Referat for: Hjørring Nordre og Søndre Provstiudvalg Provstiudvalgsmøde den 24. januar 2013 kl. 12.00 Mødested: Hjørring Søndre Provsti, Nørregade 18C, 9800 Hjørring Version: 2 Afbud fra Lisbeth Waaentz og Jens Peter Madsen Fælles: 1 Hjørring Provstiers anbefaling af honorarer til menighedsrådsmedlemmer 2013 2 Kirkegårdskonferencen 2013 Der er nu åbent for tilmeldinger til årets Kirkegårdskonference den 20. marts 2013 på Nyborg Strand deltager nogen fra PU? 3 Revisionsprotokollat årsregnskab 2012 (beholdningseftersyn), kirkekasserne Hjørring Nordre Provsti Sag: Regnskab 2012 (695) Poul Bach gennemgår arket og regulerer med 0.6 % Ingen deltager i år Revisionsprotokollat årsregnskab 2012 (beholdningseftersyn), kirkekasserne Hjørring Nordre Provsti 11.01.2013: PricewaterhouseCoopers fremsender til PU revisionsprotokollater for beholdningseftersyn 2012 og gør i den forbindelse opmærksom på at PU bør være opmærksom på følgende: - korrekt indregning og registrering af åbningsbalance pr. 01.01.2012. Dette pga. fejl i åbningsbalance pr. 01.01.2011 og/eller fejl i resultatdisponeringen pr. 31.12.2011. - korrekt resultatdisponering og balanceposteringer pr. 31.12.2012 ifm. årsafslutning for 2012 - korrekt indregning af stiftsmidler pr. 31.12.2012, herunder renteindtægter, hjemfaldne gravstedskapitaler mv. - opgørelse af moms for regnskabsåret 2012, lønafstemning 2012 mv. pwc meddeler desuden, at de har genvundet revisionen af kirkekasserne for en periode på 3-4 år (2013, 2014, 2015 og evt. 2016). Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 24.01.2013 1
Hjørring Nordre Provsti, behandlingspunkter: 0A Bindslev præstebolig - badeværelse 22.01.2013: Bindslev MR fremsender til PU ansøgning om 5%-midler til dækning af udgifter ifm. renovering af badeværelse i Bindslev præstebolig. Sagen har tidligere været oppe, men udskudt, men det vurderes, at en gennemgribende renovering af badeværelset er eneste løsning på fugtproblemerne. Beløbet dækkes under bevillingen af 22/11 2012, formentlig ca. kr. 50.000,-. Resten af bevillingen slettes. 1 Sindal Kirkekasse likviditetslån Tilbagebetales 1/7 2013 21.01.2013: Hjørring Søndre Provsti fremsender kort notat vedr. økonomien i Sindal Kirkekasse. Kirkekassen tildeles et midlertidigt likviditetslån. PU anmodes om at tage stilling til tilbagebetalingen. 2 Sørig Kirkekasse økonomien 21.01.2013: Hjørring Søndre Provsti fremsender kort notat vedr. økonomien i Sørig. På grund af den stramme økonomi har kirken ikke mulighed for at tilbagebetale det likviditetslån, den blev tildelt i 2012. PU drøfter sagen. 3 Sørig Menighedsråd - ansøgning om 5%- midler Sag: Sørig kirkes servicehus - vandvarmer (674) - Sørig Sogn MR tildeles beløbet som en ekstrabevilling Der bevilges op til kr. 5.000,- Sørig Menighedsråd - ansøgning om 5%- midler 07.01.2013: Sørig MR fremsender til PU ansøgning om 5%-midler til anskaffelse af ny vandvarmer til kirkens servicehus. Den nuværende vandvarmer, som er ca. 20 år gammel, er slidt op og afbryder alt strøm i huset. Kirkekassen har ikke selv midler til at dække udgiften. Der ansøges om kr. 2604,00 + moms og arbejdsløn. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 24.01.2013 2
