14. april 2011 IT Referat af bestyrelsesmøde den 22. marts 2011 Til stede var: Lars Hylling Axelsson (Lars) Jens Erik Jørgensen (Jens Erik) Marian Lundh (Marian) Henning Poulsen (Henning) Kjeld Jakobsen (Kjeld) Jesper Bredvig (Jesper) John Haurits (John) Peer Heldgaard Kristensen (Peer) Egon Petersen (Egon) Ina Thorndahl (Ina) Mette Vestergård (Mette punkt 1-13) Stine Byskov (Stine punkt 1-13) Statsaut. Revisor Arne Bang (Bang - punkt 1) Line Lambertsen (Line punkt 4) 1. Regnskab 2010 Ina fremlagde endeligt udkast til regnskab for 2010 efter revision, der udviste et driftsresultat på i alt 741.882 kr. Hun oplyste om de væsentlige ændringer i forhold til det på sidste bestyrelsesmøde 9. februar 2011 gennemgåede råudkast før revision, som fremlagt i bilag b: feriepenge ventilationssystem tab på lån (afdrag 2010) til Danhostel Downtown og it udgifter. I forhold til midtvejsjusteringen i 2010 var de væsentligste ændringer, som skitseret i fremlagte bilag a: en stigning i personaleudgifter i form af løn til opsagt medarbejder i 2 måneder samt feriepenge en stigning i de interne administrationsomkostninger til brug for retablering af et ventilationsanlæg et fald i omkostningerne til landsmødet som følge af færre anmodninger om kørselsgodtgørelse end budgetteret et fald i markedsføringsomkostninger som følge af igangsatte opgaver, der først skal betales i 2011 et fald i kontingentet til HiHostel som følge af flere internationale bookinger et bestyrelsesseminar, en stigning i eksterne omkostninger, der primært skyldes udskiftning af forældet IT og køb af møbler samt vedligeholdelse af erhvervslejligheden i forbindelse med de nye medarbejdere færre anmodninger om udbetaling af sengetilskud end ansøgt. For så vidt angår det tidligere driftsselskab i Danhostel Downtown oplystes det, at det samlede tab på lånet i alt udgjorde 251.268 kr. inkl. renter og gebyrer (regnskabets side 14). Heraf var 150.000 kr. allerede afsat i 2009 regnskabet.
Bang orienterede særskilt om sin undersøgelse af de igangsatte arbejder, (ventilation, booking.com og agentbooking) der som følge af færdiggørelse i 2011 blev flyttet med over regnskabsmæssigt. På forespørgsel fra Lars oplyste Ina, at noten vedrørende eventual-hæftelsen overfor SAMHANDEL forventedes slettet fra og med næste år efter beslutning på ordinær generalforsamling i april i foreningen. Bang oplyste, at der i regnskabet fortsat som mange tidligere år var afsat 200.000 kr. i hensættelser til tab på vandrerhjemslån. Bestyrelsen drøftede evt. hensættelser til tab på debitorer, men besluttede ikke at afsætte beløb hertil. Bang fremlagde protokoller for 2010 og 2011 samt ledelseserklæring, hvilke dokumenter blev underskrevet af den samlede bestyrelse. På forespørgsel fra Kjeld roste Bang bogføringen, der nu så pæn ud. Revisionsrettelserne var primært af regnskabsteknisk karakter. 2. Status likviditet og balance ultimo februar 2011 3. Danhostels fundament sekretariatet fremlægger et oplæg til placering af overskydende likviditet de måneder om året, dette er aktuelt, ved næste bestyrelsesmøde. Fra og med 2011 fordeles porto i forholdet 1:4 mellem administration og markedsføring Ina og Bang tager et møde med BDO omkring spørgsmålet om selvangivelse m.v. Bang foretager to små ændringer f.s.a. oplysningsgraden i regnskabet på side 18 (specifikation af skyldige omkostninger) og i note 9 (Samhandel) Hensættelsen på 200.000 kr. vedrørende evt. tab på vandrerhjemslån bibeholdes. Ina fremlagde status, likviditet og balance pr. ultimo februar 2011 med bemærkninger og udleverede en graf med udviklingen i likviditet i Danhostel de seneste år samt resten af 2011 i forventede tal. Bestyrelsen tog den fremlagte status til efterretning. Ina henviste til de på landsmødet 2010 vedtagne kerneværdier, der skal danne grundlag for Danhostels fundament, hvor de fremmødte vandrerhjem besluttede, at