2 dage med intensiv FM

ÅRSKONFERENCEN 2019 2 dage med intensiv FM Stærke kandidater til Facility Management prisen 52019 Program for konferencen De 5 kandidater til FM Prisen 2019: Hospitalsenhed Region Midt Fitness World Hillerød Kommune FællesBo DTU Campus Service En eksperts vurdering Rum til hjernen Digitalisering og FoW DFM netværk mere end bare en forening

En hjerneforsker, en filosof og en af landets mest erfarne rådgivere i disruption taler på Årskonferencen I år fører vores facilitator Rolf Ejlertsen os sikkert gennem programmet, der indeholder emnerne digitalisering, kommunikation, Space Management, disruption og Workplace Management. En række specialister vil give os inspiration og nye vinkler til hvordan vi tackler de udfordringer og muligheder teknologien giver os. AF KARINA LYKKEGAARD, projektleder, DFM-netværk V i er midt i den teknologiske tidsalder og digitaliseringen er en stærk driver for forandringer. Tiden vi er i nu, er også en spændende tid, fordi i takt med teknologien udvikler sig, kommer der flere spændende muligheder på banen, som vi ikke har set før. Derfor var det også nærliggende at vælge digitalisering som det overordnede emne på Årskonferencen 2019 men der er også en række andre interessante emner på programmet udover digitalisering. Når computeren kan give svarene, så bliver det vigtigere at vi kan stille de rigtige spørgsmål og hvis vi som ledere bliver ved med at træffe beslutninger ud fra, at sådan plejer vi at gøre, og sådan gør de fleste, så har vi ikke forstået meget af de udfordringer vi står over for. Citatet er Anders Indsets. Og han er årets Key Note speaker. Han er erhvervs filosof og han bygger bro mellem digitalisering, klassisk filosofi, fremtidens videnskab og teknologi. Anders Indsets mission er at komme al bullshit og vanetænkning til livs, og udrensningen skal bl.a. ske med filosofi - eller kunsten at tænke, som han kalder det. Data skal ikke kun bruges til at forså hvad der er sket, men også til at forudse, hvad der vil ske. Vi kender begrebet at sætte kunden i centrum fra detail og hotelbranchen. Igennem de seneste år har begrebet bidt sig fast i FM-branchen. Det er vigtigt at forstå dem din organisation er til for, men vi skal også have fokus på, hvad det indebærer, og hvordan man lykkes med det, så begrebet ikke bliver en tom frase eller et nyt buzzword. Her er den digitale transformation en vigtig nøgle til succes. Vi har inviteret 4 eksperter som giver deres bud på, hvordan man ved hjælp af de nye teknologiske muligheder omsætter dem til nye FM-strategier og nye FM-services i blokken Space as a service -future og Work. Hvis din CEO spurgte dig, hvad der er det vigtigste ved digitalisering, så... Det er et af de spørgsmål, vi kommer til at stille til Kenneth Thorsager og 4 af vores eksperter, der bl.a. har skrevet bogen Facility Management som digital forandringsagent der udkom i november 2018. Vi vil også kigge nærmere på de trends, der præger den teknologiske udvikling. Forandring er ikke noget, som er klogt at overlade til andre. Uanset om du sidder med et stort eller et afgrænset ansvarsområde, så kan du bedre udvikle dit job og bidrage til at skabe en skarpere virksomhed, hvis du kan se de forandringer som venter lige om hjørnet. I vores distruption blok vil vi kigge nærmere på hvilke forandringer, teknologien har bragt med, kan vendes til vores fordel, og bruges til at lave helt nye strategier for fremtidens FM. Vi har inviteret Tune Hein som er en af landets mest erfarne rådgivere indenfor disruption, strategi og ledelse. Han er senest forfatter til bogen Disrupt dig selv hvor han kommer med sit bud på hvilke nye teknologier, der vil ramme dit job, samt hvordan du følger med og bliver en digital ninja. Du kan også læse Tunes syn på hvad digitaliseringen betyder for fremtidens arbejdsplads på de næste sider. Udover Tune, vil Peter Ankerstjerne, IFMA 2 nd Vice Chair og Kim Staack Nielsen, formand for Dansk HR belyse hvordan du gør disruption til din fordel. Vi får også besøg af en hjerneforsker, Laust Lauridsen. Vi bliver klogere på, hvordan vi kan bruge hjerneforskning i FM og skabe arbejdspladser, der respekterer at brugerne er udstyret med hjerner, der er udviklet af mange tusind års naturlig evolution. På en workshop vil han give de mest nysgerrige FM ere mulighed for at afprøve den hjernevenlige tilgang gennem praktiske øvelser og man kan blive klogere på hvilke konklusioner kan vi drage på baggrund af øvelser og dialog. 2019 er også året hvor vi skal finde vinderen af FM Prisen 2019 En stor del af årets program er afsat til FM Prisen 2019 som uddeles i samarbejde med Boligfonden KUBEN. Prisen uddeles til en person eller virksomhed, der har udmærket sig ved særlig god og professionel Facility Management, og som kan inspirere andre til efterfølgelse. De fem kandidater til prisen har det til fælles, at de alle nærer et brændende ønske om at skabe mere effektiv Facility management gennem digitalisering. De 5 kandidater præsenteres på Årskonferencen, og vinderen findes via en afstemning, der finder sted iblandt deltagerne på Årskonferencen så din stemme kan blive afgørende for hvem der vinder. Du kan læse meget mere om de 5 kandidater på de næste sider. 2 ÅRSKONFERENCEN 2019

Indhold 8 4 5 Program Torsdag den 28. marts Program Fredag den 29. marts 13 6 8 11 13 Fra masser af papir til det store digitale overblik Hospitalsenhed Midt Kunderne måler os på, om maskinerne virker Fitness World 16 18 Vi har fået bedre overblik, styring og samarbejde Hillerød Kommune 23 18 21 23 26 28 31 Store gevinster ved digital fraflytning FællesBo Lad jer ikke styre af de teknologiske muligheder DTU Campus Service Ekspertens vurdering... 33 Rum til hjernen 34 Future of Work Hvad betyder digital innovation for fremtidens arbejdsplads 28 ÅRSKONFERENCEN 2019 3

Program Torsdag den 28. marts 09:00 Ankomst og Morgenmad Værelser er tilgængelige fra kl 15:00 09:30 Åbningstale v/mogens Kornbo, bestyrelsesformand DFM netværk 09:40 Key Note: Anders Indset 10:20 Pause 10:35 Blok 1 Hvis din CEO spurgte dig, hvad der er det vigtigste ved digitalisering så... Morgendagens teknologis indflydelse på FM i dag. v/kenneth Thorsager, Country Manager, Pexip Hvis din CEO spurgte dig... Vi har inviteret 4 medlemmer af DFM netværks digitaliseringsudvalg, der også står bag bogen Facility Management som digital forandringsagent til at komme med deres bud på hvad der er deres opfattelse af, hvad de mener er det mest afgørende ved digitalisering på deres områder. Debat: Hvordan holder vi styr på at gøre tingene rigtigt og gøre de rigtige ting i en digital tid? 11:25 Pause 11:45 Blok 2 Hvorfor har vi givet vores branche så tåbeligt et navn som Facility Management? Lad det aldrig være en tilfældighed, hvad du bruger af ord for at beskrive FM v/chris Moriarty, Director of Insight, IWFM (indlægget holdes på engelsk) Følelser æder regneark til morgenmad v/jesper Troels Jensen, medejer, partner og formand RHETOR.DK & Jakob Moltsen, Director, Head of Group Workplace Management, NKT 12:35 Blok 3 Hjernesmarte rum og hjernevenlig værktøjskasse Hjernen er kroppens Facility Manager v/laust Lauridsen, indehaver XPMT 13:00 Frokost 14:00 Blok 4 Facility Management Prisen 2019 Præsentation og afstemning om hvem der skal have Facility Management Prisen 2019 DFM netværk og Boligfonden KUBEN har nu fundet de fem kandidater til Facility Management Prisen. Der er tale om fem vidt forskellige kandidater, der alle nærer et brændende ønske om at skabe mere effektiv Facility Management gennem nyskabende digitale løsninger. De fem finalister er: Hospitalsenhed Region Midt, Fitness World, Hillerød Kommune, FællesBo, DTU Campus Service 16:00 Det officielle program er slut 16:15 Blok 3 fortsat Ekstra: Workshop 18:30 Konference middag og uddeling af Facility Management Prisen 2019 4 ÅRSKONFERENCEN 2019

Program Fredag den 29. marts 09:00 Blok 5 Gør disruption til din fordel... se de forandringer, du kan gøre noget ved Disruption og fremtidens organisation v/tune Hein, partner, HeinDisruption.dk De nye forretningsmodellers indflydelse på FM og den verden, vi kender i dag v/peter Ankerstjerne, IFMA 2 nd Vice Chair Alle support funktioner må indstille sig på en ny virkelighed v/kim Staack Nielsen, formand for Dansk HR Debat: Skal vi disrupte os selv? Hvad er det for nogle virksomheder og arbejdspladser, der kommer ud på den anden side af disruption? I panelet sidder: Tune Hein, Peter Ankerstjerne og Kim Staack Nielsen 10:30 Pause 11:00 Blok 6 Space as a Service Future of Work How Tech is Enabling Service Based Business v/alex Rose, Director, Digital Product Sales EMEA, CBRE (indlægget holdes på engelsk) Fremtidens bygninger - scenografi mellem mennesker! v/gitte Andersen, Global Head of Workplace Management & Design, SIGNAL Group, and Head of SIGNAL UK FM bidrager til medarbejdernes performance v/kåre Jørgensen, Facility Management chef, BEC Good working environment v/eva Bjerrum, Distinguished Organisation Analyst Alexandra Institute & Gitte Kjøjby, Head of Interior and behavior hos ERIK arkitekter Debat: Hvordan ser fremtidens arbejdsplads ud - og hvilken rolle spiller FM? I panelet sidder: Gitte Andersen, Kåre Jørgensen, Eva Bjerrum & Gitte Frederiksen Kjølby 12:45 Afrunding og tilbageblik på årets konference v/mogens Kornbo, formand DFM netværk & Svend Bie, direktør DFM netværk 13:00 Frokost 14:00 Tak for i år ÅRSKONFERENCEN 2019 5

Fra masser af papir til det store digitale overblik Hospitalsenhed Midt i Region Midtjylland har siden 2009 gennemført en omfattende digitalisering i FM-organisationen, som blandt andet har øget effektiviteten i byggeprojekter og skabt en større driftssikkerhed. Medarbejderne tager løbende nye teknologier i brug og afprøver eksempelvis mulighederne i Virtual Reality og Augmented Reality. Af JAN AAGAARD, journalist Når man driver en hospitalsenhed med 4.000 medarbejdere og 225.000 kvadratmeter bygninger fordelt i fire byer, er det afgørende at drift, reparationer, vedligehold og ombygninger foregår så effektivt som overhovedet muligt. På den baggrund iværksatte FM-organisationen i Hospitalsenhed Midt, der er en del af Region Midtjyllands sundhedsvæsen og omfatter bygninger og faciliteter i Viborg, Silkeborg, Hammel og Skive, i 2009 en digitalisering af FM-området. Oprindeligt var det ambitionen at registrere og digitalisere alle ejendomme med henblik på at kunne gennemføre gode byggeprojekter ved hjælp af digital arealforvaltning. Men projektet voksede hurtigt med blandt andet indførelse af et FM-system, og i dag har FM-organisationen ikke blot fokus på arealer og kvadratmeter men på en sammenhængende digitalisering af både bygninger og installationer samt strategier for fremtidens data management. I dag har FM-organisationen digitale modeller af alle hospitalsenhedens 225.000 kvadratmeter bygninger, og for over halvdelen af dette areal - 125.000 kvadratmeter, som omfatter patientnære bygninger - har man også registreret de tekniske installationer digitalt i modellerne. Bygningsmodellen er kernen i vores digitalisering, og vi har løbende indført nye digitale værktøjer og systemer for at optimere arealudnyttelsen, udføre mere effektive byggeprojekter og skabe en større driftssikkerhed. Dataene og de digitale værktøjer giver os et bedre grundlag at træffe beslutninger på, siger René Kjellerup, leder af Byggeri og Ejendomme i Hospitalsenhed Midt. 200 DIGITALE BYGNINGSMODELLER FM-organisationen har i dag cirka 200 digitale bygningsmodeller i 3D, som dagligt vedligeholdes, beriges med data og danner grundlag for de daglige opgaver og planlægningen af fremtidige opgaver. Dataene i bygningsmodellen bruges også i en række andre systemer heriblandt FM-systemet og CTS/BMS-systemet, men danner også grundlag for implementering af systemer uden for FM-området som eksempelvis service logistiksystemer. Vi står for driften af bygninger, som skal fungere døgnet rundt, og har derfor et stort behov for, at oppetiden er høj. Vi har også mange byggeprojekter, hvor det er vigtigt at have et godt, præcist og opdateret tegningsgrundlag, så man ikke bliver mødt af uforudsete ting undervejs. Med de digitale modeller kan vi endvidere kvalitetssikre byggeprojekterne, så vi reducerer uforudsete udgifter, der ellers risikerer at udgøre en stor del af de samlede udgifter, siger René Kjellerup. MINDST MULIGE GENER FOR PATIENTER OG PERSONALE Det præcise, digitale datagrundlag betyder også, at man kan planlægge og gennemføre ombygninger og andre opgaver med mindst mulige gener for patienter, pårørende og hospitalernes personale. Hospitalsenhed Midt har 350.000 ambulante patienter om året, over 50.000 indlæggelser og 40.000 operationer. Vi sætter patienten i centrum, og det har stor betydning, hvis man skal til at omlægge patientforløb eller afspærre områder på grund af reparationer og ombygninger. 6 ÅRSKONFERENCEN 2019

