Tillægget er supplering med forskellige eksempler fra Løn-2000. Side Beskrivelse 2 S74 koder og Indtægtsarter 4 Lønkørsel december måned 8 Afstemning af månedens betalinger 10 Resume for lønkørsel december 11 Årskørsler/Udskrifter 12 Afstemning til eindkomst 15 Udtræk af lister på bogføringsposter 21 SKIFT TIL 2011 21 Roker kartoteker og nulstil saldi 24 Nulstil til nyt år 26 Kalendere 27 Skattekort 29 Resumé Årsafslutning 30 Behandling af Ferie- og feriefridage (feriefritimer). 31 Ekstra oplysninger på lønafregningen, f.eks. Omsorgsdage og Seniordage 35 Lønafregning via mail og e-boks 37 DA/DS Statistik 39 HMC-Support 43 Diverse. Efterbetaling fratrådte, Feriepenge direkte udbetalt. Årskursus 2010 Side 1
S74 koder og Indtægtsarter. Indtægtsart skal fra 2011 indtastes på en del indberetninger til eindkomst. Indtægtsart kan i visse tilfælde indtastes i lønartstabellen, og skal derfor ikke indtastes på lønlinien, medmindre arten skal afvige fra standarden Indtægtsarten er i mange tilfælde individuel, og skal derfor påføres på den enkelte lønpost, det kan gøres på stamkortet under de enkelte grupper eller kan tastes i lønkladden. I de forskellige indtastningsbilleder er der oprettet et nyt felt til Indtægtsart med overskrift = Indt. art. Opdater værdierne med Ctrl+H, første gang du står i oversigten i 2011, så er du sikker på, at du har de nyeste værdier. Eksempel fri bil til direktør, her skal der stå Indtægtsart 60: Eksempel på S 74 kolonneoversigt og indtægtsart i lønartstabellen på lønart for 1. - 3. ledighedsdag. Årskursus 2010 Side 2
Du kan se de mulige værdier ved at klikke på Felt 68 i lønartstabellen. Årskursus 2010 Side 3
Lønkørsel december måned. a) Har du Forudlønnede: I såvel indtastning som lønkørsel skal først indtastes til de bagudlønnede, og lønberegning til og med Månedsafslutning foretages kun for de bagudlønnede. De forudlønnede blev kørt for december i november lønkørslen. Har du ændringer til en forudlønnet, som du vil have med i lønkørslen, skal du ændre Koden for Forudlønnet på stamkortet fra F til B, og fratrådt d. skal indsættes til 30.11.08. Når lønberegningen er kørt med opdatering, og inden du kører rokering med klargøring til nyt år, skal Fratrådt slettes igen, og det gøres ved at taste 0 i feltet. Det kan evt. være nemmere at lave disse reguleringer i en kørsel for sig, men det afhænger naturligvis af omstændighederne., hvad der er nemmest. b) Indtastning i lønkladden Udbetal rest feriefridage, for de virksomheder, som følger ferieåret. Vis rest feriefridage under: Adm. ferie m.m./indeværende ferieår/oversigt ferie m.m. Skal der ændres i disse, kan dagene rettes her. Liste kan udskrives ved Ctrl+P, og vælg listen: Ferie, Feriefridage (Skærm). Udbetal rest feriefridage: Kørsler/Lønindtastning/Udbetal rest feriefridage Lønarten, der skal benyttes, skal være oprettet korrekt (se eks. Lønart 8915). Udbetal rest SH-saldo Der er forskellige regler for, hvordan SH-saldo ved årsskiftet behandles. Som hovedregel bliver en evt. rest saldo medtaget til opgørelse til Feriekonto, når sidste lønkørsel med kvt. afregning køres i året. Ønskes saldoen udbetalt i stedet for overført til Feriekonto, kan restsaldoen udbetales sammen med sidste lønkørsel i året. Vælg: Kørsler/Lønindtastning/Udbetal rest SH-saldo. Benyt lønart 9030 og kladde Opgør optjente feriedage for timelønnede for medlemmer af DA. De optjente feriepenge er løbende blevet beskattet, og i forbindelse med lønkørslen kan systemet beregne de opsparede dage for medarbejdere med feriekode 2, eller det kan gøres i forbindelse med udskrivning af ferielisten (se senere). Vælg: Kørsler/Lønindtastning/Dan optjente feriedage. c) Lønberegning. Ved årsafslutningen er det samtidig kvartalsafslutning. Ved kvartalsafslutning kan der vælges mellem to måder: a) Alm. lønberegning, Når alt er afstemt og udskrevet, samt evt. løn overført via bank, og bogføring kørt, så køres en ekstra kørsel: Gå ind i Lønindtastning/Indtastning kladde, og vælg lønperiode 12, systemet vil nu sige kørsel 2. Derefter vælges: Kørsler/Lønkørsel/Lønberegning, og vælg: Feriegiro uden løn, med opdatering. Denne kørsel opgør feriedage og lægger klar til overførsel af feriepenge og dage til Feriekonto de Årskursus 2010 Side 4
