KL UDSPIL Fremtidens digitale løsninger BRUGERPORTALSINITIATIVET
2 Fremtidens digitale løsninger Brugerportalsinitiativet fremtidens digitale løsninger Som et led i de senere års fokus på at gøre folkeskolen mere digital indgik regeringen og KL i 2014 en aftale om at realisere en fælleskommunal brugerportal for folkeskolen. Dette initiativ, der har fået navnet Brugerportalsinitiativet, består af flere sammenhængende løsninger. Målet er at bringe den digitale folkeskole et stort skridt videre ved at etablere tidssvarende digitale løsninger, som kan understøtte kommunikation, læring og trivsel i folkeskolen og understøtte målene i folkeskoleformen. Brugerportalsinitiativet indebærer, at alle kommuner skal anskaffe to overordnede digitale løsninger til skolerne: Samarbejdsplatformen og læringsplatformen. Det tilstræbes, at Samarbejdsplatformen bliver en landsdækkende løsning, hvor alle væsentlige informationer om barnets trivsel og læring samles på tværs af lærer, klasse og evt. folkeskoler, hvis eleven skifter skole. En af bevæggrundene for en fælles, landsdækkende Samarbejdsplatform er et ønske om at få en fælles løsning til skoleområdet, så der kan skabes mulighed for en sammenhængende brugeroplevelse på tværs af skoler og kommuner. Det vil især gavne de mange familier med børn, der går på forskellige skoler. Endvidere vil en fælles løsning samlet set blive den mest omkostningseffektive set i forhold til, hvad kommunernes omkostninger ville være, hvis de hver især skulle investere i en ny løsning for at imødekomme aftalen. Kommunerne vil også på længere sigt få mulighed for at anvende løsningen på dagtilbudsområdet og derved skabe en endnu mere sammenhængende brugeroplevelse for børnefamilierne. Læringsplatformen skal den enkelte kommune selv anskaffe. Det indebærer at sikre, at den læringsplatform, den enkelte kommune vælger, efterlever en række fællesoffentlige standarder, hvor bl.a. mulighed for dataudveksling bliver opfyldt. Der er allerede nu en lang række leverandører, der leverer en del at den funktionalitet, som skal anvendes. Hvordan kommer Brugerportalsinitiativet til at forandre hverdagen på skolerne? Brugerportalsinitiativet skal understøtte folkeskolereformen og medvirke til at give skolerne et digitalt løft. Aftaler om brugerportalsinitiativet: I Juni 2013 indgik regeringen sammen med Venstre og Dansk Folke- parti den første aftale om udvikling af en fælles brugerportal som et led i at give folkeskolen et fagligt løft. I juni 2014 aftalte regeringen og KL at realisere initiativet om en brugerportal for folkeskolen som følge af aftalen om kommunernes økonomi i 2015. I oktober 2014 indgik regeringen og KL en mere uddybende aftale om, hvorledes brugerportalsinitiativet skulle realiseres. På det brugernære konkrete plan vil Brugerportalsinitiativet betyde, at elever kan arbejde digitalt med deres læringsproces, ligesom de kan kommunikere med det pædagogiske personale og dele materiale med gruppekammerater. Endvidere får eleven digital adgang til læringsforløb, mål og opgaver. Forældrene kan få overblik over elevens skoledag, understøtte eleven i læringsprocesserne og følge elevens faglige og trivselsmæssige udvikling. Derudover kan det pædagogiske personale arbejde digitalt med at tilrettelægge, gennemføre og følge op på læringsforløb med udgangspunkt i Fælles Mål, ligesom de kan videndele med deres kollegaer og kommunikere med elever og forældre om faglig udvikling og trivsel.
