Jørgen Fibigersgade 20, 9850 Hirtshals Afdelingsadresser Besøg udført i h.t. (standard navn) Kvalitetsstyringsloven 506 af 07.06.2006 Behrndt, Klaus (Lead auditor) Auditorer Andre dokumenter Gyldighedsområde Sagsbehandling i forbindelse med krav fastsat i Kvalitetsstyringsloven. DANAK Akkreditering(er) Audit Konklusion Denne kontorgennemgang viser, at systemt er godt og klart opbygget. Det er overskueligt og og vurderes til at være et godt arbejdsredskab for sagsbehandlingen i kommunen. Systemet fremstår dækkende mht. opgaver under loven. Det ses, at der har været arbejdet godt med systemet, og at det er godt integreret med den normale organisations- og ansvarsstruktur i kommunen. Der er givet en enkelt afvigelse samt nogle forbedringsforslag, som vil bliev taget op på hovedefterprøvningen. ledelsesrepræsentant Kundens godkendelse Er alle afvigelser godkendt af ledelsens repræsentant? Ja Er opfølgnings besøg nødvendigt? Nej Dato(er) for opfølgningsbesøg Bemærkning til opfølgningsbesøg Ledende Auditors anbefaling Er alle afvigelser lukket: Nej Certificering anbefales/ fortsat certificering Godkendt af: Behrndt, Klaus Dato: 12-08-2009 Ja Bureau Veritas Certification Denmark A/S Side 1 af 6
Antal rejste afvigelser Alvorlig 0 Mindre 1 11-08-09 Afvigelser Afv.Nr: Standard: Kravelement: Proces: Site: Res.type: INI/KAB/1 Kvalitetsstyringsloven 506 af 07.06.2006 bek. 13 stk. 1+2+3 Konstateret mangel, afhjælpende- og korrigerende handling Systemgennemgang Systemdato Manual: HJØRRING KOMMUNE MILJØ- & NATURKONTORET Minor Bureau Veritas Certification Denmark A/S Side 2 af 6
Kravelement som virksomheden har fraskrevet: Styrker: Klar beskrivelse af ansvarsområder for systemet opdelt på ledergruppe, systemansvarlige og teams. Systemet er på den måde organisatorisk forankret naturligt i de daglige opgaver Udmærket forbindelse mellem politik og de overordnde strategier og sammenhænge for kommunens arbejde Det er godt at se, hvordan I for hvert område har forsøgt at styre jeres arbejde efter kvalitetsmål/indikatorer. Udmærket på alle områder, se dog forbedringsforslag vedrørende kvalitetsmål. En styrke, at administrationen er inde og auditere, specielt også på systemansvarliges områder og på den måde få det integreret i den øvrige del af Teknik og Miljø. Udmærket med en oplæringsplan for nye medarbejdere Fin oversigt over opgaver og områder beskrevet via kompetencematrix'en God sammenkædning af evalueringer af kvalitetsstyringsssystemet på alle niveauer med en udmærket agenda. Der ser ud til, at der er god sammenhæng mellem evalueringer og rapporter, så rapporteringsdelen holdes til det minimale. Procedurerne er let overskuelige og simpel at finde rundt i og med udmærkede beskrivelser. De skal dog vurderes konkret i forhold til praksis Forbedringsmuligheder: Politik og mål. Med fordel kunne der være en klar reference/sammenhæng mellem mål, planer, konkret arbejde og så de overordnede strategier for kommunen, der danner udgangspunkt for kvalitetspolitikken, f.eks: - Hjørring Kommune vil være en bæredygtig kommune. - Kommunens borgere og turister skal have mulighed for kvalitative oplevelser i områdets varierede og smukke natur. - Agenda 21 skal på sigt tænkes ind i det daglige arbejde i kommunen. I dialog med borgere og virksomheder søges miljøbevidstheden øget med henblik på at mindske miljøbelastningen og motivere til energi- og ressourcebesparelser. Der kan med fordel etableres flere såkaldte miljø og naturmål som indikatorer. De fleste mål drejer sig om tidsfrister og opfyldelse af en aktivitet, jvf. bemærkningerne til kvalitetsstyringsloven Der kan også med fordel etableres flere mål vedrørende dialogen f.eks med bruger og foreninger, som I har som en af jeres overordnde politikker. Som sket for team landbrug kan synliggørelse af målemetode for, hvordan kvalitetsmål skal opnås, med fordel etableres for de andre teams, hvor dette er relevant og giver mening Systemomfang Med fordel kunne der udarbejdes en såkaldt krydsmatrix mellem de af systemet omfattende love og de udarbejdede sagsbehandlingsprocedurer, selvom de fleste navne vil være overlappende. Bureau Veritas Certification Denmark A/S Side 3 af 6