medarbejdere, som står med kvartalsvis afregning af feriepenge, men der sker ikke noget i øvrigt beløbsmæssigt. b) Kvartalsafregning. Hvis opgørelse til feriekonto skal foretages sammen med lønberegningen, vælges: Kvartalsafregning. Fordelen ved denne metode er, at der er mulighed for en evt. ekstra lønkørsel inden feriepenge gøres op (glemte eller reguleringer). Forudlønnede: Firmaer, som har forudlønnede, skal huske markeringen Nej for Medtag forudlønnede? ved kørsel af måned 12. Bemærk, når det er lønkørsel for måned 12, så foreslår systemet: Medtag forudlønnede = Nej og Kvartalsafregning. d) Udskrifter Lønafregning ved årsafslutningen. Ved udskrivning kan vælges en tekst, til orientering til lønmodtageren. Denne tekst skal man selv taste, under tekstlinier. Tekstlinier kan indsættes ved at sætte flueben i feltet: Tekstlinier. Årssaldi på lønafregningen: Årskursus 2010 Side 5
På lønafregningen udskrives årssaldi med numre svarende til oplysningssedlen, idet der ikke skal udskrives Årsoplysningssedler til medarbejderne i henhold til loven: Ophævelse af underretningspligten efter skattekontrolloven. Iflg. ønske fra en del kunder, så bliver en del årssaldofelter kun vist, hvis der er en saldo. Eksempel på lønafregningens "fod" e) Kør Udbetalingslisten & Bogføring. Udbetalingslisten danner betalinger til banksystem og PBS, og benyttes overførsel af lønninger via bank-system, kan løn og Kapitalpension overføres nu. Benyttes overførsel af lønninger via PBS, kan de overføres nu (Kørsler/Månedsafslutning/Måneds-opgørelse & betaling skat m.v./dan PBS Overførsel) eller overføres sammen med Månedsbetalinger (A-skat, pensioner, m.v.) Under Kørsler/Bogføring/Bogfør-Lister køres Dan bogholderiposter, som derefter kan importeres i økonomisystemet. f) Månedsafslutning. Udskriv og dan A-skat m.v., Husk, her medtages december måned for forudlønnede med A- skat og Arbejdsmarkedspensioner m.v., som blev kørt i november måneds lønkørsel. Overfør eindkomst SKAT. Afstem totalerne med totaler fra Månedens betalinger af A-skat. Det kan være en fordel at overføre lønningerne for sig til PBS, og så vente med månedsbetalingerne til senere, og derved opnå, at evt. ændringer kan komme med i en ekstra kørsel inden månedsbetalingerne dannes og overføres. Hvis der køres ekstra kørsler, så skal de hedde lønperiode 10-12-x, x er et løbenr., som systemet vælger pr. ekstra lønberegning. Bemærk. Årskursus 2010 Side 6
For at få lidt ekstra tid til afstemning og efterreguleringer, kan du vente med månedsbetalingerne til to bankdage før første betalingsdato, men desværre er der ikke længere forlænget betalingsfrist, og det vil for december 2010 betyde senest onsdag d. 29/12. EIndkomst totaler: Årskursus 2010 Side 7
AFSTEMNING: Udbetalingslisten Månedens betaling af A-skat mv. Årskursus 2010 Side 8
PBS-overførslen i Excel: Afstemning (manuelt): Ved OK, overfør til PBS. Årskursus 2010 Side 9
Resumé med en kørselsoversigt for december og start på nyt år med forudlønnede. Afslut december måned. a. Indtast og kør bagudlønnede. Indtast alt vedrørende bagudlønnede i lønkladden. Skal rest feriefridage afregnes nu? Kan indlægges i lønkladden med Kørslen/ Udbetal rest Feriefridage (læg i kladde for sig).. Udbetal rest SH-saldo: Kør en lønkørsel Uden opdatering, og dernæst Udbetal rest SH-saldo (læg i kladde for sig). Opgør optjente feriedage for timelønnede (medlemmer af DA). Kør lønkørsel, Medtag forudlønnede = Nej, uden opdatering, og foretag afstemninger. Kør lønkørsel med opdatering, Medtag forudlønnede= Nej, Kvartalsafregning Kør Udbetalingsliste, og benyttes lønoverførsel via Bank-system, overføres lønningerne nu. Kør Dan bogføring, og importer i økonomisystemet. b. Månedsafslutning. Udskriv og dan A-skat m.v., Husk, her medtages december måned for forudlønnede med A- skat og Arbejdsmarkedspensioner m.v., som blev kørt i november måneds lønkørsel. Overfør eindkomst SKAT. Afstem totalerne med totaler fra Månedens betalinger af A-skat. Dan PBS-overførsler, og afstem disse. Obs! Listen Dan PBS overførsler kan IKKE køres om. Hvis du ønsker at køre den igen, skal du først køre Udbetalingslisten og dernæst Udskriv & Dan A-skat, så kan du køre Dan PBS Overførsel igen. Årskursus 2010 Side 10
Årskørsler/Udskrifter. Ferieliste, viser opsparet ferietillæg, samt afregnede feriepenge til Feriekonto. Feriekort, kun for medlemmer af arbejdsgiverforening Hvis du mangler nogle af disse udskrifter, kan de hentes under: System/Vis-opdater udskrifter. Desuden kan du benytte udskrifterne under: Kørsler/Bogføring/Bogføring og Lister Husk, at bogføringen forinden skal være kørt for alle lønperioder. Årskursus 2010 Side 11
Afstemning til eindkomst Pr. CVR-nr. kan du hente totaler som vist Årskursus 2010 Side 12
