REFERAT af Referat nr. 1154 bestyrelsesmøde i A.B. Vejen Byggeselskab mandag den 17. august 2015 kl. 17.00 på Andelsselskabet BO SYD s kontor i Vejen. Mødedeltagere Fraværende (med afbud). Leif Nielsen, Tage Øhlenschlæger, Grete Noes og Kurt Frøsig. Desuden deltog forretningsfører Nis Chr. Sørensen. Randi Fait. DAGSORDEN med oplæg Referat / beslutning Punkt 1. Godkendelse af referat nr. 1152* vedr. bestyrelsesmødet den 11. maj 2015 og af evt. tilføjelser i revisionsprotokollen. Referat nr. 1152 godkendt og underskrevet. Ingen nye tilføjelser i revisionsprotokollen. Punkt 2. BL-infoer og LBF-orienterer: BL-info 24/15 38/15* og LBF orienterer nr. 676 685* (udsendes sammen med dagsordenen og delvis med tilhørende underbilag). Taget til efterretning, herunder BL-info nr. 39-42 og LBF orienterer nr. 686, der blev omdelt på bestyrelsesmødet. Også taget til efterretning, at vi havde en enkelt ledig bolig pr. 1.8. 2015 (i AFD. 25). Punkt 3. Møder i 7. Kreds og med andre Boligorg. a) Referat* og orientering fra FU-mødet (for boligorg. med boliger i Esbjerg Kommune) onsdag den 10. juni 2015 (AB var arrangør). Næste møde afholdes 8. sept. 2015, hvor FREMAD er arrangør. b) Invitation* til fælles dialogmøde mellem Vejen Kommune og boligforeningerne i kommunen onsdag den 4. november 2015. a) Referatet taget til efterretning. Kurt Frøsig og Nis Chr. Sørensen forventes at deltage i mødet den 8. sept. 2015. b) Formand Leif Nielsen og Susanne N. Jespersen (fra ADM.) forventes at deltage i mødet. - 1 -
Punkt 4. ØKONOMI: a) Rapport* fra Danske Capital for perioden 1.1. 30.6. 2015, herunder orientere om negative renter tilskrevet af Danske Bank. b) Status på en tidligere henvendelse fra ESL om at få en lokalaftale om betalte spisepauser, hvilket vil sige en nedsættelse af den ugentlige arbejdstid for ejendomsfunktionærerne. c) Referat* af en ordinær og en ekstraordinær generalforsamling i Gørding Antenneforening, hvor det blev besluttet at nedlægge foreningen pr. 1.1. 2016 og sælge til Yousee. d) Orientering om de budgetforudsætninger *, der arbejdes ud fra ved udarbejdelse af 2016 budgetter, til behandling på årets afdelingsmøder. Budget 2016 for Boligorg.* medsendes som bilag til dagsordenen. a) Afkastrapport m.v. taget til efterretning. På grund af en del uro på obligationsmarkedet, afventer vi mere rolige forhold, inden der investeres yderligere i obligationer og med at øge løbetiden på fondsbeholdningen. b) Vi har ikke hørt yderligere fra ESL om et møde. c) Beslutningen taget til efterretning. Beboerne orienteres på de kommende afdelingsmøder i Gørding. Det meddeles til Yousee, at vi ønsker, at beboerne selv skal indgå en aftale om et direkte kundeforhold fra og med den 1. januar 2016. d) Budgetforudsætningerne og budget 2016 for Boligorg. vedtaget/taget til efterretning. Punkt 5. Boligorganisation, ADM. og AFD. a) Orientering om datoer* for afholdelse af årets budget-/afdelingsmøder med de enkelte afdelinger, herunder aftale, hvem fra bestyrelsen, der kommer til de enkelte møder. Modtagne FORSLAG til behandling på møderne medtages til bestyrelsesmødet (de p.t. modtagne* vedlægges som bilag til dagsordenen). b) Status på beslutningen om at igangsætte arbejdet med at få lavet en tilstandsrapport på 19 boliger på Falkevej 1-23, 4 og 8-18 (AFD. 1) med a) Aftalt, hvem af bestyrelsesmedlemmerne, der kommer til de enkelte afdelingsmøder. Ingen havde emner til en køkkenpige. Derfor blev det besluttet, at der serveres kringle og småkager til årets afdelingsmøder. De p.t. modtagne FORSLAG fra AFD. 4, 7, 8, 10,15, 16 og 20 blev drøftet og udleveret til bestyrelsen på mødet. b) Udarbejdet tilstandsrapport fra Ingeniørgruppen Varde A/S fremlagt og et uddrag heraf blev omdelt på bestyrelsesmødet. Opgørelse er modtaget. - 2 -
henblik på at få udarbejdet en helhedsplan for disse boliger. c) Status på køkkenprojekterne i AFD. 14 (Morbærvej) og i AFD. 19 (Skrænten). I AFD. 14 renoveres 8 køkkener og i AFD. 19 renoveres 35 køkkener. Vi skal herefter have indgået en aftale med KUBEN Management, Kolding om det videre forløb. c) I AFD. 19 mangler stadig 2 låger, som har været fejlleveret 3 gange. Der udestår også mangelafhjælpninger i AFD. 14, hvor tømrer har haft en underleverandør koblet på. Tømrer er rykket. Slutfakturaer forventes i indeværende uge, hvorefter arkitekten vil færdiggøre et byggeregnskab (og en særskilt opgørelse til kurator på Svane Køkkenet, Koldings konkursbo). d) Status på det planlagte køkkenrenoveringsprojekt i AFD. 22, Gørding. På et ekstraordinært afdelingsmøde torsdag den 16.4. 