VIBORG STORKOMMUNE Kommunaldirektøren Administrativ organisation - Til brug ved besættelse af chef- og afdelingslederstillinger 6. april 2006
1. Indledning I sit møde den 26. januar 2006, vedtog Sammenlægningsudvalget den overordnede administrative struktur i Viborg Kommune som skal være gældende fra 1. januar 2007. I sit møde den 6. marts 2006, vedtog Sammenlægningsudvalget besættelse af stillingerne som direktører og stabschefer. Direktionen iværksatte umiddelbart herefter det indledende arbejde med afklaring og fastlæggelse af den administrative organisation. I arbejdet er ledere og medarbejdere i kommunerne og amtet inddraget gennem MTHSU, MTSU`er indenfor de enkelte sektorer og gennem personalemøder/fyraftensmøder indenfor det enkelte forvaltnings- og stabsområde. I sit møde den 27. marts 2006 vedtog Sammenlægningsudvalget proceduren for fastlæggelse af den administrative organisation og bemyndigede kommunaldirektøren til i samarbejde med direktionen at fastlægge den administrative organisation. Herefter har kommunaldirektøren i samarbejde med direktionen fastlagt den administrative organisation, der i det følgende beskrives. Den vedtagne administrative organisation er opbygget i overensstemmelse med den overordnede administrative struktur. I henhold til Sammenlægningsudvalgets vedtagelse den 26. januar 2006, skal topledelsens organisering og funktion evalueres, evt. som led i en evaluering af hele den politiske og administrative organisation, i 2008, således at evt. behov for justeringer kan være vurderet inden næste byrådsperiode fra januar 2010. Det skal understreges, at den foreliggende beskrivelse af den administrative organisation primært har til formål at udgøre grundlaget for besættelse af stillinger på chef- og afdelingslederniveau i den administrative organisation. Beskrivelse skal således ses i sammenhæng med de udarbejdede job- og personprofiler for kontorchefer og afdelingsledere. Der vil således i den følgende proces med besættelse at stillingerne på chef- og afdelingslederniveau, fortsat kunne ske justeringer i opgavefordelingen indenfor den enkelte forvaltning. Når lederstillingerne i den administrative organisation er besat, beskrives indhold og opgaver i den administrative organisation mere præcist og med en højere grad af ensartethed, forvaltningerne imellem, 2. Pejlemærker for den overordnede administrative struktur Der er opstillet følgende pejlemærker, grundholdninger og bærende værdier for den administrative struktur i den nye kommune: Optimal og effektiv opgaveløsning Borgerne skal opleve en effektiv og serviceorienteret helhed, der leverer service og ydelser i høj kvalitet. Organisationen skal understøtte en kultur og opgaveløsning præget af sund fornuft, ressourcebevidsthed og kreativitet og nytænkning. Udviklings- og omstillingsparathed
Organisationen skal være dynamisk og i stand til at opfange udviklingstendenser og kunne ændre sig som følge af ændrede krav og forventninger fra omgivelserne. Helhedsorientering, central styring og decentral ledelse Organisationen er en énhedsforvaltning, der skal kunne arbejde helhedsorienteret på tværs af den administrative struktur, og udnytte den samlede viden og ressourcerne optimalt. Mål og rammestyring med central styring med fokus på helhed, effektivitet og udvikling, kombineret med decentral ledelse på fælles værdigrundlag med plads til forskellighed. En moderne organisation, der giver plads til forskellighed og går nye veje. Handlekraft Organisations- og kompetencestrukturen bør være klar og entydig, så enhver beslutning kan implementeres hurtigt og effektiv. Decentralisering og delegation af ansvar og kompetence En decentral struktur, hvor kompetence og ansvar delegeres i videst muligt