Når du downloader så husk, at ændre typen fra txt til csv. Det betyder, at når du efterfølgende åbner filen ved at dobbeltklikke på den, så bliver den åbnet i Excel. Modtaget CSV-fil, kolonnenr. = S74 feltnr. Årskursus 2010 Side 13
Disse oplysninger kan så afstemmes med udtræk fra lønsystemet til Excel. F.eks. 1. Kørsler/Årskørsler/Udskrifter/Årsopgørelser Bolig, udtræk til Eksport (Excel). 2. Kørsler/Årskørsler /Årsoplysningssedler, Husk første gang at vælge Udtræk Oplysninger, og herefter kan du vælge Eksport til Excel. 3. Kørsler/Månedsafslutning/Indberet eindkomst. Her er det vigtigt, at du IKKE danner igen, men vælger Se Dannede oplysninger. Her kan du vælge: Eksport Excel/Eksport Perioder og f.eks. 1 til 12. Listen viser samtlige felter, som kan indberettes til SKAT. Hvis interessen er der, så kan vi lave et markeringsbillede, hvor du kan fravælge alle felter, som du ved ikke bliver brugt hos jer, og dermed får du et mere overskueligt Excel-ark. Eksport Excel Oplysningerne trækkes over i et Excel-ark, og kan benyttes til kontrol og afstemning. Eksport Måneden = kun den aktuelle måneds tal overføres. Eksport Perioder = her angiver du fra/ til måned for de måneder, der skal overføres. Listen viser samtlige felter, som kan indberettes til SKAT. Hvis interessen er der, så kan vi lave et markeringsbillede, hvor du kan fravælge alle felter, som du ved ikke bliver brugt hos jer, og dermed får du et mere overskueligt Excel-ark. Tilbagefør SKAT Hermed kan en overførsel tilbageføres, benyttes kun iflg. aftale med HM-Consult For at kunne tilbageføre, skal der refereres til den oprindelige fil, som blev overført til SKAT Der er to muligheder: Tilbagefør alt = alt for en overførsel tilbageføres. Tilbagefør pr. lønmodtager = der skal tastes den eller de lønmodtagere, som skal tilbageføres. Se kartoteker. Hvis der er problemer kan du her se de dannede oplysninger, som ligger klar til Eksport. Årskursus 2010 Side 14
Udtræk af lister på bogføringsposter. Finansenheder, som benyttes ved udtræk til bl.a. Excel Se Virksomhed/Bogføring/Finansenheder. (tidligere Afdelingsoversigt) Venstre del...løn.., er de anvendte numre i lønsystemet for selskaber, Afdelinger og Underafdelinger. Højre del... Bogføring... er de tilsvarende numre i økonomisystemet, og udfyldes kun, hvis de er forskellige. Eks. Løn: Selskab 0(blank) og U-afdeling = 21, vil blive bogført i selskab 1 i afdeling 21. Løn: Selskab 1 og U-afdeling 93, vil blive bogført i selskab 1 afdeling 0. Anvendes samme selskabsnr. og afdelingsnr. I lønsystem og økonomisystem overalt, behøver man ikke at udfylde højre del. Hvilket vil sige, at der benyttes samme finansenhed i begge systemer. Finansenheder benyttes flere steder ved overførsel til Excel, og giver mulighed for totaler og sortering på disse enheder, som har fået stor betydning efter indførelse af afdelingsopdelingerne på ejendomsfunktionærerne. Eksempel på Export til Excel fra: Kørsler/Årskørsler/Udskrifter: Årsopgørelse, Vælg: Export. Opdelingen er herefter Selskab, Afdeling/medarbejdernr., og her bliver f.eks. Afdeling 93 i lønsystemet sammenlagt med afdeling 0. Til afstemningsformål over til økonomisystemet kan det evt. være formålstjenligt at fjerne flueben udfor: Pr. medarbejder. Prøv dette og se resultatet. Fordelingsnøgler og Bogføring. I stedet for Afdelingsnøgler kan oprettes Fordelingsnøgler, og den væsentligste forskel er, at afdelingsnøgler første og fremmest er rettet mod de offentlige myndigheder (bl.a. SKAT) men også til fordeling på afdelinger i økonomisystemet, så er Fordelingsnøgler udelukkende rettet mod fordeling på afdelinger i økonomisystemet. Årskursus 2010 Side 15
Fordelingsnøgler kan findes via Lønmodtagerstamkort og F5 i feltet for Fordelingsnøgle, eller via Virksomhed/Bogføring/Fordelingsnøgler. Du kan indtaste kontonr., hvis det skal afvige fra stamkortets kontonr., og desuden kan det være en fordel at indtaste en tekst på første linie på nøglen, og denne bliver så vist udfor nøglen på stamkortet. Ændring i Kontoplan og Bogføringstyper Der skal normalt ikke ændres vedr. bogføringstyper, men vær opmærksom på, at der altid skal stå et afdelingsnr. på stamkortet, hvis vedkommende skal bogføres via afdelinger, og det skal der være, selv om vedkommende har fordeling på afdelinger med en fordelingsnøgle. Alle steder hvor der benyttes afdelingsnr. i poster, skal det indtastes under U- afdeling. Udtræk fra Bogføringsposter. For at kunne danne de efterfølgende udtræk, skal du have dannet bogføringen med specifikation på lønmodtagernr., hvis du ikke har gjort det, så må du kontakte os, så vi kan aftale en ændring i din opsætning, men det betyder, at du må danne bogføringen for samtlige lønkørsler i året igen. Bemærk konto 421910 og 421930 er ikke opdelt på lønmodtagernr., og det skyldes, at disse konti er markeret med et S i feltet D/S i kontoplanen. Årskursus 2010 Side 16
