REFERAT AF ORDINÆR GENERALFORSAMLING AFHOLDT DEN 12. MARTS 2012 EJERFORENINGEN LOUISEGAARDEN, ABOULEVARDEN 51-53, SOOO AARHUS C Tilstede var: Ruth Mogensen, der repræsenterer 3 ejerlejligheder, Peter Bitsch Jørgensen, John Stærk Hansen, Michael Cronqvist, Carsten J. Christensen, Anne Okholm & Karl Madsen, Lars Skibelund & Birgit Navne, Lene Risør, EIse & Finn Jægersdorf, Claus Nødgaard Hansen, Aase Marianne Gram Hansen, Jakob Aarøe Dam, Ragnhild Magnussen, Lena Pedersen, Michael Taulbjerg, Npvision Group ApS, Carsten & Mette Christiansen, Jels Huse ApS Følgende var repræsenteret ved fuldmagt til bestyrelsen: Lone Malmstedt, Steen Jensen, Mogens Lyngshøj for 2 ejerlejligheder og Thomas Andersen På generalforsamlingen var 25 ud af 35 ejerlejligheder repræsenteret med et fordelingstal på 835 ud af 1.095 (repræsenterende et fordelingstal på 71,43o/o efter antal ejerlejligheder og 76,26% efter fordelingstal). Endvidere deltog Connie Tønnesen fra Colliers Ejendomsadministration ÆS. Formand Carsten Christensen (CJC) bød velkommen til den årlige generalforsamling og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig. 1. Valg af dirigent & referent Connie Tønnesen (COT) blev valgt som dirigent & referent. 2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år Der henvises til tidligere udsendte beretning. CJC kunne supplerende oplyse, at der, siden sidst afholdte ordinære generalforsamling, har været afholdt 8 formelle bestyrelsesmøder, en ekstraordinær generalforsamling samt en række separate møder omkring "loftprojektet". Karsten Mogensen har i december 2A11 af personlige årsager valgt at udtræde af bestyrelsen og er erstattet af Ragnhild Magnussen. Vedligeholdelsesopgaver m.m. Ud over det igangværende "loftprojekt" er der i 2011 gennemført en større facaderenovering af baghuset, mens der ikke været afholdt "havedag". Traditionen forventes genoptaget i 2012. Aftaler og officielle dokumenter m.m. I henhold til beslutningen på den ekstraordinære generalforsamling den 23.november 2010 om igangsætning af "loftprojektet", blev der 1. september 2011 efter en meget lang og besværlig relaksationsproces indgået overdragelsesaftale med Jels Huse. I forbindelse med "loftprojektet" er der tinglyst nye fordelingstal, 1.173 mod tidligere 1.065, som har betydet en reduktion på godt 9,2 % for den enkelte ejers andel af fællesudgifterne. Det nye fordelingstal på 1.173 er anvendt iforbindelse med a conto opkrævning af fællesudgifter for 1. kvartal 2012. De på den ekstraordinære generalforsamling den 9. maj 2011 besluttede punkter "tinglysning af altaner" og "tinglysning af sikkerhedsstillelse" er endnu ikke gennemført. Dette skyldes bl.a., at tinglyiningssystemet aendres hele tiden, men også at det grundet en række ejerskifter har vaeret nødvendigt at indhente nye fuldmagter. Som besluttet på den ekstraordinære generalforsamling den 23. november 2010, har bestyrelsen opdateret Ejerforeningens "Husorden & Retningslinje/' med faktuelle informationer og foretaget de logiske konsekvensrettelser, der følge af "loftprojektet". Den nye "Husorden & Retningslinjer" blev offenfliggjort Oen 13. marts 2012 på www.louisegaarden.dk. Husk som udlejer at informere lejere om opdateringen. side 1