bejdsmodeller, hvor rådgivere kan arbejde direkte i bygningsmodellerne via en såkaldt BIM360-platform. Foto: Erik Skov Forskellen er så stor, at den næsten ikke kan beskrives. Dengang var alle vores tegninger på papir, og vi kunne Ved hjælp af de digitale bygningsmodeller og systemer kan vi gennemføre opgaverne hurtigere, mere effektivt og uden unødige gener for patienterne, siger René Kjellerup. MEDARBEJDERNE HAR TAGET DIGITALISERINGEN TIL SIG De tekniske medarbejdere i FM-organisationen har i dag direkte adgang til tegninger og modeller af alle eksisterende bygninger og igangværende byggerier. På den måde forberedes håndværkere og teknikere til idriftsætningen af byggeprojekterne, ligesom der skabes et miljø, hvor tværfaglighed vægtes højt. bruge dage på eksempelvis at registrere installationer manuelt, når noget skulle udskiftes. I dag kan vi trække det ud af systemet på en halv time, og vi sparer generelt mange ressourcer ved at arbejde digitalt. Der er virkelig tale om et paradigmeskifte, fastslår René Kjellerup. Medarbejderne har i mange år efterlyst bedre tegningsmateriale, og det har de fået nu. Vi gør dog meget ud af først at præsentere materialet for dem, når kvaliteten er god nok, og vi har nogle dygtige medarbejdere i FM-organisationen, som tager teknologien til sig og er i stand til at bruge de data, som vi har til rådighed, fortæller René Kjellerup. Den digitale arealforvaltning ved hjælp af bygningsmodeller betyder også, at FM-organisationen hurtigt kan skabe overblik over bygninger, installationer og anvendelse og fremlægge visuelle præsentationer til brug for eksempelvis ledelsen i Hospitalsenhed Midt eller ledere og politikere i Region Midtjylland. Man kan også give leverandører adgang til udvalgte data og værktøjer, hvor de får de informationer, de har brug for til at løse en opgave, ligesom man afprøver samar- AFPRØVER MULIGHEDERNE I NYE TEKNOLOGIER Foruden byggeprojekter og teknisk drift bruger FM-organisationen i stigende grad også data management til optimering af servicefunktioner og i forbindelse med nye teknologier. Organisationen bruger blandt andet Virtual Reality (VR) på en tablet til at registrere fejl og mangler ved alle mangelgennemgange på byggeprojekter. Man bruger også VR-briller til at simulere byggerier, indretning og pladsdisponering virtuelt, ligesom man afprøver mulighederne for at anvende Augmented Reality (AR) i forbindelse med ombygninger og udvidelser. Med den teknologi kan man via en app på mobiltelefonen lægge et ekstra lag af byggetegninger ind over det billede af virkeligheden, som telefonens kamera viser. Det betyder, at rør og ledninger, der ellers er skjult bag væggen eller over loftet, bliver synlige, uden at man behøver tage plader af eller banke hul. Vi forsøger at være med på de nye teknologier og afprøver dem for at se, hvilken værdi de kan give os. Augmented Reality er ikke noget, der indgår i driften lige nu, men det kommer formentlig på et tidspunkt, siger René Kjellerup. Samlet set er hverdagen og arbejdsmetoderne i FM-organisationen i Hospitalsenhed Midt i dag fuldstændigt forandret i forhold til i 2009, da man gik i gang med digitaliseringen. ÅRSKONFERENCEN 2019 7

KANDIDAT TIL FM PRISEN KANDIDATENS EGEN PRÆSENTATION Hospitalsenhed Midt Virksomhed, FM ansvarlig og ansvarlig for det indstillede projekt: Region Midtjylland, Hospitalsenhed Midt - René Kjellerup, leder af Byggeri og Ejendomme. Strategi udfoldet i årene: 2009-2018 Størrelse på virksomhed og FM organisation: Hospitalsenhed Midt beskæftiger 4000 medarbejdere, der årligt tager imod 350.000 ambulante patienter, udskriver 50.000 patienter efter indlæggelse og gennemfører 40.000 operationer. Hospitalsenhedens Facility Management-organisationen er forankret i Servicecentret der varetager driften af de cirka 225.000 kvm bygninger fordelt i 4 byer (Viborg, Silkeborg, Hammel og Skive). PROJEKTET KORT FORTALT Den oprindelige ambition var en omfattende registrering og digitalisering af alle ejendomme med henblik på en digital arealforvaltning. Siden begyndelsen i 2009 er projektet vokset, så vi i dag ikke blot har fokus på areal og kvm men på en sammenhængende digitalisering af både bygninger og installationer samt implementering af FM-system og strategier for fremtidens Data Management. Ambitionen er, at vi med digitaliseringen og dygtig Facility Management kan sikre effektiv drift, reparation og ombygning af vores hospitaler. 8 ÅRSKONFERENCEN 2019

beslutninger om arealudnyttelse. Dette følger den generelle strategi om udnyttelse af digitalisering. HVOR LANGT ER PROJEKTET NÅET, OG HVAD ER NÆSTE SKRIDT: I dag har vi digitale modeller af alle hospitalsenhedens 225.000 kvm bygninger. Heraf er 125.000 kvm patientnære bygninger desuden også digitaliseret på tekniske installationer. Det betyder, at der samlet set findes cirka 200 digitale bygningsmodeller, som dagligt vedligeholdes, beriges med data og danner grundlag for de daglige opgaver og planlægningen af fremtidige opgaver. Vi har de første år brugt en del ressourcer på indsamling af data, registrering og digitalisering og skal nu for alvor i gang med at høste gevinsterne, når nye reparationer, udvidelser eller ombygninger skal planlægges og realiseres. Samtidig vil projektet fortsat være under udvikling. Vi følger branchens trends og er klar til at omstille os til nye teknologier. Dette arbejdsområde kalder vi Data Management, og det omfatter fortsat byggeprojekter og teknisk drift - men i stigende grad også optimering af service-funktioner og nye digitale løsninger, som IoT kan bringe med sig. HVORDAN ER PROJEKTET INTEGRERET I 1. FM-STRATEGI Foto: Agata Lenczewska-Madsen Vores vision er at skabe en fuldt digitaliseret bygningsdrift, hvor medarbejderne bruger data til at træffe kvalificerede beslutninger. Derfor har de tekniske medarbejdere direkte adgang til tegninger og modeller af alle eksisterende bygninger og igangværende byggerier. På den måde forberedes håndværkere og teknikere til en kommende idriftsætning af byggeprojekter, og der skabes et miljø, hvor tværfaglighed vægtes højt. For organisationen betyder den digitale arealforvaltning, at vi hurtigt kan synliggøre og skabe overblik over bygninger og installationer og dermed skabe grundlag for 2. ORGANISATIONENS DIGITALISERINGSSTRATEGI Hospitalsenhed Midts Servicecenter har som virksomhedsgrundlag at være en attraktiv samarbejdspartner for alle hospitalsenhedens afdelinger og centre. Vi søger effektive, dynamiske og innovative løsninger, der gør det muligt at præge og definere fremtidens Facility Management. Ud fra organisationens strategi løses der opgaver som at fastholde fokus på samarbejde og kommunikation, at fremavle fællesskabsfølelsen, skabe en integreret enhed, rekruttere og udvikle kompetencer og inddrage nye teknologier for løsning af driftsopgaver. 3. ORGANISATIONEN OVERORDNEDE STRATEGI Hospitalsenhed Midt arbejder målrettet for at give alle patienter den bedst mulige undersøgelse og behandling. Vi sætter patienten i centrum og vægter værdier som dialog, dygtighed og dristighed. Og netop digitaliseringsprojektet spiller aktivt ind i alle områder af den strategi. Projektet har givet os langt bedre mulighed for at planlægge og gennemføre de reparationer og ombygninger hurtigere, mere effektivt og uden unødige gener for patienterne. Samtidig giver de digitale rammer bedre mulighed for dialog mellem faggrupper og basis for at udnytte de enkelte eksperters dygtighed. Dristig heden opfylder vi ved at være en af sundhedsvæsenets frontløber indenfor området. ÅRSKONFERENCEN 2019 9

3. I ANDRE LANDE Udfordringen med at vedligeholde bygninger og installationer og gennemføre ombygninger sideløbende med daglig drift og sårbare patienter er en international problemstilling. Det vil derfor umiddelbart være oplagt også i andre lande at søge efter løsninger og værktøjer, der giver bedre mulighed for at planlægge og gennemføre bygge- og reparationsopgaverne så effektivt og skånsomt som muligt. HVILKEN VÆRDI SKABES FOR DEM VIRKSOMHEDEN ER TIL FOR Digitaliseringsprojektet gør det nemmere at planlægge og udføre de mange løbende om- og tilbygninger på hospitalet, ligesom man hurtigere og mere præcist kan få repareret og udskiftet de installationer, som måtte trænge og dermed genere patienter og medarbejdere mindst muligt i kortest mulig tid. Digitaliseringen betyder kort sagt, at vi langt bedre kan planlægge vores byggeopgaver, så de udføres så effektivt og skånsomt som muligt. Samtidig betyder en mere effektiv drift og ombygning, at vi får færre uventede udgifter i forbindelse med opgaverne og dermed også mulighed for at skabe mest mulig sundhed for pengene. KAN PROJEKTET BRUGES 1. ANDRE STEDER I ORGANISATIONEN I dag er metoder og processer beskrevet og integreret i den daglige drift, så man hurtigt kan gå i gang med nye bygninger eller byggeprojekter. På denne måde er det skalérbart og kan omfatte både mindre Foto: Agata Lenczewska-Madsen ombygninger og entreprisesummer og de helt store projekter. Ved Hospitalsenhed Midt består bygningsmassen af 225.000 kvadratmeter, men Region Midtjylland råder over i alt 1,2 millioner kvadratmeter, og det er derfor både muligt og oplagt at benytte Hospitalsenhed Midts erfaringer og metoder andre steder i organisationen. 2. AF ANDRE VIRKSOMHEDER Hospitalsenhed Midt er ligestillet med en række hospitaler og hospitalsenheder landet over hvad angår daglige opgaver, udfordringer og økonomi. Og ligesom hos os er også mange andre hospitaler knopskudt gennem årene, hvilket kan gøre overblikket over den samlede bygningsmasse vanskeligt og behovet for løbende reparationer og ombygninger stort. Digitaliseringsprojektet vil derfor med fordel kunne kopieres af andre hospitaler ligesom det vil kunne give mening på en række andre offentlige institutioner, hvor fokus konstant er på effektivisering af arbejdsgange og ressourcebesparelser. HVORDAN HAR PROJEKTET ÆNDRET JERES ARBEJDS PROCESSER/ KERNEPROCESSER Vi har i dag cirka 200 digitale bygningsmodeller, der løbende vedligeholdes og beriges med data. De danner nu grundlag for hospitalets fortsatte fysiske udvikling og de daglige arbejdsopgaver. Kerneydelsen er naturligvis at skabe et godt sundhedsvæsen, men den digitale transformation er sket ved at dyrke de nye muligheder som digitaliseringen bringer med sig. Digitaliseringsprojektet handler i stigende grad om mere end blot digitale modeller. Det handler også om de data der cirkulerer og hvordan man bedst muligt opfanger og anvender dem i andre arbejdsprocesser og systemer. HVAD ER DE VIGTIGSTE LÆRINGSPUNKTER, SOM EVENTUELT KAN BRUGES I ANDRE VIRKSOMHEDER Man må aldrig frygte ny teknologi, men undersøg det rationelt, tag løbende bestik af situationen og vær villig til at løbe en risiko. Hvis ikke vi havde været fremsynede tilbage i 2009, ville vi ikke have det digitale produkt, som alle vores systemer i dag er bygget op ved. Vi har søgt en masse nye teknologier og kun beholdt dem, som gav værdi for den samlede organisation men det styrker os samlet set at der kommer ny teknologi ind. 10 ÅRSKONFERENCEN 2019

