Dansk Orienterings-Forbund Til Hovedbestyrelsen og ansatte af hovedbestyrelsesmøde 1/2011 Mødested Hotel Nyborg Strand, Nyborg Mødedato Tirsdag, den 1. februar 2011, kl. 17.00-21.30 Mødedeltagere Helge Søgaard, Formand (HSØ) Lars Olsen, Næstformand (LO) Troels Bent Hansen, Øst (TBH) Kate Nielsen, Syd (KN) Lars-Ole Kopp (LOK) Bjarke Refslund, MTBO (BR) Merete Spangsberg (MS) Dorthe Hansen, Elite (DH) Lisa Tantholt, Bredde (LT) John Holm, Kort (JH) Jens-Jørgen Lyngaa, Plan (JJL) Mads Ingvardsen, Direktør Afbud: Kim Folmann Jørgensen, Næstformand (KJF) Gæster: Martin Hedal, udviklingskonsulent i DOF Åke Jönsson, fratrædende landstræner i DOF (indtil kl. 18.30) Mads Ingvardsen Tidsplan: Udsendelse af endelig dagsorden/mødeoplæg Mandag 24/1 HB-møde Tirsdag 1/2 Lørdag 12/2 Dagsorden HS indledte mødet med at byde velkommen. Indledningsvist orienterede HS om direktørens opsigelse, og foreslog at dette blev drøftet under pkt. C. Forinden mødet havde HS, DH og MI haft en afsluttende samtale med Åke Jönsson, og hele HB benyttede lejligheden til at takke Åke for hans flotte indsats omkring landsholdsarbejdet gennem de seneste 3 år. HS og DH takkede specifikt for samarbejdet. Åke, der nu er tilbage i hans tidligere job som gymnasielærer i Sverige, takkede for samarbejdet med de øvrige trænere og bestyrelsen. Side 1 af 15 HB møde 1/2011
Martin Hedal præsenterede sig overfor HB, og berettede om hans hidtidige karriere og forventninger til hans nye stilling som udviklingskonsulent i DOF s synlighedsprojekt. HB bød Martin velkommen og ønskede al muligt held og lykke med jobbet. A. Godkendelse af referat Er tidl. udsendt og lagt på DOF s website. BR er fejlciteret med formuleringen: BR understregede vigtigheden af det principielle i at forbyde brugen på trods af, at man gerne må medbringe en GPS. Der skal rettelig stå: BR understregede vigtigheden af at forbyde, at man kan drage nytte af et GPS-ur til sin orientering. Man skal dog stadig have mulighed for at medbringe et ur eller en almindelig GBP til GPS-spor efterfølgende. Bestyrelsen godkendte referatet. B. Debatpunkter Fremadrettede til beslutning 1. Udvidet anvendelse af O-service Vi har allerede i dansk orientering et velfungerende fælles tilmeldingssystem O Service. I forhold til vor strategi om at gøre vor idræt er let at gå til og let at gå til er O-Service et vigtigt element. Der er løbende modtaget henvendelser fra klubber og enkeltpersoner, der har ønsker til en udvidet anvendelse af O-service, ligesom der sporadisk ses anvendelse af andre internationale tilmeldingssystemer. Den nuværende anvendelse af O-service er reguleret i forhold til forbundets kontrakt med leverandøren, samt med afsæt i de beslutninger vedr. afgiftsberegning m.v., som repræsentantskabet har vedtaget. Der er ligeledes nedsat en O-Service brugergruppe, som assisterer klubberne med brugen af O-Service og sparringspartner til leverandøren med hensyn til mindre tekniske tilpasninger. Arbejdsgruppe og kommissorium: Der foreslås nedsat en arbejdsgruppe med det kommissorium at fremlægge forslag for HB til hvorledes vi kan videreudvikle løbs- og klub IT dels på kort sigt og dels på lang sigt til gavn for dansk orientering. Kort sigt: Belyse mulighederne for at udvide mængden af arrangementstyper til også at omfatte mere interne klubaktiviteter samt alternative løbsformer og mere uformelle aktiviteter, som kan bringe flere mennesker i berøring med vores idræt, idet HB er helt bevidst om, at dette i høj grad skal gøres via alternative løbs- og arrangementstilbud, der ikke har en sammenhæng med det traditionelle tilmeldingssystem og klassifikation i forhold til afgiftsberegning. Lang sigt: Fremkomme med ideer og forslag til yderligere IT-funktioner, som for klubberne eller enkeltmedlemmer medvirker til at vor idræt bliver lettere at gå til og at gå til. Herunder gerne en vurdering af muligheder for og nytteværdien af: Fælles resultatdatabase, analyseredskaber, point- og handicapsystemer m.m. Direkte on-line betaling ved tilmelding Muligheder og begrænsninger ved anvendelsen af en database med alle o-løberes mailadresser Andre forslag som arbejdsgruppen fremkommer med HB er bevidst om, at før ændringer kan gennemføres skal disse afstemmes i forhold til vedtagne beslutninger og forbundets administrative og økonomiske grundlag. Og endelig skal ændringer ske i samråd med vores nuværende leverandør. Side 2 af 15 HB møde 1/2011