Kompetencer Jeres måde at vurdere hvilke medarbejderkompetencer, der skal til for at løse natur og miljøopgaverne er ifølge jeres system baseret på en individuel vurdering ar sagsbehandlerne og ikke faste kritierier. Det må derfor vurderes ved selve hovedefterprøvningen, hvorvidt MUS samtaler med efterfølgende teammøde giver tilstrækkelig dokumentation for den tildelte kompetence. For nye medarbejdere bør det være klart i hver team, hvem der er ansvarlig for at få udarbejdet introplanen Tilkøb af kompetencer: Tjekskemaet til opfyldelse af bekendtgørelsens krav til indkøbt kompetence beskriver alene kravene fra bekentgørelsen. Tjeklisten kunne med fordel formuleres og gennemarbejdes som et bedre redskab til sikring af formålet med kravene.og i overensstemmelse med indkøbspolitikken Audit Det fremgår ikke af systemdokumenterne, hvor dokumentationen for jeres interne auditorers kvalifikationer befinder sig og hvordan kriteriet om kursus vurderes? Evalueringer De konkrete evalueringer af kommunens kvalitetsstyringssystem på alle niveauer kan først vurderes endeligt udfra allerede gennemførte evalueringer for at vurdere effektiviteten. Procedurer Med fordel kan der arbejdes med en link mellem: - procedurer, - mål/indikatorer for, hvorvidt den pågældende proces under proceduren fungerer - data, der viser, hvordan målopfyldelse eller anden relevant informatione reelt ser ud. Fokusområder ved næste besøg: Hovedefterprøvningen Andre bemærkninger: Love, normer og standarder: Kvalitetsstyringsloven med tilhørende bekendtgørelse Vedhæftede dokumenter: Personer som er blevet interviewet N/A N/A Behrndt, Klaus 11-08-2009 Lavet som kontorgennem N/A Behrndt, Klaus 11-08-2009 Bureau Veritas Certification Denmark A/S Side 4 af 6
Audit resumé Dato 11-08-2009 Afdelinger/processer 1 Behrndt, Klaus Site: Standard: Kvalitetsstyringsloven 506 af 07.06.2006 Kravelementer HJØRRING KOMMUNE MILJØ- & NATURKO Kortlægning af opgaver Systemgennemgang BVC2 Kvalitetsstyringsloven 506 af 07.06.2006 1 1 stk. 1 Faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed 1 1 stk. 2 Løbende vedligehold og forbedring 1 2 stk. 1 Indført og anvendt kvalitetsstyringssystem 1 2 stk. 2 Omfang af kvalitetsstyringssystemet 1 3 stk. 1 Sagsbehandling: Ansvar og beføjelser fordelt 1 3 stk. 2 Sagsbehandling: Procedurer der sikrer fordeli 1 4 stk. 1 Kvalitetsstyringssystemet:Ansvar og beføjels 1 4 stk. 2 Miljøministerens evt. ekstra regler 1 5 stk. 1 Kvalitetspolitik 1 5 stk. 3 Kvalitetsmål 1 5 stk. 4 Procedurer for sagsbehandling 1 6 Koordinering mellem myndigheder 1 7 Miljøministerens evt. ekstra regler om kommu 1 8 stk.1 Kompetencestyring 1 8 stk.2 Miljøministerens evt. ekstra regler om kompet 1 9 stk. 1 Dokumentstyring 1 9 stk. 2 Miljøministerens evt. ekstra regler om dokum 1 10 stk. Kvalitetshåndbog 1 10 stk. Miljøministerens evt. ekstra regler om kvalitet 1 11 Intern måling af systemets effektivitet og egn 1 12 Procedurer for opfølgning på interne målinger 1 13 Miljøministerens evt. ekstra regler for intern m 1 14 stk. Certificering 1 15 Årlig offentliggørelse 1 16 Miljøministerens evt. ekstra regler for offentlig 1 20 Påbud fra Miljøministeren 1 BVC1 Bekt. Om krav til kvalitetsstyringssystemet nr. 1 bek. 1 Regler for kvalitetsstyringssystemet 1 bek. 2 Definitioner 1 Bureau Veritas Certification Denmark A/S Side 5 af 6
Audit resumé Dato 11-08-2009 Afdelinger/processer bek. 3 Kommunale procedure krav 1 bek. 4 Krav systemansvarlige bek. 5 Koordinering mellem myndigheder 1 bek. 6 Kompetencestyring 1 bek. 7 Styring af dokumenter og registreringer 1 bek. 8 Styring af eksterne dokumenter 1 bek. 9 Kvalitetshåndbog 1 bek. 10 Intern audit 1 bek. 11 Brugertilfredshedsundersøgelser 1 bek. 12 Ledelsens evaluering 1 bek. 13 Konstateret mangel, afhjælpende- og korriger 1 bek. 14 Potentielle mangler 1 bek. 15 Offentliggørelse 1 bek. 16 Indberetning 1 BVC 0 Brug af logo 1 Bureau Veritas Certification Denmark A/S Side 6 af 6