Statsforvaltningens brev af 18. juli 2008 til et kommunalt fællesskab

Statsforvaltningens brev af 18. juli 2008 til et kommunalt fællesskab 18-07- 2008 Kommunernes Lønningsnævn har i brev af 24. september 2007 orienteret Statsforvaltningen Syddanmark om nævnets beslutning af 21. september 2007 vedrørende aflønningen af direktørerne i det kommunale fællesskab A I/S. Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. TILSYNET MED KOMMUNERNE I REGION SYDDANMARK STATSFORVALTNINGEN SYDDANMARK STORETORV 10 6200 AABENRAA Det er statsforvaltningens opfattelse, at A nu har bragt administrationen af reglerne om løn- og ansættelsesvilkår for den administrerende direktør og den tekniske direktør i overensstemmelse med lovgivningen. Statsforvaltningen foretager derfor ikke yderligere i sagen. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. JOURNAL NR.: 2007-613/272 SAGSBEHANDLER: SBSOE DIREKTE TELEFON: 7256 7982 TELEFON: 7256 7900 TELEFAX: 7462 8409 EAN- NR. 5798000362291 SE- NR. 29 37 62 71 syddanmark@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk Sagens baggrund : Følgende fremgår af revisionsberetning nr. 2 for regnskabsåret 2005, - den afsluttende beretning, afgivet den 6. juni 2006, vedrørende lønninger : Selskabet er undergivet bestemmelserne i lov om kommunernes styrelse, jfr. 60 i loven. Lønudbetalingerne skal derfor følge de for kommuner gældende regler. Der er således etableret et lønsystem med topcheflønninger i kommuner, amter og fælleskommunale selskaber. Vi har bemærket, at administrerende direktør og teknisk direktør aflønnes højere end de af lønningsnævnet fastsatte grænser, hvorfor ansættelseskontrakterne skal forelægges lønningsnævnet til godkendelse. Vi har anbefalet, at sagerne snarest forelægges for Lønningsnævnet til godkendelse. EKSPEDITIONSTID: MANDAG - ONSDAG: 10.00-15.00 TORSDAG: 10.00-17.00 FREDAG: 10.00-13.00 TELEFONTID: MANDAG- ONSDAG: 09.00-13.00 TORSDAG: 12.00-16.00 FREDAG: 09.00-13.00 TELEFONTIDEN ER I PERIODEN 23.06. - 08.08.08 (BEGGE DAGE INCL.): MANDAG- ONSDAG: 09.00-12.00 TORSDAG: 12.00-15.00 FREDAG: 09.00-12.00

I bestyrelsens møde den 12. juni 2006 tog man under punkt 15 i dagsordenen stilling til regnskab og beretning for regnskabsåret 2005. Følgende fremgår blandt andet af beslutningsprotokollen fra dette møde : Beslutning : Bestyrelsen godkendte regnskab og årsberetning som indstillet og oversender dette til interessenterne. Bestyrelsens bemærkninger : Formanden følger op på revisionsrapportens punkt 5 - lønninger. Følgende fremgår blandt andet af henvendelsen fra Kommunernes Lønningsnævn : Kommunernes Lønningsnævn har i dag skrevet således til KL: "Foranlediget af en revisionssag har KL forelagt Kommunernes Lønningsnævn en sag om aflønning af direktørerne i A I/S. Interessentskabet A I/S er oprindelig stiftet i 2002 med B og C kommuner som interessenter. I 2005 udtrådte C Kommune og i stedet indtrådte D Kommune som interessent. Selskabet varetager kommunernes opgaver inden for vejvedligeholdelse, grønne områder og kommunale kirkegårde og har ca. 350 medarbejdere." I forbindelse med selskabets reetablering i 2005 med Dog B kommuner som interessenter blev der mellem bestyrelsen for A I/S og den (også tidligere) administrerende direktør indgået en ansættelseskontrakt med bl.a. en årsløn på 936.000 kr. og pensionsbidrag på 15,5 pct. For selskabets tekniske direktør blev aftalt en årsløn på 720.000 kr. og pensionsbidrag på 16,4 pct. Kontrakterne er ikke forhandlet med eller tiltrådt af den forhandlingsberettigede organisation. Kommunernes Revision har i beretningen for A I/S' s regnskab for 2005 bemærket, at den administrerende direktør og den tekniske direktør aflønnes højere end de af Kommunernes Lønningsnævn fastsatte grænser, hvorfor ansættelseskontrakterne skal forelægges Lønningsnævnet til godkendelse. Sagsoplysninger er fremsendt fra D Kommune til KL med henblik på forelæggelse for nævnet. KL har indhentet yderligere SIDE 2