4 Bindslev Kirkekasse - ansøgning om 5%- midler til kalkmaleri Sag: Bindslev kirkekasse - ansøgning om 5%- midler (667) - Bindslev Sogn Bevilges Bindslev Kirkekasse - ansøgning om 5%- midler til kalkmaleri 09.01.2013: Bindslev MR fremsender til PU ansøgning om 5%-midler til dækning af slutafregning fra Nationalmuseet vedr. undersøgelser mv. af kalkmalerier i Bindslev Kirke. Der ansøges om kr. 18.520,75. 5 Arbejder - Tolne præstegård Sag: Tolne præstegård (682) - Tolne Sogn Der bevilges et likviditetslån på kr. 75.000,-, som tilbagebetales 1/7 2013 Arbejder - Tolne præstegård 08.01.2013: Provsten anmoder (på vegne af Bygningsservice) Tolne MR om tilladelse til at gå i gang med malerarbejde og udskiftning af døre i Tolne Præstegård. 16.01.2013: Tolne MR meddeler, at det er OK at gå i gang med arbejderne. 6 Mosbjerg sognegård - Ekstraordinært syn Sag: Mosbjerg Sognegård - træværk (678) - Mosbjerg Sogn MR tildeles en ekstrabevilling på op til kr. 30.000,- til formålet Mosbjerg sognegård - Ekstraordniært syn 09.01.2013: Provsten anmoder om, at der afholdes ekstraordinært syn ved Mosbjerg Sognegård d. 23.01.2013 kl. 14.00, idet der er lokaliseret råddent træværk på Ø. gavl. 7 VS: 114931-12_v1_Til Kulturarvsstyrelsen forespørgsel om rejsning af fredningssag Sag: Forpagterboligen Tversted (687) - Tversted Sogn PU anbefaler, at nedrivningen finansieres gennem et stiftslån, som afdrages fra 2014. Der skal indhentes mindst 3 tilbud. VS: 114931-12_v1_Til Kulturarvsstyrelsen forespørgsel om rejsning af fredningssag 17.12.2012: PU meddeler Tversted og Uggerby MR, at man fra Aalborg Stiftsøvrighed har modtaget besked fra Kulturarvsstyrelsen om, at man ikke vil rejse fredningssag for nogen af bygningerne på ejendommen Skagensvej 57, Bindslev. PU vil på møde i januar tage stilling til finansiering af projektet. Når finansieringen er på plads, og når MR har indhentet tilladelse fra Hjørring kommune, kan nedrivningen finde sted. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 24.01.2013 3
8 Tversted Kirkekasse - budget 2013 Sag: Budget 2013 (663) - Tversted Sogn Tversted Kirkekasse - budget 2013 07.01.2013: Hirtshals Kirkekontor meddeler PU, at budget 2013 for Tversted MR overskrider rammen med kr. 100.000,00. Overskridelsen forventes dækket af ekstraordinære indtægter ved salg af træ. PU kan ikke acceptere, at driftsrammen forhøjes,, men gerne at de frie midler anvendes til et ekstraordinært formål, som ikke indgår i den almindelige driftsramme. Hjørring Nordre Provsti, orienteringspunkter: 9 VS: Vedr. vandskade i Nørregade 52, Sindal Sag: Nørregade 52, Sindal - vandskade (699) - Sindal Sogn VS: Vedr. vandskade i Nørregade 52, Sindal 05.12.2012: PU fremsender til Hansson og Partners skadesanmeldelse samt billeddokumentation vedr. vandskade/skjult rørskade i ejendommen Nørregade 52, Sindal. 06.12.2012: Hansson og Partners anmoder om yderligere oplysninger vedr. skade og vil herefter vende tilbage til sagen. 21.01.2013: Kopi af bilag er samlet og overdraget til kasserer for Sindal MR, der har afholdt samtlige udgifter ifm. udbedring af skaden. 10 VS: FS 44/2012 lagerplads syd for Lendum Kirke Sag: Lendum Kirke - lagerplads (664) - Lendum Sogn PU henviser til kommunen, som har godkendt anlægget, idet ODY dog tager et møde med Mogens Andersen og MR VS: FS 44/2012 lagerplads syd for Lendum Kirke 13.12.2012: Retten i Aalborg fremsender til Lendum MR udskrift af forhandlingsprotokol fra møde afholdt den 21.11.2012 vedr. ansøgning om lovliggørelse af en lagerplads syd for Lendum kirke på matr.nr. 72a Lendum by, Lendum, der er omfattet af fredningsdeklaration af 12.10.1953 til sikring af Lendum kirkes frie beliggenhed. VS: Vedr. Lagerpladsen ved Lendum kirke 03.01.2013: Lendum MR v/leif Christensen fremsender til PU kopi af ansøgning fra Lars Matthiasen fra 23.07.2009 ang. tilbygning til Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 24.01.2013 4