t- lnteressenter Leiliqheder: Antallet af klager over uacceptabel støj fra lejlighederne har også i 2011 værel faldende. En mindre positiv udvikling er forøgelsen af udgiften til renovation. Arsagen til dette er bl.a., at affaldet fra nogle lejligheder imod reglerne ender i de containere, der er forbeholdt butikkerne Butikker: I forbindelse med "loftprojektet" har det opstillede stillads givet lidt problemer i forbindelse med adgangsforholdene til butikkerne. Problemet er løst i mindelighed, og butikkerne har taget udfordringerne pænt. Der er konstateret et problem med de eksisterende skorstens-/ventilationsløsninger fra de to restauranter, hvor kommunen har krævet et antal ændringer. Bestyrelsen er i dialog med de involverede omkring en løsning, der bl.a. betyder, at ventilationsrøret fra Restaurant Lee helt kan fjernes, hvilket samtidig betyder, at bagfacaden vilfremtræde pænere. 3. Kort verbal status vedr. loftprojekt og tinglysninger (altaner og sikkerhedsstillelse) ved formanden CJC fremviste fotos af arbejdet med "loftprojektet" og oplyste supplerende, at projektet stort set går efter planen. Af billederne fremgik bl.a. at ejendommens tag ikke har været isoleret, at bagtrapperne er nedlagt, at røret fra Restaurant Lee er fjernet, at der nu er korrekt brandsikring mellem nr. 51 og 53. Torben Skov fra Colliers Byggerådgivning ÆS (CBR) har ført tilsyn med projektet og har indtil nu udarbejdet 6 tilsynsnotater, der nøje beskriver de besigtigede bygningsdele. Efter generalforsamlingen blev der indbudt til besigtigelse af de 2 "næsten" færdige 6. salslejligheder i nr. 51. Torben Møller Jensen (TMJ) fra Jels Huse ApS oplyste, at tidshorisonten for nr. 53 er som hidtil, og at det er planlagt at nedtage stilladset lige efter uge 22. TMJ oplyste, at det altid er "interessant" at renovere/ombygge gamle huse: når der opdages noget "nyt", er det som regeltil den dårlige side, hvilket bl.a. har betydet, at der er 2 ekstra tømrer på projektet. Desuden har projektet være noget besværliggjort af, at kommunen ikke vil have affaldscontainere stående for længe, og at byggeaffaldet derfor har skullet opbevares på loftet. TMJ oplyst, at der forventes indflytning i nr. 51 ca. 1. april2012. CJC informerede om, at der i nr. 51 har været opsat reklamebanner ud for 2., 3., 4. og 5. sal tv. lndtægten tilfalder Jels Huse og Ejerforeningen, der efter aftale har kompenseret de berørte lejligheder. CJC informerede kort om problemerne med tinglysningen (se ovenfor under Aftaler og officielle dokumenter m.m.). Grundet restance hos en enkelt ejer, har Ejerforeningen allerede på nuværende tidspunkt gjort brug af de pantstiftende vedtægter, der blev vedtaget på den ekstraordinære generalforsamling den 9. m{2011. 4. Godkendelse af årsregnskab for 2011 COT gednemgik årsregnskabet, der udviste et overskud på kr. 74.282,30. Regnskabet blev herefter godkendt med overførsel af overskuddet til egenkapitalen, der herefter udgør kr. 203.647,94 5. lndkomne forslag Der var ikke indkommet forslag. 5. Administration af Husorden og Retningslinjer for butikkernes opsætning af skilte m.v. Restaurant Lee har spurgt om muligheden for at få godkendt opsætning af skilte og markise, og Restaurant La Estancia har spurgt om muligheden for at kunne benytte det nye bagtrapperum inr. 51. Bestyrelsen arbejder videre med begge spørgsmål, men mener, at der er behov for en diskussion af, hvorledes bestyrelen fremadrettet skal forholde sig til sådanne henvendelser. side 2
