Dagsorden for bestyrelsesmøde i IMADAs fagråd 9. december kl 19.00 hos Jon. 1) Tilstedeværende Jon, Morten, Lasse, Jonatan, Tommy, Thor, Peter 2) Valg af referent Peter Severin Rasmussen 3) Siden sidst Jonatan er blevet ansat som organizer hos Prosa. Jon har, som social koordinator, siden sidste møde været opmærksom på at hjælpe arrangørerne af de sociale arrangementer. Logo-konkurrencen har været igang i 1,5 måned, og der er stadig ikke kommet nogen forslag. Vi har dog hørt fra et par stykker, som arbejder på nogle. Morten laver reminder på facebook lige inden juleferien. Sdu Supercomputer Challenge er nu igang, og fagrådet har hjulpet med bl.a. at finde personer til diverse opgaver f.eks. Python programmering. Mikkel Hansen var med til åbningen af Technology Denmark, der arbejder med iværksætteri inden for IT og Robot branchen. Det virker som et fedt initiativ, men det er mest rettet mod studerende fra TEK. Tommy har fornyet vores hjemmesidedomæne, hvilket skal gøres hvert år i december. Fagrådet har et CVR-nummer, så Morten omregisterer mailadressen, der lige nu står i hans navn privat. PR-afdelingen fra fakultetet tog billeder af studiemiljøet på IMADA. Morten har spurgt om vi kan få adagang til disse. Det kan vi sandsynligvis godt, men først til januar, da de er del af et større projekt, de lige skal have overblik over. Caroline er blevet valgt til næste matalogifest-formand. Jørgen Bang er igang med at arrangere et kandidat-symposium, som han gerne vil ligge samme dag. Caroline og Jørgen har allerede afholdt deres første møde herom, og er igang med at finde en dato, som kan passe begge arrangementer. 1
4) Depot- og vektorrummet a ) Vektorrummet Vi har gjort rent og flyttet rundt i vektorrummet. Den nye måde bordene står på, gør det lettere at bruge alle bordene. Der skal skaffes tavlesvampe til tavlen. Morten snakker med Per herom. Køleskabet skal skiftes på sigt, men vi har ikke råd til at gøre det lige nu. Der skal købes nye brætspil. Nyt trivial pursuit eller Bezzerwizzer Tommy prøver at skrive til Bezzewizzer. Løbehjulene er gået i stykker, men de holdte i så kort tid, så det ikke kan betale sig, at indkøbe nye. b ) Depotrum Depotrummet er blevet tildelt IMADA, så de råder over lokalet. Fagrådet har fået vores egne nøgler til depotrummet, og alt det inventar, der ikke er vores, er blevet fjernet af Teknisk Service. Vi har også fået reoler sat op i lokalet under trappen, hvor Morten har placeret de fleste af tingene, så gangen er næsten fri. Peter, Tommy og Morten står for at rydde det sidste op i depotrummet og opdatere inventarlisten i det nye år. Morten og Jon har de to nøgler, da de begge har kontor på IMADA, og er nemme at få fat på. Jonatan har mulighed for at vaske vores service op på Kansas City. Han venter stadig på at få beholdere. Indtil da står servicen midlertidigt på saunaen. c ) Bestyrelsesskab Det kunne være smart med et skab, hvor vi kunne opbevare Jonatans kamera, kabel til musikanlæg, pengekassen, den ene nøgle til depotrummet og andre ting, som vi bruger tit. Jon lægger skab til og Jonatan finder en lås med kode på. 5) Blacklistning af sodavandsskyldnere På fagrådsmødet besluttede vi at blackliste skyldnere i sodavandsordningen. Alle der skylder mere end 50 kr, bliver blacklisted, så de ikke må tage flere sodavand/øl, før de har betalt deres gæld af, eller lavet en aftale med kassereren. Vi vurderer til sommer om tærsklen skal ændres til studiestart. Peter og andre ansvarlige for sodavandssystemet implementerer blacklisting i juleferien. Den går først i luften 1. februar, men de studerende skal informeres herom inden. Morten laver opslag herom på facebook til januar. 2