omfang, så beslutninger tages og opgaverne løses nærmest muligt borgeren. Faglig bæredygtighed Organisationen skal sikre, at der skabes faglige miljøer, som fremmer vidensdeling og - udvikling gennem faglig sparring og specialisering. Der skal skabes de optimale rammer for at udnytte og udvikle den enkelte leders og medarbejders viden, erfaring og kreativitet og dermed giver de bedste muligheder for høj kvalitet og effektivitet. Attraktive arbejdsmiljøer og arbejdspladser Organisationen skal understøtte attraktive arbejdsmiljøer og arbejdspladser, hvor medarbejdere og ledere motiveres og engageres bl.a. gennem synlige mål og værdier, ligeværdig dialog og medindflydelse og medbestemmelse. Kommunens arbejdspladser skal være kendetegnet ved medindflydelse og medbestemmelse, gensidig respekt, åbenhed og tillid og udbredt delegation af kompetence og ansvar. 3. Den administrative organisation Ved Sammenlægningsudvalgets vedtagelse af den overordnede administrative struktur, var en række tværgående funktioner endnu ikke organisatorisk placeret i.f.t. direktøransvar, men afventede en nærmere vurdering indtil den samlede direktion var udpeget. Dette gælder funktionerne: Beredskab, Borgerservice, IKAM, Indkøb og IT, Indkøb. Ved fastlæggelsen af den administrative organisation er disse tværgående funktioner placeret således: Beredskabet: Stabsfunktion til direktionen. Direktøransvaret varetages af direktøren for Teknik- & Forsyning. Side 3 af 6
Borgerservice: Stabsfunktion til direktionen. Direktøransvaret varetages af vicekommunaldirektøren. IKAM: Indgår i Personaleforvaltningen. Indkøb: Indgår i Økonomisk Forvaltning. IT-afdelingen: Stabsfunktion til direktionen. Direktøransvaret varetages af direktøren for Beskæftigelse. Ledelsessekretariatet for borgmester, kommunaldirektør og vicekommunaldirektør er placeret som en funktion i forvaltningen for Jura/Byrådssekretariatet. Ved Sammenlægningsudvalgets vedtagelse af den overordnede administrative struktur, fremgik endvidere, at specialister indenfor de tværgående fagområder samles i de tværgående forvaltninger og stabe. Den nærmere afgrænsning af hvilke ressourcer og funktioner, der oprettes i den enkelte fagforvaltning h.h.v. tværgående forvaltninger og stabe afventede udpegning af direktionen. Direktionen har ved fastlæggelse af den administrative organisation foretaget afgrænsning af opgaver mellem fagforvaltninger ud fra den politiske organisation og mellem fagforvaltninger, tværgående forvaltninger og stabe. Den faglige kompetence samles centralt i de tværgående forvaltninger og stabe. Det indebærer, at der ikke i fagforvaltningerne etableres afdelinger indenfor områderne løn- & personale, økonomi, jura, planlægning og kommunikation. Den administrative organisation er med baggrund i ovenstående fastlagt således: Side4 af 6
Den administrative struktur er således opbygget med: En direktion, der foruden kommunaldirektør og vicekommunaldirektør, omfatter 10 direktører. 1 direktør for bygninger, nyt rådhus og kvalitetssikring. 6 fagforvaltninger, svarende til de foreslåede 6 politiske fagudvalg, der hver ledes at en direktør. 3 tværgående forvaltninger h.h.v. økonomisk forvaltning, personaleforvaltning og jura/byrådssekretariatet, der ledes af hver sin direktør. Herudover etableres der 3 stabsafdelinger, h.h.v. plan- og udviklingsafdeling, projektudviklingsafdeling og kommunikationsafdeling, der hver ledes af en chef med reference til kommunaldirektøren. De 3 stabsafdelinger varetager opgaver i.f.t. borgmester, kommunaldirektør, vicekommunaldirektør, direktionen og på tværs af den samlede organisation. 