Faglig intro til ØKudvalgets område 1
Administrativ organisation Faxe Kommunes administrative organisationsmodel er en koncernmodel med centerstruktur, som indeholder en direktion, syv centre og et sekretariat. Direktion Direktionssekretariat Center for Børn og Undervisning Center for Ejendomme Center for Familie, Social og Beskæftigelse Center for HR, Økonomi og IT Center for Kultur, Frivillighed og Borgerservice Center for Sundhed og Pleje Center for Plan og Miljø De syv centre i Faxe Kommune har hvert sit faglige fokus. Nogle af centrene har som primære opgave at levere kommunale serviceydelser til borgerne, mens andre af centrene helt eller delvist har til opgave at understøtte den kommunale organisation. 2
Organisationen Organisationsmodellen består af en centerstruktur med koncernledelse. Organisationen betragtes som en samlet koncern med en række afgrænsede, fagligt sammenhængende aktiviteter samlet i centre. Centrene er fagligt og økonomisk bæredygtige enheder med decentralt ansvar for budget, drift og udvikling. Det overordnede formål med centerstrukturen er at styrke helhedsperspektivet og sammenhængskraften for kommunen og i organisationen. Helhedsperspektivet skal sikre opbakning og forståelse for den fælles strategi, vision og Faxe i Fællesskab 3
Organisationen Centerstrukturen med en strategisk arbejdende direktion, faglige centre, lægger fundamentet for den konkrete ledelse, der skal udføres af direktører, chefer og ledere i hele organisationen. Faxe Kommune er en værdi- og tillidsbaseret organisation, hvor ledelsen udøves i overensstemmelse med de værdisæt, der er defineret i ledelsesgrundlaget for kommunen. Der lægges vægt på inddragelse, samskabelse og resultatorientering. 4
Faxe i fællesskab Et langsigtet projekt med en kulturel forvandlingsproces Innovation og samskabelse skal udvikles til glæde for borgere, fx ved at udfordre "plejerhandlinger" med modigere "prøvehandlinger. De gode historier skal deles - historierne er der, og der er mange af dem. Hver dag er der eksempler på indsatser som lykkes, og det spreder glæde i fællesskabet, når vi deler dem imellem hinanden. Leder og Læringsakademi - med det kan vi løbende plukke, forme og tilpasse læringsrum og indhold til de temaer, der er aktuelle og relevante for udviklingen af Faxe i fællesskab. 5
Direktionen Direktionens primære opgave er at varetage den samlede ledelse af organisationen. Det indebærer at sikre helheder og sammenhænge på tværs af centrene, at sikre bæredygtighed i den samlede kommunale økonomi, at videreformidle de politiske visioner og mål samt at udstikke de strategiske pejlemærker for den fortsatte udvikling af kommunen. Direktørerne er den primære indgang til administrationen for politikerne, samt de primære sparringspartnere og kontaktpersoner for udvalgsformænd og Borgmester. 6
Centercheferne Hvert center ledes af en centerchef, som har det faglige, økonomiske og personalemæssige ansvar på sit område. Centerchefen har dermed ansvar for at centrets ydelser lever op til de fastlagte politiske mål indenfor de givne økonomiske rammer. Det er samtidig centerchefens ansvar at sikre den stadige udvikling af centerets opgaveløsning, så centeret fremstår som en robust enhed i forhold til denne. Alle centerchefer har reference til hver en direktør. Centerchefen har personaleansvar for centrets ledere og medarbejdere. Centerchefen skal sikre at ledelsen i centeret udøves i overensstemmelse med ledelsesgrundlaget for Faxe Kommune og visionen bag Faxe i Fællesskab. Centerchefen har samtidig medansvar for ledelse, styring og udvikling af den samlede organisation. 7
MED-Organisationen Består af MED-udvalg, tillidsfolk og arbejdsmiljø-repræsentanter Lokalaftale om medindflydelse og medbestemmelse Gensidig pligt til at informere om og drøfte alle forhold af betydning for arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold, medbestemmelse ved fastlæggelse af retningslinjer for tilrettelæggelse af arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold inden for ledelsens ansvars- og kompetenceområde, og mulighed for forhandling og indgåelse af aftaler. Hovedudvalgets medarbejderrepræsentanter består hovedsagelig af tillidsrepræsentanter og afspejler personalesammensætningen. Ledelsesrepræsentanter er direktionen og et antal chefer Centerudvalg Lokaludvalg eller personalemøder med MED-status (afhænger af medarbejderantallet) I alle udvalg indgår ledelsesrepræsentant 8
