Årsplan for Center for Ejendomme og Intern Service 2019 Endelig udgave: Revideret 5/2-19 11-03-2019
Vores kerneopgave i 2019: Center for Ejendomme & Intern Service har til formål at sikre en høj og forsvarlig kvalitet og service i de opgaver, der relaterer sig til it-drift, drift, anlæg og vedligeholdelse af de kommunale ejendomme kommunens fysiske kapital. Centrets kerneopgave er, udover at sikre og udvikle optimale fysiske rammer også at understøtte kerneopgaverne hos brugerne, herunder medvirke proaktivt ved indretninger, funktionsrokader og arealudnyttelser i de kommunale ejendomme vi arbejder altså ikke kun med mursten, men i høj grad også med livet inden for bygningernes rammer og den centrale IT drift og support.
Vision - Hvor ønsker vi os hen Overordnede mål i centret i 2019: -Vi skal fortsat være en professionel serviceorganisation, som understøtter den øvrige organisations kerneopgaver. -Vi er en troværdig og engageret samarbejdspartner, der leverer ydelser af høj kvalitet. -Vi udnytter de interne synergier, hvor det skaber værdi -Vores data skal være opdateret, dokumenteret og valideret -Vi er et fagligt motiverende og udviklende center for alle -Vi er et veldefineret FM center i 2022
Byrådets Vision: En bæredygtig kommune i udvikling 8 pejlemærker: 1. Det er sejt at være dygtig 2. Livskvalitet i hverdagen 3. Du kan mere end du tror 4. Bygninger og byrum skaber liv 5. At aktivt fritids og kulturliv er også velfærd 6. Det skal være nemt og sikkert at komme frem 7. Oplevelser og erhverv som udviklingsmotor 8. Bæredygtighed og miljø vejen frem
5
Ledelsesmæssig drøftelse af direktionens ledetråd 2019 Hvad betyder det nationale fokus på afbureaukratisering og regelforenkling for jeres fagområde? Hvilke regler eller procedurer, som I har indflydelse på, vil det være relevant at forenkle? Nærhed til opgaven hvordan kan I arbejde med at tilpasse jeres opgaveløsning, så den skaber mest mulig værdi? Nærhed til fagligheden hvordan kan I arbejde med at styrke jeres faglighed og spille sammen med andre fagligheder? Nærhed til borgeren hvordan kan I samarbejde med borgerne omkring udvikling af de ydelser, I leverer? Nærhed til sproget hvordan kan I bidrage til en bedre omgangstone blandt de borgere, I har kontakt til? Supplerende overvejelser: Hvilke opgaver/projekter/udfordringer ligger foran os? Eksempelvis hvordan får vi tilrettelagt at der skal anvendes ca. 20 ekstra mio. i 2020 på ejendomme Hvordan sikre it budgettet med ekstra licens udgifter Personalemæssige/faglige udfordringer? Hvilke barrierer skal vi over? Hvad skal der til? Hvad vil vi have mere/mindre af? Hvordan skaber vi mest mulig værdi Opsamling fra ledelsens drøftelse af 18 december: -Regelforenkling med AB18, ABR8, ABT18 GDPR går i det modsatte spor -Tilrettelæggelse af budget for 2020 med ekstra 20 mio. kr. både ressourcer og tid er en udfordring. Stor opmærksomhed på tværorganisatorisk samarbejde styring af projekter -Bringe alles faglighed i spil udvikling af kompetencer professionelt FM center Hvornår er vi det? -Økonomisk udfordring med ekstra licenser 1 mio. kr. fra 2019 -Cyber sikkerhed kræver ekstra investeringer -Ikke køretøjer nok kan betjentbilen indrulles i visse tidspunkter? -Kombit projekt serviceplatform kræver ekstra ressourcer -Kan vi forenkle nogen arbejdsgange med bærbare til alle i team ejendom? -Storrumsproblematik