Kørsler/Bogføring/Posteringer/Oversigt Medarb. Lønart. Årskursus 2010 Side 17
Eksempel på udskrift Kørsler/Bogføring/Bogføring lister Årskursus 2010 Side 18
Alle udtræk er beregnet på overførsel til Excel, og er ikke egnet til direkte udskrivning på papir. Årskursus 2010 Side 19
Årskursus 2010 Side 20
SKIFT TIL 2011 Nedenstående må kun udføres af vedkommende, der er Høvding i lønsystemet. Inden du går videre, bør du genstarte din PC, altså genstart Windows. Kontroller, at der er taget backup af lønserveren. Du må gerne sende en backup til HM-C, men husk, at det kun er indeværende år, som er med her. Backup af kartoteker til HM foretages under: Web/Kartoteker til HM- Consult direkte. Du bør kontrollere, at Back-ID er korrekt, det vil sige, at de fire tal efter bindestregen er jeres kundenr. hos os. Hvis det ikke er det korrekte, kan du ændre det her. a) Roker kartoteker og nulstil saldi. Når sidste lønkørsel i året er kørt, og månedsredegørelse og overførsler af betalinger og informationer er foretaget, kan klargøring til nyt år foretages. Vælg: Kørsler/Årskørsler/Klargør til nyt år. Første billede åbnes, og klik på Roker kartoteker Når du klikker på Roker kartoteker, skal du svare Ja til at gemme kartotekerne, som giver mulighed for at hente de oprindelige kartoteker frem igen. Årskursus 2010 Side 21
I næste billede klik på Start for at rokere kartotekerne, som bevirker, at du har adgang til tidligere år. Som det fremgår af billedet, må kørslen kun køres én gang! Opstår der problemer, bedes du kontakte HM-Consult inden du gør mere. Ved skift til det nye år, indlægges en ny kalender for det nye år. Du kan vælge mellem tre kalendere med hensyn til disp. datoen for de månedslønnede. Når rokeringen er færdig, skal den vise teksten: Rokeringen er kørt uden problemer, og du kan nu klargøre til nyt år i lønsystemet. Årskursus 2010 Side 22
Klik på Slut, og du er nu klar til punkt 2: Nulstil saldi og poster m.m. Inden du kører punkt to kan du afslutte lønsystemet, og når du går ind igen, så under Filer/Vælg applikation gå ind i 2010, og se stamkort og en lønafregning. Kan du det, så er rokeringen foretaget korrekt og du kan gå videre, ellers må du kontakte HM-Consult. Ved OK, så gå ind i 2011 og fortsæt med punkt 2 = Nulstil saldi og poster. Årskursus 2010 Side 23
Nulstil til nyt år. Du bør taste: Skal år til dato nulstilles = Ja Hurtigsletning = Ja. Skal afgåede medarb. slettes? Nej = Fratrådte medarbejdere bibeholdes i kartoteket, kan være en fordel ved statistikker m.m. Ja = Fratrådte medarbejdere slettes i kartoteket. Dernæst taster du det nye år (i eksemplet 2010), og 1. lønperiode i det nye år (i eksemplet 1 i begge), og dernæst J, og TAB-tasten, og systemet nulstiller nu alle saldi. Afvent, at systemet bliver færdig med sletninger og nulstilling af saldi m.m. Årskursus 2010 Side 24
Når systemet er nulstillet m.v. vises nedenstående billede, og du bedes genstarte lønsystemet. Nu skal du afslutte lønsystemet, og ved nyt opkald vil den starte i 2011, og kontroller at versionsnr. er 5.10.1. Årskursus 2010 Side 25
Kalendere. I forbindelse med Årsskiftet modtager du sammen med den nye programversion en kalender for det nye år. Som tidligere år kan der være behov for at ændre udbetalingsdatoer, eller i det mindste kontrollere, at de svarer overens med dine ønsker, og dette gøres under: System/Kalender/periode, og skal gøres for hver Type/Lønkontor. Du bør ikke rette i datoer for månedsbetalingerne m.v. Eksempel med udbetalingsdato = 3. sidste hverdag. Eksempel på datoer for månedsbetalingerne. Bemærk: Datoerne er dateret een bankdag senere end sidste betalingsdato, og det er på grund af, at PBS trækker beløbet fra virksomhedens konto een bankdag tidligere end disp. datoen, og derfor er det betalt til tiden. Årskursus 2010 Side 26