2015 tilmeldte 6 af de 8 fremmødte husstande sig køkkenrenoveringen. e) Status på at gennemføre en prøve udbedring i boligen Liljevej 22 i h.t. et forslag til løsning af skimmelproblemer fra Bolind A/S, herunder at vi må regne med en merpris for prøvehuset, som er en type B, på ca. 4.000 kroner (excl. moms). f) Status på projekt tagudskiftning i AFD. 26 (Vorupvænget 21-79), som vi administrerer for Vejen Kommune. g) Drøfte en henvendelse fra afdelingsbestyrelsen i AFD. 4 om at få ophævet en tidligere beslutning om et totalforbud mod algebekæmpelse i Vejen Byggeselskab. h) Orientering om problemer med gulvbelægninger, der trækker sig i stort set alle samlinger, på Birkely (AFD. 29). d) Køkkenudskiftningen blev opstartet mandag den 3. august 2015 og forløber helt efter planen. Vi er begyndt på køkken nr. 3 af 6 d.d.. Hele projektet forventes afsluttet medio sept. 2015. e) Prøve udbedringen er afsluttet, men iflg. inspektøren er det ikke den løsning, der skal bruges fremover. Der skal beskrives en anden løsning, ligesom vi nok også skal have et andet firma sat på opgaven. f) Arkitekten er i gang med at udarbejde et licitationsmateriale. Vi skal have kontaktet Vejen Kommune om beslutningsprocessen. g) Totalforbuddet blev i sin tid vedtaget af hovedbestyrelsen, da der ikke fandtes miljøgodkendte midler til afrensning. Da sådanne midler nu findes på markedet, ophæves den tidligere beslutning hermed. h) Det drejer sig om Vejen Kommunes boliger på Maltvej i Askov (AFD. 29). Kommunens byggesagkyndige er sat på sagen og tager sig af det videre fornødne (tømrer mener det drejer sig om en fejlprojektering). i) Orientering om, at vi har bekræftet overfor Byggeskadefonden, at der ikke er anvendt magnesiumholdige vindspærreplader i byggeriet på Kir- i) Taget til efterretning. - 3 -
sebærvej (AFD. 31). j) Evaluering af repræsentantskabsmødet tirsdag den 12. maj 2015. k) Orientering om personaleforhold, herunder om ansættelsen af en ny varmemester (afløser for Bent Højvang). l) Status på oplysninger fra TREFOR om, at de fleste af vore lyskilder til de fleste af vore gade- og stilamper er udgået af produktion pr. 1. januar 2015. m) Status på markeringen af at VB fylder 60 år den 20.9. 2015. j) Der blev udtrykt tilfredshed med mødets afvikling. k) Som ny varmemester ansatte vi Peter Winum (PW) fra Vester Nebel pr. 1. juni 2015. PW fungerer fint sammen med de øvrige ansatte. Tidsbegrænset ansat medarbejder i de grønne områder, Britta Pedersen, har pådraget sig en diskusprolaps én af de første dage i sommerferien, og vil ikke komme tilbage inden ansættelsesforholdet ophører. l) Vi har indkøbt et lager af lyskilder og afventer yderligere udspil omkring løsningsmuligheder. m) 1) Der er indgået en aftale med slagter Knag, Vejen om levering af telte, borde, stole, service, bestik, glas, borddækning, kaffemaskiner, tapas, opfyldning og opvask. 2) Der er lavet aftale med Depot Sydøst, Kolding om levering af fadølsanlæg, ølfustager, vand, rødvin, hvidvin og plastkrus til fadøl. 3) Der udestår udarbejdelse af annonce, invitationer, nyhedsbrev til beboerne og få lavet navneskilte til bestyrelsesmedlemmerne. Desuden skal vi have kontakt til en musiker. n) Diverse øvrige orienteringer fra afdelinger og driften. n) Orienteret om en afholdt licitation over udskiftning af de resterende vinduer og døre i daginstitutionen Vorupparken, Askevej 1-3 (AFD. 11), hvor kommunen og vi tidligere har skiftet nogle elementer til hvid plast. Den afholdte licitation foreskriver et produkt i træ-/alu. I forhold til tidligere overslag er prisen nu ca. 300 tusind kroner dyrere. Det blev vedtaget, at fortsætte med udskiftning til elementer i hvid plast. Såfremt det giver en udfordring m.h.t. fyldninger, må der findes en løsning herpå. - 4 -
Punkt 6. Diverse orienteringer. a) Orientering om, at Vejen Kommune afholdt et informationsmøde torsdag den 26. juni 2015 på Askov Højskole om deltagelse i et forsøgsprojekt om øget genbrug af affald (ingen fra VB havde mulighed for at deltage). b) Orientering om en modtaget indbydelse fra KUBEN, Kolding, til at deltage i en besigtigelsestur til Nordjylland den 25.- 26. sept. 2015 (der er et begrænset antal pladser til rådighed). c) Diverse øvrige orienteringer. a) Orienteringen taget til efterretning. Vi har ikke modtaget yderligere oplysninger om forsøget. b) Ingen tilmeldinger fra Vejen Byggeselskab. c) Orienteret om underskrifter vedr. en netbank konto til Grundejerforeningen i Andst. Punkt. 7. Nyhedsbrev. Der planlægges udsendelse af et nyhedsbrev til alle beboere om VB s 60 års jubilæum den 20. september 2015. Nyhedsbrev om 60 års jubilæet vedtaget udarbejdet og omdelt til alle beboere. Punkt 8. Eventuelt (herunder aftale dato for næste bestyrelsesmøde). Næste bestyrelsesmøde planlægges evt. afholdt mandag den 23.11. 2015 kl. 17.00. (*) = Vedlagt som bilag til dagsordenen. word/a.b.vejen.byggeselskab/referat.bestyrelsesmøde.17.08.2015.01/ncs - 5 -