikre en god forståelse for Familiemødet hos social rådgiverne i Børne- og Familierådgivningen. Hvis det politisk besluttes at indføre Familie møder som permanent mødeform, skal der ske en tilsvarende grundig information af med arbejderne på skoler, i dagtilbud og i sundhedsplejen. Evalueringsskemaer Efter hvert Familiemøde er samtlige mødedeltagere blevet bedt om at udfylde et eva lueringsskema. Svarene på den del af spørgsmålene, der kan tolkes som et udtryk for graden af mødedeltagernes tilfredshed med møderne, er afbildet grafisk og vedlagt som Bilag 2. Evalueringsskemaerne er udarbejdet i tre versioner en version til forældre, en version til socialrådgivere og en version til øvrige mødedeltagere. Der er indkommet i alt 37 besva relser fra forældre, 9 besvarelser fra socialrådgivere og 62 besvarelser fra øvrige møde deltagere. Der har været tilfælde, hvor mødedeltagerne har fået udleveret et evaluerings
Familiemøder evaluering af et pilotprojekt Side 6 skema i en version, der var beregnet for en anden type mødedeltager, og selv om nogle af spørgsmålene i de forskellige versioner af evalueringsskemaet er identiske, er der selv følgelig også forskelle. Derfor ses det i Bilag 2, at antallet af svar/respondenter (N) for nogle spørgsmål er lavere end ovennævnte antal af indkomne evalueringsskemaer. Overordnet udtrykker alle tre målgrupper (forældre, socialrådgivere og øvrige mødedelta gere) stor tilfredshed med Familiemøderne. Forældrene synes i høj grad, der bliver brugt tilpas tid til at tale om de ting, de selv synes er vigtige, og de giver generelt udtryk for, at det er en god oplevelse at være med til møderne. Når forældrene bliver spurgt om, hvor vidt Familiemødet har støttet dem i at tage beslutninger om, hvad der skal ske i familien fremover, er oplevelserne lidt forskellige: To tredjedele af forældrene synes, at mødet i overvejende eller ligefrem stor udstrækning har støttet dem i at tage sådanne beslutninger, mens en tredjedel oplever, at mødet ikke har støttet dem i dette. Det er som nævnt ikke meningen, at der på Familiemødet skal træffes beslutninger om eventuelle foranstaltninger og bevillinger, men da vi ved, at nogle forældre sidder med et ønske om, at der bliver truffet den slags beslutninger på mødet, kan det ikke udelukkes, at denne gruppe forældre har haft deres uindfriede ønsker i tankerne, da de svarede på spørgsmålet. Også socialrådgiverne oplever, at der på Familiemøderne bliver brugt tilpas tid til at tale om de ting, de synes er vigtige. De oplever i høj grad, at de har mulighed for at stille de spørgsmål, de finder vigtige, og angiver, at de får ny viden i løbet af møderne. Socialråd giverne synes i overvejende grad, at møderne er med til at åbne op for nye muligheder for familierne, og at de er en god måde at samle de vigtigste mennesker, som kan hjælpe familien. De oplever i vid udstrækning, at Familiemøderne er familiernes møde, og der er stor enighed blandt socialrådgiverne om, at alle på Familiemødet har mulighed for at komme til orde og give familien nye muligheder. Ligesom blandt forældrene er der også blandt socialrådgiverne mere spredte oplevelser, når der spørges, hvorvidt møderne støtter forældrene i at tage beslutninger om, hvad der skal ske i familien fremover. De øvrige mødedeltagere udtrykker ligesom de to andre grupper, at der på møderne bliver brugt tilpas tid på at tale om ting, som de synes er vigtige, ligesom de i høj grad oplever, at der bliver lyttet til det, de siger på møderne. Alt i alt kan det konstateres, at der i vid udstrækning er stor tilfredshed med Familie møderne både blandt forældre, socialrådgivere og øvrige mødedeltagere. Form, struktur, organisering o.l. kan selvfølgelig finjusteres yderligere hen ad vejen fx omkring mødets evne til at støtte forældrene i at tage beslutninger om, hvad der skal ske i familien frem over men overordnet set må det konkluderes, at Familiemødet forekommer at være en både positiv og givende mødeform, som det absolut er værd at fortsætte med. Opsummering og vurdering Familiemødet er en mødeform, der er udviklet i Ringsted Kommune, og som baserer sig direkte på erfaringerne med Distriktsrådsmøderne. Metoden er udviklet af medarbejdere med indgående erfaring fra Distriktsrådsmøderne og har blandt andet haft til formål at imødegå nogle af de ulemper, der knytter sig til Distriktsrådsmøderne. Efter igennem et år at have været afprøvet tyve gange er erfaringerne, at Familiemødet opleves som en succes både af familier, fagfolk og forvaltning. Sammenlignet med Di striktsrådsmøderne er de kendte fordele ved Familiemøderne blandt andet: Større