Klargør nyt år (Skattekort m.v.). Indeholdelsesprocenten for A-skat Fra indkomståret 2010 nedsættes indeholdelsesprocenten ved manglende skattekort fra 60 til 55 pct. Indeholdelsesprocenten anvendes i tilfælde, hvor den indeholdelsespligtige hverken har modtaget skattekort, bikort eller frikort. I disse tilfælde skal der fremover indeholdes 55 pct. af den udbetalte eller godskrevne A-indkomst uden fradrag. Lønsystemet indsætter IKKE denne procent pr. automatik, og det skyldes, at det vil være nemmere at korrigere skattebeløbet i næste måned, hvis der kommer et nyt skattekort. Skattepligtige multimedier Personalegoder. Miljøtillæg til firmabil Skattefrie personalegoder. Det er som hovedregel et krav, at tilbuddet gælder alle medarbejdere i virksomheden, men der kan dog begrænses i forhold til anciennitet eller antal arbejdstimer. Herunder hører f.eks. Arbejdsgiverbetalt sundhedsforsikring Skattepligtige personalegoder i øvrigt. Andre personalegoder, der ikke i overvejende grad benyttes til arbejde, er skattepligtige, men ikke AM-bidragspligtige, skatten af disse goder opkræves af SKAT iflg. medarbejderens selvangivelse. Feltnr. 55 Værdi af andre personalegoder. Hvis du får brug for dette felt, skal du oprette en lønart med Feltnr. = 55. Det benyttes til personalegoder, der ikke er selvstændigt nævnt, f.eks. Fri avis, fri børnepasning, frit tog- og buskort m.v. Beløbet er AM-bidragsfri B-indkomst, og kan oprettes med LA 13. Nyt år: Indlæs nye skattekort: Indlæsning startes under: Kørsler/Månedsafslutning/ eindkomst/indlæs nye skattekort. Indlæsning skal foretages efter nulstilling til nyt år er foretaget. Du kan evt. rekvirere nyeste skattekort, når du derefter kører opdatering af skattekort, medtages de fremdaterede samt evt. nyere, og ved flere på samme Gyldighedsdato på en person, bliver det nyeste (= senest modtagne) benyttet. Det er meget vigtigt, at du ændrer til-dato til d. 31.01.11, for at den medtager de nye skattekort for 2011. Systemet medtager alle, altså både forud- og bagudlønnede. På Stamkortet bliver evt. fremdaterede skattekort vist med blå skrift: Årskursus 2010 Side 27
Bolig-løn: Skattekortene er hentet på lønmodtagerens hovedstamkort pr. selskab. Ved opdatering af kartotekerne, bliver månedsfradraget og procenten placeret på hovedafdelingen, og kun procenten på de øvrige afdelinger. Ændring vedrørende fremrykning af betalinger til Told-Skat. I forbindelse med Årsskiftet modtager du sammen med den nye programversion en kalender for det nye år. Som tidligere år kan der være behov for at ændre udbetalingsdatoer, eller i det mindste kontrollere, at de svarer overens med dine ønsker, og dette gøres under: System/Kalender/periode, og skal gøres for hver Type/Lønkontor. Fra år 2002 blev betaling af A-skat, AM- og SP-bidrag fremrykket til den sidste i udbetalingsmåneden for større virksomheder, medens mindre virksomheder kan vente til den 10. i efterfølgende måned, og dette er indlagt i kalenderen, så begge datoer fremgår. Vær opmærksom på, at der vælges den korrekte værdi, når der oprettes nye selskaber med kopifunktion! Når der betales via PBS, er den normale regel, at beløbet hæves på arbejdsgiverens konto dagen før disp.datoen, og derfor er dato i kalenderen for f.eks. skattebetaling sat en bankdag frem i forhold til sidste rettidige betalingsdato. Årskursus 2010 Side 28
Resumé Klargør til Nyt år. a. Kør Rokering. Hvis det er første år, du kører rokering i løn-2000, skal der indlægges adgang til sidste år, som beskrevet i Lønhåndbogens afsnit 3.2..1 Kontroller at du kan gå ind i sidste år, og der nu vises saldi m.v. for år 2009. Hvis det ikke er tilfældet, skal fejlen rettes inden der gås til pkt. b. b. Kør: Klargør til Nyt år. Når Klargør til Nyt år er kørt, afslut lønsystemet og start igen, og i startbilledet skal nu vises det nye år, og er nu klar til første lønperiode. Indlæs skattekort fra SKAT. Evt. indlægges nye Feriefridage for det nye år. 3. Januar måned for forudlønnede. Indtast lønposter for forudlønnede i lønkladden. Kør lønkørsel, Kun forudlønnede = Ja. Kør Udbetalingsliste, og benyttes lønoverførsel via Bank-system, overføres lønningerne nu. Hvis lønninger eller kapitalpension overføres via PBS, køres Dan PBS-overførsler, og overføres via Mailboks til PBS. Kør Dan bogføring, og importer i økonomisystemet. Obs. Der skal ikke køres: Udskriv og dan A-skat m.v. og Indberet til eindkomst, idet alt udover lønninger og kapitalpension ligger og venter, og bliver medtaget ved Månedskørslen i slutningen af januar efter den normale lønkørsel for januar. Nu er årets lønkørsler m.v. afsluttet, og der gøres klar til afstemning. Årskursus 2010 Side 29