hus. Der vedlægges endvidere billedmateriale fra materialepladsen. VS: Lendum kirke - anmodning om rådgivning ved kirkegårdskonsulent 09.01.2013: PU fremsender til STØ anmodning om rådgivning fra kirkegårdskonsulenten vedr. materialeplads ved Lendum Kirke - pladsen er placeret ved kirkegårdens SV hjørne og pladsen er aldrig blevet lovliggjort. 11 Vedr. evt. byggeri af graverhus ved Østerby kirke, Læsø Sag: Østerby kirke, graverhus (696) - Hals Sogn PU afventer, at MR afklarer sin holdning til spørgsmålet Vedr. evt. byggeri af graverhus ved Østerby kirke, Læsø 20.01.2013: Kirkegårdskonsulent Mogens Andersen fremsender til Læsø MR kort notat vedr. evt. byggeri af nyt graverhus ved Østerby Kirke, Læsø. Østerbys kirke er omfattet af aftaleplan og af fredning. Hvis det er muligt at erhverve et stykke jord nord og vest for fredet areal (se indtegning X på foto) undgår man helt fredningsnævnet og samtidig holdes kirken fri for bebyggelse. 12 Temperatur og fugtighed i Tornby Kirke Sag: Tornby Kirke - temperatur og fugtighed (692) - Tornby Sogn Per Pedersen følger sagen tæt Temperatur og fugtighed i Tornby Kirke 06.12.2012: LØNBORG fremsender til PU udskrift af datalogger fra Tornby kirke. Der er generelt for varmt i kirken, hvilket medfører et stort varmeforbrug. 13 Sindal Kirkekasse, ansøgning om 5%- midler Sag: Ejendommen Nørregade 52, Sindal (676)- Sindal Sogn Sindal Kirkekasse, ansøgning om 5%- midler 14.12.2012: Meddelelse til Hjørring Søndre Provsti med anmodning om, at beløbet udbetales administrativt til Sindal Kirkekasse. Vedr. Nørregade 52, Sindal, ansøgning om Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 24.01.2013 5
5%-midler 06.12.2012: Sindal MR fremsender til PU ansøgning om 5%-midler til dækning af udgifter ifm. isolering samt pladegulv i loftsrum i ejendommen Nørregade 52, Sindal. 14 Nedrivning af udhuse ved Sindal Præstegård Sag: Nedrivning af udhuse ved Sindal Præstegård (689) - Sindal Sogn Nedrivning af udhuse ved Sindal Præstegård 16.12.2012: Sindal MR fremsender til PU (til orientering) korrespondance vedr. nedrivning af udhuse ved Sindal Præstegård. 15 Vedtægt for samarbejdsaftale Sag: Vedtægt for samarbejdsaftale ml. Astrup og Sindal om fælles organist (670) - Astrup Sogn Vedtægt for samarbejdsaftale 27.12.2012: PU videresender til STØ underskrevet vedtægt for samarbejdsaftale mellem Astrup Sogns MR og Sindal Sogns MR om fælles organister mhp. videresendelse ad tjenestevejen til MILIKI mhp. offentliggørelse på ministeriets hjemmeside. 16 Introduktionskurser for kontaktpersoner Sag: Introduktionskurser for kontaktpersoner (688) Introduktionskurser for kontaktpersoner 13.12.2012: Landsforeningen af MR fremsender til PU tilbud om introduktionskursus for kontaktpersoner. 17 VS: Manglende udbetaling af renter! Sag: Udbetaling af renter (662) VS: Manglende udbetaling af renter! 29.12.2012: MILIKI fremsender til alle MR meddelelse om, at renteudbetalingen er forsinket som følge af ibrugtagning af et nyt system til bogføring af ind- og udlån i/af stiftsmidlerne. MR vil blive holdt orienteret. Renteudbetalinger er stadig forsinket 07.01.2013: MILIKI fremsender til PU Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 24.01.2013 6