Indstilling: Det indstilles at HB nedsætter en arbejdsgruppe med henblik på at fremkomme med et oplæg til udvidet anvendelse og belysning af konsekvenser og respektive beslutninger som følge heraf. HB udpeger en formand for arbejdsgruppen. Arbejdsgruppen skal færdiggøre arbejdet til fremlæggelse for HB på mødet i juni måned, således at eventuelle beslutninger i forhold til repræsentantskabsmødet 2012 kan indarbejdes. Omkostninger til afholdelse af de nødvendige møder og den hermed forbundne transport refunderes af DOF. HS redegjorde for forslagets baggrund og indhold. TBH fremhævede åbenhed og tilgængelighed i it-systemer som værende væsentlige for klubberne. Herefter fulgte en debat omkring mulige potentialer i relation til klubbernes it-redskaber. KN ønskede at klubberne kunne anvende it-systemet mere aktivt til egen klubkalender mm. MS fremhævede behovet for en brugerundersøgelse, ligesom andre påpegede de økonomiske konsekvenser omkring nye it-løsninger. LO foreslog, at vi nedsætter en lille gruppe (2-3 personer), som indenfor en kort tidsfrist får til opgave at tænke visionært og helt ubundet af fortid og gerne med inspiration fra it-løsninger i andre lande. Gruppens besvarelse skal bestå i et oplæg til HB, om hvad man i den bedste af alle verdener - kunne tænke sig på den it-mæssige front. Herefter har vi et grundlag for at gå videre i en konkretiseringsfase i relevante fora. Der var bred enighed om, at nedsætte sådan en arbejdsgruppe der arbejder videre med processen og dermed således skaber et bedre beslutningsgrundlag. HS sammenfatter kommissoriet og kontakter relevante personer. 2. Kontingent resp. afgiftsforhøjelser 2011 I forlængelse af behandlingen og godkendelsen af Budget2011 på seneste HB-møde, er der som aftalt udarbejdet oplæg til fordeling af hhv. løbsafgifter, klubkontingenter samt medlemsafgift med henblik på en drøftelse af fordelingen heraf på klubledermøderne i januar måned. Det er ligeledes aftalt, at der skal ske en koordineret tilbagemelding fra kredsdvalgsformændene fra disse drøftelser på klubledermøderne. Bilag: Som supplerende baggrundsinformation er vedhæftet udførlig statistik over starter og afgifter for 2010 og de foregående år udarbejde af Mogens hansen pr. 31. december 2010. Indstilling: Det indstilles at HB fastlægger forslag til nye satser til indarbejdelse i materialet til forbundets Repræsentantskabsmøde primo marts 2011. HS redegjorde for ti.. lbagemelding fral diverse kredse TBH redegjorde for Østkredsmødet. Konklusionen på ØST blev følgende diskuteres: - Sekretærbistand på ½ tid. - Elitebudgettet i spil. - Betaling på rep.mødet. Punktet blev indledt med en redegørelse fra de tre kredsformænd omkring debatten på klubledermøderne, hvorfra der kort kan refereres: NORD God stemning på mødet, som endte ud med en accept af finansieringsforslaget og en konkret formulering af hvorledes beløbene ønskes fordelt på afgifter og kontingenter. SYD Generel opbakning til stigningerne og uden modsat rettede udtalelser, men et ønske om at klubberne står frit for at stemme for det konkret fremlagte forslag på repr.skabsmødet. ØST - Trods bekymring for konsekvenserne af stigningerne, var der en generel accept af nødvendigheden heraf. Tidligere års massive modstand mod kontingent/løbsafgifts stigninger kom ikke til udtryk, og en opbakning til den finansieringsmodel, som NORD har fremlagt, er efterfølgende blevet formuleret. Side 3 af 15 HB møde 1/2011
Der var bred enighed om, at løbsafgiften ikke skulle stige væsentligt og klubkontingentet skulle ikke stige, da dette vil dræne mindre klubbers økonomi. Processen omkring kontingentet og afgiftsforhøjelse blev debatteret og denne skal tydeliggøres på repræsentantskabsmødet og oplistes i mødemappen til repræsentantskabsmødet. Der var bred enighed i HB omkring, at processen og informationen herom havde været åben og tydelig, men at der også var behov for yderligere præcision og eksponering heraf. HS konkluderede, at kredsmødernes debat viste, at der vil være opbakning til at løbsafgiften skal stige ca. 10% samt at det personlige kontingent skal stige ca. 30%, hvilket samlet set giver det ønskede provenu. HB besluttede at deltagelse i repr.skabsmødet som planlagt skal være gratis for max. 2 personer pr. klub. Endvidere blev det fastslået, at effekten af stigningerne i løbsafgiften, først får virkning fra 1. juli 2011, helt i overensstemmelse med hidtidig praksis. Endvidere konkluderede HB, at alle henvendelser fra klubber m.fl. vedr. kontingent og afgiftsstigninger var blevet behandlet. Herefter blev en nyopstået besparelse, som følge af skift til ny trykkerileverandør, på magasinet Orientering drøftet. Besparelsen udgør ca. tkr. 35 p.a. som indtægtsføres i Budget2011. 3. Orientering om forventet årsregnskab 2010 Årsregnskabet for 2010 udarbejdes i samarbejde med intern og ekstern revision ultimo januar/primo februar. På HB-mødet gives derfor alene en foreløbig orientering om forventet resultat og afsluttende dispositioner. Saldobalance pr. 31.12.10 udsendes separat umiddelbart inden mødet resp. udleveres på selve mødet. Endeligt årsregnskab udsendes pr. separat mail til HB til endelig godkendelse. Underskrift af regnskab finder sted på HB-mødet fredag aften inden Repræsentantskabsmødet. NB! Hvis I undtagelsesvis ikke måtte deltage i repræsentantskabsmødet, så husk at aftale tidspunkt for underskrivelse af regnskab med sekretariatet. Indstilling: Det indstilles at HB tager orienteringen til efterretning, og tilslutter sig planen for endelig godkendelse og underskrift af Regnskab 2010. LO og MI orienterede omkring processen. MI fremhævede enkelte poster i regnskabet. Pt. er der et overskud på 105 tkr. mod de budgetterede 100 tkr. Enkelte afsluttende dispositioner resterer. Efter gennemgangen godkendte bestyrelsen den fremlagte procedure og det midlertidige regnskab. Det endelige regnskab fremsendes af KPMG medio februar og underskrives