Start på det nye år, diverse. Behandling af Ferie- og feriefridage (feriefritimer). Når der er klargjort til nyt år, skal køres: Diverse/Opdater ferie ferie-frid til H Ændringen betyder, at ferie- og feriefridage ved visning i alle saldofelter er en opsummering af poster, posterne bliver ikke længere ført på afdelinger. Se nedenstående eksempel under: Adm. ferie/indeværende ferieår/oversigt ferie m.v.. Se nr. 50, tryk F5 på 5 i Feriedage m. løntræk. og i vil se nedenstående billede. Systemet har dannet en startsaldo (Init-saldo), og viser de posteringer, som har været til dato. Dette gælder for Feriedage, Feriedage u. optjening og Feriefridage. Ved årsskifte/ferieårskifte bliver der dannet ny Initsaldo, og de gamle poster slettes. Proceduren heromkring er under vurdering. Et forslag er, at resterende dage overføres til en kladde, og denne gennemgås, og der foretages sletninger og ændringer, og herefter opdateres til ny Init-saldo. a) Ekstern tastning: Eks. Tastning/Fravær m. m/tastning Initialer. Når indtastningen sker her, kan der indtastes på medarbejderens initialer eller Medarb.nr., og ved F5 i koden, vises ovenstående Fraværskoder, og markeres på samme måde, som beskrevet ovenfor. Indtastning her giver mulighed for udtræk af statistikker m.m., og ved indtastning af lønart, gælder som nævnt, at timerne medtages ved lønberegningen. Årskursus 2010 Side 30
Ekstra oplysninger på lønafregningen, f.eks. Omsorgsdage og Seniordage Ferie- Feriefri, omsorgsdage, seniordage kan tastes på forskellig måde i lønsystemet. Uden statistik = Indtast i lønkladden. Lønarter oprettes i lønartstabellen, og herefter kan indtastning foretages. Startsaldi kan indtastes under: Adm. ferie/indeværende ferieår/oversigt ferie m.v. Med statistik = Ekstern tastning/flexsystem. Fraværskoder oprettes i Fraværsoversigt, lønarter oprettes i lønartstabellen og DSfraværskoder oprettes. Giver mulighed for interne statistikker samt fraværsstatistik til DS. Mulighed for ekstern indtastning af ejendomsfunktionærer i Flex eller Excel-system. For begge skal angives hvordan det skal vises på lønafregningen, og det gøres under: Opsætning/Lønseddeltekster. I feltet Vis, kan du angive om oplysning skal vises: Altid, Saldo <>0 eller Nej = vises ikke. System-tekst er den forudbestemte tekst, og du kan afvige ved at taste under: Egen tekst Har du ikke alle koder, som vist her, kan du hente dem med Ctrl+H. Årskursus 2010 Side 31
Teksterne i venstre del er fastlagt af systemet. Teksterne i højre del: Faste, som er systembestemte: Feriefri, Feriedage, Heraf uden optj. Valgfri, som du selv kan benytte efter behov: Dog kan det være en fordel, at benytte dem, systemet foreslår. Tøjpenge, Afspadsering, omsorgsdage, Seniordage, ekstra fravær og Flex Teksterne kan du se og rette under Opsætning/Lønseddeltekster: Her kan du angive, om hver linie skal vises iflg. feltet Vis? A= Vis altid S = Vis kun, hvi der er en saldo N = Vis ikke. Oprettelse af lønarter i Lønartstabellen. Du kan hente standardlønarter vedr. omsorgsdage med flere når du står i lønartoversigten, tryk Ctrl+H, og her vælg: Omsorgsdage m. flere. Herved hentes lønarterne 8916, 8917 og 8919, og indlægges i lønartsoversigten. Du skal dog forinden sikre, at du ikke har lønarter med disse værdier i lønartstabellen. Hvis du har disse lønarter i forvejen, skal du slette disse i Årskursus 2010 Side 32
lønartsoversigten inden du henter lønarterne. Du må altså enten slette dem med F3, eller selv oprette de pågældende lønarter. Når du har indlæst lønarterne, kan du ændre teksten efter behov. Eksempel på de indlæste lønarter. Hvis du "kun" vil indtaste via lønkladden skal du ikke gøre mere. Det efterfølgende er rettet mod at benytte Ekstern tastning eller Flex. Opret fraværskoder under: Eks.Tastning/Fravær m.v./oversigter/fraværskoder. Hvis det er første gang, at du skal bruge disse koder, kan du få tilsendt en tabel med standardværdierne, som du kan indlægge, og tilrette efter behov. Lønart. Da al registrering af fravær nu sker via disse koder, skal der indsættes lønarter for dem, der skal overføres til lønafregningen m.m. DS kode, For at kunne danne statistik til DS fravær, skal du udfylde DS-koder. Med enhed og Timer pr. dag er det muligt at indtaste i timer, og så få det omregnet til dage. Årskursus 2010 Side 33
I kolonnerne kan du med F = Fratræk saldo eller T = tillæg saldo angive, hvordan det skal indvirke på saldoen på f.eks. lønafregning m.v. Her er vist standardfraværskoderne. DS fraværskoder, disse koder kan løbende blive ændret, og du kan hente nyeste via Internettet med CTRL+H. Sker der ændringer i løbet af året, kan du hente de nyeste, og evt. tilrette referencen fra fraværskode, så vil det blive brugt ved dannelse af statistikken. Årskursus 2010 Side 34