de skal efterleves af alle Danhostels. For en lang række af punkterne giver dette sig selv, og punktet bliver allerede efterlevet. For nogle af punkterne er der imidlertid tale om, at der skal besluttes nogle "målepunkter", der kan bruges som værktøj, så der er enighed blandt vandrerhjemmene om, hvad de fælles vedtagne krav indeholder, og det sikres, at vi alle har fælles fundament. Der foreslås derfor, at der for så vidt angår alle kravene i fundamentet vedtages nogle målepunkter, så vandrerhjemmene har et redskab, der beskriver, hvad fundamentet indeholder af krav, som besluttet under landsmødet. Da fundamentet vil kunne påvirke det enkelte danhostels virksomhed væsentligt, foreslog Ina, at det var en gruppe af værter og ikke sekretariatet, der udarbejdede et oplæg, således så målepunkterne blev så "smidige" og operationelle som muligt, og ikke oplevedes som unødigt restriktive. Henning tilkendegav, at der også burde være en ejer med i udarbejdelsen af oplægget. Lars fremhævede, at der i arbejdet skulle medtænkes individuelle forhold ind et stort danhostel med mange gæster contra et lille med forholdsvist få gæster. Der nedsættes udvalg med bestyrelsens værter samt Kjeld til at lave et oplæg til målepunkter for fundamentets punkter til bestyrelsen. 4. Strategiopfølgning Ina præsenterede Line Lambertsen, der som studerende ved Ålborg Universitet på uddannelsen international hospitality management havde udarbejdet afsluttende opgave om Danhostel s nye strategi. 2
Line fremlagde konklusionerne af sin rapport omkring implementering af strategien. Ina uddelte et bilag omkring de overordnede planer for strategiens implementering og gennemgik teori omkring faldgrupper ved strategiimplementering. Hun fremlagde planerne for 2011, 2012 og 2013 f.s.a. strategiens udrulning, idet hun understregede, at f.s.a. 2012 og 2013 vil planen ændres lidt i takt med Danhostels udvikling. Bestyrelsen drøftede oplægget. De fremhævede punkter i præsentationerne foresloges diskuteret på regionsmøderne. It gennemgik de gennemførte punkter for sekretariatets handlingsplan for 1. kvartal 2011. Kjell roste det flotte materiale, som meget struktureret og de opnåede resultater. Egon foreslog, at Danhostel overvejede at indføre et årligt konsulentbesøg på alle vandrerhjem. Han vurderede at konsulenterne kunne være gode bindeled til vandrerhjemmene. Ina var enig med Egon i, at besøg var vigtige for en god tilknytning mellem vandrerhjemmene og forening. Lars henviste til, at det var forsøgt tidligere, uden succes. 5. Status arbejdsgrupperne Bestyrelsen tog sekretariatets overordnede handlingsplan for 2011 til efterretning. MV fremlagde status for arbejdsgrupperne. I supplement hertil orienterede hun om status på Danhostel konference-certificering. I alt 20 danhostels var nu certificeret, 16 til dagsmøde + overnatning, 4 til dagsmøder. Målet er min. 45 danhostels. Hun supplerede med en orientering omkring kursusmessen Mødedagen 2011. I forbindelse med den microsite, som var under udvikling ønskede Ina og Mette, at bestyrelsen drøftede den ved foråret 2010 tidligere fastsatte beslutning om, at der som hovedregel skal være mindst 50 % deltagelse af vandrerhjem på udviklings- og markedføringsprojekter, for at de kan finansieres af budgettet, medmindre der er tale om regionale midler. Udfordringen lå i, der dermed alene var en bemyndigelse for sekretariatet til at udvikle et microsite for alle vandrerhjem, mens kursusgruppen ønskede micrositet alene for certificerede vandrerhjem. Ina fremhævede, at dette ville følge strategien, hvis man anså de konference-certificerede vandrerhjem som en gruppering, men der var ikke budgetmæssig bemyndigelse til sekretariatet til, at der kunne bruges ca. 100.000 kr. til udvikling af sitet. Ina foreslog, at man i bestyrelsen overvejede en generel regel om, at hvis der af bestyrelsen var taget beslutning om en