den 5/3 2011 af bestyrelsen. Det aftaltes af MI eftersender regnskabstallene i regneark/kontoniveau til HB. 4. God organisationsledelse Modtaget af Lars Olsen: DIF har fremsendt regler for god organisationsledelse i specialforbundene. Reglerne, der nu foreligger i sin endelige form, har tidligere været omtalt ved et HB-møde (3/2010), hvor HB bekræftede, at DOF allerede opfylder regelsættet. Ifølge DIF's fremsendelsesskrivelse er specialforbundet forpligtet til at implementere de 10 formuleringer (regler), hvis disse ikke allerede er indarbejdet i forbundets regelsæt. Efter min vurdering opfylder DOF allerede - i det væsentlige - de 10 formuleringer (i DOF's love og HB's forretningsorden). Jeg vil inden HB-mødet søge afklaret, om DIF er enig i denne vurdering og Side 4 af 15 HB møde 1/2011
således kan nøjes med en erklæring fra formanden om, at DOF opfylder reglerne for god ordanisationsledelse. Hvis DIF ikke er tilfreds hermed, må vi vedtage de 10 formuleringer som et appendiks til HB's forretningsorden. Bilag: DIF's skrivelse af den 27. september 2010, kopi forventes fremsendt direkte fra LO inden mødet. LO orienterede omkring processen og dialogen med DIF. I alle væsentlige spørgsmål overholder DOF retningslinjerne for god forretningsorden. LO har anmodet DIF om at bekræfte dette, og indtil denne foreligger tager HB sagen til efterretning. Såfremt der efterfølgende er behov for justeringer i love, forretningsorden eller lign. tages dette op separat. MI eftersender bilag ved God Organisationsledelse til HB. C. Efterretning sager til orientering HS orienterede om MI s aftrædelse, hvorefter MI og MH forlod lokalet. HB beklagede den opståede situation, men tager den til efterretning. Herefter besluttede HB en række initiativer, der snarest skal igangsættes af det nedsatte ansættelsesudvalg bestående af HS, LO, KN og TH. (Udvalget er efterfølgende blevet suppleret med KFJ) Tidsplan for fratrædelse og anden praktik aftales snarest muligt med MI. HS og KFJ tager snarest en drøftelse og orientering sammen med vore ansatte. Der udarbejdes profil og stillingsopslag, som eksponeres i orienteringsverdenen. Der ønskes en direktør med kendskab til orientering. KFJ har tilbudt sin hjælp i form af en konstituering i overgangsperioden, med en understregning af, at han ikke er ansøger til stillingen. HB tog med glæde imod tilbuddet, da det er vigtigt at engagement og fremdrift fastholdes, tillige med at der dagligt er mange opgaver, som skal løses af direktøren. HS går videre hermed i forhold til KFJ. Endvidere besluttede HB at tilbyde MI en reception i forbindelse med repr.skabsmødet primo marts. 1. Formanden Repræsentantskabsmødet Dette er fastlagt til lørdag den 5. marts 2011 kl. 10.00-16.00 på Vingsted Centret ved Vejle. Mødet er varslet, og forberedelserne følger den tidl. udgivne tidsplan. Der afholdes aftenen før, fredag den 4. marts kl. 18.00, et dagsordenmæssigt reduceret HBmøde, alene med henblik på en afsluttende gennemgang af programmet for Repræsentantskabsmødet. Den nedsatte en arbejdsgruppe bestående af HSØ, MI samt Susanne Højholt (Kolding OK), har koordineret gennemførelsen af mødet, jf. Mødemappen, der oploades på forbundets hjemmeside. Gennemgående temaer er hhv.: Status på Strategi2015 Klubengagement i Find Vej I Synligheds- og rekrutteringsprojekt Den formelle dagsorden, herunder vedtagelse af nye afgifter/kontingenter Bilag: DOF hovedberetning samt beretninger fra BREDDE, KORT,MTBO, ELITE, PLAN, BUU, NORD, SYD og ØST vedlagt til orientering. Det foreslås at alle forud for HB mødet gennemlæser beretningerne, således at disse kan danne grundlag for en kort drøftelse af hvorvidt og på hvilke områder vi har opfyldt de strategiske målsætninger i forhold til Vision2015 og de strategiske indsatspunkter. Mødet blev gennemgået og de sidste detaljer blev fastlagt. Modtagere af æresbevisninger m.v. er fundet. Det blev det understreget, at der redegøres for, hvor vi står på landkortet i forhold til strategien, eksempelvis i form af fakta-bokse mm. KFJ redegør for visionen på repræsentantskabsmødet og MI redegør for status på indsatsområderne. Side 5 af 15 HB møde 1/2011
Ceremonilisten 2011 Der er tradition for at en repræsentant for HB er til stede ved Danmarksmesterskaberne, og at vedkommende i samarbejde med arrangørerne varetager uddelingen af forbundets og DIF s DM-medaljer. Med henblik på en koordinering heraf er der udarbejdet en Ceremoniliste for 2011, der indeholder åbne punkter, som foreslås aftalt på HB-mødet. Bilag: Udkast til Ceremoniliste 2011. Ceremonilisten blev opdateret se vedhæftede. Kulturministeriets Idrætspris Som bekendt blev forbundet indstillet som kandidat til denne fornemme pris af Team Danmark. Merete Spangsberg blev ligeledes indstillet som kandidat af DIF, og der er grund til at være stolte over, at dansk orientering således repræsenterede 2 af de i alt 12 kandidater. Prisen blev overrakt den 14. december ved en ceremoni i Dansk Arkitektur Center i København, hvor flere HB-medlemmer var til stede. Prisen gik til en kandidat indstillet af Anti Doping Danmark. NORD-konferencen På foranledning af Norge og Finland modtog vi så sent som medio december