Lønafregninger til mailadresse eller til e-boks. For at benytte lønafregning via mail, skal du have indlagt en speciel PDF-printer, eller køre via os. Hvis du vil benytte e-boks, skal du tilmeldes hos os, og du skal være oprettet til lønafregning via mail. Indlægning af mailadresse for Lønmodtagerne kan ske fra Stamkortet eller i oversigten Medarbejder/Medarb.oversigt mailadr. Når du tilmelder en lønmodtager skal du minimum udfylde: E-mail Privat, Benyt mail? = Ja, og et Password. Hvis der skal sendes til e-boks, sæt feltet Via e-boks? = Ja. Password kan maks. vær på 10 bogstaver eller tal Fra stamkortet ved klik på "frimærket" Medarbejder/Medarb.oversigt mailadr Du kan kun se og rette i Password, hvis du har Høvdingrettigheder. Årskursus 2010 Side 35
Årskursus 2010 Side 36
DA/DS Statistik. Indlæs nye DISCO-08 koder Fra Danmarks Statistik har vi modtaget de nye DISCO-08 koder, som skal benyttes fra 1. januar 2010. Samtidig har vi modtaget en konverteringstabel, og derved kan mange af de "gamle" koder konverteres til de nye. Der er dog en del, som ikke kan konverteres, og dem kan systemet lave en liste over, og de skal derefter rettes manuelt. Indlæsning kan foretages under: Kørsler/Opdater DISCO-08 koder. Indlæs koder. Kodetabel leveret af Danmarks Statistik hentes over Internettet og erstatter tabellen med arbejdsfunktionskoderne i lønsystemet. Konverter til nye koder. Når koderne er indlæst, kan arbejdsfunktion på lønmodtagernes stamkort konverteres til de nye koder. Konverteringstabellen er leveret af Danmarks Statistik. Ved konverteringen udskrives en liste, som viser koder, som ikke kan konverteres. De koder, som ikke kan konverteres, skal ændres manuelt, og det kan gøres under Vis lønmodtagere. Kontroller medarbejdere. Når der er ændret på lønmodtagere, kan du her kontrollere, om der stadigvæk er koder på stamkortet, som ikke findes i de nye koder, og de bør rettes. Ved kontrollen udskrives en liste over lønmodtagere med funktionskoder, som ikke findes i tabellen, og derfor skal rettes manuelt. Hver gang der ændres i arbejdsfunktioner, kan det være en god ide, at køre denne kontrol. Lønmodtager, som er markeret med 1 i feltet UD i oversigten, medtages ikke i kontrollen. Medarbejderoversigt. Under dette punkt kan du se og ændre arbejdsfunktion på stamkortet. Årskursus 2010 Side 37
Dan Statistik: Kørsler/Statistik/DA-Danm.Stat udtræk. Klik på Dan statistik, og du får det viste. Udfyld Periode fra og til (ugenr. for timelønnede= udbetalingsperiode = uge eller 14 dage), og Månedsnr. for Funktionærer (Månedslønnede). Inden du kører statistikken bør du klikke på: Stamdata, Lønoplysninger og IL-koder og P- nummer på selskaber, og er der mangelfulde oplysninger, kan du udfylde dem her. Tryk F1 for at få hjælpe til udfyldning. Når alt er korrekt udfyldt klik på Dan statistik, og du får vist, hvor den placerer filen. Du kan se de dannede statistikoplysninger ved at klikke på Se og ret statistik i forrige billede. Den dannede fil kan overføres til DA via deres hjemmeside, eller til loen@dst.dk. Årskursus 2010 Side 38
HMC-SUPPORT. HMC-Support er en internetside for HM-Consults kunder. Har man problemer/spørgsmål, kan man oprette en opgave inde i systemet, som vi (Henning og Linda) begge kan se. Fordelen frem for email er, at vi begge kan se opgaverne, så det er ikke kun den person, som mailen er sendt til. Derudover har i mulighed for at følge med i, når vi har set opgaven, og arbejder på den. Der vil desuden være muligt, at gøre opgaven offentlig for alle kunder, så andre måske kan bruge løsningen af problemet. Der vil hen ad vejen blive oprettet en videndatabase, hvor der vil komme til at ligge hjælp. Og der vil også komme til at ligge information om opdateringer af lønsystemet, kursus datoer m.m. Sidst men ikke mindst, vil det være muligt at lave ønsker til systemet, dvs. hvis man har nogle ting, man godt kunne tænke sig, der blev ændret/lavet i lønsystemet. Hvis man ønsker at kunne bruge systemet, skal man sende en mail til lgm@hm-consult.dk med ønsket brugernavn samt adgangskode, er der flere i samme firma er der en, der skal stå som administrator, som kan rette i firmaoplysninger m.m. Så snart I får svar tilbage, kan I gå i gang med at bruge systemet. Den første side man kommer ind på når man har logget på, er en side, som viser alle ens åbne opgaver. Her kan man også se, hvem der sidst har redigeret i opgaven og hvornår samt se status på opgaven. Hvis man vil ind og rette i opgaven eller se en evt. løsning klikke man blot på opgaven. Årskursus 2010 Side 39
