GUIDE TIL ARBEJDET MED AKTINDSIGTSSAGER I GULDBORGSUND KOMMUNE

GUIDE TIL ARBEJDET MED AKTINDSIGTSSAGER I GULDBORGSUND KOMMUNE Formålet med at give offentligheden adgang til aktindsigt i dokumenter og oplysninger er at sikre åbenhed i den offentlige forvaltning. Når der er åbenhed i den offentlige forvaltning, så understøttes borgernes og mediernes informations- og ytringsfrihed, borgernes deltagelse i demokratiet, offentlighedens kontrol med myndighederne, mediernes formidling af information til offentligheden og ikke mindst tilliden til det offentlige. Når vi som kommune besvarer aktindsigtsanmodninger, er vi derfor både med til at understøtte tilliden til vores kommune og at sikre borgernes demokratiske rettigheder i praksis. Men alligevel kan en anmodning om aktindsigt godt virke svær at gå til. Måske skal en del mere eller mindre komplekst materiale findes og koordineres, og tiden til opgaven er knap? Måske er du ikke helt sikker på, hvordan du bedst griber en anmodning om aktindsigt an? Derfor har vi lavet denne guide, som kan hjælpe dig med at sikre din og dermed kommunens overordnede sagsbehandling af aktindsigtsanmodninger. Samtidig kan guiden hjælpe med at få opgaven ind i rammer, der letter arbejdet. Vi har ikke lavet en udtømmende guide. Der findes et utal af undtagelser. Derfor, - hvis du er i tvivl om, hvordan du griber opgaven an, så søg hjælp hos det koordinerende netværk eller hos en jurist på området. God arbejdslyst! GULDBORGSUND KOMMUNE JUNI 2018 - DOK.NR. 139141-18

INDHOLDSFORTEGNELSE/TJEKLISTE Arbejdet med aktindsigter... 3 Forarbejde... 4 Lovgivning?... 4 Tidsfrister?... 5 Rette myndighed?... 5 Part?... 6 Indhold?... 6 Ressourceforbrug - offentlighedsloven?... 7 Sagsbehandling... 7 Kvittering... 7 Journal-liste (aktliste)... 8 Undtagelser fra aktindsigt... 8 Meroffentlighed... 9 Afgørelse... 9 Inden du sender svar intern orientering... 10 Svaret... 10 Fuld imødekommelse... 10 Delvis imødekommelse... 10 Afslag på aktindsigt... 10 Klagevejledning... 10 Efter du har sendt svar intern orientering... 11 Vil du læse og vide mere om aktindsigt?... 11

SIDE 3/11 ARBEJDET MED AKTINDSIGTER Der er ingen formkrav til en anmodning om aktindsigt. Anmodningen kan leveres både mundtligt og skriftligt, i forskellige former. Enhver har ret til aktindsigt. Det gælder både danske borgere og udenlandske borgere, uanset om man har fast bopæl i Danmark eller ej. Det gælder også personer under 18 år, hvor man dog som sagsbehandler, skal vurdere barnets modenhed og alder ved behandling af anmodningen. En anmodning om aktindsigt skal aldrig begrundes, og er derfor ikke noget man skal søge om lov til at få. En borger kan derfor sagtens fremsætte sin anmodning mundtligt på et møde, og det er din pligt som sagsbehandler, at skrive et notat om aktindsigtsanmodning. Generelt har man pligt til at journalisere enhver anmodning om aktindsigt. Det betyder, at der skal oprettes enten en selvstændig sag i Acadre (husk at vælge Aktindsigt som facet), eller via Acadre laves en aktindsigtssag på baggrund af eksisterende sager, som du giver indsigt i (link til vejledning om oprettelse af aktindsigtssag i Acadre finder du på GUFI læs mere på sidste side i denne guide). Hvis der er tale om en anmodning vedr.: en borger opret sagen som en borgersag med navn+cpr.nr. andet (ofte emnebaseret) opret sagen som en emnesag med Aktindsigt i sagstitlen. I arbejdet med en anmodning om aktindsigt skal du forholde dig til nogle spørgsmål i forbindelse med forarbejdet, sagsbehandlingen og afgørelsen. Disse beskrives i de følgende afsnit.

