Aftale for Social- og Handicapcentret Overskrifter for aftalens mål Fælles mål: 1 Borgeren i centrum via rehabilitering 2 Faglig og økonomisk bæredygtighed ved hjælp af mål og opfølgning Øvrige mål: 3 Økonomi- og aktivitetsstyring version 2.0 Dato: 06-01-2015 Aftale mellem Charlotte Markussen, Direktør Susanne Strandkjær, Centerchef Underskrift Underskrift Aftaleperiode: 1. januar 2016 til 31. december 2016 Aftalestyring 2016
Økonomisk ramme Den samlede økonomiske ramme for enheden udgør i 2016: 279.127.336 kr. For nærmere præcisering af budgettet på området henvises til centerets Administrativt budgetdokument, 3. niveau. I aftaleperioden kan der ske justeringer af aftaleenhedens budget. Aftaleenheden vil altid blive orienteret om justeringerne, og de korrigerede beløb vil fremgå af kommunens økonomisystem. Aftalens mål Social- og Handicapcentret (SHC) har i mange år haft et øget udgiftspres. Centrets helt store udfordring er en fortsat aktivitetsstigning, som ikke umiddelbart ser ud til at stoppe. Der er allerede foretaget mange omlægninger og effektiviseringer, som har ført til reducerede udgifter, men der er fortsat behov for at finde nye løsninger på udfordringen. Centret vil de kommende år både arbejde med at finde nye løsninger i form af tidlige og forebyggende indsatser - hvilket blandt andet vil ske inden for rammerne af det tværgående projekt Tidlig indsats og tværgående samarbejde og på at opnå større effekt af de indsatser, der igangsættes for den enkelte borger. Målene i SHC s aftale for 2016 fokuserer især på sidstnævnte: at opnå øget kvalitet og effekt af de indsatser, Centret samarbejder med borgeren omkring. Helt centralt i den forbindelse er det, at Centret får implementeret en rehabiliterende tilgang, og at alle medarbejdere bliver i stand til at opstille mål omkring borgeren og følge op på dem. Ligeledes vil Centret arbejde videre med at sikre en solid økonomi- og aktivitetsstyring, som bygger på gennemsigtighed og løbende opfølgning. Fælles mål 1. Borgeren i centrum via rehabilitering Målsætning Målet er at opnå øget effekt af arbejdet med borgerne ved at udvikle den faglige indsats. Et af midlerne hertil er den rehabiliterende tilgang. Baggrund SHC hjælper og støtter borgere med vidt forskellige problemstillinger. Grundlæggende for Centrets arbejde er, at udgangspunktet er borgeren og borgerens hele livssituation. Derfor skal borgerens ressourcer i spil, så den hjælp eller støtte der bliver givet, understøtter borgerens livskvalitet og positive udvikling. SHC har derfor, i lighed med blandt andre SUOC, valgt at arbejde ud fra en rehabiliterende tilgang, der tager afsæt i et tæt samarbejde med borgeren omkring indsatsen og de mål, der sættes. SHC har allerede gjort sig forskellige erfaringer med at arbejde rehabiliterende. Centret har i 2015 blandt andet afprøvet en systematik for samarbejdet med og omkring borgeren i en række konkrete borgerforløb. Dette arbejde fortsætter i 2016, samtidig med at Centret påbegynder implementeringen af en mere systematisk tilgang til rehabilitering i hele Centret. Erfaringer fra SUOC såvel som andre kommuner viser, at en systematisk anvendelse af rehabilitering som faglig tilgang har en positiv effekt på den indsats, der udføres i samarbejde med borgeren og andre aktører. Især den del af rehabilitering, som handler om en tættere koordinering både internt i kommunen og mellem kommune, borger og andre aktører, kan give positive resultater. Samarbejdet skal være baseret på tydelige, og fælles mål, idet det kan give bedre resultater for borgeren og sikre en højere faglig kvalitet i indsatsen. SHC har valgt at målet i aftalen holder sig inden for det, SHC selv er herre over. Samtidig ser SHC en fordel i, at der i øjeblikket i Høje-Taastrup Kommune er stor opmærksomhed omkring nødvendigheden af at arbejde mere på tværs for at opnå bedst mulig effekt af indsatsen. Der er igangsat flere initiativer og indsatser, som arbejder i denne retning, og det er SHC s ambition at
