Tilbudsgrundlag vedr. Debitorsystem Den 10. juli 2013 Udbud af IT-løsning til håndtering af Debitoropgaven i Jammerbugt Kommune. Udbudsbetingelser omfattet af tilbudsloven jvf. lovbekendtgørelse nr. 1410/2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige kontrakter
Indhold Indledning side 3 Baggrund og formål side 3 Målsætninger side 3 Overordnet tidsplan side 3 Overordnet kravspecifikation side 4 Implementeringsplan side 5 Udbudsbetingelser side 5 Ordregivende myndighed side 5 Udbudsmaterialets indhold side 6 Udbudsform side 6 Udvælgelseskriterier side 6 Tildelingskriterium side 6 Kontraktvilkår side 7 Aflevering af tilbud side 7 Formkrav side 7 Tidsplan side 8 Fortrolighed side 8 Side 2
Indledning Jammerbugt Kommuner opfordrer hermed alle interesserede og kvalificerede leverandører til at afgive tilbud på Debitorsystem til håndtering af kommunens økonomiske krav mod borgere, virksomheder m.v. Baggrund og formål Jammerbugt kommune ønsker at få tilbud fra en hovedleverandør af systemløsning, som kan understøtte kommunens administrative arbejde med debitorstyring herunder opkrævning, indbetaling og restancebehandling af tilgodehavender hos borgere og virksomheder. Målsætninger Målsætninger for løsningen er: Vi ønsker en forandringsrobust opgavevaretagelse Vi ønsker driftssikkerhed Vi ønsker et system som er intuitivt og let at anvende Vi ønsker et system som bruger- og systemmæssigt er oplagt som en integration til kommunens nuværende økonomisystem ØS Indsigt Vi ønsker at udvikle i fællesskab Overordnet tidsplan Den overordnede plan for dette udbud er: Udbud: 10. juli 2013 Tilbudsfrist: 19. august 2013 Kontraktindgåelse: 26. august 2013 Implementeringsstart: Senest den 1. oktober 2013 Driftsstart: 1. marts 2014 Tekniske forudsætninger Styresystem: Windows 2003 med Citrix xenapp Kontorpakke: Office2007 Browser: Internet Esplorer8 Leverandøren skal efterleve snitfladebeskrivelse GE550010Q Transaktioner til Kmd Debitor via Datafangst Afhængigheder Integration til KSP/CICS og LOS samt integration til Digital Post Sikkerhed og brugeradministration Løsningen skal inkludere styring af brugerrettigheder. Det skal være muligt at Jammerbugt Kommune kan definere hvilken rolle og profiler, der skal tildeles til den enkelte medarbejder. I løsningen kræves en sikkerheds-/ og brugerrettighedsstyringsmodel, der gør det muligt at styre og logge enkeltbrugernes adgang til data baseret på brugerprofiler. Side 3
Løsningen skal leve op til kravene i Persondataloven. Såfremt ny lovgivning fastsætter nye normer eller standarder for informationssikkerhed, herunder adgangskontrol, logning og dataopbevaring, skal implementering heraf ske uden udgift for kommunen. Sikring imod tab af data Løsningen skal være sikret mod tab og forringelse af data. Herunder skal tilbudsgiver sikre, at der etableres hensigtsmæssige processer for back-up/restore samt datalagring. Leverandøren kan kun få adgang til kommunens netværk ved forudgående tilladelse fra kommunen. Historik og arkivering Løsningen skal kunne generere rapporter, der indeholder den nødvendige historik samt prognosedata. Det skal være muligt enkelt og nemt samt gratis at eksportere data til andre programmer, f.eks. Excel, Word m.v. Løsningen skal efterleve de fælles offentlige standarder. Servicegrader og oppetider Løsningen skal være tilgængelig i tidsrummet 7-23 i alle ugens dage. Løsningen anses for tilgængelig såfremt der ikke identificeres kvalificerede fejl. Leverandøren skal redegøre for klassificeringen af fejl og afhjælpningen af disse i fremsendelse af tilbud. Der skal primært være telefonisk support på løsningen i tidsrummet 8-15.30 alle hverdage. Leverancesikkerhed Leverandørens tilbud skal indeholde en referenceliste fra kunder. Kommunen lægger vægt på høj tilfredshed hos nuværende kunder. Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af hvordan leverandøren sikrer leveringssikkerhed i relation til udveksling af informationer (fejlmelding, udviklingstiltag, ændringshåndtering, support m.m.) mellem kommune og leverandør. Kommunen lægger vægt på en høj leveringssikkerhed. Brugervenlighed Det har høj prioritet at systemet er intuitivt, så det er let for alle at anvende uanset ITkendskab, således at den daglige arbejdsgang sker så smidigt som muligt. Endvidere en fordel at systemet er browser-baseret, så det ikke kræver særlig installation. Overordnet kravspecifikation Følgende hovedprocesser skal understøttes: - Registrere krav - Vedligeholde og oprette stamdata - Foretage betalingskontrol - Danne opkrævning Side 4