To-do: Lav inverse farver på blacklistede personer (så felterne er sorte). Lav note om, at man skal kontakte kassereren for at lave en særlig aftale. Hav tidshorisont for, hvornår vi kontakter blacklistede personer. Lav liste over personer startet 2010 og før - og tjek den igennem. Lav liste over hvilke navne, der har været inaktive i 6 måneder. Undersøg også om disse stadig går på uni. Begge lister laves i forbindelse med næste gang, der printes stregsedler. 6) Generalforsamling 2016 I år kom vi for sent i gang med plaglængningen, så fremover bør man begynde allerede i december. Det bliver torsdag den 17. marts, og vi vil endnu en gang kombinere den med en bowlingtur. Sidste gang startede arrangementet for sent, og spisning og bowling blev meget kort og stresset. Næste års program er derfor: 17-19 Generalforsamling 19-21 Mad 21-22 Bowling Vi laver en aftale med et sted byen, så dem der vil, kan tage videre sammen efter kl. 22. I år havde vi 63 deltagere. De samlede udgifter var på ca. 15000 kr., som vi fik betalt via vores midler fra analysekontoen. Derudover fik vi Ca. 3000 kr. i brugerbetaling. Vi regner med lave samme model denne gang. Vi forventer dog flere deltagere, da de nye årgange er større end tidligere. Softice koster 40 kr. per person, og bliver aldrig rigtig benyttet fuldt ud, så vi køber ikke softice med denne gang. Vi kan spørge IMADA om penge til generalforsamling. Jon, Morten, Tommy og Peter står den videre planlægning. 3
7) Bestyrelsen anno 2016/17 Morten, Jon, Peter og Jonatan genopstiller. Der skal således findes mindst 4 nye kandidater til bestyrelsen. For få en mere repræsentativ bestyrelse, vil det være optimalt med flere piger, og flere, der læser andet end datalogi. Da Sabrina stopper, bør vi sikre at mindst en af kandidaterne er mat-øk er. Da der sandsynligvis ikke er nogen af de fire, som genopstiller i 2016, som også vil genopstille i 2017, bør en del af de nye bestyrelsesmedlemmer være 1. eller 2. årsstuderende, så der er en god chance for, at de vil genopstille i 2017. Der er en del 2. års matematikere, som er begyndt at komme fast til fagrådsmøderne, så det kunne være oplagt at få en af dem til at stille op. Tommy stopper, så der skal også findes en ny kasserer. Både Tommy og Jon har dog indvilliget i at være mentor for den nye kasserer. Det foreslåes, at man kunne lave en sjov hverve-kampagne, der viser, hvor fedt det er i bestyrelsen. F.eks. med sjove plakater. 8) Vedtægtsændringer Det er generelt vigtigt at huske på, at vi kan sagtens gøre noget, der ikke står i vedtægterne - men vi kan ikke lade være, hvis det står der, så vi bør kun skrive det ind, som vi vurderer, er nødvendigt. Vedtægterne nævner i øjeblikket ikke noget om måden, hvorpå afstemning til generalforsamlingen foregår. Dette skal skrives formelt ned. Der er afstemning, hvis der er kampvalg eller skriftlig afstemning. Da der ikke er tradition for skriftlige afstemninger, vælges der kun en stemmetæller, hvis der er behov for det. Det er således ikke en fast del af dagsordenen. Ved kampvalg til bestyrelsen kan alle tilstedeværende stemme på et antal af kandidaterne, som svarer til en-over-midten af de mulige pladser. Hvis der ikke bliver valgt 7 medlemmer i første omgang, laves der en ektra afstemning blandt de resterende. Man er automatisk medlem af IMADA. Denne formulering bibeholder vi. Færdiguddannede er ikke medlemmer længere og får derfor ikke rabatter etc, men de må stadig gerne komme med til arrangementer for medlemmer (dog kan dette vælges per arrangement). Hvis folk træder ud af bestyrelsen: Hvis formanden træder af, så holdes der ekstraordinær generalforsamling. Hvis et af de øvrige medlemmer forlader bestyrelsen, så beslutter bestyrelsen selv om der skal vælges et nyt medlem, eller om de vil fortsætte med 7 bestyrelsesmedlemmer indtil næste ordinære generalforsamling. Hvis 2 bestyrelsesmedlemmer har forladt bestyrelsen i løbet af bestyrelsesperioden, skal der holdes en ekstraordinær generalforsamling og vælges nye medlemmer i deres sted. Morten har flere indvendinger og ideer til ændringer, som bliver taget op med udvalget, der står for generalforsamlingen. De udarbejder så udkast til vedtægtsændringsforslag på bestyrelsens vegne. 4