bidrage aktivt til, at det tværgående samarbejde både internt i kommunen og i forhold til borgeren og andre aktører udvikles yderligere i 2016 og frem. SHC s mål ligger i forlængelse af Direktionens strategibrev 2016 for så vidt angår det fælles fokusområde Mødet med borgeren. Den rehabiliterende tilgang er således Social- og Handicapcentret konkrete bud på fremtidens borgerkontakt. Målet spiller endvidere tæt sammen med mål 2 omkring mål og opfølgning nedenfor, idet arbejde med mål er en afgørende del af det rehabiliterende arbejde Resultat- og effektmål Effektmål: Det er forudsat i Plan for Socialområdet for voksne 2014-2020, at Centret opnår en økonomisk effekt af den igangværende faglige udvikling. I 2016 drejer det sig om en besparelse på 7,3 mio. kr. set i forhold til udgangspunktet primo 2014. Besparelsen skal realiseres ved, at borgere flytter fra bomiljø til egen bolig, fra beskyttet beskæftigelse til beskæftigelse på det ordinære arbejdsmarked eller på anden vis opnår et lavere støttebehov. Der er i perioden 2014-2020 opsat konkrete måltal herfor. Den rehabiliterende tilgang er et vigtigt element i at opnå disse forandringer. Der er ikke på nuværende tidspunkt opstillet effektmål rettet mod kvaliteten i indsatsen, hvilket skyldes, at Centret i første omgang har koncentreret sig om at implementere de nødvendige organisatoriske forandringer. Centret arbejder videre med at få opstillet effektmål for kvaliteten i indsatsen. Aktivitetsmål: Samtidig med at Centret arbejder med at afprøve en ny systematik for samarbejdet med og omkring borgeren i en række konkrete borgerforløb, vil der i første halvdel af 2016 blive arbejdet med at kortlægge og analysere, hvad der skal til for at implementere rehabilitering fuldt ud i alle SHC s områder, og hvad der skal til for at komme videre i det tværgående samarbejde internt i kommunen og med eksterne samarbejdspartnere. En del af arbejdet vil være at udvikle/tilpasse nye arbejdsformer og værktøjer, men der skal også udarbejdes en langsigtet implementeringsplan. I anden halvdel af 2016 påbegyndes implementering af de nye arbejdsformer og værktøjer. Der er opsat følgende aktivitetsmål for 2016 Der er udarbejdet projektmandat og projektbeskrivelse (herunder milepælsplan), der beskriver indsatsen på tværs af SHC samt specifikt for de forskellige områder og med de forskellige målgrupper Der er nedsat en arbejdsgruppe med bred repræsentation fra områderne, som skal bidrage til at definere, udvikle og implementere den rehabiliterende tilgang Der er påbegyndt en afklaring af, hvilke faglige metoder der allerede anvendes, deres vidensgrundlag samt relevante nye metoder Det er afdækket, hvordan samarbejde og koordinering sker i dag og mellem hvilke parter, samt hvordan samarbejde og koordinering kan styrkes og udvikles internt i SHC, internt i Høje-Taastrup Kommune og i forhold til eksterne samarbejdspartnere Det er undersøgt og afklaret, hvordan og hvorvidt, der kan udarbejdes en fælles plan for borgeren 1) Internt i SHC, 2) Internt i Høje-Taastrup Kommune, 3) Eksternt med andre aktører såsom psykiatrien, praktiserende læge m.fl. Der er arbejdet videre med konkrete borgerforløb, og der er evalueret på systematikken omkring borgerforløbene Aktivitetsmålene kan ændre sig i takt med, at projektet skrider frem, og der opnås flere erfaringer. Deadline Projektets analyse- og planlægningsfase løber til og med juni 2016. Varigheden af den efterfølgende gennemførelses- og implementeringsfase forventes at strække sig over flere år.
