Referat Afdelingsbestyrelsesmøde Albertslund Syd, gårdhusene Dato: 2. september 2015 Tid: kl. 16:00 17:55 Sted: Bestyrelseslokalet, Stjernens Kvarter 2B Deltagere: Bestyrelse Annette Arvin Dennis Kragh Eigil Boel Flemming Holm Frank Kunz Jennie Stubtoft Karl Neumann Lone Jønsson Majbritt Brander Niels Petersen Åge Schultz Carsten Ahlehuus Afbud Elisabeth Holm er med i bestyrelsen fra næste møde. Administrationen: Berit Djarling (beboerkoordinator) Anja Kirkeby Repstock (Førstemand) Jesper Rasmussen (byggeudviklingschef) Peter Føhrby Nybom (projektleder) John Hald (ejendomsleder AB Syd) Tekniske rådgivere: Fie Hermansen (Wissenberg) referent Lars Bendix Christensen (Wissenberg) Søren Nielsen (Vandkunsten) Tanja Nors Tardrup (Vandkunsten) 1
Referat Punkt 1 Valg af ordstyrer Majbrit Brander vælges til ordstyrer. Punkt 2 Godkendelse af dagsorden Der er glemt et punkt om badeværelser, som behandles under punkt 4. Dagsorden godkendes derudover uden bemærkninger. Punkt 3 Bemærkninger til seneste referat og møde Lars er trådt ud af bestyrelsen. Referat af sidste møde godkendes uden bemærkninger. Punkt 4 Projektmæssige forhold Teknikboks Fie gennemgik overordnet det fremsendte notat om placering af teknik udenfor huset. Det vil formodentligt være teknisk muligt at placere alle tekniske installationer i en udendørs teknikboks, men det vil skulle undersøges nærmere, inden det kan vides sikkert. Hvis flere installationer skal placeres i den udvendige teknikboks, bliver teknikboksen større, og den vil skulle placeres på jorden. En placering på jorden medfører, at der skal søges byggetilladelse, og at boligens areal øges, hvilket igen medfører en større betaling af ejendomsskat. På grund af pladsforholdene på stedet vil det ikke være alle boliger, som vil have plads til en større teknikboks udenfor huset. Hvis boligens hoveddør f.eks. vender ud mod en smal sti og naboens gavl, er der ikke plads nok. Den nuværende udvendige teknikboks er i sine dimensioner afstemt med driftens behov for at kunne komme frem med fejemaskiner mv. Udvides teknikboksen, kan det medføre behov for omlægning eller udvidelse af stierne. De øgede omkostninger til en fuld placering af tekniske installationer udenfor boliger er anslået kr. 48.000 ekstra pr. bolig eller kr. 23.664.000 i alt for 493 gårdhuse inklusiv moms og omkostninger. Disse udgifter skal finansieres fuldt og helt af afdelingen. 2
Det drøftes på det ordnære afdelingsmøde den 16. september 2015, om der skal arbejdes videre med en fuldstændig udvendig placering af de tekniske installationer. Badeværelser Fie gennemgik overordnet det fremsendte notat om omkostninger til etablering af nye badeværelser. Der er to metoder til prisfastsættelse af nye badeværelser med udgangspunkt i tilbuddet fra NCC. Den ene er ikke mere rigtig end den anden, men der er forskel på, hvor meget afdelingen skal betale for de nye badeværelser afhængigt af hvilken metode, der benyttes. Landsbyggefonden er blevet spurgt om hvilken metode, der skal vælges. De er umiddelbart positive overfor at vælge metode 1, som er den mest fordelagtige for afdelingen. Der afventes endelig tilbagemelding fra Landsbyggefonden. Bestyrelsen ønsker en overfladerenovering af de eksisterende badeværelser prissat af NCC. Fie forsøger at få prisen oplyst, så det kan behandles på det det ordinære beboermøde den 16. september 2015. Bestyrelsens ønsker til overfladerenovering blev afklaret på mødet og er oplistet nedenfor. Arbejderne er tillægsarbejder til det bevarede badeværelse i udbudspakke 1. Afdelingsbestyrelsen ønsker: - Fliser på vægge i vådzonen - Nye fliser på gulv inklusiv sokkel - Fald mod afløb, men mon ikke det findes i forvejen - Glasvæg mellem bruser og vaskemaskine - Glasvæg mellem bruseområde og håndvask - Ny håndvask inklusiv bundventil - Ny vandhane i ok kvalitet - Nyt brusearmatur med termostat i ok kvalitet - Spejl i standardstørrelse monteret med klips - Maling af eksisterende overflader med 1 gangs vådrumsmaling - Installationer til vaskemaskine og tørretumbler 3
