Beslutningsprotokol Dato: 27. maj 2009 Lokale: 120, Brønderslev Rådhus Tidspunkt: Kl. 12:30-15:00 Søren Steensen, Formand Lene Faber Inger Marie Nielsen Henrik Aarup-Kristensen Thomas Jepsen Susanne Aabenhus Connie Borkhardt Lisbeth Fruensgaard Grete Andersen Lena Skjødsholm Ole Holdt Birgit Steensen Jon Miller Jette Poulsen Per Kronborg Christensen Annette Larsen
Indholdsfortegnelse Sag nr. Side Åbne sager: 01 Godkendelse af referat... 1 02 Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2009... 2 03 Retningslinjer for arbejdsbetinget stress... 4 04 Personalepleje... 7 05 Rammeaftale om seniorpolitik... 8 06 Overordnet arbejdsmiljøpolitik... 9 07 AKUT-midler til forsøgsordning... 10 08 Orientering om besøg af Arbejdstilsynet... 12 09 Orientering om arbejdsskader... 13 10 Gensidig orientering... 14 11 Eventuelt... 15 Tillægsdagsorden: 12 Evaluering af kommunikationspolitik, opstart af projekt... 16
, den 27. maj 2009 Side 1 01 Godkendelse af referat 81.38.04P35/dwopgg 08/14758 Åben sag Godkendelse af referat fra sidste møde den 18. marts 2009. Referatet er tidligere udsendt. Referatet godkendt. Thomas Jepsen
, den 27. maj 2009 Side 2 02 Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2009 00.30.10Ø09/dwokhoc 09/11841 Åben sag ØK/BY Indstilling: Beslutning i Økonomiudvalget den 7. maj 2009: Fremsendes til fagudvalg med opfordring til at finde mulige afdækninger og initiativer som kompensation for overskridelserne på service- og overførselsudgifterne. Punktet genoptages på næste økonomiudvalgsmøde. Opfølgning på aftalepunkter i budget 2009 udleveret. Mikael Klitgaard var fraværende. Beslutning i MED-udvalget for Børn og Kultur den 14. maj 2009: Henning orienterede om den kvartalsvise budgetopfølgning med afvigelser på 22. mio. Det er især Børn og Unge området med forebyggelser og anbringelser samt voksen psykiatri og omsorg området, der afviger budgettet. Økonomiudvalget har sendt det videre til fagudvalget, der skal komme med forslag på besparelser. Bent Jørgen Larsen Grete Andersen i stedet Kirsten Tranekjær Lena Skjødsholm i stedet Anita Baun Ifølge Principper for Økonomistyring udarbejder Center for Økonomi kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Forretningsledelsen, der fremsender budgetopfølgningen til Fagudvalg og Økonomiudvalg/Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder. Budgetopfølgning 1 viser, at der pt. forventes følgende budgetafvigelser: Serviceudgifter... Overførsler... Finansiering... Netto... +10.534.000 kr. +11.160.000 kr. +498.000 kr. +22.192.000 kr. En uddybende forklaring på afvigelserne fordelt på politikområder og udvalg fremgår af vedlagte bilag over den samlede budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2009.