gruppering, kunne der i gruppens udviklingstiltag ske en fordeling af udgifterne, f.eks. en 50-50%s betaling, så gruppen betalte halvdelen og halvdelen kom fra Danhostels budget. John supplerede med at fremhæve, at certificeringen netop var for at differentiere, og derfor skulle der være en klar adskillelse mellem certificerede og ikke certificerede. Marian var enig i ideen. Jens Erik gik ind for en tommelfingerregel, hvorefter det var en bestyrelsesbeslutning, at der laves en specifik gruppering og der vedtoges regler for omkostningsfordeling for udviklingstiltag. Lars bemærkede, at vi dermed ville gå fra at udvikle for de få frem for de fleste. Kjeld fremhævede, at Danhostel ønsker og har brug for fyrtårne. Han ønskede imidlertid en indstilling fra sekretariatet på førstkommende bestyrelsesmøde, idet han dog godt kunne støtte den konkrete microsite med en 50-50% finansiering. Peer var enig. John oplyste, at 50-50% fordeling var ok for de certificerede. Microsite færdigudvikles alene for de certificerede vandrerhjem med en økonomisk fordeling på 50-50%. 6. Status Samhandel Jesper orienterede om, at der er generalforsamling i Samhandel i april, hvor der lægges op til, at underskuds garantien for Danhostel slettes. 3
Der var p.t. 128 medlemmer, med en omsætning på 108 mio. kr. Der udbetales bonus op til 8,9%. Det var et Danhostel, der havde den bedste bonus. Jesper og Børge, Danhostel Esbjerg genopstillede til bestyrelsen. Jesper foreslog, at Danhostel stillede som krav, at et bestyrelsesmedlem i Danhostel også var bestyrelsesmedlem i Samhandel. Samhandel havde foreslået dette overfor begge stiftere. Bestyrelsen drøftede forslaget. Danhostel stiller krav om, at et bestyrelsesmedlem i Samhandel, tillige skal være bestyrelsesmedlem i Danhostel. Jesper valgtes som dette medlem for næste opstillingsperiode. 7. Generel markedsføring 2011 Mette fremlagde forskellige forslag til en kampagne under tværgående markedsføring, hvis formål var at øge kendskabet til Danhostel og flere besøgende på www.danhostel.dk. Hun gennemgik bilag med de enkelte forslag til tiltag. Bestyrelsen drøftede forslagene og det fremlagte skema. Peer spurgte hvorvidt Mute tv også var blevet overvejet. Mette oplyste, at Mute tv, f.eks. i togene, ville kræve en ny film. at der i 2011 gennemføres en generel markedsføring i biograferne. Drøftelse om status for messerne udsættes til næste møde. 8. HI-hostel e- Bestyrelsen besluttede at udsætte punktet til næste bestyrelsesmøde. markedsføring 9. HI-Q Ina fremlagde program for HI-Q træningen, og orienterede om, at HI-Q uddannelsesforløbet startede dagen efter. John forespurgte, hvorvidt det er et krav, at vi går ind i HI-Q. Ina oplyste, at Danhostel havde sagt ja til programmet ved verdenskonferencen i 2006, men været længe om at implementere det. I dag er det en forudsætning for at være medlem i HiHostel. Det er redskab til ledelse og drift, som skal tilpasses danske forhold. I alle lande er det blevet tilpasset, så det forventes ikke at være skræddersyet. Lars foreslog, at der laves en evaluering til næste møde. Punktet tages op på næste bestyrelsesmøde. 10. Regionsmøder Ina fremlagde forslag til program for regionsmøderne 2011 med henvisning til bestyrelsens ændrede beslutning på telefonmødet den 11. marts 2011. Møderne kunne suppleres med et tilbud om en times kursus i ansættelseskontrakter for evt. interesserede. Lars oplyste, at han p.g.a. rejse desværre ikke kunne deltage. Programmet for regionsmøderne godkendtes. 11. Konkrete sager Ina indledte punktet med en orientering om status for lånepuljen. Danhostel har en samlet lånepulje på i alt 2.609.100. kr. pr. 31. december 2010 fordelt på i alt 22 debitorer. Bestyrelsen besluttede ved møder den 2. november 2009 og 17. marts 2010, af hensyn til likviditeten, at den samlede lånepulje skulle nedsættes fra ca. 3,2 mio. kr. til 2,5 mio. kr. over en toårig periode, d.v.s. med udgangen af 2011. Det betyder, at der i budgettet for 2011 er i alt "frie midler" på 500.000 kr. til nyudlån, når medtages de afdrag, som skal indbetales i 2011. I det tal er der en "buffer" på 50.000 kr. Egon forespurgte, om der er ændret praksis i forhold til sikkerhedsstillelse f.s.a. långivning fra Danhostel. Ina svarede, at det er der ikke, idet bestyrelsen ikke 4