orientering om, at renteudbetalingerne stadig er forsinket, og anmoder samtidig om, at være MR, der - som følge af den forsinkede udbetaling af renter - har akut likviditetsmangel, behjælpelige. Til Mgh om Udbetaling af renter! 07.01.2013: MILIKI fremsender til PU yderligere orientering om manglende udbetaling af renter. 18 VS: Brev til alle provstiudvalg om vedtagelsen af lov nr. 1250 Sag: Lov nr. 1250 (691) VS: Brev til alle provstiudvalg om vedtagelsen af lov nr. 1250 19.12.2012: MILIKI fremsender til PU meddelelse om, at Folketinget den 11.12.2012 har vedtaget forslag til lov om ændring af lov om ansættelse i stillinger i folkekirken mv. og lov om folkekirkens økonomi. Endvidere meddeles det, at funktionsperioden for de nuværende provstiudvalg er forlænget til den 31.10.2013. Der afholdes således valg til PU efter sommerferien 2013. 19 Vedr. ESDH og Aflevering til Statens Arkiver Sag: Vedr. ESDH og Aflevering til Statens Arkiver (659) Vedr. ESDH og Aflevering til Statens Arkiver 08.01.2013: MILIKI fremsender til PU orientering om ESDH og Aflevering til Statens Arkiver. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 24.01.2013 7
Hjørring Søndre Provsti, behandlingspunkter: 1 Løkken-Furreby, APV kontormøbler Sag: Løkken-Furreby, APV kontormøbler (762) - Løkken-Furreby Sogn Løkken-Furreby, APV kontormøbler Administrativ ekstrabevilling på kr. 8.729,00 til APV-udsat møblering af præstekontor. 2 Løkken Kirke Sag: Løkken Kirke (773) - Løkken-Furreby Sogn Lånene søges forhøjet med de nødvendige beløb. Løkken Kirke Ansøgning om ekstrabevilling på grund af overskridelse af budgettet vedr. ombygning af pulpitur og orgel. 3 Mgl. penge i Løkken-Furreby kirkekasse Sag: VS: Fwd(2): Fw: Mgl. penge (763) - Løkken-Furreby Sogn LES indhenter yderligere oplysninger Mgl. penge i Løkken-Furreby kirkekasse Der bevilges et midlertidigt likviditetslån på kr. 200.000,- på grund af budgetoverskridelser. Problematikken behandles på førstkommende PU-møde. 4 timer Sag: timer (768) - Jelstrup Sogn timer Jelstrup tildeles administrativt en ekstrabevilling til dækning af udgifterne til opsplitning af Rubjerg-Jelstrup-Lyngbys kirkekasse i to. 5 Tårs-udvidelse af kirkegårdshuset Sag: Vedr. Tårs Kirkegårdshus (772) - Tårs Sogn Tårs-udvidelse af kirkegårdshuset Ansøgningen. PU kan ikke godkende, at det resterende beløb fra salget af præsteboligen henstår til anden lejlighed. ODY kontakter MR vedr. yderligere tegningsmateriale. VS: Vedr. Tårs Kirke Tårs MR fremsender projekt vedr. udvidelse af kirkegårdshuset og anmoder om supplerende lån. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 24.01.2013 8
6 Disponering af videreførte midler - Vrå Menighedsråd Sag: Disponering af videreførte midler - Vrå Menighedsråd (775) - Vrå Sogn Det bevilges Disponering af videreførte midler - Vrå Menighedsråd MR ansøger om tilladelse til at disponere over kr. 102.522,60 som henstår i egenkapitalen p.g.a. ikke udførte anlægsarbejder i tidligere år til finansiereing af hovedstier. 7 LUKKET MØDE Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 24.01.2013 9