, den 27. maj 2009 Side 3 Status vedr. opfølgningen på opmærksomhedspunkter fra budget 2009 eftersendes. Forretningsledelsen drøftede i møde den 28. april 2008 budgetopfølgning 1 med følgende bemærkninger: I forhold til overførselsudgifterne vil der formentligt komme en midtvejsregulering i 2009 som delvis kan finansiere merudgifterne. KL er pt. i gang med at undersøge kommunernes forventninger til overførselsudgifterne og resultatet heraf vil formentlig foreligge medio maj 2009. Sidst KL undersøgte området, var forventningen en samlet overskridelse på ca. 1 mia. kr. i 2009 og Brønderslev Kommunes forholdsmæssige andel heraf udgør ca. 6.0 mio. kr. Det anbefales, at merforbruget på overførselsudgifterne ses i sammenhæng hermed. Samtidig kan det overvejes at afhjælpe stigningen i overførselsudgifterne ved at investere sig ud af problemerne, f.eks. ved flere ansatte på Jobcentret. Vedrørende merudgifterne på serviceudgifterne opfordrer Forretningsledelsen til, at det samlede Byråd træffer beslutninger, der kan bremse stigningen i serviceudgifterne og herunder, at det besluttes, hvorvidt der skal igangsættes en udarbejdelse af et afdækningskatalog og i givet fald hvor stor en procentsats, der ønskes afdækket. Kommunaldirektør og stabschef for Økonomi og IT fremsender budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2009. Bilag: Budgetopfølgning 31-3-2009 til Økonomiudvalget Aftalepunkter til budgetopfølgning (udleveret på mødet) Søren Steensen: Situationen for 2009 er alvorlig men ikke en katastrofe. Økonomi udvalget skal have møde torsdag den 28. maj, hvor forslag til fremtidige tiltag behandles. Grete Andersen: Forslag om at Hovedudvalget til møde med Økonomiudvalget drøfter Hvad vil man med kommunen, og ikke kun snakke om at spare. Budgetopfølgningen blev taget til efterretning. Thomas Jepsen
, den 27. maj 2009 Side 4 03 Retningslinjer for arbejdsbetinget stress /dwopgg 08/14592 Åben sag Indstilling: Genoptagelse af sag fra s møde den 19. november 2008, hvor udvalget vedtog at anbefale, at den nedsatte arbejdsgruppe fremlægger resultatet af gruppens arbejde på mødet i Hovedudvalget den 18. marts 2009. Beslutning i den 18. marts 2009: Personalechefen orienterede om status på arbejdsgruppens arbejde. Arbejdsgruppen vil fokusere på at fremme trivsel og starte en proces op, hvor man italesætter trivsel, og skabe sammenhæng til den igangværende MED-uddannelse. Der er 200.000 kr. til rådighed, som foreslås reserveret til aktiviteter i processen. Arbejdsgruppen har aftalt 2 nye møder. Det blev under punktet bemærket, at gruppen har været længe undervejs, og i den forbindelse blev det foreslås, at MED-udvalget i forbindelse med nedsættelse af arbejdsgruppe/udvalg til bestemte opgaver definerer: kommissorium for arbejdsgruppen tidsplan for gruppens arbejde hvem der er tovholder for gruppens arbejde drøftede problemet med fremmøde i de nedsatte arbejdsgrupper. Hovedudvalget vedtog i møde den 8. februar 2008 at nedsætte en arbejdssgruppe til at udarbejde forsag til "Retningslinjer for arbejdsbetinget stress". Arbejdsgruppen foreslår til Hovedudvalgets møde den 27. maj 2009 følgende: For at forberede og arbejde med opgaver, som er aftalt gennem Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne, har Hovedudvalget nedsat udvalg, som arbejder med fokus på indsats mod arbejdsbetinget stress. Ifølge tidligere beslutninger i Hovedudvalget, er dette udvalgs opgave at komme med forslag til retningslinjer for arbejdspladsens samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsbetinget stress, jfr. Protokollat til Aftale om sundhed og trivsel på arbejdspladserne. Udvalget arbejder med og forsøger at skabe helhed og sammenhæng i følgende aktiviteter: Trivselsmålinger ( 3)