FORARBEJDE LOVGIVNING? Af flere årsager er det vigtigt at vide, hvilken lov du arbejder efter ved anmodning om aktindsigt. Dels fordi det sætter rammerne for, hvad du kan/skal udlevere og dels fordi fristen for besvarelse af anmodningen kan være forskellig (læs mere om tidsfrister i næste afsnit). Det er som udgangspunkt borgerens rolle i sagen, der er styrende for, hvilken lovgivning du skal give aktindsigt efter, og dermed hvilke dokumenter, der kan udleveres. Vi kan ikke forvente, at borgeren skal kende til at bruge den rigtige lovgivning i sin anmodning undersøg det derfor altid. Som udgangspunkt gives aktindsigt efter følgende love: Offentlighedsloven Forvaltningsloven Miljøoplysningsloven Enhvers adgang til aktindsigt i alle sagstyper. Omfatter som udgangspunkt alle typer dokumenter og oplysninger. Parters adgang til aktindsigt i afgørelsessager. Aktindsigt i miljøoplysninger. Adgangen til aktindsigt følger forvaltningslovens og den gamle offentlighedslovs regler, medmindre andet oplyses i miljøoplysningsloven. Læs derfor loven grundigt, hvis du giver aktindsigt i temaer, som ligger indenfor denne ramme eller søg hjælp hos en jurist på området. Sundhedsloven Persondataforordningen En anmodning om aktindsigt i en patientjournal mv. fra andre personer end patienten selv, skal behandles efter de almindelige regler om aktindsigt i offentlighedsloven. Persondataforordningen indeholder særlige regler om indsigt i registreringer om egen person. Den medfører ikke indskrænkninger i parters adgang til aktindsigt efter reglerne i forvaltningsloven. Arkivloven Adgangen til den offentlige forvaltnings arkivalier. Side 4 af 11

TIDSFRISTER? Tidspunktet for modtagelse af anmodningen er vigtigt, fordi anmodninger om aktindsigt skal behandles indenfor bestemte tidsfrister. Frister: Offentlighedsloven Hurtigst muligt. Hovedregel: Simple sager 1-2 arbejdsdage og øvrige inden for 3-7 arbejdsdage. Undtagelse: Stort antal dokumenter/komplicerede juridiske spørgsmål: inden for 14 arbejdsdage Undtagelse: Helt særlige tilfælde: inden for 40 arbejdsdage Forvaltningsloven Hurtigst muligt. Hovedregel: Simple sager 1-2 arbejdsdage og øvrige inden for 3-7 arbejdsdage. Undtagelse: Mulighed for forlængelse Miljøoplysningsloven Frister i forvaltningsloven og den gamle offentlighedslov gælder. Undtagelse: Maksimal sagsbehandlingstid er 1 måned, dog 2 måneder, hvis kan begrundes med sagens omfang eller kompleksitet. Persondataforordningen Hurtigst muligt, dog max. 1 måned. Kan forlænges med 2 måneder, f.eks. pga. kompleksitet. NB. Du skal være opmærksom på, at hvis der som svar på en anmodning kan gives aktindsigt efter flere lovgivninger, så er det den korteste frist, der gælder. Borgeren skal altid stilles i den mest gunstige situation. NB. Ansøger skal have besked om årsag til at sagen ikke er færdigbehandlet og om hvornår anmodningen forventes færdigbehandlet, hvis vi ikke kan overholde den normale sagsbehandlingstid. RETTE MYNDIGHED? Anmodninger om aktindsigt skal sendes til det center i kommunen, hvor der træffes beslutning i den sag/det emne, som der anmodes om aktindsigt i. Hvis du sidder med en aktindsigt, som ligger uden for dit område, så har du pligt til at hjælpe borgeren på vej ved at videresende anmodningen til rette myndighed. Internt i kommunen benytter vi os af vores koordinerende netværk på området. Eksternt kunne et eksempel være, at der hos Guldborgsund Kommune anmodes om aktindsigt i forhold på Guldborgsund Forsyning. I dette eksempel er vi ikke rette myndighed, og anmodningen skal derfor videresendes. Borger skal underrettes om videresendelse. Side 5 af 11

