www.pwc.dk Sikker implementering af nye fælles it-løsninger
Udfordringer i monopolarbejdet i kommunerne Hvad er koblingen til andre systemer og UDK? Ansvarsfordeling mellem kommune og KOMBIT? Hvad kommer det til at koste? Vi vores eksisterende itløsninger fungerer sammen med den nye? Har vi styr på alle risici? Hvad er vores mål for arbejdet? Har vi et overblik over eksisterende kontrakter og udbudsregler Har vi ressourcer / kompetencer til at løfte opgaven? 2
Agenda 1. Introduktion 2. KOMBIT s planer for monopolbruddet 3. Monopolbrud i Sorø/Ringsted Kommune 4. Test jer selv 10 væsentlige spørgsmål 5. Debat og afrunding 3
www.pwc.dk Test din kommune Er I parate til monopolbruddet?
At hjemtage ejerskabet for løsninger og arbejdsprocesser betyder ændrede rammebetingelser KMD leverede hovedparten af systemer 1 2 KMD sikrede at systemerne fungerede sammen Mange forskellige leverandører/kontrakter styres af kommunen Kommunen sikrer at systemerne fungerer sammen KMD ejede forretningsprocesser 3 Kommunerne ejer forretningsprocesser 5
De ændrede rammebetingelser stiller store krav til den kommunale organisation Fundamentet skal være på plads! 6
Fundamentet består af en række områder, der skal være styr på Mål It-forbrug Rekvirent Systemejerskab Projektmodel Kontraktstyring Projektledere Systemportefølje Kompetencer Programledelse 7
Mål Den kommunale ledelse har fastlagt mål i forbindelse med implementering af monopolbruddet. Målfastsættelse er afgørende for at sikre ensartet forståelse for udfordringen, muliggøre opfølgning og undgå at tabe for meget produktivitet. 8
Rekvirent Kommunen har tradition for, at forvaltningen/centre sidder for bordenden ved større forandrings-tiltag. Forankring i forretningen er afgørende for, at projekterne lykkes, og forvaltning/centre bør derfor have en central rolle, fx. i styregruppen. 9
Projektmodel Kommunen har en klar projektmodel, der tydeligt beskriver faser, roller og ansvar i forbindelse med større forretnings-implementeringer Tydelige rolle- og ansvarsfordelinger er både afgørende for en effektiv transformation samt ved etablering af en senere forretningsmæssig drift. 10
Projektledere Kommunen har trænede og robuste projektledere, der kan styre os igennem transformationen. Dette er et større transformations-projekt, der kræver ledelsesmæssig gennemslagskraft i program- og projektledelsen. 11
Kompetencer Kommunen har udarbejdet en ressource-/kompetenceplan i forbindelse med monopolbruddet Det skal sikres, at kommunen besidder (nok) ressourcer med de rette kompetencer, så manglende kompetencer ikke bliver bremsende for transformationen. 12
Programledelse Kommunen har praktisk erfaring med programledelse og gevinstrealisering. Det er vigtigt at kunne styre mange projekter med indbyrdes afhængigheder sikkert i havn. Samtidig skal der løbende følges op på, at de forventede gevinster effektueres. 13
Ydelser pakke 5 Opstart/ mobilisering og kommunikation Overgang for medarbejderne Byggeklodserne ved organisatorisk implementering er en integreret del af s metode for systemimplementering og organisatorisk forankring Projekt- og programstyring Ensretning af lederskab Forandringspåvirkning og omstillingsparathed Kommunikation Uddannelse Vedtagelse Interessentengagement Transformationsvision Kulturelle ændringer Holdbarhed 14
Systemportefølje Kommunen har overblik overeksisterende systemportefølje. Et dokumenteret overblik over as-is -situationen i forhold til systemer, integrationer og snitflader er en forudsætning for en succesfuld transformation til to-be. 15
Kontraktstyring Kommunen har orden i kontraktog leverandørstyring. Dvs. har etableret en professionel og koordineret styring af kontrakter og leverandører. Kommunerne bør have styr på eksisterende kontrakter, samt hvilke af disse der bør lukkes, samt hvilke kontraktlige forhold der bør tages hensyn til. 16
Systemejerskab Kommunen har et systematisk systemejerskab for alle systemer i organisationen, hvor roller og ansvar er klart formidlet. Dette ansvar er placeret i forvaltninger/centre. For alle systemer skal der være en systemejer, der bl.a. har indsigt i forretningsprocesser relateret til løsning samt til sikkerhed og rettigheder. 17
It-forbrug Kommunen har overblik over itforbrug og -budget fordelt på systemer, forvaltninger, drift og udvikling. Økonomien er transparent, således at eventuelle gevinster kan hjemtages og merudgifter kan styres. 18
Udfordringer i monopolarbejdet i kommunerne Hvad er koblingen til andre systemer og UDK? Ansvarsfordeling mellem kommune og KOMBIT? Hvad kommer det til at koste? Har vi styr på alle risici? s monopolbrudpakke Hvad er vores mål for arbejdet? Har vi et overblik over eksisterende kontrakter og udbudsregler Har vi ressourcer / kompetencer til at løfte opgaven? 19
Rejsen fra monopol til fælleskommunale itsystemer Monopolbruddet Teknisk udvikling og idriftsættelse 7. Organisatorisk implementering og gevinstrealisering 8. Opstart/ mobilisering og kommunikation Anskaffelse og udbud Foranalyser 5. 6. 3. Strategi og mål 1. Program/ projektorganisation og styringsforhold 2. Detaljeret planlægning og kompetenceløft 4. 20
Kontakt: Esben Toft est@pwc.dk 4072 5767 Denne publikation er udarbejdet alene som en generel orientering om forhold, som måtte være af interesse, og gør det ikke ud for professionel rådgivning. Du bør ikke disponere på baggrund af de oplysninger, der er indeholdt i denne publikation, uden at indhente specifik professionel rådgivning. Vi afgiver ingen erklæringer eller garantier (udtrykkeligt eller underforstået) hvad angår nøjagtigheden og fuldstændigheden af de oplysninger, der findes i publikationen, og, i det omfang loven tillader, accepterer eller påtager PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, dets aktionærer, medarbejdere og repræsentanter sig ikke nogen forpligtelse, ansvar eller agtpågivenhedspligt for eventuelle konsekvenser, som følger af, at du eller andre handler eller undlader at handle i tillid til de oplysninger, der findes i publikationen, eller for eventuelle beslutninger truffet på baggrund af publikationen. 2014 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Alle rettigheder forbeholdes. I dette dokument refererer til PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, som er et medlemsfirma af PricewaterhouseCoopers International Limited, hvor hver enkelt virksomhed er en særskilt juridisk enhed.