Bilag 12 Bilag til soc. udv. møde Projektbeskrivelse version 9 Projekttitel: Opgavestiller: Anledning: Fælleskommunal tandregulering Kommunalbestyrelserne i Albertslund, Brøndby, Glostrup, Hvidovre, Ishøj, Tårnby og Vallensbæk Kommuner Landet over opleves i stigende grad vanskeligheder med rekruttering af specialtandlæger samt hjælperpersonale til varetagelse af den kommunale tandregulering. På Vestegnen har de fleste kommuner været i en situation, hvor det har været svært og i nogle tilfælde umuligt at tiltrække specialtandlæger. Når det så lykkes at tiltrække kvalificeret arbejdskraft, medfører det ofte ganske betydelige økonomiske krav. Dette forhold skyldes overvejende, at der pt. uddannes for få specialtandlæger i forhold til det antal, som trækker sig tilbage fra arbejdsmarkedet samt det forhold, at nyuddannede specialtandlæger foretrækker et tæt samarbejde med andre specialtandlæger. På den baggrund besluttede kredsen af socialchefer på Vestegnen at indlede en dialog kommunerne i mellem med det formål at få analyseret, om der vil være fagligt grundlag samt interesse for at indlede et samarbejde. Der er givet principielt tilsagn om at ville deltage i det videre arbejde henimod etablering af fælles kommunal tandregulering fra kommunalbestyrelserne i Albertslund, Brøndby, Glostrup, Hvidovre, Ishøj, Tårnby og Vallensbæk Kommuner Formål: Formålet med projektet er, at skabe et beslutningsgrundlag som gør, at der kan etableres et tandreguleringssamarbejde, der 1. har en tilgængelighed der vurderes som fornuftig i de involverede kommuner 2. er driftseffektivt 3. skaber et attraktivt fagligt miljø, som kan sikre tilstrækkelig rekruttering af specialtandlæger, således at der fortsat kan tilbydes tandregulering på et højt fagligt niveau i kommunalt regi til kommunernes børn og unge 4. har et velfungerende samarbejde med den eksisterende lokale børne- og ungetandpleje (kariestandplejen)
Succeskriterier: Mål: 1. at der gives politisk tilsagn fra et tilstrækkeligt antal af de involverede kommuner om antallet af klinikker og deres placering 2. at tandreguleringsenheden har konkurrencedygtige enhedspriser set i forhold til sammenlignelige enheder 3. at det nødvendige antal specialtandlægestillinger til stadighed er besat 4. at majoriteten af børn og unge i de deltagende kommuner fortsat vælger tandregulering i kommunalt regi i den/de fælles klinik(ker) Projektet skal udarbejde et samlet beslutningsgrundlag vedrørende 1. Hensigtsmæssig placering af centralt placerede tandreguleringsklinik(ker) 2. Organisationsform ( 60 selskab eller andre modeller) og drift-/samarbejdsaftale 3. Skønnede driftsomkostninger og forslag til fælles finansiering af driften 4. Skønnede anlægsomkostninger herunder muligheden for genbrug af klinikudstyr fra nuværende klinikker 5. Ledelse 6. Bemanding af klinik/klinikker 7. Serviceniveau/kvalitetsstandarder 8. Visitation 9. Virksomhedsoverdragelse, herunder personalejuridiske aspekter 10. Samarbejdet mellem fælles tandreguleringsklinik/- klinikker med den almene lokale tandpleje 11. IT anvendelse: System og drift 12. Øvrige udfordringer og mulige løsninger og incitamenter En arbejdsgruppe bestående af overtandlægerne fra Brøndby, Glostrup, Hvidovre og Høje-Taastrup Kommune har i august 2008 udarbejdet et tandlægefagligt oplæg vedrørende antal klinikker og deres placering, bemanding, ledelse og visitation til tandreguleringsbehandling (punkt 1, 5, 6 og 8). De øvrige punkter skal nu gennemarbejdes. Punkt 2 er afklaret efter drøftelse med KL, der henvises til notatet, der er sendt ud til kommunerne. Projektleder Projektets organisering og bemanding: Styregruppe: Styregruppe: De fagligt ansvarlige forvaltningschefer eller dennes stedfortræder for området fra de enkelte kommuner. Forvaltningschef Kim A. Madsen, Tårnby Kommune er udpeget som formand for styregruppen. 2