Bestyrelsen foreslår, at der nedsaettes en arbejdsgruppe til diskussion af emnet, og at generalforsamlingen samtidig bemyndiger bestyrelsen til, på basis af arbejdsgruppens beslutninger, at udforme reviderede retningslinjer for den fremadrettede administration. Arbejdsgruppens opgave består ud over en diskussion af retningslinjer for skiltning, markiser, m.m. også i, gennem dialog med butikkerne og kommunen at sikre, at udendørsarealerne altid ser pæne og ensartede ud samt at der sikres fritrafik på fortovet. Følgende tilmeldte sig arbejdsgruppen: Lars Skibelund, John Stærk Hansen, Lene Risør og Else Jægersdorf. Dispensationen til frisøren om den midlertidige opstilling af varme-/ventilationsanlæg i baggården er blevet forlænget, da en samlet løsning først kan undersøges, når "loftprojektet" er afsluttet. 7. Godkendelse af driftsbudgetfor 2012 CJC fremlagde budgettetfor 2012 med en udgiftsramme på kr. 519.000, hvilket er uændret i forhotd 1il2011. Udgiftsrammen svarer til et budgetteret underskud på kr. 60.025, som foreslås dækket af reserven på ca. kr. 205.000. Ved udgangen af 2012 budgetteres reseryen at være på godt kr. 140.000. Vedrørende "loftprojektet" blev der i2010 afholdt kr.31.250, og i2011 budgetteret med yderligere kr. 135.000, således at den samlede omkostning forventedes at være kr. 166.250. Af 2011-budgettet på kr. 135.000 blev alene de kr. 47.527 afholdt i 2011. Bestyrelsen har iforbindelse med detailprojekteringen besluttet, i stedet for den planlagte ombygning (brandkrav) af hovedparten af 5. salsvinduerne, at bede Jels Huse om at udskifte samtlige 5. salsvinduer med nye vinduer (på nær altandørene). Meromkostningen dækkes delvist af besparelser på andre loftprojektposter, således at det samlede budget anslås at stige med kr. 40.000 (indregnet i 2012-budgettet). Til gengæld vil omkostningen til den foreslåede renovering /udskiftning af vinduer i forhuset blive væsentligt reduceret både grundet det færre antal nye vinduer, men også grundet reducerede stilladsomkostninger. Budgettet blev godkendt. De nye 1.173-fordelingstal vil blive anvendt ved opkrævning af fællesudgifterne. 8. Fremlæggelse og vedtagelse af vedligeholdelsesplan for 2012113 På den ordinaere generalforsamling den 28. marts 2011, fremsatte bestyrelsen etforslag om "Maling m.m. af vinduer i forhuset". Forslaget blev efter en længere diskussion om evt. alternativer og udvidelser (facaderenovering, udskiftning af vinduer, m.m.) trukket tilbage. Den nye bestyrelse skulle, til næste ordinære generalforsamling, opstille et detaljeret og modulopbygget forsalg til renoveringsarbejdet. CJC fremlagde bestyrelsens forslag til vedligeholdelsesplan for 2012113 jf. den sammen med mødeindkaldelsen udsendte beskrivelse. Da "loftprojektet" grundet relaksationsprocessen kom senere igang end oprindeligt planlagt, har bestyrelsen diskuteret vedligeholdelsesplanen for 2012113 og besluttet at fremlægge nedenstående forslag, hvor der i 2012 indhentes endelig godkendelse for et projekt, der dog i udgangspunktet først realiseres i 2013, med mindre der opstår en uventet positiv situalion. Bestyrelsen har indhentet tilbud/prisoverslag på 2 alternativer: Alternativ 1: 1. De eksisterende vinduer på 1,2.,3. og 4. sal samt altandøre på 5. sal males (inkl. fals og kant). Defekte lister og punkterede ruder udskiftes og fuger omkring vinduer og altandøre gennemgås/udskiftes. 2. Søjlerlbånd på facadens forhus samt indgangspartier afrenses og males. 3. For- og bagsidefacaderne gennemgås for manglende fuger, og der fjernes ubenyttede kabler m.m. 4. For- og bagsidefacaderne hulmursisoleres. side 3