underretning om at NORD-konferencen er flyttet til nye datoer den 15-16. januar 2011. Vi er vidende om at flytningen er begrundet med nye og senere tilkomne interne forbundsarrangementer i Norge og Finland, der er sammenfaldende med den for længst fastsatte opr. dato (5-6. februar 2011) for NORD-konferencen, HSØ har skriftlig givet udtryk for vores utilfredshed over denne subjektive beslutning med henvisning til, at det er urimeligt at flytte mødedatoen med en måneds varsel, at der er en årelang tradition for et møde primo februar, og at mødedatoen skal koordinere i forhold til mange deltageres kalendere, forbundenes mødekalender, regnskabsaflæggelse og afholdelse af vinterferie i februar måned. Efter en drøftelse af situationen mellem HSØ, MI, LO og KFJ er det besluttet, at vi alene sender MI og 1-2 ansatte som repræsentanter til konferencen. HS orienterede om, at NORD har henvendt sig til IOF for, at sikre fornøden mediedækning af WOC i Frankrig til august. DOF s repræsentantion i IOF-Commissions Vi har modtaget underretning om at vore kandidater er godkendt og dermed udpeget af IOF, der i øvrigt udtrykker taknemmelighed for vores support til dette udviklingsarbejde i international sammenhæng. Vore Commission medlemmer er følgende: Johan Holkmann Jakobsen, MTBO-Comm. Finn Arildsen, IT-Comm. Flemming Hjort Jensen, MAP-Comm. Herudover er HSØ fortsat president og Erik Nielsen er general secretary for European Federations/European Working Group. Nyt international mesterskab til Danmark HS orienterede om at arbejdsgruppen fremlægger status og indkalder interesserede arrangørklubber til at melde sig i forbindelse med repr.skabsmødet. Arkivprojekt Side 6 af 15 HB møde 1/2011
Der har i julemåneden været annonceret efter 1-2 personer, som frivilligt vil påtage sig arbejdet med at sortere og ordne forbundets historiske arkiv. Der er indkommet enkelte henvendelser og arbejdes forventes igangsat indenfor de næste par måneder. Mogens Hansen har meldt sig til arbejdet og er allerede gået igang med det praktiske. Nytårshilsen til klubberne Er udsendt primo januar til klubber, HB og stab, dels som en nytårshilsen og dels som en status på igangværende og kommende opgaver på forbundsplan. DIF s formandsmøde den 7-8. januar 2011 HS deltog ved dette arrangement, der blev afholdt i forbindelse med det årlige SPORT2010 i Herning Messe Center. Seminarets emner var Demokratiets pris den politiske ledelses udfordringer. HS har, efter opfordring fra DIF, holdt et indlæg over emnet Vi er ikke en klubbestyrelse omkring organisering og driften af Dansk Orienterings-Forbund. HS orienterede om den store opbakning og respekt som vi nyder hos DIF. HS eftersender oplægget til HB. DIF - Styrket Branding og profilering DIF har nedsat en arbejdsgruppe, der skal fremkomme med anbefalinger til ovennævnte, bl.a. via input fra specialforbundene. Vi har meldt tilbage med udgangspunkt i Find Vej I projektet, der netop tager sit afsæt i en øget profilering af idrætten Orientering. Indkaldelse af kandidater til EMANUEL Prisen 2011 Danmarks Idræts Veteraner og nuværende idrætsledere +50 indkalder emner til modtagelse af EMANUEL-prisen, der består af en statuette og kr. 10.000, der overrækkes i november måned 2011. Prisen uddeles hvert 5 år, kandidater skal have deres virke indenfor forbundets bestyrelse eller udvalg og have udvist særligt initiativ indenfor sit arbejdsområde enten organisatorisk, ved iværksættelse nye aktiviteter eller ved anden form for initiativ, der har markeret vedkommende indenfor eget forbund eller bredere indenfor DIF aktivitetsområde. Der er ingen aldersmæssig afgrænsning for indstillede kandidater og deadline for indsendelse af kandidater er ultimo maj. Det foreslås af HB kort drøfter potentielle kandidater. Kort drøftelse af mulige kandidater. HS blev bemyndiget til at foretage udvælgelsen og udarbejde en indstilling. Oversigt vedr. Løbsafgifter m.v. 2010 og foregående år. HB har modtaget den vanlige og udførlige opstilling over udviklingen i løbsafgifter fra Mogens Hansen. HB udtrykker taknemmelighed over det store arbejde der udføres og tager opstillingen til efterretning. 2. Direktøren Ny udviklingskonsulent Martin Hedal er ansat som ny udviklingskonsulent pr. 1. feb. 2011. Martin Hedal er kandidat i medievidenskab og har blandt andet arbejdsmæssige erfaringer fra Idrættens analyseinstitut og været projektleder på flere forskellige projekter senest på udvikling af idrættens fælles web-tv-kanal for Danmarks Idræts-Forbund, Team Danmark og Danske Spil. Martin kan bidrage med et stærkt fokus på, hvordan vi kommunikere med omverdenen dels i relation til at skabe synlighed for orientering og dels for at hjælpe klubberne med at skabe rum for rekruttering. Sekretariatsansættelse Stillingsopslag er ikke endeligt udarbejdet endnu. Det forventes at kunne ansætte en sekretær pr. 1. april 2011. Side 7 af 15 HB møde 1/2011