Følgende ønsker bestyrelsen ikke: - Hylde under spejl - Håndklædekroge - Toiletrulleholder - Brusestang og forhæng - Ny dør - Gulvvarme Orientering om opstartsmøde med NCC Der har været holdt et indledende møde med NCC om opstart af entreprisen, kontraktforhold osv. Der er aftalt en procedure med NCC for gennemgang af projektet med henblik på at finde besparelser både på private arbejder og skema A arbejder. Ligeledes er der aftalt gennemgang af emner fra tilvalgskataloget. Inden opstart af byggearbejder skal der holdes en indledende workshop om, hvordan byggeriet skal planlægges, hvor bestyrelsen også skal deltage. Det overvejes stadigvæk, at fraflytte alle beboere i Lærkens Kvarter på én gang, så NCC kan bygge uden at forstyrre beboerne. Status på ledningsentreprisen Der forhandles stadig med NCC og Albertslund Varmeværk for at se, om der kan nås til enighed om, at NCC skal udføre ledningsentreprisen. Alternativt kan ledningsarbejderne udføres under Albertslund Varmeværks rammeaftaler, eller arbejderne kan udbydes som en selvstændig entreprise. Punkt 5 Status på økonomisk afklaring på skema B oplæg Siden sidste møde med bestyrelsen er skema B materialet blevet oprettet og fremsendt til Landsbyggefonden til endelig godkendelse. Materialet er fremsendt som bilag til dette møde. Der afventes stadig Landsbyggefondens tilbagemelding. På næste møde med bestyrelsen gennemgås skema B efter Landsbyggefondens tilbagemelding. 4
El- og varmeinstallationer er stadig placeret under private arbejder, da det, trods saglige argumenter, ikke har været muligt at overbevise Landsbyggefonden om noget andet. Skema B skal godkendes af beboermødet. Majbritt ønsker at gennemgå materialet på beboermødet. Punkt 6 Tidsplan Peter udleverede og gennemgik mulig tidsplan for den kommende periode. Der mangler nogle linjer i tidsplanen såsom ledningsentreprisen. Tidsplanen vil blive gennemgået igen på næstkommende arfdelingsbestyrelsesmøde. Efter samtale med NCC er det planen, at renoveringen af selve boligerne starter op til foråret 2016. Dette skyldes primært, at det ikke er hensigtsmæssigt at starte så stor en byggesag op midt om vinteren. Da der vil blive brugt en masse ressourcer på vinterforanstaltninger og tidsforskydninger, som i det lange løb ikke vil få byggesagen til at blive hurtigere færdig. Det skyldes også, at NCC s bemanding ikke er klar før til foråret. Det satses på, at skema B kan godkendes i kommunalbestyrelsen inden jul i år. Men en godkendelse på mødet i februar 2016 er stadig mulig, uden at det vil forsinke opstart af byggeriet. Der arbejdes også stadig på at starte ledningsarbejderne i Lærkens Kvarter inden vinteren, så det er færdigt, inden arbejderne i boligerne starter til foråret. Et opstartstidspunkt kan være i uge 44. Der vil skulle holdes et kort orienteringsmøde for beboerne i Lærkens Kvarter, inden opstart af ledningsarbejderne. Bestyrelsen inddrages i planlægningen af dette møde. Beboerne skal varsles iht. gældende regler. Punkt 7 Eventuelt Næste nyhedsbrev udsendes, så snart der er en tilbagemelding fra Landsbyggefonden, og når finansieringen er på plads. 5
Tekst fra nyhedsbrev (og ikke det færdigt layoutede nyhedsbrev) sendes generelt fremover til Majbritt til kommentar. Punkt 8 Næste møde/møderække Der er aftalt følgende møder med bestyrelsen for AB Syd: - 23. september 2015 kl. 16 til 18. - 28. september 2015 kl. 16 til 18 15.09.2015 FIE/Wissenberg 6