Hjørring Søndre Provsti, orienteringspunkter: 8 Temperatur og fugtighed i Hjørring Kirkekontor Sag: VS: Temperatur og fugtighed i hhv. Tornby Kirke og Hjørring Kirkekontor (754) - Sankt Catharinæ Sogn Temperatur og fugtighed i Hjørring Kirkekontor Per Pedersen fremsender udskrift fra datalogger. 9 Kass.afd. - anv. 1. og eneste rate kr. 600.000,00 Sag: Kass.afd. - anv. 1. og eneste rate kr. 600.000,00 (755) - Vrå Sogn Kass.afd. - anv. 1. og eneste rate kr. 600.000,00 Låneanvisning til Vrå kirke. 10 varmeanlæg Løkken Sag: SV: varmeanlæg Løkken (756) - Løkken-Furreby Sogn varmeanlæg Løkken Frigivelse af prohiberet konto til dækning af udgifter i forbindelse med nyt varmeanlæg i Løkken kirke. Saldo i alt kr. 111.044,49. 11 Bistrupkirken - refusion løn susanne efterår 2012.doc Sag: VS: Bistrupkirken - refusion løn susanne efterår 2012.doc (757) - Bistrup sogn Bistrupkirken - refusion løn Susanne efterår 2012.doc Bekræftelse af aftalen vedr. konfirmandundervisning i Tversted samt hjælpelærerfunktion i Bistrup. Lønnen for 2012 bogføres i 2012-regnskabet. 12 vedr. orgler Sag: Orgel sygehuskapel (759) vedr. orgler Jens-Anders Djernis fremsender orgelkonulentens udtalelse. ODY + LES bemyndiges til at forhandle inden for kr. 20-30.000,- FORHANDLINGSPUNKT Orgel sygehuskapel Peter Toft fremsender beskrivelse af orglerne i Dall og Ferslev kirker. De kan evt. bruges i sygehuskapellet. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 24.01.2013 10
13 vedtægt skole-kirketjenesten Sag: vedtægt skole-kirketjenesten (760) vedtægt skole-kirketjenesten Den godkendte nye vedtægt for skolekirketjenesten fremsendes til registrering i Aalborg stift og kirkeministeriet. 14 Kirkedagsansøgning til provstierne Sag: SV: Kirkedagsansøgning til provstierne (761) Kirkedagsansøgning til provstierne Danske Kirkedage 2013 takker for det bevilgede beløb. 15 aflæsning af el Sag: VS: Fwd(2): Fw: Mgl. penge (763) - Løkken-Furreby Sogn aflæsning af el El-regningen ved Løkken kirke voldsom stor på grund af byggestrøm 16 Løkken kirke - Kass.afd. - anv. 1. rate kr. 230.000,00 - til rest kr. 390.000,00 Sag: Løkken kirke - Kass.afd. - anv. 1. rate kr. 230.000,00 - til rest kr. 390.000,00 (764) - Løkken-Furreby Sogn Løkken kirke - Kass.afd. - anv. 1. rate kr. 230.000,00 - til rest kr. 390.000,00 Første låneanvisning vedr. ombygning af pulpitur og orgel. 17 Til Rubjerg-Lyngby sognes mr. og Jelstrup sogns mr. - opdeling af kapital Sag: Salgssum - Kronholmsvej 59 (766) - Jelstrup Sogn Til Rubjerg-Lyngby sognes mr. og Jelstrup sogns mr. - opdeling af kapital Skrivelse 22/1 2013 vedr. fordelingen Salgssum - Kronholmsvej 59 Tinglysningen er nu på plads. Beløbet skal indbetales til stiftet. Når lånet er indfriet, fordeles resten forholdsmæssigt på de tre sogne. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 24.01.2013 11
18 Udskridning af dige Sag: Fwd: Udskridning af dige (767) - Vejby Sogn Udskridning af dige MR meddeler, at der er sket en udskridning af diget ved Vejby kirke. Ole Dybro ser på sagen snarest. 19 Bidragsprocenten til Det Bindende Stiftsbidrag 2014 Sag: Bidragsprocenten til Det Bindende Stiftsbidrag 2014 (769) - Aalborg Stift Bidragsprocenten til Det Bindende Stiftsbidrag 2014 Størrelsen af den aktuelle lokale kirkelige ligning for Hjørring og Læsø kommuner fremsendes til Aalborg Stift med henblik på beregning af Det Bindende Stiftsbidrag for 2014. Referatet godkendt den Lars-Erich Stephansen Ole Dybro Poul Bach Jens Peter Madsen Gert Nørgaard Frederiksen Lisbeth Waaentz Per Harfeld Thomas Wagner Borrisholt Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 24.01.2013 12