DIF kongres 3-5. februar 2011 deltagere, emner m.v. Der er indløbet små 500 tilmeldinger til DIF-kongressen. DOF deltager med seks medlemmer. Dels fra bestyrelsen, sekretariatet og fra klubberne. Århushistorien Århus 1900 og OK PAN har modtaget 800.000 fra Århus Kommune til at lave Find vej i projekter for. De to klubber modtager midlerne til kort, tags m.v. til at etablere orienteringsløb/temaløb/gåture i forskellige bykvarterer. Kommunens begrundelser er: At faciliteterne er gratis tilgængelige for alle At faciliteterne placeres, så de bliver set og benyttet af så mange som muligt At faciliteterne er tænkt som en integreret del af det pågældende byrum / grønne område At ansøgeren vil påtage sig et ansvar for synliggørelse og anvendelse af faciliteten, f.eks. ved at arrangere forskellige events eller ved at inddrage faciliteten i foreningens aktiviteter Det er vurderingen at lignende bevillinger dog ikke i samme volumen, er fuldt mulig i andre kommuner. Forbundets tilbud til klubberne Disse blev præsenteret på klubledermøderne og er vedlagt som bilag. Ny SNS-aftale Skov og Naturstyrelsen er pr. 31/12 2010 nedlagt og lagt ind under en nyoprettet styrelse - Naturstyrelsen. Naturstyrelsen er en del af Miljøministeriet og gennemfører regeringens politik på natur- og miljøområdet. Det er Naturstyrelsens opgave at skabe rammen for mennesker og natur i by og på land. Naturstyrelsen er landsdækkende med en stærk lokal repræsentation, som sikrer, at opgaverne løses med fokus på lokale ønsker og behov. Denne omstillingsproces styrelsen har været igennem har betydet, at vi først i januar har forhandlet aftalen færdig. DOF har haft et godt samarbejde med Skov og Naturstyrelsen/ Naturstyrelsen igennem arbejdet med aftalen, og der er stor gensidig respekt. I forhold til den tidligere aftale, er der foretaget en del ændringer især i relation til måden vi ansøger om skovtilladelser på, da der siden den seneste aftale er blevet oprettet et web-bookingssystem. I forhold til meddelelsesløb, så er deltagerantallet hævet fra 125 til 150 deltagere. Det er også fastslået, at naturzoner max. må udgøre 10 % af arealet. Det er meget vigtigt, at DOF fastholder denne grænse, og kun i særlige tilfælde accepterer højere procentsatser. Det er også fastlagt, at DOF skal fremsende en langtidsterminsliste med en tidshorisont på 8 år med en liste over de skovområder vi måtte ønske at anvende til store arrangementer - dette for at sikre vores adgang i de attraktive skovområder. Herunder også B-skovene. Den seneste aftale er fra 2002 og den nye aftale løber over minimum 6 år Hosting af DIF udvalgssider: Pr. 31/12 2011 nedlægges DIF-fælles IT afdeling. Alle udvalgshjemmesider skal således hostes et andet sted. Dette arbejde bør starte allerede primo 2011 for at få en glidende overgang. Medio februar igangsættes arbejdet. Kell Sønnichsen har indvilliget i at deltage arbejdet med at definere behov og fremtidig skabelon. Som udgangspunkt skal udvalgshjemmesiderne administreres af de enkelte udvalg og ikke af DOF-webmaster. De seks udvalg bedes definere behov i de enkelte udvalg og lave et fælles udspil til retningslinjer for udvalgshjemmesider. Der var en kort debat omkring processen med at udarbejde udvalgshjemmesider. Det besluttedes, at alle udvalgshjemmesider skulle forsøge at følge samme skabelon/layout, med det forbehold, at målgruppen for den enkelte hjemmeside er forskellig, hvorfor der kan være forskellige behov for opsætning mm. MI og MH kommer med udspil til behovsanalyse, tidsplan for processen og et brugervenligt set-up. Side 8 af 15 HB møde 1/2011
3. Nord Orientering på mødet Kort diskussion vedr. eventvognen. MI eftersender oplæg til en aftale til HS, LO og LOK, som sammenfatter en konkretisering af ejerskab og evt. overdragelse. 4. Syd Siden HB-mødet i november er der afholdt et møde i Sydkredsen den 4. januar 2011. Sydkredsen har ingen næstformand fra den 1. februar 2011, da Thomas Uhlemann har valgt at stoppe efter en del år. Tak til Thomas for hans indsats. Desværre er det svært at finde en afløser, men i skrivende stund håber vi stadig, at det bliver muligt, da et par klubber har tilkendegivet, at de måske har en kandidat, men afventer intern beslutning. Ligeledes mangler vi fortsat en repræsentant til eliteudvalget. Her er flere blevet spurgt, men har takket nej. Heldigvis bliver det resterende kredsudvalg på deres pladser, så det er jo dejligt. Der er klubledermøde den 25. januar 2011 med valg til kredsbestyrelsen. Her er det store emne drøftelse af Sydkredsens bidrag til færdiggørelse af DOF s budget for 2011. Ligeledes skal vi drøfte fælles holdninger til B-stævner både i forhold til eftertilmelding og præmier. Vi har gode erfaringer med disse drøftelser og overholdelse af beslutningerne efterfølgende. Foreningen Sydkredsens venner skal endeligt godkendes af klublederne, og der skal vælges en bestyrelse. Godkendelsen er blot formel. Klublederne har tilkendegivet deres accept af foreningen på et tidligere møde. 5. Øst Orientering på HB mødet 6. MTBO Vi arbejder stadig på at få den endelige elitestruktur for 2011 på plads, men de overordnede træk er ved at falde på plads. Der mangler arrangører til 2 cup-afdelinger. Disse efterlyses bl.a. via hjemmesiden. 