Indsatser Indsatserne er ikke defineret endnu, men det vil ske i begyndelsen af 2016 se punkt 1) neden for. Indtil videre er planen, at analyse- og planlægningsfasen vil bestå af følgende: 1) Projektet kickstartes med en planlægningsworkshop for projektets arbejdsgruppe, hvor den forandringsteori, som ledelsen har lavet udkast til, skal kvalificeres af medarbejderne Forandringsteorien vil danne grundlag for, at der kan laves en projektplan for analyse- og planlægningsfasen. 2) Konkrete kortlægninger og analyser specificeres og sættes i gang 3) Konkrete arbejdsformer og værktøjer, som siden hen kan implementeres i organisationens lokale enheder, udvikles Analysefasen munder ud i en implementeringsplan, hvor de konkrete implementeringsindsatser vil være beskrevet. Tidspunkter for opfølgning Der vil blive fulgt op på projektet/målet som følger: Der er nedsat en intern styregruppe bestående af centerchef Susanne Strandkjær og centrets niveau-3 ledere, som mødes ca. 6 gange årligt for at følge op på projektet. Der vil løbende blive gjort status over for Sektor-MED. Projektet indgår i programmet Plan for Socialområdet for voksne 2014-2020. Der følges op kvartalsvis på programstyregruppemøder og via afrapportering til Direktionen. Metode til opfølgning på mål For så vidt angår aktivitetsmålene vil projektets styregruppe følge op på, om opgaven er løst. For så vidt angår de langsigtede effektmål, vil der blive fulgt op i forbindelse med den løbende opfølgning på den økonomiske effekt af den faglige udvikling, jf. Plan for socialområdet for voksne 2014-2020. 2. Faglig og økonomisk bæredygtighed ved hjælp af mål og opfølgning Målsætning Målet er at opnå øget effekt af forløbene omkring borgerne ved at udvikle den faglige indsats. Et af midlerne hertil er at opstille mål for indsatsen omkring borgeren og følge op på dem. Baggrund SHC har gennem 2015 arbejdet med at skabe forudsætningerne for at alle medarbejdere i Centret bliver i stand til at opstille mål for indsatsen omkring den enkelte borger og følge op herpå. Aktuelt pågår en større kompetenceudviklingsindsats for alle medarbejdere og ledere i god dokumentation og målsætningsarbejde. Målet er i tråd med Direktionens strategibrev 2016, for så vidt angår 1) det fælles mål om bæredygtig kommune, her i betydningen økonomisk, faglig og social bæredygtighed, og 2) temaet en styrket organisation i betydningen effektive arbejdsgange og forbedret udnyttelse af IT. Resultat- og effektmål Effektmål Projektet skal overordnet set bidrage til, at Centret opnår en økonomisk effekt af den igangværende faglige udvikling, jf. Plan for Socialområdet for voksne 2014-2020. I 2015 drejer det sig om en besparelse på 7,3 mio. kr. set i forhold til udgangspunktet primo 2014. Besparelsen skal realiseres ved, at borgere flytter fra bomiljø til egen bolig, fra beskyttet beskæftigelse til beskæftigelse på det ordinære arbejdsmarked eller på anden vis opnår et lavere støttebehov. Der er i perioden 2014-2020 opsat konkrete måltal herfor.