Eksempel på videresendelse til rette myndighed: Ved e-mail af 15. juni 2016 har du anmodet om aktindsigt i udgifterne til kage på Guldborgsund Forsyning. Guldborgsund Kommune har den 15. juni 2016 videresendt din anmodning om aktindsigt til Guldborgsund Forsyning, da det er denne myndighed, der har kompetence til at behandle aktindsigtsanmodningen, jf. offentlighedslovens 36, stk. 1. 1. pkt. Hvis du har spørgsmål til aktindsigten kan du kontakte Guldborgsund Forsyning på info@guldborgsundforsyning.dk. Anmodninger om aktindsigt vedr. børneydelser/børnebidrag efter 1. november 2012 og boligsikring/pension efter 1. marts 2013 skal sendes videre til Udbetaling Danmark, Kongens Vænge 8, 4300 Hillerød PART? Man er part i en sag: 1. Man er den (eller de), som en afgørelse retter sig til (fx ansøger eller modtager af et påbud eller afgørelse) 2. Som udgangspunkt, hvis man er klageberettiget i henhold til afgørelsen 3. Afgørelsen har en væsentlig individuel interesse for vedkommende (fx nabo i en dispensationssag) NB. Anmodes der om aktindsigt på vegne af en anden borger/part, så kræver det en underskrevet fuldmagt. INDHOLD? Du bør altid tage stilling til om identifikationskravet er opfyldt. Det vil sige: Forstår du, hvad der anmodes om indsigt i? Kan anmodningen forstås på flere måder? Kan du matche et tema eller journalnummer som evt. nævnes i anmodningen, med sager eller oplysninger som du kan finde frem? Hvis der er den mindste tvivl om, hvad der anmodes om indsigt i, så kontakt afsenderen telefonisk eller skriftligt og få det afklaret. Måske finder du ud af, at det afsenderen i virkeligheden gerne vil vide, er let og ligetil at svare på. Står du med tvivl, så bør du afgrænse anmodningen til det mest præcise spørgsmål eller som minimum til de relevante sager og oplysninger. Side 6 af 11

RESSOURCEFORBRUG? - OFFENTLIGHEDSLOVEN Du skal i forarbejdet gøre dig nogle tanker om det tidsforbrug, som ligger i aktindsigtsanmodningen. Der er grænser for hvor mange ressourcer og hvor meget tid man som myndighed skal bruge på at behandle en anmodning om aktindsigt efter offentlighedsloven. Principielt kan man sige, at man kan afvise en anmodning om aktindsigt: 1. Fra en journalist, hvis det vil kræve uforholdsmæssigt ressourceforbrug (ombudsmanden har accepteret afvisning med et kalkuleret timeforbrug på over 60 timer) 2. Fra en part/borger, hvis vedkommende ikke har særlig interesse i en sag, når tidsforbruget skønnes at ligge over 25 timer, men der er ikke generelle regler for det. Er du i tvivl, så kontakt en jurist på området. SAGSBEHANDLING De grundige overvejelser du har gjort dig i forarbejdet, er med til at sikre kvalitet i sagsbehandling og afgørelse samtidig med, at vi overholder god forvaltningsskik. KVITTERING? Du behøver ikke sende et kvitteringsbrev, hvis du afgør sagen inden 7 arbejdsdage. Ellers sender du et kvitteringsbrev, som bekræfter modtagelsen af anmodningen. Samtidig forklarer du, hvorfor sagen ikke er færdigbehandlet inden for tidsfristen og hvornår den forventes færdigbehandlet. Brug gerne frasecentret i Acadre. Her kan du enten bruge de færdige formuleringer, eller finde inspiration til din egen formulering. Eksempel på kvitteringsbrev, hvor det begrundes hvorfor det ikke er muligt at behandle anmodningen indenfor gældende frist: Anmodningen behandles efter reglerne i offentlighedsloven. Det er ikke muligt for os at besvare alle elementer i din anmodning inden for 7 arbejdsdage efter modtagelsen, jf. offentlighedslovens 36, stk. 2, 2. pkt. Dette skyldes, at afgørelsen af sagen kræver en nærmere gennemgang af et stort antal dokumenter og bilag. Dette gælder nærmere bestemt anmodningen om aktindsigt i borgmesterens såvel som kommunaldirektørens samlede rejser, udgifter og bevillinger fra 1. januar 2013, og desuden også i samtlige udgiftsbilag i forbindelse med repræsentation siden 1. januar 2014. Heri ligger et stort arbejde for vores økonomi-afdeling, for at gennemgå op imod 4000 enkelte posteringer. Der er med andre ord ikke tale om en øvelse, som kan løses med få klik. Side 7 af 11