Familiemøder evaluering af et pilotprojekt Side 7 inddragelse af børn og familier, højere grad af deltagelse af fagfolk, der er tæt på barnet og familien i hverdagen, samt bedre udnyttelse af medarbejderresurserne. Det vurderes, at forskellige forhold omkring Familiemøderne kan videreudvikles og for fines, men at Familiemødet som mødeform har fundet sine ben at stå på og forekommer at være en positiv måde at mødes på for alle de involverede parter. Desuden vurderes det, at Familiemøderne har nogle fordele på nogle af de områder, hvor Distriktsrådsmøderne har vist deres svagheder. Sammenhæng til Børne- og Ungepolitikken Det overordnede mål med Familiemøderne er, at leve op til Børne- og Ungepolitikkens mål om at skabe de bedst mulige opvækstvilkår og vækstmuligheder for børn i Ringsted. Dette bidrager Familiemøderne til ved: En tidlig, tværfaglig indsats. Familiemøderne er i sin natur tvær(multi-)faglige og kan afholdes så snart der bliver ytret en bekymring om et barn. Inddragelse af børn og familier. Familiemøderne giver barnet/familien større indflydelse på samarbejdet med de professionelle fagpersoner. Brug af netværk. Familiemødet aktiverer familiens netværk og kan være med til at finde resurser i netværket, der ellers ikke ville have været aktiveret. Perspektivering Indsatsen på Familiemøderne skal ses i sammenhæng med en række øvrige tiltag på området. Fra august 20 deltager rådgiverne fra Børne- og familierådgivningen på Koordineringskonferencer på skoler og i dagtilbud. Målsætningen er at styrke det tværfaglige, tidlige arbejde og give flere perspektiver på de børn og familier, som har brug for noget ekstra. På samme måde arbejdes der i udviklingsprojektet Mithras tværfagligt og organisatorisk med at virkeliggøre Børne- og ungepolitikkens målsætninger, blandt andet ved at konkretisere indsatsen for at sikre mere inklusion af børn i folkeskolen. I efteråret 20 vil er i Mithras blive lavet nye indsatsområder for den kommende periode.
Side 8 Familiemøder Familiemødet er et møde, der samler de vigtigste private og professionelle personer i en families netværk i forbindelse med, at en socialrådgiver forbereder en foranstaltning efter Serviceloven. Opgaven på Familiemødet for den professionelle deltager er at give faglig sparring og bidrage med viden og faglige vurderinger i forhold til udredningen af det enkelte barns og den enkelte families resurser og udfordringer. Udgangspunktet er, at der afholdes Familiemøde i alle sager, hvor rådgiveren vurderer at der vil blive iværksat en foranstaltning efter Serviceloven samt i alle sager, hvor der allerede er iværksat en foranstaltning. I konkrete tilfælde kan det være mere meningsfuldt at afholde koordineringskonferencer, netværksmøder mv., eller inddrage netværket på en anden måde. Familiens børn er som udgangspunkt med til Familiemødet. Dels er børnene de vigtigste parter i de spørgsmål, der drøftes på mødet, og dels er barnet i forvejen vidende om alt, hvad der er af ubehagelige oplysninger om familiens liv. Der kan dog være situationer, hvor det overhovedet ikke giver mening at have børnene med, fx hvis barnet er for lille til at forstå, hvad der bliver sagt, eller hvis konfliktniveauet mellem de voksne er meget højt. Det er socialrådgiveren sammen med familien, der er ansvarlige for at vurdere, om børnene skal med. Det er mødelederens ansvar at sikre, at mødet bliver en god oplevelse for børnene, når de er med til et Familiemøde. Familiemøderne er udtryk for en erkendelse af, at det ikke er os som medarbejdere, der skal inddrage familien, men omvendt. Det er familien og familiens medlemmer, der hver dag lever med det, som vi ser udefra og betegner som problematisk eller bekymrende. Et Familiemøde er derfor familiens møde det er familien, der bestemmer, hvem der skal inviteres, og det er familien, der er vært ved mødet. Familiemødet finder sted, fordi fami lien har valgt at inddrage os som medarbejdere i deres udfordringer. Familiemøderne holdes på et anerkendende og resursefokuseret grundlag. Det betyder, at mødet anerkender de tanker og følelser, deltagerne har, og at man forsøger at opnå størst mulig præcision i de bekymringer og de udviklingsmuligheder, der ses for familien. Familiemøderne kan i mange tilfælde erstatte netværksmøder, som ellers skulle have været holdt, og i nogle situationer være et supplement til de netværksmøder og andre møder, der holdes med og omkring barnet/familien. Hvert Familiemøde ledes af en særligt uddannet mødeleder. Mødelederen skal blandt andet sikre, at alle deltagere kommer til orde, at mødets formål nås, samt frigøre social rådgiveren fra rollen som mødeleder. Forvaltningen (sekretariatet for Familiemøder i SPT) forestår rekruttering og uddannelse af mødeledere. De institutioner/afdelinger, møde lederne rekrutteres fra, vil ikke blive tilbudt frikøb af mødelederne. Til gengæld forsøges uddannelsen og indholdet i opgaven at gøres så attraktivt, at det vil opleves som vigtigt og kompetenceudviklende for den enkelte medarbejder at løfte opgaven. I princippet kan familien invitere til Familiemøde mange gange i forbindelse med den enkelte sag, men udgangspunktet er, at der afholdes et Familiemøde i starten af under søgelsen (med særligt blik på tilskæring af problematikkerne, hvad der skal ske mens 50-undersøgelsen foregår og indsamling af viden om tidligere indsatser og relevante interessenter) og et Familiemøde i slutningen af undersøgelsen (med særligt blik på valg af indsats, effekten af en foreslået foranstaltning og udarbejdelse af handleplan). Man kan sige at det første møde skal skabe ny viden gennem faglige diskussioner og refleksioner,