4. Direktionen Opgaver og arbejdsfordeling I kort form er direktionens overordnede opgave at arbejde helhedsorienteret med at understøtte, udvikle, implementere og synliggøre den politisk prioriterede udvikling i Viborg Storkommune. Direktionen skal sikre, at organisationen arbejder helhedsorienteret og på tværs. Direktionen har en række fælles mål og opgaver, men de enkelte medlemmer har herudover hver især klart definerede ansvarsområder. Den samlede topledelses arbejde skal bl.a. omfatte følgende fokuspunkter: - Servicering af det politiske niveau - Visioner og strategi - Udvikling og sikker drift - Økonomi og effektivisering - Resultater og effekt - Kvalitetsudvikling og -sikring - Faglighed og tværfaglighed - Ledelse af personale og processer Direktionen har rollen som primære sparringspartnere og rådgivere overfor kommunalbestyrelse og udvalg. Samtidig er det direktionens ansvar, at politiske mål følges op og politiske beslutninger efterleves i organisationen. Direktionen betjener det politiske niveau, således at fagdirektørerne betjener de respektive fagudvalg, mens kommunaldirektør og vicekommunaldirektør betjener kommunalbestyrelsen og økonomiudvalg. Udvalgene vedr. Sundhed & forebyggelse og Demokrati & borgerinddragelse betjenes af vicekommunaldirektøren, og udvalget vedr. Udvikling, erhverv og bosætning betjenes af kommunaldirektøren. Stabsafdelingerne plan- og udviklingsafdelingen og projektudviklingsafdelingen varetager i disse sammenhænge opgaven som sekretariat for kommunaldirektør og vicekommunaldirektør. Side 5 af 6
Kommunaldirektøren har i alle spørgsmål det overordnede ansvar for administrationen med reference til det politiske system. Vicekommunaldirektøren er i alle spørgsmål stedfortræder for kommunaldirektøren. Kommunaldirektøren og vicekommunaldirektøren har udelukkende overordnede strategiske opgaver og intet direkte driftsansvar. Direktionen har på det korte sigt en særlig opgave i harmonisering af serviceniveauer og sikring af effektivitet i driften, samtidigt med at der skal skabes én ny kommune, hvor ledere og medarbejdere trives og engageres på et nyt fælles værdigrundlag. Vicekommunaldirektøren er i den første periode - på et overordnet niveau tillagt ansvarsområdet at have særlig fokus på sammenlægnings- og integrationsprocessen mellem de nuværende kommuners administrative niveau. Vicekommunaldirektøren har ligeledes en central opgave i at sikre koordineringen og sammenhængen til de nuværende 6 kommuners administrationer og den gradvise opbygning af den nye kommunes administration. Alle direktører har både strategiske opgaver og et driftsansvar for deres forvaltningsområde. Helhedsperspektivet søges endvidere understøttet ved, at direktørerne ad hoc har ansvaret for tværgående projekter. Beslutninger og arbejdsform Kommunaldirektøren, bistået af vicekommunaldirektøren, træffer de overordnede beslutninger, mens hver direktør har ansvaret for og træffer beslutninger indenfor eget forvaltningsområde med reference til kommunaldirektøren. Direktionsmedlemmerne sikrer en tæt koordinering af initiativer og sager på tværs af fagområderne. Samlet set varetages de tværgående hensyn i organiseringen af topledelsen på tre måder: 1. Alle i direktionen får titel af direktør, hvilket signalerer dels et strategisk og dels et tværgående ansvar for helheden i Viborg storkommune. 2. Direktionen skal udvikle en arbejdsform samt organisering af de enkelte fag- /stabsområder, der sikrer en tæt koordinering på tværs. 3. Etableringen af stærke, centrale tværgående forvaltninger og stabsafdelinger skal understøtte den tværgående udvikling, effektivisering og koordinering. Med etablering af de tværgående forvaltninger med direktøransvar, og stabsafdelinger med reference til kommunaldirektøren, opbygges meget kompetente faglige miljøer, der har til opgave at servicere den samlede kommunale organisation indenfor deres respektive fagområder. De tværgående forvaltninger og stabe understøtter, at Viborg Storkommune er én virksomhed med fælles overordnede mål og værdisæt, og medvirker til at der sikres balance mellem den decentrale daglige ledelse og den centrale styring. Side 6 af 6