Nærhed til opgaven I lovgivningen ser vi, at kommunerne i stigende grad belønnes for de resultater og den effekt, vi leverer fremfor processen dertil. Vi bliver på den ene side sat fri til at finde de rigtige metoder og på den anden side styret tæt på vores resultater og den værdi, vi skaber for borgerne. Dette stiller krav til, at vi løbende ser på, om vi opnår den ønskede effekt og leverer den ønskede kvalitet, og om de ydelser, vi leverer, er de rigtige. At skabe værdi for borgere og samfundet er bundlinjen i den offentlige sektor det er derfor vi er her. Det betyder f.eks. at: Byrådets arbejdsgrundlag skal ud at leve i vores organisation gennem tværfaglige drøftelser og et løbende fokus på, at de aktiviteter, vi igangsætter, har en reference til de politiske pejlemærker. Vi skal have endnu mere opmærksomhed på data, der kan understøtte og skabe refleksion omkring kvalitetsudvikling og effektiviseringer i opgaveløsningen. Overvej konkrete handlinger på jeres fagområde som vil kunne imødekomme behovet at arbejde mere med resultater fremfor processer Handlinger i 2019 TSP der skal arbejdes med bedre kommunikation og løbende information til brugerne. Der skal implementeres brugervenligt supportværktøj. Der skal endvidere arbejdes med fast plan for rundering. -TSP teams skal arbejde mere på tværs Opdatering af kompetenceskema, som anvendes løbende ved udførelse af opgaver, så kompetencer udnyttes optimalt Refleksion om målopfyldelse og effekt Løbende opdatering på igangværende opgaver samt info om kommende opgaver vil give mere tilfredse brugere. Større udnyttelse af kompetencer ved endnu mere samarbejde på tværs af teams. Giver større medarbejder tilfredshed og samtidig anvendelse af færre håndværkere dermed en mere enkel arbejdsgang.
Nærhed til opgaven I lovgivningen ser vi, at kommunerne i stigende grad belønnes for de resultater og den effekt, vi leverer fremfor processen dertil. Vi bliver på den ene side sat fri til at finde de rigtige metoder og på den anden side styret tæt på vores resultater og den værdi, vi skaber for borgerne. Dette stiller krav til, at vi løbende ser på, om vi opnår den ønskede effekt og leverer den ønskede kvalitet, og om de ydelser, vi leverer, er de rigtige. At skabe værdi for borgere og samfundet er bundlinjen i den offentlige sektor det er derfor vi er her. Det betyder f.eks. at: Byrådets arbejdsgrundlag skal ud at leve i vores organisation gennem tværfaglige drøftelser og et løbende fokus på, at de aktiviteter, vi igangsætter, har en reference til de politiske pejlemærker. Vi skal have endnu mere opmærksomhed på data, der kan understøtte og skabe refleksion omkring kvalitetsudvikling og effektiviseringer i opgaveløsningen. Overvej konkrete handlinger på jeres fagområde som vil kunne imødekomme behovet at arbejde mere med resultater fremfor processer Handlinger i 2019 Overvågning af IT driften Monitoreringsværktøjer til servere, netværk, logs og Storage konsolideres. IT-HelpDesken bliver vores centrale omdrejningspunkt i forbindelse med roller, ansvar og dokumentation. Projekt Miljø Fast projekt og -opgave skabelon (projekt beskrivelse) Refleksion om målopfyldelse og effekt Hurtigere indgriben giver færre forstyrrelser for vores brugere og dermed større arbejdsglæde Generel overvågning af services. Ved at få færre værktøjer, styrker vi muligheden for kvalitativ analyse af de systemdata vi indsamler - fra eksempelvis logs. Vi effektiviserer arbejdsgangene, agerer hurtigere, er proaktive og øger den samlede driftskvalitet. Opgaver og driftsrutiner dokumenteres ET sted. IT-HelpDesken bliver vores centrale omdrejningspunkt, hvor vi øger den forsatte transparens i teamet. Vi videre udbygger vores rapporter, således vi selv og ledelsen hele tiden har et øjebliksbillede omkring åbne sager, svartider, eskalationer etc. Medarbejderens forståelse af Projektets/opgavens omfang. Fast og veldokumenteret aftalegrundlag Kvalificerede estimater på delaktiviteter (estimeringsskabelon) Løbende kontrol med projektbeskrivelse, og estimat mod forbrug Overdragelsesdokumentation fra leverandør/fk Center til IT-drift At der tages højde for udgifter til drift, service og licenser. Disse følges løbende (del af projektgrundlaget).