havde ønsket dette. Nyt forpagterpar i Maribo Ina orienterede om henvendelsen fra Lolland kommune i marts vedrørende Danhostel Maribo. Kommunen havde i februar 2011 annonceret efter en forpagter til vandrerhjemmet og havde alene fået én seriøs henvendelse - fra en af værterne på bed & breakfast Hotel Lolland, Dorte Povlsen. Kommunen kendte i forvejen Dorte Povlsen og hendes mand, idet de i 2008 købte et nedlagt plejehjem i Nørreballe, som efter en renovering i et år åbnede som Hotel Lolland, bed & breakfast sommeren 2009. Stedet har haft god søgning og virksomheden har givet overskud i 2010. Dorte Povlsen ansøgte om at drive deres bed & breakfast sammen med Danhostel Maribo. På baggrund af Danhostels strategi 2014, som Lolland kommune var bekendt med, forespurgte man ved et møde den 9. marts 2011 Danhostel, hvorvidt det ville være muligt at ansætte Dorte Povlsen som forpagter ved en fortsat medlemskab i Danhostel, samtidig med, at der samtidig drives et bed & breakfast i nabobyen. Man henviste i den forbindelse til beslutningen om udvidelser med Bed & Breakfast medlemmer. Den nuværende ansatte bestyrer er opsagt til ultimo marts 2011, og kommunen har anmodet om en hurtig tilkendegivelse fra Danhostel om man kan ansætte Dorte Povlsen som forpagter med et fortsat medlemskab i Danhostel. Man har ikke et alternativ til en ny forpagter på stedet, idet der ikke er modtaget andre relevante ansøgere. Det tilkendegives, at kommunen ved et afslag formentlig enten vil forsøge at køre vandrerhjemmet videre uden for Danhostels regi eller lukke stedet, i det man ikke ser andre udveje. Man har appelleret til Danhostel om at vise fleksibilitet i situationen. Forslaget var, at Danhostel giver dispensation til, at Lolland kommune kan indgå aftale med Dorte Povlsen for 2010 og 2011 i hvilken periode, der tillige gives dispensation til Dorte Povlsen som vært samtidig med, at hendes mand er vært på Bed & breakfast "hotel Lolland". I den periode skal Danhostel undersøge, afklare og beslutte, om der er mulighed for at åbne op for bed & breakfast som en ny "gruppe" medlemmer i overensstemmelse med den vedtagne strategi. Bestyrelsen drøftede ansøgningen. Efter en del drøftelser blev man enige om, at et pilotprojekt skulle løbe over 2 år. Det nye bed&breakfast skal indbetale startgebyr, integreres i bookingsystemet og indrapportere overnatninger efter sædvanlige regler It ny vært godkendt med bed&breakfast som 2. virksomhed for både 2011og 2012. de skal acceptere at være pilotprojekt. Vandrerhjemmet fortsætter som hidtil, Overnatningerne på bed&breakfast skal hedde danhostel, de skal indrapportere overnatninger betale overnatninger efter sædvanlige regler, 25.000 opfront og på bookingsystem. Der accepteres et pilotprojekt for resten af 2011 og 2012, i hvilken periode der skal arbejdes på at vurdere, hvorvidt der kan åbnes op for en ny gruppe indenfor Danhostel med gæstehuse/bed&breakfast eller lignende. 12. Orientering TS Bestyrelsen besluttede at udskyde notatet fra Horesta til næste møde. Ina gennemgik kort et oplæg til nye spilleregler for TS, udarbejdet af hende. At godkende oplægget vedrørende spillereglerne med 3 små rettelser. 13. Danhostels ejerlejlighed Ina orienterede kort om den af bestyrelsen anmodede vurdering af ejerlejligheden, knap 5 mio. ved salg. Kjeld forespurgte, hvad er den generelle leje er ved erhvervs ejendomme i københavns området. 14. Eventuelt Bestyrelsen besluttede at rykke punktet til næste møde. 5
6