7. Plan Der findes p.t. ingen regler for hvad det koster at benytte militære arealer og anlæg. Det er op til den lokale enhed at fastsætte en eventuel betaling for benyttelsen. En del steder klares betalingen ved at militæret for nogle o-kort over de forskellige øvelsesområder, eller med andre lokale aftaler. Mindst et sted følger de reglerne for statsskovene i øvelsesområdet. Der mangler en arrangør til DM nat 2012 og at blive fundet WRE løb, ellers forløber det planmæssigt. Vi er så småt i gang med at udpeget kontrollanter til DM erne. Næsten alle arrangører til DM erne i 2013 er fundet. Der er nedsat arbejdsgrupper til at få gjort divisionsreglementet færdig og til at revidere stævnehåndbogen. Revision af reglementet for 2013 vil også så småt starte i år. JJL redegjorde kort for A-stævnekursus og skovkontaktseminar. 8. Kort Der vil som tidligere år blive udbudt 3 kurser i maj for aktive korttegnere - et i hver kreds. Desuden vil der blive udbudt 3 kurser for øvede brugere af OCAD og Illustrator med hovedvægten på brug af GPS og mulighederne i det nye materiale fra COWI samt erfaringsudveksling i brugen af programmerne. Prisen for Cowi materialer i 2011 er på Kortudvalgsmødet blev fastsat til uændrede priser for laserkurser og ortho foto. Den nye 3-årige aftale giver os desuden adgang til at levere de digitale målinger til klubberne. Klubberne vil herud fra selv kunne fremstille ekstra Side 9 af 15 HB møde 1/2011
grundmaterialer i form af reliefkort og kort, der viser tæthedsprofiler baseret på forskellen mellem laser refleksion fra jorden og vegetationen. Prisen for de digitale målinger er fastsat til et startgebyr på 400 kr. plus 100 kr. pr. 4 km 2. Lars Sørensen, Horsens OK efterlyser en fælles holdning til salg af kort til eksterne købere uden for o-sporten. 9. Bredde Trænerkursus 1.modul afviklet på HNIE d. 4-5 december med godt 40 deltagere på Træner 1 og Træner 2. 2.modul afvikles d. 5-6 februar. Voksenkurser O-teknik for voksne Afvikles igen d. 5. februar i SYD og ØST og i Nord den 19-3-2011. Breddeudvalgets Nyhedsbrev Er udsendt i november og december Dette initiativ har fået meget fine tilbagemeldinger fra klubber og bredde-interesserede medlemmer. Næste Nyhedsbrev udsendes d. 17. januar. Familieorientering.dk Græsrodsgruppen har holdt planlægningsmøde i Hillerød. Der planlægges Familieorientering i det meste af Nordsjælland og København i april, maj og juni 2011. Allerød OK har med succes arrangeret Familie- og Motionsorientering i januar måned. Ungsenior (U23) Der forsøges etableret et tilbud til ungseniorerne (årgang 1988, 1989, 1990) i stil med Juniorgruppens under B&UU. Der tilbydes 2-3 weekend-samlinger i løbet af året. I 2011 med 100% brugerbetaling. Første samling d. 14-16 januar blev dog aflyst, da målgruppen er optaget af eksamen i januar. Der forsøges gennemført en samling senere på foråret og til efteråret. Vores inspirationsdag for unge ledere den 15-1-2011 måtte vi desværre aflyse. Elite-, B&U -, og breddeudvalget må analysere, hvad der var årsagen til så få, der var tilmeldt.. 10. Børn og Unge Børne- og ungdomsudvalget har, efter en dejlig juleferie, startet det nye år med et seminar for ungdomsledere. I alt er der 23 tilmeldte, og en god blanding af både klub og kredsledere. Vi er glade for tilslutningen, og håber at arrangementet på sigt vil blive et årligt tilløbsstykke. Udvalget har i løbet af ferien udarbejdet en intern evaluering, som vil være udgangspunktet for årets første møde og den fremtidige planlægning. Ungdomslederhåndbogen er på vej, og vi håber, at deltagerne til seminaret vil komme med yderligere input til bogen. 11. Elite Elitecenter orientering Elitecentret blev officielt åbnet mandag d. 3. januar. Mads havde sammensat et fint arrangement og der var mange samarbejdspartnere tilstede. PR Også i denne stille orienteringsperiode har orienteringsløbere været i pressen.signe Søes var i TV2 østjylland, Ida Bobach nr 2 i Politikkens kåring af Årets Fund, Ida og Maja Alm overrakte pris ved DR s Sporten 2010 i Herning. Leder/træner bemanding Landstrænerstillingen er besat med Lars Lindstrøm. Der var flere ansøgere og ansættelsesudvalget var enige om at kompetenceniveauet hos ansøgerfeltet var stort. Vi er alle overbevist om at vi har valgt den rette person. Juniortrænerteamet er stort set besat. Yderligere orientering vil finde sted på HB-mødet. Side 10 af 15 HB møde 1/2011
Program og planer for 2011 Er fastsat for alle grupperne Eliteklubmøder Har været afholdt med deltagelse af 6 personer på Sjælland og 4 personer i Jylland. Møderne blev afholdt sammen med repræsentant for MTBO. Som sædvanligt er der gode diskussioner, hvor vi alle får lejlighed til bedre at forstå hinandens tanker og meninger. Trænerseminar 2010 Igen i år stor succes. Det er en fin kombination, hvor ATK-klubbernes årlige evaluering foregår lørdag formiddag. Fælles seance lørdag efter frokost og derefter trænerseminar. I år var der om eftermiddagen 2 spor. Et for træning af unge løbere/generel klubtræning og et med træning på højere niveau. ATK Der er udarbejdet handleplan for tiltag i ATK-projektets sidste år. Flot arbejde af KK Terkelsen, Henrik Jørgensen og Mads Ingvardsen. Det er værd at bemærke, at FIF-Hillerød går i gang med at bygge deres ungdomstræning op efter principperne i ATK DH gennemgik den nye organisationsplan for eliten. HB tog de fremlagte orienteringer og informationer til efterretning. D. Aktivitetslisten opdateret liste, se nedenfor E. Mødekalender se nedenfor F. Kommunikation web/hjemmeside og pressen Information vedr. direktørsituationen lægges løbende på hjemmesiden. G. Eventuelt Listen vedr. inddatsområder er ajourført med status. Vil også fremgå af afrapporteringog indlæg i forbindelse med repr.skabsmødet. Indsats Aktivitet Hvem Status 1. Sekretariatet skal være med til at understøtte klubbernes arbejde. (klubberne) Udarbejdelse af diverse pjecer, som er tilgængelige for klubberne. Sekretariatet/ Udviklingskonsulenten. 