Økonomiske rammer Bevillingsoversigt for udvalgene: 341.503 mio. kr. - Økonomiudvalget 714.301 mio. kr. - Beskæftigelses & Integrationsudvalget 492.479 mio. kr. - Børn & Læringsudvalget 50.638 mio. kr. - Plan & Kulturudvalget 503.447 mio. kr. - Senior & Sundhedsudvalget 369.548 mio. kr. - Socialudvalget 224.998 mio. kr. - Teknik & Miljøudvalget 9
Økonomisk politik 2018-2025 Konkrete mål for kommunens økonomiske udvikling Driftsresultat og samlet resultat Langfristet gæld Kassebeholdning og likviditet Indeholder en række principper for de centrale økonomiske styringsparametre, fx kommunens budget, budgetopfølgning, driftsresultat, likviditet, gæld mv. Skabe grundlag for byrådets løbende planlægning og styring af kommunens økonomi Budgetlægning og budgetopfølgning Budgetoverholdelse og budgetansvar Retningslinjer for økonomistyring fremgår af principper for økonomistyring 10
Økonomisk politik 2018-2025 Anlæg hvert år på ca. 60 mio. kr. Overskud på det skattefinansierede område før finansielle poster på minimum 5 mio. kr. Den langfristede gæld (ekskl. gæld til ældreboliger) skal som minimum nedbringes i henhold til betalingsaftalerne for de optagne lån. Likviditet skal udgøre mindst 100 mio. kr. målt efter kassekreditreglen (gennemsnit for de seneste 365 dage fordelt på 12 måneder). Aftaler mellem Regeringen og KL skal altid overholdes. Ingen ny gæld 11
Økonomisk politik 2018-2025 Kommunes økonomi er rammestyret. Det samlede budget, samt aktivitets- og serviceniveauer skal holdes. Der gives i konsekvens af rammestyringen som udgangspunkt ikke tillægsbevillinger der er ufinansierede. Kommer budgetrammen under pres på grund af f.eks. politiske ønsker og prioriteringer, den demografiske udvikling og lignende må midlerne hertil findes indenfor den eksisterende budgetramme. Udmøntningen af den økonomiske politik fastlægges i et sæt detaljerede principper for økonomistyring. 12
Principper for økonomistyring Dokumentet handler primært om: Overførsler mellem budgetårene. Fastlæggelse af ansvaret for budgetoverholdelsen og opfølgningerne. Retningslinjerne for anlægsbevillinger. Beskrivelser af regnskabsaflæggelsen. En række bilag, der mere konkret uddyber områderne, herunder 1. retningslinjer for anvisning, 2. tilsyn, 3. bogføring og kontrol, 4. anlægsbevillinger, 5. hævekort og dankort og indgåelse af økonomisk forpligtende aftaler. 13
Økonomistyringen Entydigt budgetansvar Bevillingsniveauet er udvalgsniveau I praksis er det ansvarlig centerchef, der er budgetansvarlig Centerchef vil typisk uddelegere dele af budgettet til afdelinger og institutioner, men det overordnede ansvaret forbliver hos centerchefen. Ledere med budgetansvar har det daglige ansvar for at overholde budgettet og føre tilsyn med anvendelse af det Pligt til at gøre opmærksom på evt. forventning om merudgifter Center for HR, Økonomi og IT er i den daglige driftssituation direktionens øjne & øre i forhold til den samlede økonomistyring. 14
Budgetopfølgning Der gennemføres 3 tværgående budgetopfølgninger årligt. Det sker pr. den 31/3, 31/5 og 31/8 Omfatter alle områder drift, anlæg og finansielle områder Behandles i direktion og herefter i fagudvalg samt Økonomiudvalg og Byråd, men Budgetopfølgningen pr. 31/8 behandles kun administrativt Budgetopfølgningen er opbygget omkring centrene i kommunen Institutioner inddrages via deres centerchefer. Der laves desuden OLAP-opfølgninger til understøttelse af direktionens økonomiske ansvar. 15
Økonomiske nøgletal Er en vurdering af kommunens likviditet og udviklingen i denne (3 mdr. og 12 mdr.) Er en vurdering af afviklingen af anlægsprojekter Er en vurdering af den økonomiske udvikling i driftsudgifterne. Det sker således Forbrugs-% oplyses og beskrives De enkelte udvalgsområder kommenteres Hvad der har trukket og /ned i forbrugs-% beskrives Det hele præsenteres i en overskuelig form i et bilag til byrådets dagsorden. Udsendes særskilt forud for byrådsmødet. 16
Øvrige områder for Økonomiudvalget Orientering vil ske på følgende møder Den fælles beredskabskommission MSBR Erhvervsområdet Business Faxe Copenhagen Turisme Overordnet planansvar Køb og salg af ejendomme og grunde 17