, den 27. maj 2009 Side 5 Retningslinjer vedr. handlingsplaner i forbindelse med APV er ( 8) Indsats mod arbejdsbetinget stress ( 9) Indsats mod vold, mobning og chikane ( 10) Udvalget er enigt om, at arbejdet skal have fokus på at fremme trivsel, altså det positive fremadrettede til forskel fra fokus på at finde fejl. Udvalget er desuden enige om det er vigtigt at Skabe sammenhæng mellem APV, trivselsmåling, MUS m.m. Den enkelte arbejdsplads indarbejder selv APV/trivselsmåling i egen årsplanlægning/ årshjul. For at skabe sammenhæng/overblik over evt. fælles kommunale tiltag, indsendes konklusioner fra de enkelte arbejdspladser til de respektive MED-udvalg for fagområderne. Det enkelte MED-udvalg udarbejder herefter hovedkonklusioner, der videresendes til Hovedudvalget én gang om året Sikkerhedsleder er tovholder Der afventes udspil fra KL om materiale vedr. trivselsmåling, hvor efter vores fremtidige materiale laves indtil da bruges APV-materialet i Personale ABC en Udvalget foreslår følgende proces: 1. Der udarbejdes en trivselspolitik (ikke en stresspolitik) 2. Der afholdes et startseminar, hvor der igangsættes en proces med fokus på trivsel. Indhold: Oplæg, work-shop og indlæg fra egne inst./afdelinger og evt. fra andre kommuner. Deltagere: MED-organisationen (evt. kun MED-udvalgene) og Byrådet 3. Én undervisningsdag i forbindelse med MED-uddannelsen med fokus på trivsel afholdes sektoropdelt. 4. Udarbejdelse af værktøjskasse, bl.a. med samkørt materiale af APV og Trivselsmåling, inspirationsmateriale, m.m. Jon Miller fremlagde udvalgets forslag til proces: Hvor hovedtemaet er at tænke positivt og tale trivselspolitik i stedet for stresspolitik. Udvalget ønsker at holde et seminar med fx Karen Marie Lillelund som oplægsholder. Evt. andre forslag efterlyses.
, den 27. maj 2009 Side 6 Udgangspunktet for trivselsmåling er at læne sig op ad KLs trivselsmålingsmateriale, der vil være tilgængeligt til sommer. Inger Marie Nielsen kommenterede, at det er vigtigt at bruge nogle ressourcer på processen. Søren Steensen foreslog, at Økonomiudvalget deltager i stedet for det samlede Byråd og at MED organisationen ville måske blive en for stor mundfuld. Inger Marie Nielsen mente, at det var bedst med hele MED organisationen på ca. 400 personer, da formålet er at få mange ambassadører for trivselspolitikken. Ved steder med få ansatte kan det begrænses. Datoen for seminaret vil blive først i 2010. Thomas Jepsen
, den 27. maj 2009 Side 7 04 Personalepleje 81.16.00P05/dwopgg 08/14572 Åben sag Indstilling: Beslutning i den 13. februar 2009: Hovedudvalget er enige om, at der skal arbejdes videre med arbejdsgruppens forslag. Thomas Jepsen Arbejdsgruppen vil på mødet fremlægge forslag til anvendelse af de afsatte 500.000 kr. Ole Holdt fremlagde arbejdsgruppens forslag: Alle medarbejdere skal føle, at det kommer dem til gode. Derfor har gruppen kontakt til firmaer, der udbyder Log On kort, hvor man kan opnå rabatordninger. På nuværende tidspunkt er ingen virksomheder i Brønderslev Kommune omfattet af disse rabatordninger. Men firmaerne indhenter lokale aftaler med virksomheder foreslået af brugerne af Log On kortene, så udsigterne er gode med kommunens ca. 3100 medarbejdere. På bagsiden af kortet er det muligt at få Kommunens værdier trykt. Prisen for kort, nyhedsmail osv. er ca. 25 kr. pr. person pr. år. Firmaerne er dog sultne i øjeblikket og underbyder sig selv. Det andet forslag er PC, avis, massør, tlf. o.l. ordninger. Det kræver et administrativt modul og prisen vil være ca. 45.000 årligt og med en etablering på omkring 90.000 til 100.000 kr. Ordningen vil for medarbejderne betyde en beskatning på 200 til 300 kr. Hvis alle de faglige organisationer skal sige god for begge forslag vil det være en meget langsommelig proces. Inger Marie Nielsens forslag er at invitere alle ind på en gang til et fælles møde. Beslutningen i Hovedudvalget er, at det første forslag med Log On kortene og rabatordningerne skal sættes i værk med det samme. Arbejdsgruppen arbejder så videre med det andet forslag. Thomas Jepsen