Målsætningsarbejde og løbende opfølgning på effekter er et vigtigt element i at opnå disse forandringer. Der er ikke på nuværende tidspunkt opstillet effektmål rettet mod borgeren, hvilket skyldes, at Centret i første omgang har koncentreret sig om at implementere de nødvendige organisatoriske forandringer. Centret arbejder videre med at få opstillet effektmål for effekten set i et borgerperspektiv. Resultatmål for 2016 Der er opsat nedenstående resultatmål for 2016. Disse mål relaterer sig direkte til den kompetenceudviklingsindsats, som Centret gennemfører i 2015 og 2016 vedrørende målsætningsarbejde. 80 % af de medarbejdere, der deltager i kompetenceudviklingsindsatsen oplever ved udgangen af 2016, at der er kommet et mere fælles sprog og klarere arbejdsgange i dokumentationsarbejdet Ved udgangen af 2016 fremgår SMART indsatsmål i 80 % af alle nye bestillinger og i prioriterede opfølgningssager fra myndighed. Myndighed er opmærksom på ikke at gøre indsatsmålene for specifikke, idet det er udførers opgave at omsætte indsatsformålene til mere specifikke mål. Ved udgangen af 2016 udarbejder tilbuddene SMART mål og delmål til 80 % af alle indsatsmål i nye bestillinger Ved udgangen af 2016 skrives minimum 50 % af alle dagbogsnotater på delmålsniveau Aktivitetsmål: Styregruppen har besluttet, hvordan der følges op på ovenstående resultatmål, og hvordan resultaterne kommunikeres til medarbejdere, ledere og politikere Den enkelte niveau 3 leder har lagt en plan for, hvordan de følger op med deres områdeledere Alle niveau 4 ledere har lagt en plan for, hvordan de følger op i forhold til deres medarbejdere Styregruppen har besluttet, hvorledes SHC fremadrettet skal arbejde med effektmåling Der er igangsat et kortlægnings- og analysearbejde omkring, hvordan borgeren kan inddrages mere i arbejdet med mål og opfølgning herpå Deadline Projektet befinder sig aktuelt i gennemførelses- og implementeringsfasen for så vidt angår indsatsen omkring målsætningsarbejde. Denne forventes at strække sig ind i 2017, før den er implementeret i bund. I 2016 igangsættes sideløbende en analysefase omkring borgerinddragelse og effektmåling, som forventes at tage det meste af året. Varigheden af den efterfølgende gennemførelses- og implementeringsfase er ikke fastlagt for nuværende, men forventes at strække sig over flere år. Indsatser Indsatserne i 2016 er ikke endeligt fastlagt på nuværende tidspunkt, men omfatter blandt andet: De sidste kurser for ledere og medarbejdere i god dokumentation og målsætningsarbejde skal gennemføres Der skal udarbejdes en plan for implementering og opfølgning decentralt i områderne Der skal etableres løbende dataindsamling fra hvert område med henblik på løbende monitorering i forhold til resultatmålene for 2016 Der skal ske en løbende kommunikation af resultater ud i organisationen og til det politiske niveau Der skal gennemføres en kortlægning af forskellige muligheder for effektmåling Der skal påbegyndes en kortlægning af forskellige muligheder for øget borgerinddragelse i arbejdet med mål og opfølgning på mål Tidspunkter for opfølgning: Der vil blive fulgt op på projektet/målet som følger: Projektets interne styregruppe bestående af centerchef Susanne Strandkjær og centrets niveau-3 ledere mødes 6 gange årligt for at følge op på projektet.