oplysninger om bl.a. sagsforløbet under et møde i august 2007 med selskabets administrerende direktør. På baggrund af sammenligning med direktørstillinger ved kommunale fællesskaber inden for affalds- og forbrændingsområdet og aflønningen af andre tekniske chefer mfl. har KL vurderet, at års lønnen for den administrerende direktør ved A I/S i aktuelt niveau ikke bør aftales højere end X kr. Ved en kontraktansættelse kan der i henhold til rammeaftalen om kontraktansættelse af chefer aftales løntillæg eller andre ydelser inden for en ramme på 20 pct. af lønnen til administrerende direktører [efterfølgende den 17. oktober 2007 af Kommunernes Lønningsnævn korrigeret til 15 pct.] (medens rammen for andre chefer omfattet af cheflønsaftalen ved kontraktansættelse udgør 15 pct.). Kommunernes Lønningsnævn har den 9. juni 2000 bl.a. godkendt, at der - uden forelæggelse for nævnet - kan aftales lønniveau for direktører for fælleskommunale selskaber, hvis dette ikke overstiger lønnen for kommunaldirektører i de mindste kommuner. Dette er i aktuelt niveau ca. 674.000 kr. årligt. Andre chefers lønniveau kan i henhold til Lønningsnævnets generelle bemyndigelse af 8. juni 1990 om enkeltstillinger ikke aftales højere end direktørens. De indgåede ansættelseskontrakter med den administrerende direktør og den tekniske direktør ved A I/S kan således vurderes som uhjemlede og som udgangspunkt ugyldige, og der bør omgående tages skridt til, at aflønningen af de 2 personer i stillingerne nedsættes. Der er i revisionssager praksis for, at Lønningsnævnet orienterer Statsforvaltningen (tidligere statsamtet/tilsynsrådet) om sin beslutning. Kommunernes Lønningsnævn har den 21. september 2007 besluttet - at der for stillingen som direktør for A I/S kan aftales en aflønning, som i aktuelt niveau ikke overstiger X kr. årligt, og - at aflønningen af den tekniske direktør i A I/S ej heller godkendes, men at selskabet (via KL) oplyses om, at der kan aftales et lønniveau, der er mindre end det kommende for den administrerende direktør. Statsforvaltningen Syddanmark er ved notits orienteret om ovenstående." A har i brev af 4. februar 2008 orienteret statsforvaltningen om indholdet af de aftaler med henholdsvis den administrerende direktør og den tekniske direktør, der er indgået på baggrund af Kommunernes Lønningsnævns afgørelse af 21. september 2007. Følgende fremgår af disse aftaler : SIDE 3

Referat fra møde den 9. november 2007 mellem repræsentant for F, Administrerende direktør G og repræsentant for D Kommune, Kompetencecenter HR. Parterne drøftede vilkårene for afvikling af Gs ansættelsesforhold som administrerende direktør ved A I/S. Parterne var, under forbehold for godkendelse af bestyrelsen for A I/S, enige om følgende vilkår : - Gs ansættelse ophører med udgangen af juni måned 2008. - G ydes i forbindelse med den sidste lønudbetaling en særlig fratrædelsesgodtgørelse på kr. Y, - aktuelt prisniveau hvortil kommer pensionsindbetaling. Parterne var samtidig enige om, at Gs aflønning i perioden fra 1. januar 2005 ændres til følgende: - Løntrin Z +U,- (31/3-00 niveau) + 15 %, jfr. "Rammeaftale om kontraktansættelse af chefer". Parterne konstaterer herefter, at der er sket tilbagebetaling af for meget udbetalt løn i ansættelsesperioden, i overensstemmelse med lønningsnævnets afgørelse. Parterne var endvidere enige om, at G fritstilles med omgående virkning på vilkår, at ( ) Parterne var enige om at denne aftale er til fuld og endelig afgørelse af ethvert krav der vedrører Gs ansættelse ved A I/S. Af udateret notat vedrørende økonomien i aftalen indgået med den administrerende direktør fremgår : NOTAT vedr. økonomien i aftale indgået den 9. november 2007 om ophør af den administrerende direktør for A I/S, G. Den samlede ansættelsesperiode jfr. aftalen, er 1. januar 2005-30. juni 2008 = 42 måneder. Lønningsnævnets godkendelse: Den årsløn Lønningsnævnet har godkendt udgør for denne periode i 1/4-07 niveau - Årsløn kr. X,- - Hertil kan aftales et tillæg på 15 % jfr. Rammeaftale om kontraktansættelse af chefer (30.02) kr. X1,- - i alt årsløn kr. X2- Ved uansøgt afsked har direktøren jfr. Rammeaftale om kontraktansættelse af chefer, krav på - Minimum 6 måneders løn - Fratrædelsesgodtgørelse svarende til 12 måneders løn For den samlede ansættelsesperiode -1. januar 2005 til 30. juni 2008 - vil direktøren således skulle have følgende beløb SIDE 4