, den 27. maj 2009 Side 8 05 Rammeaftale om seniorpolitik 81.37.00P22/dwopmmo 08/8130 Åben sag Der er ifølge overenskomster for 2008, 2009 og 2010 afsat midler til senioraftaler. Drøftelse af kommunens seniorindsats, herunder fra hvilken aldersgruppe tilbudspligten om seniorsamtaler indtræder og evt. fastlæggelse af retningslinjer for indhold af seniorsamtaler. Inger Marie Nielsen oplyste, at udvalgene var blevet nedsat og var klar til at gå i gang med arbejdet. Trepartsmidlerne skal kun benyttes til aktiviteter. Erfaringerne fra Kompetencemidlerne skulle med i overvejelserne. Grete Andersen kommenterede, at de til formødet havde misforstået punktet. De havde forberedt sig på en udfyldelse af rammeaftalerne vedr. kommunens seniorpolitik. Søren Steensen efterlyste forslag til navne til den arbejdsgruppe, der skal arbejde med rammeaftalerne. Lisbeth Fruensgaard, Susanne Aabenhus og Annette Larsen blev udvalgt, og Forretningsledelsen skal så udpege de sidste medlemmer af gruppen. Arbejdsgruppens opgave er at komme med udkast/oplæg til kommissorium og tidsplan, til den indledende drøftelse i Hovedudvalget. Thomas Jepsen
, den 27. maj 2009 Side 9 06 Overordnet arbejdsmiljøpolitik 87.00.00P22/dwopmmo 09/15734 Åben sag Drøftelse af overordnet arbejdsmiljøpolitik, jfr. personale abc 6, stk. 3. En gang årligt skal der udarbejdes en samlet rapport over kommunens arbejdsmiljøarbejde, jfr. personale abc 6, stk. 4. Bilag: Personale-abc Inger Marie Nielsen oplyste, at Organisation og Personale er i gang med lave en Personale Politiske Redegørelse og forventes færdig til sommer. Her vil der blive redegjort for arbejdsmiljøpolitikken, sygefravær osv. Grete Andersen efterlyste rettelser på Personale ABC. Organisation og Personale forventer at have rettelser lagt på Intranettet i juni. Grete Andersen spurgte til pjecer om vold og trusler, ny ved Brønderslev kommune og 4 andre. Inger Marie Nielsen kunne oplyse, at pjecen Ny ved Brønderslev Komme er forældet og dermed ikke gældende længere. Desuden var det aftalt, at vi ikke ville have dem pga. for meget papir. Pjecen om vold og trusler er ikke præcis nok til de enkelte områder, og derfor er arbejdet med retningslinjer omkring vold og trusler lagt ud til sektor udvalgene og MED udvalgene. Organisation og Personale følger op på status om vold og trusler i udvalgene. Thomas Jepsen
, den 27. maj 2009 Side 10 07 AKUT-midler til forsøgsordning 81.23.08P08/dwopimn 09/9677 Åben sag Indstilling: Beslutning i den 18. marts 2009: Næstformanden gennemgik de 3 forslag. vedtog forslaget om 3 arrangementer for alle tillidsrepræsentant er og sikkerhedsrepræsentanter. Udvalget vedtog at nedsætte en gruppe til at definere indhold i 3 ½-dags arrangementer. Gruppen blev sammensat således: Connie Borkhard Jette Poulsen Susanne Aabenhus (tovholder) Gruppen holder møde den 2. april 2009. Forslag fra gruppen vil foreligge til Hovedudvalgets næste møde. I forbindelse med overenskomstresultatet pr. 1. april 2008 blev det besluttet, at der i hvert af årene 2008, 2009 og 2010 afsættes 1 øre pr. ATP-pligtig time til lokale formål. Normalt bliver AKUT-bidrag indbetalt til central fordeling, men det er