Side 9 mens det andet møde har fokus på den faglige diskussion om, hvad der skal til for at barnet kan komme tilbage fra foranstaltningen, dvs. hvornår foranstaltningen har tjent sit formål. Derudover skal socialrådgiveren sammen med familien invitere til Familiemøde med henblik på opfølgning af den iværksatte handleplan som minimum en gang om året. Dette møde tænkes sammen med en re-visitation i den/de relevante tilbud. Det betyder blandt andet, at skolelederen vurderer skoledelen. Der vil ikke være en referent til Familiemøderne og der vil heller ikke blive udarbejdet et formelt referat af møderne. Socialrådgiveren har almindelig notatpligt i forhold til mødet, og socialrådgiveren skal efter mødet sammenfatte sine notater i en præcisering af de vigtigste oplysninger, der vil blive brugt i det videre sagsarbejde, og udarbejde et mødenotat, der sendes til mødets deltagere. Der vil ikke blive udarbejdet eller fremsendt skriftligt mødemateriale til Familiemøder. Såfremt socialrådgiveren efter et Familiemøde som et led i udarbejdelsen af en 50-undersøgelse har behov for at på præciseret eller dokumenteret vurderinger eller erfaringer fra andre medarbejdere, som er fremkommet på et Familiemøde, kan socialrådgiveren som hidtil anmode om sådan dokumentation. Familiemødet skulle gerne give mulighed for, at kvaliteten af dette samarbejde stiger, ved at det er mere tydeligt for socialrådgiveren, hvad der skal spørges ind til, og samtidig tydeligt for medarbejderen, i hvilken sammenhæng dokumentationen skal bruges. Helt konkret er det socialrådgiveren, der tager initiativ til et Familiemøde og sammen med familien undersøger hvilke konkrete personer, der skal inviteres, samt udarbejder en kort beskrivelse af baggrunden for at mødet holdes. Dette sendes til sekretariatet, der sørger for invitation og booking af mødelokale og mødeleder. Familiemødet har udelukkende rådgivende karakter. Den konkrete beslutning om en for anstaltning og bevilling hertil sker i Børne- og Familierådgivningen, dog skal beslutningen træffes i samarbejde med den relevante skoleleder, såfremt foranstaltningen indebærer beslutning om (ny) skoleplacering. Ansvaret for et ensartet serviceniveau i kommunen vil ligger i Mithras-styregruppen, der vil følge arbejdet med Familiemøder tæt. Selvom der således ikke træffes beslutninger på et Familiemøde, kan man godt forestille sig at nogle af mødedeltagerne undervejs i mødet finder det relevant, at lave aftaler med hinanden, fx at en familie aftaler med en skolelærer at skrive i elevens kontaktbog eller på forældreintra, hvordan weekenden er gået for familien. Sådanne aftaler vil det være op til deltagerne selv at følge op på. Desuden vil socialrådgiveren i forbindelse med planlægningen af Familiemødet også lave en efterfølgende aftale med familien, så alle ved, hvornår der træffes beslutninger i den konkrete sag, og af hvem. Dette bør også fremgå af mødelederens afrunding på mødet, fx Jeg ved, at der er aftalt et møde mellem socialrådgiveren og familien den 24. november, hvor I i fællesskab kan beslutte, hvilken støtte der er brug for til Nicklas, efter at I har fået de informationer, der er blevet givet på dette møde. Familiemøderne giver nogle udfordringer af organisatorisk karakter, men til gengæld er det målsætningen at børn og familier oplever, at de selv har bestemmende indflydelse på samarbejdet. Den måde, arbejdet som udgangspunkt bliver organiseret på, er at Familie møder altid holdes torsdag mellem kl. 4 og 8. Det betyder, at andre aftaler i dette tids
Side rum for alle relevante medarbejdere altid skal kunne rykkes, for at medarbejderen kan deltage i et Familiemøde.
Side Gennemsnit 7,9 Meget uenig----------------------------- Svært at sige ----------------------------- Meget enig Gennemsnit 7,6
Side 2 Ingen ---------------------------------- Svært at sige ---------------------------------- Meget stor Gennemsnit 5,4
Side 3 Gennemsnit 8,4 Gennemsnit 9,
Side 4 Gennemsnit 7,8 Gennemsnit 7,4
Side 5 Gennemsnit 8,6 Gennemsnit 8,4
Side 6 Gennemsnit 9,4 Ingen ---------------------------------- Svært at sige ---------------------------------- Meget stor Gennemsnit 6,9
Side 7 Gennemsnit 7,6 Gennemsnit 8,3