udbetalt, vel at mærke beløb der ligger inden for lønningsnævnets godkendelse: - 42 måneder á kr. X3,- (1/12 af X2,-) kr. X4 12 måneders fratrædelsesgodtgørelse á X3,- kr. X2 I alt kr. X5,- Den indgåede aftale indebærer, at den samlede udgift til aflønning og til fratrædelsesgodtgørelse i perioden kommer til at udgøre i alt kr. X6,- Under forhandlingen var parterne enige om, at modregningen i den for meget udbetalte løn i perioden 1. januar 2005-31. oktober 2007 skulle ske i fratrædelsesgodtgørelsen, nemlig ved at denne blev reduceret fra en fuld årsløn på kr. X2,- til Y,- = kr. Y2, hvilket fuldt ud modsvarer forskellen mellem den løn der blev udbetalt i denne periode og den løn der efterfølgende er godkendt at lønningsnævnet, nemlig 34 x X7 minus 34 x X2,- = X8. Der er således sket fuld modregning af for meget udbetalt løn til direktøren. Følgende fremgår af referat vedrørende den tekniske direktør : Referat fra Møde den 15. januar 2008 mellem repræsentant for H, Teknisk direktør i A I/S, direktør I og repræsentant for D Kommune, KompetenceCenter HR. Parterne drøftede aflønning af teknisk direktør i A, J. Parterne var, under forbehold af fornøden godkendelse, enige om følgende: - Med virkning fra 1. november 2007 aflønnes J med grundløntrin Z2+ et pensionsgivende stillingstillæg på kr. Z3,- (31/3-00 niveau). - Med virkning fra 1. november 2007 og indtil en eventuel omorganisering er gennemført, eller der er truffet endelig beslutning om ikke at gennemføre en omorganisering, ydes J endvidere et pensionsgivende tillæg for særlig opgavevaretagelse i forbindelse med arbejdet omkring vurdering af selskabets fremtid og inddragelse i selskabets økonomistyring, der i aktuelt prisniveau årligt udgør kr.z4,- Tillægget udbetales med 1/12 pr. måned. - J ansættelsesvilkår er med virkning fra 1. november 2007 omfattet af bestemmelserne i Aftale om aflønning af chefer. Parterne var endvidere enige om, at Js aflønning kan tages op til drøftelse i forbindelse med gennemførelsen af en eventuel omorganisering eller når det midlertidige tillæg bortfalder. SIDE 5

Parterne var yderligere enige om, at der ikke stilles krav om tilbagebetaling for perioden frem til 1. november 2007, idet der lægges til grund, at J har været i god tro omkring den tidligere lønfastsættelse. Forbeholdet bortfalder senest den 1. februar 2008. Det fremgår i øvrigt af sagen, at der blev taget initiativ til at forelægge ansættelseskontrakterne for Kommunernes Lønningsnævn ved brev af 1. marts 2007 fra D Kommune til Kommunernes Landsforening. Den nuværende administrerende direktør for A har den 17. juli 2008 henledt statsforvaltningens opmærksomhed på, at lønniveauet for den tekniske direktør i henhold til den oprindeligt indgåede ansættelseskontrakt er mindre end det lønniveau, der efterfølgende er blevet aftalt med den nu fratrådte administrerende direktør. Statsforvaltningens udtalelse : Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne og kommunale fællesskaber, jf. 60, overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven - lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008). Statsforvaltningen fører ikke tilsyn med, at kommunerne og de kommunale fællesskaber, jf. 60, overholder ansættelsesretlige regler, jf. 48, stk. 2 i styrelsesloven. Ordlyden af 67, stk. 1, 1. punktum i styrelsesloven er følgende : 67, stk. 1. Bestemmelser om løn- og øvrige ansættelsesforhold for personale i kommunal tjeneste skal godkendes af det i stk. 2 godkendte lønningsnævn. Det følger af tilsynets karakter af at være et legalitetstilsyn, jf. 48, stk. 1 i styrelsesloven, at kommunernes og de kommunale fællesskabers overholdelse af generelle overenskomster og andre fagretslige regler ikke er omfattet af tilsynets kompetence, jf. Hans B. Thomsen m.fl., Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, 2004, side 313. I sager vedrørende ansættelsesretlige spørgsmål vil statsforvaltningen dog kunne reagere, såfremt en kommune eller et kommunalt fællesskab over for ansat personale har fastsat løn- og ansættelsesvilkår, der ikke er godkendt af Kommunernes Lønningsnævn, jf. 67 i styrelsesloven, jf. SIDE 6