Foto: Erik Skov Kunderne måler os på, om maskinerne virker Det er fart over feltet i Fitness World. Det gælder ikke alene på løbebåndene i fitnesskædens centre rundt om i Danmark, men også i virksomhedens forretningsmæssige udvikling. Fitness World har oplevet stor vækst de seneste år. Siden det første fitnesscenter blev etableret på Gasværksvej i København i 2005 er Fitness World vokset til at blive Danmark største fitnesskæde med cirka 180 centre rundt om i landet og over 450.000 medlemmer. De 180 fitnesscentre har en stor geografisk spredning og rummer tilsammen omkring 29.000 stykker udstyr. Der er derfor nok at holde styr på i Fitness Worlds FM-funktion, som er samlet i afdelingen Operations, der tæller 23 medarbejdere, hvoraf de 13 er teknikere. Allan Kristiansen tiltrådte som COO - driftsdirektør - i Fitness World i midten af 2017, og han så hurtigt behovet for at øge Med et nyt FMsystem har fitnesskæden Fitness World fået bedre overblik over udstyret i sine 180 centre landet over. Udstyret kan nemt og hurtigt fejlmeldes, så det også kan blive hurtigt repareret. Det kan ses på kundetilfredsheden. Af JAN AAGAARD, journalist professionaliseringen af FM-funktionen ved hjælp af et nyt digitalt FM-system. Fitness World er en vækstvirksomhed, og vi er på forholdsvis få år blevet en stor forretning. Som man ofte ser det i vækstvirksomheder, var backoffice-funktionerne ikke helt fulgt med i den udvikling. Vi havde et digitalt FM-værktøj i HTML, men det var meget afhængigt af en person og hverken særligt effektivt eller brugervenligt. Der var behov for at få det op på et andet niveau og gøre det mindre personafhængigt, fortæller Allan Kristiansen. AFGØRENDE FOR KERNEFORRETNINGEN Fitness World er ikke en klassisk driftsherre med egne bygninger, men til gengæld er FM-funktionen helt afgørende for kerneforretningen, da eksempelvis dårlig rengøring eller manglende vedligeholdelse af fitnessmaskiner og andet udstyr påvirker kun- ÅRSKONFERENCEN 2019 11

dernes oplevelse af centrene og servicen direkte. Fitness World har derfor meget stort fokus på, at centrene fungerer godt, og fitnesskæden har gennem de seneste par år arbejdet målrettet på at optimere hele FM-organisationen og dens aktiviteter inden for områder som økonomi, service og asset management. En af udfordringerne i forhold til valg og implementering af et digitalt FM-system var, at Fitness World historisk set har en stor personaleomsætning, da omkring 30 procent af medarbejderne i centrene bliver skiftet ud hvert år. Det var vigtigt for os, at kompleksiteten i det nye FM-system ikke blev for stor. Det skulle være nemt at bruge, og samtidig skulle det være fleksibelt, da vores forretning udvikler sig hurtigt med både etablering af nye centre og opkøb af mindre fitnesskæder, siger Allan Kristiansen. BEDRE OVERBLIK OG ØGET TRANSPARENS Projektteamet i Fitness World bestående af Ole Søvsø og Allan Kristiansen kiggede på forskellige muligheder, men valgte forholdsvist hurtigt at samarbejde med Dalux. Parterne tegnede kontrakt i november 2017, og allerede i februar 2018 gik man live med det nye DaluxFM-system - i første omgang med Help Desk til indmelding af fejl og mangler i centrene. Fitness World oprettede fra begyndelsen 20 såkaldte hurtigemner i systemet, som lederne af de 180 centre, kan melde opgaver ind på en app på deres smartphone. Indmeldingerne bliver herefter håndteret på tre forskellige måder: Gennem en dispatcher, der fungerer som et filter. Dispatcheren kan eksempelvis være en regional manager, som afgør, om indmeldingen skal laves til en opgave, samt hvem der skal udføre den. Som autobestil, hvor indmeldingen går direkte videre til en håndværker eller lignende uden for organisationen og derved automatisk bliver til en opgave. Indmeldingen placeres i en pool, hvor flere teknikere, som opererer inden for samme geografiske område, har mulighed for at tage opgaven. Med det nye FM-system har vi har opnået et bedre overblik over opgaverne og en øget transparens i forhold til, hvor hurtigt og hvordan opgaverne bliver løst, ligesom vi bedre kan følge op på dem. Med de mange hurtigemner, dækker systemet endvidere så bredt, at det af brugerne opfattes som et one-point-of-contact, siger Allan Kristiansen. Den nye og nemmere måde at melde fejl og mangler i centrene ind på betød, at antallet af indmeldinger hurtigt begyndte at vokse, og dermed steg Fitness Worlds omkostninger til vedligeholdelse også. Men samtidig kunne fitnesskæden se effekten på kundesiden, da kundetilfredsheden steg markant ud fra de målinger, som Fitness World laver i systemet Maze. Der er formentlig få virksomheder, hvor FM-aktiviteterne er lige så tæt forbundet til kundetilfredshed, som hos os. Vores konkurrenter har nogenlunde de samme priser, faciliteter og geografiske placeringer, som vi har, så det kunderne måler os på, er især om maskinerne virker og rengøringsniveauet i centrene, siger Allan Kristiansen. Fitness World har samtidig med udrulningen af FM-systemet også foretaget andre strukturelle ændringer i centrene og kan derfor ikke med sikkerhed sige, hvor stor en del af den øgede kundetilfredshed, der kan tilskrives det nye FM-system, men Allan Kristiansen er ikke i tvivl om, at det har spillet en stor rolle. Vedligeholdelsesomkostningerne kom i øvrigt efter nogle måneder ned på et normalt niveau igen. REGISTRERING AF UDSTYR Efter implementeringen af help desk-funktionen var næste skridt i digitaliseringen af FM-området i Fitness World anlægsregistrering. Altså en central, digital registrering af centrenes udstyr i det nye FM-system. Hidtil har man blot registreret udstyret lokalt ved hjælp af regneark. De 29.000 stykker udstyr, som Fitness World har i de 180 centre, er leaset fra forskellige leverandører og omfatter en lang række forskellige mærker, da man løbende har overtaget andre fitnesskæder, hvor udstyret et fulgt med. Fitness World valgte at registrere udstyret ved hjælp af QR-koder. Optællingen og registreringen af udstyret foregik i løbet af nogle få uger i sommeren 2018, og forinden var der seks ugers forberedelse, hvor der blandt andet skulle udarbejdes en manual, rekrutteres et team til opgaven og oprettes udstyrskategorier i FM-systemets asset-modul. Alt vores udstyr er nu registreret og tilknyttet en bygning. Det giver os mulighed for løbende at indsamle informationer om de enkelte maskiner - for eksempel deres service record. Vi har også et overblik over, hvor de enkelte maskiner står, hvilket leasingselskaberne har en forventning om, at vi ved. Fremover kan vi også bruge QR-koderne, når vi flytter udstyr fra et center til et andet, fortæller Allan Kristiansen. Næste skridt i anlægsregistreringen bliver at tilføje udstyrets serienumre til registreringen i FM-systemet, da det blandt andet giver overblik over udstyrets alder. Sideløbende med implementeringen af FM-systemet har Fitness World kørt en space management-proces, hvor man har valgt at lave en test med sensorer på udstyr i to centre for at se, hvordan og hvor meget udstyret bliver brugt af kunderne. UNDERVISNING AF MEDARBEJDERE Medarbejderne har ifølge Allan Kristiansen taget meget godt imod det nye FM-system, og Fitness World med projektleder Ole Søvsø i spidsen har da også gjort en del ud af at undervise dem på road-shows landet over. Alt i alt er den hurtige udrulning af det nye system gået godt, selv om der også har været nogle udfordringer undervejs. DaluxFM er ikke 100 procent skræddersyet til vores behov, men leverandøren har været konstruktiv omkring vores ønsker. Særlig asset-modulet har krævet nogle særlige løsninger for at opnå den rette funktionalitet, uden at timeforbruget ved oprettelse og vedligeholdelse bliver alt for stort, siger Allan Kristiansen. 12 ÅRSKONFERENCEN 2019

KANDIDAT TIL FM PRISEN KANDIDATENS EGEN PRÆSENTATION Fitness World Virksomhed, FM ansvarlig og ansvarlig for det indstillede projekt: Fitness World A/S FM ansvarlig Allan Kristiansen, som også er ansvarlig for projektet. Strategi udfoldet i årene: 2017 - Q1 2019 Størrelse på virksomhed og FM organisation: Virksomheden startede i 2005 og har haft en stor vækst frem til nu. FW har i dag 229 centre, hvoraf de 181 er i DK og har fortsat vækst ambitioner både i DK og udlandet. Virksomheden har næsten 5.000 ansatte, hvoraf hovedparten er på deltid. Samlet set har FW ca. 550.000 medlemmer og ca. 1.5 mia. kr. i omsætning, hvoraf langt hovedparten kommer fra DK. FM-funktion, Operations tæller 23 medarbejdere, hvoraf de 13 er teknikere. PROJEKTET KORT FORTALT Virksomheden startede i 2005 og har haft en stor vækst frem til nu. FW har i dag 229 centre, hvoraf de 181 er i DK og har fortsat vækst ambitioner både i DK og udlandet. Virksomheden har næsten 5.000 ansatte, hvoraf hovedparten er på deltid. Samlet set har FW ca. 550.000 medlemmer og ca. 1.5 mia. kr. i omsætning, hvoraf langt hovedparten kommer fra DK. Vores udgangspunkt var et gammelt HTML baseret system, som ikke var brugervenligt og umuligt at lave opfølgning og statistik på. Vores tre væsentligste opgaver at løse var: Indmelding af opgaver fra centrene, bedre overblik over indmeldinger/opga- ÅRSKONFERENCEN 2019 13

ver samt et anlægskartotek (fitness udstyr). Projektorganisationen, som primært bestod af Ole Søvsø Nielsen og Allan Kristiansen, gik i Q3 2017 i gang med at undersøge forskellige systemer ifht. de ovennævnte udfordringer. Efter en relativ kort proces, hvor bl.a. brugervenlighed og fleksibilitet var nogle af de væsentlige parametre samt følelsen af at leverandøren ville det samme som os, valgte vi Dalux FM og tegnede kontrakt primo november 2017. Derefter startede et intensivt stykke arbejde ifht. at få lavet det rigtige set up både med centre, regioner, indmeldinger, hurtigemner, dispatchere osv. Ole Søvsø var drivkraften bag denne del med Allan Kristiansen som sparring og beslutningstager. Da denne del var udført lavede vi en slagplan med roadshow (info) til centerledere, area managers, teknikere og leverandører, som er de primære aktører i det daglige og derfor helt afgørende for at systemet anvendes korrekt. 12. februar 2018 var go-live for den del, der vedrører indmeldinger. Næste skridt var anlægskartoteket (fitness udstyr) dvs. registrering af alt større udstyr i de 181 fitness centre i DK inkl. påsætning af QR kode. Vores erfaringer med optælling i centrene var ikke god, hvorfor vi gik meget systematisk til værks med optælling (uge 26) og derefter opfølgning med kontrol teams (12 stk.) med specialister i udstyr (teknikere), som ydermere også skulle påsætte QR koder på hver enkelt stykke udstyr i alt 26.000 styk udstyr. Projektet var gennemført i uge 28. Næste skridt vil være at få indlæst serienumre og senere kunne lave service records (service og vedligeholdelse) pr. maskine. Samt evt. bruge Dalux i udlandet (Schweiz ny tilkøbt kæde med 33 centre). PROJEKT INTEGRATION: FM strategi mere kontrol over og opfølgning på: a) hurtigemner b) udstyr c) leverandører d) teknikere FW arbejder digitalt ifht. medlemmerne mht. kommunikation, indmelding, opfølgning etc. FW overordnet strategi fokus på eksisterende centre i DK med kontrolleret vækst 14 ÅRSKONFERENCEN 2019

Timeline: 01.11.2017 Sign-off med Dalux (leverandør) 12.02.2018 Go-live HelpDesk modulet indmeldinger med 20-25 hurtigemner Medio 2018* Go-live Asset modulet anlægskartotek med 26.000 stk. udstyr samt QR koder Ultimo 2018 Go-live registrering af serienumre til brug for identifikation af udstyrets alder Q1 2019 Go-live registrering af andre anlæg samt forbedret performance over for medlemmerne fokus på vækst i udlandet bl.a. Schweiz Virksomhedens er til for medlemmerne i relation til Dalux: a) Højere oppetid på udstyr b) Hurtigere udskiftning af slidt udstyr via mere info fra Dalux MULIGHEDER MED DALUX: Der kan oprettes flere hurtigemner, således at andre afdelinger kan få gavn af systemet Pt. har vi kun fitness beslægtede virksomheder, men det kan bruges af andre virksomheder Schweiz og Polen er emner for yderligere udbredelse. Vi ser i øjeblikket på Schweiz. Involverede 180 centerledere samt 11 SWAT teams af 2 personer Kobling ml. SW system (Dalux) til forretningen. Bl.a. kundetilfredshed, opfølgning på opgaver (bl.a. teknikerne) samt Finans (anlægskartotek) PROCESSER: Realisme omkring kompleksitet og fleksibilitet ifht. system og leverandør -> keep it FW har fået mere struktureret opgaveløsning og væsentlig bedre opfølgning ifht. opgaver og opgaveløsere (nøgletal/kpi) jektorg. og skal implementere inden for en simple særligt hvis du har en mindre pro- Anlægskartoteket giver det fulde overblik, kortere tidshorisont hvorfor vi kan optimere vores brug/flytninger af udstyr kompromis med forberedelse Husk af holde tempoet men gå ikke på Ifht. hurtig implementering, så er kompetencer indenfor projektledelse og forståelse LÆRING: Hvilke opgaver og behov skal virksomheden af forretningen samt IT/systemer vigtigere have løst? Samt prioritering af disse. end faglig viden/kompetencer indenfor facility management. ÅRSKONFERENCEN 2019 15