Vi forventer endeligt at kunne færdigbehandle din aktindsigtsanmodning inden for 14 arbejdsdage fra i dag. NB. Man har mulighed for at klage særskilt over behandlingstiden af en aktindsigtsanmodning. JOURNAL-LISTE (AKTLISTE) Som offentlig myndighed har vi pligt til at journalisere en sags dokumenter. Pligten til journalisering omfatter også interne dokumenter, som har betydning for behandlingen af en sag eller i øvrigt har en færdig form. Journalisering af sagens dokumenter skal være opdateret, når der træffes beslutning om aktindsigt. Journalisering af dokumenter skal som minimum give oplysning om datoen for dokumentets modtagelse eller afsendelse og en kort, tematisk angivelse af dokumentets indhold. Journaliseringspligt betyder også, at der skal være en journal-liste, der giver en samlet oversigt over sagens dokumenter. Ved anmodning om aktindsigt i en sag, skal vi på eget initiativ give aktindsigt i journal-listen. UNDTAGELSER FRA AKTINDSIGT Retten til aktindsigt omfatter som udgangspunkt alle dokumenter, der vedrører den pågældende sag (inkl. e-mails, sms er, telefonnotater m.m.) (se OFL 7, stk. 1). Hovedreglen om at alle dokumenter i udgangspunktet er offentligt tilgængelige, har dog en del undtagelser. Man skelner i offentlighedsloven mellem sager, dokumenter og oplysninger. Nogle sager kan undtages aktindsigt, bl.a., sager om ansættelse eller forfremmelse, konkrete personalesager (man har dog adgang til sin egen sag), sager om førelse af kalender (fx borgmesterens eller udvalgsformænds) (se OFL 19 22). Nogle dokumenter kan undtages aktindsigt, bl.a. visse interne dokumenter. Dokumenter kan som hovedregel kaldes interne, såfremt de ikke er afgivet til udenforstående. Desuden er dokumenter, der udveksles mellem KL, Danske Regioner samt disses medlemmer i forbindelse med økonomiske eller politiske forhandlinger med staten, eller i forbindelse med drøftelser om fælles kommunale og regionale politiske initiativer, undtaget aktindsigt. Afgives interne dokumenter til udenforstående, mister de deres interne karakter, medmindre de er udleveret til retligt brug (fx i forbindelse med klagesager)(se OFL 23 29). Visse interne dokumenter i endelig form er dog omfattet af aktindsigten (OFL 26) Der kan også være pligt til at ekstrahere oplysninger fra et internt dokument (OFL 28-29). Oplysninger der i visse tilfælde kan undtages aktindsigt er eksempelvis oplysninger om private forhold, drifts og forretningsforhold m.m. (se OFL 30 Side 8 af 11

34). Der skal i visse tilfælde fortages høring inden afgørelsen træffes. Kontakt evt. en af juristerne. Man kan som udgangspunkt ikke udelade medarbejderes navne, med mindre der er en særlig årsag til det, som fx chikane eller trusler som vil medføre en risiko for medarbejderen. Som udgangspunkt skal der også være tungtvejende grunde til ikke at udlevere dokumenter i en sag. Er du i tvivl, så vend det med en jurist på området du skal give aktindsigt i. MEROFFENTLIGHED Inden du helt eller delvist afviser aktindsigt bør du tage stilling til, om det er muligt at give aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet (se OFL 14, stk. 1). Meroffentlighedsprincippet vil sige, at du af dig selv har pligt til, i alle aktindsigtssager, at overveje om de dokumenter, du har undtaget efter de almindelige regler, alligevel godt kan offentliggøres. Måske er det ingen skade til, at dokumentet kommer ud? Der kan gives aktindsigt i videre omfang, medmindre det vil være i strid med anden lovgivning, herunder regler om tavshedspligt og regler i persondataforordningen. Eksempel på overvejelse af meroffentlighed: Efter offentlighedslovens 14 stk. 1 har vi pligt til at overveje, om vi kan give aktindsigt i videre omfang, end offentlighedsloven forpligter til (dette kaldes meroffentlighedsprincippet). Vi har derfor afvejet hensynet til de interesser, der ligger bag din anmodning om aktindsigt over for hensynet til de interesser der ligger bag undtagelsesbestemmelsen og andre lovlige hensyn. På den baggrund har vi ikke fundet grund til at give aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet. AFGØRELSE Det er vigtigt at huske på, at du som sagsbehandler træffer en afgørelse, når du behandler en anmodning om aktindsigt: Hvad borgeren får udleveret og hvad vedkommende ikke får udleveret. Du skal derfor give klar besked om du fuldt ud imødekommer, delvis imødekommer eller giver afslag på anmodningen. Hvis der er dokumenter i en sag, som uden videre kan udleveres, mens udleveringen af andre må granskes nøjere, bør du lave en delafgørelse. Det vil sige, at du sender de dokumenter, du kan her og nu og ikke udskyder afgørelsen af den samlede anmodning om aktindsigt, til du er parat til at udlevere alle dokumenter. Side 9 af 11