Kommunalbestyrelse 31 medlemmer Økonomiudvalg 9 medlemmer Erhvervs- & Udviklingsudvalg Fagudvalg Tværgående udvalg Børn & Ungeudvalg Social & Sundhedsudvalg Beskæftigelsesudvalg Kultur & Fritidsudvalg Teknik & Forsyningsudvalg Natur & Miljøudvalg Forebyg- gelses- & Sundhedsudvalg Demokrati- & Borgerudvalg DIREKTION Plan- og udviklingsafd. Projektudviklingsafd. Kommunikationsafd. Økonomi Personale Børn og Unge Social og Sundhed Beskæftigelse Kultur og Fritid Teknik og Forsyninng Natur og Miljø Jura/Byrådssekr. Institutioner og borgere
De tværgående forvaltninger og stabe skal sikre, at direktørerne, cheferne og lederne kan hente kvalificeret bistand til løsning af opgaver både på strategisk, taktisk og operativt niveau. Dermed sikres koordinering i.f.t. overordnede strategier og politikker, samtidigt med, at fleksibilitet og forskellighed forvaltningerne imellem i opgaveløsningen understøttes. Endelig er formålet at aflaste fagforvaltningsdirektører, chefer og ledere fra en lang række servicefunktioner og driftsopgaver og dermed frigøre ressourcer, der kan anvendes til at fokusere på de respektive kerneområder, til strategiske overvejelser og koordinering og sparring med det politiske system og internt i forvaltningerne/afdelingerne. Organisationen skal kunne agere dynamisk og opfange udviklingstendenser og hurtigt kunne ændre sig som følge af ændrede krav og forventninger fra omgivelserne. Etableringen af de tværgående forvaltninger og stabe stiller på én gang krav om og skaber grundlag for, at der arbejdes projektorienteret, hvor der i kortere eller længere tidsforløb etableres matrixorganisationer, der sammensættes med deltagelse fra de relevante forvaltninger og stabe. Organisering på tværs vil således være en arbejdsform, der anvendes såvel i.f.t. løbende opgaver som eks. budgetlægning og økonomistyring og som organisationsform ved tidsbegrænsede projekter Direktionen sikrer koordinering, ledelse og allokering af ressourcer til det enkelte projekt. I figuren på side 7 er arbejdsformen illustreret. I det følgende er opgaver og ansvarsfordeling for h.h.v. direktøren for bygninger, nyt rådhus og kvalitetssikring, direktørerne for tværgående forvaltninger og direktører for fagforvaltninger kort uddybet. 5. Direktøren for bygninger, nyt rådhus og kvalitetssikring Udover som medlem af direktionen at varetage ansvar for helheden i kommunen varetager direktøren det overordnede ledelsesansvar for at sikre processen og bygningen af et nyt Rådhus etablering af midlertidige bygningsrammer, herunder logistik og flytning i overgangsfasen strategisk udvikling af organisationsmodel for håndtering af den samlede bygningsmasse udvikling af koncept for kvalitetssikring, evaluering og dokumentation strategisk valg af kvalitetssikrings- og dokumentationsredskaber og evalueringsmetoder implementering af det overordnede koncept, redskaber og metoder udvikling og implementering af koncept for ledelsesinformationssystemer på alle niveauer i organisationen at opbygge organisationens viden om kvalitetssikring, dokumentation og evaluering, herunder virke som katalysator for sikring af høj kvalitet i hele den kommunale organisation Ansvaret for ovennævnte og øvrige ad hoc opgaver i forbindelsen med dannelsen af den nye kommune varetages på tværs af den samlede organisation oftest med ressourcer organiseret i en matrixorganisation. 6. Direktører for tværgående forvaltninger