Nærhed til opgaven I lovgivningen ser vi, at kommunerne i stigende grad belønnes for de resultater og den effekt, vi leverer fremfor processen dertil. Vi bliver på den ene side sat fri til at finde de rigtige metoder og på den anden side styret tæt på vores resultater og den værdi, vi skaber for borgerne. Dette stiller krav til, at vi løbende ser på, om vi opnår den ønskede effekt og leverer den ønskede kvalitet, og om de ydelser, vi leverer, er de rigtige. At skabe værdi for borgere og samfundet er bundlinjen i den offentlige sektor det er derfor vi er her. Det betyder f.eks. at: Byrådets arbejdsgrundlag skal ud at leve i vores organisation gennem tværfaglige drøftelser og et løbende fokus på, at de aktiviteter, vi igangsætter, har en reference til de politiske pejlemærker. Vi skal have endnu mere opmærksomhed på data, der kan understøtte og skabe refleksion omkring kvalitetsudvikling og effektiviseringer i opgaveløsningen. Handlinger i 2019 -Tilstandsgennemgange af ejendomme fortsættes med primært daginstitutioner Tilstands- og stamdata opdateres. -Indgå rammeaftale med rådgivere -Ejendomsstrategi skal udarbejdes, politikker revideres og politisk forankres Refleksion om målopfyldelse og effekt Opdaterede data giver større sikkerhed for korrekte beslutningsgrundlag, bedre overblik og dermed bedre udnyttelse af ressourcer. Udbyde rådgiverydelser hurtigere, billigere og enklere adgang til rådgiverydelser Implementering af kloge m2 operationaliseres i handleplaner -Der skal udarbejdes plan for udmøntning af øget anlægsbudget 2020, efterslæb. Herunder sikre koordinering med organisationen i prioritering af projekter og planlagte vedligeholdelsesarbejder Sikre at projekter kan implementeres effektivt i 2020 -Teknisk overvågning på alle ejendomme. Der skal udarbejdes handleplan for udrulning Løbende udskiftning af stadionære computere til bærbare for medarbejder med udadgående funktioner i CEIS Fejl opdages hurtigere og kan dermed udbedres hurtigere med større tilfreds for brugere og færres følgeskader Gøre arbejdsgange enklere processer kan afsluttes hurtigere
Nærhed til fagligheden For mange medarbejdere i den offentlige sektor ligger motivationen i at gøre en forskel for borgeren. Denne forskel leverer vi igennem vores faglighed, og derfor er det helt centralt, at vi forholder os aktivt til vores fagligheder og udvikler dem. Det gør vi både, når vi uddanner os, og når vi samarbejder med andre fagligheder, hvor vi hver især bidrager med noget til den fælles opgaveløsning. Når vi har fokus på en stærk faglighed, kan vi både levere de bedste ydelser til borgerne, og vi kan fastholde vores status som en attraktiv arbejdsplads, som kan rekruttere de mest kvalificerede medarbejdere. Det betyder f.eks. at: Vi leder på opgaven og har endnu mere fokus på at sætte retning og hæve den faglige overlægger. Vi hæver kvaliteten af PUS og bidrager til, at kompetence- og kulturudviklingsaktiviteter er en ledelsesmæssig prioritering. Overvej konkrete handlinger på jeres fagområde, hvor I vil kunne styrke jeres faglighed og spille sammen med andre fagligheder. Handlinger i 2019 Vi skal have gjort vores kompetenceskemaer levende. De skal ajourføres. Løbende opfølgning på kompetencer og behov Refleksion om målopfyldelse og effekt Vi kan bruge hinandens kompetencer i sparring og læring fælles løft i kompetencer og hurtigere løsning på problemer. Vi bemander fremtidige projekter og opgaver med input fra kompetenceskemaer. Derigennem udløser vi potentialet ved at bruge de personlige og ikke kendte faglige kompetencer i teamet Medarbejdernes kompetencer skal følge med den faglige udvikling Driftsopgaver i team IT dokumenteres i Helpdesken Vi får en større forståelse for hinandens opgaver og dermed ressourcestærk. Vores kvalitet vil højnes og vi begrænser de store personafhængigheder vi pt. har. Vi spiller hinanden gode, og skulle dermed opnå en større tilfredshed både i teamet men også i organisationen. Teamledelsen skal have styrket fokus på at anvende hinanden til sparring og coach Ledelsesmæssig fokus på ressourceforbrug og tidplan skal være synlig og tilgængelig på alle projekter. Give styrket ledelse og samarbejde Sikre at vi har de rette ressourcer til de enkelte projekter.