Hans B. Thomsen m.fl., Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, 2004, side 314. Statsforvaltningen konstaterer, at de indgåede aftaler med henholdsvis den administrerende direktør og den tekniske direktør af Kommunerne Lønningsnævn ikke har kunnet anses for hjemlede, og som udgangspunkt derfor var ugyldige. Statsforvaltningen har tillige noteret sig, at Kommunernes Lønningsnævn har indstillet, at der kunne indgås nye aftaler indenfor en bestemt angivet ramme, og for så vidt angår den tekniske direktør angivet som et lønniveau, der er mindre end det kommende for den administrerende direktør. Statsforvaltningen lægger til grund, at de nye aftaler med de pågældende direktører ligger inden for den af Kommunernes Lønningsnævns angivne ramme. Det er derfor også statsforvaltningens opfattelse, at administrationen af reglerne om løn- og ansættelsesvilkår nu er bragt i overensstemmelse med lovgivningen. Sagen har givet statsforvaltningen anledning til at undersøge, om de oprindeligt indgåede aftaler har påført det kommunale fællesskab et tab. Baggrunden herfor er, at Kommunernes Lønningsnævn har anset aftaler for uhjemlede og som udgangspunkt for ugyldige, sammenholdt med at aftalerne først blev indbragt for nævnet ca. 9 måneder efter bestyrelsens stillingtagen til revisionsberetningen vedrørende regnskabsåret 2005. Statsforvaltningen har noteret sig, at den for meget udbetalte løn til den administrerende direktør ifølge det udaterede notat er modregnet fuldt ud i fratrædelsesgodtgørelsen. Statsforvaltningen kan imidlertid ikke vurdere, om den beregning, der fremgår i sidste afsnit af notatet er korrekt, da det ikke ud fra sagens oplysninger i øvrigt kan udledes, hvorfor der anvendes et beløb på X7 kr., og ikke et beløb svarende til 90.090 kr., som er den udbetalte månedsløn inklusive pensionstillæg (udbetalt årsløn med pensionstillæg : 936.000 + 15.5% = 1.081.080 : 12 = 90.090 kr.). Statsforvaltningen har dog ingen bemærkninger til, at man i forbindelse med indgåelsen af aftalen har lagt oplysningerne om fuldstændig modregning i det udaterede notat til grund. SIDE 7

Statsforvaltningen kan derfor ikke entydigt fastslå, at der er lidt et tab i forbindelse med indgåelse af aftalen med den administrerende direktør. For så vidt angår aflønningen til den tekniske direktør, har statsforvaltningen noteret sig, at Kommunernes Lønningsnævn har angivet rammen til et lønniveau, der er mindre end det kommende for den administrerende direktør. Statsforvaltningen konstaterer, at den løn, som den tekniske direktør har modtaget i henhold til den oprindeligt indgåede ansættelseskontrakt er mindre end det lønniveau, der efterfølgende er aftalt for den administrerende direktør. Derfor kan statsforvaltningen heller ikke fastslå, at det kommunale fællesskab har lidt et tab i forbindelse med indgåelse af den oprindelige ansættelsesaftale med den tekniske direktør. Statsforvaltningen foretager derfor ikke yderligere i sagen. I øvrigt : As sagkyndige revision og Kommunernes Lønningsnævn har modtaget kopi af denne skrivelse. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort i anonymiseret form på statsforvaltningens hjemmeside på internettet (www.statsforvaltning.dk). Med venlig hilsen Anne Rasmussen kontorchef /Stella Bøttger specialkonsulent SIDE 8