Vi har fået bedre overblik, styring og samarbejde Foto: Erik Skov Hillerød Kommune har for nyligt implementeret et nyt FM-system. Det har styrket ejendomsafdelingens overblik over og prioritering af vedligeholdelsesopgaver samt den langsigtede planlægning af opgaverne. Af JAN AAGAARD, journalist Hillerød Kommune har de seneste år arbejdet struktureret med digitalisering for at effektivisere forretningen og gøre den mere brugerfokuseret. Forvaltningen af kommunens ejendomme er et af de områder, hvor man satser meget på digitalisering med fokus på brugerne - det vil sige kommunens medarbejdere - og dermed i sidste ende også de borgere, som benytter de kommunale bygninger. De kommunale bygninger danner rammen om velfærdsydelser til borgerne og er medarbejdernes arbejdsplads. Bygningerne påvirker trivsel og indlæringsevne, og borgernes syn på den kommunale service. Derfor er det vigtigt, at vores bygninger bliver drevet så godt og effektivt som muligt, siger borgmester Kirsten Jensen, Hillerød Kommune. På den baggrund besluttede kommunen i 2015 at indkøbe og implementere et nyt FM-system. Formålet med projektet var primært at styrke ejendomsafdelingens overblik over vedligeholdelsesopgaver og den løbende disponering og prioritering af opgaver. Det nye system skulle også være med til at understøtte den langsigtede planlægning af vedligeholdelsesopgaver og energistyringen, samt sikre overblik over kommunens ejendomme og arealer. Herudover blev det forventet, at projektet også ville bidrage til at ændre interne arbejdsgange i kommunens ejendomsafdeling, Ejendomme, så man får en endnu bedre vidensdeling på tværs i afdelingen. HURTIG IMPLEMENTERING Det nye FM-system kom op og køre inden for et år, hvorefter detaljeringsgraden løbende blev udbygget. Man indsamlede data om alle kommunens ejendomme, lokaler, brugere af lokalerne samt udvalgte bygningsdele. Ejendommes fysiske dokumentarkiv samt tegningsmateriale blev 16 ÅRSKONFERENCEN 2019

digitaliseret, og på baggrund af tegningsmaterialet samt opmåling af ejendommene blev der udarbejdet 3D-modeller (BIM). Til de enkelte rum i modellerne er der også knyttet informationer om rummets anvendelse, så rummene kan grupperes i forskellige kategorier. Vi lavede en stor satsning på at indsamle data så hurtigt som muligt for at kunne udarbejde digitalt tegningsmateriale og 3D-modeller. Et godt tegningsmateriale er afgørende, og derfor prioriterede vi i første omgang det, fortæller ejendomschef Karen Dilling. Det nye digitale tegningsmateriale har også medført, at kommunens BBR-data er blevet opdateret og rettet for fejl. Det har blandt andet betydet, at der er kommet en række bygninger til, som ikke tidligere var registreret i BBR. INTEGRATION MED ØKONOMISYSTEM At få FM-systemet integreret med kommunens økonomisystem for at optimere økonomistyringen var en anden funktion, som Ejendomme prioriterede højt, og medarbejderne udviklede i den forbindelse et nyt økonomimodul til FM-systemet i samarbejde med systemleverandøren Dalux. Integrationen betyder, at vi sparer tid og undgår at skulle arbejde i to systemer, når vi for eksempel skal betale fakturaer, siger Karen Dilling. Formålet er også at opnå en bedre økonomisk styring, som giver mulighed for løbende at skrue op og ned for igangsættelse af nye opgaver, så Ejendomme ikke står sidst på budgetåret med et uforudset over- eller underskud. Det er blevet nemmere at styre opgaverne, og det gælder ikke mindst de mindre sager og indkøb, hvor der i høj grad er gevinster at hente. Samarbejdet mellem medarbejderne på rådhuset og på ejendommene er også blevet styrket ved hjælp af FM-systemet, så vi i dag bruger både pengene og vores personalemæssige ressourcer endnu bedre, siger Karen Dilling. HELPDESK OG QR-KODER Efter digitalisering af tegningsmaterialet og integrationen med økonomisystemet gik man i 2016-2017 videre med at indføre en digital Helpdesk for kommunens medarbejdere og opsætte QR-koder i samtlige lokaler i de kommunale bygninger. Formålet var at gøre indberetning af skader, fejl og mangler nemt for brugerne af kommunens bygninger, ikke mindst de steder hvor der ikke er teknisk servicepersonale til dagligt. Formålet var også at forbedre opgavestyringen og reaktionstiden samt Ejendommes kommunikation med brugerne undervejs i processen. Med Helpdesk og QR-koder kan kommunens medarbejdere døgnet rundt nemt melde skader, fejl og mangler ind til Ejendomme ved hjælp af en app på deres smartphone, og ved hjælp af prædefinerede emner sikres det, at opgaven går direkte til rette medarbejder. Helpdesk og QR-koder blev i første omgang testet på rådhuset, inden det blev rullet ud til daginstitutioner, skoler og kommunens øvrige ejendomme. FLERE KAN FØLGE MED I OPGAVERNE En af de medarbejdere, som bruger FM-systemet dagligt er Kim Walther Andreasen, som er teknisk serviceleder og koordinator i Ejendomme. Med det digitale FM-system har vi fået et nyt kommunikationsværktøj, der sikrer, at kvaliteten af vores arbejde bliver så høj som muligt. Vi har fået et væsentligt bedre overblik og vi kan være flere medarbejdere inde over en opgave, mens vi tidligere brugte meget tid på at skrive og ringe til kolleger omkring status på en opgave, siger Kim Walther Andreasen. Som koordinator står Kim Walther Andreasen for den overordnede planlægning af opgaverne blandt 10 kolleger i sit distrikt. I FM-systemet kan jeg se, om en af kollegerne har særligt travlt, og så kan jeg flytte rundt på ressourcerne ved at bede en anden kollega om at give en hånd med et par dage. Det er også med til at give en større fællesskabsfølelse i teamet, siger Kim Walther Andreasen. Han mener, at han og teamet ved hjælp af FM-systemet i dag får løst flere opgaver end tidligere med de ressourcer, de har til rådighed. Alle har dog skullet vænne sig til at arbejde på en anden måde, og medarbejderne udnytter endnu ikke alle systemets muligheder. Vi bliver bedre og bedre til at udnytte de features, der er i systemet, og når vi bliver rigtigt gode til det, vil det for alvor være en tidsfaktor, der kan mærkes, siger Kim Walther Andreasen. NÆSTE SKRIDT: KOBLING TIL ANVENDELSE AF BYGNINGER Efter at have arbejdet på FM-systemet siden 2015 og brugt mange kræfter på at få lagt de rigtige data ind, få dem valideret og kategoriseret, digitaliseret tegningsmateriale mv. er Hillerød Kommune nu klar til at tage næste skridt. Det består i at koble den opnåede viden om vedligeholdelsestilstand, opgaver mm. med informationer om, hvordan bygningerne bruges og udnyttes. Det skal give en endnu bedre strategisk planlægning og anvendelse af de kommunale bygninger. Ejendomme skal i stigende grad bruge data til at understøtte strategiske beslutninger om placering af kommunale aktiviteter. Data, der bare indsamles, er døde data. Data skal give mening og anvendes både operationelt og strategisk. Ejendomme har sat barren højt, og vil blive ved med det, siger borgmester Kirsten Jensen. ÅRSKONFERENCEN 2019 17

KANDIDAT TIL FM PRISEN KANDIDATENS EGEN PRÆSENTATION Hillerød Kommune Virksomhed, FM ansvarlig og ansvarlig for det indstillede projekt: Hillerød Kommune, Ejendomme ved ejendomschef Karen Dilling Strategi udfoldet i årene: 2015-2018 Størrelse på virksomhed og FM organisation: Hillerød Kommune har flere end 5000 ansatte og betjener 50.650 borgere. Ejendomme er politisk forankret i Økonomiudvalget og organisatorisk under di-rektøren for Økonomi og Teknik. Ejendomme består af en ejendomschef, 4 sekti-onsledere, og omkring 210 medarbejdere. Ejendomme har ansvaret for Hillerød Kommunes ejendomme på tværs af alle serviceområder. Det betyder et tydeligere fokus, øget professionalisering, for-bedret ressourceanvendelse og en styrkelse af den strategiske forankring. Ejendomme har således ansvaret for forvaltning af alle kommunale bygninger og tilhørende udearealer, den indvendige og udvendige vedligeholdelse af bygninger og udearealer, bygningernes tekniske anlæg samt den kommunale rengøring. Det samlede bygningsmæssige areal er på 312.000 m² og matrikelarealet på 3,2 km². 18 ÅRSKONFERENCEN 2019

Foto: Hillerød Kommune PROJEKTET KORT FORTALT Hillerød Kommune besluttede i 2015 at indgå aftale med DaluxFM for at understøtte udviklingsmålet Sikker drift af Hillerød Kommunes ejendomme, som Byrådet havde besluttet i budgetforhandlingerne for 2014-2017. Her blev det defineret, at formålet med projektet primært er at skabe endnu bedre overblik over vedligeholdelsesopgaverne, løbende prioritere opgaverne, sikre dispositionsbogholderi for herved at styrke økonomistyringen, understøtte 5 og 10 års planlægning af vedligeholdelsesopgaverne og understøtte energistyringen. Herudover forventes projektet også at bidrage til at ændre arbejdsgange i Ejendomme og derigennem opnå bedre vidensdeling på tværs i afdelingen, samt at få en opdateret datasamling. HVOR LANGT ER PROJEKTET NÅET OG HVAD ER NÆSTE SKRIDT: Facility Management-systemet DaluxFM er implementeret. I systemet er der samlet data om alle kommunens ejendomme, bygninger, lokaler, brugere af lokalerne samt udvalgte bygningsdele. Ejendommes fysiske dokumentarkiv og tegningsmateriale er digitaliseret, og på baggrund af tegningsmaterialet og opmåling af ejendommene er der udarbejdet 3D-modeller (BIM). FM-systemet er integreret med kommunens økonomisystem, og Ejendomme har i den forbindelse været med til at udviklet et nyt økonomimodul til DaluxFM. I 2016-2017 søsatte Ejendomme en digital Helpdesk og opsatte QR-koder i samtlige lokaler i de kommunale bygninger. Formålet er dels at gøre indberetning af skade, fejl og mangler nemt for brugerne af kommunens bygninger, dels at forbedre Ejendommes opgavestyring, reaktionstid og kommunikation til brugerne undervejs i processen. Ud over et rigtig godt datagrundlag har projektet medført gode muligheder for kobling med eksisterende data. Kommunens BBR data er rettet op som følge af korrekt tegningsgrundlag. Koblingen med økonomisystemet giver en bedre økonomisk styring, da det aktuelle forbrug samt igangsatte arbejder kan kobles. Det betyder, at der løbende kan skrues op og ned for igangsættelse af nye opgaver, og at Ejendomme ikke står sidst på budgetåret med et uforudset over- eller underskud. Dette har generelt medført, at der udføres mere planlagt vedligehold i stedet for ad hoc vedligehold. Implementeringen af DaluxFM har også medført en bedre egenkontrol af udførte opgaver via større overblik og en bedre historik på eksempelvis fejl og nedbrud. DaluxFM medvirker til, at Ejendomme fremstår som en troværdig samarbejdspartner både internt over for brugere, fagafdelinger og politiske udvalg samt eksternt over for samarbejdspartnere. Næste skridt er at koble den opnåede viden omkring vedligeholdelsestilstand, opgaver og økonomi med informationer om, hvordan porteføljen udnyttes med henblik på endnu bedre strategisk planlægning. HVORDAN ER PROJEKTET INTEGRERET I: 1. FM-STRATEGI Ejendommes strategiske fokus er formuleret i virksomhedsplaner. Omkring en tredjedel af strategimålsprojekterne i virksomhedsplan 2015-2016 omhandlede FM-systemet på den ene eller anden måde. Projekterne havde i overvejende grad til opgave at definere og tilvejebringe de datasæt, der skulle ind i DaluxFM. I 2017-2018 har der været fokus på at videreføre arbejdet, herunder forbedre den digitale Helpdesk, løbende forbedre processer samt opstarte indsamling af assets data. 2. ORGANISATIONENS DIGITALISERINGS- STRATEGI Formålet med Hillerød Kommunes digitaliseringsplan er blandt andet at understøtte Hillerød Kommunes arbejde med digital udvikling, og at understøtte en smidig, effektiv, ressourcefokuseret betjening af borgere, erhvervsliv, foreningsliv m.fl. DaluxFM understøtter dette formål. 3.ORGANISATIONENS OVERORDNEDE STRATEGI Daluxprojektet er ikke direkte koblet til kommunens overordnede vision Læring og Livskraft men understøtter formålet ved at bidrage til effektivisering og fremtidssikring af den kommunale forvaltning. HVILKEN VÆRDI SKABES FOR DEM, VIRKSOMHEDEN ER TIL FOR: Et opdateret overblik over kommunens ejendomme, bygninger, rum samt udvalgte bygningsdele. Helpdesk og QR-koderne i alle lokaler gør indberetning af skader, fejl og mangler nemt for brugerne af kommunens bygninger. Desuden forbedrer det ÅRSKONFERENCEN 2019 19