Udover det tværgående ansvar for helheden i kommunen har direktørerne for de tværgående forvaltninger det overordnede ledelsesansvar for, at de tværgående funktioner fungerer som sparringspartnere overfor ledelsen på alle niveauer i Viborg kommune, og sikrer fagligheden, såvel i.f.t. sikker drift som i spørgsmål med udviklingsmæssigt indhold. Det er de tværgående forvaltningers opgave at bistå de enkelte direktører, chefer og ledere på en række servicefunktioner, udviklings- og driftsopgaver, således at effektiviteten øges inden for administrationen generelt og der arbejdes effektivt og rationelt. De tværgående forvaltninger er initiativtager i forhold til direktionen og de decentrale enheder, både i direkte udviklingssammenhænge og når der sker lovændringer mv. indenfor deres respektive ansvarsområder. Det gælder ligeledes sikring af procedurer, arbejdsgange, kommunikation m.v. indenfor de respektive ansvarsområder. De tværgående forvaltninger er sparringspartnere for direktører/chefer/ledere, og indgår både i processer, der er af tværgående karakter, og inden for én forvaltnings område, når der er behov for det. 7. Direktører for fagforvaltninger Udover det tværgående ansvar for helheden i kommunen, har direktørerne for fagforvaltningerne det overordnede ledelsesansvar for, og træffer beslutninger på, hele det pågældende forvaltningsområde. Budget og personaleansvar m.v. på det samlede forvaltningsområde er således tillagt forvaltningsdirektøren. Forvaltningsdirektørerne har ansvaret for betjeningen af det respektive udvalg og at understøtte, udvikle, implementere og synliggøre den politisk prioriterede udvikling indenfor eget forvaltningsområde. Forvaltningen har initiativpligt i forhold til løbende at synliggøre ændrede forudsætninger inden for enhedens område (økonomi, lovgivning, befolkningssammensætning m.v.) og har ansvaret for løbende at optimere den faglige indsats og iværksætte udviklingstiltag. Side 2 af 3
8. Organisering i de enkelte forvaltninger / stabe Pejlemærker I organiseringen af den enkelte forvaltning og stab har direktionen taget udgangspunkt i følgende pejlemærker for organisationen: Optimal og effektiv opgaveløsning Udviklings- og omstillingsparathed Handlekraft Helhedsorientering, central styring og decentral ledelse Decentralisering og delegation af ansvar og kompetence Faglig bæredygtighed Attraktive arbejdsmiljøer og arbejdspladser Mål og rammestyring med central styring med fokus på helhed, effektivitet og udvikling, kombineret med decentral ledelse på fælles værdigrundlag med plads til forskellighed. Organiseringen af den enkelte forvaltning og stab er opbygget efter følgende grundprincipper: Fokus på brugere og borgere Delegation af ansvar og kompetence Central styring decentral ledelse. Flad struktur med kun de nødvendige ledelsesniveauer Understøtte en effektiv organisation med dynamik og omstillingsevne Rum til ledelse og udvikling Nedenfor er vist organisationsbeskrivelser og -diagrammer over hver enkelt forvaltning / stab. Organiseringen af forvaltninger og stabe er sket med udgangspunkt i 3 ledelsesniveauer Niveau 1 - Direktionen Niveau 2 - Kontorchefer (vist røde) Niveau 3 - Afdelingsledere (vist brune) Derudover er der angivet en række teams, hvori indgår medarbejdere med reference til det overliggende ledelsesniveau (vist blå). For flere af disse teams gælder, at der er tilknyttet en faglig koordinator uden personaleansvar. I disse tilfælde er det anført. Personaleledelse, budgetansvar, planlægning og udvikling, og ansvaret for kommunikation indenfor det enkelte område, indgår som naturlige opgaver og ansvarsområder på alle 3 ledelsesniveauer, og er derfor ikke særskilt nævnt i de følgende beskrivelser af opgaver indenfor den enkelte forvaltning og stab.