Nærhed til borgerne Demografien i vores kommune ændrer sig flere af vores borgere er ældre, og flere børnefamilier flytter til kommunen. Samtidig er der et stigende antal borgere, som har brug for støtte inden for det specialiserede område. Rollefordelingen mellem kommune og borgere ændrer sig også, og borgerne forventer i stigende grad at blive medskaber af offentlige ydelser. Samlet set er der en bevægelse henimod, at vi som myndighed i højere grad skal tilpasse vores ydelser til de borgere, vi har med at gøre og ikke mindst gør det i samarbejde med borgerne. Vi skal tættere på de borgere, vi arbejder med og forstå deres behov. Det betyder f.eks. at: Vi skal arbejde endnu mere målrettet med digitale og teknologiske løsninger, der kan understøtte borgerne i at betjene sig selv, være selvhjulpne og opleve en større personlig frihed. Vi skal have fokus på udvikling af en variation af metoder i den måde, vi inddrager borgerne generelt og i forbindelse med konkrete byudviklingsinitiativer. Overvej konkrete handlinger på jeres fagområde, hvor I kan samarbejde med borgerne omkring udvikling af de ydelser I leverer. Handlinger i 2019 Automatisk aflæsning af målere. Udarbejdelse af prioriteret handleplan for alle ejendomme herunder integration med Data hub en Det skal afdækkes hvorledes der kan implementeres elektronisk låsesystemer i de kommunale bygninger. Der udarbejdes en prioriteret handleplan afstemt med f.eks. Fremtidens skoler mv. Refleksion om målopfyldelse og effekt Automatisk aflæsning sikrer korrekte data til tiden. Regelmæssig aflæsning af data kan medvirke til afdækning af atypiske forbrug og dermed ressourcespild, fejl i installationer mv. Det vil være enklere og nemmere for brugere og borgere at anvende de kommunale bygninger. Det vil kræve færre ressourcer at sikre åbning og lukning af bygningerne Vi operationaliserer GDPR med klar og tydelig kommunikation. Der skal information og dialog med de enkelte centre. Service overfor slutbrugeren højnes med MDM (Mobile Device Management). Administration af Mobiler, Tablets og PC ere. Vores IT-Helpdesk styrkes med en BOT, en ny virtuel medarbejder. I efteråret foretages spørge undersøgelse om serviceniveau hos vores bruger Sikre forståelse, forankring og ejerskab i de enkelte centre så vores dokumentations- og sikkerhedsniveau højnes MDM bliver en central del af vores supportværktøj. Vi sikrer, at brugerne nemt og hurtigt kan få installeret nye applikationer på deres devices. Vi styrker sikkerheden, og sikrer at bortkomne devices kan slettes. Med MDM skaber vi en total transparens for devices, brugere, applikationer og licenser. For at sikre at vore ressourcer udnyttes bedst muligt, vil en BOT overtage de mange trivielle spørgsmål som brugerne dagligt stiller. Den nye virtuelle medarbejder vil kunne svare på kendte supportspørgsmål, kendte GDPR spørgsmål og vil løbende oplæres i nye spørgsmål/svar. Projektet er et af de innovative digitale projekter Team IT kører i 2019. Vi tilretter vores service efter efterspørgsel.