Fremtidens digitale løsninger 3 Hvad kan Samarbejdsplatformen? I dag har alle kommuner SkoleIntra, der i store træk fungerer som en samarbejdsplatform. Den nye løsning bliver fundet gennem et fælles udbud, som bl.a. skal understøtte arbejdet med læringsplatformene og gøre det nemt for bl.a. det pædagogiske personale, forældre og elever at kommunikere og finde information. På Samarbejdsplatformen vil relevante informationer blive udstillet for brugerne via forskellige dashboards/brugergrænseflader, der er skræddersyet den enkelte målgruppes behov. Endvidere vil det blive muligt at tilgå informationer om den enkelte elev fra andre systemer. Det kan f.eks. være elevens læringsproces eller trivselsmålinger. Fakta om samarbejds platformen: Har fokus på kommunika- tion og videndeling mellem alle målgrupper i folkeskole og dagtilbud. Fakta om læringsplatformen: Har fokus på elevens læringsproces. Har fokus på undervisning og læring herunder mål, forberedelse, gennemførelse og opfølgning. Skal kunne interagere med digitale læremidler og nationale kompo- nenter fx test og trivselsmåling. Der udarbejdes fælles kravspecifikation, som kommunerne kan anvende eller tage udgangspunkt i ved egne udbud. at præsentere brugerne for relevant og lettilgængelig information, skræddersyet den enkelte målgruppe og tilknytning til den enkelte folkeskole. Hvad kan læringsplatformen? Læringsplatformen udgør den digitale understøttelse af elevens læring. Gennem denne platform sikres det, at elever, forældre og pædagogisk personale får adgang til bl.a. elevplan, elevportfolio, digitale værktøjer og læremidler samt andet indhold, som eleverne arbejder i. Elever og pædagogisk personale skal endvidere kunne se, planlægge, gemme og dele læringsforløb, ligesom ledelsen skal have adgang til relevante områder. De digitale læremidler skal ligesom læringsplatformen anskaffes lokalt og er dermed ikke en del af det fælles udbud. Skal afløse det nuværende SkoleIntra og alle målgrupper får en samlet indgang. Kommunernes IT fællesskab KOMBIT vil stå for udbud af en fælleskommunal samarbejdsplatform. Dashboards Kommunerne vil i forbindelse med Samarbejdsplatformen få mulighed for at få forskellige dashboards. Et dashboard er en brugergrænseflade, der er sat sammen af en række mindre elementer såkaldte widgets. Tilsammen giver de valgte widgets en bruger de rette informationer i forhold til dennes behov og afstemt efter den enhed, brugeren benytter. Dashboardets visuelle og funktionelle udformning vil således være afhængigt af, om brugeren er elev, underviser, forælder eller leder, og vil derfor opleves forskelligt, alt efter hvilken brugergruppe der benytter det Dashboardets formål er dermed
4 Fremtidens digitale løsninger Fremtidigt systemlandskab Fremtidigt systemlandskab BRUGERPORTALSINITIATIVET Fælleskommunal samarbejdsplatform med UNI-Login (bl.a. via NemID) Dashboards med rollestyret adgang til Hjemmeside Intranet Søgning indhold i brugerportalen Besked Digitale læremidler Danmarks Digitale Bibliotek Kommunens læringsplatform Elevplan Progression og trivsel Trivselmåling Licensstyring Arkivfunktion Portfolio styring Administrator værktøjer Administration og konfiguration Samarbejds- og kommunikations værktøjer Fildeling (1) Gruppe-rum (2) Chat Mail og SMS Video/ lyd Billeder/ tegning Blog og wiki Nye komponenter Nationale it-services Videns-portal Fælles mål Materialeplatformen Optagelsesvejledning Eksterne itservices Læringsforløb Prøver (FAP) Test (DNT) Data-varehus Kommunale administrative systemer på børne- og ungeområdet Registrering komme/gå og fravær Registrering stamdata Planlægning (plan for dagen) Rapporter og udtræk Fælles program skal understøtte, at kommunerne sammen med KL når sikkert i mål Der er tale om ambitiøse mål og stramme tidsfrister for initiativet, og i denne forbindelse har Kommunernes Landsforening (KL) ansvaret for, at der bliver etableret et fælleskommunalt program, som skal støtte kommunernes anskaffelse og implementering af de nye løsninger til folkeskolen frem mod udgangen af 2017. KL s bestyrelse har fastlagt en række anbefalinger til kommunerne samt rammerne for det fælles kommunale anskaffelsesprogram. Det fælleskommunale program: Brugerportalsinitiativet har fokus på kommunal inddragelse. Derfor er kommunerne til stede i både styregruppe og referencegruppe og medvirker ved bl.a. reviews af materiale. Kommunerne har indtil videre bl.a. medvirket ved udarbejdelse af standarder og kravspecifikationer. I relation til Samarbejdsplatformen anbefaler KL, at alle kommuner tilslutter sig ét fælles udbud af en ny løsning, da den samlet set vil være mest omkostningseffektiv, og opgaven, som Samarbejdsplatformen skal løse, vurderes at være ensartet fra kommune til kommune. I tråd med mange kommuners tilkendegivelser anbefaler KL, at Samarbejdsplatformen skal kunne anvendes i sammenhæng med dagtilbud og kommunale fritidstilbud. KL har anmodet kommunernes it-fællesskab KOMBIT om at varetage opgaven med et fælles udbud af en fælles Samarbejdsplatform på vegne af kommunerne, og i efteråret 2015 gennemføres en tilslutningsproces. Det er muligt at tilslutte sig skoleområdet alene eller at tilslutte sig på både skole- og dagtilbudsområdet. På skoleområdet skal 90 procent af kommunerne tilslutte sig, for at et fælles udbud kan blive en realitet. På dagtilbudsområdet skal tilslutningen være minimum 25 procent af de 90 pro- cent, der har tilsluttet sig udbuddet for folkeskolen. Når man som kommune tilslutter sig det fælles udbud, forpligter man sig samtidig til at aftage den løsning, der indkøbes gennem udbuddet. For læringsplatformen vurderes det, at kommunerne på nuværende tidspunkt har ret forskellige udgangspunkter, hvilket ikke taler for én fælles løsning. Digitale læringsplatforme er endnu relativt nye i folkeskolen, og mange kommuner afprøver forskellige løsninger. KL arbejder med to leverancer omkring læringsplatformen: En vejledning til brug for kommunerne i forbindelse med anskaffelse af en læringsplatform blev udsendt i sommeren 2015, og en egentlig kravspecifikation som er klar ved udgangen af 2015.