Der vil løbende blive gjort status over for Sektor-MED. Projektet indgår i programmet Plan for Socialområdet for voksne 2014-2020. Der følges op kvartalsvis på programstyregruppemøder og via afrapportering til Direktionen. Metode til opfølgning på mål Angående resultatmålene, så vil der blive fulgt op herpå i forbindelse med den løbende opfølgning på den økonomiske effekt af den faglige udvikling, jf. Plan for socialområdet for voksne 2014-2020. Derudover skal projektets styregruppe ultimo 2015 tage stilling til, hvorledes man decentralt vil følge op på de konkrete resultatmål for 2016. For så vidt angår aktivitetsmålene for 2016, vil projektets styregruppe følge op på, om opgaverne er løst. Øvrige mål 3. Økonomi- og aktivitetsstyring version 2.0 Målsætning Målet er en solid økonomi- og aktivitetsstyring i SHC, som bygger på gennemsigtighed og løbende opfølgning. Baggrund SHC er i 2015 lykkedes med at etablere de grundlæggende forudsætninger for en sikker økonomiog aktivitetsstyring. Der er bl.a. udviklet nye kontoplaner til de fleste områder, der er udarbejdet nye budgetter til alle tilbud og for alle paragraffer vedrørende myndigheds køb, der er etableret nye strukturer vedrørende intern afregning og ikke mindst er det nye disponeringssystem Calibra taget i brug. Der er endvidere foretaget en omorganisering af økonomiopgaven i Centret. Det betyder, at de nødvendige forudsætninger for at løfte styringen til et nyt niveau nu er til stede. Målet indgår i Plan for socialområdet for voksne 2014-2020 og harmonerer med Direktionens Strategibrev for så vidt angår fokus på implementering i bund og administration der virker. Resultat- og effektmål Aktivitetsmål: Der er lavet en analyse af behovet for ledelsesinformation på alle ledelsesniveauer Enkelte steder er der udviklet ledelsesinformation og denne vedligeholdes løbende Disponeringssystemerne på området er implementeret i bund, og de tilhørende arbejdsgange er rettet til Arbejdsgange omkring regningsbetaling og opkrævning er videreudviklet, så det er muligt at løse økonomiopgaven i team myndighed med en medarbejder mindre fra 2017 Arbejdet med at etablere et grundlæggende styringsfundament i alle Centrets enheder er afsluttet, så det også omfatter Taxhuset og Lagunen, da de ikke var omfattet af arbejdet i 2015 Der er arbejdet videre med Ballerup Benchmark i samarbedje ed de øvrige kommuner i Region Hovedstaden Der er samarbejdet med KL om mulighedn for at tilpasse FLIS så det på sigt kan erstatte Ballerup Benchmark Deadline Indsatserne vedrørende økonomi- og aktivitetsstyring forventes samlet set at vare i 2 år og være afsluttet i 2017.
Indsatser Der skal gennemføres interviews med alle ledelsesniveauer, som har med styring i SHC at gøre, hvor det afdækkes hvilke behov for løbende data den enkelte leder har for at kunne styre sit område På den baggrund skal der laves et overblik over ønsker, og disse skal prioriteres i forhold til, hvad der kan lade sig gøre, og hvor meget tid det vil kræve at udarbejde det løbende Det skal besluttes, hvilken form ledelsesinformationen leveres i, hvem der gør det og hvor ofte Der skal arbejdes videre med at implementere Calibra i bund, og der skal udvikles nye arbejdsgange Der skal laves vejledninger på alle paragraffer for oprettelse af borgere samt for principper for disponering og controlling Arbejdsgangene omkring regningsbetaling og opkrævning skal gennemgås og optimeres, og det skal vurderes om yderligere digitalisering er nødvendig Det skal afklares, om der er mulighed for yderligere digitalisering af arbejdsgange vedrørende blandt andet regningsbetaling og opkrævning via disponeringssystem, og der skal træffes beslutning om evt. indkøb Der skal som det er sket i Centrets øvrige enheder - udarbejdes ny kontoplan, nye gennemsigtige takster, nye budgetter mv. for Taxhuset og Lagunen. Arbejdet forestås af ØDC i samarbejde med SHC Høje-Taastrup Kommune indgår i to tværkommunale arbejdsgrupper vedrørende Ballerup Benchmark og FLIS Tidspunkter for opfølgning: Der vil blive fulgt op på projektet/målet som følger: Der afholdes fire møder i 2016 hvor der følges op på fremdriften. På møderne deltager centerchef, myndighedschef og økonomikonsulenter Der vil løbende blive gjort status over for Sektor-MED. Projektet indgår i programmet Plan for Socialområdet for voksne 2014-2020. Der følges op kvartalsvis på programstyregruppemøder og via afrapportering til Direktionen. Metode til opfølgning på mål Da der er tale om aktivitetsmål vil der løbende blive fulgt op på, om opgaverne er løst. Opfølgningen vil ske i de ovenstående fora og inden for de angivne intervaller