Nærheden til sproget Med en stærk påvirkning fra bl.a. de sociale medier ændres omgangstonen i samfundet og adfærden mellem mennesker. Der er sket en betydelig forråelse af sproget. Vi møder hver dag borgere, kollegaer og andre medmennesker, og fra tid til anden oplever vi, at tonen og ordvalget kan blive hårdt og ubehageligt. Det gælder både blandt børn og voksne. Som stor, offentlig institution har vi både en forpligtelse til og en god mulighed for at gå mod denne udvikling. Vi vil derfor gennem vores professionelle virke i skrift og tale søge at være forbillede for de borgere, vi er i kontakt med. Det betyder f.eks. at: Vi sætter omgangsform, sprogbrug, talemåde og respekt mellem mennesker på dagsorden i hele vores organisation og som en strategisk indsats i alle relationer. Overvej konkrete handlinger på jeres fagområde, hvor I kan arbejde med at forbedre omgangstonen blandt de borgere, I har med at gøre. Handlinger i 2019 Der foretager trivsels måling i centret inden sommerferien Der skal afholdes konflikthåndterings kursus sammen med andre centre. I første omgang for rådhusbetjentene Refleksion om målopfyldelse og effekt Sikre at alle trives og udfordres i vores center. Derved giver vi en bedre service. Nedtrapning af konflikter med brugere og borgere. Vi vil undersøge hvorledes vi kan forbedre vores storrums indretning og akustik Klar kommunikation og adfærd: Vi siger det vi gør, og gør det vi siger Her skal være rart at være for alle. Der skal være plads til både ro og sparring. Effekten er større trivsel og arbejdsglæde Vi skal have respekt for hinandens arbejde både i teamet, overfor kollegaer og borgere. Vi skal holde det vi lover. Vores kommunikation skal være klar, at forventningerne ligeså.
Evaluering af Årets mål og handlinger Årsplan er udarbejdet efter indledende gennemgang af Direktionens ledetråd på centermøde og efterfølgende drøftelser i de enkelte teams. Den samlede årsplan er samlet og endelige udarbejdet af centerets ledelse i fællesskab. Målsætninger og temaer ligger i tråd med direktionen ledetråd: Effekt for borgeren Samarbejde på tværs Faglighed og kompetence Årsplanens formål er kortfattet at beskrive, hvordan mål og fokusområder i de enkelte teams i centeret omsættes til handling. Enkelte mål gælder for hele centeret, mens størstedelen er særligt møntet på de respektive teams.
Effekt for borgerne (brugerne) Mål: Vi bruger vores forskellige fagligheder og styrke i vores indsats til gavn for brugerne. Vi har et fælles ansvar for de fysiske rammer og er imødekommende over for brugerne samt har klare roller/forventninger til hinanden Effekt: Brugerne oplever, at vi sammen skabe en forskel hos dem ud fra deres behov og ud fra de givne rammer og vilkår. Baggrund: Vi skal være skarpere på hvordan vores indsatser får størst mulig effekt for brugerne. Forbedring af servicen ved øget kommunikation og tættere kontakt med vores nuværende og kommende brugere giver større tilfredshed for både brugere og medarbejdere i CEIS Handlinger Efterslæbsanalyse samt Tilstandsgennemgang af daginstitutioner Dokumentation opdatering af relevante data - FM system (CareTaker) med aktuelle bygninger, tekniske anlæg Tegningslister - Tegninger digitaliseres Fra anlæg/byggeri til drift Affaldssortering herunder decentralisering af budget Udbud af ramme aftaler Bedre udnyttelse af teknikvagten Dokumentation og gennemsigtighed (f.eks. Økonomi, fakturaer, leverandører, Investeringsplan) Tidsfris t April septemb er Oktober Dec August Juni Oktober Ansvarlig Samarbejdspartnere Status Refleksion målopfyldelse og Helle H og Team Ejendom CØLI, CBME effekt December pågår og fortsættes i 2019 Helle pågår og fortsættes i 2019 Helle H og Team Ejendom Eva og team adm Helle H og Team Ejendom Eva og TSP teams Team TSP CBME, CLFS CØLI NSPV December se dokument på K:\3 - Videndeling\Anlæg til drift Udført for skoler fortsætter i 2019 for daginst. Pågår i samarbejde med CØLI December TSP har gennemgået bygninger og installationer med teknikvagten. Desuden opfølgning med alle teknikvagter. Giver hurtigere hjælp til brugerne ved udkald. Lasse December Opgaver hjemtaget, investeringer fortaget, færre fakturaer, dokumentation pågår