Fremtidens digitale løsninger 5 Programorganisationen Programorganisationen Styregruppe IT i folkeskolen Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling Styrelsen for It og Læring (STIL) Kommunernes Landsforening (KL) BPI Programstyregruppe Ralf Klitgaard, formand (Afdelingschef, KL) Hanne Lumholt (Afdelingschef Børn og Folkeskole, KL) Pia Færch (Kontorchef Digitalisering og borgerbetj. KL) Thomas Christiansen (Adm. Direktør, KOMBIT) Poul D. Christiansen (Vicedirektør, KOMBIT) Programleder: Kit Roesen (KL) Gennemgående referencegruppe for IT i folkeskolen SPOR 1: LÆRINGSPLATFORM Styregruppe: Projektejer: KL - Hanne Lumholt 4 kommuner repræsenteret SPOR 2: SAMARBEJDSPLATFORM Styregruppe: Projektejer: KOMBIT - Poul D. Christiansen 4 kommuner repræsenteret SPOR 3: KOMMUNAL RAMMEARKITEKTUR Ingen styregruppe Projektejer: KL - Pia Færch Referencegruppe vedr. IT-arkitektur og governance Aftalte leverancer Aftalte for leverancer fællesoffentlig for fællesoffentlig og KL/kommuner: og KL/kommuner: FÆLLESOFFENTLIGT SAMARBEJDE Fællesoffentlig aftale (STIL) Integrationsplatform Dataudvekslingsservices Udbygget UNI-login (omfatter også forældre mv.) KOMMUNALT PROGRAM Spor 1: Læringsplatform KL/Kommuner KL: Basis - Kravspecificering KL: Transitionsvejledning Hver kommune: Kommunale anskaffelser Hver kommune: Idriftsættelse og organisering Hver kommune: Lokale implementeringer Spor 2: Samarbejdsplatform KL/KOMBIT KL: Organisering og afklaring af tilslutninger fra kommuner KL: Transitionsvejledning Kravspecificering Udbud og anskaffelse Idriftsættelse og organisering KOMBIT: Teknisk implementering Hver kommune: Lokale implementeringer Spor 3: Kommunal rammearkitektur KL Formulering af minimumskrav 2017 og standardkatalog (koordineres fællesoffentligt) Kommunal referencearkitektur på skoleområdet Kommunale standarder
6 Fremtidens digitale løsninger Ansvar og organisering For at realisere Brugerportalsinitiativet er der aftalt en arbejdsdeling, hvor der skelnes mellem det fællesoffentlige, kommunale og statslige ansvar. Der er nedsat en styregruppe, som varetager porteføljeledelse af initiativer under projektporteføljen It i folkeskolen og prioritering af initiativets udvikling og efterfølgende drift af den fælles infrastruktur og standardiseringsindsats. Det er endvidere styregruppens opgave at bidrage til at sikre sammenhæng mellem Brugerportalsinitiativet og de øvrige initiativer vedrørende digitalisering af folkeskolen. Styregruppen består af Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling, Styrelsen for It og Læring (STIL) og KL. Styregruppen ledes af et formandskab bestående af STIL (formand) og KL (næstformand), som løbende overvåger projektet. Styregruppen har ansvar for at sikre styring og fremdrift for så vidt angår de fællesoffentlige dele af initiativet. Styregruppen skal endvidere sikre overblik og koordination med det fælleskommunale program, der understøtter kommunernes anskaffelsesproces. I det følgende vises, hvordan arbejdsdelingen mere konkret er blevet organiseret: Arbejdsfordeling KOMBIT vil stå for anskaffelse af en fælleskommunal, landsdækkende Samarbejdsplatform til skoler og dagtilbud. KOMBIT bliver ansvarlig for udbud, generelle krav, indkøb og etablering af løsningen på Samarbejdsplatformen samt leverandørstyring efter idriftsættelse. Kommunerne skal selv stå for anskaffelse og implementering af læringsplatform samt den organisatoriske implementering af Samarbejdsplatformen. Herudover skal kommunerne selv anskaffe relevante digitale læremidler. STIL leverer nationale komponenter til f.eks. test og trivselsmåling samt læringsportalen EMU. Det fællesoffentlige samarbejde etablerer forbedret UNI-login, fælles standarder og en integrationsplatform, som skal sikre kobling til nationale komponenter (f.eks. nationale test).