w Alternativ 2: 1. De eksisterende vinduer på 1.,2.,3. og 4. sal udskiftes med nye Outrup-vinduer identisk med dem, som netop er isat på 5. og 6. sal (inkl. pudsebeslag). 2. Altandørene på 5. sal males (inkl. fals og kant). Defekte lister og punkterede ruder udskiftes og fuger omkring altandørene gennemgås/udskiftes. 3. Søjler/bånd på facadens forhus samt indgangspartier afrenses og males. 4. For- og bagsidefacaderne gennemgås for manglende fuger, og der fjernes ubenyttede kabler m.m. 5. For- og bagsidefacaderne hulmursisoleres. CJC gennemgik detaljeret optionerne og omkostningerne ved de to alternativer jf. nedenstående oversigt, der viser de to alternativer inkl. hulmursisolering af forhusets for- og bagsidefacader, der vil kunne gennemføres for kr. 140.000 eller endnu mindre (forbehold for hvorledes murerarbejdet er udført): rsoierlre Jd lfrensninp Ja: Fr.r+Eas Ja:Frlr I.J Jmfusnine Ja: F*r+Eag Jd. f ut I'Je i Ja: Fsr F.la i t{ jp, lefa ratlon N/å Ja: Bas ia: Fsr+Bås Ja: Bae Ja: Fr:r+Eas Ja: Frr+Bag Ud over spørgsmålet omkring hulmursisolering, indgår der i begge alternativer også muligheden for at tileller fravælge en afrensning af facaderne (og herunder om det skal være af både for- og bagsiden, eller kun af forsiden), og om der skal foretages en omfugning af facaderne (og herunder om det skal være af både forog bagsiden, eller kun af forsiden). Som det fremgår af skemaet er den billigste løsning alene at male de eksisterende vinduer (kr. 1.600.000), mens den dyreste er udskiftning af vinduerne i kombination med afrensning og omfugning af facadens på for- og bagside (kr. 3.000.000). Efter CJCs præsentation fulgte en længere debat-/spørgsmålsrunde: r Der blev spurgt ind til en eventuel besparelse ved hulmursisolering, hvilket der på nuvaerende tidspunkt ikke kan gives et konkret svar på, men dog vil det være muligt at få udarbejdet en energiberegning der viser besparelsen. r Michael Cronqvist, hvis far er indenfor byggebranchen, vil forhøre sig om en pris på hulmursisolering. o CJC oplyse, at et professionelt firma har set på fugerne og udtalt at disse generelt er pæne, men dog trænger til at blive repareret enkelte steder. e I forbindelse med en vinduesudskiftning, kan det blive nødvendigt for den enkelte ejer, at få en maler til at udføre lidt småreparationer inde i lejligheden, da tapet og maling kan løsne sig.. Der blev spurgt ind til, om der ydes offentligt tilskud til energibesparende renoveringsprojekter, og det gør der - dog meget beskedent ca. kr. 10.000,- for besparelse tilvarme.. Med udgangspunkt i de vundne erfaringer med "tagprojektet" opfordrede CJC Ejerforeningen til, igen, at gøre brug af Torben Skov fra Colliers Byggerådgivning, som Ejerforeningens rådgiver. o TMJ oplyste, at glas og fals kan udskiftes uden brug af stillads, men skal de også males, skal der anvendes stillads, og så vil det bedst kunne betale sig at udskifte vinduerne.. Ved udskiftning af vinduerne vil de blive forsynet med flugtvej og derved opfylde de nye myndighedskrav. Beslutningen er omfattet af normalvedtægtens $ 2 stk. 4 der kræver at mindst 213 af de stemmeberettigede medlemmer efter såvel antal som fordelingstal stemmer for forsalget. Som nævnt ovenfor deltog der på generalforsamlingen 71,43Yo efter antal ejerlejligheder og 76,260/o efter fordelingstal. Uden behov for skriftliq afstemninq var der eniqhed om, at alternativet med vinduesudskiftninq oq hulmursisolerinq var at foretrække. Derimod var der ikke fuld enighed om, hvorvidt projektet skulle eller ikke skulle indeholde en afrensning og omfugning af forsiden. Der var derimod enighed om, at bagsiden ikke skulle afrenses og omfuges. lnden afstemningen blev det endvidere besluttet, at uanset hvilken løsning der skulle iværksættes skulle omkostningen, og dermed sandsynligvis også arbejdet, fordeles over to år (2013 og 2014). side 4