Medlemmerne er udover deres kompetencer og opgaver i styregruppen, også ansvarlige for overholdelse af den fælles tidsplan i egen kommune, og medlemmerne er projektleders kontaktperson i de enkelte kommuner. Projektgruppe: Der sammensættes en projektgruppe med fagpersoner fra et antal af de deltagende kommuner. Projektgruppen sammensættes således, at der foruden en projektleder sikres repræsentation fra klinikcheferne, juridisk og økonomisk ekspertise, IT-ekspertise samt udviklingskonsulent. Projektgruppens opgave er - at være styrende i forhold opgaverne i projektbeskrivelsen og den overordnede tidsplan - at samle og koordinere input, blandt andet fra underarbejdsgrupper - at udarbejde beslutningsoplæg - at varetage samspillet med styregruppen - at koordinere i forhold til politiske behandlinger - kommunikationsplan Undergrupper til projektgruppen: Der nedsættes undergrupper vedrørende følgende delemner: - Organisering og samarbejdsaftale - IT anvendelse - Serviceniveau og kvalitetsstandarder herunder samarbejdet med den kommunale - Indretning og genbrug - Virksomhedsoverdragelse og øvrige personalejuridiske aspekter - Byggeforberedelse Der udpeges et medlem af projektgruppen som ansvarlig tovholder for hver gruppe. Interessenter: Kommunalbestyrelserne Fagligt ansvarlige forvaltningschefer Overtandlæger Specialtandlæger Øvrige tandlæger og øvrigt personale Brugerne af tandplejen 3
Hovedforløb og aktiviteter: Primo oktober 2008: Behandling i Socialchefkredsen d. 3. oktober: - Godkendelse af projektbeskrivelse - Forslag til lokaliteter - Tandlægefagligt oplæg - Forslag til indhold og tidsplan for politiske behandlinger - Hvem skal være driftskommune - Udpegning af medlemmer i styregruppe og projektgruppe. Medlemmer i undergrupper udpeges efterfølgende, men socialcheferne foranstalter, at der udarbejdes en bruttoliste med forslag fra hver kommune. September december 2009: Arbejdsgruppernes tidsplan: Organisering og samarbejdsaftale: IT anvendelse: Serviceniveau og kvalitetsstandarder herunder samarbejdet med den kommunale: Indretning og genbrug: Konkret forslag om to klinikker i Hvidovre og Albertslund. Udarbejdelse af overslag på anlægsudgifter.. Deadline for oplæg til konsulent 1. november Deadline for oplæg fra konsulent medio december Virksomhedsoverdragelse og øvrige personalejuridiske aspekter: Byggeforberedelse: Gruppen vil arbejde med blandt andet organisering under byggeprocessen, tilrettelæggelse af udbudsprocessen og økonomi. Ultimo oktober 2009: Midtvejsevaluering formanden for styregruppen uarbejder et notat til Kommunalbestyrelserne til orientering om status i arbejdet. 4
Januar 2010: Deadline for udarbejdelse af samlet beslutningsgrundlag - forslag til driftskommune/driftsform - hovedtidsplanen for projektet - Analysefase, udarbejdelse af beslutningsgrundlag, jf. ovenstående - behandles i samarbejdsudvalgene Februar - marts 2010: Behandling i fagudvalg forpligtende tilsagn. Budgetvedtagelse. Behandling i Kommunalbestyrelserne. Maj - august 2010: Udlicitering på anlægsaktiviteter. September december 2010: - IT situationen afklares - Personalesituationen afklares August 2011: Ansættelse af leder. Detailplanlægning og forberedelse frem til åbning. 1. januar 2012: Åbning af fælles klinik/klinikker Nye milepæle: - Afklaring om 7 kommuners samarbejde kan realiseres - Indarbejdelse i budget 2011 - anlæg - Endelig politisk beslutning om projektet i forbindelse med budgetvedtagelsen for 2011, 2010 drift/anlæg - Ansættelse af leder, august 2011 - Åbning af fælles klinik/klinikker, 1. januar 2012 Økonomi (nødvendige ressourcer for at gennemføre projektet): - Tidsforbrug for involverede medarbejdere - Eventuelle udgifter i forbindelse med udvikling af fælles IT-løsning 5
Risici/særlige opmærksomhedspunkter: At tidsplanen for politiske behandlinger m.m. ikke overholdes i alle involverede kommuner. Det vil gøre, at den samlede tidsplan skrider, således at det ikke vil være muligt med opstart af klinikken/klinikkerne i 2011. At flere af kommunerne falder fra undervejs. Vanskeligheder med at formulere fælles serviceniveau / kvalitetsstandarder Store anlægsudgifter Kommunikationsplan: Afrapportering: Vanskeligheder omkring IT, f.eks. store udgifter til etablering af fælles kommunikation på tværs af kommunernes forskellige IT-systemer. Udarbejdes af projektgruppen. Projektgruppereferater sendes til styregruppen Styregruppemedlemmer sikrer løbende afrapportering til organisatoriske og politiske bagland og til kommunens overtandlæge. 6