aftalt, at disse midler forbliver i kommunen i en lokal pulje. For 2008 var puljen på 44.000 kr. og i 2009 er der afsat 55.000 kr. Anvendelse af den lokale pulje sker efter aftale mellem kommunens tillidsrepræsentanter og kommunens ledelse i det øverste MED-organ. Ved udgangen af overenskomstperioden skal vi redegøre overfor overenskomstparterne at pengene er brugt. Eventuelle uforbrugte midler til indbetales til AKUT-fonden. Den lokale pulje anvendes til lokale aktiviteter, f. eks. Opdatering af tillidsrepræsentanter i lokale forhold Introduktion af nye tillidsrepræsentanter i kommunens værdigrundlag, budgetprocedurer, styringsprincipper m.m. Fælles udviklingsaktiviteter, seminarer, konferencer m.v. Øvrige aktiviteter, der lokalt er enighed om. Til udvalgets overvejelse og prioritering foreslås følgende:
, den 27. maj 2009 Side 11 3 arrangementer for alle tillidsrepræsentanter og sikkerhedsrepræsentanter Nedennævnte kunne være arbejdsoverskrifter, idet et ½-dags-arrangement med forplejning anslås at koste ca. 50.000 kr.: 1. Dilemmaer i en værdibaseret tilgang og en regelbaseret tilgang til ledelse og samarbejde 2. Muligheder og behov for at skabe sammenhæng mellem ressourcer og krav 3. Kvalitet i sparetimer 4. Aktuelle temaer, som måtte komme Et fælles arrangement som supplement eller afslutning af MED-uddannelsen. Et arrangement med værdigrundlag og brand som omdrejningspunkt. For at skabe synergieffekt kunne arrangementet lægges tæt op ad indhold i ledelsens arbejde med værdigrundlag. Susanne Aabenhus orienterede om gruppens forslag: Temaet for arrangementet er Samarbejde mellem leder, tillidsrepræsentant og sikkerhedsrepræsentant. Det skal være et halvdags arrangement fra 9-13 med foredraget MED udvalg sætter stress på dagsordenen af Pia Ryom. Arrangementet afsluttes med frokost fra 12 til 13. Datoen bliver i november måned i Hjallerup Idrætscenter. Søren Steensen opsamlede, at det var et fint forslag, og at gruppen skulle arbejde videre med det, men dog have i mente, at datoen for arrangementet ikke placeres i uge 47 af hensyn til valget. Thomas Jepsen
, den 27. maj 2009 Side 12 08 Orientering om besøg af Arbejdstilsynet 87.07.00A26/dwopgg 08/8070 Åben sag Organisation og Personale vil på mødet orientere om besøg fra Arbejdstilsynet siden seneste møde i. Søren Steensen orienterede om de tre besøg af Arbejdstilsynet, der havde været siden sidste møde. Et ved Musikskolen, hvor der var forbud mod at bruge kælder og herre toiletterne imens tingene bliver rettet op. Det andet ved Børnehaven Kornumgårdsvej, hvor der var et par påbud bl.a. vedr. belysning, som var ved at blive udbedret. Det sidste var ruinen ved siden af Q8, hvor der var blevet mast nogle asbest plader, og der var kommet påbud om at stoppe arbejdet. Søren Steensen oplyste om det tidligere påbud ved Skolegades Skole, hvor der var nogle påbud om forbedringer af bygninger af hensyn til personer med luftvejslidelser. Brønderslev Kommune havde taget konsekvensen af dette og flyttet undervisningen over i pavilloner. Alligevel krævede Arbejdstilsynet, at Kommunen indhentede konsulent bistand. Der var ingen kommentarer fra udvalgets medlemmer.
, den 27. maj 2009 Side 13 09 Orientering om arbejdsskader 81.29.00P05/dwopgg 08/11730 Åben sag Organisation og Personale vil på mødet orientere om anmeldte arbejdsskader siden udvalgets seneste møde. Organisation og Personale havde ingen oplysninger til punktet. Grete Andersen efterlyste en drøftelse af, hvordan arbejdsskaderne skulle fremlægges på Hovedudvalgsmøderne. Organisation og Personale indkalder det nedsatte udvalg til møde. Lisbeth Fruensgaard opfordrede til at indberette stress.