9) Status på faglige arrangementer Thor blev valgt som faglig koordinator på sidste bestyrelsesmøde og er ansvarlig for de faglige arrangementer. Der har før været sommer-kursus i C programmering. Daniel Merkle stod for det og er måske klar på det igen. Sævar og Peter vil gerne stå for nogle workshops om Linux, programmering, git, editors. Open space (formidling af bachelor/speciale/isa til andre studerende) Thomas vil gerne stå for det for matematik, men skal have en datalog også. De faglige arragementer tages op på fagrådsmødet i februar så der kan findes ansvarlige og hjælpere for hvert arrangement. Vi vil gerne lave en workshop i februar (måske marts). Der skal findes folk der vil stå for det, vælge emne, finde dato og booke lokale. Tommy står standby til at lave poster. 10) Arrangement med SDU Erhverv Morten og Thor har et møde med SDU Erhverv d. 11. december, hvor der skal findes koncept og dato for det første erhvervsarrangement. I den forbindelse har de spurgt nærmere indtil hvad datalogi og matematik er, hvilke færdigheder vi tilegner os i løbet af studiet osv. så de kan designe målrettede arrangementer til os. Vi ønsker et event, som kan blive en tradition, og finde sted hvert år. Meget gerne i februar, da der normalt ikke ligger så mange andre arrangementer her. SDU Erhverv har på forhånd foreslået et arrangement på ca. 4 timer, hvor to færdiguddannede kommer og fortæller om, hvad man kan blive med vores uddannelser. Derudover vil der er også være en repræsentant fra SDU Erhverv, som fortæller om mere generelle emner f.eks. CV, jobsamtaler, networking osv.. Kan være for hele NAT eller bare for IMADA. Det foreslåes, at fagrådet kan give tilskud til konferencebilleter, så studerende kan tage afsted. Det kunne f.eks. være Go-to eller Summit. 11) Formandsmøde i februar De fire formænd for fagrådene på NAT er begyndt at sparre med hinanden og dele ud af erfaringer og gode ideer. De holder et møde i februar sammen med næstformændene for at strukturere dette, og klarlægge på hvilke områder, det giver mening at samarbejde. Det kunne være fedt at høre, hvad de andre gør angående promovering af arrangementer og få folk til at komme til fagrådsmøderne? 5
Efter mødet i februar holdes der et møde i marts med studievejledere, tutorer og andre repræsentanter fra fakultetet om, hvordan fakultet og fagråde kan samarbejde bedre om f.eks. studiestarten. Det skal gøres mere klart for tutorne, hvad vi laver og at de skal tale godt om fagrådet. Det kunne desuden være smart at få Velkommen til IMADA på de nye IMADA-studerendes survival guide, og sørge for at tutorerne gør reklame for det. Som led i det nye samarbejde har CFO inviteret de øvrige formænd til deres generalforsamling d. 16. december. Vi inviterer også de fagråds formænd til vores generalforsamling. De betaler på samme måde som vores medlemmer. 12) Politik for gaver fra fagrådet Hvis fagrådet begynder at give gaver til folk, kan det meget hurtigt udvikle sig, og afføde uheldige diskussioner om, hvem som bør have gaver. Fagrådet giver som udgangspunkt ikke gaver, men opfordrer til at man giver gaver privat i stedet for. Hvis der opstår ekstraordinære situationer, kan disse selvfølgelig diskuteteres på et fagrådsmøde. 13) Næste møde Der holdes ikke flere bestyrelsesmøde før generalforsamlingen. Den afgående bestyrelse arrangerer en quiz-aften/hyggetur med både den nye og gamle bestyrelse efter generalforsamlingen. Thor, Lasse og Jon står for planlægningen. 14) Eventuelt a ) Informationskanal mellem fagrådet og studievejlederne Dette tages op sammen på mødet med studievejlederne i marts. b ) Fællesskaber i IMADA Det kunne være godt, hvis folk kunne se, hvilke fællesskaber, der er på IMADA: Linux-brugere, Pathfinder-gruppe, spiludviklere, gamere (specifikke fællesskaber i spil) c ) Arrangementer i 2016 Æter fastsatte datoer for alle deres arrangementer i foråret på deres fagrådsmøde i december, så de ansvarlige ikke skal døje med det. Vi har nu deres kalender, så vi kan planlægge efter det. Vi tager vores egne forårsarrangementer op på fagrådsmødet til februar. Morten Agger 6