2.6 mio. fra DIFudviklingspulje. Udviklingskonsulent ansat til at hjælpe klubberne med rekruttering i 2011, 12 og 13. 2. Vi skal rekruttere og uddanne klub- og elitetrænere på højeste niveau. (eliten) 3. Sekretariatet skal arbejde med at skabe synlighed (klubberne) Fortsat understøtte træner 1 og 2 sammen med bredden. Derudover skal der etableres diplomtræneruddannelse hvert år. Hvert andet år skal vi have to med på ITA. Eliteudvalget i samarbejde med landstræneren Udviklingskonsulenten. - Trænerseminar er planlagt til ultimo november. Træner 1 og 2 ligeledes. Indarbejdelse i Bog U 2011. Diplomtræneruddannelse planlagt til at starte ultimo 2011. Side 11 af 15 Forbundets projekter, eliteløbere, Sekretariatet. HB møde 1/2011 Find vej i er markedsført klubber etc. synliggøres gennem kommunalt og igennem medieomtale til eksterne. diverse medier. Forbundsaktiviteter markedsføres i Naturløbet har være flot
magasinet Orientering og på forbundets hjemmeside til forbundets medlemmer. eksponeret. Eliten har være synlig ved lejligheder på national TV. 4. Unge ledere skal opfordres, motiveres og gives et ansvar. (børn og unge) 5. Forbundet skal kvalificere sig til at blive GRØNT SPECIALFORBUND under DIF. (idrætsanlæg) Der skal tilbydes lederkurser for unge samtidigt med, at unge aktivt skal inddrages i Klubbernes/forbundets/kredsens arbejde. Arbejdet gøres meriterende i forhold jobsøgning, studie søgning etc. Inspiration hentes fra spejderbevægelsen Sikring af orienterings udfoldelsesmuligheder under hensynsfuld anvendelse af naturen Sikre viden og handlemuligheder i forhold til at arrangere stævner under hensyntagen til miljøet. B&U- udvalget Bredde-udvalget Kort-udvalget Elite-udvalget PLAN-udvalget - laver en fælles koordinering af lederuddannelse for unge. Sekretariatet i samarbejde med HB og DIF, Friluftsrådet og SNS. - Udviklingskonsulenten udarbejder lederhåndbog. - Udviklingskonsulenten følger op på ungdomslederseminar og 2NULL10. Dette forventes klar marts 2011 Der planlægges pt en ungdomsleder/træner lejr på Grønland i 2010 med fokus på uddannelse Forbundet godkendt som Grønt forbund 7/5 2010. Tiltag udarbejdes ultimo 2010. Sikre viden om, hvorledes vi kan begrænse forbrug af energi og forurening 6. Væres idrætsarena skoven og kortet skal prioriteres økonomisk og strategisk. (idrætsanlæg) 7. Indsatsen overfor skoler, SFO er gymnasier og seminarier skal præges af stor synlighed og skabe kendskab til sporten. Igennem forbundet og DIF skal der arbejdes med nye finansieringsmuligheder for kortområdet. Styrkelsen af skovadgangen. Der oprettes et specifikt projekt der sammen med Find vej i Danmark projektet skal gøre sporten synlig i skolens rum. Herunder også MTB-O, hvor der er mulighed for det. Kortudvalget og sekretariatet. Kortudvalget indsamler erfaringer blandt klubberne og formidle disse til klubberne som inspiration. Sekretariatet/ PLAN udarbejder ny aftale med SNS/distrikterne. Sekretariatet arbejder med indgåelsen af en ny aftale med SNScentralt. Sekretariatet/breddekonsulenten. Børn og Unge udvalget. Aftalen blev lukket 3/1 2011. Der skal i løbet af 2011 og 2012 arbejdes med lokale aftaler. Hæftet Naturløbet er færdigt og klar udsendt. Derudover er konceptet omkring orientering og skolen opdateret å hjemmesiden. Publikationen ORIENTERING OG SKOLEN er trykt og kan downloades fra www.dof.dk. (børn og unge) 8. Synliggøre at orientering er nem at komme ind i for børn og unge uanset alder. (børn og unge) 9. Talentudvikling i verdensklasse. (eliten) Kampagne med nationale tiltag. Anvendelse af IT-kommunikation. I forhold til at skabe et seniorlandshold med international standard skal vi konstant have fokus på talentudvikling. Sekretariatet udarbejder projekter, hvor klubberne får tilgang til foldere, pjecer eller skabeloner til anvendelse i eget rekrutteringsarbejde. Eliteudvalget, sekretariatet og landstræneren. Se indsats 7. ellers intet at bemærke. TC erne gennemgår et serviceeftersyn i 2010. -Elitecenteret er etableret med virkning fra 1/1 2011 10 Kort med poster Der udarbejdes et antal kort der frit Kortudvalget udarbejder sammen - løbende udvikling i Side 12 af 15 HB møde 1/2011