Foto: Hillerød Kommune Ejendommes opgavestyring, reaktionstid og kommunikation til brugerne undervejs i processen. Leverandørportal gør det let for leverandørerne at få overblik over de opgaver, som de får fra kommunen. Der opleves et mindre forbrug af tid på kommunikation om løbende status for opgaverne. KAN PRODUKTET/ PROJEKTET/RESULTATET BRUGES: 1. ANDRE STEDER I ORGANISATIONEN Andre afdelinger i kommunen kan få hurtig og effektiv adgang til opdaterede ejendomsdata, tegningsmateriale og leje- og brugsaftaler, enten ved selv at få brugeradgang til DaluxFM eller ved at bestille data via Ejendomme. Brugerne kan få direkte adgang til status på indmeldte opgaver. ministratorer, vedligeholdelsesplanlæggere, byggeprojektledere m.fl. at fremskaffe opdaterede nøgletal, ejendomsdata og tegningsmateriale. Vi har fået et mere effektivt dispositionsbogholderi. Det er blevet nemmere at betale regninger (Opusintegrationen). Helpdesk har erstattet regneark, lister, mails, post its, telefonopkald osv. ved indmeldelse, planlægning og håndtering af fejl og skader på ejendommene. Projektet har styrket samarbejdet mellem vedligeholdelsesteamet og det tekniske servicepersonale, som har deres daglige gang på ejendommene. HVAD ER DE VIGTIGSTE LÆRINGSPUNKTER, SOM EVENTUELT KAN BRUGES I ANDRE VIRKSOMHEDER? Fastlæg få centrale fokusområder, og hold fast ved dem under det lange seje træk. Alloker ressourcer til anlæg og drift af systemet - det kører ikke ad sig selv! Afklar hvilke data der er brug for og fokusér på dem, i stedet for at indsamle alle de data, som man kan. Få udviklet gode processer for den daglige brug af systemet. Foto: Hillerød Kommune 2. AF ANDRE VIRKSOMHEDER Generelt har vi stor erfaring med implementering af DaluxFM. Desuden har vi været med til at udvikle dele af helpdesk-appen, et budgetmodul samt integration til KMD- Opus. Andre ejendomsforvaltere kan tilpasse og bruge disse elementer i deres organisation. 3. I ANDRE LANDE På lige fod med andre virksomheder. HVORDAN HAR PROJEKTET ÆNDRET JERES ARBEJDSPROCESSER/ KERNEPROCESSER? Det er blevet hurtigere og nemmere både strategisk og operationelt for ejendomsad- 20 ÅRSKONFERENCEN 2019

Foto: Erik Skov Store gevinster ved digital fraflytning A t administrere en lejers fraflytning fra en lejlighed i en boligorganisation var engang en omstændelig proces. Den involverede i alt otte arbejdsgange, som omfattede blandt andet gennemgang af lejemålet og indhentning af tilbud på istandsættelse hos håndværkerne, opmåling af arealer og fremsendelse af prisen for arbejdet til lejeren. Sådan er det ikke længere. I hvert fald ikke i boligorganisationen FællesBo i Herning. Her er processen i dag reduceret fra otte til tre arbejdsgange, og det har gjort fraflytningen hurtigere, nemmere og ikke mindst billigere for både lejerne og FællesBo. FællesBo er en almen boligorganisation og administrerer 5.000 boliger i Herning Kommune. Der er over 1.000 fraflytninger om året i organisationens boligmasse, og for 10 år siden fik FællesBos administrerende direktør Kaj Mortensen en idé. Dengang var jeg nogle gange selv ude at lave manuelle fraflytningssyn, og det var en Boligorganisationen FællesBo har gennem de seneste 10 år digitaliseret en række processer. Det har reduceret omkostningerne markant ikke mindst i forbindelse med de over 1.000 fraflytninger, som FællesBo årligt håndterer. Af JAN AAGAARD, journalist lang og omstændelig proces, hvor vi skulle ud at indhente priser på eksempelvis malerarbejde hver gang. Jeg kom til at tænke på, om det ikke var muligt at sende arbejdet ud i et samlet udbud for at få bedre priser til fordel for vores beboere, fortæller Kaj Mortensen. Han gik videre med ideen til virksomheden eseebase, der er udsprunget af Årstiderne Arkitekter, som arbejder med at bidrage til besparelser inden for drift og vedligehold af bygninger gennem digitalisering af bygningsdata. PILOTPROJEKT VAR EN SUCCES FællesBo og eseebase besluttede sammen at gennemføre et pilotprojekt med formålet at teste og udvikle en optimeret proces til fraflytning. For at gøre det muligt at sende maler-, gulv- og rengøringsarbejdet i udbud skulle alle FællesBos lejeboliger måles op i mindste detalje med de præcise mål for gulv-, væg- og loftsarealer. ÅRSKONFERENCEN 2019 21

Dermed kunne man lægge data for hvert lejemål ind i et digtalt system, hvor der kunne udarbejdes 3D-modeller af lejemålene med alle mål. Sammenholdt med det gennemsnitlige antal fraflytninger om året havde man dermed et grundlag for at danne et estimat over de samlede istandsættelsesomkostninger i forbindelse med fraflytning. I første omgang blev 400 af FællesBos lejeboliger opmålt, og siden er systemet udbredt, så alle 5.000 lejeboliger i dag er opmålt og registreret i digitale 3D-modeller (BIM). Tidligere kunne håndværkerne nærmest selv bestemme prisen, men ved at sende den samlede opgave i udbud fik vi konkurrence om opgaverne, og det gav os med det samme nogle bedre priser. Samtidig er opgaven også blevet nemmere for håndværkerne, da de ikke mere skal ud at måle op i lejemålet, siger Kaj Mortensen. De gennemsnitlige udgifter til istandsættelse pr. fraflytning er dermed i dag mere end halveret i forhold til tidligere. I 2008 var gennemsnitsprisen 15.900 kroner, mens den i 2017 var nede på 7.900 kroner. FællesBo har i dag opdelt de 5.000 boliger i seks puljer med 700-800 boliger i hver, som sendes i udbud hvert fjerde år. Udbuddet gennemføres af eseebase på vegne af FællesBo og håndteres ligeledes via det digitale system eseebase portalen. Den digitale platform bag portalen leveres af en tredjepart, mens eseebase står for opgaven med at implementere de mange data i systemet. NEMT OG HURTIGT FRAFLYTNINGSSYN Digitaliseringen af boligdataene har også betydet, at ejendomsfunktionæren i dag med en tablet i hånden kan gennemføre fraflytningssynet i boligen sammen med beboeren, og give beboeren den samlede pris for fraflytningen med det samme. Beboeren kan med det samme godkende og skrive under, og derefter sender ejendomsfunktionæren via tabletten rekvisitionerne til håndværkerne. Dermed sparer FællesBo også administrative ressourcer på fraflytning i organisationen, da man tidligere brugte omkring tre timers administration på en fraflytning. Det svarer på årsplan til to fuldtidsstillinger, som man nu kan anvende til andre opgaver i boligorganisationen. Den digitale fraflytning har givet os en lavere arbejdsmængde i administrationen, men den største besparelse ligger i udgifterne til håndværkere. Besparelserne kommer afdelingen og de lejere, der fraflytter, til gode. Det har også medvirket til, at vi har kunnet holde vores administrationsbidrag uændret i 10 år, siger Kaj Mortensen. Lejerne har da også taget godt imod systemet, og siden digitaliseringen har FællesBo ikke haft en eneste sag i beboerklage nævnet på grund af istand sættelses-omkostninger. Systemet giver på stedet overblik og forståelse for fraflytningsprisen for lejerne, og samtidig kender lejerne langt tidligere deres del af udgiften til istandsættelsen. Det er en stor tilfredsstillelse for lejerne, siger Kaj Mortensen. DIGITAL REGISTRERING AF UDEAREALER Ifølge Per Klitte, direktør i eseebase, har de største udfordringer ved at implementere systemet været at få integreret alle informationer i 3D-modellerne, så de virker intuitive for de ejendomsfunktionærer, der gennemfører fraflytningssyn via tablets, samt at koble informationerne til de udbud, hvor mængderne bliver beregnet ud fra modellen. På baggrund af de positive erfaringer med den digitale fraflytning indgik FællesBo i 2012 en aftale med eseebase om at digitalisere boligorganisationens udearealer. Ligesom indvendigt i boligerne betød det også en minutiøs digital registrering, hvor alt blev målt op lige fra græsplæner, hække, bede, antallet af buske og træer, flisearealer og helt ned til løbende meter kantsten. Efter den digitale registrering af udearealerne gennemførte FællesBo et fælles udbud på opgaverne med at vedligeholde udearealerne, men der viste sig at være modstand mod dette blandt beboerne, som ikke brød sig om tanken om, at de måske ville få en ny ejendomsfunktionær efter udbuddet, selv om man samtidig ville kunne nedsætte huslejen med 800 kr. pr. lejemål pr. år. Det blev derfor vedtaget i stedet at bruge det samlede overblik til at skabe en ny og mere effektiv intern struktur over drift og vedligehold af udearealerne. Det har blandt andet betydet, at ejendomsfunktionærer i hele organisationen i dag samarbejder på tværs af afdelinger om opgaverne, og man har kunnet reducere antallet af medarbejdere. Desuden er FællesBos maskinpark opdateret med ny teknologi som blandt andet robotklippere og droner. Samlet set har digitaliseringen, organisationsændringerne og ny teknologi til opgaverne med udearealer skabt effektiviseringer, besparelser og en øget gennemsigtighed for beboerne. Hvis en afdeling for eksempel ønsker snerydning af større eller mindre arealer, hyppigere græsslåning eller lignende, kan FællesBo med det samme oplyse den nøjagtige pris for opgaven. NÆSTE SKRIDT: FACADE- OG TAGAREALER Som det næste skridt i digitaliseringen er FællesBo gået i gang med at registrere og lagre samtlige facade- og tagarealer digitalt. Det skal give FællesBo mulighed for at lave samlede udbud på alle udvendige opgaver og dermed opnå besparelser på drift, vedligehold og istandsættelse på samme måde som ved fraflytning. Vi er godt i gang med registreringen af facader og tag og forventer at kunne sende opgaverne i udbud en gang efter sommerferien næste år, fortæller Kaj Mortensen. FællesBos digitaliseringsstrategi skal overordnet sikre sammenhæng på tværs af systemer med fokus på data og automatisering af processer, og det samlede overblik over bygningsmassen får FællesBo via eesebase portalen, hvor de mange data løbende opdateres. Med vores strategi er vi kommet et stort skridt foran det generelle niveau for digitalisering i den almene boligsektor. Det har også betydet, at vi i dag matcher det private marked i forhold til effektiv drift og vedligehold, billigere udbud og kommunikation, siger Kaj Mortensen. 22 ÅRSKONFERENCEN 2019

ÅRSKONFERENCEN 2019FællesBo Foto: FællesBo KANDIDAT TIL FM PRISEN KANDIDATENS EGEN PRÆSENTATION Fakta om FællesBo Virksomhed: FællesBo (Kaj Mortensen) og eseebase (Per Klitte) Strategi udfoldet i årene: 2008 2018 og videre. FællesBo er en almen boligorganisation, der administrerer almene boliger, bofællesskaber og andelsboligforeninger i Herning Kommune. Vores vigtigste opgave er at tilbyde attraktive og konkurrencedygtige lejeboliger. Og at skabe den bedst mulige løsning for hver eneste beboer. Vi tilbyder 5.000 boliger fordelt over hele Herning Kommune. Der er både familie-, studie- og seniorboliger. De fleste boliger er i etagebyggeri, men vi kan også tilbyde rækkehuse og mindre parcelhuse. FællesBo beskæftiger ca. 90 medarbejdere, hvoraf de 30 er ansat i administrationen. FællesBo er en ung virksomhed fra 1. januar 2010, men har alligevel omkring 78 års erfaring. FællesBo er nemlig en sammenlægning af Herning Andels Boligforening, Herning Boligselskab og det tidligere administrationsselskab FællesBo. Erfaringen giver os en stor viden, faglighed og overblik til at skabe løsninger, der gavner vores beboere og samarbejdspartnere. eseebase udsprang i 2008 af Årstiderne Arkitekter. Målet var at bidrage til besparelser inden for drift og vedligehold af bygninger, og midlet var at samle og digitalisere alle bygningsdata. I første omgang var det de høje udgifter forbundet med fraflytninger, der mærkede sparekniven. Siden greb besparelserne om sig. I dag siger vi med stolthed, at vi er vokset i takt med vores kunders besparelser. eseebase har i dag godt 170 medarbejdere, som sidder fordelt på kontorer i Danmark, Bangladesh, Indien, Sverige og Tyskland. 23