Samarbejde på tværs Mål: Vi vil være åbne, tilgængelige og opsøgende på kryds og tværs både i organisationen og med eksterne samarbejdspartnere. Vi lytter, informerer og går i positiv dialog. Effekt: Vi skaber effektfulde forandringer, højere kvalitet i løsninger samtidig med at vi bliver fagligt stærkere Baggrund: Vores kerneopgaver er at understøtte kommunens aktiviteter med funktionelle, tidssvarende og attraktive fysiske rammer og tekniske løsninger. Ved inddragelse og udvikling af samarbejdet med vores brugere, opnår vi alle bedre anvendelse af ressourcer og budget, samt øget kvalitet i løsninger. Handlinger Tidsfrist Ansvarlig Samarbejdspartne Implementering af grejbank Genbrug af inventar Fysisk og psykisk sikkerhed på rådhuset - Brandøvelse, forebyggelse og håndtering af psykisk og fysisk vold Anlægssager med politisk overvågenhed: Byens hus Gymnastikkens hus Plejecenter i Humlebæk Fremtidens skoler Opdatering af Ejendommes BBR informationer i OIS Samle flere brugere i færre bygninger - arealoptimering/ kloge m2 fortsat projekt fra 2017 GDPR - ISO27001/2 Drift & Support (>50% ISO, >80% GDPR) GDPR Hele kommunen (>70% GDPR) Juni Nov Projektaf hængig projekt Dec Projektaf hængig projekt 1. okt. 1. okt. Anette Eva Eva og team ss Peter Henrik Jacob B Helle H og Team Ejendom re CLFS, CJU (Jobvejen) CPO, team ejendom CLFS, CÆO, CPO, CØLI -Skoleledere -Nuværende og fremtidige brugere CBME Status Refleksion målopfyldelse og effekt Jacob B CLFS,CPO Pågår Lasse Lasse Digitalisering IDM første fase afsluttet og i PROD. 1. august Telefoni projekt afsluttet, Fase 2 (nyt projekt) af telefoni startes 1. Maj Lasse CISCO, Scantalk, op. Netdesign (Lytzen IT) It projekter med politisk overvågenhed: Aula Omsorgssystem (FOSS-->KMD NEXUS) Nyt økonomi- og lønsystem Opfølgning i 2019 ifbm oprydning på lokaliteter. Reklamere for ordningen. Opfølgning i 2019 sammen med andre centre for at skabe fælles forståelse Byens Hus afsluttet Gymnastikkens hus pågår Plejecenter pågår Fremtidens skoler pågår Fortsættes i 2019 grundet ressourcer ISO er ikke færdigbehandlet. Informationssikkerhedsudvalg etableret Lasse CA Tech. / KMD. Projektet er lukket! Henrik T. Lasse CLFS CÆO Projektet fortsættes i 2019 med delt ansvar (Borgerservice/ Team IT) Forløber efter tidsplanen
Faglighed & kompetence et arbejdsliv i udvikling Mål: Metodisk kompetenceudvikling på tværs af fagligheder i centeret. Vi skal sikre læring og udvikling for alle og videregive vores læring fra projekterne, samt løbende implementere digitale løsninger, mens vi tænker fremadrettet Effekt: Vi skaber høj trivsel i centret og vores faglighed bliver stærkere Baggrund: Intern og ekstern udvikling og læring både fagligt og alment, så vi kan udføre opgaverne så optimalt som muligt i en god atmosfære til gavn for brugerne og os selv, nu og i fremtiden Handlinger Tidsfris Ansvarli Samarbejdspartne Status Refleksion målopfyldelse og Målrettet kompetenceudvikling og læring (fortsættelse fra 2017) Fortsat behovsafklaring på tværs af centeret og fælles kurser i teams -team ss: konflikthåndtering og selvforsvar samt førstehjælp. Styrkelse af kompetencer ift til projektledelse Rådgiver fra start til slut Standardisering af procedurer t Maj Septem ber g Teamled else og medarbej dere Helle Lasse re CPO effekt Fortsat løbende opmærksomhed på kompetenceudvikling Rådhusbetjente/tsp: kurser gennemført, og det giver mere tryghed i arbejdet. Fortsat opmærksomhed Trivsel og arbejdsglæde opfølgning på APV, sociale arrangementer Standardisering af procedurer ved kontrakter CareTaker implementeres i Team IT løbende Teamled else og medarbej dere August August Helle H og Team Ejendom Helle H og Lasse CØLI Team IT, Team Adm Fortsat opmærksomhed Samarbejde med CØLI UDGÅR