, den 27. maj 2009 Side 14 10 Gensidig orientering /dwopmmo Åben sag Inger Marie Nielsen orienterede om koordineringsgruppens overvejelser vedr. næste runde af fordeling af Kompetencemidlerne: Der skal være en kopi af kursusbeskrivelsen, på det kursus der søges. Uddannelser/kurser, som er en naturlig del af udviklingen af medarbejdere for at kunne håndtere arbejdsopgaverne i det daglige, kan ikke søges via kompetencemidlerne. Der kan søges uddannelser via Kompetencemidlerne, når kursusafgiften er minimum 4.000 kr. Når der er flere ansøgninger fra samme sted, skal lederen prioritere ansøgningerne med en påtegning på ansøgningsblanketten. Søren Steensen orienterede, at MED uddannelsen var startet i dag, og 16 hold skal i den kommende tid igennem. Første hold på Diplom lederuddannelsens 1. modul bliver færdige i juni, og 2. og 3. modul går i gang i efteråret. Det er en uddannelse alle ledere har krav på at få, og det er Kommunens målsætning, at alle har været den igennem i 2015. Grete Andersen orienterede, at de havde planer om et temamøde sammen med lederne om MED systemet med Sanne Nikolajsen som underviser. Det blev besluttet, at Susanne Aabenhus og Inger Marie Nielsen skal udarbejde et fælles forslag til en proces, der kan lede A og B siden til en fælles opfattelse af MED-systemets inddragelse og kompetenceforhold.
, den 27. maj 2009 Side 15 11 Eventuelt /dwopmmo Åben sag Per Kronborg Christensen havde spørgsmål til om formand og næstformand havde gået dagsordenen igennem sammen, da der åbenbart har været forvirring om punkterne. Det er kutyme. Men det havde de ikke denne gang, da sekretæren har været optaget af forberedelserne til MED uddannelsens start. Lisbeth Fruensgaard foreslog, at Kommunen deltager på den Personale Politiske Messe den 12. januar 2010. Inger Marie Nielsen kunne oplyse, at der arbejdes på at Brønderslev Kommune deltager på den work shop, der går på MED uddannelsen. I Nyhedsbrevet skal punkterne 3 (vedr. trivselspunktet), 4 og 7 indgå.
, den 27. maj 2009 Side 16 Tillægsdagsorden 12 Evaluering af kommunikationspolitik, opstart af projekt 00.13.04P22/dwupmkj 09/2944 Åben sag FL/ØK Indstilling: Beslutning i Økonomiudvalget den 23. april 2009: Udsat. Steen Christensen var fraværende. Projektleder fremsender projektbeskrivelse for evaluering af kommunikationspolitik til drøftelse jf. byrådets beslutning den 10. marts 2009 om at evaluere hidtidig politik med henblik på, at nyt byråd kan vedtage en ny kommunikationsstrategi primo 2010. I januar 2007 vedtog byrådet en kommunikationspolitik den første for den nye storkommune og derfor også med et naturligt afsæt i en igangværende fusionsproces. Planen var, at der primo 2009 skulle vedtages en ny kommunikationsstrategi, men på baggrund af behov for evaluering af den hidtidige samt ønsket om, at det nye byråd fra 2010 vedtager deres kommunikationsstrategi, påbegyndes derfor evaluering af den hidtidige kommunikationspolitik. Efterfølgende udarbejdes forslag til ny kommunikationsstrategi med baggrund i evaluering og udviklingen af Brønderslev Kommune. Evalueringen vil undersøge dels, om kommunikationspolitikken er slået igennem og bruges som det værktøj, den er tiltænkt. Dels om vi lever op til de mål, der er en del af kommunikationspolitikken 07 08, dvs. en pejling på hvordan kommunens kommunikation har virket internt og eksternt. Samtidig vil evalueringen afdække, hvad der (politisk, blandt borgerne, personalet og pressen) er ønske om, at der sættes fokus på de kommende år. Det overordnede formål er naturligvis at forbedre kommunens interne og eksterne kommunikation bl.a. ved at blive klogere på, hvad vi gør godt, og hvad der kan forbedres. Forretningsledelsen anbefaler, at projektbeskrivelsen godkendes. Bilag: Projektbeskrivelse for evaluering af kommunikationspolitik Hovedudvalget godkendte metoden.