Der er en menu ovre til venstre i billedet. Ved nogle af menupunkterne er der en lille pil, og her er der undermenuer man kan vælge ud fra. Profil: I menuen Profil, findes der 2 muligheder: - Bruger profil o Her står navn, telefon, email m.m. - Firmaprofil o Her står firmaets oplysninger, og man kan rette i disse hvis man er administrator Opgaver: Under menuen opgaver er der 4 forskellige undermenuer, hvor nogle af dem, har endnu en undermenu. - Opret opgave o Her kan man oprette en ny opgave (beskrivelse kommer længere nede) - Egne opgaver o Her er der endnu en undermenu, hvor man kan vælge at få vist egne opgaver enten åbne, afsluttede eller alle. - Indenfor firmaet o Viser alle opgaver i firmaet. Dvs. hvis ens kollega har oprettet en opgave, kan den ses her. Medmindre vedkommende har gjort den privat. Det er dog kun personen, der har oprettet opgaven, som kan redigere i den. - Åbent for alle o Her kan man se afsluttede opgaver fra alle firmaer, men igen kun hvis personen, der har oprettet opgaven har valgt, at den må vises for alle firmaer. Ønsker: Årskursus 2010 Side 40
Under ønsker kan man vælge - Opret nyt ønske o Her er det muligt at oprette et ønske om en ændring eller en ny funktion i lønsystemet. - Se alle ønsker o Her kan man se, hvad andre brugere har lavet af ønsker. Under Generel Info, vil der komme til at ligge informationer om opdateringer kurser m.m. Oprette en opgave Når man skal ind og oprette en opgave, går man som tidligere nævnt ind under Opgaver Opret opgave. Så kommer ovenstående billede frem. De 2 øverste felter siger lidt sig selv, men sørg for at beskrive problemet så godt som muligt. I Prioritet er det muligt at vælge 1-3, og her angiver du, hvor hurtigt problemet skal løses. Skal opgaven løses indenfor et par timer, kan man sætte hak i Haster. I feltet Vises? kan man vælge - Privat Så er det kun en selv, der kan se opgave og besvarelser - Eget firma Så kan alle ens kolleger se opgave og besvarelser - Alle Alle firmaer kan se opgave og besvarelser Når opgaven er oprettet vil den kunne ses under Home. Redigere en opgave Årskursus 2010 Side 41
For at komme ind og redigere en opgave, klikker man på selve opgaven i oversigten over egne opgaver. Herinde kan man rette i alle oplysninger, dog ikke i selve løsningen, som står ovre til højre. Man kan også vælge at afslutte opgaven. Husk at trykke Gem ændringer, når alle ændringer er indtastet. Slette en opgave Gøres ved at gå ind på opgaven, og vælg Afslut opgave Husk at trykke Gem ændringer, når alle ændringer er indtastet. Årskursus 2010 Side 42
Diverse. Efterbetaling til afgåede medarbejdere. Når en medarbejder er afgået, kan der forekomme efterbetalinger, som f.eks. overarbejde, som vedkommende skal have udbetalt, og disse beløb kan indtastes i lønkladden, og når der er indtastet en afgangsdato, som ligger før fra-datoen for lønperioden, så bliver de Blivende lønposter ikke medtaget. Afhængig af ferieordning, skal evt. opsparede feriepenge afregnes til Feriekonto. Alle lønarter, som er medtaget i lønskala, og som samtidig findes på pågældende medarbejder under Blivende poster, medtages. Blivende poster: Alle lønposter under Blivende poster medtages, dog kun lønarter med LA-type 1 til 3, og dette interval kan ændres nedad, til f.eks. kun LA-type 1. Når ovenstående er fastlagt, kan lønsatsen findes iflg. Lønskalaer eller Firmasatser, hvis beløb eller sats ikke er indgivet på lønmodtageren. Direkte udbetaling af feriepenge til lønmodtageren ved fratræden. Ved mindre beløb (max. kr. 500,- efter skat, og max 2 gange pr. år) må man efter den nye ferielov udbetale beløbet til medarbejderen i stedet for at sende dem til Feriekonto. Dette kan i version 4.3 ske ved at benytte lønart 9510 med ny opsætning, hvorved der i indtastningen på lønarten, skal tastes Ja, hvis beløbet skal udbetales direkte til medarbejderen af de opgjorte feriepenge. I feltet Opsummer til..\direkte udbetaling af feriep?, skal tastes Ja, hvis du vil benytte denne mulighed. Hvis man vælger altid at overføre til feriekonto, skal opsætningen på lønart 9510 ikke ændres, og indtastning ti det nye felt bliver ikke vist. Ved direkte udbetaling af feriepengene bliver de afregnet på lønart 9930 i stedet for 9920, og denne lønart skal derfor opsættes med reference via bogføringstype til Kontoplanen. Årskursus 2010 Side 43