Fraflytningsprocessen før digitalisering Gennemgang af lejemål Synsrapport sendes til håndværker 14 dage til indhentning af tilbud Opmåling foretages af håndværker Tilbud sendes til FællesBo fra håndværker Pris fremsendes fra FællesBo til lejer FællesBo sender rekvisition til håndværker Arbejdet udføres Fraflytningsproces med digital fraflytning Gennemgang af lejemål elektronisk Ejendomsfunktionær sender rekvisition til håndværker Arbejdet udføres eseebase A/S PROJEKTET KORT FORTALT DER ER BESPARELSER AT HENTE FOR ALLE MED DIGITALISEREDE SYSTEMER Efter godt ti år med digitale mængder, driftsudbud og IT rådgivning fra eseebase har FællesBo i Herning opnået imponerende store besparelser økonomisk og ressourcemæssigt. På omkostningerne til fraflytninger runder den årlige besparelse i dag mere end 50 %. I år tager FællesBo hul på digitalisering af endnu et område: Udvendig drift og vedligehold. DIGITALISERING, UDBUD OG ELEKTRO- NISK FRAFLYTNING Der er sket meget siden dengang, den administrative side af en fraflytning var en lang og omstændelig proces. Hvor en maler målte rummene i lejligheden op ved hver fraflytning og gav et tilbud, som FællesBo pr. brev meddelte som overslag til beboeren, der skulle flytte. Vi var klar over, at processen krævede revision og effektivisering. For eksempel i forhold til at have malerarbejdet sendt ud i et samlet udbud for at få bedre priser til fordel for vores beboere, siger Kaj Mortensen, administrerende direktør i FællesBo. Derfor var han og organisationen særdeles positivt indstillet, da eseebase i 2008 sammen med FællesBo gennemførte et pilotprojekt med formålet at teste og udvikle en optimeret proces til fraflytning. I den forbindelse blev ca. 400 af FællesBos i alt 5.000 lejeboliger opmålt helt ned til fodliste-niveau og den samlede opgave sendt i udbud. På trods af børnesygdomme, som løbende blev tacklet og udryddet, blev pilotprojektet en stor succes. Et samlet udbud gav bedre priser, og derfor blev istandsættelsesomkostningerne lavere. Samtidig betød digitaliseringen, at ejendomsfunktionæren, med en tablet i hånden, på stedet ved fraflytningssynet kunne give beboeren den samlede pris for fraflytningen. Dermed sparede FællesBo også administrative ressourcer på fraflytning i organisationen. Eseebase s digitalisering af fraflytning blev efter de første besparelser implementeret i hele FællesBos ejendomsportefølje. INGEN KLAGESAGER SIDEN DIGITALISE- RINGEN Siden digitaliseringen har FællesBo ikke haft en eneste sag i Beboerklagenævnet på grund af istandsættelsesomkostninger. Systemet giver på stedet overblik og fuld forståelse for fraflytningsprisen for lejerne, som samtidig langt tidligere kender deres del af udgiften til istandsættelsen. Det er en stor tilfredsstillelse for lejerne. Med de mange positive erfaringer indgik FællesBo i 2012 aftale med eseebase om digitalisering af boligorganisationens udearealer. Som indenfor i boligerne betød det en minutiøs digital registrering af alt fra arealet af græsplæner, hække, bede, antallet af buske og træer, over flisearealer helt ned til løbende meter kantsten. Det blev vedtaget at bruge det samlede overblik til at skabe en ny intern og mere effektiv struktur over drift og vedligehold af udearealerne. Ejendomsfunktionærer i hele organisationen samarbejder i dag på tværs af afdelinger om opgaverne. Desuden er FællesBos maskinpark opdateret, så den matcher og effektiviserer opgaverne. Det har samlet set skabt effektiviseringer, besparelser og øget beboerdemokrati: Man kender den nøjagtige pris og kan straks oplyse den, hvis en afdeling for eksempel ønsker snerydning af større eller mindre arealer, græsset slået oftere eller lignende. Det vælger de enkelte afdelinger selv til og fra. HVOR LANGT ER PROJEKTET NÅET OG HVAD ER NÆSTE SKRIDT I FællesBo er prisen for fraflytning i dag i gennemsnit faldet med mere end 50 %. Systemet har givet overblik og indsigt i fraflytnings-processen. NÆSTE SKRIDT: De foreløbige succesfulde digitaliseringsprocesser følges op med endnu et projekt: Al udvendig drift og vedligehold skal effektiviseres. Her bliver samtlige facade- og tagarealer registreret og lagret digitalt. Det giver FællesBo mulighed for samlede udbud på alle udvendige opgaver og dermed besparelser på drift, vedligehold og istandsættelse. 24 ÅRSKONFERENCEN 2019

ASE-Portalen Integration og web Model-ændringer 2D og 3D tegninger FM data eseebase A/S Undervisning Yderligere vil FællesBo også gøre brug af eseebase portalløsning, som kan give overblik over bygningsmassen. Det er også her, den vigtige opgave med vedligehold og opdatering af data foregår. Derved øges værdien af data løbende ved tilførsel af opdaterede informationer til modellerne. HVORDAN ER PROJEKTET INTEGRERET I FM-STRATEGI ORGANISATIONENS DIGITALISERINGSSTRATEGI. ORGANISATIONENS OVERORDNEDE STRATEGI Bygningsmodellen BIM efter eseebase struktur, har været grundlaget for Fælles- Bos digitaliseringsstrategi tilbage i 2008. Det har vist sig at være den rigtige vej at gå, da IKT-bekendtgørelsen har nogle særlige tiltag omkring 30-årig vedligeholdelses- og fornyelsesplan og netop anvendelsen af BIM modeller i driften og ikke kun ved ny- og ombygninger. 3D model og data Hosting FællesBos overordnede digitaliseringsstrategi skal sikre sammenhæng på tværs af systemer med fokus på data og automatisering af processer. Grundlæggende vil en høj grad af digitaliserede oplysninger give os mere effektiv drift, da vi har nøjagtige Elektronisk syn oplysninger på det, der skal serviceres, mulighed for 3D-præsentation for fremtidige og nuværende beboere samt mere effektive og dermed billigere udbud. HVILKEN VÆRDI SKABES FOR DEM VIRKSOMHEDEN ER TIL FOR Beboerne nyder godt af besparelsen på fraflytninger. Besparelserne er bl.a. med til at holde huslejen nede FællesBos administrationsbidrag har været uændret i 10 år og beboerne har opnået billigere fraflytning. Det har resulteret i, at FællesBo ikke har haft en eneste sag i Beboerklagenævnet på grund af istandsættelsesomkostninger. Der er sparet store summer på drift af de grønne arealer, og det er forventningen, at det samme bliver tilfældet i forbindelse med optimering af drift udvendigt på bygningerne. Udbud Indkøb KAN PROJEKTET BRUGES ANDRE STEDER I ORGANISATIONEN AF ANDRE IRKSOMHEDER I ANDRE LANDE Ja, da FællesBo var fremsynet tilbage i 2008 og fik optegnet alle bygninger i en fuld BIM, har de nu udgangspunktet eller grundmodellen klar til at udarbejde de udvendige data til drift og vedligeholdelsen. Projektet, som man er i fuld gang med på nuværende tidspunkt, vil bidrage til at give FællesBo det komplette overblik over drift og vedligeholdelse af deres bygningsmasse. HVORDAN HAR PROJEKTET PÅVIRKET JERES PROCESSER? Det er blevet nemt, intuitivt og effektivt at arbejde med ind og fraflytningssyn. FællesBos synsmedarbejdere har alle informationer ved hånden. Alt registreres ét sted via en tablet, ligesom synsmedarbejderne også hurtigt kan klare efterbehandling i form af automatisk oprettelse af rekvisitioner og evt. indhentning af tilbud. Digitaliseringen af udearealerne har betydet en effektivisering af drift og vedligehold af udearealerne (som tidligere nævnt) og samtidig kan mængde, levetid og pris nemt overføres direkte til afdelingernes driftsbudget. HVAD ER DE VIGTIGSTE LÆRINGSPUNKTER, SOM EVENTUELT KAN BRUGES I ANDRE VIRKSOMHEDER? Afsæt tid og forvent internt ressourcetræk tag højde for i jeres planlægning, at involvering og ny læring tager tid. Involver medarbejderne undervejs i processen træk på deres viden og afsæt tid til at svare på spørgsmål. Gradvis udrulning ændringerne skal fungere i en hverdag med mange opgaver, så tag dem i skridt. God træning og effektiv support uddan eksempelvis superbrugere, så det altid er nemt at få hjælp Tal mindre om effektivisering fokuser på fordele som eksempelvis hurtigere bestilling af opgaver og mindre papirarbejde. ÅRSKONFERENCEN 2019 25

Foto: Erik Skov Lad jer ikke styre af de teknologiske muligheder Af JAN AAGAARD, journalist Digitalisering af driften på DTU er afgørende for DTU s kerneforretning og målsætning om at være et internationalt eliteuniversitet. Men digitalisering er ikke målet i sig selv det er et værktøj til at nå målene, siger direktøren for DTU Campus Service. Digitalisering af FM kommer ofte til at handle om IT-systemer - om at vælge den rigtige software og udnytte de mange teknologiske muligheder. I DTU Campus Service, som er både bygningsejer, bygherre og driftsherre i én og samme organisation, har udgangspunktet været et andet. Vi har taget udgangspunkt i, hvordan vi gennem digitalisering af FM kan forbedre og effektivisere vores drift og byggeri og dermed understøtte DTU s kerneforretning, siger Jacob Steen Møller, direktør, DTU Campus Service. Mange taler om digitalisering ved at tale om IT, men man skal passe på ikke at blive drevet af de teknologiske muligheder. Digitalisering er ikke målet, men et middel til at nå målene. Derfor har vi i stedet fokuseret på, hvilke behov der er i organisationen, og hvad vi gerne vil opnå ved hjælp af digitalisering, siger han. DTU er Danmarks førende tekniske universitet og et internationalt eliteuniversitet. Universitetet har oplevet stor vækst de seneste 15 år, og det har betydet udfordringer for FM-organisationen. Derfor så DTU i 2009 et behov for at reorganisere hele FM-organisationen. NY ORGANISATION OG DIREKTØR Universitetet i Lyngby etablerede Campus Service og ansatte Jacob Steen Møller som direktør for FM-området, som har til formål at drive, vedligeholde og udvikle DTU s bygninger og øvrige faciliteter og dermed sikre forskere, øvrige medarbejdere og studerende de bedst mulige arbejdsforhold. Samtidig begyndte Campus Service, som dengang var en traditionel papirbaseret FM-organisation, at arbejde målrettet med digitalisering. I dag er man nået et langt skridt i retning af en fuldstændig digitaliser- 26 ÅRSKONFERENCEN 2019

ing af drift, vedligehold og byggeri, og organisationen bruger i dag digitale værktøjer i alle faser af FM-cirklen. DTU Campus Service har blandt andet: Digitaliseret alle gamle papirarkiver. Digitaliseret den eksisterende bygningsportefølje i 3D, så 3D-modeller anvendes til planlægning og projektering. Digitaliseret driften med blandt andet digital fejlmeldings- og bestillingssystem. Etableret en GIS-baseret model til arkitektoniske analyser og (by-)planlægning Skabt sammenhæng mellem digitalt byggeri og digital drift, bl.a. gennem et sammenhængende BIM-FM-system. AFGØRENDE FOR AT NÅ DTU S STRATEGISKE MÅL DTU s bestyrelse har de seneste år sat skarpt fokus på digitalisering, og digitalisering af driften ses i Campus Service som afgørende for, at DTU kan nå sit strategiske mål om at være et teknisk eliteuniversitet på højeste internationale niveau. Det er vores ambition at være et mønstereksempel på effektiv organisationsdrift i hele den cyklus, som udgør kernen i Campus Service - det vil sige drift, planlægning og nybyggeri. Det kan vi kun gøre ved løbende at udvikle os og skabe merværdi for brugerne, og det hjælper digitaliseringen os til, siger Jacob Steen Møller. At understørre kerneforretningen gennem effektiv drift er målsætningen i de fleste moderne FM-organisationer, men i DTU Campus Service er man som FM-organisation i den særlige situation, at man er omgivet af forskere, ingeniører og andre eksperter, som blandt andet beskæftiger sig med byggeri og anlæg, elforsyning, energi, big data og data science og transport og logistik. CAMPUS SERVICE INTEGRERER MED FORSKNING For DTU Campus Service er det derfor ikke alene ambitionen at understøtte kerneforretningen, men at integrere drift og byggeri med forskningsmiljøet og de studerende og dermed skabe en synergi, som er værdifuld for alle parter ved at bidrage til både forskningen og udviklingen af de fysiske rammer på DTU. Det er oplagt for os at samarbejde med forskere og studerende, og det gælder ikke mindst i forbindelse med digitaliseringen. De mange data om drift og byggeri, som vi har indsamlet gennem de seneste år, kan vi stille til rådighed for forskere og studerende, mens de kan hjælpe os med at udvikle vores drift og byggeri. Det er en central del af vores strategi at skabe integration mellem FM og DTU s kerneforretning, og det sker i stigende grad, siger Jacob Steen Møller. Blandt eksemplerne på det er: Digitale driftsdata fra Campus Service - heriblandt data fra en lang række målere og sensorer - stilles til rådighed for de studerende med hjælp af DTU s centrale bibliotek. Campus Service har opstillet en ny type LED-lygtepæle på DTU s område i Lyngby, hvor de studerende har mulighed for at lave forsøg med sensorteknologi over en 2,5 km lang strækning. DTU er med i Europas største test af selvkørende busser. Gennem det projekt kan Campus Service få vigtig viden om færdselsveje og trafikmønstre på DTU s arealer, som kan bruges i den fremtidige trafikplanlægning, blandt andet i forbindelse med anlæggelsen af letbane til DTU. I samarbejde med DTU Mekanik laver Campus Service et demonstrationsprojekt, hvor man ved hjælp af en varmepumper udnytter køling af moderne bygninger på DTU til at opvarme nogle af universitetets ældre bygninger. I forbindelse med DTU s seneste byggeri en laboratorietung bygning til blandt andet energiforskning bygning 310 har man ved hjælp af det digitale FM-system og 3D-modeller inddraget de forskere, som skal bruge bygningen, i planlægningen og anlægsprocessen. Vi har et samspil med forskerne og de studerende, og det er noget af det særlige og interessante ved at være campus service på et universitet, siger Jacob Steen Møller. Forskerne kan eksempelvis bidrage med en komponent til et byggeprojekt, som gør byggeriet mere innovativt og effektivt, og det kan så være begyndelsen til at kommercialisere den komponent. Samtidig er vi dog lidt forsigtige med at eksperimentere, for det er jo ikke prototyper, vi bygger, men bygninger, som skal have en lang levetid, understreger Jacob Steen Møller. VÆLG EN PRAGMATISK TILGANG Efter 7-8 års erfaringer med at digitalisere FM-området har Jacob Steen Møller og hans organisation i DTU Campus Service gjort sig en række erfaringer, som andre organisationer vil kunne lære af. Blandt de vigtigste læringspunkter peger Jacob Steen Møller på: Man skal forstå forretningen, og ud fra den viden definere sine mål med digitaliseringen. Man skal kunne svare på, hvilken værdi digitaliseringen vil skabe for kerneforretningen. Man skal formulere en vision, der er bredt appellerende, og man skal have et ambitiøst mål. Man skal være pragmatisk i sin tilgang og ikke lade sig forblænde af de utallige muligheder, som it-systemerne tilbyder, men kun indføre dem, som virkelig giver værdi for kerneforretningen. Digitaliseringen af DTU Campus Service har allerede betydet væsentlige effektiviseringer og især kvalitetsforbedringer i både byggeprojekter og drift. Eksempelvis har vi på det seneste store byggeprojekt med bygning 310 sparet mindst et halvt års arbejde med de digitale processer i forhold til mere traditionelle processer. Samtidig har brugerinddragelsen og kvaliteten af denne været på et langt højere niveau end tidligere, siger Jacob Steen Møller. ÅRSKONFERENCEN 2019 27