w Generalforsamlingen gik herefter til afstemning om følgende to løsninger: Løsning '1 (kr. 1.600.000) nye vinduer, men ingen facadeafrensning eller omfugning Løsning 2 (kr.2.200.000) nye vinduer og afrensning og omfugning af facaden mod Aboulevarden 5 stemte for løsning 1, mens 11 stemte for løsning 2. 9 stemte blank. Konklusionen blev således, at løsning 2 (nye vinduer og afrensning og omfugning af facaden mod Aboulevarden) blev besluttet, og at den nye bestyrelse går i gang med at færdigforhandle en bindende aftale. Forinden underskrift af den endelige bindende entreprenøraftale indkaldes til orienteringsmøde, hvor det endelige vedligeholdelsesprojekt præsenteres for alle interesserede. Estimatet på kr. 2.200.000 vil betyde følgende ekstraordinære engangsomkostninger for de enkelte lejligheder. Bemærk, at omkostntngen vil blive fordelt over 2013 og 2014, men givet med størsteparten på 20'13, hvor det er planen at gennemføre arbejdet på facaden mod Aboulevarden. rned fardeiln der r:ned fordelln eder med fordeli eder med fordel er rned far eder med fsrdelinestan eder rned fordelingstal eder nred fordelinsltal eder med fordelinestal rned fordelinestal 9. Valg af formand, bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og revisor Efter valg ser bestyrelsen ud som følger: Formand: Bestyrelsesmedlem: Bestyrelsesmedlem: Bestyrelsesmedlem: Suppleant: Suppleant: Revisor: Carsten J. Christensen Ragnhild Magnussen Tine Nødgaard Hansen Lars Skibelund Michael Taulbjerg Finn Jægersdorf Claus Nødgaard Hansen valgt for 1 ar valgt for 1 ar valgt for 1 ar valgt for 2 at valgt for 1 valgt for 1 at ar valgt for 1 år side 5
r- f 0. Eventuelt Under eventuelt blev et antal problemer og forslag fremlagt: Lene Risør gjorde opmærksom på, at deres altandør er "utaet" og trænger til reparation. Bestyrelsen vil kontakte Lene Risør for besigtigelse og udbedring. Michael Cronqvist gjorde opmærksom på de mange cykler, der står parkeret i cykelskurret og anbefalede hyppigere (løbende) oprydning. Bestyrelsen vil ændre proceduren, således at der afholdes cykeloprydning minimum to gange årligt. -- TMJ oplyste, at et stort antal cykler ikke længere anvendes og ser nummerering af cyklerne som en mulighed for at rydde op. Det blev også foreslået at undersøge muligheden for cykelparkering i 2 etager. Bestyrelsen arbejder videre med et løsningsforslag til cykelparkeringen. Michael Cronqvist gjorde opmærksom på, at taget på cykelskuret er meget hullet og trænger til udskiftning. Bestyrelsen er opmærksom på situationen og vil se på en løsning, så snart arbejdet med loftprojektet er færdigt. Flere ejere havde bemærket, at der de sidste 14 dage havde været en underlig lyd i ejendomme. Lyden har været der i døgndrift med ca. 10 sek. varighed. Ejerne opfordres til at forfølge lyden og melde tilbage til bestyrelsen, såfremt de finder årsagen. Flere ejere havde tillige bemærket, at en temmelig "brændt" lugt har bredt sig fra bageriet de sidst 14 dage mellem kl. 08.00-10.00. Arsagen til dette er formentligt, at der tilberedes en del forskellige slags fødevarer ud over brød og kager. Arhus C, den 28. marts 2012 Carsten J. Christensen (formand) Arhus C, den 28. marts 2012 side 6