og baner skal gøres lettere tilgængelige. (idrætsanlæg) 11. Kredseliten skal styrkes (eliten) kan downloades og anvendes af både medlemmer og ikkemedlemmer. Kredseliteaktiviteter, hvor de dygtige udøvere skal have mulighed for at deltage i eliteaktiviteter selvom de ikke er en del af landsholdet. med Projektet Find vej i Danmark retningslinier for lettilgængelige kort. Eliteudvalget, kredsudvalgene og breddeudvalget samarbejder om at lave et tiltag for denne gruppe. relation til find vej i Indarbejdelse i regi af bredden og eliten ultimo 2011. Aktivitetslisten Aktivitet Status Indstilling 1. JWOC 2010 Arrangementet afsluttet med succes. Resultatet er i niveau tkr. 250 og forbundets garantistillelse er afmeldt ultimo 2010. Afsluttet og udgår af listen 2. Projektgruppe, Kvinder på vej Tøser i Terræn har fået nyt liv, og der er pga en engageret arrangørgruppe fundet en ny dato. De inviterer alle kvinder/piger i Danmark til orientering i Præstevang lørdag den 30. april 2011 med udgangspunkt fra Byskolen, Carlsbergvej i Hillerød. Start mellem kl. 13 og 15 (put and run). Der tilbydes 4 forskellige baner: - 2 km afmarkeret rute - 2-3 km bane delvis markeret, går gennem terræn - 4 km mellemsvær orientering - 5 km svær orientering Tilmelding skal ske via O-service eller via hjemmesiden www.toeseriterraen.dk som vil være tilgængelig meget snart. Vi fra Kvinder på vej glæder os til at deltage. Styregruppen fra Kvinder på vej holder derudover møde d.17/1 hvor projektet vil blive evalueret. Fremskrives 3. ATK-projektet. Godt træningsmiljø 5. Naturløbet (nyt navn tidl. O-patruljen) NY TEKST afventes Vi glæder os til ATK-årsevalueringen den 27.11.2010. Alle er opfordret til at deltage i det efterfølgende trænerseminar med mange spændende indlæg. Evalueringen vil slutte med at få klubbernes melding på, hvor fokus skal lægge i år 3 og, hvor der eventuelt skal sættes ind for at hjælpe klubberne i det sidste projektår. På baggrund af evalueringsdagen udarbejder KK en rapport, der vil tilgå Team Danmark og blive synlig på DOF s hjemmeside. Meldinger og konklusioner på evalueringsdagen vil også danne grundlag for møde i ATK projektgruppen for diskussion af handlinger for år 3. NY TEKST afventes Arrangementer afholdt i København, Horsens, Viborg, Århus og Odense. Fremskrives. Fremskrives Side 13 af 15 HB møde 1/2011
6. Find vej i Aftale med Aktiv Rundt i Danmark om Naturløb 2011 forventes på plads primo november 2010. Information herom på klubledermøderne i november. Find vej projektet skrider planmæssigt fremad. Der kommer stadig nye klubber med, også selvom der ikke længere kan tilbydes samme økonomiske støtte. Sne og frost sætter dog det praktiske arbejde i klubberne lidt tilbage igen i år, men processen er igangsat og viljen er der. Hvor vi i 2010 havde meget fokus på udvikling af forskellige nye initiativer så som kajakorientering, udvikling af sms-skattejagt osv., skal det i 2011 primært handle om at få landet de mange bolde og få de konkrete projekter ført sikkert i havn. Hjemmesiden www.findveji.dk skal også videreudvikles med mere indhold så den styrker synligheden af projektet, hvilket vores nye kollega Martin, vil kunne bidrage til. Fremskrives 7. Kortproduktion og eventvogn. Lokale og Anlægsfonden. 8. Nyt internationalt mesterskab til Danmark. Arenaomkostningerne for JWOC blev væsentligt mindre end budgetteret, hvorfor ansøgningen til LOA skal åbnes igen. Primo februar når det endelige regnskab for JWOC er revideret kontaktes LOA for yderligere drøftelser. Projektgruppen afrapporterede og fik afstemt mandat ved seneste HB-møde ultimo 2010. HB afventer herefter gruppen arbejde og betænkning. Sættes på dagsordenen, når disse foreligger. Fremskrives Fremskrives Mødeplanen 2010/2011 November 2010 Mandag den 8. november 2010 Klubledermøde, Syd Fredericia Eftersnak + Budget Torsdag den 11. november 2010 Klubledermøde, Nord Århus Eftersnak + Budget Mandag den. november 2010 Klubledermøde, Øst Roskilde Eftersnak + Budget Onsdag den 17. november 2010 Hovedbestyrelsesmøde 6/2010 Nyborg Budget 2010 (slut) December 2010 Fredag den 10. december 2010 Stabsmøde 2/2010 Januar 2011 Løbende i januar Regnskab 2010 færdiggøres Brøndby MI/LO + revision Tirsdag den 25. januar 2011 Klubledermøde, Syd Fredericia Årsmøde Mandag den 24. januar 2011 Klubledermøde, Øst Roskilde Årsmøde Torsdag den 13. januar 2011 Klubledermøde, Nord Skørping Årsmøde Februar 2011 Tirsdag den 1. februar 2011 Hovedbestyrelsesmøde 1/2011 Nyborg Regnskab 2010 Side 14 af 15 HB møde 1/2011
Marts 2011 Fredag den 4. marts 2011 kl. 18.00 Hovedbestyrelsesmøde 2/2011 Vingsted Forb. Repr.mødet Lørdag den 5. marts 2011 kl. 10-16.00 Repræsentantskabsmøde Vingsted April 2011 Onsdag den 27. april 2011 Hovedbestyrelsesmøde 3/2011 Nyborg Maj/Juni 2011 Fredag den 20. maj 2011 Stabsmøde Mandag den 6. juni 2011 Klubledermøde, Øst Roskilde Eftersnak + kalender Mandag den 30. maj 2011 Klubledermøde, Syd Fredericia Eftersnak + kalender Torsdag den 9. juni 2011 Klubledermøde, Nord Karup Eftersnak + Kalender Onsdag 15. juni 2011 Hovedbestyrelsesmøde 4/2011 Nyborg Juli/August 2011 September 2011 Torsdag den 22. september 2011 Hovedbestyrelsesmøde 5/2011 Nyborg Budget 2012 Oktober 2011 November 2011 Mandag den 7. november 2011 Klubledermøde, Øst Roskilde Eftersnak + Budget Tirsdag den 8. november 2011 Klubledermøde, Syd Fredericia Eftersnak + Budget Torsdag den 10. november 2011 Klubledermøde, Nord Xxxxxxxx Eftersnak + Budget Onsdag den 16. november 2011 Hovedbestyrelsesmøde 6/2011 Nyborg Budget 2010 (slut) Side 15 af 15 HB møde 1/2011