KANDIDAT TIL FM PRISEN KANDIDATENS EGEN PRÆSENTATION DTU Campus Service Virksomhed, FM ansvarlig og ansvarlig for det indstillede projekt: CAS er DTU s REFM organisation som dækker hele FM cyklussen; planlægning, nybyggeri og drift af universitetets tekniske faciliteter og ejendomme. FM-ansvarlige: Campusdirektør Jacob Steen Møller, Driftschef Anders B-. Møller, Bygherrechef Claus Møller-Rasmussen, Administrationschef Henrik Liebach Strategi udfoldet i årene: 2010-2018 Størrelse på virksomhed og FM organisation: DTU (2018): 6000 ansatte, 11500 studerende, omsætning 5,2 mia.kr., bygningsinvesteringer (2010-2020) ca. 5 mia.kr. CAS: 200 ansatte, driftsbudget ca. 600 mio.kr/år (2018), anlægsbudget ca. 5 mia. kr. (2010-2020). PROJEKTET KORT FORTALT Integration af FM-drift og RE-projektudvikling gennem digitalisering HVOR LANGT ER PROJEKTET NÅET OG HVAD ER NÆSTE SKRIDT Frem til 2010 var CAS en traditionel papirbaseret FM organisation. I forbindelse med vedtagelse af en ambitiøs udviklings- og investeringsplan for DTU besluttede CAS i 2010 at satse på gennemgribende digitalisering af alle processer med det mål at understøtte integrationen af driftsviden og projektudvikling. I 2018 er alle bygningstegninger digitaliseret og oprejst i 3D. Digitale værktøjer i brug i alle faser af FM cirklen: 3D landskabs og arkitektur-modeller anvendes til fysisk planlægning, byggeprojekter baseres på 3D 28 ÅRSKONFERENCEN 2019

Foto: DTU projektering og modellerne filtreres til anvendelse i den efterfølgende drift. CAS mål med digitaliseringen er drevet af et ønske om hele tiden at udvikle FM professionen og skabelsen af merværdi for brugerne (forskere, studerende og samarbejdsparter), der er derfor tale om en kontinuert proces uden slutdato. Det er dog allerede klart, at digitaliseringen har betydet væsentlige effektiviseringer og især kvalitetsforbedringer i både byggeprojekter og drift. Det seneste store byggeprojekt (bygning 310) vurderer vi bliver gennemført med minimum 1/2 års korte gennemførelsestid end ved en traditionel proces, og brugerinddragelsen og kvaliteten af denne foregår på et langt højere niveau end tidligere. (Ref: Artikel i Molio: https://molio.dk/kampagner/digitalt-barometer/praesentation-af-magsinet/ ). De næste skridt er en stadig dybere integration af de digitale værktøjer uden at denne sker på bekostning af driftsmedarbejdernes og brugernes agilitet og arbejdsglæde. HVORDAN ER PROJEKTET INTEGRERET I 1. FM-strategi 2. organisationens digitaliseringsstrategi 3. Organisationens overordnede strategi DTU S STRATEGI OG VISION OM FM DTU skal være globalt kendt og respekteret teknisk universitet. Derfor vil DTU udvikle sine faciliteter til højeste internationale standard. DTU styrker life-science. Derfor indeholder campusplanen et bio-engineering center på DTU Lyngby Campus. DTU lægger afgørende vægt på at give uddannelserne et eksperimentelt og innovationsfremmende indhold. Derfor indeholder campusplanen en udbygning af læringsmiljøer til højeste internationale niveau. DTU opfatter kvaliteten af universitetets campusser som afgørende. Derfor skal DTU prioritere smukke og funktionelle campusser med et synligt og alsidigt socialt liv. DTU påtager sig ansvar for at understøtte bæredygtighed som en national kompetence. Derfor skal campusudvikling og drift være bæredygtig. Det seneste år har DTU s bestyrelse sat skarpt fokus på digitalisering. CAS ser digitalisering også af REFM som afgørende for at nå DTU s strategiske mål om at være et ÅRSKONFERENCEN 2019 29

Foto: Rasmus Hjortshøj teknisk eliteuniversitet på højeste internationale niveau. HVILKEN VÆRDI SKABES FOR DEM VIRKSOMHEDEN ER TIL FOR Et af delmålene for CAS forankret i CAS Udviklingsmål og Virkemidler, som er aftalt med DTU s direktion, er at skabe merværdi for DTU s kerneforretning (Forskning, Uddannelse, Innovation og Rådgivning) gennem udvikling af Smart Campus (pendant til Smart City begrebet) ved at anvende digital teknologi til optimering og styring af driften af DTU, og ved at stille campusfaciliteter til rådighed som Living Lab for forskere, studerende og samarbejdsparter. KAN PROJEK TET BRUGES 1. andre steder i organisationen 2. af andre virksomheder 3. i andre lande CAS anvendelse af integrerede digitalt understøttede budgetsystemer og avanceret bygningsovervågning og styringsteknologi har inspireret flere andre dele af DTU s organisation. Anvendelsen af 3D projektering og 3D modellering som redskab til brugerdialog og dialogværktøj mellem drift- og bygherrefunktionen har høstet anerkendelse og interesse i flere sammenhænge: (Ex: Re: FSTA http://fsta.dk/events/event/fsta-aarskonference-2018/), og ECPPM: https://www. ecppm2018.org/ ligesom Smart Campus og Living Lab er inspiration for deltagerne i fx ISCN: https://www.international-sustainable-campus-network.org/. Som et andet eksempel kan peges på gentagne besøg af højtstående delegationer fra Kina og Korea med fokus på campus som et Living Lab. HVORDAN HAR PROJEKTET ÆNDRET JERES ARBEJDSPROCESSER/ KERNEPROCESSER Digitaliseringen sammen med en bevidst forandringsproces med henblik på en grundlæggende kulturændring har betydet, at CAS i dag arbejder på en helt anden måde end i 2010. Det gælder både i den daglige drift og i projekter. Det positive i forandringsprocessen er, at der i dag i CAS kontinuerligt arbejdes med at optimere processer med afsæt i at udnytte IT redskaber som det nye værktøj. I dag er der indført flere forskellige IT systemer, indbyrdes integreret, til at understøtte digitale processer i hele FM cirklen fx: CAS tidsallokering integreret med projekter Fejlmelde og Bestillersystem, således der nemt kan allokeres ressourcer til at udføre opgaver for brugerne GIS planlægningssystem DTU-fm DTU s arealdatabase, tegninger, vedligehold, platform til digital mangelgennemgang, mv. Revit Byggesager gnnemføres fra programmering til aflevering fuldt 3D HVAD ER DE VIGTIGSTE LÆRINGSPUNKTER, SOM EVENTUELT KAN BRUGES I ANDRE VIRKSOMHEDER? Når man vil ændre sine processer og har et klart mål med en kulturændring er digitalisering et nødvendigt redskab. Men det er afgørende for succes at man hele tiden holder fokus på den konkrete og enkle værdiskabelse, som den enkelte bruger og medarbejder skal mærke i sin dagligdag. Det er ikke digitaliseringen, som er målet, digitalisering er et middel til at nå sine mål. I praksis betyder det at man skal være pragmatisk og ikke lade sig forblænde af de utallige og fantastiske muligheder IT systemerne tilbyder, man skal kun indføre dem som virkelig giver værdi for kerneforretningen. 30 ÅRSKONFERENCEN 2019

Ekspertens vurdering... AF POUL EBBESEN, Rambøll Indenfor næste alle områder af FM kan man finde eksempler på igangværende digitalisering. Disse fem cases er gode eksempler på dette. Casene afspejler et stort fokus på etablering af det driftsmæssige datagrundlag. Desuden er der tale om fragmenteret procesunderstøtning, idet IT-systemerne typisk kun understøtter en enkelt FM-proces. Dette er nok kendetegnende for den digitale tilgang i de fleste FM-organisationer i Danmark. (Se figur 1 i [1]). De fem cases viser også hvor stor diversitet, der er indenfor digitalisering. Hvilke processer der kan understøttes, sætter kun fantasien grænser for, men IT-systemerne og datagrundlaget er ofte forbavsende ens. Det er ofte standardsystemer til asset, maintenance, help desk og space management der anvendes. Dog forekommer IT-systemer tilpasset særlige processer i nogle af casene. Datagrundlaget er ofte meget ensartet, nemlig CAD-etageplaner, BIM arkitekt-modeller og asset-lister. Det er primært teknologityperne 1. Dataetablerende, 2. Procesunderstøttende og til dels 5. Servicestyrende, der er implementeret (se figur 4 i [1]). Der syntes ikke at være det store fokus på 3. Dataindsamlende teknologier. Dog indgår energistyring i en af casene, men i hvor høj grad data indsamlet automatisk fremgår ikke i case-beskrivelsen. Det er ingen fokus på 4. Dataanalyserende teknologier, der netop vil kunne danne ledelsesinformation og derved øge værdien af den store indsats der ofte lægges i digitalisering. Værdien der tilføres organisationen, varierer tilsyneladende meget fra case til case. Værdien i digitaliseringen beskrives ofte som besparelser, bedre overblik og større kundetilfredshed, medens egentlig understøtning af organisationens overordnede strategier, eller IT-strategier er mindre udtalt. Kun I én af casene er der tilsyneladende dokumenteret en øget kundetilfredshed. De fem cases viser eksempler på digitalisering indenfor FM-områderne bygningsportefølje, bygningsdrift, asset management og space management (se figur 6 i [1]). Det bliver spændene at følge disse cases og se om områder som organisations service og ledelse af FM på sigt bliver inddraget i digitaliseringen. Digitalisering bevirker altid en vis grad af ændringer i organisationen. Behovet for håndtering af dette, dvs. inkludering af området i digitaliserings-processen, bliver ofte undervurderet. I hvor høj grad det håndteres i disse cases fremgår ikke klart. Digitalisering er ofte forbundet med forestillinger om hvad man kan opnå, hvilket også er tilfældet visse af i disse cases. Ofte opnår man kun en lille del af det ønskede, og ofte opnår man også andet end det man forestillede sig. Hvis vi mennesker ikke var indrettes således var digitalisering måske slet ikke mulig. Foto: Kristian Brasen [1] Bogen Facility Management som digital forandringsagent ÅRSKONFERENCEN 2019 31