- Modtage og registrere indbetaling fra borger/virksomhed - Indgå aftale med borger om afdragsordning - Advisering - Sags- og journalhåndtering - Dannelse af bogføringsoplysninger - Mulighed for alternativ modtager enten via CPR- eller CVR-produktionsnummer. Debitorsystemet skal være på dansk, og implementering og support skal foregå på dansk. Se bilag 1 for detaljeret kravspecifikation. Implementeringsplan Leverandøren skal i forbindelse med tilbuddet fremsende en implementeringsplan indeholdende en detaljeret tids- og handleplan. Implementeringen skal starte tidligst den 1. september og senest den 1. oktober 2013, og implementeringen skal være afsluttet, så systemet kan sættes i drift den 1. marts 2014. Det skal af implementeringsplanen fremgå, hvilke overdragelses- og driftsprøver der er planlagt. Det skal fremgå tydeligt hvilken uddannelse, der er inkluderet i implementeringen og om der er optioner på yderligere uddannelse. En evt. option skal beskrives detaljeret og skal prissættes. Udbudsbetingelser Opgaven er omfattet af tilbudsloven, jf. lovbekendtgørelse nr.1410/2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, jf. lovens 15a, stk. 1, litra 3. Det betyder, at Jammerbugt Kommune er underlagt en annonceringspligt og en pligt til at anvende objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier for udvælgelsen og en pligt til ikke at forskelsbehandle tilbudsgiverne. Ordregivende myndighed Jammerbugt Kommune Toftevej 43 9440 Aabybro Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til Jammerbugt Kommunes kontaktperson: Leder af opkrævning Poul A. Andersen Toftevej 43 9440 Aabybro Tlf. 7257 7514 paa@jammerbugt.dk Side 5
Udbudsmaterialets indhold Ud over de udbudsbetingelser der er nævnt i dette dokument henvises til følgende dokumenter: Bilag 1: Kravspecifikation Bilag 2: Tro- og loveerklæring Udbudsform Udbuddet gennemføres som offentligt udbud. Udvælgelseskriterier Tilbudsgiver skal dokumentere ikke at være omfattet af de udelukkelsesgrunde, der er anført i Udbudsdirektivets artikel 45 stk. 1 og stk. 2 litra a,b,c,e og f. Dvs. bl.a. udelukkelsesgrunde og konkurs og strafbare forhold. Tilbudsgiver skal som dokumentation herfor fremsende: Udfyldt Tro og love-erklæring vedr. forfalden gæld til det offentlige på over 100.000 kr. jf. bekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, jf. bilag 2. En Tro og love-erklæring kan downloades fra Udbudsportalens hjemmeside: http://www.udbudsportalen.dk/imagevaultfiles/id_42997/cf_202/tro_og_love_erklring_vedr.pdf Den vindende tilbudsgiver skal desuden inden kontraktunderskrivelse, jvf. tidsplan, have fremsendt en kopi af Serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen eller lignende dokumentation udstedt af relevante myndigheder. Serviceattesten må højst være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Serviceattesten kan rekvireres via Erhvervsstyrelsens hjemmeside: http://www.virk.dk/myndigheder/stat/erst/anmodning_om_serviceattest_-_ny Tildelingskriterier Kommunen vil tildele opgaven til det økonomisk mest fordelsagtige tilbud ud fra følgende kriterier: Kriterier Vægt i % Underkriterier og vægtning Pris 30 Årlig driftsudgift 75% Implementeringsudgift 25% Kvalitet 40 Opfyldelse af kravspecifikation 60% Integration til økonomisystem (ØS-Indsigt) 40% Leverancesikkerhed 30 Referencer fra andre kommuner 50% Dokumentation af oppetid og fejlretning 25% Leveranceplan 25% Side 6
Kontraktvilkår Der indgås kontrakt for en periode på 4 år med option på forlængelse på uændrede vilkår i op til 1 plus 1 år. Kontrakten skal indgås på grundlag af standardkontrakt K01. Endelig aftale er først indgået, når kontrakten er underskrevet af begge parter. Aflevering af tilbud Frist for modtagelse af tilbud er mandag den 19. august kl. 12.00. Tilbuddet skal være skriftligt og sendes til/afleveres på følgende adresse: Jammerbugt Kommune Att:. Poul A. Andersen Toftevej 43 9440 Aabybro Formkrav Tilbuddet skal afleveres i en papirbaseret underskrevet original og en elektronisk kopi. Tilbuddet skal være udarbejdet på dansk. Tilbudspriser skal være i danske kroner pr. år og være ekskl. moms. Der skal af tilbuddet tydeligt fremgå hvordan prisen er sammensat ud fra basis, tilkøb og implementering. Det skal af tilbuddet fremgå, hvilke årlige reguleringer på driftsprisen, der indgår i tilbuddet. Kuvert med tilbuddet skal være mærket: IT-løsning til håndtering af Debitoropgaven Må ikke åbnes Der vil ikke være mulighed for at overvære åbningen af tilbud. Spørgsmål stillet inden den 8. august 2013 vil blive skriftligt besvaret. Der kan rettes henvendelse til Opkrævning Poul Andersen pr. mail paa@jammerbugt.dk Spørgsmål (i anonymiseret form) og svar på disse vil blive sendt til alle tilbudsgiverne senest den 12. august 2013. Side 7
Tidsplan Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Aktivitet Dato Offentliggørelse Onsdag den 10. juli 2013 Frist for indsendelse af spørgsmål Torsdag den 8. august 2013 Svar på spørgsmål Mandag den 12. august 2013 Tilbudsfrist Mandag den 19. august 2013 Orientering om det vindende tilbud til alle Mandag den 2. september 2013 tilbudsgivere Kontraktunderskrivelse Mandag d. 9. september 2013 Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt udvise fortrolighed omkring oplysninger i tilbudsgivers tilbud, dog med respekt af reglerne i offentlighedsloven m.v. Vedståelsesperiode Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. Bestemmelse om forbehold Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer en betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, skal tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. Jammerbugt Kommune er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Jammerbugt Kommune er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. Annullering Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af Jammerbugt Kommune kunne annulleres, hvis Jammerbugt Kommune har saglig grund til at annullere. Ved evt. annullering ydes der ingen erstatning for udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Side 8