Fremtidens digitale løsninger 7 Styring af brugerportalsinitiativet IT i Folkeskolen Fællesoffentlig Styregruppe for infrastrukturprojektet Programstyregruppe KL og KOMBIT KL programleder FÆLLESKOMMUNALE LEVERANCER KL BPI-program for kommunale anskaffelser Læringsplatform Ansvar: KL Formand: STIL - Næstformand: KL Ansvar for fremdrift på infrastruktur og standard (fællesoffentlig del) Følger og koordinerer sammenhæng til fælleskommunale leverancer. Afrapporterer til Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling og KL s bestyrelse to gange årligt. STIL og KL samarbejde FÆLLES LEVERANCER Intern styregruppe STIL STIL projektleder FÆLLESOFFENTLIGE LEVERANCER Udvidelse af UNI login Ansvar: STIL Samarbejdsplatform Ansvar: KL/KOMBIT Fælles standarder Ansvar: STIL/KL Integrationsplatform Ansvar: STIL Kommunal rammearkitektur Ansvar: KL Snitflader til Fælles Mål, Materialeplatformen. EMU m.v. Ansvar: STIL Projektets økonomi Som led i økonomiaftalen for 2015 er der aftalt en finansieringsmodel for udvikling og drift af den skitserede løsning til folkeskolen. Initiativet finansieres ud fra følgende finansieringsprincipper: Etableringsomkostninger til fællesoffentlig it-infrastruktur finansieres af staten, heraf er 35,7 mio. kr. fra Fonden for Velfærdsteknologi og 11,3 mio. kr. fra Undervisningsministeriet og 0,3 mio. kr. fra Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold. Udgifter til driften af fællesoffentlig infrastruktur til folkeskolen på 10,4 mio. kr. i gennemsnit pr. år deles ligeligt mellem Undervisningsministeriet og kommunerne. Kommunernes andel finansieres via en reduktion i bloktilskuddet. (Kommunernes andel er hhv. 3,6 mio. kr. i 2016, 6,1 mio. kr. i 2017, 5,9 mio. kr. i 2018, 5,4 mio. kr. i 2019, 5,35 mio. kr. i 2020, 4,55 mio. kr. i 2021, 4,4 mio. kr. i 2022, 4,4 mio. kr. i 2023 og 4,4 mio. kr. i 2024.) Kommuner, der ønsker at tilknytte kom- munikationsløsninger for dagtilbudsområdet til infrastrukturen (den videreudviklede del af UNI-login), finansierer driften af de nyudviklede funktioner. Kommunerne afholder selv udgifter til indkøb af læringsplatform og samarbejdsplatform. Dernæst skal der afsættes midler til den organisatoriske implementering samt projektledelsen på de forskellige digitale løsninger. Overordnet tidsplan for projektet Den overordnede tidsplan lyder, at alle kommuner ved starten af skoleåret 2016/2017 har påbegyndt en udbredelse af løsningerne og sikret udbredelse til alle skoler ved udgangen af 2017. I forhold til Samarbejdsplatformen imødekommes tidsplanen ved, at der indgås en transitionsaftale med leverandøren (itslearning) af det nuværende Skole- Intra, og at den endelige udbredelse af Samarbejdsplatformen først sker i løbet af 2018. KOMBIT har som led i konkurrenceudsættelsen indgået en udfasningsaftale med leverandøren itslearning for at sikre, at SkoleIntra fortsat er til rådighed for kommunerne på rimelige vilkår og priser, indtil en ny løsning er fuldt implementeret. SkoleIntra er i dag omfattet af en aftale, der blandt andet indeholder en prisregulering, frem til 1. august 2016, som blev indgået mellem Styrelsen for It og Læring (STIL) og itslearning, da sidstnævnte overtog forhandlingen af SkoleIntra fra styrelsen. Tilslutning til det fælles udbud af Samarbejdsplatformen indebærer, at kommunen også omfattes af den aftale om vilkår og priser, som er indgået mellem KOMBIT og itslearning. Den nødvendige fællesoffentlige infrastruktur skal være klar til ibrugtagning af skolerne og eventuelt dagtilbud ved starten af skoleåret 2016/2017, og de tekniske specifikationer for infrastrukturen skal være klar, så kommunerne kan bruge dem i kravspecifikationer senest i slutningen af 2015.
Kontoret for Digitalisering og Borgerbetjening Weidekampsgade 10 2300 København S Tlf. 3370 3370 www.kl.dk