INDEN DU SENDER SVAR INTERN ORIENTERING Sager, der omhandler eksempelvis direktørers løn og ansættelsesvilkår, borgmesterens forbrug af gaver eller en bestemt afdelings arbejdspraksis, forekommer forholdsvist ofte i en kommunal administration. Her kan det som en intern procedure nævnes, at det er fornuftigt at sende de oplysninger, som man overvejer at svare med, til dem som de vedrører. Ikke med henblik på deres godkendelse som sådan, men for at få mulighed for at rette fejl og give dem mulighed for at forberede sig på eventuel omtale af sagen. SVARET Fuld imødekommelse Vær tydelig: skriv at du imødekommer anmodningen om aktindsigt fuldt ud. Hvis det er muligt, så list gerne i punktformat de punkter der besvares. I svaret skal der ikke være tvivl om, at der er svaret på samtlige spørgsmål eller emner i anmodningen. Delvis imødekommelse Igen vær tydelig: skiv at du delvist imødekommer anmodningen om aktindsigt. List de punkter du imødekommer, men også dem der ikke imødekommes. Det er vigtigt, at du giver en ordentlig begrundelse for, hvorfor der er punkter, du ikke imødekommer. Husk henvisning til relevante paragraffer og klagevejledning. Afslag på aktindsigt Du skal begrunde et evt. afslag, henvise til de relevante paragraffer og give klagevejledning (se FOL kap. 7, 25 27). KLAGEVEJLEDNING Hvis du giver fuld imødekommelse i en anmodning om aktindsigt, så skal du ikke give klagevejledning. Det er kun, når du giver delvis imødekommelse eller afslag, at du skal medsende en klagevejledning, da der i disse tilfælde er mulighed for at klage over afgørelsen. Hvis det er en sag efter offentlighedsloven: Klagen skal ske til den overordnede myndighed på området. Dog skal klagen indledningsvist sendes til Guldborgsund Kommune (dig). Hvis der ikke findes en administrativ klageinstans skal klage ske til den kommunale tilsynsmyndighed (Ankestyrelsen) Klagen skal også her sendes til kommunen. Hvis du efterfølgende ikke finder anledning til at ændre din afgørelse, skal du hurtigst muligt (senest efter 7 arbejdsdage) sende klagen, samt det du oprindeligt har sendt til borgeren, til den overordnede myndighed /Ankestyrelsen (se OFL 37 og 38). Eksempel på klagevejledning: Klage over denne afgørelse om aktindsigt kan ske til [den overordnede myndighed]. Du skal dog indledningsvis sende din klage til Guldborgsund Kommune på sagsbehandler@guldborgsund.dk. Hvis din klage ikke giver Side 10 af 11

Guldborgsund Kommune anledning til at ændre afgørelsen, sender Guldborgsund Kommune din klage samt sagens dokumenter og afgørelsen til [den overordnede myndighed] snarest og som udgangspunkt senest 7 arbejdsdage efter vi har modtaget klagen, jf. offentlighedslovens 37. EFTER DU HAR SENDT SVAR INTERN ORIENTERING Send altid en kopi af dit svar til din leder og de kollegaer der internt har hjulpet med evt. oplysninger til besvarelse af anmodningen. Det er god stil. Kopien skal sendes separat fra svaret til borgeren/journalisten. Det anses ikke som god forvaltningsskik, at sætte leder eller kollegaer som CC på et udgående svar på aktindsigt. VIL DU LÆSE OG VIDE MERE OM AKTINDSIGT? De gældende lovgivninger finder du på www.retsinformation.dk Kammeradvokatens elektroniske håndbog om aktindsigt www.aktindsigtshaandbogen.dk Vejledning til offentlighedsloven og gode råd om behandling af anmodninger om aktindsigt www.offentlighedsportalen.dk Side 11 af 11