Rum til hjernen Af JAN AAGAARD, journalist Det skal være let, sjovt og belønnende at gå på arbejde. For så fungerer vores hjerne bedst. FM erne kan som Space Managere være med til at skabe optimale rammer for hjernen. Mød Laust Lauridsen, der på sin workshop på årskonferencen omsætter den nyeste hjerneforskning til praktiske øvelser for nysgerrige FM ere. Vi bruger forhåbentligt alle hjernen, når vi går på arbejde. Men de færreste af os tænker over, hvad vores hjerne egentlig har brug for, hvis den skal fungere bedst muligt på jobbet. Det vil Laust Lauridsen fra virksomheden XPMT gerne lave om på. Han vil inspirere virksomheder til at arbejde mere hjernevenligt og derigennem skabe bedre arbejdspladser og resultater. Laust Lauridsen er oprindelig uddannet læge og har blandt andet arbejdet i medicinalindustrien. De seneste mange år har han imidlertid fungeret som konsulent for en række store virksomheder. Her har han med udgangspunkt i resultaterne fra moderne hjerneforskning beskæftiget sig med at udvikle en mere hjernevenlig tilgang til arbejdet. Ifølge Laust Lauridsen har vores hjerne helt overordnet brug for tre ting for at fungere godt: Energi, motivation og variation. Hvis man vil have en hjernevenlig tilgang til arbejdet, skal det derfor være både let, sjovt og belønnende at gå på arbejde. Det skal være let, fordi hjernen som standard ønsker at spare energi, og sjovt, fordi det faktisk frigør energi i hjernen. Vi skal også opleve, at vi får en belønning for vores arbejde, fordi hjernen vil have noget ud af at have investeret energi, siger Laust Lauridsen. FM EREN SOM SPACE MANAGER Den hjernevenlige tilgang bruger konteksten til at påvirke vores oplevelse og adfærd på arbejdspladsen. Det gælder både den strukturelle kontekst (fysiske rum, teknologi, information, organisation og procedurer), den kulturelle kontekst (socialt rum, kommunikation, relationer og fælles rutiner) og den individuelle kontekst (personligt rum, narrativ, perception og vaner). Det kan lyde abstrakt, men det er faktisk her, Facility Manageren kommer ind i billedet. Den moderne FM er er nemlig ikke alene en Facility Manager men også en Space Manager med stor indflydelse på konteksten og en stadig større rolle i at skabe en attraktiv, innovativ og produktiv arbejdsplads. Facility Manageren eller Space Manageren har i udgangspunktet først og fremmest indflydelse på den strukturelle kontekst - altså de fysiske rum, teknologi, information 32 ÅRSKONFERENCEN 2019

Foto: Laust Lauridsen mv., og i den forbindelse er det oplagt at bruge den hjernevenlige tilgang til at skabe fysiske rammer, der respekterer hjernens grundlæggende behov. Hvis hjernen skal have hjælp til at udføre arbejdsopgaverne bedst muligt, giver det god mening at indrette sig efter de forskellige aktiviteter, som man beskæftiger sig med på en arbejdsplads - for eksempel ved hjælp af rum med forskellige funktioner. Det har mange virksomheder arbejdet med gennem flere år, men hovedparten er ikke nået så langt endnu. Det er eksempelvis ofte uklart, hvad de forskellige rumtyper skal kunne bruges til, siger Laust Lauridsen. RUM MED FORSKELLIGE FUNKTIONER Selv har han på baggrund af viden fra hjerneforskningen i samarbejde med Laika Rumdesign udviklet fem forskellige rumtyper, som man kan arbejde med at udvikle og implementere i virksomheder - fællesrum, fokusrum, legerum, frirum og bevægerum. Rummene udformes, så de signalerer, hvad de kan bruges til. Det er den hjernevenlige tilgang, når det gælder de fysiske rammer. Rummene behøver ikke altid være lukkede rum i en bygning - det kan for eksempel også være udearealer, siger Laust Lauridsen. Konteksten på en arbejdsplads omfatter som sagt ikke alene de fysiske rum, men også den kulturelle og individuelle kontekst, og i takt med, at FM eren i stigende grad bliver Space Manager, er det nødvendigt at se FM-opgaven i et bredere perspektiv, hvor man også inddrager den kulturelle og individuelle kontekst. Som Space Manager bruger man indretningen af de fysiske rammer til at påvirke den adfærd, som man gerne vil have mere af i virksomheden - eksempelvis innovation og samarbejde. Men hvis de fysiske rammer ikke understøttes af den kulturelle og individuelle kontekst, får man det ikke til at lykkes, siger Laust Lauridsen. NYE KRAV FRA NYE GENERATIONER Han er på den baggrund overbevist om, at Space Manageren fremover vil komme til at arbejde endnu tættere sammen med eksempelvis HR-afdelingen og kommunikationsafdelingen om opgaven med at skabe en mere attraktiv og produktiv arbejdsplads. Dermed vil Space Manageren også kunne få en mere central rolle i virksomhedens udvikling og de forandringer, der er nødvendige for at tiltrække og fastholde nye generationer af medarbejdere. Space Management spiller en stigende rolle i takt med, at nye generationer af medarbejdere træder ind på arbejdsmarkedet. De unge medarbejdere stiller andre krav og forventer eksempelvis en høj grad af fleksibilitet, virtuelle værktøjer og en mere legende tilgang til opgaverne, fastslår Laust Lauridsen. På sin workshop på årskonferencen vil Laust Lauridsen sammen med Emil Skab Hassing og Jacob Dohn fra konsulentvirksomheden Implement give de mest nysgerrige FM ere mulighed for at afprøve den hjernevenlige tilgang gennem praktiske øvelser. I workshoppen arbejdes der ud fra både aktuelle problemstillinger og deltagernes egne udfordringer. ÅRSKONFERENCEN 2019 33

Future of Work Hvad betyder digital innovation for fremtidens arbejdsplads Future of Work: Organisationerne, som vi kender dem, og måden at tilrettelægge og lede arbejde på forandrer sig radikalt med digitaliseringen. Det sætter ledelse under pres, fordi alle vil være den evige begynder, når teknologierne hele tiden kan noget nyt. Af TUNE HEIN, ledelsesrådgiver, foredragsholder og forfatter til 9 ledelsesbøger senest Disrupt dig Selv om future of work. www.heindisruption.dk og www.tunehein.dk Kan du ikke lide ordet disruption, så kald det bare digitalisering, radikal innovation, digital transformation, 4.0 eller noget andet. For det går ikke væk! En af udfordringerne er at vi ikke oplever disruption når vi ser os omkring. Vi tænker ikke over disruption, når vi logger på netflix og børnene ser youtube fremfor tv. Vi læser gratis-aviser, kører delebil til lufthavnen, flyver med Norwegian, handler på nemlig. com, samler apps på vores telefon, booker ferien på airbnb og vælger restauranten på tripadvisor. Den vigtigste pointe er dog ikke det der sker omkring os lige nu, men at vi forbereder os på det, som er lige rundt om hjørnet... Her venter 6 teknologiske felter vi med fordel kan holde øje med, fordi de vil åbne masser af nye muligheder det er Droner, selvkørende, robotter AI, kunstig intelligens, machine learning, kontor-robotter VR-AR (virtual reality, augmented reality) IoT (internet of things) BigData 3D print Hvad nu med os går vi fri af alt det halløj? Nej, tingene har det med at sprede ringe i vandet, så alle får glæde af digital transformation... F.eks. er mange af de nye modeller (også i den flinke deleøkonomi) er et opgør med regulering. Den nemme vej ind for nye, innovative virksomheder er ofte i regulerede markeder. Her er de etablerede spillere særlig tunge på grund af omkostninger til reguleringen og lav konkurrence. Altså lette ofre. Men pointen er, at samfundsmodellen også bliver kørt over. Reguleringen er jo et samfundsmæssigt valg. Det er næppe for sjov, at vi har valgt, at taxaer skal reguleres. Hele freelancer-tanken udfordrer funktionærloven. Og det er næppe heller for sjov, at finansvirksomheder reguleres så hvad med peer to peer-lån, som lever af at styre uden om reguleringen? Helt ustyret er det dog ikke, fordi de nye services baserer sig på brugernes validering frem for statens. Långivere, låntagere, huslejere, chauffører, delebilskunder osv. vurderer hinanden. Er brugerne bedre til det end staten? Kort sagt: Det er på høje tid at tage lovgivningen op til revision på mange områder. Men det er svært at kontrollere når handel går fra butik til nettet, fra dansk til internationalt, fra fysisk til digitalt, fra styk til serviceabonnement. Den digitale økonomi er jo ikke bare fryd og gammen der er massive problemer med sikkerhed, snyd og identitetstyveri, som er med til at gøre flere markeder til det rene wild west. Der er mange store spørgsmål omkring jura, markedsføring, salgsbetingelser, dataopbevaring, spamming og sikkerhed, hvor det haster med en effektiv, forbrugerbeskyttelse. Ofte vil nye, digitale virksomheder udnytte en global position på nettet til deres fordel, så de ikke føler sig bundet af lokale love, regulativer og markedsskik. Det vil sætte de etablerede spillere, som troligt overholder lokale regler, i en svær konkurrencesituation. Tænk blot på SAS og RyanAir. Det er nemt nok, hvis en industrivirksomhed søger om godkendelse til at etablere en produktion i Næstved, men straks sværere, hvis der kommer 100 nye internetvirksomheder om dagen og de fleste er fra udlandet. Andre virksomheder er så store, at de ikke synes, de behøver at be- 34 ÅRSKONFERENCEN 2019

Foto: Colourbox kymre sig om dansk lov. Populære brands, som kunderne elsker uanset hvad. Man bør særligt lægge mærke til, at kundernes forventninger rykker lynhurtigt. Når MobilePay, Dinero og Tinder kan levere nemme og lækre brugergrænseflader til os, så forventer vi, at alle kan! Og det kan de selvfølgelig, hvis de er oppe på mærkerne... Vi skal også være skarpe til selv at udnytte de nye teknologier. Tag f.eks. big data. Her er indsamling (eller køb) og anvendelse af data akkurat lige så relevant og perspektivrig for det offentlige som i det private erhvervsliv. Kunne big data erstatte tilsyn med kommunal udbetaling af midler og skabe en transparens, som giver borgerne vished for, at deres skattekroner fordeles retmæssigt til foreninger og individer? Kunne de mange tusinde biler opsamle værdifuld trafikinformation, som kunne bruges planlægningsmæssigt eller sælges? Kunne nye love og direktiver blive evidensbaserede frem for resultat af gætterier af effekt? Hvordan ville jobcentrene f.eks. se ud, hvis de blev baseret på big data om indsats og effekt? Eller hospitalerne? Big data fra IoT gemmer på kæmpe effektiviseringspotentialer i arbejdsplanlægning. Fx entreprenører der har koblet alt deres grej på nettet, så de slipper for at lede efter tingene. Der er nok at se til i Pandoras disruptionæske når det gælder om at udnytte de nye teknologiske muligheder. Og det bringer os til Future of Work nemlig hvad betyder digitalisering og disruption for fremtidens arbejdsplads? For arbejdsmiljø, trivsel og motivation. Og dermed nye vilkår for ledelse...? Den automatisering vi så i 80 erne nede på havnen og henne på fabrikken vil vi se i kontorerne. Kantinen er tom. Fremtidens kollega er her ikke hun er løst ansat, freelancer, oversøisk og netværk. Vi skal undgå en polarisering mellem de teknologi-parate og dem som ikke er. Vi bliver alle Den evige begynder når alt er nyt hele tiden. Det kan sammenfattes i 5 afgørende bevægelser: Netværksorganisation - distance, free agents, crowd sourcing Digitale relationer Datadrevet ledelse, HR, rekruttering, feedback Agil arbejdsform hvor tempo, innovation og automatisering accelererer Nyt, nyt, nyt... Den enkelte medarbejder vil opleve arbejdsmiljøet blive forbedret på 4 punkter Flexibelt Udviklende Mindre slid Mindre rutine Men arbejdsmiljø og trivsel vil også blive udfordret på 3 fronter: Global konkurrence Læringspres Mindre socialt Og hvad så med lederen...? Jo hun skal få det til at fungere under disse nye vilkår...! Udnytte ny teknologi og skabe velfungerende netværksorganisation. I heftige konstante forandringsprocesser med intens læring og adaptionsevne mens tempo og resultatfokus holdes højt. Det vil kræve handlekraft og agilitet hos både leder, medarbejder og kultur. Er det en anderledes ledelsesopgave? Mange kæmper med stress-problemer i organisationen men presset vil stige betydeligt. Mange leder gennem tæt dialog og relation men den bliver digitaliseret. Mange leder og beslutter på deres mavefornemmelse men snart kommer der data på alt. Og hvor mange har solid erfaring med at lede en netværksorganisation? Så vi skal forberede os... Vi skal forberede os som organisationer der får nye muligheder for at anvende, effektivisere og tilbyde nyt - men også får nye konkurrenter... Vi skal forberede os som myndigheder der skal regulere, vejlede og kontrollere alt det nye - i et helt andet tempo end vi er vant til... Vi skal forberede os som individer, der skal lære og adaptere en masse nyt, for at forblive relevante i vores jobs der ændres markant... Vi skal forberede næste generation, som skal dannes og uddannes til en ret anderledes verden... Vi skal forberede os som ledere... så vi kan eksekvere strategi, skabe trivsel og performance på disse nye vilkår... ÅRSKONFERENCEN 2019 35

Foto for- og bagside: Colourbox